CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA.
CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH 1.1: Khái quát hồ sơ hưởng BHXH: 1.1.1: Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH: Khái niệm hồ sơ hưởng BHXH tập tài liệu có liên quan với đối tượng hưởng chế độ BHXH hình thành trình giải quyết, theo dõi đối tượng hưởng thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan BHXH Hiểu phạm vi hẹp liên quan đến việc thực thủ tục hành hồ sơ hưởng BHXH loại giấy tờ mà đối tượng thực thủ tục hành cần phải nộp xuất trình cho quan BHXH thực yêu cầu giải chế độ BHXH cho người lao động Hiểu phạm vi rộng liên quan đến việc trình lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH loại giấy tờ mà người lao động người sử dụng lao động cần phải nộp xuất trình cho quan BHXH thực thủ tục yêu cầu hưởng BHXH cho người lao động giấy tờ quan BHXH giải yêu cầu người đề nghị hưởng 1.1.2: Tính đặc thù hồ sơ hưởng BHXH: Hồ sơ hưởng BHXH tổng hợp trình mức độ tham gia BHXH NLĐ, đóng góp NSDLĐ, sở tài liệu gốc lý lịch, hợp đồng lao động hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để quan chức làm lập xác định quyền lợi, chế độ BHXH NLĐ Ngồi đặc tính chung hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có đặc thù riêng sau: - Hồ sơ hưởng BHXH hình thành có phát sinh đối tượng hưởng BHXH - Hồ sơ hưởng BHXH quan có thẩm quyền xác lập sở pháp lý để thực chế độ BHXH - Phân loai theo thời gian hồ sơ hưởng BHXH chia thành loại hồ sơ: +Hồ sơ hưởng chế độ thường xuyên (hàng tháng): hồ sơ đối tượng hàng tháng lĩnh lương hưu trợ cấp BHXH Mức lương hưu trợ cấp hàng tháng NLĐ pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH người Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có loại sau: hưu trí, sức lao động, TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán xã, phường + Hồ sơ hưởng chế độ lần: hồ sơ đối tượng lĩnh trợ cấp lần, mức trợ cấp pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng chế độ ngắn hạn: ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe 1.1.3: Yêu cầu hồ sơ hưởng: 1.1.3.1: Yêu cầu biểu mẫu hồ sơ hưởng chế độ BHXH: - Mẫu biểu hồ sơ hưởng chế độ theo điều định 636/QĐ-BHXH việc ban hàn quy định hồ sơ quy trình giải hưởng chế độ BHXH: + Các mẫu hồ sơ hưởng BHXH mẫu, biểu hồ sơ theo danh mục đính kèm văn từ số 01A-HSB đến số 25D-HSB BHXH Việt Nam ban hành quản lý thống + BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phòng, BHXH Công an nhân dân; BHXH huyện; người lao động; thân nhân người lao động; người sử dụng lao động; cá nhân, tổ chức có liên quan quyền địa phương mẫu, biểu quy định văn để thực + Mẫu đơn, mẫu tờ khai, mẫu văn quan BHXH cấp miễn phí người lao động, người sử dụng lao động in, chụp, đánh máy, viết tay theo nội dung mẫu quy định + Mẫu giấy viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH giấy tờ khác sở khám bệnh, chữa bệnh cấp nêu văn thực theo quy định hành Bộ Y tế có quy định 1.1.3.2: Số hồ sơ hưởng chế độ BHXH: + Số hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, BHXH lần, chế độ TNLĐ, BNN, chế độ tử tuất số sổ BHXH số sổ hưu trí, trợ cấp BHXH hàng tháng (nếu không thuộc diện phải cấp sổ BHXH theo quy định) + Sổ BHXH (bao gồm tờ bìa trang tờ rời) sau giải hưởng chế độ hưu trí, tử tuất, BHXH lần lưu trữ quan BHXH theo quy định 1.1.3.3: Vai trò hồ sơ hưởng tổ chức thực BHXH: Nước ta xây dựng thực sách BHXH cho NLĐ 40 năm đạt kết to lớn việc làm ổn đinh đời sống cho hàng chục triệu NLĐ gia đình họ trường hợp ốm đau, thai sản, TNLĐ, sức lao động, hưu trí tử tuất Với kết đó, sách BHXH góp phần tích cực động viên cán công nhân viên chức Nhà nước, lực lượng vũ trang NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất nghiệp bảo vệ Tổ quốc phát triển kinh tế - xã hội Để thực chế độ BHXH hồ sơ hưởng BHXH có vai trị quan trọng Vai trị thể qua nội dung sau: - Trước hết hồ sơ hưởng BHXH sở pháp lý để thực chế độ BHXH Chẳng hạn muốn tính trợ cấp ốm đau người cán BHXH phải biết mức tiền lương tiền cơng đóng BHXH tháng liền kề, thời gian đóng BHXH, điều kiện làm việc đối tượng trước nghỉ ốm; muốn giải chế độ hưu trí, cán BHXH phải tính mức tiền lương tiền cơng tháng đóng BHXH năm cuối trước nghỉ hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH đối tượng, điều kiện làm việc đối tượng Những nội dung mà cán BHXH cần phản ánh hồ sơ hưởng chế độ ốm đau hồ sơ hưởng chế độ hưu trí + Hồ sơ hưởng BHXH sở pháp lý để giải tranh chấp BHXH (khiếu nại, tố cáo) Khi có xảy tranh chấp BHXH, chẳng hạn đối tượng hưởng sách BHXH khiếu nại việc quan BHXH tốn khơng chế độ cho họ người dân tố cáo cán quan BHXH giải cho số trường hợp hưởng chế độ hưu trí khơng chế độ…) Để giải việc nói tra BHXH quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan; đói chiếu với văn quy phạm pháp luật hành, từ đưa kết luận, giải vấn đề - Hồ sơ BHXH sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho đối tượng hưởng BHXH thời kỳ Cùng với việc đổi kinh tế, thời gian qua Đảng Nhà nước có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ sách BHXH cho phù hợp với tình hình thực tế đất nước - Ngồi hồ sơ hưởng BHXH sở để giải số sách xã hội khác như: Chính sách người có cơng, sách nhà đất cho cán công nhân viên nghỉ việc hưởng chế độ BHXH, đồng thời thông số từ hồ sơ hưởng BHXH giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi hoạch định sách BHXH phù hợp với phát triển BHXH tương lai 1.2: Nội dung công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH: 1.2.1: Nội dung công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH: 1.2.1.1: Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp hồ sơ hưởng vào quan lưu trữ (Điều 12 – Số 1139/QĐ – BHXH): Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định Điểm b Điểm c Khoản Điều b) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình duyệt tốn c) Đối với hồ sơ hưởng chế độ BHXH: - Tại BHXH Việt Nam: Hàng tháng, Trung tâm Lưu trữ tiếp nhận đưa vào lưu trữ 01 hồ sơ hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng từ BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phịng, BHXH Cơng an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ chuyển đến giải tháng trước Danh sách giải loại chế độ Danh sách điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp chế độ BHXH theo biểu mẫu quy định BHXH Việt Nam đồng thời kèm sở liệu “Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng” - Tại BHXH tỉnh: Chậm ngày làm việc cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ 02 hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng kèm theo Danh sách giải hưởng chế độ BHXH loại chế độ hàng tháng Danh sách giải điều chỉnh, hủy, tạm dừng, hưởng tiếp chế độ BHXH theo biểu mẫu BHXH Việt Nam quy định để quản lý, lưu trữ - Trước ngày 10 hàng tháng Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ chuyển hồ sơ Danh sách theo quy định Tiết Điểm c Khoản Điều sở liệu hàng tháng theo địa đường truyền - Trước ngày 10 tháng 01 năm sau, Phịng Chế độ BHXH chuyển tồn hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp giải năm trước cho Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ thực quản lý lưu trữ - Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định Điểm a, b Khoản Điều để phục vụ cơng việc phải Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, Giám đốc BHXH tỉnh, Giám đốc BHXH huyện đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Thành phần hồ sơ: - Tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: + Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại hủy văn hết hiệu lực thi hành + Hồ sơ công việc chưa giải xong + Hồ sơ phối hợp giải công việc (trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) + Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo - Đối với hồ sơ hưởng chế độ BHXH, thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ quan Trung ương địa phương sau: + Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH hàng tháng gồm: • Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ sức lao động hàng tháng; • Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán xã, phường + Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ BHXH tỉnh tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ BHXH gồm: • • • • • • • • Hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng; Hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động hàng tháng, lần; Hồ sơ hưởng chế độ bệnh nghề nghiệp hàng tháng, lần; Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hàng tháng, lần; Hồ sơ hưởng chế độ sức lao động; Hồ sơ hưởng chế độ trợ cấp cán xã, phường; Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp; Hồ sơ hưởng chế độ BHXH khác theo quy định + Lưu trữ BHXH huyện tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH gồm: Hồ sơ hưởng BHXH lần theo Điều 55, Điều 73 Luật Bảo hiểm xã hội hồ sơ hưởng chế độ BHXH khác theo quy định Thủ tục nộp lưu Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (thực theo Mẫu số 3) hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” (thực theo Mẫu số 4) Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 1.2.1.2: Trách nhiệm quan lưu trữ hồ sơ (Điều 14 – Số 1139/QĐ – BHXH): Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ (thực theo Mẫu số 5) Đối với việc tiếp nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thực sau: a) Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ Trường hợp phát hồ sơ thiếu, hồ sơ không đầy đủ thủ tục, khơng đảm bảo tính pháp lý thơng báo cho BHXH tỉnh, BHXH Bộ Quốc phịng, BHXH Cơng an nhân dân, BHXH Ban Cơ yếu Chính phủ để bổ sung, hoàn chỉnh; tập hợp chuyển Ban Thực sách BHXH để xem xét, giải hồ sơ không quy định pháp luật, BHXH Việt Nam b) Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ kiểm tra tính pháp lý, thủ tục hồ sơ Trường hợp phát thấy hồ sơ không đầy đủ thủ tục, khơng đảm bảo tính pháp lý, hồ sơ giải chưa quy định, Phòng Tiếp nhận - Quản lý hồ sơ lập danh sách báo cáo Giám đốc BHXH tỉnh - Giám đốc BHXH tỉnh có trách nhiệm đạo phịng nghiệp vụ bổ sung, hồn chỉnh hồ sơ trên, báo cáo văn gửi bổ sung hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam để quản lý, lưu trữ - Trường hợp đối tượng hưởng BHXH có thay đổi, điều chỉnh, giải lại, BHXH tỉnh có trách nhiệm bổ sung phiếu điều chỉnh, định điều chỉnh giấy tờ có liên quan vào hồ sơ lưu trữ BHXH tỉnh gửi 01 BHXH Việt Nam (Trung tâm Lưu trữ) để quản lý lưu trữ 1.2.1.3: Quy trình lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH (Điều 15 – Số 1139/QĐ – BHXH) Hồ sơ hưởng chế độ BHXH tổ chức lưu trữ theo mơ hình thống từ Trung ương đến địa phương; quản lý phần mềm ứng dụng “Quản lý đối tượng hưởng BHXH hàng tháng” Hồ sơ đưa vào lưu trữ phân loại theo loại chế độ, thời gian giải hưởng chế độ BHXH Đối với hồ sơ hưởng chế độ BHXH tiếp nhận hàng tháng, BHXH tỉnh sau hoàn tất việc kiểm tra chuyển toàn hồ sơ vào quản lý, lưu trữ theo vị trí định vị tự động theo phần mềm BHXH Việt Nam 1.2.2: Bảo quản hồ sơ hưởng BHXH: 1.2.2.1: Yêu cầu kho lưu trữ tài liệu: a) Kho phải cao ráo, thơng thống, sẽ, không để bụi bẩn, úng ngập b) Kho phải xa nơi có chất nổ, chất dễ cháy, khơng bị ánh nắng chiếu trực tiếp vào tài liệu c) Kho phải có đủ trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu có biện pháp phịng, chống hiệu về: cháy, nổ, ẩm mốc, mối, mọt, chuột, kẻ gian phá hoại; bố trí cầu dao cắt diện phần toàn mạch điện cần thiết d) Kho phải trang bị đầy đủ thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ; đảm bảo mơi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an tồn loại tài liệu lưu trữ Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012: bìa hồ sơ lưu trữ (thực theo Mẫu số 13), TCVN 9252:2012; hộp bảo quản tài liệu lưu trữ (thực theo Mẫu số 14), TCVN 9253:2012 giá bảo quản tài liệu lưu trữ (thực theo Mẫu số 15) đ) Từng bước đại hóa cơng tác lưu trữ để nâng cao hiệu quản lý, bảo vệ an toàn phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1.2.2.2: Tổ chức xếp tài liệu lưu trữ kho a) Tài liệu lưu trữ xếp kho phải đảm bảo tính khoa học, an tồn, tiết kiệm diện tích sàn kho vận dụng phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể phạm vi quản lý tài liệu đơn vị b) Tài liệu xếp lên giá theo trật tự số lưu trữ ghi hộp đựng tài liệu theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho c) Giá để tài liệu lắp thành hàng giá hai mặt, hàng giá không dài 10 mét Các hàng giá đặt vng góc với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 - 0,6 mét Lối hàng giá từ 0,7 - 0,8 mét, lối hai đầu giá từ 1,2 - 1,4 mét - Lập sơ đồ giá bảo quản tài liệu kho, sơ đồ cần thể rõ vị trí bảo quản tài liệu đơn vị kho 1.3: Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ BHXH: * Nhân tố khách quan: - Nóng ẩm làm gia tăng tác động Acid, làm tăng nấm mốc Ẩm làm mềm độ dính Làm yếu sợi giấy Nhiệt độ cao làm cho giấy giòn - Ánh sáng nguyên nhân tượng quang phân (photolysis) giấy bị yếu đi, mực màu bị mờ, làm vàng loại giấy sản xuất từ bột gỗ Các tia cực tím (U.V) ánh sáng nguyên nhân phá hoại nhiều - Dao động độ ẩm nhiệt độ ảnh hưởng tới loại tài liệu có độ hút ẩm cao nguyên nhân khiến sách bị biến dạng - Acid nguyên nhân thủy phân Acid (Acid hydrolysis) tượng việc tờ giấy bị phá hủy, giấy bị yếu Các nguồn Acid có tờ giấy sản sinh từ trình sản xuất giấy, mực, kho chứa, vật liệu làm khung nhiễm khơng khí - Cơn trùng loại gặm nhấm ăn giấy, băng dính, da, giấy da hầu hết đồ lưu trữ khác - Nấm mốc tạo Acid phá hủy tài liệu lưu trữ, ảnh hưởng tới kích thước tài liệu lưu trữ, khiến cho tài liệu dễ bị phá hủy biến màu Nấm mốc phát triển mơi trường có tính Acid - Bụi sản sinh từ khơng khí, bào tử mốc, bụi có chứa loại vật liệu dùng lưu trữ dễ bị gỉ - Điều kiện kho sách tài liệu bị nhồi nhét chặt, đặc biệt lưu trữ đồ Các vật liệu bao gói có tính Acid lưu huỳnh - Các rủi ro khác hỏa hoạn, nước, sập giá tài liệu * Nhân tố chủ quan: - Trình độ cán lưu trữ BHXH có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu, hồ sơ kho lưu trữ quan Cán có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu, hồ sơ quan cách khoa học, hợp lí, dễ tra tìm Ngược lại, trình độ cán chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại xếp tài liệu quan ảnh hưởng đến hiệu công tác khai thác sử dụng tài liệu - Con người làm bẩn tài liệu lưu trữ trình cầm, tác động đến tình trạng vật lý, dùng bút viết mực, buộc, dính, ghim tài liệu lưu trữ CHƯƠNG 2: THỤC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ, BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG BHXH TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 2016 – 2018 2.1: Sơ lược BHXH tỉnh Khánh Hòa 2.1.1 Giới thiệu sơ lược Tỉnh Khánh Hòa Khánh Hòa tỉnh duyên hải Nam Trung Bộ Việt Nam, giáp với tỉnh Phú Yên hướng Bắc, tỉnh Đắk Lắk hướng Tây Bắc, tỉnh Lâm Đồng hướng Tây Nam, tỉnh Ninh Thuận hướng Nam Biển Đông hướng Đơng; có mũi Hịn Ðơi bán đảo Hịn Gốm huyện Vạn Ninh, điểm cực Ðông đất liền nước ta Dân số Khánh Hòa (theo số liệu đến ngày 01-04-2019) 1.231.107 người người với 32 dân tộc sinh sống (Kinh, Raglai, Hoa, Ê-đê, Cơ-ho, nhóm nhỏ dân tộc Tày, Nùng, Mường, Thái, Chăm, Khmer, Thổ ) Diện tích tự nhiên Khánh Hịa, đất liền 200 đảo quần đảo 5.197 km2 Bờ biển dài 385 km với nhiều cửa lạch, đầm, vịnh, nhiều đảo vùng biển rộng lớn Ðặc biệt, Khánh Hịa có Trường Sa huyện đảo, nơi có vị trí kinh tế, an ninh quốc phòng trọng yếu Khánh Hòa bao gồm thành phố trực thuộc tỉnh (Nha Trang Cam Ranh), thị xã (Ninh Hòa) huyện (Vạn Ninh, Diên Khánh, Khánh Vĩnh, Khánh Sơn, Cam Lâm huyện đảo Trường Sa) với tổng diện tích 5217,6 km².Tỉnh Khánh Hịa nằm vị trí thuận tiện giao thông đường bộ, đường sắt, đường biển đường hàng khơng Việc giao lưu kinh tế, văn hóa Khánh Hòa tỉnh thuận lợi nhờ đường sắt Quốc lộ 1A xuyên suốt chiều dài tỉnh 2.1.2 Giới thiệu quan BHXH Tỉnh Khánh Hòa - Bảo hiểm xã hội (BHXH) tỉnh Khánh Hòa quan Trung ương đóng địa bàn tỉnh Khánh Hịa, thành lập theo Quyết định số 21/QĐ/TC-CB ngày 15/7/1995 Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, trụ sở 25 Tơ Vĩnh Diện, thành phố Nha Trang Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hịa có chức thực chế độ sách BHXH, BHYT, Bảo hiểm thất nghiệp địa bàn tỉnh Khánh Hòa, đảm bảo vấn đề an sinh xã hội tỉnh ngày phát triển ổn định bền vững - BHXH Tỉnh Khánh Hịa gồm 11 phịng ban, Văn phịng Bảo hiểm xã hội tỉnh có chức giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý tổ chức thực công tác: Tổng hợp, hành chính, quản trị, ISO, tun truyền cơng tác lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có nhiệm vụ: - Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tháng, quý, năm Bảo hiểm xã hội tỉnh; theo dõi, đôn đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh theo quy định theo yêu cầu quan chức năng; tổng hợp, xử lý thông tin, tài liệu số liệu cần thiết để cung cấp theo yêu cầu Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh - Tổ chức quản lý thực công tác văn thư Bảo hiểm xã hội tỉnh theo quy định; thực cơng tác bí mật, lưu trữ; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra đơn vị trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh theo chức năng, nhiệm vụ giao - Thực việc kiểm tra văn Bảo hiểm xã hội tỉnh ban hành theo quy định; quản lý sử dụng dấu quy định - Theo dõi đôn đốc đơn vị thực nội quy, quy chế quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; tổ chức quản lý sử dụng có hiệu tài sản phương tiện hoạt động quan; thực công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, phịng cháy, chữa cháy - Chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan triển khai theo dõi việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn toàn hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh - Xây dựng kế hoạch xây dựng bản, mua sắm, sửa chữa tài sản, phương tiện, in ấn tài liệu phục vụ hoạt động quan; chủ trì, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức thực sau phê duyệt - Tổ chức thực cơng việc hành chính, lễ tân, khánh tiết quan Bảo hiểm xã hội tỉnh; đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan Bảo hiểm xã hội tỉnh - Phối hợp với đơn vị liên quan thực chế độ công chức, viên chức thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh quản lý theo quy định Bảo hiểm xã hội Việt Nam Bảo hiểm xã hội tỉnh; phối hợp với Cơng đồn cấp đơn vị có liên quan chăm lo đời sống công chức, viên chức thuộc hệ thống Bảo hiểm xã hội tỉnh - Chủ trì, phối hợp với đơn vị nghiệp vụ liên quan xây dựng kế hoạch thông tin, tuyên truyền, phổ biến chế độ, sách, pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp theo đạo, hướng dẫn Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức thực kế hoạch sau phê duyệt; quản lý trang tin điện tử Bảo hiểm xã hội tỉnh Internet, trực tiếp biên tập thông tin đăng tải trang tin điện tử Bảo hiểm xã hội tỉnh Internet theo quy định - Hướng dẫn, kiểm tra phòng nghiệp vụ Bảo hiểm xã hội huyện lập, quản lý hồ sơ lưu trữ hồ sơ, tài liệu bảo đảm an tồn, bí mật tài liệu hồ sơ theo quy định - Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu trữ phòng nghiệp vụ Bảo hiểm xã hội huyện; thực việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu theo quy định - Phân loại, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thống kê, khai thác, tra cứu - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc danh mục nộp lưu vào lưu trữ tiêu hủy tài liệu theo quy định - Lập kế hoạch xây dựng, nâng cấp tu, bảo dưỡng kho tàng; mua sắm thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác lưu trữ - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch cải cách hành theo chức năng, nhiệm vụ giao; áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn - Thực chế độ thông tin, thống kê, báo cáo theo quy định; tham gia nghiên cứu khoa học ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác Văn phịng 2.2: Thực trạng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018 2.2.1: Thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH: Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng quan Bảo hiểm xã hội, với chức đơn vị có nhiệm vụ thu, chi trả, giải chế độ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân dân người lao động nên việc quản lý, lưu giữ hồ sơ đối tượng cần thiết Tại BHXH tỉnh Khánh Hịa, cơng tác lưu trữ quan tâm triển khai có hiệu với việc thực nhiệm vụ trị đơn vị Trước đây, công tác lưu trữ triển khai thực đơn vị, nhiên so với yêu cầu thực tế chưa đem lại hiệu cao Trong giai đoạn từ năm 2016 đến nay, số lượng công việc đơn vị ngày nhiều, hồ sơ đối tượng tăng cao, địi hỏi cơng tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước Vì vậy, từ đầu năm 2016, BHXH tỉnh Khánh Hòa phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh tiến hành tổng hợp tất loại hồ sơ để thực xếp lưu trữ theo quy định chế độ bảo quản Tại thời điểm này, điều kiện sở vật chất, nguồn kinh phí đơn vị cịn hạn hẹp BHXH tỉnh cố gắng đầu tư sở hạ tầng công sức nhằm đạt kết tốt công tác lưu trữ bố trí 08 kho lưu trữ với đầy đủ phương tiện, thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ (với 15 kệ đôi, 10 kệ đơn, 100 ngăn, 3.010 hộp, 98 tủ 586 ngăn đựng hồ sơ, tài liệu, bàn làm việc, máy vi tính phục vụ cho việc tra cứu thông tin…) Hiện nay, công tác lưu trữ BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất đơn vị trực thuộc, đặc biệt BHXH cấp huyện Theo đó, đạo, hướng dẫn đơn vị thực nghiêm túc quy định công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH Hàng tháng, kịp thời chuyển liệu gửi hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam thời gian quy định, hồ sơ kiểm tra xác, đầy đủ Bảng 2.1: Số lượng hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, tử tuất, BHXH lần đưa vào lưu trữ BHXH tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị: Hồ sơ Năm Hồ sơ hưởng Chế độ hưu trí Chế độ TNLĐ, BNN Chế độ tử tuất Chế độ BHXH lần 2016 2017 2018 20.134 525 22.511 557 24.742 626 1.621 35.005 1.535 35.055 1.838 35.112 (Nguồn: Văn thư lưu trữ Việt Nam) - Số lượng hồ sơ hưởng đưa vào lưu trữ ngày tăng cao, cụ thể: + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ hưu trí ngày tăng cao, năm 2016 lượng hồ sơ lưu trữ 20.134 (hồ sơ), đến năm 2018 lượng hồ sơ lưu trữ lên đến 24.742 (hồ sơ) tăng lên 4608 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp tăng không đáng kể: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ 525 (hồ sơ) đến năm 2017 lượng hồ sơ lưu trữa 557 (hồ sơ) tăng lên 32 hồ sơ so với năm 2016; năm 2018, lượng hồ sơ 626 (hồ sơ), tăng lên 69 (hồ sơ) so với năm 2017, tăng gấp đôi so với lượng hồ sơ tăng lên năm 2017 + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ tử tuất đưa vào lưu trữ có tăng giảm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ 1.621 (hồ sơ) đến năm 2017, lượng hồ sơ lưu trữ lại giảm xuống 86 (hồ sơ) 1.535 (hồ sơ), nhiên, đến năm 2018, lượng hồ sơ lưu trữ lại tăng lên đến 1838 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ hưởng BHXH lần tăng nhẹ: năm 2016 lượng hồ sơ lưu trữ 35.005 (hồ sơ), đến năm 2017, lượng hồ sơ có tăng khơng đáng kể 35.055 (hồ sơ); đến năm 2018, lượng hồ sơ lưu trữ tiếp tục tăng 57 (hồ sơ) 35.112 (hồ sơ) Bảng 2.2: Số lượng hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe đưa vào lưu trữ BHXH tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018 Đơn vị: Hồ sơ Năm 2016 Hồ sơ hưởng Chế độ ốm đau 89.364 Chế độ thai sản 29.102 Dưỡng sức phục 5.193 hồi sức khỏe 2017 2018 94.985 34.222 5.504 99.831 38.545 5.869 (Nguồn: Văn thư lưu trữ Việt Nam) - Số lượng hồ sơ hưởng đưa vào lưu trữ ngày tăng cao, cụ thể: + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ ốm đau đưa vào lưu trữ tăng qua năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ 89.364 (hồ sơ), năm 2017 lượng hồ sơ 94.985 (hồ sơ), tăng 5.621 (hồ sơ) so với năm 2016; đến năm 2018, tiếp tục tăng lên 4.846 (hồ sơ) so với năm 2017, 99.831 (hồ sơ) + Số lượng hồ sơ hưởng chế độ thai sản đưa vào lưu trữ tăng cao qua năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ 29.102 (hồ sơ), đến năm 2017 lượng hồ sơ lưu trữ 34.222 (hồ sơ), tăng thêm 5.120 (hồ sơ) so với năm 2016; năm 2018 lượng hồ sơ 38.545 (hồ sơ), tăng 4.323 (hồ sơ) so với năm 2017 + Số lượng hồ sơ hưởng dưỡng sức phục hồi sức khỏe đưa vào lưu trữ tăng dần qua năm: năm 2016, lượng hồ sơ lưu trữ 5.193 (hồ sơ), đến năm 2017 lượng hồ sơ lưu trữ 5.504 (hồ sơ), tăng thêm 311 (hồ sơ) so với năm 2016; năm 2018 lượng hồ sơ 5.869 (hồ sơ), tăng 365 (hồ sơ) so với năm 2017 Nhìn chung số lượng hồ sơ hưởng chế độ BHXH đưa vào lưu trữ quan BHXH tỉnh Khánh Hòa tăng qua năm Vậy nên, số lượng công việc đơn vị ngày nhiều địi hỏi cơng tác lưu trữ cần quan tâm, trọng trước 2.2.2: Tình hình cơng tác bảo quản hồ sơ hưởng BHXH - Kho lưu trữ hồ sơ đáp ứng yêu cầu quy định luật: Gồm có 08 kho dùng để lưu trữ tài liệu, kho lưu trữ cao diện tích khơng q rộng rãi thơng thống, sẽ, thường xun nhân viên dọn tránh bụi bặm, hư hỏng hồ sơ Kho trang bị hầu hết trang thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu nhiên biện pháp phòng, chống cháy nổ đơn giản chưa đạt hiệu qủa cao, đồng thời nhân viên chưa trang bị kiến thưc phòng cháy, chữa cháy Các thiết bị chuyên dùng để bảo quản hồ sơ, tài liệu như: giá, hộp, tủ, bìa hồ sơ cịn thiếu so với số liệu cần lưu trữ bảo quản; đảm bảo mơi trường lưu trữ thích hợp để bảo quản an toàn loại tài liệu lưu trữ Giá, hộp, bìa bảo quản hồ sơ, tài liệu thực hầu hết đạt tiêu chuẩn, tồn số chưa đạt Đang bước đại hóa cơng tác lưu trữ để nâng cao hiệu quản lý, bảo vệ an toàn phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ - Tình hình bảo quản hồ sơ hưởng lưu trữ dạng hồ sơ giấy dẫn đến nhiều hạn chế việc quản lý hồ sơ giấy thủ công, việc bảo quản hồ sơ giấy gặp nhiều khó khăn thời tiết khánh hịa chia làm mùa, mùa mưa lượng mưa nhiều dễ gây ngập úng, hồ sơ dễ bị ẩm ướt gây rách, mốc tài liệu, ngồi thời tiết cịn có trùng (gián, chuột…) gặm nhấm hồ sơ, hồ sơ giấy dễ bị cháy… - Việc bảo quản trọng việc dọn dẹp (thường xuyên lau dọn kệ, tủ đựng đồ, quét dọn để tránh cho loại côn trùng gặm nhấm ), xếp hồ sơ theo quy định, gọn gàng để thuận lợi cho việc tìm kiếm hồ sơ - Những hồ sơ hưởng có thời hạn 50 năm bị hư hỏng nặng không trọng, đồng thời khơng có biện pháp bảo quản kịp thời để khắc phục Nhân viên lưu trữ bảo quản hồ sơ chưa hiểu biết hết chuyên môn lưu trữ hồ sơ, tài liệu 2.3: Những mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân 2.3.1 Những mặt đạt - Hàng tháng, BHXH tỉnh Khánh Hòa kịp thời chuyển liệu gửi hồ sơ Trung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam thời gian quy định, hồ sơ ln kiểm tra xác, đầy đủ - Hiện nay, công tác lưu trữ BHXH tỉnh tiếp tục triển khai đến tất đơn vị trực thuộc, đặc biệt BHXH cấp huyện Theo đó, đạo, hướng dẫn đơn vị thực nghiêm túc quy định công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH - Hàng năm, theo chức nhiệm vụ giao, văn phòng BHXH tỉnh Khánh Hòa phối hợp với phòng nghiệp vụ, phận có liên quan để tham mưu kịp thời cho Giám đốc ban hành danh mục tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ, đồng thời có kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc đơn vị, phận thực theo hướng dẫn cấp Đối với loại hồ sơ quy định độ “Mật”, lưu trữ theo hướng dẫn Bộ Công an - Công tác bảo quản ngày nâng cao, phòng lưu trữ hồ sơ trang bị hầu hết thiết bị cần thiết cho việc bảo quan hồ sơ Cách xếp hồ sơ theo quy định, ngăn nắp khoa học đáp ứng mục tiêu phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài 2.3.2 Những mặt hạn chế nguyên nhân: - Công tác quản lý, đạo: Mặc dù lãnh đạo quan, tổ chức có nhận thức vai trị, tầm quan trọng công tác lưu trữ, bảo quản Tuy nhiên, chưa quan tâm, đạo sát tổ chức thực nhiệm vụ công tác lưu trữ, bảo quản việc ban hành văn quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức thực chưa kịp thời, cụ thể - Kho bảo quản tài liệu chưa bố trí hợp lý, cịn bị phân tán; việc chỉnh lý, phân loại, xác định thời hạn bảo quản tài liệu chưa thực tốt; số loại tài liệu hết giá trị chưa đưa xem xét để tổ chức tiêu huỷ; cán làm công tác lưu trữ cịn thiếu yếu chun mơn, nghiệp vụ; công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử; số BHXH tỉnh chưa thực đầy đủ chế độ, sách cán làm công tác lưu trữ theo quy định - Một số đơn vị thực nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan chưa giao nộp hết hồ sơ, tài liệu hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị Tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ, chủ yếu cịn giao nộp theo bó, gói, cặp thùng tơn, ảnh hưởng đến chất lượng giá trị tài liệu lưu trữ - Việc soạn thảo, ban hành văn số văn chưa thực theo quy định pháp luật hướng dẫn quan chuyên môn; công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa thực cịn gặp nhiều khó khăn; diện tích kho trang thiết bị kho Lưu trữ quan chưa đủ điều kiện để thu thập tài liệu phịng chun mơn kho; số trang thiết bị: Máy điều hòa, giá tài liệu, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ cịn thiếu chưa đáp ứng yêu cầu bảo quản tài liệu - Đa số quan lưu trữ chưa thực việc thu thập hồ sơ giải xong từ phịng, ban chun mơn hàng năm theo quy định Nhiều quan lưu trữ hồ sơ tồn đọng phịng, ban chun mơn thu lưu trữ quan dạng bao tải bó gói - Các quan sử dụng diện tích phịng, kho lưu trữ chật hẹp so với khối lượng tài liệu có CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 3.1: Mục tiêu, định hướng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Khánh Hòa - Thời gian tới, BHXH tỉnh Khánh Hòa tiếp tục triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phấn đấu đến năm 2025 thực 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trình hoạt động nghiệp vụ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tài liệu, lưu trữ hồ sơ điện tử nhiệm vụ trọng tâm - Cần đẩy mạnh đầu tư sở vật chất việc lưu trữ, quản lý hồ sơ, trọng đầu tư cơng tác phịng cháy chữa cháy; bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ - Tăng cường vai trò trách nhiệm Lãnh đạo phòng nghiệp vụ đầu mối thu nộp hồ sơ BHXH cấp huyện phối hợp đạo, tổ chức thực công tác lưu trữ hàng năm Đồng thời, nâng cao nhận thức vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng hồ sơ lưu trữ cho viên chức giao giải công việc người đảm nhiệm công tác lưu trữ - Nâng cao nghiệp vụ cho viên chức đảm nhiệm công tác lưu trữ theo hướng tập trung đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, lực phù hợp, đảm bảo có tính kế thừa tương lai 3.2 Một số giải pháp - Để công tác lưu trữ, bảo quản Ngành nói chung, quan BHXH Trung ương địa phương nói riêng bước vào nề nếp, phát triển, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày lớn mạnh Ngành, sớm khắc phục tồn tại, hạn chế nêu trên, nhằm tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Ngành, cần tập trung thực số giải pháp sau: + Thứ nhất, cần đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ để nâng cao nhận thức công tác cán bộ, công chức, viên chức Ngành + Thứ hai, cán lưu trữ cần đào tạo, bồi dưỡng nắm chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ BHXH cấp cần quan tâm thực đầy đủ chế độ, sách cán lưu trữ theo quy định, nhằm kịp thời động viên, khích lệ cán lưu trữ Tăng cường tập huấn thông qua lớp bồi dưỡng tin học, ứng dụng công nghệ thông tin Ngược lại, cán làm cơng tác lưu trữ cần tích cực tự học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ; rèn luyện đạo đức nghề nghiệp để có trách nhiệm cao thực nhiệm vụ, có tinh thần phục vụ tốt, tâm huyết với công việc giao + Thứ ba, bước bố trí kho lưu trữ theo quy chuẩn Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hịa khơng khí, hệ thống camera quan sát… Trang thiết bị phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng nhiệt độ khơng khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng loại gặm nhấm ; ảnh hưởng điều kiện bảo quản sử dụng tài liệu… + Thứ tư, tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Ngành; tổng hợp vướng mắc trình thực đề xuất biện pháp kịp thời trình cấp có thẩm quyền giải quyết; + Thứ năm, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ Cần tăng cường biện pháp lưu trữ phương tiện đại, dần bước hạn chế việc lưu trữ chất liệu giấy, nhằm giảm bớt cồng kềnh kho lưu trữ Ngành Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ tạo sở liệu hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh hiệu nhằm nâng cao lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng hành đại, thúc đẩy nghiệp thực BHXH người lao động, bảo hiểm y tế toàn dân Ngành Phấn đấu thực 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên + Thứ sáu, rà soát, thống kê tình trạng vật lý tài liệu, tài liệu có nguy hư hỏng cần có phương án tu bổ, phục chế để có kế hoạch đề xuất thực việc tu bổ tài liệu Các hình thức sử dụng tu bổ tài liệu như: Cắt dán, ngâm tẩm, bồi nền, ép màng mỏng tài liệu giấy, tẩy nấm mốc tài liệu phim ảnh, tài liệu giấy…Tùy theo loại hình tài liệu lưu trữ khác (tài liệu giấy thường, tài liệu vẽ kỹ thuật, tài liệu đồ,…) mà áp dụng biện pháp kỹ thuật khác Căn vào mức độ hư hỏng tài liệu lưu trữ, có phương pháp tu bổ phù hợp, ví dụ như: • Vá, dán tài liệu: áp dụng cho tài liệu tình trạng vật lý cịn tốt, rách mép ngồi có lỗ thủng bề mặt tài liệu • Bồi viền méo tài liệu: áp dụng tu bổ tài liệu in ánh sáng in giấy chuyên dùng • Tu bổ tài liệu vải: áp dụng cho tài liệu đồ • Ép màng mỏng làm bao bảo vệ tài liệu Khác với tu bổ, phục chế khôi phục lại đặc điểm, giá trị ban đầu xác tài liệu tài liệu bị hư hại vật mang tin khác có chất liệu tài liệu gốc Trong q trình phục chế tài liệu, tuyệt đối khơng tự thêm thông tin 3.2 Một số khuyến nghị 3.2.1 Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Khánh Hòa - Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ văn quy định pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán bộ, công chức, viên chức Quán triệt cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Bố trí cán làm cơng tác văn thư, lưu trữ thực theo quy định pháp luật hướng dẫn Công văn số 3003/BHXH-TCCB ngày 05/8/2013 Bảo hiểm xã hội Việt Nam hướng dẫn bố trí, xếp sử dụng biên chế có trình độ cao đẳng, trung cấp - Chỉ đạo văn thư quan phát hành văn phải kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu vào gốc lưu theo quy định - Bố trí diện tích kho tàng, kinh phí phục vụ công tác chỉnh lý, thu hồi tài liệu từ phịng chun mơn Lưu trữ quan, chủ động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; đầu tư sở vật chất mua sắm trang thiết bị: Giá, hộp, bìa hồ sơ, máy điều hịa, máy hút bụi, hút ẩm, quạt thơng gió…để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật 3.2: Đối với Bảo hiểm xã hội Việt Nam - Tăng cường công tác kiểm tra văn thư, lưu trữ quan hệ thống ngành dọc đóng địa phương - Hàng năm, có kế hoạch đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đối tượng làm công tác văn thư, lưu trữ ngành; hướng dẫn đơn vị thu hồi, chỉnh lý nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử - Đầu tư kinh phí, cung cấp trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo hiểm xã hội tỉnh, huyện để bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật.- Ban hành văn đạo, quy định tổ chức thực nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ quan; thường xuyên kiểm tra, theo dõi việc trì hoạt động bảo quản tài liệu góp phần bảo vệ nâng cao tuổi thọ sử dụng tốt nguồn tài liệu lưu trữ quan, tổ chức - Trong thời gian tới, cơng tác lưu trữ hồ sơ, lý hồ sơ phải làm thường xuyên, liên tục, cần phải số hóa hồ sơ điện tử toàn toàn ngành, giúp cho việc quản lý, tra cứu, lưu trữ thông tin khoa học, hiệu quả; phần mềm lưu trữ hồ sơ phải thiết kế thống nhất, hiệu quả; liệu lưu trữ tồn ngành phải liên thơng, thống hoạt động nghiệp vụ liên quan - Thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán làm cơng tác lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn ... dụng công nghệ thông tin công tác Văn phịng 2.2: Thực trạng cơng tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Khánh Hòa giai đoạn 2016 – 2018 2.2.1: Thực trạng công tác lưu trữ hồ sơ hưởng. .. LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ HƯỞNG TẠI CƠ QUAN BHXH TỈNH KHÁNH HÒA 3.1: Mục tiêu, định hướng công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ hưởng BHXH quan BHXH tỉnh Khánh Hòa - Thời gian tới, BHXH. .. cấp cán xã, phường; Hồ sơ hưởng chế độ bảo hiểm thất nghiệp; Hồ sơ hưởng chế độ BHXH khác theo quy định + Lưu trữ BHXH huyện tiếp nhận, quản lý lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH gồm: Hồ sơ hưởng BHXH lần