123 hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường nam đồng – quận đống đa – thành phố hà nội

Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại Uỷ ban Nhân Dân phường NamĐồng, tôi đã nghiên cứu thực trạng, tìm ra những hạn chế và đề ra giải pháp sơ bộ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của Uỷ Ban Nhân Dân phường Nam Đồng – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội.

Sinh viên

Phạm Thị Huệ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÃ – PHƯỜNG – THỊ TRẤN 4

1.1 Khái quát chung về xã – phường – thị trấn 4

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của xã phường thị trấn 4

1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của xã phường thị trấn 5

1.2 Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc về tổ chức công tác kế toán xã – phường – thị trấn 6

1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn 6

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 7

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán ngân sách và tài chính tại xã – phường – thị trấn 8

1.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định chung 8

1.3.2 Tổ chức bộ máy kế toán 9

1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu 11

1.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 16

1.3.5 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán 17

1.3.6 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán 21

1.3.7 Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán 23

1.3.8 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND PHƯỜNG NAM ĐỒNG 27

2.1 Khái quát chung về UBND phường Nam Đồng 27

2.1.1 Đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, xã hội của UBND phường Nam Đồng 27

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển UBND phường Nam Đồng 30

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Nam Đồng 30

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại UBND phường Nam Đồng 33

2.1.5 Các chính sách tài chính, kế toán áp dụng tại UBND phường Nam Đồng .36

2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng 38

2.2.1 Quy định chung 38

2.2.2 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại UBND phường Nam Đồng 39

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và công tác hạch toán ban đầu 41

Hình 2.2 Phiếu thu phường sử dụng 43

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 44

2.2.5 Thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 46

2.2.6 Thực trạng tổ chức lập, công khai và phân tích báo cáo kế toán 51

2.2.7 Thực trạng tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán 51

2.2.8 Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 52

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng 56

2.3.1 Những kết quả đạt được 56

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân 58

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI UBND PHƯỜNG NAM ĐỒNG 63

3.1 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng 63

3.1.1 Sự cần thiết hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại phường Nam Đồng 63

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam

Đồng 64

3.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán ngân sách xã tại UBND phường Nam Đồng 64

3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 64

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 65

3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 66

3.2.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán 66

3.2.5 Hoàn thiện công tác lập, công khai báo cáo kế toán 67

3.2.6 Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán 68

3.2.7 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán 69

3.3 Điều kiện thực hiện giải pháp 70

3.3.1 Về phía Nhà nước và cơ quan chủ quản 70

3.3.2 Về phía UBND phường Nam Đồng 71

KẾT LUẬN 73

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BCTC : Báo cáo tài chínhBCQT : Báo cáo quyết toánBHTN : Bảo hiểm thất nghiệp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật

ký - Sổ cái 19

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 21

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu bộ máy quản lý phường Nam Đồng 34

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại UBND phường Nam Đồng 39

Sơ đồ 2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán 42

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Bản đồ phường Nam Đồng 28Hình 2.2 Phiếu thu phường sử dụng 43Hình 2.3 Giao diện bàn làm việc phần mềm kế toán 55

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Chăm lo đời sống của toàn dân, phát triển kinh tế xã hội nhằm xây dựng

xã hội dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh là chủ trươngxuyên suốt trong công tác lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta Để thực hiệnđược điều đó thì các cơ quan hành chính nói chung, Uỷ ban nhân dân nóiriêng đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc ấy

Với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Uỷ ban nhândân phường Nam Đồng là một mắt xích nhỏ nhưng đóng vai trò vô cùng quantrọng trong việc chấp hành nghiêm chỉnh quản lí và kiểm tra việc sử dụngngân sách Nhà nước theo các tiêu chuẩn định mức, các quy định về kế toán donhà nước ban hành

Hiện nay, để tăng cường quản lý ngân sách và giúp các cơ quan hànhchính hoạt động đạt hiệu quả, các đơn vị có thể sử dụng nhiều công cụ khácnhau, một trong những công cụ hiệu quả nhất đó là kế toán Uỷ ban nhân dânphường Nam Đồng cũng không ngoại lệ Như chúng ta biết, kế toán giúp thựchiện quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động trong cơ quan.Ngoài ra còn tham mưu cố vấn cho lãnh đạo để đưa ra những quyết định kịpthời, đúng đắn, tránh gây lãng phí, thất thoát ngân sách, Để phát huy vai tròquan trọng đó, đơn vị phải biết tổ chức một cách khoa học, hợp lý và khôngngừng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu công tácquản lý, sự đổi mới của chính sách pháp luật tài chính kế toán và thực trạngcủa chính đơn vị mình

Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại Uỷ ban Nhân Dân phường NamĐồng, tôi đã nghiên cứu thực trạng, tìm ra những hạn chế và đề ra giải pháp

sơ bộ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồngnhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của UBND thành phố Hà Nội, đồng

thời, qua đó tôi có thể củng cố và mở rộng thêm kiến thức mình đã học ởtrường và gắn lý luận với thực tế của đơn vị Do đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài:

“Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng – Quận Đống Đa – Thành phố Hà Nội.” để viết luận văn tốt nghiệp của mình.

2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích nghiên cứu:

+ Làm rõ cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại Phường.+ Thực tế tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng, quậnĐống Đa, Thành phố Hà Nội

+ Từ đó, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán UBNDphường Nam Đồng, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu: Lý luận về tổ chức công tác kế toán tại UBNDPhường; thực tế về tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng,quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội

Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát kết hợp giữa thực tế với lý luậnchung trong lĩnh vực kế toán ngân sách địa phương, khảo sát đơn vị thông quabảng câu hỏi đồng thời khảo sát vấn đáp để đưa ra kết luận về tình hình kếtoán, kiểm tra, kiểm soát quy trình thực hiện, chấp hành và quyết toán Luậnvăn còn sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích, thống kê

mô tả, so sánh số liệu giữa các năm

5 Kết cấu của luận văn tốt nghiệp

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại xã phường

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ

TOÁN TẠI XÃ – PHƯỜNG – THỊ TRẤN 1.1 Khái quát chung về xã – phường – thị trấn.

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của xã phường thị trấn

Tính đến ngày 12 tháng 4 năm 2018, Việt Nam có 1.594 phường Trong

đó thành phố Hồ Chí Minh có 259 phường và Hà Nội có 177 phường

 Đặc điểm của Phường:

- Thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao phó

- Hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, hoặc

bổ sung từ các khoản thu

- Hàng năm, Phường phải lập dự toán, lấy dự toán làm cơ sở thực hiện

- Ngoài ra, là một cấp ngân sách trong hệ thống NSNN nên Phườngcũngmang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địaphương, đó là:

+ Được phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật.+ Được quản lý và điều hành theo dự toán và theo chế độ, tiêu chuẩn,định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định

+ Ngân sách Phường (gọi chung là NSX) là một loại quỹ tiền tệ của cơquan chính quyền nhà nước cấp cơ sở Hoạt động của quỹ được thể hiện trênhai phương diện: huy động nguồn thu vào quỹ gọi là thu NSX, phân phối và

sử dụng quỹ gọi là chi NSX

+ Các chỉ tiêu thu chi NSX luôn mang tính pháp lý (nghĩa là các chỉ tiêunày được quy định bằng văn bản pháp luật và được pháp luật đảm bảo thựchiện)

+ Đằng sau quan hệ thu chi NSX là quan hệ lợi ích phát sinh trong quátrình thu chi NSX giữa hai chủ thể: một bên là lợi ích chung của cộng đồngcấp cơ sở mà đại diện là chính quyền cấp xã, một bên là các chủ thể kinh tế xãhội

+ NSX vừa là một cấp NS lại vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt (dưới

nó không có đơn vị dự toán trực thuộc) Đặc điểm này có ảnh hưởng chi phốilớn đến quá trình tổ chức lập, chấp hành, quyết toán NSX

- NSX mang tính chất “lưỡng tính”, vừa là một cấp tự cân đối thu chi,

vừa là đơn vị trực tiếp chi tiêu Hay nói cách khác, NSX vừa là một cấp NS,vừa là đơn vị dự toán, nó không có đơn vị dự toán trực thuộc nào, nó vừa tạonguồn thu vừa phải phân bổ nhiệm vụ chi

1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của xã phường thị trấn

+ Là cấp ngân sách cơ sở, cấp gần dân nhất trong hệ thống hành chínhnhà nước 4 cấp ở nước ta và là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh tế, chính trị,văn hoá, xã hội của các tầng lớp nhân dân

+ UBND phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, có vịtrí, vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống chính trị ở nước ta, là cầu nốichuyển tải và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước đến với quảng đại quần chúng nhân dân

+ UBND phường thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước trêncác lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng,

1.2 Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc về tổ chức công tác kế toán xã – phường – thị trấn

1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn.

1.2.1.1 Khái niệm của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn.

Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cáchthức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộmáy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh,

đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác,kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lýkhác

Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng

và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kếtoán cơ sở

Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tinthông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo

kế toán cho mục đích quản lý

1.2.1.2 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn

- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toántài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ vàquản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kếtoán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện cácchế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng vàhiệu quả thông tin kinh tế

- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ vềquản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.

- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chấtlượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị

- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chứcnăng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán

- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán

1.2.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán

Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chungđược thừa nhận, ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối vớicông tác tổ chức kế toán

- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị

- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành

- Phù hợp với khả năng, trình độ của bộ máy kế toán

- Phù hợp với thông lệ quốc tế

1.2.2.3 Nguyên tắc hiệu quả.

- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệuquả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị

- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toánđạt hiệu quả cao nhất.

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán ngân sách và tài chính tại xã – phường – thị trấn

1.3.1 Tổ chức vận dụng các quy định chung.

- Hoạt động tài chính của xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung làPhường) bao gồm ngân sách Phường và các hoạt động tài chính khác củaPhường

- Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức quản lý thống nhất ngân sách xã vàcác hoạt động tài chính khác của Phường Quản lý ngân sách Phường và cáchoạt động tài chính khác của Phường phải được thực hiện theo nguyên tắc dânchủ, công khai, hiệu quả và tiết kiệm

- Ngân sách Phường là một bộ phận của ngân sách nhà nước:

- Cân đối ngân sách xã phải bảo đảm nguyên tắc chi không vượt quánguồn thu quy định Nghiêm cấm đi vay hoặc chiếm dụng vốn dưới mọi hìnhthức để cân đối ngân sách xã

- Ngân sách xã do Uỷ ban nhân dân xã xây dựng và quản lý, Hội đồngnhân dân xã quyết định và giám sát

- Mọi khoản thu, chi ngân sách xã phải thực hiện quản lý qua Kho bạcNhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước Đối với các xã có khókhăn ở miền núi và vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện quản lý thu, chi trựctiếp qua Kho bạc Nhà nước; Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trungương (dưới đây gọi chung là tỉnh) quy định cơ chế quản lý phù hợp và báocáo Bộ Tài chính

- Thu, chi ngân sách xã phải hạch toán kế toán và quyết toán theo Mụclục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán của Nhà nước

- Hoạt động tài chính khác của xã theo quy định của pháp luật bao gồm:các quỹ công chuyên dùng của xã; tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã;tài chính thôn bản (các khoản thu, chi từ các khoản đóng góp của dân trênnguyên tắc tự nguyện do thôn bản huy động) và một số hoạt động tài chínhkhác theo quy định của pháp luật Xã được mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạcNhà nước để gửi các khoản tiền không thuộc ngân sách xã, Kho bạc Nhànước quản lý các khoản tiền gửi này theo chế độ tiền gửi Các khoản thu, chitài chính khác của xã phải hạch toán rõ ràng, minh bạch theo từng loại hoạtđộng.

- Uỷ ban nhân dân xã tổ chức quản lý thống nhất các hoạt động tài chính

có liên quan đến các loại tài sản công của xã, tài sản của nhà nước và tài sảnkhác theo chế độ quy định

- Bộ máy kế toán và tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán

+ Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùngvới các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộthông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra,

xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt độngcủa đơn vị

+ Tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toáncủa đơn vị Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy đượccao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phậnhoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán

- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp

+ Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế toán thì việc lựa chọn mô hình

tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quantrọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu

+ Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức quản lý của đơn vị mà tổchức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức màtoàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kếtoán Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trícác nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thunhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ chonhu cầu quản lý của bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từcùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán

- Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặtchẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo kịp thời,chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụngcác phương tiện tính toán hiện đại nhưng có nhược điểm là không cung cấpkịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếuđịa bàn hoạt động rộng

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán

- Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kếtoán được tiến hành ở phòng kế toán và được tiến hành ở những bộ phận kháccủa đơn vị Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi

đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kếtoán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán vàlập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán

trưởng Phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi

về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theoquy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác

kế toán của các bộ phận

- Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị nắm đượctình hình, hoạt động một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là sốlượng kế toán lớn, bộ máy cồng kềnh

* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hìnhthức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theohình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhânviên kế toán ở các bộ phận khác Phòng kế toán trung tâm thực hiện cácnghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kếtoán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có

tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tratoàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị Các bộ phận kế toán ởcác bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp

vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trungtâm Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ,kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán vềphòng kế toán trung tâm

1.3.3 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép ban đầu.

Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:

- Tên và số hiệu của chứng từ;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng

số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằngchữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liênquan đến chứng từ kế toán

* Lập chứng từ kế toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách

và hoạt động tài chính phường đều phải lập chứng từ kế toán Mọi số liệughi trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh Chứng từ kếtoán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xáctheo nội dung quy định trên mẫu chứng từ Trong trường hợp chứng từ kếtoán chưa có qui định mẫu thì phường được tự lập chứng từ kế toán dophường quy định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ

kế toán

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không đượcviết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số vàchữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ

bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khiviết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vàotất cả các liên của chứng từ viết sai

Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ Trườnghợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chínhthì nội dung các liên phải giống nhau Các chứng từ lập để giao dịch với tổchức, cá nhân gửi ra bên ngoài phường thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấucủa UBND phường.

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kếtoán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

* Ký chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệmtheo quy định cho từng chứng từ Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưaghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Những người kýtrên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung,

số liệu trên chứng từ

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực Không được

ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký

đã khắc sẵn Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụtrách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tàikhoản giao dịch Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải nhưnhau

Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sảnphải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởnghoặc phụ trách kế toán ký duyệt trước khi thực hiện Chữ ký trên nhữngchứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từngliên

* Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán

Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đềuphải tập trung ở bộ phận kế toán xã Bộ phận kế toán phải kiểm tra những

chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý củachứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán Trình tự kiểm tra chứng từ kế toánnhư sau:

+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dungghi chép trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đãghi trên chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chínhsách chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từchối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho, ) đồng thời báo ngay cho Chủtịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành

Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ

số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại,làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ

Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:

+ Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;

+ Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;

+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;+ Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán

* Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loạitheo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập,ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng , năm từ số đến số hoặc sốlượng chứng từ trong tập chứng từ Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kếtoán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đóchuyển vào lưu trữ theo quy định

Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận,không được để hư hỏng, mục nát Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chingân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấnchỉ của Bộ Tài chính Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn cógiá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.

* Sử dụng, quản lý và in mẫu chứng từ kế toán

Tất cả các xã đều phải thực hiện theo đúng mẫu chứng từ kế toán quyđịnh trong chế độ kế toán Trong quá trình thực hiện, các tỉnh, huyện và các

xã không được tự ý sửa đổi biểu mẫu đã quy định

Mẫu chứng từ kế toán in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được

để mất mát, hư hỏng, mục nát hoặc bị lợi dụng Các đơn vị khi in mẫu chứng

từ kế toán ngân sách và tài chính xã phải thiết kế và in theo đúng nội dungmẫu chứng từ đã quy định Mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộpngân sách hoặc Biên lai thu tiền do Bộ Tài chính thống nhất quản lý pháthành Trường hợp in và phát hành Biên lai thu tiền và các loại vé phục vụ choviệc quản lý các khoản thu ở xã thực hiện theo sự uỷ quyền bằng văn bản của

Bộ Tài chính cho Sở Tài chính tỉnh, thành phố

- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán HCSN áp dụng cho kế toánngân sách và tài chính xã: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấythanh toán tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản giao nhận tài sản

cố định, biên bản thanh lí tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định,

biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản bàn giao sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành,bảng tính hao mòn tài sản cố định, bảng chấm công, bảng kê các khoản tríchnộp theo lương,

- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán ngân sách và hoạt động nghiệp

vụ Kho bạc và các văn bản khác: Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt,giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản,

1.3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thốngcác nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụngcho các lĩnh vực hoạt động

Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong chế độ kế toánngân sách và tài chính phường, các phường dựa vào đặc điểm hoạt động, yêucầu quản lý cụ thể của địa phương mình để lựa chọn và lập danh mục các TKcấp I, cấp II cho phù hợp Những xã có hoạt động đặc thù cần mở thêm các

TK cấp I, cấp II ngoài danh mục quy định phải có ý kiến bằng văn bản gửi SởTài chính để trình Bộ Tài chính xem xét chấp thuận Trong các TK cấp II sửdụng các phường có thể mở thêm TK cấp III

Khi đã xác định được số lượng TK sử dụng, chủ TK và kế toán trưởng(hoặc phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ

sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã hiện hành

- Hệ thống tài khoản kế toán tại phường gồm 7 loại và được quy địnhđến tài khoản cấp 2, gồm:

+ Loại 1 - Tiền và vật tư

+ Loại 2 - Tài sản cố đinh

+ Loại 3 - Thanh toán

+ Loại 4 - Nguồn kinh phí và các quỹ công chuyên dùng

+ Loại 7 - Thu ngân sách xã và thu sự nghiệp của xã

+ Loại 8 - Chi ngân sách xã và chi sự nghiệp xã

+ Loại 9 – Chênh lệch thu, chi ngân sách xã

1.3.5 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán

* Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là loại sổ sách được thiết kế khoa học và hợp lý, liên hệ qualại với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo cácphương pháp kế toán trên cơ sở số liệu các chứng từ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụkinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lậpsổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng vàngười đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai

Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: (a) Ngày, tháng ghi sổ;(b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; (c)Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; (d) Số tiền củanghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; (đ) Số dưđầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ

Các xã phải mở sổ kế toán theo phương pháp “kế toán kép” để ghi chépcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán và làm cơ sởlập báo cáo tài chính

Các xã có qui mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiệnphương pháp “kế toán đơn”, chỉ mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, không

mở “Nhật ký - Sổ Cái” Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêmcác sổ kế toán chi tiết như: Sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác; Sổtheo dõi các khoản đóng góp của dân; Bảng thanh toán các khoản nợ phải thu

với các hộ; Sổ theo dõi lĩnh, thanh toán biên lai và tiền đã thu; Sổ theo dõiđầu tư XDCB; Sổ chi tiết vật liệu; Sổ kho.

* Hình thức kế toán

Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ vàmối liên quan giữa các sổ kế toán Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổchức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kếtoán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép,kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lậpbáo cáo tài chính

Theo quy định hiện hành có hai hình thức kế toán áp dụng cho cácphường: Hình thức Nhật ký – Sổ cái và Hình thức kế toán trên máy vi tính

a Hình thức Nhật ký - Sổ cái

Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái được áp dụng cho các phường thựchiện phương pháp “kế toán kép” theo sơ đồ 1.1 dưới đây:

Sơ đồ 1.1 Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán

Nhật ký - Sổ cái

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng: Đối chiếu số liệu cuối tháng

Có hai loại sổ kế toán được sử dụng để ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái:

- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp, phần Sổ

Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thờigian; phần Sổ Cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nộidung kinh tế (tài khoản kế toán).Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng

Chứng từ kế toán

SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

hợp tình hình thu, chi ngân sách; thu, chi các quỹ, các nguồn vốn, quỹ hiện

có, tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các hoạt động tàichính khác

Nhật ký - Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau:

+ Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khoản

- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụkinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Nhật ký - SổCái chưa phản ánh được Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép cáckhoản thu, chi ngân sách theo mục lục ngân sách, theo nội dung kinh tế vàcác đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản

lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việcquản lý và lập BCTC và BCQT, các quỹ của xã và hệ thống hóa từng loại tàisản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản

b Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Các phường thực hiện ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiệnthống nhất theo chương trình phần mềm do Bộ Tài chính quy định (sơ đồ 1.2)

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

1.3.6 Tổ chức lập và phân tích báo cáo kế toán.

Sau khi thu nhận và xử lí thông tin, báo cáo kế toán là khâu cuối cùngcủa quá trình hạch toán Bộ phận kế toán ngân sách và tài chính xã có tráchnhiệm lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo quy định Báo cáo tàichính và báo cáo quyết toán lập từ số liệu trên sổ kế toán Báo cáo phải lậpđầy đủ, chính xác, trung thực, theo đúng nội dung và thời gian quy định Căn

cứ vào báo cáo kế toán giúp lãnh đạo đơn vị và các cơ quan chức năng nắmbắt được tình hình tài chính của đơn vị trong việc sử dụng và quyết toán kinhphí

Hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách vàthu, chi các hoạt động tài chính khác của xã nhằm mục đích sau:

- Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình thu, chi

và cơ cấu thu, chi ngân sách; tình hình hoạt động tài chính khác của xã;

- Cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho việc tổng hợp thu, chi ngânsách xã vào ngân sách nhà nước và đáp ứng việc kiểm tra, kiểm soát, tổnghợp, phân tích, đánh giá hoạt động tài chính của xã Đồng thời số liệu báo cáo

PHẦN MỀM KẾ TOÁN

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo quyết toán

tài chính và báo cáo quyết toán còn phục vụ cho việc công khai tài chính theoquy định của pháp luật;

- Thông qua các số liệu trên báo cáo cho phép đánh giá tình hình thựchiện dự toán ngân sách xã theo từng kỳ và so sánh tiến độ thực hiện ngân sách

kỳ này so với các kỳ trước và năm trước về tổng số và từng chỉ tiêu, từng hìnhthức thu hoặc chi;

- Báo cáo tài chính định kỳ là tài liệu quan trọng để xây dựng dự toánngân sách năm sau, là cơ sở phân tích, đánh giá các nhân tố ảnh hưởng tớithu, chi ngân sách hàng năm

Các loại báo cáo mà kế toán xã - phường áp dụng:

- Báo cáo tài chính tháng:

+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số B01 - X)

+ Báo cáo tổng hợp thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế (Mẫu sốB02a - X)

+ Báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế (Mẫu sốB02b – X)

- Báo cáo quyết toán năm :

+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số B01 - X)

+ Bảng cân đối quyết toán ngân sách xã (Mẫu số B03 –X)

+ Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã theo MLNSNN (Mẫu số B03a –X)

+ Báo cáo quyết toán chi ngân sách xã theo MLNSNN (Mẫu số B03b –X)

+ Báo cáo tổng hợp quyết toán thu ngân sách xã theo nội dung kinh tế(Mẫu số B03c - X)

+ Báo cáo tổng hợp quyết toán chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế(Mẫu số B03d – X)

+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B04 – X)

+ Báo cáo quyết toán chi đầu tư XDCB (Mẫu số B05 – X)

+ Báo cáo kết quả hoạt động tài chính khác của xã (Mẫu số B06 – X)Thời hạn nộp báo cáo tài chính tháng cho UBND xã và Phòng Tài chínhquận, huyện chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán tháng;Thời hạn nộp báo cáo quyết toán năm cho UBND xã để trình HĐND xã vàPhòng tài chính quận, huyện do UBND tỉnh quy định

Thẩm quyền phê duyệt báo cáo:

- Báo cáo tháng do Chủ tịch UBND phường ký duyệt

- Báo cáo năm do UBND phường trình HĐND phường phê duyệt

Số liệu của báo cáo quyết toán năm sau khi HĐND xã phê chuẩn được sửdụng để công khai ngân sách và tài chính của xã

1.3.7 Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán.

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những mặt quan trọng trong tổchức kế toán nhằm đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện đúng quiđịnh, có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng củađơn vị

Trong điều I của “Chế độ kiểm tra kế toán” ban hành theo Quyết định số33/QĐ/TC/KT ghi rõ: “Kiểm tra kế toán là xem xét, đối soát dựa trên chứng

từ kế toán số liệu ở sổ sách, báo biểu kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phátsinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, phản ánh, tính hợp lý của cácphương pháp kế toán được áp dụng”

Nội dung kiểm tra tài chính - kế toán là kiểm tra thu, chi ngân sách và tàichính khác của phường, kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kếtoán, BCTC và báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách Kiểm tra việc tổ chức

bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể

lệ tài chính, kế toán và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức và kỷ luật tài chính

trong quá trình chấp hành ngân sách; Các nội dung kiểm tra kế toán phải đượcxác định trong quyết định kiểm tra.

Có 2 hình thức kiểm tra chủ yếu:

- Kiểm tra tài chính– kế toán từ bên ngoài: Các phường phải chịu sựkiểm tra tài chính -kế toán của các cơ quan có thẩm quyền theo quy định củapháp luật và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm.Chịu sự giám sát của Hội đồng nhân dân phường về việc chấp hành LuậtNSNN, chính sách, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước và Nghị quyết củaHội đồng nhân dân phường về các lĩnh vực ngân sách và các hoạt động tàichính khác ở phường

+ Chủ tịch phường, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán phảichấp hành lệnh kiểm tra tài chính - kế toán của các cơ quan có thẩm quyền, cótrách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến nội dungkiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra Kết thúckiểm tra tài chính kế toán, đoàn kiểm tra phải lập biên bản kiểm tra tài chính

kế toán có chữ ký của đoàn kiểm tra, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách

kế toán và Chủ tịch UBND phường Biên bản kiểm tra tài chính kế toán đượcgiao cho UBND phường 1 bản

- Tự kiểm tra tài chính – kế toán: Các phường được tự kiểm tra tài chính– kế toán một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống, toàn diện tình hình tàichính, ngân sách ngay trong khi thực hiện công việc kế toán của từng kỳ kếtoán nhằm đảm bảo công tác kế toán được thực hiện đúng theo chế độ tàichính – kế toán ngay từ đầu

1.3.8 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Công nghệ thông tin (CNTT) đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnhvực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thôngtin kế toán có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công

trước đây Tương tự như các hệ thống thông tin khác, mô hình hoạt động Hệthống thông tin kế toán (HTTTKT) bao gồm 3 công đoạn.

Thứ nhất, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hànhlập các chứng từ Kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT với phần cứng,phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép người làm kế toán

có thể nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống Trước khi ápdụng phần mềm kế toán, kế toán phường tổ chức khai báo các tham số hệthống phù hợp với tổ chức công tác kế toán của đơn vị và tuân thủ chế độ kếtoán hiện hành Đồng thời mã hoá các danh mục đối tượng cần quản lý mộtcách hợp lý, khoa học

Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi được ghi nhận,

kế toán trong môi trường thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi

sổ nhật ký Quy trình xử lý bao gồm: Lưu trữ, tổ chức thông tin, phân tích vàtính toán các thông tin tài chính, kế toán được thực hiện tự động hóa nhanhchóng, chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn Căn

cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theođối tượng, nghiệp vụ phát sinh rồi xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

để nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kếsẵn trên phần mềm kế toán Kế toán luôn phải kiểm tra tính chính xác, khớpđúng số liệu trên máy với chứng từ gốc Máy tính sẽ thực hiện các bút toánhạch toán, phân bổ, kết chuyển Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cầnthiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập BCTC.Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tựđộng và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhậptrong kỳ

Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào kết quả xử lý dữ liệu kế toán củagiai đoạn xử lý, kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT kết xuất một cách

dễ dàng, nhanh chóng và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công,điều này được biểu hiện cụ thể qua cac: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổchi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổnghợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện cácthủ tục pháp lý theo quy định.

Tóm lại, nội dung chương 1 đã hệ thống hoá những vấn đề lý luận cơbản như khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc, nội dung tổ chức công tác kế toántại xã - phường - thị trấn Những lý luận ở Chương 1 sẽ là cơ sở cho việc vậndụng vào thực tiễn đánh giá, phục vụ cho việc phân tích thực trạng cũng nhưđưa ra các giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phườngNam Đồng mà tôi sẽ đưa ra trong các chương tiếp theo của Luận văn này

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI UBND PHƯỜNG NAM ĐỒNG 2.1 Khái quát chung về UBND phường Nam Đồng.

2.1.1 Đặc điểm về tự nhiên, kinh tế, xã hội của UBND phường Nam Đồng.

Phường Nam Đồng là một phường thuộc quận Đống Đa, Hà Nội Trụ sởĐảng ủy- HĐND- UBND đặt tại 98 Xã Đàn 2, thành phố Hà Nội PhườngNam Đồng nằm ở trung tâm của Quận Đống Đa Phía Đông Bắc giáp phườngThổ Quan; phía Đông Nam giáp phường Phương Liên và phường Trung Tự,phía Tây Bắc giáp phường Ô Chợ Dừa và phường Quang Trung, phía TâyNam giáp phường Quang Trung

- Diện tích phường: 0,41km2

- Số dân: 21.064 người

- Số tổ dân phố: 54

- Trên địa bàn phường Nam Đồng có:

+ Một trường tiểu học ( Tiểu học Bế Văn Đàn )

+ Một trường cấp 3 ( THPT Lê Qúy Đôn )

+ Ba trường mầm non (Mầm non Sao Mai, mầm non Tây Sơn, mầm non

Xã Đàn – dành cho trẻ tôi khuyết tật)

Hình 2.1 Bản đồ phường Nam Đồng

( Nguồn: Phòng kế toán UBND phường Nam Đồng)

- Trong những năm vừa qua, đơn vị luôn dành được lời khen ngợi từlãnh đạo cấp trên trong việc quản lí đặc biệt là về kinh tế xã hội, an ninh chínhtrị Cụ thể:

+ Là một phường nội thành cũ của Thủ đô, được xác định là đô thị lõikhi Hà Nội mở rộng địa giới hành chính, phường chịu áp lực đô thị hóa rấtlớn Nhưng vượt qua khó khăn, thử thách, lãnh đạo hệ thống chính trị đạtđược nhiều kết quả toàn diện trên các lĩnh vực Bước vào nhiệm kỳ mới vớihành trang mới, phường Nam Đồng quyết tâm "Phát huy truyền thống vănhiến, anh hùng, sức mạnh đoàn kết toàn dân; nâng cao năng lực lãnh đạo, hiệuquả quản lý của các cấp chính quyền; xây dựng phường phát triển bền vững,văn minh, hiện đại" Phường đã chủ động chỉ đạo đổi mới phương thức lãnhđạo theo hướng tập trung, quyết liệt, hiệu quả, hướng mạnh về cơ sở chính vìvậy giá trị sản xuất của các ngành kinh tế những năm gần đây bình quân tăng

11,62%/năm Cơ cấu kinh tế chuyển dịch mạnh, đến nay đã đạt 76.5% làthương mại, dịch vụ, 23.5% còn lại là công nghiệp, xây dựng Tổng thu ngânsách trên địa bàn phường 5 năm qua, bình quân đạt 108,8% kế hoạch thànhphố giao Đời sống nhân dân ngày càng được cải thiện Song song với việcbảo đảm công tác quốc phòng - an ninh, phường đã hoàn thành đạt và vượtmức chỉ tiêu đại hội đề ra trên các lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế… Phường

đã chỉ đạo tập trung công tác xây dựng, quản lý đô thị, làm cho lĩnh vực nàychuyển biến rõ nét, diện mạo đô thị thay đổi theo hướng tích cực Hàng loạt

dự án hạ tầng được xây dựng Phường cũng đã đầu tư để xây dựng, cải tạonhà sinh hoạt cộng đồng, trường học, trạm y tế, vườn hoa, hồ nước, hệ thốngđường ngõ… Đặc biệt, một số công trình, dự án khó khăn, tồn tại qua nhiềunhiệm kỳ đã được giải quyết, được dư luận đánh giá cao đó là trường mầmnon công lập Sao Mai Đây là những thành tích rất đáng tự hào có được nhờtinh thần đoàn kết, trách nhiệm và sự cố gắng rất lớn của toàn Đảng bộ, chínhquyền và nhân dân phường Nam Đồng

+ Xây dựng phường phát triển bền vững, văn minh, hiện đại, lãnh đạophường Nam Đồng xác định thuận lợi nhiều, nhưng khó khăn, thử thách cũngrất lớn, nhất là quá trình đô thị hóa nhanh sẽ luôn đặt ra yêu cầu cao hơn vềquản lý đô thị Trước tình hình đó, lãnh đạo phường xác định mục tiêu: "Nângcao năng lực lãnh đạo; phát huy sức mạnh tổng hợp của hệ thống chính trị;đẩy mạnh phát triển kinh tế theo cơ cấu thương mại, dịch vụ, công nghiệp;phát triển văn hóa - xã hội toàn diện, vững chắc; tạo sự chuyển biến rõ néttrong quản lý đô thị, nhất là văn minh đô thị; giữ vững an ninh chính trị, trật

tự an toàn xã hội; tăng cường công tác quân sự, quốc phòng địa phương; huyđộng mọi nguồn lực xây dựng quận phát triển bền vững, văn minh, hiện đại".Thực hiện mục tiêu trên, phường sẽ tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm,các lĩnh vực, địa bàn, đơn vị trọng điểm, phức tạp

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển UBND phường Nam Đồng

UBND phường Nam Đồng thành lập năm 1961 đặt trụ sở tại 102 ĐặngVăn Ngữ, phường Nam Đồng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội với 13phòng ban, 27 cán bộ Năm 1981, UBND chuyển về 98 Xã Đàn 2 xây dựngmới và có thêm 8 phòng ban Năm 2016, UBND sửa lại nhà để xe cho cán bộcông nhân và xây thêm một hội trường lớn Hiện tại, số cán bộ công chức tạiUBND phường Nam Đồng tăng thêm 26 người so với hồi mới thành lập Trải qua những năm tháng khó khăn nhất, UBND đã cố gắng hoàn thànhtốt nhiệm vụ của cấp trên giao phó, phát triển theo hướng tích cực Phườngluôn tăng cường công tác quản lý đô thị, tập trung đầu tư xây dựng phát triển

hạ tầng kỹ thuật đô thị theo phân cấp; Đẩy mạnh cải cách hành chính, trọngtâm là tạo bước chuyển biến mạnh về kỷ luật, kỷ cương hành chính, chấtlượng phục vụ nhân dân của đội ngũ cán bộ, công chức, nhất là cán bộ lãnhđạo, quản lý; Phát triển giáo dục - đào tạo, xây dựng người Hà Nội thanh lịch,văn minh và phát triển toàn diện, đáp ứng yêu cầu thời kỳ mới, tiếp tục củng

cố xây dựng hệ thống chính trị vững mạnh, xây dựng một đội ngũ cán bộ cónăng lực, có tâm và có tầm, gắn bó với nhân dân, vì lợi ích của nhân dân đượcnhân dân tin cậy và noi theo, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Nam Đồng

UBND phường Nam Đồng thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhànước trên các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốcphòng,

- Trong lĩnh vực kinh tế, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạnsau đây:

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổchức thực hiện kế hoạch đó;

+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách và phương án phân bổ dự toán ngân sách; dự toán điều chỉnh ngân sáchtrong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách trình Hội đồng nhândân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấptrên trực tiếp;

+ Tổ chức thực hiện ngân sách, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấptrên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo cáo vềngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụcác nhu cầu công ích; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đườnggiao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy địnhcủa pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựngcác công trình kết cấu hạ tầng của phường trên nguyên tắc dân chủ, tựnguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định củapháp luật

- Trong lĩnh lực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phườngNam Đồng thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông tại phườngtheo phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểmdân cư theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xâydựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;+ Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác theo quy định của pháp luật;

+ Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đườnggiao thông theo quy định của pháp luật.

- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội,văn hoá và thể dục thể thao, Uỷban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi;

+ Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫugiáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

+ Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoágia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng,chống các dịchbệnh;

+ Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tíchlịch sử - văn hoá theo quy định của pháp luật;

+ Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;+ Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách theo quy định của pháp luật;

- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật, Uỷ ban nhân dân phường Nam Đồng thực hiện những nhiệm vụ,quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân

+ Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên;

+ Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự,an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật;

+ Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở phường

- Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

+ Đơn vị có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chínhsách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhândân ở địa phương theo quy định của pháp luật

- Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường Nam Đồngthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

+ Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

+ Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của côngdân theo thẩm quyền;

+ Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việcthi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về

xử lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật

2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại UBND phường Nam Đồng