Hạn chế Hệ Thống Thông Tin trong tổ chức doanh nghiệp Và Giải pháp

Hiện nay, có sự xuất hiện của nền kinh tế toàn cầu, sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức, cùng với sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt và sự xuất hiện của các tổ chức, doanh nghiệp số. Đã làm cho thông tin và HTTT ngày càng trở nên quan trọng đối với tổ chức, doanh nghiệp.Các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay sử dụng HTTT ở mọi cấp quản lí, không chỉ đảm nhận việc cung cấp báo cáo liên tục và chính xác, HTTT thực sự đã trở thành một công cụ, một vũ khí chiến lược để tổ chức, doanh nghiệp giành được các ưu thế cạnh tranh trên thị trường và duy trì những thế mạnh có sẵn. Bên cạnh những thế mạnh và vai trò mà HTTT mang lại cho tổ chức , doanh nghiệp thì nó cũng có một vài mặt hạn chế mà các tổ chức, doanh nghiệp cần khắc phục. Để hiểu rõ hơn về điều này thì nhóm trình bày vấn đề thảo luận: “ HẠN CHẾ HTTT TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC”

 BÀI TIỂU LUẬN MÔN: HTTT Quản Lý Đề tài: Hạn chế HTTT tổ chức doanh nghiệp Và Giải pháp Giáo viên hướng dẫn: Nhóm thực hiện: Mã lớp học phần: I LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay, có xuất kinh tế tồn cầu, chuyển dịch từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế dịch vụ dựa thông tin tri thức, với chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt xuất tổ chức, doanh nghiệp số Đã làm cho thông tin HTTT ngày trở nên quan trọng tổ chức, doanh nghiệp.Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng HTTT cấp quản lí, khơng đảm nhận việc cung cấp báo cáo liên tục xác, HTTT thực trở thành cơng cụ, vũ khí chiến lược để tổ chức, doanh nghiệp giành ưu cạnh tranh thị trường trì mạnh có sẵn Bên cạnh mạnh vai trò mà HTTT mang lại cho tổ chức , doanh nghiệp có vài mặt hạn chế mà tổ chức, doanh nghiệp cần khắc phục Để hiểu rõ điều nhóm em trình bày vấn đề thảo luận: “ HẠN CHẾ HTTT TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC” II NỘI DUNG BÀI TIỂU LUẬN 1, Thực Trạng áp dụng hệ thống thông tin Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) có vai trò ngày to lớn phát triển doanh nghiệp Với sách đầu tư kịp thời nhà nước, công nghệ thông tin có bước phát triển vượt bậc, góp phần quan trọng vào việc phát triển toàn diện kinh tế - xã hội nước ta, bật việc nghiên cứu, ứng dụng triển khai hệ thống thông tin (HTTT) hoạt động sản xuất kinh doanh Nhiều doanh nghiệp ứng dụng thành công số phần mềm tiên tiến hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP- Enterprise Resource Planning), quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM- Customer Relationship Management), quản lý chuỗi cung ứng (SCM - Supply Chain Management) giúp cho hoạt động quản lý tiến hành hiệu Việc áp dụng hệ thống thông tin doanh nghiệp giúp nâng cao suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm định tốt hơn, hiệu hơn, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu công việc Tuy nhiên, nhiều câu hỏi cần đặt xung quanh việc ứng dụng hiển nhiên không đề cập đến mặt hạn chế 2, Hạn chế HTTT tổ chức doanh nghiệp - Rào cản nhận thức vào ứng dụng : Rất nhiều doanh nghiệp khẳng định nhận thức rõ việc ứng dụng CNTT, song thực tế có số hiểu đầy đủ điều “Đầy đủ” nghĩa phải trả lời câu hỏi: Tại phải ứng dụng; ứng dụng cho phù hợp với đặc thù mình; ứng dụng Đa phần doanh nghiệp trả lời câu hỏi thứ nhất, dẫn đến tình trạng đầu tư chưa hướng hạn chế - phần lớn chi phí dành cho trang thiết bị, sở hạ tầng chưa trọng tới giải pháp, đào tạo - Chi phí phần mềm : Chi phí mà doanh nghiệp cần trả áp dụng hệ thống thơng tin thách thức số doanh nghiệp nhỏ vừa chưa phát triển hoạt động kinh doanh không ổn định Ngồi chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềm doanh nghiệp phải trả khoản tiền quyền tương đối lớn cho nhà sản xuất phần mềm hệ thống thơng tin đó, ước chừng thêm số tiền số tiền cho nhà tư vấn triển khai phần mềm Vì tổng chi phí bỏ doanh nghiệp cho dự án triển khai sản phẩm phần mềm hệ thống thơng tin lên cao Còn doanh nghiệp lớn việc áp dụng phần mềm hệ thống thơng tin khơng xác khiến cho doanh nghiệp tổn thất lớn gây ngưng trệ, giảm lợi nhuận doanh nghiệp - Mất thời gian để triển khai hệ thống: Việc áp dụng phương thức làm việc hoàn toàn tốn nhiềuthời gian để hoạt động doanh nghiệp nghiệp đơn vị triển khai phần mềm hệ thống thông tin khơng thống - Khó khăn việc triển khai phần mềm: Trong trình triển khai phần mềm hệ thống thơng tin, có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thay đổi, điều cần hai bên thơng báo xác kịp thời cho nhau, để đảm bảo hai bên biết họ đã, đang, làm Bởi nhà cung cấp phần mềm hệ thống thông tin khơng thực hiểu khách hàng cần dẫn đến việc thiết kế cấu hình cho phần mềm khơng phù hợp với mơ hình doanh nghiệp Cũng nhà lãnh đạo doanh nghiệp khơng hồn tồn tin tưởng nhà cung cấp, khơng muốn tiết lộ “bí kinh doanh”, dẫn tới đưa khơng đầy đủ thơng tin mơ hình hoạt động doanh nghiệp Điều gây tình trạng phần mềm hệ thống thơng tin làm khơng hồn chỉnh tương thích vào ổn định lại Khơng phải mua phần mềm, cài đặt phần mềm xong mà phải chuyển đổi liệu cũ lên phần mềm cần có thời gian ban đầu để làm quen với thao tác phần mềm + Phần mềm khơng có đầy đủ tính doanh nghiệp cần Bởi chủ yếu đơn vị cung cấp phần mềm hệ thống thơng tin trọn gói mà doanh nghiệp lại có thức hoạt động khác nên áp dụng phần mềm giống hệt cho tất doanh nghiệp + Khó khăn triển khai, thay đổi văn hóa làm việc truyền thống Bởi không cá nhân cần thay đổi cách thức làm việc mà doanh nghiệp Khi người quen với cách thức làm việc truyền thống, việc chuyển đổi sang cách thức thách thức mà khơng phải nhanh chóng thích ứng - Gây gia tăng rủi ro trình sản xuất, kinh doanh: Việc đơn giản hố dòng liệu hệ thống thuận lợi phần mềm hệ thống thông tin hoạt động trơn tru Tuy nhiên, cần phát sinh vấn đề khâu bất kỳ, công đoạn làm việc bị tắc nghẽn, kéo theo đình trệ tồn quy trình phía sau Cũng phải hiểu việc triển khai phần mềm hệ thống thông tin không ảnh hưởng đến phần định doanh nghiệp mà tất phận, hoạt động Nhà quản trị doanh nghiệp khơng phép liều với phần mềm hệ thống thông tin, giá phải trả giải pháp không phù hợp lớn: doanh nghiệp bị “chết” suốt quãng thời gian dài - Hiệu thấp: Hiệu công việc số phận hay tồn hệ thống khơng đáp ứng u cầu phát triển doanh nghiệp (phương pháp xử lý khơng chặt chẽ, giấy tờ, tài liệu trình bày kém, ùn tắc, tải ) Giải Pháp -Trên sở xác định rõ hạn chế yếu cần đề biện pháp để khắc phục yếu Nói chung khơng thể khắc phục yếu hệ thống lần, cần xác định chiến lược phát triển lâu dài gồm nhiều bước dựa hai nguyên tắc:  Nguyên tắc 1: Thay đổi hệ thống cách Vừa thay đổi hệ thống cũ không gây thay đổi đột ngột hoạt động doanh nghiệp  Nguyên tắc 2: Các bước phải tảng vững cho bước sau Các bước sau phải thể cải tiến, nâng cao so với bước trước, đồng thời kế thừa thành bước trước -Chuẩn bị lực lương lao động có tay nghề cao: Chuẩn bị người khâu quan trọng chuẩn bị khai phần mềm Cần có đồng lòng từ ban quản trị cấp cao đến nhân viên Để chuẩn bị tốt điều ban quản lý cần phải giải thích rõ tác dụng phần mềm bên cạnh cần phải tìm hiểu, quan tâm đến khó khăn nhân viên sử dụng phần mềm, cần động viên khen thưởng qua strinhf thực - Đổi công nghệ: đổi cơng nghệ, trang bị hệ thống máy tính cho toang hệ thống Cần có đổi đồng hệ thống cơng nghệ thơng tin tồn doanh nghiệp Một động muốn hoạt động tốt thiết phận phải tốt Tránh tình trạng tập trung đầu tưu thật tốt chỗ dẫn đến khập khiễng - Doanh nghiệp cần thiết nghiên cứu thật kĩ nhà cung cấp - Doanh nghiệp cần thành lập đội nghiên cứu giải pháp phần mềm hệ thống thông tin dự định mua III, Phần mềm EQR doanh nghiệp 1, Hạn Chế phần mềm - 80% khối lượng công việc trình triển khai ERP tư vấn, có 20% khối lượng lập trình Hầu hết dự án ERP không thành công việc tư vấn chưa tốt Đặc biệt Việt Nam, ERP khái niệm mới, chưa có chuyên gia tư vấn giỏi, có kinh nghiệm triển khai Đó lý loạt doanh nghiệp thất bại việc ứng dụng triển khai ERP hoạt động nghiệp vụ - Hơn nữa, phần mềm ERP tốt định chưa đến 50% thành công dự án triển khai ERP cho doanh nghiệp Yếu tố chủ quan doanh nghiệp (như nhận thức tâm ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên ) định tới 50% thành bại dự án ERP hệ thống phần mềm có phạm vi quản lý rộng tồn doanh nghiệp, thời gian triển khai dự án kéo dài (thường từ tháng đến vài năm) Tất yếu tố đẩy chi phí ERP lên cao để hồn thành việc triển khai dự án cho doanh nghiệp Do giá hệ thống ERP cao nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại - Ngồi ra, trình độ quản lý doanh nghiệp Việt Nam chưa cao, quy trình sản xuất chưa chuẩn hóa dẫn tới giải pháp ERP phải “gò ép” hệ thống theo phương pháp có doanh nghiệp khơng mang lại hiệu mong muốn Có nhiều doanh nghiệp triển khai không vận dụng hết lực hệ thống, đa phần dừng lại mức độ kiểm soát, chưa triển khai tính kế hoạch hóa điểm bật ERP - Giá hệ thống ERP cao nhiều so với việc trang bị nhiều phần mềm đơn lẻ cộng lại tính tích hợp phần mềm - Yếu tố chủ quan doanh nghiệp (như nhận thức tâm ban lãnh đạo doanh nghiệp, hệ thống quản lý, trình độ đội ngũ nhân viên ) … Giải Pháp - Khảo sát trạng xu hướng tương lai - Xây dựng tiêu chí nghiệp vụ, kỹ thuật, kinh phí rõ ràng - Qui trình hóa rõ ràng giai đoạn thực - Tìm nhà tư vấn giải pháp - Triển khai, thử nghiệm IV KẾT LUẬN HTTT đóng vai trò quan trọng việc nắm bắt hội phát triển mới, hỗ trợ thông tin chiến lược đời sống tổ chức, doanh nghiệp đóng vai trò trung gian tổ chức, doanh nghiệp môi trường, hệ thống định hệ thống tác nghiệp Tuy nhiên bên cạnh lợi HTTT có mặt hạn chế ảnh hưởng tới lợi ích tổ chức, doanh nghiệp Do tổ chức, doanh nghiệp đòi hỏi phải quan sát, tìm hiểu rõ hạn chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế để đưa giải pháp hiệu để đem lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp  ... cho tổ chức , doanh nghiệp có vài mặt hạn chế mà tổ chức, doanh nghiệp cần khắc phục Để hiểu rõ điều nhóm em trình bày vấn đề thảo luận: “ HẠN CHẾ HTTT TRONG TỔ CHỨC, DOANH NGHIỆP VÀ GIẢI PHÁP... trung gian tổ chức, doanh nghiệp môi trường, hệ thống định hệ thống tác nghiệp Tuy nhiên bên cạnh lợi HTTT có mặt hạn chế ảnh hưởng tới lợi ích tổ chức, doanh nghiệp Do tổ chức, doanh nghiệp đòi... - Doanh nghiệp cần thiết nghiên cứu thật kĩ nhà cung cấp - Doanh nghiệp cần thành lập đội nghiên cứu giải pháp phần mềm hệ thống thông tin dự định mua III, Phần mềm EQR doanh nghiệp 1, Hạn Chế