Quy trình tác nghiệp thực hiện phân phối hàng hoá tại công ty domexco

QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP THỰC HIỆN PHÂN PHỐI HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY DOMEXCO I LỜI NĨI ĐẦU Ngơn từ "chuyên nghiệp" trở nên ngày thông dụng giai đoạn kinh tế cạnh tranh Vậy để chuyên nghiệp? Hoạt động Doanh nghiệp chia nhóm việc chắn tần suất lặp lặp lại Nhưng lần thực loại cơng việc đó, có sai sót khâu khác Làm để hạn chế điều này? Câu trả lời đưa đến đáp án cần phải có Quy trình cho cơng việc cụ thể Quy trình làm việc giúp bố trí nhân dây chuyền thực cơng việc hiệu lường trước rủi ro để giảm thiểu… Trong viết này, muốn đề cập đến quy trình tác nghiệp Cơng ty Cổ phần xuất nhập y tế Domesco - Chi nhánh Vinh, với thực tế hoạt động bất cập có, đưa hướng khắc phục Đồng thời, ứng dụng từ môn học Quản trị hoạt động thực tiễn Cụ thể bao gồm:  Vài nét giới thiệu hoạt động cơng ty  Giới thiệu Quy trình tác nghiệp "Thực phân phối hàng hoá." Những bất cập tồn hướng khắc phục  Áp dụng nội dung môn học Quản trị hoạt động vào thực tiễn công việc II NỘI DUNG VÀI NÉT GIỚI THIỆU VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY Cơng ty CP XNK Y tế Domesco - Chi nhánh Vinh nằm hệ thống kinh doanh Cơng ty, có nhiệm vụ phân phối mặt hàng công ty sản xuất nhập Tại Chi nhánh bao gồm hoạt động chủ yếu là: hoạt động bán hàng, chủ chốt nhân viên bán hàng; hoạt động xuất hoá đơn, theo dõi công nợ phận nghiệp vụ - kế toán đảm trách, hoạt động xuất nhập hàng hoá giao hàng đến khách hàng,… Ngồi ra, có số hoạt động khác Marketing, PR, hành chính,… để hỗ trợ cho hoạt Chi nhánh Trong phần sau đây, đề cập đến hoạt động đơn vị, Quy trình tác nghiệp "Thực phân phối hàng hoá" Chi nhánh TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ TIẾN HÀNH MÔ TẢ Nhân viên bán hàng 1) Nghiệp vụ 2) QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP a Quy trình "Thực phân phối hàng hố" Thủ kho Lưu đồ thực 3) Nhân viên giao hàng 4) Người nhận hàng Chào hàng + Lấy đơn hàng Lập đơn hàng Kiểm tra Lập Hoá đơn (phiếu xuất kho) 5) Trình ký Kiểm tra Soạn & đóng hàng + ký tên Xếp hàng + vận chuyển Giao hàng + ký nhận Mơ tả quy trình 1) Nhân viên bán hàng: - Chào lấy đơn hàng theo tuyến - Lập đơn hàng theo mẫu fax chuyển cho nghiệp vụ chi nhánh 2) Nghiệp vụ chi nhánh: - Nhận đơn hàng từ nguồn: Do nhân viên bán hàng đem về, từ fax, điện thoại, từ khách hàng đến giao dịch trực tiếp Sau kiểm tra đơn hàng (Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hãng sản xuất, nước sản xuất…), có mục khơng rõ, hay nghi ngờ hỏi lại nhân viên lấy đơn hàng hay khách hàng - Sau kiểm tra xong, tiến hành lập phiếu xuất kho hoá đơn, trình ký chuyển xuống kho 3) Thủ kho: - Sau nhận phiếu xuất kho/ hóa đơn (có chữ ký người phụ trách), thủ kho tiến hành kiểm tra (Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hãng sản xuất, nước sản xuất… Lưu ý thuốc dễ vỡ, bảo quản đặc biệt phải xếp lưu ý bảo quản theo yêu cầu) soạn đơn hàng theo phiếu xuất kho / hóa đơn * Chuẩn bị soạn hàng: thùng, bọc xốp, băng keo, viết lơng - Căn vào hóa đơn (GTGT) khách hàng nhân viên kho soạn hàng, đóng hàng, niêm phong hàng ghi rõ đơn vị giao hàng, đơn vị nhận hàng lưu ý (hàng dễ vỡ… (nếu có)) kiện hàng - Hàng xuất kho phải tuân theo nguyên tắc FIFO, FEFO - Sau soạn xong, thủ kho ký vào phiếu xuất kho / hóa đơn - Xếp hàng soạn vào khu vực riêng để chuẩn bị giao cho khách hàng nhân viên giao nhận hàng hoá/ nhân viên bán hàng/ tài xế * Nếu giao kho, nhân viên kho với khách hàng kiểm tra hàng hóa theo nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu Sau nhận xong khách hàng ký nhận vào hoá đơn (GTGT) Hướng dẫn cho người nhận cách bảo quản hàng hoá, điều kiện môi trường, nhiệt độ - độ ẩm trình vận chuyển lưu kho * Nếu giao tận nơi, nhân viên kho với nhân viên giao nhận hàng hoá/ áp tải/ nhân viên bán hàng vào hố đơn GTGT có trách nhiệm kiểm tra hàng theo nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu - Cuối ngày thủ kho kiểm tra lại toàn phiếu xuất kho ngày Yêu cầu lưu trữ phiếu xuất kho:  Chứng từ xuất kho đóng thành tập/ngày theo thứ tự  Lưu trữ theo SOP cập nhật lưu trữ hồ sơ tài liệu chi nhánh Vinh 4) Nhân viên giao nhận hàng hoá/ áp tải: - Nhân viên giao nhận hàng hoá/ áp tải tài xế nhân viên bán hàng chuyển hàng lên xe theo thứ tự vào trước sau, xếp ngăn nắp tránh bừa bãi lộn xộn gây móp méo đỗ vỡ thùng * Chú ý: xếp hàng hoá, phải ý đảm bảo điều kiện bảo quản quy định hàng hoá 5) Thực giao - nhận hàng: Giao hàng tận nơi cho khách hàng tỉnh, khách hàng sau nhận hàng ký nhận vào hóa đơn GTGT (liên 03) phiếu theo dõi chất lượng hàng hoá, sau chuyển hóa đơn cho kế tốn chi nhánh phiếu theo dõi chất lượng hàng hoá cho thủ kho b Những bất cập từ quy trình công tác quản lý: Trong thực tiễn thực Quy trình tác nghiệp này, vướng phải số vấn đề như: Lượng đơn hàng nhiều, dẫn đến việc kiểm tra đơn hàng lõng lẽo Nghiệp vụ lập hố đơn theo thói quen (ví dụ: khách hàng thường lấy mặt hàng gì, hàng lượng bao nhiêu, ) mà không trực tiếp hỏi lại nhân viên bán hàng lập đơn hàng chưa rõ ràng Đối với việc khách hàng ký nhận vào hoá đơn phù hợp với luật định, nhiên khách hàng xa, thực quy định dễ xãy việc lạc hố đơn, ngày thủ kho khơng thể có đủ hố đơn để cập nhật Việc đưa khách hàng ký nhận vào phiếu theo dõi chất lượng hàng hố mang tính chất "hình thức", nên khó quản lý chất lượng hàng hố tồn diện đến tay người tiêu dùng cuối Mặt khác, cảm nhận mặt cảm quan chưa đầy đủ, muốn kiểm tra chất lượng sản phẩm tổng thể phải có Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm - điều khó thực khách hàng (bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc, ) c Hướng khắc phục: - Thực sổ theo dõi giao - nhận hàng hoá, để khách hàng ký nhận nhận đủ hàng hoá biên nghiệm thu giao hàng có chữ ký bên - Thực kiểm soát hoá đơn - chứng từ bị huỷ lập hố đơn sai, thơng qua đây, hàng tháng - quý tổng kết xem xét tiêu chí đánh giá phân loại đoàn viên nghiệp vụ lập hoá đơn - Cho phép khách hàng đổi trả hàng vòng 03 tháng kể từ ngày xuất hàng trường hợp có phát bất ổn liên quan đến chất lượng hàng hoá Chi nhánh nhận hàng chuyển Phòng kiểm nghiệm công ty để thực kiểm tra chất lượng hàng hoá, so sánh với mẫu lưu ÁP DỤNG MÔN HỌC QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG VÀO THỰC TIỄN CƠNG VIỆC Mơn học tơi cảm thấy ý vào phần "loại bỏ biến động" Cụ thể phương pháp Just In Times (JIT) - Loại bỏ lãng phí Trong thực tế nay, lãng phí vấn đề mà theo nên xem xét mức độ "hết sức báo động" Việt Nam nói chung Doanh nghiệp Việt Nam nói riêng Hệ thống JIT có đặc trưng như:  Mức độ sản xuất cố định  Tồn kho thấp  Kích thước lơ hàng nhỏ  Lắp đặt với chi phí thấp nhanh  Bố trí mặt hợp lý  Sửa chữa bảo trì định kỳ  Sử dụng công nhân đa  Đảm bảo mức chất lượng cao  Lựa chọn người bán hàng tin cậy nâng cao tinh thần hợp tác thành viên hệ thống  Sử dụng hệ thống "kéo"  Nhanh chóng giải cố trình sản xuất  Liên tục cải tiến Rõ ràng lợi ích mà JIT mang lại thiết thực Với doanh nghiệp vừa sản xuất vừa làm cơng tác dịch vụ Domesco thật phù hợp Trong thực tế thời gian qua, Lãnh đạo Công ty thật tâm vào việc loại bỏ lãng phí, áp dụng sigma tồn hoạt động cơng ty Tuy nhiên, lợi ích thực tiễn mang lại chưa cao Cơng tác Chi nhánh - phận kinh doanh thuộc công ty, điều mà tơi nhận thấy đỗi băn khoăn làm để tồn kho thấp mà đảm bảo không thiếu hàng cung cấp cho thị trường Để làm điều này, đòi hỏi phải làm việc làm việc thật nghiêm túc công tác, trọng đến dự báo Tại để phát sinh gọi đột biến? Điều chứng tỏ khâu chuỗi hoạt động chưa thật ăn khớp với Việc chào hàng lấy đơn hàng ln cần phải có kế hoạch, sức mua khách hàng mức ổn định (trừ có thiên thai, dịch bệnh bất ngờ), thông tin thị trường luôn cập nhật (các cơng ty đối thủ, giá hàng hố, nguồn hàng mới, nguồn hàng hụt, ), diễn biến tình hình thời tiết cần theo dõi sát Có dự trù lượng hàng mà khách hàng tiêu thụ nhu cầu tiêu thụ thời gian Mỗi nhân viên bán hàng phải người nắm đầy đủ trọn vẹn thông tin khách hàng Sau cung cấp cho người quản lý, từ người quản lý lập kế hoạch bán hàng chi tiết hiệu Và đồng thời phận nghiệp vụ dự trù hàng có đầy đủ thơng tin mà theo dự trù lượng hàng vừa đủ, tránh lãng phí tồn kho Tôi hy vọng tới giảm lượng tồn kho Chi nhánh mà đủ hàng hoá cung cấp kịp thời cho thị trường III KẾT LUẬN Ngày nay, hiệu kinh doanh phụ thuộc ngày nhiều từ công tác quản lý Doanh nghiệp Và có nhiều cách để người quản lý trở nên quản trị tốt Quản trị hoạt động phần để giúp người quản lý có định hướng thay đổi phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp Thay đổi để chuyên nghiệp, chuyên nghiệp để tạo lòng tin khách hàng nhà đầu tư, khẳng định tồn phát triển doanh nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tài liệu học tập môn Quản trị hoạt động - www.itjsc.com.vn - nqcenter.wordpress.com - saga.com.vn - domesco.com.vn ... nghiệp "Thực phân phối hàng hoá" Chi nhánh TRÁCH NHIỆM SƠ ĐỒ TIẾN HÀNH MÔ TẢ Nhân viên bán hàng 1) Nghiệp vụ 2) QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP a Quy trình "Thực phân phối hàng hoá" Thủ kho Lưu đồ thực 3)... lượng hàng hố, sau chuyển hóa đơn cho kế toán chi nhánh phiếu theo dõi chất lượng hàng hoá cho thủ kho b Những bất cập từ quy trình cơng tác quản lý: Trong thực tiễn thực Quy trình tác nghiệp. .. vỡ thùng * Chú ý: xếp hàng hoá, phải ý đảm bảo điều kiện bảo quản quy định hàng hoá 5) Thực giao - nhận hàng: Giao hàng tận nơi cho khách hàng tỉnh, khách hàng sau nhận hàng ký nhận vào hóa đơn