Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan bộ tham mưu tổng cục II

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa TCII Tổng cục II BTM Bộ Tham mưu P.KHTH Phòng Kế hoạch tổng hợp B.VT-LT Ban Văn thư-Lưu trữ NV Nhân viên LTCQ Lưu trữ quan TLLT Tài liệu lưu trữ PCCN Phòng chống cháy nổ HSQ-BS Hạ sĩ quan binh sĩ CNTT Công nghệ thông tin QPPL Quy phạm pháp luật QPNB Quy phạm nội Báo cáo Thực tập tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác lưu trữ việc lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân để làm chứng tra cứu thông tin khứ cần thiết Tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế xã hội, phản ánh toàn lịch sử hình thànhcủa Đảng, Nhà nước tổ chức trị, xã hội Do đó, từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp trình hoạt động sản sinh văn bản, tài liệu có giá trị để tổ chức, đạo, điều hành cơng việc lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết. Việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng khơng khâu soạn thảo, ban hành văn Vì vậy, quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Cơng tác lưu trữ vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật vừa có tính trị cao, nên chất lượng cơng tác lưu trữ có hiệu hay khơng phụ thuộc trực tiếp vào đội ngũ cán làm công tác Nên việc đào tạo đội ngũ cán làm công tác lưu trữ vấn đề quan trọng Qua năm học tập Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn, thân nhà trường trang bị lý luận kiến thức công tác lưu trữ ý thức tầm quan trọng, ý nghĩa sâu sắc công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước, bao gồm vấn đề lý luận, thực tiễn, pháp chế, mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy quan, tổ chức, nhà nước Nếu làm tốt công tác lưu trữ giữ gìn nguồn sử liệu - tài sản quý giá Đảng Nhà nước, Quân đội lĩnh vực, trị, văn hóa - xã hội… góp phần quan trọng vào cơng xây dựng bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia Qua giúp tơi áp dụng kiến thức quý báu vào thực tế công táclưu trữ góp phần xây dựng cơng tác ngày vào nếp, chất lượng có hiệu Qua q trình học tập, tơi nhận thức rằng, lý thuyết cần gắn liền với thực tiễn, học đơi với hành Vì tơi xác định, thời gian thực tập tốt nghiệp trình bổ ích cần thiết để củng cố kiến thức học trường, rèn luyện kỹ năng, giúp hiểu sâu rộng hoạt động quan, tích lũy thêm kinh Báo cáo Thực tập tốt nghiệp nghiệm thực tế, thu thập thêm tài liệu… giúp chuẩn bị tốt cho kỳ thi tốt nghiệp tới mà cịn trang bị cho tơi nhiều kiến thức kinh nghiệm công tác lưu trữ sau Qua đợt thực tập tơi hồn thành nội dung Khoa đề kết nghiên cứu, khảo sát thực tế công tác Lưu trữ quan Bộ Tham mưu thể qua báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm phần sau: Phần I: Khảo sát đánh giá thực trạng công tác lưu trữ quan Bộ Tham mưu-Tổng cục II; Phần II: Thực hành nghiệp vụ lưu trữ; Phần III: Đề xuất, kiến nghị Báo cáo thực tập sản phẩm ghi nhận cố gắng tìm tịi học hỏi thân q trình thực tập quan Bộ Tham mưu, dotrình độ vốn kiến thức cịn có hạn chế định, báo cáo tơi khơng tránh khỏi có thiếu sót, nhận định, đánh đề xuất,kiến nghị Để báo cáo hoàn thiện hơn, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu cán bộ, nhân viên Bộ Tham mưu; thầy, cô Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng để báo cáo thực tập hồn thiện tốt Tơi xin trân trọng cảm ơn! Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phần I KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ THAM MƯU -TỔNG CỤC II Bộ Tham mưu (BTM), Tổng cục II (TCII) thành lập ngày 14 tháng năm 2006 theo Quyết định số 64/QĐ-BQP Bộ trưởng Bộ Quốc phịng nhằm đáp ứng u cầu nhiệm vụ tình hình Dưới lãnh đạo, đạo trực tiếp mặt Thường vụ, Đảng ủy, Chỉ huy Tổng cục,Bộ Tham mưu - Tổng cục II có bước phát triển mới, phát huy tinh thần phương châm: “Đổi mới, dân chủ, đoàn kết, chuyên sâu, phát triển”; thực tốt chức tham mưu, hướng dẫn, tổ chức triển khai mặt công tác hành quân Với quân số 270 đồng chí, trình độ Thạc sỹ 13 đồng chí, Cử nhân 148 đồng chí, Cao đẳng 25 đồng chí, Trung cấp 27 đồng chí, tốt nghiệp Trung học phổ thơng 55 đồng chí chủ yếu đồng chí chiến sỹ nghĩa vụ quân làm nhiệm vụ cảnh vệ Trong năm qua toàn thể cán bộ, nhân viên, chiến sỹ Bộ Tham mưu đoàn kết, thống hoàn thành tốt nhiệm vụ trị trung tâm, có mặt xuất sắc; trận địa tư tưởng ổn định vun đắp xây dựng Đảng sạch, vững mạnh, Bộ Tham mưu vững mạnh toàn diện Là đơn vị thuộc lực lượng vũ trangnhân dân công tác lưu trữ Bộ Tham mưu có vị trí, vai trị quan trọng hoạt động quan, trình hoạt động lĩnh vực từ công tác lãnh đạo, đạo, điều hành, tổ chức thực sản sinh ravăn bảnphản ánh chức năng, nhiệm vụ Bộ Tham mưu, văn có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng phục vụ cho hoạt động đơn vị Đây văn gốc, văn chính, xác nhận việc, kiện xảy có giá trị pháp lý cao Ngay từ ngày đầu thành lập, Đảng uỷ, Chỉ huy Bộ Tham mưu quan tâm, tạo điều kiện cho công tác văn thư-lưu trữ nói chung cán bộ, nhân viên làm cơng tác lưu trữ nói riêng,đã bước củng cố phát triển lực lượng sở vật chất, ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao thường xuyên đột xuất Trải qua 15 năm xây dựng, phát triển trưởng thành Bộ Tham mưu bước hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức cụ thể hóa qua nội dung sau: Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu đơn vị trực thuộc Bộ Tham mưu 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu 1.1.1.Chức Tham mưu giúp Đảng ủy Tổng cục Tổng cục trưởng chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo, triển khai nhiệm vụ mặt công tác: Kế hoạch tổng hợp, Tổ chức lực lượng, Văn thư - Bảo mật, thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực hành quân Tổng cục 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Chỉ đạo, hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực chương trình, kế hoạch tổng hợp báo cáo cơng tác hành qn Tổng cục; tham mưu, đề xuất xử lý văn truyền đạt ý kiến đạo, điều hành Thủ trưởng Tổng cục đơn vị thực số nhiệm vụ công tác đối ngoại quân Tổng cục Chỉ đạo, hướng dẫn đơn vị trực thuộc Tổng cục công tác tổ chức biên chế, chức danh; cơng tác qn số, sách cho đối tượng thuộc diện Quân lực quản lý Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, bảo mật Tổng cục Tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Tổ chức tập huấn, huấn luyện bồi dưỡng nghiệp vụ; sơ, tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm chuyên ngành phạm vi nhiệm vụ giao; theo dõi, quản lý nhà nước hoạt động hành qn Tổng cục Bảo đảm cơng tác hành chính, hậu cần, xăng, xe phục vụ Thủ trưởng Tổng cục, quan Sở Chỉ huy Tổng cục đơn vị theo quy định Thực cơng tác đảng, cơng tác trị; cơng tác tài chính, quản lý tài sản giao theo quy định Nhà nước, Quân đội Tổng cục 1.1.3 Mối quan hệ công tác Quan hệ với Đảng ủy, Thủ trưởng Tổng cục quan hệ phục tùng lãnh đạo, huy, đạo Quan hệ với quan chức Bộ Quốc phòng Bộ Tổng Tham mưu quan hệ chấp hành đạo, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Quan hệ với quan tham mưu đơn vị toàn quân quan hệ phối hợp, hiệp đồng thực nhiệm vụ Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Quan hệ với đơn vị trực thuộc Tổng cục quan hệ phối hợp, hiệp đồng, đạo, hướng dẫn chịu đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành Quan hệ với cấp uỷ, quyền địa phương quan hệ phối hợp, hiệp đồng theo quy định Pháp luật, Bộ Quốc phòng Tổng cục 1.1.4 Cơ cấu tổ chức - Tham mưu trưởng; - Các Phó Tham mưu trưởng; - Phịng Kế hoạch tổng hợp (P.KHTH); - Phịng Hành chính; - Phịng Qn lực; - Phịng Hậu cần; - Phịng Chính trị; - Ban Tài Sơ đồ cấu tổ chức máy Bộ Tham mưu (Kèm theo phụ lục I) 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Phòng Kế hoạch tổng hợp 1.2.1 Chức Tham mưu giúp Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu xây dựng, triển khai hướng dẫn quan, đơn vị thực chương trình, kế hoạch cơng tác; chủ trì thực chế độ báo cáo hành quân theo quy chế làm việc Tổng cục, Bộ Tham mưu Tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu giúp Tổng cục đạo, quản lý nghiệp công tác văn thư, bảo mật quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục Tham mưu, triển khai thực số nhiệm vụ công tác đối ngoại quân Tổng cục Tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Tổng cục 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Thammưu xây dựng, triển khai thực chương trình, kế hoạch cơng tác tuần, tháng, quý, năm; kế hoạch tổ chức hội nghị sơ, tổng kết, kế hoạch đột xuất Tổng cục, Bộ Tham mưu phối hợp hiệp đồng với quan, đơn vị triển khai thực Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Nghiên cứu đề xuất xử lý văn đến Tổng cục, Bộ Tham mưu; thông báo, truyền đạt, theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị triển khai thực Phối hợp nghiên cứu, soạn thảo văn đạo, điều hành Thủ trưởng Tổng cục, Chỉ huy Bộ Tham mưu đến quan đơn vị Phối hợp triển khai thủ tục kế hoạch đoàn ra, đoàn vào Tổng cục quan, đơn vị trực thuộc Tổng cục; thủ tục phục vụ Thủ trưởng Tổng cục cơng tác nước ngồi; thẩm định hồ sơ thăm, theo; phối hợp với quan liên quan đề xuất cử cán phiên dịch, hội thảo, tập huấn công tác đối ngoại nước Tham mưu, đề xuất cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục quản lý, đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật tồn Tổng cục cơng tác văn thư, bảo mật, lưu trữ Bộ Tham mưu Xây dựng sửa đổi, bổ sung, ban hành văn quy phạm nội công tác văn thư, bảo mật Ngồi ra, Phịng Kế hoạch tổng hợp thực số nhiệm vụ khác Thủ trưởng Tổng cục, Thủ trưởng Bộ Tham mưu giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Kế hoạch tổng hợp Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp Trưởng phòng (phụ trách chung) Phó Trưởng phịng (phụ trách chun mơn) Phó Trưởng phịng (phụ trách cơng tác đảng) Ban Văn thư - Lưu trữ (Ban VT - LT) Trưởng Ban Văn thư - Lưu trữ Nhân viên Bảo mật Nhân viên Văn thư Nhân viên Lưu trữ Nhân viên Phô tô Nhân viên Quân bưu Trợ lý Tổng hợp Trợ lý Tham mưu kế hoạch Trợ lý Đối ngoại Sơ đồ tổ chức máy Phòng Kế hoạch tổng hợp (Kèm theo phụ lục II) Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ Ban Văn thư - Lưu trữ Chức năng: Nghiên cứu, đề xuất với Chỉ huy Phòng Kế hoạch tổng hợp tham mưu giúp Chỉ huy Bộ Tham mưu, Thủ trưởng Tổng cục đạo, quản lý nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục Tổ chức thực công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ quan Bộ Tham mưu Nhiệm vụ: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục thực thống quy chế, quy định nghiệp vụ công tác văn thư, bảo mật Tiếp nhận, phân loại, đăng ký công văn, tài liệu, văn kiện quan đơn vị quân đội gửi đến Tổng cục, Bộ Tham mưu Tiếp nhận, đăng ký, in, sao, đóng dấu phát hành loại công văn, tài liệu Tổng cục Bộ Tham mưu Thẩm định, đề nghị khắc, tiếp nhận, đăng ký, cấp phát, quản lý, thu hồi loại dấu quan, đơn vị Tổng cục; tổ chức quản lý, sử dụng loại dấu Tổng cục Bộ Tham mưu theo quy định Xây dựng kế hoạch, tổ chức hội thi, hội thao, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên (NV) làm công tác văn thư, bảo mật Tổng cục Hàng năm xâydựng danh mục hồ sơ phòng, ban thuộc Bộ Tham mưu; lập kế hoạch thu hồi, chỉnh lý, thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ chuyên dụng Tổng cục Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Tổ chức kiểm tra định kỳ việc lập hồ sơ hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ cho cán thuộc Bộ Tham mưu 2.Tổ chức phận lưu trữ Ngay từ ngày đầu thành lập, Đảng uỷ, Chỉ huy BTM quan tâm, tạo điều kiện cho lực lượng làm công tác văn thư - lưu trữ nói chung cán bộ, nhân viên làm cơng tác lưu trữ nói riêng bước củng cố phát triển lực lượng sở vật chất Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Để lựa chọn, giữ lại tổ chức khoa học văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ Tham mưu cần phải tổ chức thực hoạt động lưu trữ Để thực tốt chức tham mưu cho cấp lãnh đạo việc thực công tác lưu trữ,“Lưu trữ quan” (LTCQ) đời với tên gọilà Bộ phận lưu trữ quan thuộc Ban VT-LT, Phòng Kế hoạch tổng hợp, Bộ Tham mưu Với chức năng, nhiệm vụ cụ thể: 2.1 Chức năng, nhiệm vụ Bộ phận LTCQ Chức Tham mưu cho Trưởng Ban VT-LT quản lý, tổ chức thực công tác lưu trữ quan Bộ Tham mưu Tổ chức thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Nhiệm vụ Tham mưu, hướng dẫn xây dựng danh mục hồ sơ phòng, ban, quan thuộc Bộ Tham mưu Lập kế hoạch, tổ chứcthu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào kho lưu trữ Hướng dẫn quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu Phối hợp với quan, đơn vị cá nhân liên quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Giao nộp tài liệu lưu trữ (TLLT) bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ chuyên dụng; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định Thủ trưởng BTM 2.2 Địa điểm, đầu tư trang thiết bị choLTCQ * Vị trí, địa điểm:Bộ phận lưu trữ quan Bộ Tham mưu bố trí làm việc tầng tồ nhà 12 tầng với diện tích 50m gồm có phịng thơng hình chữ L, khơng gian thống mát, Trong phịng dùnglàm kho bảo quản tài liệu Báo cáo Thực tập tốt nghiệp với diện tích 30m2, phịng diện tích 20m2 dùng cho nhân viên lưu trữ làm việc phục vụ khai thác tài liệu Nguồn kho LTCQ Kho lưu trữ đặt vị trí trung tâm kết nối bộ, phận phòng bancủa Bộ Tham mưu tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, thu hồi, vận chuyển tài liệu đảm bảo an tồn Cửa vào có gắn camera,gần cửa tịa nhà, bên cạnh kho cầu thang máy cầu thang thoát hiểm thuận tiện đảm bảo vận chuyển tài liệu có cố xảy ra.Kho thiếtkế đủ độ sáng, thoáng với cửa sổ rộng4 cánh lớp, lớp kính, lớp cửa chớp gỗ, bảo đảm ánh sáng không chiếu trực tiếp vào kho làm hư hại tài liệu *Đầu tư trang thiết bị: Trang thiết bị điều kiện cần thiết để đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động thường xuyên hiệu kho lưu trữ quan BTM trang bị đầy đủ thiết bị, vật dụng cần thiết cho công tác lưu trữ như: giá, tủ, hộp, Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 37  Công tác thống kê tài liệu kho LTCQ BTMdựa nguyên tắc tập trung, thống bảo đảm tính kế thừa giai đoạn công việc Hệ thống, phương tiện thống kê, quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ bao gồm: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; Biên bản giao, nhận hồ sơ, tài liệu; Mục lục văn bản; Mục lục hồ sơ; Sổ nhập tài liệu; Sổ xuất tài liệu; Sổ đăng ký đọc hồ sơ, tài liệu Trong đợt thực tập hồ sơ sau hệ thống hóa đánh số đơn vị bảo quản xong tiến hành thống kê hồ sơ lên tờ mục lục hồ sơ Khi thống kê đảm bảo theo ký hiệu phương án hệ thống hóa tồn nhóm lớn đến nhóm vừa, nhóm nhỏ ghi khung tờ thống kê Sau đăng ký xong tiêu đề hồ sơ vào mục lục viết chứng từ kết thúc để phục vụ cho việc bảo quản kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu Ví dụ: Chứng từ kết thúc mục lục hồ sơ số 09 Mục lục hồ sơ có 25 đơnvị bảo quản Bảo quản tài liệu: Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ áp dụng biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước mắt lâu dài Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ tài liệu dài hay ngắn tuỳ thuộc vào điều kiện bảo quản chúng Để lưu giữ tài liệu tồn bền lâu, không bị sờn, rách, hư hỏng mát tác động tự nhiên người phải áp dụng biện pháp kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ gồm: xây dựng, cải tạo, bố trí kho lưu trữ; tổ chức, xếp tài liệu kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ phục chế tài liệu bị hư hỏng Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 38 Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm tác nhân gây hại cho tài liệu, mức độ cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đề thực chế độ quy định bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn tác động nhân tố gây hại tài liệu Kho LTCQ Bộ Tham mưu bố trí tầng với trang thiết bị bảo quản tài liệu giá, tủ đựng tài liệu cố định Hệ thống giá tài liệu bố trí lối phù hợp đảm bảo cho việc tìm,khai thác sử dụng tài liệu (khoảng cách giá tài liệu tối thiểu 0,5m), đủ điều kiện cho phương tiện chữa cháy tiếp cận xảy hoả hoạn.Cửa kho chắn, có khố tốt, có máy điều hồ, máy hút ẩm, quạt thơng gió, bình khí CO2; cửa sổ kho lớp chống ánh sáng chiếu trực tiếp loại côn trùng xâm nhập vào kho * Những việc cụ thể làm đề bảo quản tài liệu: Sắp xếp tài liệu lên giá theo nguyên tắc quy định: Tài liệu sau chỉnh lý đưa vào hộp Dựa vào thông tin nhãn hộp, tài liệu xếp lên giá cố định theo trật tự số ghi hộp Nguyên tắc xếp lên giá từ trái qua phải, từ xuống dưới, khoang giá, theo hướng người đứng xếp quay mặt vào giá Trong toàn kho, tài liệu xếp lên mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ vào trong, theo hướng người từ cửa vào kho Nguồn kho LTCQ Vệ sinh kho thường xuyên, vệ sinh tài liệu trước đưa vào kho xếp lên giá tủnhằm chống nấm mốc xâm nhập.Thực nghiêm quy định quan như: Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 39 không mang đồ ăn vào kho để tránh loại côn trùng vi sinh vật gây hại cho tài liệu như: gián, chuột, Buổi sáng đến quan bật quạt thơng gió, mở cửa để thơng gió tự nhiên, sau bật điều hịa; bật máy hút ẩm thời tiết mưa nhiều, độ ẩm cao Buổi chiều trước khira tắthết thiết bị điện kho ngắt cầu dao điện để đềphòng xảy hoả hoạn Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cao cơng tác lưu trữ, nhiệm vụ quan trọng phòng, kho lưu trữ Muốn tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu địi hỏi phịng, kho lưu trữ phải có biện pháp tích cực áp dụng hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu để phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị, cá nhân Kho LTCQ Bộ Tham mưu áp dụng hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: hình thức phịng đọc, cấp chứng thực lưu trữ, cho mượn tài liệu Số lượng độc giả khai thác hàng năm trung bình khoảng 200 lượt người đến nghiên cứu, chủ yếu phòng, ban, trợ lý trực thuộc BTM, đơi có cán đơn vị bạn Mục đích khai thác sử dụng tài liệu để viết biên niên kiện đơn vị, phục vụ xây dựng kế hoạch, làm báo cáo, phục vụ công tác kiểm tra giải cơng việc chun mơn hàng ngày Thỉnh thoảng có cán nghỉ hưu đến chứng thực tài liệu để giải chế độ sách Sổ đăng ký khai thác tài liệu, Mẫu dấu chứng thực tài liệu (Kèm theo phụ lục số IX) Trong thời gian thực tập phận LTCQ Bộ Tham mưu tham gia phục vụ cho 15 lượt cán đến khai thác sử dụng tài liệu thơngqua hình thức cho mượn tài liệu Hình thức áp dụng chủ yếu lưu trữ quan nên cán phịng, ban, phận có nhu cầu khai thác, sử dụng nhiều để phục vụ công tác chun mơn Cán có nhu cầu mượn tài liệu, đồng ý Trưởng Ban VT-LT Thủ trưởng BTM phê duyệt nhân viên lưu trữ quan tiến hành thủ tục đăng ký vào sổ cho mượn thời gian định Hình thức áp dụng người khai thác sử dụng cán bộ, quan đơn vị Tổng cục Đặc biệt đa phần người khai thác sử dụng chủ yếu mượn tài liệu, có trường hợp Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 40 mượn hồ sơ Điều cho thấy người sử dụng không nắm bắt nội dung hồ sơ phản ánh mà nắm bát phần nội dung hồ sơ Công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu mục lục văn mục lục hồ sơ Nhận xét, đánh giá: Thuận lợi: Qua phần thực hành nghiệp vụ lưu trữ LTCQ BTM,được quan tâm lãnh đạo, huycác cấp giúp đỡ đồng nghiệp Đảm bảo sở vật chất đầy đủ cho công tác chỉnh lý tài liệu Khó khăn: Dothực tập đơn vị cơng tác nên phải hồn thành thực cơng tác chun mơn đơn vị bên cạnh việc giãn cách xã hội theo Chỉ thị số 16 Thủ tướng Chính phủ dịch bệnh Covid-19 ảnh hưởng không nhỏ đến đến việc đảm bảo thời gian thực tập, việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu chuẩn bị thủ tục nộp tài liệu vào kho lưu trữ chuyên dụng Trong trình thực chỉnh lý nhiều lúc thực nên không tránh khỏi hạn chế định Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 41 KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập từ ngày 24 tháng đến 04 tháng năm 2021 Bộ Tham mưu-Tổng cục II, tơi khảo sát, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bộ Tham mưu, làm sở để đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, đồng thời tiến hành thực hành nghiệp vụ lưu trữ đưa nhận xét, kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ Bộ Tham mưu thời gian tới Đối với Bộ Tham mưu có chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức đầy đủ, rõ ràng không bị chồng chéo; có tài khoản dấu riêng điều kiện tiên để thành lập Phông lưu trữ Bộ Tham mưu; công tác lãnh đạo, đạo công tác lưu trữ thường xuyên Thủ trưởng Bộ Tham mưu Chỉ huy phòng, ban đặc biệt quan tâm Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ ln u ngành, u nghề gắn bó với đơn vị, nắm chuyên môn nghiệp vụ hồn thành tốt nhiệm vụ giao, góp phần vào thành tích chung Bộ Tham mưu xây dựng đơn vị vững mạnh tồn diện Qua q trình khảo sát thực tế lưu trữ quan Bộ Tham mưu, thân tơi nỗ lực tìm tịi học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp vận dụng kiến thức trang bị trường để thực hành công việc cụ thể nghiệp vụ cơng tác lưu trữ quan Từ nâng cao nhận thức sâu sắc thân lý luận, rèn luyện kỹ nghiệp vụ thục, làm sở quan trọng nhận xét, đánh giá báo cáo thực tập toàn diện, đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lưu trữ quan Bộ Tham mưu thời gian tới tốt Kết thúc đợt thực tập rút học kinh nghiệm quý báu cho thân cần phải tích cực học hỏi, chủ động học tập công tác; lý thuyết thực hành phải luôn song hành nhau, công tác lưu trữ hoạt động quản lý quan, đơn vị có mối liên kết chặt chẽ với tạo nên móc xích làm minh chứng lịch sử quan trọng trình hình thành, phát triển quan Bộ Tham mưu giai đoạn tiếp theo./ Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11tháng 11 năm 2011 Quốc hội Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21 tháng 02 năm 2012 Bộ Quốc phòng Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, đơn vị Quân đội Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 12 năm 2013 Bộ Quốc phòng Quy định việc ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn điện tử mạng truyền số liệu Bộ Quốc phòng Thông tư số 119/2015/TT-BQP ngày 28 tháng 10 năm 2015 Bộ Quốc phòng Quy định quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu cơng trình xây dựng Bộ Quốc phịng Thơng tư số 30/2021/TT-BQP ngày 15 tháng 03 năm 2021 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác lưu trữ Bộ Quốc phòng Quyết định 3268/QĐ-BQP ngày 01 tháng năm 2019 Bộ Quốc phòng ban hành quy chế gửi nhận văn điện tử lập, nộp lưu hồ sơ điện tử lưu trữ quan Bộ Quốc phòng Quyết định số 109/QĐ-TCII ngày 10 tháng 01 năm 2020 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Tổng cục II 10 Quyết định số 209/QĐ-TCII ngày 10 tháng năm 2021 Tổng cục trưởng Tổng cục II ban hành Quy chế công tác Lưu trữ Tổng cục 11 Kế hoạch thu hồi hồ sơ tài liệu hàng năm Bộ Tham mưu 12 Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Bộ Tham mưu 13 Nội quy sử dụng tài liệu kho lưu trữ Bộ Tham mưu Báo cáo Thực tập tốt nghiệp 43 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục I SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỘ THAM MƯU THAM MƯU TRƯỞNG PHĨ THAM MƯU TRƯỞNG Phịng Kế hoạch Tổng hợp Phịng Hành Phịng Qn lực Phịng Chính trị Phịng Hậu cần Ban Tài Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục II SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HỢP TRƯỞNG PHÒNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG Ban Văn thư Lưu trữ Trợ lý Tham mưu Kế hoach Trợ lý Tổng hợp Trợ lý Đối ngoại Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục III MỤC LỤC VĂN BẢN Ngày, tháng, năm Cơ quan, Tờ Ghi đơn vị ban số hành Số TT Số, ký hiệu VB 789/NT1 22/8/2011 Về việc tham dự chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia Cục Nhà trường 01 01 tờ tiếng Anh 858/TBBTM 22/8/2011 Thông báo ý kiến đạo Tổng cục trưởng việc cử cán tham dự chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia Bộ Tham mưu 03 1253/HV 29/8/2011 Về việc cử cán tham dự chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia Học viện KHQS 03 838/NT1 12/9/2011 Về việc tham dự chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia Cục Nhà trường 05 Trích yếu 2008/TCII- 15/9/2011 Về việc cử cán tham dự Tổng cục II 06 BTM chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia 1366/HVCT 2205/TCII- 24/9/2011 Về việc cử cán tham dự Tổng cục II 18 BTM chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia 19/9/2011 Về việc cử cán tham dự chương trình giao lưu học viên quốc tế với Australia 5854/VP- 07/11/2011 Về việc báo cáo kết ĐN chương trình giao lưu học viên Việt Nam –Australia Học viện KHQS VP BQP 17 1922 Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục IV BẢNG KÊ NHỮNG TÀI LIỆU CHỦ YẾU CỦA PHÔNG LƯU TRỮ CƠ QUAN BỘ THAM MƯU - TỔNG CỤC II CẦN BẢO QUẢN VĨNH VIỄN VÀ CÓ THỜI HẠN STT Thời hạnbảo quản Tên loại tài liệu Tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, 01 biên chế BTM; phòng, ban trực thuộc BTM Vĩnh viễn Thành lập, sáp nhập, giải thể đơn vị tổ chức 02 03 04 Các định, bổ nhiệm, miễn nhiệm chức danh Thủ trưởng BTM Trưởng, Phó phịng đơn vị BTM Kế hoạch, báo cáo tổng kết (hàng năm, nhiều năm) mặt công tác BTM Chỉ thị, Quyêt định Bộ Quốc phòng, Tổng cục đạo trực tiếp mặt công tác BTM Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 05 Quy chế làm việc BTM, phân công nhiệm vụ huy BTM 06 Nhóm tài liệu cơng tác sách, cán nhân 07 Các sổ sách, chứng từ toán ngân sách hàng năm Vĩnh viễn 08 Nhóm tài liệu cơng tác đối ngoại Vĩnh viễn 09 Nhóm tài liệu cơng tác thi đua khen thưởng 10 11 Nhóm tài liệu vũ khí trang bị, đầu tư tiềm lực, quản lý tài sản cố định Nhóm tài liệu đạo, hướng dẫn kiểm tra, tập huấn, hội thi, hội thao công tác Văn thư - Bảo mật Vĩnh viễn 70 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục V BẢNG KÊ TÀI LIỆU KHƠNG CỊN GIÁ TRỊ SỬ DỤNG VÀ TÀI LIỆU KHÔNG THUỘC PHÔNG LƯU TRỮ BỢ THAM MƯU 1.Tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng Tài liệu đầu, cuối, rách nát khơng xác định được; Các dự trù kinh phí mua sắm không phê duyệt; Danh sách trực huy, trực ban, trực nghiệp vụ ngày lễ, tết, ngày nghỉ; Các loại giấy mời, thư mời; Giấy tờ, mẫu biểu chưa ghi Các dự thảo có thay Tài liệu tham khảo Tài liệu trùng thừa Tài liệu bị bao hàm Các kế hoạch, báo cáo, chương trình cơng tác, hàng tuần, hàng tháng, quý Tài liệu không thuộc phông Tài liệu quan, đơn vị gửi đến để thông báo, để biết không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ chủ yếu quan Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Phụ lục VI MẪU SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁCTÀI LIỆU VÀ MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU MẪU SỔ ĐĂNG KÝ KHAI THÁC TÀI LIỆU Số Ngày, tháng Tên người Chức vụ, Số ký hiệu Trích yếu Xác nhận Xác nhận TT mượn VB khai thác đơn vị VB nội dung huy đơn vị người khai thác (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) MẪU DẤU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU * Dấu chứng thực từ nguyên tài liệu lưu trữ Chứng thực với nguyên hồ sơ lưu trữ Tài liệu từ Phông: Mục lục số: Hồ sơ số: Tờ số: Số chứng thực: Hà Nội, ngày tháng năm CHỈ HUY CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỨNG THỰC (Ký, đóng dấu) * Dấu chứng thực phần tài liệu lưu trữ Chứng thực phần văn bản, tài liệu hồ sơ lưu trữ Nội dung văn bản, tài liệu từ Phông: Mục lục số: Hồ sơ số: Tờ số: Số chứng thực: Hà Nội, ngày tháng năm CHỈ HUY CƠ QUAN, ĐƠN VỊ CHỨNG THỰC Báo cáo Thực tập tốt nghiệp (Ký, đóng dấu) Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Báo cáo Thực tập tốt nghiệp ... gồm phần sau: Phần I: Khảo sát đánh giá thực trạng công tác lưu trữ quan Bộ Tham mưu- Tổng cục II; Phần II: Thực hành nghiệp vụ lưu trữ; Phần III: Đề xuất, kiến nghị Báo cáo thực tập sản phẩm ghi... ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN BỘ THAM MƯU -TỔNG CỤC II Bộ Tham mưu (BTM), Tổng cục II (TCII) thành lập ngày 14 tháng năm 2006 theo Quyết định số 64/QĐ-BQP Bộ trưởng Bộ Quốc... Tổng cục, Bộ Tham mưu Tham mưu cho Thủ trưởng Bộ Tham mưu giúp Tổng cục đạo, quản lý nghiệp công tác văn thư, bảo mật quan, đơn vị, nhà trường Tổng cục Tham mưu, triển khai thực số nhiệm vụ công