SỔ TAY GIẢI NGÂN dành cho KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

SỔ TAY GIẢI NGÂN dành cho KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Tháng năm 2006 i Bản quyền © 2006 Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế / NGÂN HÀNG THẾ GIỚI 1818 Phố H, N.W Washington, D.C 20433, U.S.A Xuất Lần thứ tháng 05 năm 2006 Lưu ý sử dụng: Sổ tay Giải ngân dành cho Khách hàng Ngân hàng Thế giới hướng dẫn cách thực sách quy trình giải ngân Ngân hàng Thế giới Sổ tay đưa liên kết trang web dẫn tới sách quy trình Ngân hàng Thế giới tham chiếu liên quan đến giải ngân Sổ tay không đưa cách trực tiếp xử lý tất tài liệu, sách, quy trình tham chiếu Người đọc phải tham khảo tài liệu nguồn để biết thêm chi tiết Sổ tay không tạo quyền pháp lý Các quyền có hiệp định pháp lý bên vay với Ngân hàng, Sổ tay khơng nhằm mục đích sử dụng để giải thích quyền ii Tháng 05 năm 2006 Bạn đọc thân mến Vụ Vốn Vay thuộc Ngân hàng Thế giới biên soạn Sổ tay Giải ngân dành cho Khách hàng Ngân hàng Thế giới dành cho cá nhân, người giám sát, quản lý, hàng ngày thực giải ngân khoản kinh phí dự án mà Ngân hàng Thế giới tài trợ quản lý Sổ tay hướng dẫn hữu ích tổ chức tài quản lý tài khoản chuyên dùng bên vay ngân hàng thương mại có cam kết đặc biệt Ngân hàng Thế giới Sổ tay thay Sổ tay Giải ngân xuất năm 1992 phản ảnh thay đổi sau sách quy trình Ngân hàng Thế giới: • Chính sách chi tiêu hợp lệ đưa vào tháng 04 năm 2004, sách mở rộng phạm vi khoản chi tiêu cấp kinh phí thông qua khoản cho vay đầu tư Ngân hàng Thế giới nước với thông số tài trợ quốc gia phê chuẩn tạo hội nhằm đơn giản hóa phương thức giải ngân Đối với dự án đầu tư không bị điều chỉnh thông số tài trợ quốc gia, bước giải ngân cho dự án mơ tả phụ lục I • Chính sách cho vay sách phát triển ban hành vào tháng 08 năm 2004, sách cập nhật sách hoạt động Ngân hàng việc cho vay điều chỉnh cấu đề cập đến bước chuẩn bị cho hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài giải ngân cho khoản vay • Việc đơn giản hóa tài liệu pháp lý Hướng dẫn Giải ngân cho Dự án Ngân hàng Thế giới thư giải ngân thực vào tháng 07 năm 2005 • Một khn khổ cho hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài giải ngân tổng hợp dành cho dự án đầu tư mà bước giải ngân hỗ trợ cho việc quản lý tài hỗ trợ cho bước chuẩn bị mua sắm dự án • Tính linh hoạt mở rộng khoản tạm ứng nhằm đảm bảo dự án áp dụng phương pháp giải ngân có đủ khả toán tiền mặt để đáp ứng nhu cầu vòng quay tiền mặt thấy từ trước và, thích hợp, hỗ trợ cho việc thu hút nguồn lực từ quỹ tiền vay quỹ tương tự đối tác phát triển khác • Tính linh hoạt mở rộng nhằm toán chứng từ việc sử dụng khoản vay để hỗ trợ cho việc sử dụng hệ thống quản lý tài riêng bên vay nhiều hơn, thúc đẩy việc báo cáo tóm tắt cách sử dụng khoản vay, giảm bớt gánh nặng báo cáo cho bên vay • Mẫu Xin Rút vốn (mẫu 2380) Mẫu iii SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI sử dụng để yêu cầu giải ngân, tốn chi phí, hai Mẫu thay mẫu Xin Rút vốn 1903 • Một trung tâm dịch vụ thơng tin giải ngân củng cố, qua người sử dụng đăng ký truy cập trực tuyến từ trang web bảo mật Ngân hàng Thế giới, Liên kết Khách hàng (Client Connection) Dù bạn có hay nhiều kinh nghiệm vấn đề giải ngân Ngân hàng Thế giới, hy vọng bạn nhận thấy Sổ tay hữu ích, chúng tơi hy vọng sổ tay giúp bạn hiểu tính linh hoạt mà Ngân hàng Thế giới tạo dựng trình xây dựng trì bước giải ngân mà chúng (a) hỗ trợ cho việc thực dự án tiết kiệm hiệu nhằm đạt kết phát triển, (b) đảm bảo khoản vay sử dụng theo mục đích định Sổ tay có CD-ROM Vụ Vốn vay thuộc Ngân hàng Thế giới thực địa trực tuyến từ • trang web Ngân hàng Thế giới (http://www.worldbank.org/projects, nhấn chuột vào Các Chính sách Thủ tục); • trang web bảo mật Ngân hàng Thế giới (http://clientconnection.worldbank.org, nhấn chuột vào Tham chiếu, tab Các Chính sách Thủ tục nhấn chuột vào Giải ngân) Sổ tay cập nhật thường xuyên nhằm phản ánh học kinh nghiệm, ý kiến phản hồi từ người sử dụng, thay đổi thực tiễn Chúng mong nhận ý kiến đóng góp bạn để sổ tay hoàn thiện mời bạn gửi ý kiến đóng góp qua thư email theo địa chỉ: Ngân hàng Thế giới 1818 H Street, N.W Washington, D.C 20433 U.S.A Gửi cho: Giám đốc Vụ Vốn vay Email: wbdisbursement@worldbank.org iv MỤC LỤC I Giới thiệu Pham vi áp dụng Các bước giải ngân Đến đâu cần giúp đỡ Liên kết khách hàng .3 Nếu cần trợ giúp thêm II Giải ngân khoản vay đầu tư .5 Chu trình dự án : Khái quát Giải ngân đầu tư .5 Các tài liệu then chốt Các điều khoản hiệp định Các điều kiện chung Hiệp định pháp lý Hiệp định dự án Hướng dẫn giải ngân Thư giải ngân Tài liệu thẩm định dự án 10 Các tài liệu hữu ích khác 10 Những ngày then chốt 10 III Xây dựng bước giải ngân 13 Các bước tài trợ cho khoản chi tiêu hợp lệ 13 Chi tiêu hợp lệ .13 Các hạng mục chi tiêu 14 Tỷ lệ giải ngân .14 Các điều kiện giải ngân 14 Tài trợ hồi tố .15 Tạm ứng chuẩn bị dự án 16 Các phí trả trước phí vay khác 16 Các bước giám sát hoạt động mua sắm, đấu thầu, quản lý tài giải ngân.16 Các bước Quản lý tài 17 Các bước mua sắm đấu thầu 17 Các bước giải ngân .17 Các phương pháp giải ngân 18 Chứng từ hỗ trợ 19 Chứng từ 19 Các báo cáo tóm tắt 20 Lưu giữ tài liệu 20 v SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI vi IV Rút khoản vay từ tài khoản vay 23 Các chữ ký ủy quyền .23 Các điều kiện giải ngân 24 Các mẫu đơn 24 Đơn xin rút vốn 25 Đơn xin cam kết đặc biệt 25 Các yêu cầu xử lý giải ngân 26 Báo cáo giải ngân 27 Thông tin giao dịch giải ngân 27 Các đồng tiền giao dịch 27 Các tỷ giá hối đoái sử dụng cho giải ngân 28 V Giải ngân cho bên vay 29 Cung cấp tài liệu bổ trợ cho hoạt động giải ngân 29 Các báo cáo sơ .29 Báo cáo tài kỳ chưa kiểm toán .30 Sao kê chi tiêu 30 Chứng từ 31 Các hợp đồng cần có xét duyệt trước Ngân hàng .32 Lưu giữ tài liệu 32 Sử dụng phương thức hoàn vốn 32 Phạm vi áp dụng 32 Giá trị tối thiểu 32 Thủ tục yêu cầu hoàn vốn 32 Sử dụng phương pháp tạm ứng 32 Phạm vi áp dụng 32 Tài khoản chuyên dùng .33 Mức trần .34 Tài liệu hỗ trợ .36 Quản lý tài khoản chuyên dùng .36 Tạm ứng chuẩn bị dự án vào tài khoản chuyên dùng 37 Tạm ứng dư thừa 37 Tài khoản chuyên dùng trình đình giải ngân .37 Đóng tài khoản chuyên dùng 37 Các thủ tục yêu cầu báo cáo khoản tạm ứng 38 VI Giải ngân cho bên thứ ba .41 Sử dụng phương thức toán trực tiếp 41 Phạm vi áp dụng 41 Giá trị tối thiểu 41 Tài liệu hỗ trợ .42 Lưu trữ chứng từ 42 Thủ tục yêu cầu toán trực tiếp .42 Sử dụng phương thức cam kết đặc biệt .42 Phạm vi áp dụng 42 Các điều khoản hạn chế .43 Giá trị tối thiểu 43 Thủ tục cấp cam kết đặc biệt .44 Thủ tục yêu cầu toán theo cam kết đặc biệt .44 Quản lý cam kết đặc biệt 44 MỤC LỤC VII Quản lý việc thực dự án hết hạn khoản vay .47 Các vấn đề giải ngân trình thực dự án .47 Những sửa đổi hiệp định pháp lý 47 Tái phân bổ 47 Những thay đổi xếp giải ngân .48 Xác định chi tiêu không hợp lệ 48 Khơng thực cam kết kiểm tốn 49 Đình giải ngân .49 Hoàn trả 49 Hủy bỏ 50 Hết hạn tài khoản vay .51 Quản lý ngày hết hạn 51 Ngày hết hạn giải ngân 51 Thanh tốn phí kiểm tốn cuối sau ngày hết hạn 51 Các vấn đề hợp đồng hết hạn 52 Các vấn đề tài khoản chuyên dùng đóng sổ .53 VIII Giải ngân khoản vay sách phát triển 55 Tổng quan 55 Các xếp cho hoạt động mua sắm đấu thầu quản lý tài 55 Các tài liệu quan trọng 56 Các điều khoản thỏa thuận 56 Các điều kiện chung 56 Hiệp định pháp lý .57 Thư giải ngân .57 Tài liệu chương trình 57 Các tài liệu hữu ích khác 58 Những mốc ngày quan trọng 58 Rút tiền vay .58 Các vấn đề giải ngân khác .59 Phí ban đầu phí vay khác .59 Phương thức rút tiền chậm bên vay IBRD 60 Ngày hết hạn .60 Phụ chương 61 A B C D E F Định nghĩa thuật ngữ 61 Bảng tóm tắt tài liệu, mốc ngày quan trọng bước giải ngân liên quan đến khoản vay đầu tư khoản vay sách phát triển .67 Website kết nối khách hàng 71 Mẫu thư giải ngân cho dự án đâu tư 75 Mẫu thư chữ ký ủy quyền dự án đầu tư 83 Mẫu đơn xin rút vốn tốn chi phí 85 Mẫu 2380 Đơn xin rút vốn dẫn điền đơn 86 Mẫu 2381 Đơn xin tạm ứng thành nhiều đợt theo kế hoạch dẫn điền đơn 88 Mẫu 2382 Danh sách khoản toán cho hợp đồng ngưỡng cần xét duyệt Ngân hàng 90 Ví dụ điền mẫu 91 vii SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI G H I J Mẫu sử dụng cho thư cam kết đặc biệt 115 Mẫu 1931 Đơn xin cấp thư cam kết đặc biệt – Hướng dẫn điền đơn 116 Mẫu 2015 Yêu cầu toán theo thư cam kết đặc biệt – Hướng dẫn điền đơn .119 Các ví dụ đơn hồn chỉnh .121 Bảng tham chiếu kiểm tra dành cho nhân viên dự án chuẩn bị đơn rút vốn .127 Thủ tục đặc biệt để tốn phí kiểm tốn qua tài khoản chuyển tạm có điều kiện .133 Giải ngân khoản tiền giữ lại 135 Phụ lục I II III viii Các sách thủ tục cho dự án đầu tư phê duyệt trước thiết lập thơng số tài quốc gia 137 Có kể từ năm 1992? 139 Các mẫu đơn cũ 143 I GIỚI THIỆU Sổ tay Giải ngân dành cho Khách hàng Ngân hàng giới hướng dẫn bước giải ngân khoản vay Ngân hàng Tái thiết Phát triển quốc tế (IBRD) Hiệp hội phát triển quốc tế (IDA) thực quản lý, hai tổ chức thuộc Tập đoàn Ngân hàng Thế giới gọi chung Ngân hàng Thế giới Ngân hàng Để xem định nghĩa thuật ngữ in màu xanh gạch chân, nhấn chuột vào từ xem phần tra cứu từ (Phụ lục A) Các định nghĩa Phụ lục A giới hạn phạm vi sổ tay không thay định nghĩa quy định văn sách Ngân hàng, Điều kiện Chung hiệp định pháp lý liên quan đến hoạt động riêng biệt cụ thể Ngồi ra, Sổ tay có đường dẫn, in màu xanh gạch chân, tới tài liệu chủ chốt có sẵn Website Ngân hàng giới Phạm vi áp dụng Sổ tay dành cho bên vay1 áp dụng tất khoản vay IBRD; khoản tín dụng IDA; khoản tạm ứng phạm vi Quỹ Chuẩn bị Dự án; khoản viện trợ tài trợ từ nguồn Ngân hàng, bao gồm các khoản viện trợ IDA Quỹ phát triển Thể chế Sổ tay áp dụng khoản viện trợ từ quỹ uỷ thác nhà tài trợ bên nhận thực Các quỹ uỷ thác bao gồm quỹ uỷ thác đồng tài trợ Ngân hàng giới quản lý chương trình đồng tài trợ mà đối tác phát triển yêu cầu Ngân hàng tiếp tục thực trách nhiệm việc soát xét yêu cầu giải ngân trừ phi, trường hợp đặc biệt, điều khoản hiệp định với đối tác phát triển nêu rõ yêu cầu giải ngân khác Sổ tay đề cập đến cách tài trợ theo khoản vay trừ khoản có quy định riêng Từ Chương II đến Chương VII, Sổ tay đưa quy trình giải ngân khoản vay nhằm toán khoản chi tiêu Bên tham gia vào hiệp định cho vay hiệp định tài trợ Ngân hàng thực hiện, cấp tín dụng viện trợ Vì mục đích sổ tay này, thuật ngữ trước hết sử dụng để nói đến nhân viên bên vay nhân viên thực dự án, người hàng ngày phải thực giải ngân SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI dự án hình thức cho vay đầu tư Chương VIII đề cập đến việc giải ngân khoản vay nhằm hỗ trợ cho việc vay vốn phát triển sách, việc giải ngân thực sở bên vay đáp ứng điều kiện vay theo đợt quy định Xem phụ lục B để biết thêm tóm tắt tương đối tài liệu dự án, ngày then chốt, bước giải ngân tương ứng với khoản vay để đầu tư khoản vay phát triển sách Các bước Giải ngân Các bước giải ngân hình thành sở sách quy trình hoạt động Ngân hàng xuất phát từ khoản Điều khoản hiệp định chung, điều đòi hỏi Ngân hàng phải thực bước nhằm đảm bảo khoản vay sử dụng vào mục đích vay, với quan tâm thỏa đáng tới tính kinh tế tính hiệu Trong trình xây dựng bước giải ngân nhằm đáp ứng yêu cầu dự án chương trình riêng biệt, bên vay nhân viên Ngân hàng khuyến khích • thực yêu cầu quốc gia dự án; • hỗ trợ cho việc sử dụng hệ thống quản lý tài bên vay thấy thích hợp, nhận thức bên vay người chịu trách nhiệm giải trình sau khoản vay mà việc thực để đảm bảo khoản vay sử dụng vào mục đích định; • xem xét bước giải ngân đơn giản sinh lợi cho bên vay; • cộng tác với đối tác phát triển khác khn khổ thơng qua quy trình yêu cầu đồng Các bước giải ngân khoản vay đầu tư bao gồm (a) phương pháp giải ngân sử dụng để thực toán cho bên vay cho bên thứ ba nhằm đảm bảo khoản vay cần thiết cho việc thực dự án suôn sẻ ln có sẵn kịp thời, (b) tài liệu hỗ trợ mà Ngân hàng yêu cầu bên vay cung cấp để chứng minh khoản vay sử dụng vào mục đích định Tùy thuộc vào khả quản lý tài khả mua sắm đánh giá bên vay, vào kế hoạch mua sắm yêu cầu vòng quay tiền mặt dự án, vào kinh nghiệm giải ngân Ngân hàng với bên vay với xem xét cụ thể quốc gia, bước giải ngân khác Các bước giải ngân khoản vay cho sách phát triển đơn giản nhiều: khoản vay giải ngân dựa việc thực dự án cách thỏa đáng bên vay cam kết khơng sử dụng khoản vay cho sách phát triển vào khoản chi tiêu loại trừ Ngân hàng SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI (tiếp theo) Số TT Yêu cầu Ghi chuẩn bị Trang tin kết nối khách hàng (Clientconnection) chức hỗ trợ đơn trực tuyến Thanh toán 11 Đồng tiền đơn số tiền có ghi rõ ràng xác khơng? Đơn trực tuyến điền trước mục tiền tệ tài khoản chuyên dùng cho loại đơn tương ứng với tài khoản chuyên dùng Đối với loại đơn khác, đơn trực tuyến có danh mục loại tiền giải ngân Đơn trực tuyến thể số tiền chữ nên người điền kiểm tra xem điền 12 Những dẫn tốn có rõ ràng quán với chứng từ kèm theo không? Tất thông tin tham chiếu ngân hàng (mã SWIFT, mã chi nhánh/sort code, số điện tín ABA) tham chiếu tài khoản (số tài khoản, IBAN) có đơn chưa? Đơn trực tuyền điền trước thông tin toán cho loại đơn tương ứng với tài khoản chuyên dùng Đối với loại đơn khác, đơn trực tuyến có danh mục kiểm tra ngân hàng có mã SWIFT liên quan 13 Có kinh phí hạng mục chi phí liên quan hạng mục, hay liệu có phẩi phân bổ lại kinh phí khơng? Có thể xem mục “Category detail” (Chi tiết hạng mục) phân bổ kinh phí 14 Các khoản chi phí kê đơn có phù hợp với hiệp định khơng? Có thể xem trang tin kết nôi khách hàng (Client connection) hiệp định thích hợp Liên hợp quốc 15 Các khoản chi hợp lệ thực vào ngày ký hay sau hay sau ngày hồi tố khơng? Xem mục “Loan Overview” (Khái quát vốn vay) ngày Chi phí Các khoản chi hợp lệ có phát sinh trước ngày kết thúc dự án không? Đơn điện tử yêu cầuu ngày điền vào không ngày hết hạn giải ngân? Ngày kết thúc dự án và/hoặc ngày hết hạn giải ngân qua chưa? Kế hoạch tạm ứng 16 Tổng số tiền phân bổ cho đợt tạm ứng có tương ứng với số tiền yêu cầu đơn không? Đơn điện tử nhập tổng số so sánh với số tiền yêu cầu đơn 17 Những ngày yêu cầu cấp vốn có sau ngày 10 ngày khơng? Nếu xin cấp vốn vào nhiều ngày, ngày có cách 30 ngày không? Đơn điện tử kiểm tra xem ngày đề có thuộc hạn mức phù hợp không? (tiếp theo) 130 PHỤ CHƯƠNG H - PHẦN THAM KHẢO VÀ DANH MỤC KIỂM TRA CHO NHÂN VIÊN DỰ ÁN CÓ NHIỆM VỤ CHUẨN BỊ ĐƠN XIN RÚT VỐN (tiếp theo) Số TT Yêu cầu Ghi chuẩn bị Trang tin kết nối khách hàng (Clientconnection) chức hỗ trợ đơn trực tuyến Sao kê 18 Đồng tiền số tiền kê có ghi rõ khơng liệu số tiền có phù hợp với chứng từ kèm theo khơng? n/a 19 Chứng từ kê có phù hợp với loại đơn khơng? Đơn trực tuyến có danh mục loại chứng từ 20 Tôi kiểm tra xem chứng từ có hồn chỉnh khơng? n/a 21 Tơi kèm theo đơn chứng từ yêu cầu không? n/a Ghi chú: n/a = Không áp dụng 131 132 PHỤ CHƯƠNG I QUY TRÌNH ĐẶC BIỆT VỀ CHI TRẢ PHÍ KIỂM TỐN QUA TÀI KHOẢN CHUYỂN TẠM CĨ ĐIỀU KIỆN Định nghĩa Một tài khoản chuyển tạm có điều kiện tài khoản dùng để gửi kinh phí giữ lại chờ toán cho hợp đồng cụ thể, phí hay khoản chi phí Việc thành lập tài khoản chuyển tạm có điều kiện đảm bảo tốn nhanh chóng khoản chi phí: đảm bảo có sẵn kinh phí để chi trả hố đơn đến hạn Thơng thường, chủ tài khoản đề xướng việc mở tài khoản chuyển tạm có điều kiện để rót kinh phí vào chờ sẵn để chi trả cho bên thứ ba làm đại lý giao kèo Quyền nghĩa vụ chủ tài khoản đại lý giao kèo quy định thỏa thuận văn ràng buộc khác Thủ tục Bên vay vốn Ngân hàng giới trả chi phí kiểm tốn cuối kỳ qua tài khoản chuyển tạm có điều kiện sau đây: • Văn thoả thuận mở tài khoản chuyển tạm có điều kiện ký chủ tài khoản, trường hợp bên vay vốn, đại lý giao kèo, thường ngân hàng thương mại trì tài khoản chuyển tạm có điều kiện Trong đa số trường hợp, ngân hàng trì tài khoản chuyên dùng dự án chọn ngân hàng thương mại khác xem xét Ngân hàng chấp nhận.Trong văn thoả thuận cần nêu rõ khoản trọn gói thống cần đề trả cho bên kiểm toán phần lại thực tạm ứng trước, phù hợp với hợp đồng kiểm toán cuối kỳ, cần nêu rõ trách nhiệm tương ứng ngân hàng thương mại bên vay vốn Phần sau có trình bày văn thoả thuận mẫu • Bên vay gửi số tiền thống từ tài khoản chuyên dùng vào tài khoản chuyển tạm có điều kiện tài khoản chuyên dùng có đủ số dư lại sau gửi tiền trình đơn xin toán trực tiếp cho phép Ngân hàng gửi tiền thẳng vào tài khoản chuyển tạm có điều kiện Có thể thực gửi tiền vào tài khoản chuyển tạm có điều kiện trước ngày hết hạn muộn vào thời hạn giải ngân • Ngân hàng thương mại toán cho bên kiểm toán việc kiểm toán kết thúc bên vay vốn chấp nhận kết kiểm toán Bên vay giữ lại hoá đơn, biên lai bên kiểm toán cung cấp Bên vay vốn hoàn lại cho Ngân hàng số tiền gửi tài khoản chuyển tạm có điều kiện vượt số tiền thực trả cho bên kiểm toán 133 SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Mẫu Văn thoả thuận Bên vay vốn Ngân hàng thương mại Kính gửi: [Ngân hàng thương mại] [Địa chỉ] [Tên bên vay] (là “Chủ tài khoản” muốn mở tài khoản chuyển tạm có điều kiện để toán hợp đồng kiểm toán cuối kỳ kèm theo với [tên bên kiểm toán] (“bên kiểm toán”) [Tên ngân hàng thương mại] (“đại lý tạm thời”) đồng ý mở trì tài khoản chuyển tạm có điều kiện nhằm phục vụ mục đích Đại lý giao kèo xác nhận không chấp nhận yêu cầu nhằm toán bù trừ, phong toả, hay tịch biên tiền gửi tài khoản chuyển tạm có điều kiện Thiết lập tài khoản Đại lý giao kèo mở tài khoản chuyển tạm có điều kiện với tên Chủ tài khoản đặt số tài khoản Chủ tài khoản gửi [đồng tiền số tiền] vào tài khoản chuyển tạm có điều kiện Thơng báo tài khoản Đại lý giao kèo cung cấp kê tài khoản hàng tháng Khi nhận yêu cầu toán bên Kiểm tốn, Đại lý giao kèo thơng báo cho Chủ tài khoản biết Chủ tài khoản uỷ quyền cho Đại lý giao kèo tiến hành tốn vòng ngày làm việc Đóng tài khoản Tài khoản đóng sau yêu cầu toán bên Kiểm toán thực theo điều khoản hợp đồng Bất kỳ số tiền chưa sử dụng chuyển lại cho Chủ tài khoản Chủ tài khoản ký tên: _ [Tên Chủ tài khoản] _ [Địa chỉ] _ Ngày: _ Thoả thuận: Ngày phê duyệt tài khoản: _ Số tài khoản cấp: _ Đại lý giao kèo ký tên: _ [Tên Đại lý giao kèo]: [Địa chỉ] _ 134 PHỤ CHƯƠNG J GIẢI NGÂN TIỀN GIỮ LẠI Tính hợp lệ Tiền giữ lại khoản chi phí hợp lệ hợp đồng xây dựng kết thúc, cơng trình xây dựng tạm thời nghiệm thu trước ngày hết hạn khoản vay, hợp động có quy định phương án trả tiền giữ lại bảo lãnh ngân hàng theo yêu cầu biện pháp bảo đảm thực phù hợp khác có yêu cầu Khi hết thời hạn trách nhiệm sai phạm cơng trình, bên vay giữ lại xác nhận giám đốc dự án nhà thầu sửa chữa toàn lỗi sai phạm thơng báo; theo sách tiêu chuẩn, bên vay hoàn lại cho Ngân hàng số tiền rút vượt số tiền khoản chi hợp lệ Hành động nhanh chóng Thủ tục Để giải ngân cho khoản toán cho tiền giữ lại, bên vay nộp đơn rút vốn cho Ngân hàng (a) hồ sơ chứng từ cần cho khoản chi phí hợp đồng, ngồi hồ sơ chứng từ theo yêu cầu cần cung cấp thêm chứng việc nghiệm thu tạm thời bảo lãnh ngân hàng: (b) hợp đồng giải ngân sở kê chi tiêu hay báo cáo tài kỳ, giữ lại chứng từ cung cấp cho bên kiểm tốn Ngân hàng Để thực dự án có hiệu lập kế hoạch mua sắm hợp lý, điều quan trọng bên vay (a) khẩn trương làm việc để chi số tiền giữ lại theo giấy bảo lãnh ngân hàng theo yêu cầu bảo đảm thực phù hợp khác; (b) giám sát công tác sữa chữa bên nhà thầu tất sai phạm dự án thông báo; (c) chuẩn bị giấy xác nhận giám đốc dự án công tác sửa chữa tất sai phạm thời kỳ chịu trách nhiệm sửa chữa sai sót giám đốc dự án cấp giấy xác nhận 135 PHỤ LỤC I CHÍNH SÁCH VÀ THỦ TỤC CHO DỰ ÁN ĐẦU TƯ ĐƯỢC PHÊ DUYỆT TRƯỚC KHI THIẾT LẬP CÁC THƠNG SỐ TÀI CHÍNH QUỐC GIA Chính sách thủ tục mô trả bảng sau áp dụng cho dự án thẩm định trước thơng số tài quốc gia thiết lập cho quốc gia, sau xác lập thơng số tài quốc gia hiệp định pháp lý cho dự án sửa đổi để áp dụng sách Các sách thủ tục áp dụng cho dự án nước khơng có thơng số tài quốc gia Mục Chính sách hay thủ tục Tính hợp lệ chi tiêu Những khoản sau không hợp lệ để Ngân hàng cấp kinh phí: • thuế hải quan hay thuế nước bên vay thu; • chi phí đất đai trừ Hội đồng đất đai Ngân hàng phê duyệt bối cảnh cai cải đất đai làng xã; • khoản phạt trả chậm bên cung ứng đặt trừ khoản phạt phát sinh liên quan đến khoản toán bị tranh chấp trọng tài giải • Các khoản chi phí nước (định nghĩa Điều kiện chung, tháng 7/2005), trừ hiệp định dự án quy định cung cấp kinh phí cho khoản chi phí địa phương Tài trợ hồi tố Hạn chế mức 10% khoản vay dự án phát triển Tỷ lệ phần trăm giải ngân Phải sử dụng tỷ lệ giải ngân giảm dần khoản chi tiêu không thường xuyên Tỷ lệ phần trăm giải ngân tiêu chuẩn thiết lập sở nước áp dụng cho dịch vụ tư vấn nhân viên đơn vị thực dự án 137 PHỤ LỤC II CĨ GÌ MỚI KỂ TỪ NĂM 1992? Phiên trước Sổ tay giải ngân cho bên vay vốn Ngân hàng giới phát hành năm 1992 Trong giai đoạn 2002 – 2006, Ngân hàng đưa số cải tiến để đại đơn giản hoá sách thủ tục vấn đề cho vay vốn đầu tư Cuốn sổ tay năm 2006 thể thay đổi gần thay đổi tóm lược bảng sau Những xẩy với Thủ tục Tài khoản đặc biệt? Thuật ngữ dùng để nói đến tài khoản giữ tiền ứng trước Ngân hàng giải ngân tài khoản chuyên dùng Các tài khoản chuyên dùng tách ra, tức để dùng riêng cho khoản tạm ứng Ngân hàng giới cho dự án (tương tự tài khoản đặc biệt trước đây, nhóm chung lại, tức kinh phí Ngân hàng giới để chung với nguồn bên vay và/hoặc để với nguồn kinh phí đối tác phát triển khác Xem phần “Sử dụng phương pháp tạm ứng” Chương V Thư đảm bảo? Trước đây, Ngân hàng yêu cầu ngân hàng thương mại có thư đảm bảo để đảm bảo với Ngân hàng số tiền để tài khoản chun dùng khơng bị tthanh tốn bù trừ, hay bị phong toả tịch biên để đáp ứng khoản ngân hàng thương mại cho bên vay Hiện Ngân hàng không yêu cầu phải có thư nữa, nhiên, Ngân hàng có quyền khơng chấp nhận để đơn vị tài mở trì tài khoản chuyên dùng đơn vị thực hay thực hành động khoản tiền thuộc khoản vay Ngân hàng tài khoản chuyên dùng mở đơn vị tài (xem mục 5.6 phần Hướng dẫn giải ngân) Bên vay có trách nhiệm chọn đơn vị tài để mở tài khoản chuyên dùng cần bảo đảm điều khoản điều kiện chấp nhận Ngân hàng (xem phần “Sử dụng phương pháp tạm ứng” Chương V Rót vốn bổ sung thu hồi? Tài khoản đặc biệt trước mở sử dụng giống quỹ quay vòng, tức là, sau Ngân hàng giải ngân khoản vốn phép vào tài khoản đặc biệt, thường bên vay yêu cầu Ngân hàng thực khoản giải ngân với số tiền tỷ lệ Ngân hàng chứng từ kèm theo Khi ngày đóng cửa dự án đến gần, bên vay yêu cầu cung cấp chứng từ cho khoản kinh phí cuối lấy từ tài khoản đặc biệt Khơng có giải ngân có thực giao dịch để thu hồi đóng tài khoản đặc biệt Hiện tiến hành giải ngân khoản ứng trước vào tài khoản đặc biệt báo cáo tình hình sử dụng vốn ứng trước vào thời gian riêng biệt Có thể yêu cầu tạm ứng nhiều lần cần để đảm bảo đủ khả tốn tiền mặt để giảm chi phí tiền lãi chừng số tiền phạm vị mức trần cho vốn ứng trước Báo cáo tình hình sử dụng tiền ứng cần thực định kỳ (như quy định thư giải ngân) không cần phải gửi kèm theo đơn yêu cầu giải ngân bổ sung Xem phần “Sử dụng phương pháp tạm ứng” Chương V (tiếp theo) 139 SỔ TAY GIẢI NGÂN DÀNH CHO KHÁCH HÀNG CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Những xẩy với Thủ tục Hạn mức sử dụng kê chi tiêu Hạn mức sử dụng cho kê chi tiêu dựa loại chi phí (hàng hố, xây dựng bản, hay dịch vụ) nói chung lên hệ với ngưỡng xem xét trước mua sắm Do thay đổi hướng dẫn mua sắm đấu thầu Ngân hàng năm 2004, việc liên hệ hạn mức kê chi tiêu với ngưỡng xem xét trước mua sắm khơng phù hợp Thay vào đó, đội quản lý dự án Ngân hàng xác định sở dự án phải cung cấp thêm chứng từ (tức hoá đơn, biên lai) để xác nhận cho khoản giải ngân thực sở Hoàn vốn hay sử dụng phương pháp tạm ứng Khi bên vay có tổ chức quản lý tài thoả đáng, Ngân hàng khuyến khích việc sử dụng báo cáo tóm tắt (cụ thể báo cáo tài định kỳ chưa kiểm tốn) để xác nhận tất yêu cầu Hoàn vốn để báo cáo tình hình sử dụng vốn ứng trước Xem phần “Chứng từ kèm theo” chương III Mẫu đơn 1903? Mẫu đơn xin rút vốn 1903 với mẫu 1903A (trước dùng cho khoản vốn vay sách phát triển) 1903 (trước sử dụng với báo cáo quản lý dự án và/hoặc báo cáo theo dõi tài chính) khơng dùng Mẫu đơn 1903 thay mẫu đơn mẫu 2380 Mẫu dùng để yêu cầu tạm ứng và/hoặc để toán chứng từ khoản tạm ứng từ trước, để yêu cầu hoàn vốn tốn trực tiếp cho chi phí kê, yêu cầu giải ngân cho đợt vốn vay sách phát triển Mấu đơn 2381 bổ sung cho mẫu 2380 giới thiệu để tạo cho bên vay linh hoạt yêu cầu Ngân hàng tạm ứng thành nhiều đợt theo kế hoạch Mẫu Yêu cầu tạm ứng theo kế hoạch cho phép bên vay gửi đơn rút vốn cho Ngân hàng yêu cầu giải ngân thành nhiều đợt, nhờ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập kế hoạch quản lý tiền mặt giảm bớt chi phí tài tạo khả toán tiền mặt Xem phần “ Đơn xin rút vốn” chương IV Bảng tóm tắt? Trước đây, bên vay yêu cầu đính kèm tóm tắt vào đơn nhằm tóm lược khoản chi phí hợp lệ trình bày đơn Bản tóm tắt khơng cần thơng tin mà Ngân hàng u cầu trình bày ln đơn hay lấy từ chứng từ kèm theo Có mẫu đơn đưa mẫu 2832 Danh mục toán hợp đồng cho hợp đồng thuộc đối tượng phải Ngân hàng xem xét trước đủ nhiều trường hợp Xem phần “Chứng từ kèm theo” chương III Báo cáo theo dõi tài giải ngân vào báo cáo? Năm 1998, Ngân hàng giới thiệu khái niệm sử dụng báo cáo tài (theo mẫu ngân hàng định ra) để xác nhận khoản giải ngân Vấn đề không đề cập đến sổ tay xuất năm 1992 trình bày với bên vay vốn tài liệu khác, gần Báo cáo theo dõi tài dự án Ngân hàng giới cấp vốn: Hướng dẫn cho bên vay vốn (xuất năm 2002) Dựa kinh nghiệm Ngân hàng báo cáo theo dõi tài (và tài liệu trước báo cáo quản lý dự án) ý kiến phản hồi quan trọng bên vay, mẫu nội dung báo cáo tài Ngân hàng yêu cầu sửa lại cho đơn giản Mẫu nội dung báo cáo phải Ngân hàng chấp nhận Ngân hàng khơng quy định mẫu báo cáo cụ thể Nếu bên vay vốn lập báo cáo tài định kỳ hệ thống thể tất nguồn việc sử dụng kinh phí cho dự án hạn xác bên vay dùng ln báo cáo để báo cáo xác nhận giải ngân Nêu bên vay cần xây dựng hệ thống riêng biệt, mẫu nội dung báo cáo cần phải thích hợp cho dự án lực làm báo cáo bên vay (tiếp theo) 140 PHỤ LỤC II - CĨ GÌ MỚI KỂ TỪ NĂM 1992? Những xẩy với Thủ tục Sử dụng báo cáo tài chính1 để xác nhận giải ngân khơng phải phương pháp giải ngân tách biệt mà mẫu thay cho tóm tắt chứng từ kèm theo Mẫu có sẵn cho tất bên vay quản lý tài chấp nhận Xem phần “Cung cấp chứng từ kèm theo để xác nhận hỗ trợ giải ngân” Chương V Chi tiết giải ngân văn hiệp định pháp lý? Tính tới ngày 1.7.2005, vấn đề xếp giải ngân cho dự án nêu rõ hiệp định pháp lý Sao kê hạn mức chi tiêu nêu phụ chương a điều khoản điều kiện tài khoản đặc biệt nêu trogn phụ chương Hiện việc xếp giải ngân nêu Hướng dẫn giải ngân thư giải ngân Trong Hướng dẫn có điều khoản giải ngân tiêu chuẩn áp dụng cho tất dự án điều khoản cụ thể cho dự án (và cách áp dụng) quy định cho bên vay thư giải ngân Thư giải ngân phần tài liệu đàm phán hoàn chỉnh trình đàm phán Thư giải ngân phần tài liệu ký kết ràng buộc hai bên Thay đổi tạo điều kiện dễ dàng cho việc điều chỉnh thu xếp tổ chức giải ngân cần thiết q trình thực dự án Khi cần cố thay đổi tổ chức giải ngân, Ngân hàng cấp thư giải ngân theo tinh thần trao đổi với bên vay Xem phần “Tài liệu chủ chốt” chương III Thuế tỷ lệ phần trăm giải Trước đây, Ngân hàng nêu rõ mục không hợp lệ để Ngân hàng cấp vốn Một mục thuế, Ngân hàng xây dựng tỷ lệ phần trăm giải ngân tiêu chuẩn cho nước áp dụng tỷ lệ với ngân tiêu chuẩn? dịch vụ chuyên gia tư vấn cho dừng dự án nhằm mục đích đảm bảo Ngân hàng khơng cấp kinh phí số tiền thuế dự tính Các mục khác khơng hợp lệ để cấp kinh phí thuế hải quan, chi phí đất đai, tiền phạt chậm tốn bên cung ứng yêu cầu, chi phí vận chuyển địa phương Do kết lần sửa đổi tính hợp lệ chi phí năm 2004, dự án nước có thơng số tài quốc gia duyệt, khoản tiền thuộc vốn vay Ngân hàng cấp kinh phí cho tất khoản chi phí cần thiết để đáp ứng mục tiêu phát triển hoạt động khoản vay hỗ trợ, bao gồm mục nói đây, phù hợp với thơng số nhu cầu dự án Xem phụ lục I để biết thêm thông tin bổ sung hạn chế áp dụng vào dự án phê duyệt trước thiết lập thông số tài quốc gia Xem thêm Chính sách điều hành 6.00 phần Tài trợ Ngân hàng Hệ thống kiểm soát tổng hợp Trước đây, bên vay truy cập thông tin giải ngân từ trang tin điện tử hệ thống kiểm soát kết hợp Ngân hàng (ICS) Vào tháng 11/2004, trang tin thay trang tin Kết nối khách hàng Ngân hàng (http:// clientconnection.worldbank.org) Trang tin kết nối khách hàng cung cấp nhiều thông tin có nhiều tính Xem phụ lục C Hiện loại báo cáo đề cập đến Hiệp định pháp lý báo cáo tài sơ chưa kiểm toán 141 PHỤ LỤC III MẪU ĐƠN CŨ Ngân hàng phát hành mẫu đơn xin rút vốn mẫu đơn bổ sung Những mẫu đơn có trang tin điện tử kết nối khách hàng (clientconnection) phụ lục F sổ tay Ngân hàng tiếp tục nhận đơn theo mẫu in sẵn phát từ trước cho bên vay giai đoạn chuyển đổi Những mẫu đơn cũ gồm có: • Mẫu 1903 3E: Đơn xin rút vốn - Sao kê chi tiêu - Chi tiết hợp đồng • Mẫu 1903 4E: Đơn xin rút vốn – Sao kê tóm tắt, mẫu tự • Mẫu 1903A: Đơn xin rút vốn thuộc Hiệp định vay vốn hay Hiệp định tín dụng phát triển • Mẫu 1903B: Đơn xin rút vốn sử dụng Báo cáo quản lý dự án • Mẫu 1903 1E: Đơn xin rút vốn • Mẫu 1903 2E: Đơn xin rút vốn – Sao kê tóm tắt 143 144