Trong quá trình xây dựng các bước giải ngân nhằm đáp ứng được các yêu cầu này đối với các dự án hoặc chương trình riêng biệt, các bên vay và nhân viên Ngân hàng được khuyến khích • thực
Trang 1Tháng 5 năm 2006
NGÂN HÀNG THẾ GIỚI
Trang 2Washington, D.C 20433, U.S.A
Xuất bản Lần thứ nhất tháng 05 năm 2006
Lưu ý khi sử dụng: Sổ tay Giải ngân dành cho các Khách hàng của Ngân hàng Thế giới hướng dẫn cách thực hiện
các chính sách và các quy trình giải ngân của Ngân hàng Thế giới Sổ tay đưa ra các liên kết trên trang web dẫn tới các chính sách và các quy trình của Ngân hàng Thế giới được tham chiếu liên quan đến giải ngân
Sổ tay này không đưa ra cách trực tiếp xử lý tất cả các tài liệu, chính sách, và các quy trình được tham chiếu Người đọc phải tham khảo các tài liệu nguồn để biết thêm chi tiết Sổ tay không tạo ra bất kỳ quyền pháp lý nào Các quyền này chỉ có trong các hiệp định pháp lý của bên vay với Ngân hàng, và Sổ tay không nhằm mục đích sử dụng để giải thích về các quyền đó
Trang 3Giải ngân dành cho các Khách hàng của Ngân hàng Thế giới
dành cho các cá nhân, những người giám sát, quản lý, hoặc hàng ngày thực hiện giải ngân các khoản kinh phí của dự án
mà Ngân hàng Thế giới tài trợ hoặc quản lý Sổ tay này còn
là một hướng dẫn hữu ích đối với các tổ chức tài chính hiện đang quản lý các tài khoản chuyên dùng của bên vay và đối với các ngân hàng thương mại hiện đang có được các cam kết đặc biệt của Ngân hàng Thế giới
Sổ tay mới này thay thế Sổ tay Giải ngân xuất bản năm 1992
và phản ảnh những thay đổi sau trong các chính sách và các quy trình của Ngân hàng Thế giới:
• Chính sách chi tiêu hợp lệ được đưa ra vào tháng 04 năm
2004, chính sách đã mở rộng phạm vi các khoản chi tiêu được cấp kinh phí thông qua các khoản cho vay đầu tư của Ngân hàng Thế giới tại các nước với các thông số tài trợ của quốc gia đã được phê chuẩn và tạo ra cơ hội nhằm đơn giản hóa phương thức giải ngân Đối với các
dự án đầu tư không bị điều chỉnh bởi các thông số tài trợ quốc gia, các bước giải ngân cho các dự án này được mô
tả trong phụ lục I
• Chính sách cho vay đối với chính sách phát triển được ban hành vào tháng 08 năm 2004, chính sách này đã cập nhật chính sách hoạt động của Ngân hàng trong việc cho vay điều chỉnh cơ cấu và cũng đề cập đến các bước chuẩn bị cho các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân cho khoản vay như vậy
• Việc đơn giản hóa tài liệu pháp lý và những Hướng dẫn Giải ngân cho các Dự án của Ngân hàng Thế giới và thư giải ngân được thực hiện vào tháng 07 năm 2005
• Một khuôn khổ cho các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân tổng hợp dành cho các dự
án đầu tư mà tại đây các bước giải ngân hỗ trợ cho việc quản lý tài chính và hỗ trợ cho các bước chuẩn bị mua sắm của dự án
• Tính linh hoạt mở rộng đối với các khoản tạm ứng nhằm đảm bảo rằng các dự án đang áp dụng phương pháp giải ngân này có đủ khả năng thanh toán bằng tiền mặt để đáp ứng được các nhu cầu về vòng quay tiền mặt có thể thấy được từ trước và, khi thích hợp, sẽ hỗ trợ cho việc thu hút các nguồn lực từ các quỹ tiền vay hoặc các quỹ tương tự của các đối tác phát triển khác
• Tính linh hoạt mở rộng nhằm quyết toán chứng từ về việc sử dụng các khoản vay để hỗ trợ cho việc sử dụng các hệ thống quản lý tài chính riêng của bên vay nhiều hơn, thúc đẩy việc báo cáo tóm tắt về cách sử dụng các khoản vay, và giảm bớt gánh nặng báo cáo cho bên vay
• Mẫu Xin Rút vốn mới (mẫu 2380) Mẫu này có thể được
Trang 4Dù bạn có ít hay nhiều kinh nghiệm về vấn đề giải ngân của Ngân hàng Thế giới, chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ nhận thấy Sổ tay này là hữu ích, chúng tôi hy vọng rằng sổ tay sẽ giúp bạn hiểu được tính linh hoạt mà Ngân hàng Thế giới đang tạo dựng trong quá trình xây dựng và duy trì các bước giải ngân mà chúng (a) sẽ hỗ trợ cho việc thực hiện dự án tiết kiệm và hiệu quả nhằm đạt được các kết quả phát triển,
và (b) đảm bảo được rằng các khoản vay được sử dụng theo đúng các mục đích đã định
Sổ tay đã có trên CD-ROM do Vụ Vốn vay thuộc Ngân hàng Thế giới thực hiện tại địa chỉ như dưới đây và trực tuyến từ
• trang web của Ngân hàng Thế giới (bank.org/projects, nhấn chuột vào Các Chính sách và Thủ tục);
http://www.world-• trang web bảo mật của Ngân hàng Thế giới (connection.worldbank.org, nhấn chuột vào Tham chiếu,
http://client-và dưới tab Các Chính sách http://client-và Thủ tục nhấn chuột http://client-vào Giải ngân)
Sổ tay sẽ được cập nhật thường xuyên nhằm phản ánh các bài học kinh nghiệm, ý kiến phản hồi từ những người sử dụng, và những thay đổi trong thực tiễn Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các bạn để cuốn sổ tay được hoàn thiện hơn và mời các bạn gửi ý kiến đóng góp qua thư hoặc email theo địa chỉ:
Ngân hàng Thế giới
1818 H Street, N.W
Washington, D.C 20433U.S.A
Gửi cho: Giám đốc Vụ Vốn vayEmail: wbdisbursement@worldbank.org
Trang 5iv v
I Giới thiệu 1
Pham vi áp dụng 1
Các bước giải ngân .2
Đến đâu khi cần giúp đỡ .3
Liên kết khách hàng 3
Nếu cần trợ giúp thêm .3
II Giải ngân các khoản vay đầu tư 5
Chu trình dự án : Khái quát về Giải ngân đầu tư 5
Các tài liệu then chốt .7
Các điều khoản trong hiệp định 7
Các điều kiện chung 7
Hiệp định pháp lý 8
Hiệp định dự án 8
Hướng dẫn giải ngân 8
Thư giải ngân 9
Tài liệu thẩm định dự án .10
Các tài liệu hữu ích khác 10
Những ngày then chốt 10
III Xây dựng các bước giải ngân 13
Các bước tài trợ cho các khoản chi tiêu hợp lệ 13
Chi tiêu hợp lệ .13
Các hạng mục chi tiêu .14
Tỷ lệ giải ngân .14
Các điều kiện giải ngân .14
Tài trợ hồi tố .15
Tạm ứng chuẩn bị dự án .16
Các phí trả trước và các phí vay khác .16
Các bước giám sát các hoạt động mua sắm, đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân 16 Các bước Quản lý tài chính 17
Các bước mua sắm và đấu thầu .17
Các bước giải ngân .17
Các phương pháp giải ngân .18
Chứng từ hỗ trợ 19
Chứng từ .19
Các báo cáo tóm tắt 20
Lưu giữ tài liệu 20
Trang 6vi vii
IV Rút các khoản vay từ tài khoản vay .23
Các chữ ký đã được ủy quyền .23
Các điều kiện giải ngân 24
Các mẫu đơn .24
Đơn xin rút vốn 25
Đơn xin cam kết đặc biệt .25
Các yêu cầu xử lý giải ngân .26
Báo cáo giải ngân .27
Thông tin về các giao dịch giải ngân .27
Các đồng tiền giao dịch .27
Các tỷ giá hối đoái được sử dụng cho giải ngân .28
V Giải ngân cho bên vay .29
Cung cấp các tài liệu bổ trợ cho hoạt động giải ngân 29
Các báo cáo sơ bộ .29
Báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán .30
Sao kê chi tiêu .30
Chứng từ .31
Các hợp đồng cần có sự xét duyệt trước của Ngân hàng .32
Lưu giữ tài liệu .32
Sử dụng phương thức hoàn vốn 32
Phạm vi áp dụng .32
Giá trị tối thiểu 32
Thủ tục yêu cầu hoàn vốn .32
Sử dụng phương pháp tạm ứng .32
Phạm vi áp dụng .32
Tài khoản chuyên dùng 33
Mức trần .34
Tài liệu hỗ trợ .36
Quản lý tài khoản chuyên dùng .36
Tạm ứng chuẩn bị dự án vào tài khoản chuyên dùng .37
Tạm ứng dư thừa .37
Tài khoản chuyên dùng trong quá trình đình chỉ giải ngân .37
Đóng tài khoản chuyên dùng .37
Các thủ tục yêu cầu và báo cáo các khoản tạm ứng .38
VI Giải ngân cho các bên thứ ba .41
Sử dụng phương thức thanh toán trực tiếp .41
Phạm vi áp dụng .41
Giá trị tối thiểu .41
Tài liệu hỗ trợ .42
Lưu trữ chứng từ .42
Thủ tục yêu cầu thanh toán trực tiếp .42
Sử dụng phương thức cam kết đặc biệt .42
Phạm vi áp dụng .42
Các điều khoản hạn chế .43
Giá trị tối thiểu .43
Thủ tục cấp cam kết đặc biệt .44
Thủ tục yêu cầu thanh toán theo cam kết đặc biệt .44
Quản lý cam kết đặc biệt .44
Trang 7vi vii
VII Quản lý việc thực hiện dự án và hết hạn khoản vay .47
Các vấn đề giải ngân trong quá trình thực hiện dự án .47
Những sửa đổi đối với hiệp định pháp lý .47
Tái phân bổ 47
Những thay đổi về các sắp xếp giải ngân .48
Xác định chi tiêu không hợp lệ .48
Không thực hiện các cam kết kiểm toán 49
Đình chỉ giải ngân .49
Hoàn trả .49
Hủy bỏ .50
Hết hạn tài khoản vay .51
Quản lý ngày hết hạn .51
Ngày hết hạn giải ngân .51
Thanh toán phí kiểm toán cuối cùng sau ngày hết hạn .51
Các vấn đề về hợp đồng khi hết hạn .52
Các vấn đề về tài khoản chuyên dùng khi đóng sổ .53
VIII Giải ngân đối với các khoản vay chính sách phát triển 55
Tổng quan .55
Các sắp xếp cho hoạt động mua sắm đấu thầu và quản lý tài chính .55
Các tài liệu quan trọng .56
Các điều khoản thỏa thuận .56
Các điều kiện chung .56
Hiệp định pháp lý .57
Thư giải ngân .57
Tài liệu chương trình .57
Các tài liệu hữu ích khác .58
Những mốc ngày quan trọng .58
Rút tiền vay .58
Các vấn đề giải ngân khác 59
Phí ban đầu và các phí vay khác .59
Phương thức rút tiền chậm đối với các bên vay của IBRD 60
Ngày hết hạn .60
Phụ chương .61
A Định nghĩa các thuật ngữ 61
B Bảng tóm tắt các tài liệu, mốc ngày quan trọng và các bước giải ngân liên quan đến các khoản vay đầu tư và các khoản vay chính sách phát triển 67
C Website kết nối khách hàng .71
D Mẫu thư giải ngân cho một dự án đâu tư 75
E Mẫu thư chữ ký ủy quyền đối với một dự án đầu tư .83
F Mẫu đơn xin rút vốn và quyết toán chi phí 85
Mẫu 2380 Đơn xin rút vốn và chỉ dẫn điền đơn .86
Mẫu 2381 Đơn xin tạm ứng thành nhiều đợt theo kế hoạch và chỉ dẫn điền đơn .88
Mẫu 2382 Danh sách các khoản thanh toán cho các hợp đồng trên ngưỡng cần xét duyệt của Ngân hàng 90
Ví dụ điền mẫu .91
Trang 8viii 1
G Mẫu sử dụng cho thư cam kết đặc biệt .115
Mẫu 1931 Đơn xin cấp thư cam kết đặc biệt – Hướng dẫn điền đơn .116
Mẫu 2015 Yêu cầu thanh toán theo thư cam kết đặc biệt – Hướng dẫn điền đơn 119
Các ví dụ về một đơn hoàn chỉnh .121
H Bảng tham chiếu và kiểm tra dành cho nhân viên dự án chuẩn bị đơn rút vốn .127
I Thủ tục đặc biệt để thanh toán phí kiểm toán qua tài khoản chuyển tạm có điều kiện .133
J Giải ngân khoản tiền giữ lại .135
Phụ lục I Các chính sách và thủ tục cho dự án đầu tư được phê duyệt trước khi thiết lập các thông số tài chính quốc gia .137
II Có gì mới kể từ năm 1992? 139
III Các mẫu đơn cũ 143
Trang 9viii 11
1. Sổ tay Giải ngân dành cho Khách hàng của Ngân hàng thế
giới hướng dẫn các bước giải ngân đối với các khoản vay do Ngân hàng Tái thiết và Phát triển quốc tế (IBRD) và Hiệp hội phát triển quốc tế (IDA) thực hiện hoặc quản lý, hai tổ chức này thuộc Tập đoàn Ngân hàng Thế giới và được gọi chung
là Ngân hàng Thế giới hoặc Ngân hàng Để xem định nghĩa
về các thuật ngữ được in màu xanh và được gạch chân, nhấn chuột vào từ đó hoặc xem trong phần tra cứu từ (Phụ lục A) Các định nghĩa trong Phụ lục A giới hạn trong phạm vi sổ tay này và không thay thế các định nghĩa đã được quy định trong các văn bản về chính sách của Ngân hàng, hoặc trong các Điều kiện Chung và các hiệp định pháp lý liên quan đến các hoạt động riêng biệt cụ thể Ngoài ra, trong Sổ tay cũng
có đường dẫn, được in màu xanh và được gạch chân, tới những tài liệu chủ chốt có sẵn trên Website của Ngân hàng thế giới
Phạm vi áp dụng
2 Sổ tay này dành cho các bên vay1 và được áp dụng đối với tất cả các khoản vay của IBRD; các khoản tín dụng của IDA; các khoản tạm ứng trong phạm vi Quỹ Chuẩn bị Dự án; và các khoản viện trợ được tài trợ từ các nguồn của Ngân hàng, bao gồm các các khoản viện trợ của IDA và của Quỹ phát triển Thể chế Sổ tay cũng được áp dụng đối với các khoản viện trợ từ các quỹ uỷ thác của các nhà tài trợ do bên nhận thực hiện Các quỹ uỷ thác bao gồm các quỹ uỷ thác đồng tài trợ do Ngân hàng thế giới quản lý và các chương trình đồng tài trợ mà đối tác phát triển yêu cầu Ngân hàng tiếp tục thực hiện trách nhiệm trong việc soát xét các yêu cầu giải ngân trừ phi, trong trường hợp đặc biệt, các điều khoản của hiệp định với đối tác phát triển nêu rõ những yêu cầu giải ngân khác Sổ tay này đề cập đến cách tài trợ theo các khoản vay
trừ những khoản có quy định riêng
3 Từ Chương II đến Chương VII, Sổ tay đưa ra các quy trình giải ngân các khoản vay nhằm thanh toán các khoản chi tiêu
1 Bên tham gia vào hiệp định cho vay hoặc hiệp định tài trợ do Ngân hàng thực hiện, cấp tín dụng hoặc viện trợ Vì các mục đích của sổ tay này, thuật ngữ này trước hết được sử dụng để nói đến nhân viên của bên vay hoặc nhân viên thực hiện dự án, những người hàng ngày phải thực hiện giải ngân.
1
Trang 10về tóm tắt tương đối các tài liệu của dự án, những ngày then chốt, và các bước giải ngân tương ứng với các khoản vay để đầu tư và các khoản vay phát triển chính sách.
Các bước Giải ngân
4 Các bước giải ngân được hình thành trên cơ sở các chính sách và quy trình hoạt động của Ngân hàng xuất phát từ các khoản trong Điều khoản hiệp định chung, điều này đòi hỏi Ngân hàng phải thực hiện các bước nhằm đảm bảo được rằng các khoản vay chỉ được sử dụng vào các mục đích vay, với sự quan tâm thỏa đáng tới tính kinh tế và tính hiệu quả
Trong quá trình xây dựng các bước giải ngân nhằm đáp ứng được các yêu cầu này đối với các dự án hoặc chương trình riêng biệt, các bên vay và nhân viên Ngân hàng được khuyến khích
• thực hiện các yêu cầu của quốc gia và của dự án;
• hỗ trợ cho việc sử dụng các hệ thống quản lý tài chính của bên vay bất cứ khi nào thấy thích hợp, nhận thức được rằng bên vay chính là người chịu trách nhiệm giải trình sau cùng về khoản vay mà việc này được thực hiện
để đảm bảo rằng các khoản vay được sử dụng vào các mục đích đã định;
• xem xét các bước giải ngân đơn giản và sinh lợi cho bên vay;
• cộng tác với các đối tác phát triển khác trong khuôn khổ có thể thông qua các quy trình và các yêu cầu đồng nhất
5 Các bước giải ngân đối với các khoản vay đầu tư bao gồm (a) các phương pháp giải ngân được sử dụng để thực hiện thanh toán cho bên vay hoặc cho bên thứ ba và nhằm đảm bảo được rằng khoản vay cần thiết cho việc thực hiện dự án suôn sẻ luôn có sẵn kịp thời, và (b) tài liệu hỗ trợ mà Ngân hàng yêu cầu bên vay cung cấp để chứng minh rằng các khoản vay hiện đang được sử dụng vào các mục đích đã định Tùy thuộc vào khả năng quản lý tài chính và khả năng mua sắm đã được đánh giá của bên vay, vào kế hoạch mua sắm và các yêu cầu về vòng quay tiền mặt của dự án, và vào kinh nghiệm giải ngân của Ngân hàng với bên vay cùng với bất kỳ sự xem xét cụ thể nào của quốc gia, các bước giải ngân có thể khác nhau
6 Các bước giải ngân đối với các khoản vay cho chính sách phát triển đơn giản hơn nhiều: các khoản vay được giải ngân dựa trên việc thực hiện dự án một cách thỏa đáng và bên vay cam kết không sử dụng các khoản vay cho chính sách phát triển vào các khoản chi tiêu đã được loại trừ Ngân hàng
Trang 112 3
thường giải ngân các khoản vay vào một tài khoản mà tài khoản này hình thành nên một phần dự trữ ngoại hối chính thức của quốc gia (thường là do Ngân hàng trung ương nắm giữ), và một số lượng tương đương với khoản vay được ghi
có vào một tài khoản của chính phủ để trang trải các khoản chi tiêu theo ngân sách Các bước giải ngân này có thể khác nhau khi đã xác định được các điểm yếu (trong các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân
Đến đâu khi cần giúp đỡ?
7.Liên kết Khách hàng là một trang web bảo mật giúp cho các quan chức chính phủ và nhân viên thực hiện dự án có thể tiếp cận với các thông tin liên quan đến các hoạt động vay của họ cũng như với hệ thống phân tích quốc gia của Ngân hàng Mục tiêu chính của trang web là nhằm hỗ trợ việc đưa ra quyết định với đầy đủ thông tin và nhằm đơn giản hóa việc kinh doanh với Ngân hàng Phụ lục C cung cấp thông tin về việc đăng ký truy cập Liên kết Khách hàng
và tóm tắt các loại thông tin về giải ngân hiện có để tham khảo và tải về
8 Vụ Vốn Vay của Ngân hàng Thế giới chịu trách nhiệm
về tính chính xác và tính phù hợp của các bước giải ngân
và chịu trách nhiệm phê duyệt các yêu cầu giải ngân đối với khoản vay do Ngân hàng Thế giới thực hiện và quản lý Nhân viên Vụ Vốn Vay được phân công vào mỗi hoạt động cho vay khác nhau và liên hệ chặt chẽ với các thành viên khác trong các đội chuẩn bị dự án, cũng như với chính phủ
và nhân viên thực hiện dự án, trong suốt chu trình dự án
nhằm đảm bảo rằng các bước giải ngân cho mỗi hoạt động đều là phù hợp
9 Nếu cần trợ giúp thêm, xin hãy liên hệ với Vụ Vốn Vay theo địa chỉ wbdisbursement@worldbank.org
Liên kết Khách hàng
Nếu cần trợ giúp thêm
Trang 13Chu trình của Dự án: Khái quát về Giải ngân
11 Các dự án do Ngân hàng tài trợ được phát triển và quản
lý theo các phương thức của một chu trình dự án tiêu chuẩn Hướng dẫn từng bước về chu trình dự án hiện có tại http://www.worldbank.org/projects và các hợp phần của chu trình
dự án được miêu tả trong hình 1
12 Việc xây dựng các bước giải ngân cho các khoản vay để đầu tư có từ giai đoạn đầu của chu trình dự án Ngân hàng
và bên vay phải thảo luận một cách có chiến lược các vấn
đề giải ngân quan trọng trong giai đoạn xác định dự án Trong quá trình chuẩn bị dự án, tính hợp lệ của các khoản chi được Ngân hàng tài trợ đã được thảo luận Tính hợp lệ của các khoản chi này được xây dựng trên cơ sở các thông
số tài trợ của quốc gia và các đầu vào cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu phát triển của dự án2 Kế hoạch tài trợ dự kiến, các hạng mục chi tiêu, và các điều kiện giải ngân đều
2 Sổ tay này phản ánh chính sách hoạt động của Ngân hàng Thế giới hiện đang chi phối tính hợp lệ của các khoản chi trong dự án để tài trợ của Ngân hàng
như được quy định trong Chính sách Hoạt động 6.00, Tài trợ của Ngân hàng Chính sách này chứng minh rằng các mục tiêu phát triển là yếu tố đầu tiên quyết định các hạng mục chi tiêu nào là có thể hợp lệ để Ngân hàng tài trợ, trong khi đó lại đòi hỏi phải quan tâm thỏa đáng đến những rủi ro như tính
có thể chứng minh được về tài chính Chính sách về tính hợp lệ áp dụng đối với tất cả các hoạt động đầu tư đã được đánh giá sau khi các thông số tài trợ của quốc gia đã đưa ra trong nước Xem phụ lục I để biết thêm về hướng dẫn liên quan đến tầm quan trọng của tính phù hợp trong chi tiêu cho các bước giải ngân của các dự án đầu tư tại các quốc gia không có các thông số tài trợ của quốc gia, Xem phụ lục II để biết thêm về những thay đổi từ lần xuất bản trước
của Sổ tay Giải ngân.
GIẢI NGÂN CÁC KHOẢN VAY ĐẦU TƯ
II
Trang 1413 Ngân hàng đánh giá tính đầy đủ của các bước chuẩn bị cho các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính toàn diện, bao gồm cả các bước giải ngân, là một phần của việc đánh giá dự án Các bước chuẩn bị này được đưa ra trong các tài liệu dự thảo của dự án (xem phần về “Những Tài liệu Then chốt” trong chương này) và được thống nhất lần cuối cùng với bên vay trong quá trình đàm phán.
14 Khi Ngân hàng đã thông qua dự án, họ sẽ mở một tài khoản trong sổ sách kế toán của mình, tài khoản vay, đứng tên bên vay Đây là tài khoản mà khoản vay sẽ được ghi có vào đó và vốn sẽ được rút ra từ tài khoản này Sau đó, khi
các hiệp định pháp lý đã được ký kết, khoản vay được công
bố là có hiệu lực, và khi đáp ứng được bất kỳ điều kiện giải
Trên cơ sở khuôn khổ chọn lọc và các lĩnh vực có lợi thế cạnh tranh, Ngân hàng xây dựng các dịch vụ cho vay và
tư vấn nhằm trợ giúp nỗ lực của quốc gia trong việc giảm nghèo.
Ch uẩ
n bị d án
Chiến lược Trợ giúp Quốc gia
xã hội, và môi trường.
Các chiến lược phát triển đều được phân tích.
Cùng với việc hỗ trợ
về tài chính, Ngân hàng đưa ra chính sách và tư vấn
về dự án Khách hàng tiến hành nghiên cứu và chuẩn
bị tài liệu cuối cùng về dự án.
Ngân hàng thẩm định các mặt kinh tế,
kỹ thuật, tổ chức, tài chính, môi trường, và
xã hội của dự án Tài liệu đánh giá dự án và dự thảo các chứng từ pháp lý đều được chuẩn bị.
Ngân hàng và bên vay nhất trí về hiệp định vay hoặc tín dụng và dự án được trình bày trước Ban lãnh đạo để phê duyệt.
Bên vay thực hiện dự án.
tính hiệu suất, và hiệu quả.
Báo cáo về Thực hiện và
Hoàn chỉnh được xây
dựng để đánh giá sự
thực hiện của cả Ngân
hàng và bên vay.
Nhóm Đánh giá Độc lập của
Ngân hàng chuẩn bị báo
cáo kiểm toán và đánh
giá dự án Phân tích được
sử dụng cho việc xây dựng
dự án trong tương lai.
8 Đánh giá
Trang 156 7
ngân nào (đối với các hạng mục chi tiêu cụ thể, nếu hợp lệ), thì có thể bắt đầu giải ngân Ngân hàng giám sát tính đầy
đủ hiện có của các bước giải ngân trong quá trình thực hiện
dự án và đưa ra các điều chỉnh khi cần thiết qua tham khảo
ý kiến của bên vay
15 Chương III đưa ra một cuộc thảo luận chi tiết hơn về chủ
đề này
Những Tài liệu then chốt
16 Các khoản vay của Ngân hàng Thế giới chịu sự chi phối của các tài liệu sau, các tài liệu này hiện có ở Web site bên ngoài của Ngân hàng (http://www.worldbank.org) và Web site Liên kết Khách hàng (http://clientconnection.world-bank.org) và thông qua các liên kết trong Sổ tay này
17 Các Điều khoản trong Hiệp định về IBRD và về IDA,
do tất cả các quốc gia thành viên thuộc các thể chế tương ứng ký kết, là các điều lệ chủ đạo của các thể chế Các Điều khoản quy định rằng các thể chế phải có các bước chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng khoản được vay chỉ được sử dụng vào các mục đích mà vì những mục đích này khoản vay được thực hiện và rằng bên vay chỉ có thể rút tiền từ khoản vay
để thanh toán các chi phí liên quan đến dự án như thực tế phát sinh (Các Điều khoản IBRD, Điều III, Phần 5; Các Điều khoản IDA, Điều V, Phần I)
18 Các Điều kiện Chung đối với các Khoản vay và các Điều kiện Chung đối với các Khoản tín dụng và Viện trợ (từ đây
sẽ được gọi tắt là “Các Điều kiện Chung”) quy định các điều khoản và điều kiện nhất định thường được áp dụng lần lượt đối với các hiệp định cho vay và các hiệp định về tín dụng
và viện trợ, cũng như đối với các hiệp định pháp lý khác có liên quan3 Bên cạnh những điều khoản khác, Các Điều kiện Chung bao gồm các điều khoản về các chủ đề sau:
• các điều khoản mang tính chất giới thiệu;
Các Điều khoản trong
Hiệp định
Các Điều kiện Chung
Trang 1619 Các Điều kiện Chung nêu rõ rằng Ngân hàng có thể đưa
ra những thay đổi nhất định đối với hiệp định pháp lý bằng cách thông báo cho bên vay, như việc gia hạn ngày hết hạn, phân bổ lại vốn, hoặc giảm phần trăm giải ngân (xem phần
về “Các Vấn đề về Giải ngân trong quá trình Thực hiện dự
án” trong chương VII)
20 Đối với mỗi khoản vay, Ngân hàng và bên vay cùng tham gia vào một hiệp định pháp lý, hiệp định này quy định các điều khoản và các điều kiện cụ thể về khoản vay bao gồm các vấn đề sau, bên cạnh những vấn đề khác:
• các hoạt động chi phí có thể phát sinh;
• các yêu cầu về báo cáo của dự án;
• quản lý tài chính, báo cáo tài chính, và các yêu cầu về kiểm toán;
• các điều khoản về mua sắm và đấu thầu áp dụng cho dự án;
• việc rút khoản vay, kể cả điều khoản về các hướng dẫn
bổ sung (thường được đưa ra dưới hình thức các Hướng dẫn Giải ngân và thư giải ngân cho dự án;
• các điều kiện giải ngân, nếu có;
• ngày then chốt của dự án;
• các điều khoản tài chính của khoản vay và các điều khoản hoàn trả
21 Hiệp định pháp lý có thể được sửa đổi nếu cần trong quá trình thực hiện dự án Trong một số trường hợp sửa đổi trong hiệp định có thể thực hiện bằng thông báo gửi tới bên vay, hoặc có trường hợp hiệp định pháp lý được sửa đổi bởi bên vay và ngân hàng Nếu việc sửa đổi ảnh hưởng đáng kể đến thiết kế của hoặc phạm vi hoạt động của dự án thì cần
có sự chấp thuận của các Giám đốc điều hành Ngân hàng
Bên vay cần phải tham khảo ý kiến của Trưởng nhóm dự án của Ngân hàng về việc yêu cầu thay đổi bất kỳ một điểm nào trong hiệp định pháp lý
22 Khi một tổ chức thực hiện dự án triển khai toàn bộ hay một phần dự án, thì Ngân hàng cũng sẽ ký một hiệp định
dự án đối với tổ chức đó
án4 bao gồm các điều khoản tiêu chuẩn chi phối việc rút vốn vay từ tài khoản vay Hướng dẫn Giải ngân áp dụng đối với tất cả các khoản vay có áp dụng Các điều kiện Chung, cũng như những tiến trình nhất định của Quỹ Chuẩn bị Dự án, các khoản viện trợ được tài trợ qua Quỹ Phát triển Thể chế, Quỹ Môi trường Toàn cầu, các quỹ tín dụng khác do người
4 Hướng dẫn Giải ngân đã được giới thiệu vào tháng 09 năm 2005, và được sửa đổi vào tháng 05 năm 2006.
Hiệp định Pháp lý
Hướng dẫn Giải ngân
Hiệp định Dự án
Trang 178 9
nhận thực hiện trừ phi, trong trường hợp đặc biệt, các điều khoản của hiệp định với nhà tài trợ có các yêu cầu khác5 Hướng dẫn bao gồm các điều khoản tiêu chuẩn sau:
• mục đích,
• các phương pháp giải ngân,
• rút vốn khoản vay
• các yêu cầu về chứng từ hỗ trợ,
• các tài khoản chuyên dùng,
• các điều khoản và các điều kiện được áp dụng đối với
25 Thư giải ngân là một thông báo của Ngân hàng gửi cho bên vay, thông báo này xác định rõ các bước giải ngân được
sử dụng và các điều khoản thuộc Hướng dẫn Giải ngân được
áp dụng đối với một dự án nhất định Đây là “những hướng dẫn bổ sung” được tham khảo từ hiệp định pháp lý và ràng buộc bên vay Phụ lục D trình bày mẫu thư giải ngân Ngân hàng xây dựng mẫu thư giải ngân dựa trên những thảo luận trong quá trình chuẩn bị và đánh giá dự án Thư dự thảo
có sẵn trong hồ sơ đàm phán của dự án và thư sẽ dần được hoàn chỉnh trong quá trình đàm phán
26 Khi hiệp định pháp lý được ký kết, Ngân hàng phát hành cho bên vay thư giải ngân ban đầu cùng với Hướng dẫn Giải ngân và cung cấp cho đơn vị thực hiện dự án một bản sao đúng như vậy Ngân hàng có thể, về xã giao, cung cấp một bản sao thư giải ngân bằng một trong năm thứ tiếng chính thức khác nhau của Liên Hiệp Quốc;6 tuy nhiên, thư chính thức, có giá trị ràng buộc là bản được ký bằng tiếng Anh
27 Như được yêu cầu, Ngân hàng có thể phát hành các thư giải ngân tiếp theo để điều chỉnh các bước giải ngân cho một
dự án trong quá trình thực hiện dự án Thường sau khi bàn bạc với bên vay, Ngân hàng sẽ phát hành các thư giải ngân tiếp theo
5 Đối với các hiệp định pháp lý không kết hợp chặt chẽ được các Điều kiện Chung này, các điều khoản rút vốn nhất định và các giới hạn cụ thể được nêu trong hiệp định pháp lý được áp dụng đối với khoản vay, khoản tín dụng, hoặc viện trợ tương ứng
6 Các thứ tiếng khác có thể được xem xét.
Thư Giải ngân
Trang 1810 11
28 Đối với mỗi dự án đầu tư được đề xuất xin Ngân hàng tài trợ, Ngân hàng chuẩn bị tài liệu thẩm định dự án, tài liệu này mô tả dự án và đưa ra ý kiến thẩm định và đánh giá của Ngân hàng về tính khả thi của dự án và chứng minh cho dự
án Các phụ lục về kỹ thuật trong mỗi tài liệu đánh giá dự
án mô tả việc quản lý tài chính, việc mua sắm và đấu thầu,
và các bước giải ngân của dự án
29 Các bên vay và nhân viên Ngân hàng cùng làm việc nhằm đảm bảo rằng các khoản vay được giải ngân tuân thủ theo các Điều kiện Chung, các hiệp định pháp lý, Hướng dẫn Giải ngân, và thư giải ngân cho mỗi dự án có liên quan
Những người sử dụng Sổ tay này phải luôn được cung cấp các tài liệu này trong suốt quá trình thực hiện dự án
30 Các bên vay cũng phải tham khảo các nguyên tắc chủ đạo trong mua sắm và đấu thầu của Ngân hàng Thế giới
Những nguyên tắc chủ đạo này mô tả các chính sách hiện đang chi phối hoạt động mua sắm và đấu thầu hàng hóa, công trình xây lắp và dịch vụ trong các dự án do Ngân hàng tài trợ và được đề cập trong hiệp định pháp lý của dự án
Mỗi dự án có một kế hoạch mua sắm và đấu thầu, kế hoạch này quy định (a) các hợp đồng cụ thể cho hàng hóa, công trình xây lắp và dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện dự án;
(b) các phương thức mua sắm và đấu thầu đối với mỗi hợp đồng; và (c) các quy trình soát xét có liên quan của Ngân hàng Xem
• Hướng dẫn: Lựa chọn và Tuyển Tư vấn do các Bên vay của
31 Những người sử dụng Sổ tay này có thể cũng quan tâm
cung cấp các thông tin chi tiết về các công cụ cho vay của Ngân hàng Thế giới, Quỹ Chuẩn bị Dự án, các sản phẩm tài chính và các điều khoản của Ngân hàng, chính sách về các khoản thanh toán quá hạn và các khoản phạt, chính sách về miễn trừ một phần phí vay, và các quy trình lập hóa đơn của Ngân hàng
32 Sổ tay này cũng bao gồm các kết nối và các tham chiếu
về Chính sách Hoạt động 6.00, Tài trợ của Ngân hàng Các
cho nhân viên của Ngân hàng Thế giới và chỉ dùng để cung cấp thông tin cho những người sử dụng Sổ tay này
Trang 1910 11
Bảng 1 Những ngày then chốt
Ngày Ngân hàng thông qua khoản cho dự án vay
Trong hầu hết các trường hợp, ngày bên vay và Ngân hàng ký kết hiệp định pháp lý Tất cả các khoản chi tiêu hợp lệ cho dự án do bên vay thanh toán kể từ ngày này trở đi có thể được hoàn lại ngay khi hiệp định pháp lý được tuyên bố là có hiệu lực
Đối với các dự án cho phép tài trợ hồi tố, ngày trước ngày ký hiệp định pháp lý như đã được xác định trong hiệp định pháp lý liên quan đến việc xác định các khoản thanh toán hợp lệ được hoàn trả
Vào ngày đó Ngân hàng gửi cho bên vay thông báo về việc Ngân hàng chấp nhận bằng chứng được yêu cầu cho thấy các điều kiện hiệu lực theo hiệp định pháp lý đã được thực hiện, và vào ngày đó hiệp định pháp lý có hiệu lực Việc giải ngân từ tài khoản vay có thể được thực hiện kể từ ngày này
Là ngày được chỉ ra trong hiệp định pháp lý (hoặc là ngày nào sau đó tuỳ theo thông báo của Ngân hàng cho bên vay) mà sau ngày đó Ngân hàng có thể, bằng thông báo gửi cho bên vay chấm dứt quyền của bên vay được rút tiền từ tài khoản vay và huỷ bỏ bất kỳ một khoản dư nào chưa được giải ngân của tài khoản vay đó
Là giai đoạn mà các chi phí phải được chi trả hoặc phát sinh và được coi là chi phí hợp lý Các chi phí đó phải
là những chi phí sau:
• Được thanh toán vào ngay hoặc sau ngày hiệp định pháp lý được ký, hoặc cho những dự án mà được hưởng tài trợ hồi tố thì đó la những chi phí được trả vào ngay hoặc sau ngày hưởng tài trợ hồi tố
• Những chi phí được phát sinh trước ngày hiệp định pháp lý hết hiệu lựcNgày cuối cùng mà vào ngày này Ngân hàng sẽ chấp nhận đơn xin rút vốn của bên vay hoặc tài liệu về việc sử dụng khoản vay mà Ngân hàng đã cho vay Ngày này thường là bốn tháng sau ngày hết hạn khoản vay
Ngày xảy ra hai tháng sau thời hạn giải ngân cuối cùng, đây là ngày mà vào ngày đó tất cả các khoản vay chưa có chứng từ trong tài khoản chuyên dùng phải được hoàn trả cho Ngân hàng và sau ngày đó Ngân hàng
có thể từ chối cho phép sử dụng các tài khoản chuyên dùng cho những khoản vay mới
Ngày thông qua khoản vayNgày ký hiệp định pháp lý
Ngày tài trợ hồi tố
Ngày hiệu lực
Ngày hết hiệu lực của hiệp định
Giai đoạn khoản vay đang giải ngân
Ngày hết hạn giải ngân
Ngày quá hạn của khoản vay
Trang 2134 Chương này bàn về những gì mà nhân viên Ngân hàng xem xét khi xây dựng các bước giải ngân cho một khoản cho vay đầu tư Chương này cũng xét đến ảnh hưởng mà tính hợp lệ và các cân nhắc về xây dựng dự án có thể tác động đến các bước giải ngân, mang lại cái nhìn tổng quan về các bước chuẩn bị cho các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân cho các khoản vay đầu tư, và giải thích
về các phương pháp giải ngân của Ngân hàng và các yêu cầu
về chứng từ hỗ trợ cơ bản
Các bước tài trợ cho các Khoản chi tiêu hợp lệ
35 Giải ngân có thể chỉ được thực hiện nhằm tài trợ cho các khoản chi tiêu hợp lệ của dự án, phù hợp với các mục đích của dự án Vì vậy, các bước đầu tiên trong quá trình xây dựng các bước giải ngân là nhằm xác định các khoản chi tiêu được cho là hợp lệ để tài trợ từ khoản vay, quyết định xem các khoản chi tiêu này sẽ được phân nhóm thành
các hạng mục chi tiêu như thế nào, tìm hiểu xem phần nào (phần trăm giải ngân) của mỗi hạng mục chi tiêu sẽ được tài trợ trong khoản vay, và xác định xem có cần điều kiện giải ngân không Các cân nhắc khác liên quan đến việc tài trợ mà
có ảnh hưởng đến các bước giải ngân đang xét đến khả năng tài trợ trước cho các khoản tạm ứng chuẩn bị dự án, tài trợ hồi tố, và việc tài trợ cho các loại phụ phí và các lệ phí vay khác
36 Các Điều kiện Chung xác định chi tiêu hợp lệ là chi phí phù hợp được tài trợ từ khoản vay và để mua được hàng hóa, công trình xây lắp, và dịch vụ cần thiết cho dự án, tất
cả tuân theo hiệp định pháp lý và trong giai đoạn giải ngân khoản vay Các khoản thanh toán bị cấm theo quyết định của Hội đồng Bảo an Liên Hiệp Quốc được đưa ra trong chương VII của Hiến chương Liên Hiệp Quốc không phải
là những khoản chi tiêu hợp lệ.7
XÂY DỰNG CÁC BƯỚC GIẢI NGÂN
III
Chi tiêu hợp lệ
7 Xem Các Điều kiện Chung IBRD và Các Điều kiện Chung IDA (2005) , phần 2.05, gồm nội dung đầy đủ và các yêu cầu khác.
Trang 2238 Các hạng mục chi tiêu có thể được phân nhóm trên cơ
sở các loại chi tiêu hợp lệ hoặc các chi tiêu hợp lệ được tài trợ dưới các hoạt động nào đó của dự án Thiết kế của dự án
sẽ xác định việc có cần thiết phải xây dựng nhiều hơn một hạng mục hay không Số lượng các loại thường được giữ
ở mức tối thiểu cần thiết cho các nhu cầu đã thấy được từ trước của dự án Khi quyết định số lượng các hạng mục hợp
lệ, Ngân hàng thường xem xét:
• Có hay không các điều kiện giải ngân để xác định khi nào việc giải ngân từng phần dự án có thể bắt đầu;
• Có hay không mô hình nhiều cơ quan đồng tham gia thực hiện dự án, trong đó trường hợp nếu có thì việc phân tách hạng mục chi phí riêng biệt có thể giúp cho việc phân bổ chi phí cho từng cơ quan thực hiện một cách rõ ràng;
• Có hay không nhu cầu của Nhóm dự án của Ngân Hàng, bên vay, hoặc đối tác khác yêu cầu việc giám sát chặt chẽ các khoản chi phí cụ thể, các hợp phần, các hoạt động; hoặc muốn tách riêng các chi phí cụ thể nào đó từ khoản tài trợ của Ngân Hàng;
• Có hay không việc dự án có bao gồm cả việc tái cấp vốn cho khoản tạm ứng chuẩn bị dự án
• Có hay không việc Bên vay có dự định cấp vốn cho khoản phí phải trả ban đầu (ngay khi hiệp định pháp lý
có hiệu lực) (đối với bên vay theo IBRD) và/hoặc các loại phí khác của khoản vay
39 Phần trăm giải ngân là phần các khoản chi tiêu hợp lệ
mà Ngân hàng đã nhất trí tài trợ Ngân hàng xây dựng một phần trăm giải ngân cho mỗi hạng mục và có thể áp dụng các phần trăm giải ngân khác nhau cho các khoản chi tiêu trong và ngoài nước trong mỗi hạng mục chi tiêu
40 Đối với các dự án tại các nước mà các thông số tài trợ của quốc gia đã được thông qua và được áp dụng Chính sách Hoạt động 6.00 của Ngân hàng, Tài trợ của Ngân hàng, phần trăm giải ngân đối với một hay nhiều hạng mục có thể cao hơn, thấp hơn, hoặc bằng toàn bộ phần được Ngân hàng tài trợ trong dự án
Ghi chú: Nếu thiết kế của dự án yêu cầu thì phần trăm giải
ngân cho một hay nhiều hạng mục đạt 100 phần trăm là điều
có thể với điều kiện toàn bộ phần chi phí cho dự án của Ngân hàng nằm trong khuôn khổ các thông số tài trợ của quốc gia
về chia sẻ chi phí.
41 Đối với các dự án tại các quốc gia chưa thông qua các thông số tài trợ của quốc gia hoặc chưa được áp dụng Chính sách Hoạt động 6.00, xem phụ lục I
42 Ngân hàng có thể yêu cầu bên vay triển khai các hoạt động nào đó trước khi rút vốn từ khoản vay Các điều kiện này được quy định trong hiệp định pháp lý Các khoản chi
Các hạng mục chi tiêu
Tỷ lệ giải ngân
Các điều kiện giải ngân
Trang 2314 15
giải ngân đối với một phần của một khoản vay:
• Nếu một dự án có nhiều đơn vị thực hiện, một phần của khoản vay có thể được quy định dành cho việc thành lập một đơn vị mới, đơn vị này được cho là không hoạt động cho đến khi nào dự án được triển khai tốt
• Nếu dự án yêu cầu việc hoàn thành tài liệu hướng dẫn
về hoạt động và các quy trình hoặc việc thành lập một cơ quan ra quyết định chuyên phê duyệt các khoản cho vay nhỏ hoặc các khoản viện trợ nhỏ đối với một phần của khoản vay, yêu cầu những phần việc này phải xong có thể là điều kiện giải ngân
• Nếu dự án yêu cầu việc thực hiện một hiệp định pháp lý phụ đối với một phần của khoản vay, phần này có thể là điều kiện giải ngân
43 Những hoạt động có tầm quan trọng hàng đầu đối với
dự án không được xem là các điều kiện giải ngân chẳng hạn như các hoạt động cần được hoàn thành trước khi hiệp định vay có hiệu lực Trong các ví dụ trên đây, việc thành lập một đơn vị cụ thể hoặc việc hoàn thành sổ tay hoặc việc thực thi các các thỏa thuận bổ sung, và các điều kiện có liên quan, không được cản trở việc thực hiện các phần khác của dự án
44 Các khoản thanh toán mà bên vay đã thực hiện cho một dự án từ các nguồn lực của chính họ trước ngày hiệp định pháp lý thường là không phù hợp để được tài trợ theo khoản vay Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhằm thúc đẩy việc nhanh chóng thực hiện các dự án do Ngân hàng tài trợ, Ngân hàng có thể cho phép việc tài trợ hồi tố; có nghĩa
là Ngân hàng có thể hoàn trả cho bên vay các khoản mà bên vay đã thanh toán trước ngày ký hiệp định pháp lý cho các khoản chi tiêu hợp lệ từ khoản được vay Nếu được tài trợ hồi tố, phần rút khoản vay trong hiệp định pháp lý sẽ định
rõ số tiền và thời hạn mà từ ngày đó các khoản chi tiêu được chi trả Đối với các hoạt động đầu tư, Ngân hàng thường yêu cầu (a) các khoản thanh toán phải được thực hiện sau khi bắt đầu xác định dự án và trong vòng 12 tháng kể từ ngày dự kiến ký kết hiệp định pháp lý,8 và (b) số tiền tài trợ hồi tố không vượt quá 20 phần trăm số tiền khoản vay.9 Bên vay theo quyết định của họ sẽ thanh toán cho những khoản được cho là sẽ được tài trợ hồi tố và Ngân hàng không cam kết rằng khoản vay sau đó sẽ được đảm bảo
8 Đối với các hoạt động phục hồi tình trạng khẩn cấp (như được định rõ trong Chính sách Hoạt động 8.50 của Ngân hàng, Trợ giúp phục hồi tình trạng Khẩn cấp ), các khoản thanh toán phải được thực hiện sau khi có tình trạng khẩn cấp
và trong vòng bốn tháng kể từ ngày dự kiến ký kết hiệp định pháp lý Trong các trường hợp ngoại lệ, Ngân hàng có thể chọn ngày lần đầu tiên đi thực địa của Ngân hàng hoặc ngày xảy ra tình trạng khẩn cấp là ngày sớm nhất để thực hiện các khoản thanh toán phù hợp với việc tài trợ hồi tố.
9 Đối với các dự án tại các quốc gia không có các thông số tài trợ của quốc gia đã được phê chuẩn, số tiền này bị giới hạn ở mức 10 phần trăm ( xem phụ lục 1 ).
Tài trợ hồi tố
Trang 24án thì phần rút từ khoản vay trong hiệp định pháp lý bao gồm việc phân bổ nhằm chi trả cho khoản dự kiến cần thiết cho mục đích này Trong trường hợp này, Ngân hàng rút
từ khoản vay tiếp theo số tiền tạm ứng để chuẩn bị cho dự
án, cùng với lãi suất cộng dồn, khi khoản vay có hiệu lực Khoản này được ghi có cho Ngân hàng như là khoản trả nợ cho khoản vay trước để chuẩn bị cho dự án Ngân hàng xử
lý quá trình này bằng hệ thống tự động
46 Sau khi khoản tạm ứng để chuẩn bị dự án đã được thanh toán, bất kỳ khoản chưa sử dụng nào được phân bổ trong khoản vay nhằm chi trả cho việc tái tài trợ vẫn có giá trị
và có thể được tái phân bổ cho các hạng mục chi tiêu khác nhằm trang trải cho các hoạt động hợp lệ để được tài trợ theo khoản vay (xem phần về “Tái phân bổ” trong chương VII) Thông thường, các hoạt động hợp lệ được tài trợ theo khoản tạm tạm ứng để chuẩn bị dự án cũng sẽ được cho là hợp lý theo một hoặc nhiều hạng mục chi tiêu của khoản vay tiếp theo
47 Trong trường hợp khoản vay dự kiến tiếp theo không được thực hiện, bên vay phải hoàn trả khoản tạm ứng theo đúng các điều khoản trong thư thỏa thuận thông qua khoản tạm ứng để chuẩn bị cho dự án Ngân hàng lên hóa đơn cho bên vay đối với những khoản vay đến hạn, cùng với lãi suất cộng dồn hoặc các loại phí dịch vụ Thông tin bổ sung có trong Sổ tay Dịch vụ Nợ của Ngân hàng Thế giới.
48 Các điều khoản vay IBRD quy định rằng các phí trả trước
có thể do bên vay thanh toán hoặc được thanh toán theo khoản vay Khi được thanh toán theo khoản vay, Ngân hàng rút khoản phí trả trước được thanh toán cho Ngân hàng từ tài khoản cho vay vào ngày khoản vay có hiệu lực Khoản này được ghi có cho Ngân hàng như là khoản thanh toán cho khoản nợ phí đến hạn
49 Khi Ngân hàng và bên vay đã nhất trí rằng các phí vay khác sẽ được thanh toán theo khoản vay, Ngân hàng sẽ rút phí cho vay được thanh toán cho Ngân hàng từ tài khoản vay vào ngày đến hạn (chẳng hạn như đối với lãi suất vốn hóa trong quá trình xây dựng) hoặc vào ngày thực hiện giao dịch (chẳng hạn như đối với phí chuyển đổi cho các khoản vay IBRD) Ngân hàng xử lý quá trình này bằng hệ thống tự động
Các bước Giám sát các hoạt động mua sắm đấu thầu, quản lý tài chính và giải ngân
50 Chính sách của Ngân hàng đối với các khoản chi tiêu
mà Ngân hàng có thể thanh toán từ khoản vay đòi hỏi rằng
Các Phí Trả trước và các
Phí Vay khác Tạm ứng Chuẩn bị Dự án
Trang 2516 17
tính kinh tế và tính hiệu quả
51 Trong suốt quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án, Ngân hàng sẽ đánh giá và giám sát tính đầy đủ của các bước quản
lý tài chính của bên vay (lập ngân sách, kế toán, kiểm soát nội bộ, luồng vốn, lập báo cáo tài chính, và các thông lệ về kiểm toán) Trong các trường hợp khi các bước quản lý tài chính có thể được chấp nhận, Ngân hàng dựa vào các bước quản lý đó nhằm đảm bảo rằng các khoản vay được sử dụng vào các mục đích đã định Trong các trường hợp khi Ngân hàng đã nhận ra được các điểm yếu, Ngân hàng sẽ yêu cầu bên vay thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm giảm bớt các rủi ro mà các điểm yếu này có thể gây ra Các bước giải ngân cho một dự án có thể được thiết lập hoặc sửa đổi nhằm góp phần giảm bớt các điểm yếu đã được xác định
52 Tương tự, Ngân hàng cũng sẽ đánh giá và giám sát tính đầy đủ trong các bước mua sắm và đấu thầu của bên vay10
và các kế hoạch sơ bộ và cập nhật về mua sắm đấu thầu cho
dự án Ngân hàng cũng xem xét kinh nghiệm của đơn vị thực hiện dự án thanh toán các hợp đồng Khi việc chậm thanh toán của các hợp đồng đã trở thành một vấn đề, thiết
kế của dự án sẽ liên kết chặt chẽ các hành động nhằm chú tâm vào điểm yếu này
Ghi chú: Các khoản thanh toán một phần hay thanh toán
chậm theo các hợp đồng trong các dự án do Ngân hàng tài trợ thường là kết quả của việc thiếu vốn đối ứng Thí dụ, một số quốc gia có thể thanh toán cho phần ngoại hối do Ngân hàng tài trợ nhưng lại phải chậm thanh toán cho phần trong nước và/hoặc các loại thuế do thiếu vốn đối ứng Bởi vậy, khi xem xét thiết kế của dự án, Ngân hàng có thể nhất trí tài trợ 100 phần trăm số lượng được tư vấn và các hợp đồng khác tại các quốc gia đã có thông số tài trợ của quốc gia
53 Các bước giải ngân được xây dựng qua việc bàn bạc với bên vay và có xét đến các đánh giá về quản lý tài chính và các bước chuẩn bị mua sắm đấu thầu của bên vay, kế hoạch mua sắm đấu thầu và các nhu cầu về vòng quay tiền mặt của
dự án, và kinh nghiệm trước đây của bên vay về giải ngân Các bước giải ngân bao gồm cả các phương pháp giải ngân
và dẫn chứng bằng chứng từ về các khoản chi tiêu hợp lệ
10 Xem phần giới thiệu đã được soát xét về làm thế nào để thực hiện đánh giá khả năng của cơ quan thực hiện để thực hiện việc mua sắm đấu thầu cho dự án
Có sẵn trên Web site về mua sắm đấu thầu.
Các bước Quản lý Tài chính
Các bước mua sắm và
đấu thầu
Các bước giải ngân
Trang 2618 19
Các phương pháp giải ngân
54 Ngân hàng sử dụng bốn phương pháp giải ngân – hoàn trả, tạm ứng, thanh toán trực tiếp, và thanh toán dựa trên
cam kết đặc biệt Đối với tất cả các phương pháp giải ngân, Ngân hàng giải theo các hướng dẫn được ủy quyền hợp thức từ bên vay; tuy nhiên, các phương pháp giải ngân khác nhau về mối liên hệ với người được trả tiền, loại chứng từ
hỗ trợ được yêu cầu, và thời điểm cung cấp tài liệu hỗ trợ (liệu có phải nộp cho Ngân hàng khi yêu cầu giải ngân hay không)
55 Các phương pháp giải ngân khác nhau và các yêu cầu về chứng từ kèm theo được tóm tắt trong bảng 2 và trong phần
2 của Hướng dẫn Giải ngân
56 Các dự án có thể sử dụng một phương pháp giải ngân duy nhất hoặc kết hợp các phương pháp khác nhau tùy thuộc vào các trường hợp Khi chọn lựa một hoặc các phương pháp giải ngân cho một dự án, bên vay và nhân viên Ngân hàng xem xét bất kỳ vấn đề nào của quốc gia và của thiết kế dự án mà chúng có thể ảnh hưởng đến việc bên vay rút khoản được vay để thực hiện dự án như thế nào
Các kết quả của việc đánh giá quản lý tài chính của dự án,
Bảng 2 Các phương pháp Giải ngân và Các yêu cầu về Chứng từ Hỗ trợ đối với Các khoản Vay Đầu tư
Báo cáo tài chính giữa kỳ chưa được kiểm toán, hoặc sao kê chi tiêu, hoặc chứng từ (như hóa đơn, phiếu thu), hoặc chứng
từ Ngân hàng yêu cầu đối với một số khoản chi tiêu cụ thể và sao kê chi tiêu đối với tất cả các khoản chi tiêu khác
Vào thời điểm yêu cầu tạm ứng, bên vay không phải nộp chứng từ Khi nào báo cáo chi tiêu tạm ứng thì chứng từ được yêu cầu nộp như là khi thanh toán bằng hình thức hoàn vốn
Các loại chứng từ (như hóa đơn, phiếu thu)
Hiệp hội Viễn thông Tài chính Liên ngân hàng Toàn cầu (SWIFT) hoặc thông báo khác từ ngân hàng thương mại xác nhận rằng các chứng từ đã được chiết khấu (chẳng hạn như các chứng từ đã được nhận và được chấp nhận) và rằng thanh toán đã được thực hiện hoặc đã đến hạn và sẽ được thực hiện ngay cho bên thụ hưởng theo cam kết đặc biệt
Giải ngân cho bên vay
• Hoàn vốn: Thanh toán cho bên vay chi phí cho các chi tiêu của dự án Bên vay
cung cấp chứng từ chứng minh rằng các khoản chi tiêu như vậy đã được thực
hiện và thanh toán từ các nguồn vốn của chính họ vào thời điểm có yêu cầu
thanh toán
• Tạm ứng: là khoản thanh toán cho bên vay các khoản chi phí của dự án đã được
dự trù trước Bên vay, theo định kỳ nộp các chứng từ cho thấy rằng các chi phí đã
phát sinh và được chi trả từ tiền được tạm ứng
Giải ngân cho các bên thứ ba
• Thanh toán trực tiếp: Thanh toán cho bên thứ ba (như nhà thầu, nhà cung
cấp, tư vấn) đối với chi phí cho các khoản chi tiêu của dự án Bên vay cung cấp
chứng từ chứng minh rằng các khoản chi tiêu như vậy đã được thực hiện vào thời
điểm có yêu cầu thanh toán cho bên thứ ba
• Cam kết đặc biệt: Thanh toán cho một tổ chức tài chính đối với chi phí cho các
khoản chi tiêu của dự án được thực hiện theo một cam kết đặc biệt Một cam kết
đặc biệt là một cam kết không hủy ngang với sự tham gia của Ngân hàng bằng
văn bản cam kết thanh toán các khoản đó kể cả khi bị đình chỉ hoặc hủy vốn
nào sau đó Tổ chức tài chính đưa ra xác nhận rằng các khoản chi tiêu như vậy đã
được thực hiện vào thời điểm được yêu cầu thanh toán
Trang 27• yêu cầu định kỳ về tiền mặt của dự án,
• các bước chuẩn bị báo cáo tài chính
Chứng từ Hỗ trợ
57 Ngân hàng yêu cầu chứng từ hỗ trợ mà các chứng từ này cung cấp được bằng chứng cho thấy việc rút vốn từ tài khoản vay đã được hoặc đang được dành cho các khoản chi tiêu hợp lệ, như được định rõ trong hiệp định pháp lý và phần 4 của Hướng dẫn Giải ngân Tùy theo phương pháp giải ngân được sử dụng, bên vay có thể cung cấp chứng từ này cùng với lúc nộp đơn xin rút vốn hoặc vào một ngày sau đó (xem phần về “Việc sử dụng Phương pháp tạm ứng” trong chương V)
58 Chứng từ hỗ trợ có thể dưới dạng (a) copy của chứng từ gốc chứng minh rằng thanh toán đã được thực hiện hoặc đến hạn phải trả cho các chi tiêu hợp lệ (ví dụ hóa đơn, biên lai); và/hoặc (b) báo cáo tóm tắt cung cấp thông tin về thanh toán cho các chi tiêu hợp lệ Báo cáo tóm tắt có hai loại chính: (a) báo cáo tài chính chưa kiểm toán, và (b) sao kê chi tiêu Ngân hàng thấy dùng hồ sơ tóm tắt và, đặc biệt là, báo cáo tài chính chưa kiểm toán
59 Loại chứng từ hỗ trợ mà bên vay được yêu cầu phải cung cấp được xác định trong quá trình thẩm định dự án và được nhất trí trong quá trình đàm phán, có xét đến các trường hợp cụ thể của dự án và phương pháp giải ngân hoặc các phương pháp được lựa chọn
60 Các loại chứng từ luôn được sử dụng để hỗ trợ cho các yêu cầu về thanh toán trực tiếp (xem phần về “Sử dụng Phương pháp Thanh toán Trực tiếp” trong chương VI) Ngân hàng có thể cũng yêu cầu bản sao của các chứng từ gốc để hỗ trợ cho các yêu cầu về hoàn vốn hoặc để báo cáo
về việc sử dụng các khoản tạm ứng (xem các phần về “Sử dụng Phương pháp hoàn vốn” và “Sử dụng Phương pháp tạm ứng” trong chương V), như là một phần của các bước giải ngân ban đầu hoặc trong quá trình thực hiện, tùy thuộc vào các trường hợp
Chứng từ
Trang 2820 21
61 Các loại chứng từ cũng được yêu cầu để hỗ trợ cho việc đưa ra cam kết đặc biệt và các khoản thanh toán tiếp theo trên cơ sở các cam kết đặc biệt (xem phần về “Sử dụng Phương pháp Cam kết Đặc biệt” trong chương VI về các chi tiết bổ sung liên quan đến bản chất và điều khoản của các
sổ sách này)
62 Các báo cáo tóm tắt có thể được sử dụng để hỗ trợ cho các yêu cầu về hoàn vốn hoặc để báo cáo về việc sử dụng các khoản tạm ứng (xem các phần về “Sử dụng Phương pháp hoàn vốn” và “Sử dụng Phương pháp tạm ứng” trong chương V) Về các thông tin khác liên quan đến tính hợp lệ trong việc sử dụng các báo cáo tóm tắt, xem phần về “Cung cấp Chứng từ Hỗ trợ cho Giải ngân” trong chương V
63 Các Điều kiện Chung yêu cầu bên vay lưu giữ tất cả các chứng từ (hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu thu, và các tài liệu khác) chứng minh cho các khoản chi tiêu hợp lệ và giúp cho đại diện của Ngân hàng có thể kiểm tra những chứng từ đó.11 Các Điều kiện Chung cũng yêu cầu các loại chứng từ phải được lưu giữ ít nhất một năm sau ngày Ngân hàng nhận được báo cáo tài chính cuối cùng đã được kiểm toán được yêu cầu phù hợp với hiệp định pháp
lý hoặc hai năm sau ngày hết hạn, tính theo thời điểm muộn hơn Bên vay chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc lưu giữ chứng từ vượt quá thời hạn được yêu cầu bởi hiệp định pháp lý tuân thủ các quy định của chính phủ của họ
64 Trong suốt thời gian thực hiện dự án, bên vay và đơn vị thực hiện dự án lưu giữ tất cả các chứng từ gốc và các bản sao đơn xin rút vốn, đơn xin cam kết đặc biệt, và các biểu mẫu bổ sung đã được gửi cho Ngân hàng Các ví dụ về các chứng từ gốc cho dự án bao gồm các loại sau:
• các tài liệu mua sắm đấu thầu (tài liệu đấu thầu, thư mời thầu, báo cáo đánh giá thầu);
• các hợp đồng mua sắm;
• các đơn đặt hàng;
• thư tín dụng;
• hóa đơn và giấy chứng nhận xuất xứ của nhà cung cấp;
• chứng từ vận tải đường biển hay nhập khẩu và giấy chứng nhận kiểm tra;
• bằng chứng về việc giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ;
• hóa đơn hoặc giấy chứng nhận hoàn thành của nhà thầu
và tư vấn;
• bảo lãnh thực hiện hợp đồng, như bảo lãnh của ngân hàng cho tạm ứng nếu được yêu cầu theo các điều khoản của một hợp đồng;
• chứng từ cho công việc tự làm (có chữ ký đồng ký của bên giám sát hoặc của tư vấn khi được yêu cầu);
11 Xem phần 5.07 và 4.07, lần lượt về Các Điều kiện Chung IBRD và Các Điều kiện Chung IDA (2005).
Các Báo cáo Tóm tắt
Lưu giữ tài liệu
Trang 29Bảng 3 Các ví dụ về Sổ sách được Lưu giữ
Loại chi phí Các loại sổ sách
Trang 3166 Chương này bàn về các vấn đề liên quan đến việc rút vốn từ tài khoản vay Chương này cho biết Vụ Vốn Vay yêu cầu gì trước khi họ có thể bắt đầu giải ngân cho bên vay hoặc, theo yêu cầu của bên vay, cho một bên thứ ba, và giải thích về các yêu cầu và các biểu mẫu được sử dụng để yêu cầu việc rút vốn và các khoản cam kết từ tài khoản vay Chương này cũng quy định bên vay có thể liên hệ với chỗ nào để lấy các thông tin về các giao dịch giải ngân và được giải thích về các tỷ giá hối đoái mà Ngân hàng sử dụng để đánh giá các giao dịch riêng biệt
Các chữ ký đã được ủy quyền
67 Như đã được bàn đến trong phần 3 của Hướng dẫn Giải ngân, trước khi có thể bắt đầu giải ngân theo khoản vay, đại diện được ủy quyền (như đã được xác định trong hiệp định pháp lý) phải thông báo cho Ngân hàng cán bộ hoặc các cán
bộ nào có thể ký đơn xin rút vốn hoặc đơn xin cam kết đặc biệt và cung cấp bản sao của các chữ ký mẫu đã được xác nhận.12 Bên vay gửi thông báo này và các chữ ký mẫu cho Ngân hàng tại nơi đã được định rõ trong thư giải ngân Thư mẫu cung cấp các chữ ký mẫu được trình bày trong phụ lục
E Để thuận tiện, thư có chữ ký mẫu đã được ủy quyền được gửi kèm với thư giải ngân
68 Bên vay có thể chọn việc đưa ra giấy ủy quyền chung cho một cán bộ hoặc các cán bộ được ký các loại đơn cho tất
cả các khoản vay của một quốc gia Trong trường hợp này, thư có chữ ký đã được ủy quyền cho mỗi khoản vay mới sẽ tham khảo giấy ủy quyền gốc và chữ ký mẫu hoặc các chữ
ký đã được cung cấp trước đây Theo một cách khác, bên vay
RÚT CÁC KHOẢN
VAY TỪ TÀI KHOẢN VAY
IV
12 Ngân hàng hiện đang xây dựng chức năng trực tuyến, chức năng này bao gồm cả các phương tiện giao các loại đơn điện tử mà chúng sẽ đáp ứng được yêu cầu về chữ ký này.
Trang 3269 Nếu người ký đơn đã được ủy quyền thay đổi trong thời gian thực hiện dự án, bên vay phải nhanh chóng thông báo cho Ngân hàng và cung cấp tên và chữ ký mẫu của các cán
bộ mới được chỉ định
Ghi chú: Các Điều kiện chung yêu cầu bên vay “cung cấp
cho Ngân hàng bằng chứng về thẩm quyền của người hoặc những người được ủy quyền ký các loại đơn ”Bên vay khi quyết định liệu có cung cấp bằng chứng này theo mỗi khoản vay, dự án, khu vực, hoặc quốc gia hay không, phải ghi nhớ rằng việc giải ngân có thể bị trì hoãn nếu Ngân hàng không
có sẵn bằng chứng thỏa đáng vào thời điểm nhận được đơn xin rút vốn vay.
Điều kiện giải ngân
70 Khi hiệp định pháp lý có điều kiện giải ngân, Ngân hàng
sẽ chỉ giải ngân dựa trên hạng mục chi tiêu đó khi có được bằng chứng thỏa đáng cho thấy các điều kiện đã được thỏa mãn Ngân hàng thông báo cho bên vay khi nào hài lòng với bằng chứng đã nhận được
Mẫu đơn
71 Khi bên vay muốn yêu cầu rút vốn từ tài khoản vay hoặc muốn yêu cầu Ngân hàng cùng tham gia vào một cam kết đặc biệt, bên vay nộp cho Ngân hàng đơn bằng văn bản đúng theo mẫu và nội dung theo các yêu cầu hợp lý của Ngân hàng.13 Mỗi một mẫu được sử dụng cho mỗi một mục đích, nhưng trong cả hai trường hợp, chúng đều được trình cho Ngân hàng dưới dạng các bản gốc có chữ ký Các mẫu được đưa ra trong các tiểu phần sau hiện có sẵn tại Vụ Vốn vay của Ngân hàng Thế giới và trên Web site Liên kết Khách hàng Trên Liên kết Khách hàng có thể điền thẳng vào mẫu,
in ra, ký, và chuyển cho văn phòng Ngân hàng Thế giới
13 Xem các Điều kiện Chung IBRD và các Điều kiện Chung IDA (2005), phần 2.03 (a).
Trang 3324 25
14 Ngân hàng sẽ tiếp tục chấp nhận, trong thời kỳ chuyển đổi, các mẫu đơn in sẵn trước đây đã được giao cho bên vay ( xem phụ lục III ).
Ghi chú: Ngân hàng hiện đang phát triển chức năng trực
tuyến, việc này sẽ cho phép việc nộp các mẫu đơn xin rút vốn qua đường điện tử và việc cung cấp tài liệu hỗ trợ thông qua Liên kết Khách hàng và việc này sẽ đáp ứng được các yêu cầu
về chữ ký cho các mục đích như vậy Các điểm đặc trưng trong tiến bộ về điện tử sẽ có sẵn dành cho những người sử dụng Liên kết Khách hàng đã đăng ký sau thời gian thử nghiệm ban đầu, theo kế hoạch hiện nay là vào tháng 11 năm 2006.
72 Mẫu đơn xin rút vốn có chức năng kép và có thể được sử dụng
để (a) rút vốn từ tài khoản vay, và/hoặc (b) quyết toán chứng từ cho các khoản chi tiêu Bản sao mẫu 2380, các hướng dẫn điền vào mẫu, và các mẫu đã điền đầy đủ được đưa ra trong phụ lục F.14Mẫu được sử dụng vào các mục đích sau:
• để yêu cầu việc hoàn trả cho bên vay đối với một khoản thanh toán hoặc các khoản thanh toán mà bên vay đã thực hiện từ nguồn vốn của chính họ,
• để yêu cầu một khoản tạm ứng cho tài khoản chuyên dùng
và/hoặc báo cáo về khoản tạm ứng đã được sử dụng như thế nào,
• để yêu cầu việc thanh toán trực tiếp cho bên thứ ba đối với các dịch vụ hoặc hàng hóa được cung cấp
73 Để bổ sung cho đơn xin rút vốn, các mẫu cũng có sẵn để
• yêu cầu tạm ứng theo kế hoạch: mẫu 2381, như được đưa ra trong phụ lục F Mẫu này được đưa ra cho bên vay, những người muốn ấn định ngày giá trị cho các giao dịch giải ngân
vì các mục đích quản lý tiền mặt Theo một cách khác, Ngân hàng giải ngân các khoản vay trên cơ sở sự phê duyệt đơn xin rút vốn vay và ngày giá trị được tính theo tỷ giá của thị trường đối với tiền tệ được giải ngân
• liệt kê các khoản thanh toán dựa trên các hợp đồng mà các hợp đồng này được cho là phải được Ngân hàng xét duyệt trước: mẫu 2382 Mẫu này không được yêu cầu, nhưng có thể được
sử dụng để sắp xếp các thông tin cần thiết về thanh toán theo hợp đồng, mà các thông tin này sẽ có thể lấy được trong các tài liệu hỗ trợ thông thường
74 Bên vay sử dụng mẫu 1931 để yêu cầu Ngân hàng phát hành một cam kết đặc biệt (xem phần về “Sử dụng Phương pháp Cam kết Đặc biệt” trong chương VI) Ngân hàng phê duyệt cam kết đặc biệt sử dụng mẫu 2018 Tổ chức tài chính (thường là một ngân hàng thương mại) thường gửi các yêu cầu thanh toán sử dụng Hiệp hội Viễn thông Tài chính Liên ngân hàng Toàn cầu (SWIFT), nhưng chúng có thể cũng được gửi bằng thư yêu cầu thanh toán theo cam kết đặc biệt theo mẫu 2015 Các bản sao của các mẫu
1931 và 2015 và các hướng dẫn cách điền vào đó, cùng với mẫu
2018 đã được điền đầy đủ được đưa ra trong phụ lục G
Đơn xin rút vốn
Đơn xin Cam kết Đặc biệt
Trang 3426 27
Các Yêu cầu Xử lý Giải ngân
75 Khi bên vay muốn rút các khoản vay hoặc cam kết về các khoản vay, bên vay trình cho Ngân hàng đơn gốc cùng với bất kỳ chứng từ hỗ trợ nào phù hợp với phương pháp giải ngân liên quan Để được cho là hợp lệ được thanh toán hoặc kết sẽ thanh toán, đơn phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
• theo đúng các điều kiện đối với khoản vay;
• là bản gốc (bản sao chụp hoặc bản fax sẽ không được chấp nhận);
• do một bên ký hoặc các bên ký được ủy quyền mà họ đã cung cấp cho Ngân hàng chữ ký hoặc các chữ ký mẫu ký bằng mực tối màu;15
• xác định số lượng được thanh toán và/hoặc quyết toán chứng từ và đưa ra các hướng dẫn đầy đủ đối với việc thanh toán, kể cả SWIFT, các mã số tài khoản ngân hàng quốc tế (IBAN), và các chi tiết về ngân hàng trung gian;
• bao gồm tài liệu hỗ trợ trong mẫu và nội dung đã được nhất trí và được quy định trong thư giải ngân
76 Ngoài ra, cũng cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:
• Khi số lượng được rút bao gồm cả các khoản thanh toán theo các hợp đồng phải được Ngân hàng xét duyệt trước, bên vay phải nhận được thư “không phản đối” hợp đồng của Ngân hàng trước đó và phải nộp bản sao hợp đồng
đã được ký kết cho Ngân hàng
• Khoản vay được phân bổ cho hạng mục chi tiêu cụ thể phải còn đủ để trang trải cho khoản thanh toán hoặc cam kết
77 Nhằm tránh việc thanh toán chậm trễ, bên vay phải tuân theo các yêu cầu đã nói ở trên, theo sát các hướng dẫn về mẫu được áp dụng, và đảm bảo chắc chắn rằng đơn phải hoàn chỉnh và chính xác và rằng tài liệu hỗ trợ phù tuân theo thư giải ngân Phụ lục H đưa ra bản liệt kê những mục cần kiểm tra cho nhân viên dự án sử dụng trước khi gửi đơn cho văn phòng Ngân hàng như được quy định trong thư giải ngân
Ghi chú: Ngân hàng thực hiện mọi nỗ lực cần thiết để liên
hệ với bên vay và xác nhận bất kỳ thông tin nào về đơn xin rút vốn vay không rõ ràng hoặc để có được thông tin bổ sung nhằm hoàn tất đơn xin Nếu Ngân hàng không thể giải quyết các vấn đề về đơn đang còn để treo, Ngân hàng có thể phê duyệt đơn xin với số tiền bị giảm hoặc trả lại đơn cho bên vay
mà không thanh toán Nếu đơn xin bị giảm trừ hoặc bị trả lại, Ngân hàng sẽ ngay lập tức thông báo cho bên vay cùng với giải thích về quyết định của Ngân hàng.
15 Yêu cầu này có thể được điều chỉnh đối với các bên vay được phép sử dụng phương tiện điện tử để nộp đơn khi chức năng này được thực hiện.
Trang 3526 27
Báo cáo Giải ngân
78 Thông báo thanh toán và tóm tắt giải ngân hàng tháng cung cấp cho bên vay thông tin về các giao dịch giải ngân đối với khoản vay của họ và có sẵn trực tuyến qua trang Liên kết Khách hàng Theo yêu cầu của bên vay, các thông báo thanh toán và tóm tắt giải ngân hàng tháng cũng được email cho bên vay
79 Bên vay phải thường xuyên theo dõi thông báo thanh toán
và tóm tắt giải ngân hàng tháng và thông báo ngay cho Ngân hàng về bất kỳ vấn đề nào có liên quan đến giao dịch
80. Thông báo thanh toán Sau khi Ngân hàng phê duyệt
mỗi đơn xin rút vốn, Ngân hàng giải ngân hoặc cho bên vay hoặc cho một bên thứ ba được xác định.16 Ngân hàng ngay lập tức thông báo cho bên vay về các chi tiết thanh toán thông qua thông báo thanh toán, thông báo này cung cấp các thông tin sau:
• số khoản vay
• số đơn xin rút vốn (do bên vay ấn định và cũng được coi
là số tham chiếu của bên vay),
• ngày giá trị của thanh toán,
• số giao dịch (do Ngân hàng ấn định khi phê duyệt giao dịch),
• hạng mục chi tiêu của thanh toán,
• đồng tiền và số tiền thanh toán,
• tỷ giá hối đoái và số tiền tương đương trừ vào tài khoản vay theo đồng tiền cam kết.17
81. Tóm tắt Giải ngân Hàng tháng Hàng tháng, ngay sau khi
chốt các tài khoản của mình, Ngân hàng sẽ cung cấp cho tất cả các bên vay và các bên được ủy quyền bản tóm tắt giải ngân hàng tháng Bản tóm tắt này đưa ra các chi tiết về tất cả các giao dịch được thực hiện theo một khoản vay nhất định trong tháng trước và cho biết số dư chưa giải ngân của khoản vay
82.Điều kiện Chung xác định rõ rằng Ngân hàng, với tư cách là đại lý của bên vay, và dựa trên các điều khoản và điều kiện như khi Ngân hàng phải quyết định, sẽ mua các đồng tiền như bên vay yêu cầu để thực hiện thanh toán cho các khoản chi tiêu hợp
lệ.18 Đối với các khoản hoàn trả và thanh toán trực tiếp, Ngân
16 Đơn xin rút vốn có thể cũng chỉ được sử dụng để quyết toán chứng từ cho các khoản tạm ứng và trong trường hợp đó sẽ không dẫn đến việc Ngân hàng
sẽ giải ngân Giao dịch không được đưa vào thông báo thanh toán nhưng lại được phản ánh trong tóm tắt giải ngân hàng tháng.
17 Đối với các khoản vay IBRD, đồng tiền được cam kết là đồng tiền của khoản vay; đối với khoản tài trợ IDA, đó là đồng SDR Xem phần 2.01 của Các Điều kiện Chung IBRD và Các Điều kiện Chung IDA (2005) Đồng SDR là đồng tiền tương đương cơ bản mà Quỹ Tiền tệ Quốc tế sử dụng như một đồng tiền để kế toán và IDA đã sử dụng như là đồng tiền để cam kết cho các khoản tín dụng kể
từ năm 1980, và sau đó là dùng cho các khoản viện trợ.
18 Xem Các Điều kiện Chung IBRD và Các Điều kiện Chung IDA (2005), phần 2.01 (c).
Thông tin về các Giao dịch Giải ngân
Đồng tiền giao dịch
Trang 3628 29
hàng thường giải ngân theo đồng tiền của khoản chi tiêu.19 Ví
dụ, khi bên vay thanh toán trước các khoản chi tiêu bằng nội tệ
từ nguồn vốn của mình và yêu cầu được hoàn trả, Ngân hàng thường thanh toán cho bên vay bằng đúng nội tệ đó (bằng cách mua nội tệ từ ngân hàng trung ương của bên vay hoặc, trong một số trường hợp, mua từ thị trường bên ngoài) Khi bên vay yêu cầu thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp cho hóa đơn phát hành bằng, ví dụ, đồng euro, Ngân hàng sẽ thanh toán cho nhà cung cấp bằng đồng euro
83 Việc thanh toán vào tài khoản chuyên dùng các khoản tạm ứng được thực hiện bằng đồng tiền của tài khoản chuyên dùng Bên vay được yêu cầu phải báo cáo về việc sử dụng các khoản tạm ứng được chuyển vào tài khoản chuyên dùng bằng đúng đồng tiền cùng loại Khi bên vay sử dụng khoản vay để thanh toán các khoản chi tiêu bằng các đồng tiền khác nhau, nhằm mục đích báo cáo cần sử dụng tỷ giá hối đoái có hiệu lực vào ngày rút tiền từ tài khoản chuyên dùng
84 Khi thực hiện thanh toán, Ngân hàng có thể phải sử dụng một đồng tiền khác (đồng tiền chi phí) để mua đồng tiền được yêu cầu (đồng tiền giải ngân) Trong các trường hợp như vậy, Ngân hàng mua đồng tiền giải ngân sử dụng tỷ giá hối đoái (tỷ giá giao ngay) do ngân hàng bán niêm yết Ngân hàng lựa chọn đồng tiền chi phí và xác định số tiền trừ vàotài khoản vay như sau:
• Các khoản vay IBRD và các quỹ uỷ thác Các sản phẩm
IBRD hiện hành (các khoản vay theo lãi suất cố định và thay đổi) và các quỹ uỷ thác sử dụng đồng tiền được cam kết đối với khoản vay (trong hiệp định pháp lý được gọi là đồng tiền của khoản vay) như là đồng tiền chi phí Ngân hàng tính vào tài khoản vay số tiền cần thiết để mua số tiền giải ngân
• Các khoản tín dụng và các khoản viện trợ IDA Đối với các
khoản tín dụng và các khoản viện trợ IDA, Ngân hàng có thể sử dụng bất cứ đồng tiền nào có sẵn đối với IDA như là đồng tiền chi phí Ngân hàng tính vào tài khoản vay số tiền tương đương bằng quyền rút vốn đặc biệt SDR Ngân hàng
sử dụng cùng một tỷ giá hối đoái, tỷ giá hối đoái áp dụng, đối với tất cả các giao dịch bằng đồng tiền cụ thể vào một ngày đã được ấn định nhằm đảm bảo rằng tất cả các bên vay đều được đối xử công bằng trong các giao dịch của họ
Ngân hàng xây dựng tỷ giá hối đoái có thể được áp dụng dựa trên cơ sở tỷ giá do Quỹ Tiền tệ Quốc tế niêm yết vào ngày đó hoặc trên cơ sở tỷ giá do ngân hàng trung ương của nước có đồng tiền chi phí niêm yết
Ghi chú: Các khoản thanh toán bằng các đồng tiền mạnh (như
đô la Mỹ, Euro, Yên Nhật thường được thực hiện nhanh hơn các khoản thanh toán bằng các đồng tiền yếu (như nhiều đồng nội tệ), đối với các khoản này Ngân hàng thường mất thêm hai hoặc
ba ngày sau khi mua để thanh toán.
19 Ngân hàng có thể hoàn trả cho bên vay theo đồng tiền khác với đồng tiền của khoản chi tiêu như đã được thống nhất giữa bên vay và Ngân hàng.
Các Tỷ giá Hối đoái được
Sử dụng cho Giải ngân
Trang 3728 29
85 Ngân hàng giải ngân cho bên vay theo một trong hai phương thức sau: hoặc Ngân hàng sẽ hoàn trả bên vay các chi phí dự án đã được tài trợ trước đó hoặc sẽ tạm ứng cho bên vay cho các chi phí dự kiến Chương này qui định những tài liệu hỗ trợ mà bên vay phải cung cấp cho Ngân hàng khi
sử dụng các phương thức giải ngân này cũng như khi nào cần cung cấp những tài liệu đó Chương này cũng mô tả các chính sách và thủ tục của Ngân hàng nhằm đảm bảo những khoản tiền vay được tạm ứng sẽ được sử dụng đúng mục đích, kể cả những yêu cầu về thành lập và sử dụng các tài khoản chuyên dùng
Cung cấp Tài liệu Hỗ trợ cho hoạt động Giải ngân
86 Đối với các khoản giải ngân cho bên vay, bên vay phải cung cấp tài liệu hỗ trợ nhằm chứng minh rằng các khoản vay được sử dụng đúng theo các mục đích của khoản vay
87 Yêu cầu hoàn vốn cũng như báo cáo việc sử dụng các khoản tạm ứng thường phải được đính kèm với hoặc (a) báo cáo tóm tắt dưới hình thức báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán được sử dụng để báo cáo tài chính, thường được qui định tại phụ lục 2 của hiệp định pháp lý, hay (b) báo cáo tóm tắt dưới hình thức bản sao kê chi tiêu, hoặc (c) các chứng
từ, hay (d) các chứng từ Ngân hàng yêu cầu đối với các chi phí cụ thể và bản sao kê chi tiêu cho toàn bộ các chi phí khác
88 Báo cáo tóm tắt sẽ thuộc hai loại chính sau: (a) báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán, và (b) các bản sao kê chi tiêu Khi sử dụng báo cáo tóm tắt, mức độ chi tiết của báo cáo sẽ phụ thuộc vào dự án, các hạng mục chi tiêu, và khả năng của
hệ thống quản lý tài chính của bên vay
89 Để có thể sử dụng các báo cáo tóm tắt hỗ trợ cho việc giải ngân ngay khi khoản vay có hiệu lực, bên vay phải có một
GIẢI NGÂN CHO BÊN VAY
V
Trang 3830 31
hệ thống quản lý tài chính đầy đủ Nhằm tiếp tục sử dụng các báo cáo tóm tắt hoặc bắt đầu sử dụng những báo cáo này trong quá trình thực hiện dự án, bên vay cần phải:
• duy trì các mức đánh giá quản lý tài chính hiệu quả trong quá trình giám sát dự án
• cung cấp cho Ngân hàng các báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán phù hợp với hình thức và nội dung đã được thỏa thuận trong vòng 45 ngày (hoặc trong khoảng thời gian khác được qui định cụ thể trong hiệp định pháp lý) kể từ khi kết thúc mỗi kỳ báo cáo
• Cung cấp cho Ngân hàng các báo cáo tài chính đã kiểm toán được qui định cụ thể trong hiệp định pháp lý vào ngày đến hạn
90 Bên vay và nhân viên của Ngân hàng phải nhất trí về nội dung và chi tiết của báo cáo tóm tắt cũng như bất kỳ mẫu bổ sung nào trong quá trình thẩm định dự án và quyết toán báo cáo trong quá trình đàm phán Bất kỳ khi nào có thể, hình thức và nội dung của báo cáo phải được xuất từ hệ thống quản lý tài chính riêng của bên vay Ngân hàng khuyến khích việc sử dụng các báo cáo được xuất từ hệ thống của bên vay mà đáp ứng được các yêu cầu của Ngân hàng
91 Hiệp định pháp lý cho từng dự án đòi hỏi bên vay phải cung cấp định kỳ cho Ngân hàng các báo cáo tài chính giữa
kỳ chưa kiểm toán Các báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán thường phải bao gồm toàn bộ dự án như được mô tả trong tài liệu thẩm định dự án và hiệp định pháp lý, chứ không phải chỉ bao gồm phần Ngân hàng tài trợ Các báo cáo phải phản ánh toàn bộ các hoạt động của dự án, nguồn tài trợ, và các khoản chi phí, kể cả các quỹ đối ứng, quỹ từ các đối tác phát triển khác, cũng như các khoản đóng góp bằng hiện vật chẳng hạn như nhân công và nơi ở, bất kể việc ban thực hiện dự án của bên vay có kiểm soát các quỹ trong toàn bộ các khía cạnh của dự án hay không
92 Các báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán cũng nên được sử dụng để hỗ trợ cho các khoản rút vốn từ tài khoản vay trừ phi được thỏa thuận khác với Ngân hàng Khi những báo cáo này được sử dụng như là tài liệu hỗ trợ cho việc hoàn vốn cũng như báo cáo về việc sử dụng các khoản tạm ứng, Ngân hàng thường yêu cầu dự toán tiền mặt cho hai
kỳ báo cáo liên tiếp Ngân hàng không đòi hỏi thêm bất kỳ thông tin nào khác.20 Hộp 1 sẽ đưa ra một số lợi ích của việc
sử dụng các báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán
20 Ngân hàng yêu cầu thông tin để ghi chép phần dự án được Ngân hàng tài trợ theo các phạm trù chi phí trong hiệp định pháp lý Nếu, trong trường hợp ngoại lệ, thông tin này không được thể hiện trong báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán, Ngân hàng có thể yêu cầu thêm thông tin này như là phần thông tin bổ sung.
Báo cáo Tài chính Giữa kỳ chưa Kiểm toán
Trang 3930 31
93 Sao kê chi tiêu sẽ tóm tắt các chi phí hợp lệ phát sinh trong một giai đoạn qui định Những chi phí này thường được tập hợp theo hạng mục chi tiêu Bản sao kê có thể là một bản kê tóm tắt hoặc cũng có thể là một bản kê chi tiết hơn liệt kê toàn bộ các chi phí phát sinh trong kỳ báo cáo Mức độ chi tiết của bản sao kê mà Ngân hàng yêu cầu sẽ phụ thuộc vào từng dự án
94 Khi sử dụng các bản sao kê chi tiêu như là tài liệu hỗ trợ cho việc giải ngân, bên vay vẫn được yêu cầu phải cung cấp các báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán cho Ngân hàng phù hợp với các yêu cầu của hiệp định pháp lý
95 Vì các bản sao kê chi tiêu thường không thể lấy trực tiếp
từ chứng từ kế toán của bên vay, cho nên bên vay phải có hệ thống lưu giữ chứng từ cho phép có thể xuất chứng từ gốc tương ứng (chẳng hạn như hóa đơn, biên lai) một cách hiệu quả để kiểm toán viên và nhân viên Ngân hàng thanh tra
96 Ngân hàng có thể yêu cầu một bản sao các chứng từ gốc nhằm hỗ trợ cho các yêu cầu hoàn vốn cũng như báo cáo việc sử dụng các khoản tạm ứng, hoặc như là một phần của các sắp xếp giải ngân ban đầu hay trong quá trình thực hiện, phụ thuộc vào từng trường hợp Ví dụ, Ngân hàng có thể yêu cầu chứng từ
• khi các khoản thanh toán được thực hiện theo hợp đồng phải có xét duyệt trước của Ngân hàng và/hoặc khi đội chuẩn bị dự án yêu cầu phải kiểm soát thêm một hoặc các hợp đồng cụ thể;
• khi dự án được tài trợ bởi khoản vay với một bên vay mới, kể cả khi có khoảng cách trong cam kết của Ngân hàng với bên vay, ví dụ như khi một quốc gia đang bị
Hộp 1 Lợi ích của việc sử dụng Báo cáo Tài chính Giữa kỳ chưa Kiểm toán như là Tài liệu Hỗ trợ
Lợi ích của việc sử dụng báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán như sau:
• Những báo cáo này có thể được sử dụng với phương thức hoàn vốn Bên vay đơn giản sẽ cung cấp một bản sao báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán để báo cáo tài chính với Ngân hàng, theo qui định của hiệp định pháp lý, gửi trực tiếp tới Vụ Vốn Vay cùng với mẫu đơn xin rút vốn
• Những báo cáo này có thể được sử dụng với phương thức tạm ứng Bên vay yêu cầu các khoản tạm ứng khi cần cho việc thực hiện dự án và báo cáo việc sử dụng các khoản tạm ứng bằng cách cung cấp một bản sao báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán được sử dụng để báo cáo tài chính với Ngân hàng, theo qui định trong hiệp định pháp lý, gửi trực tiếp tới Vụ Vốn Vay cùng với mẫu đơn xin rút vốn
• Thông thường sẽ không yêu cầu thêm tài liệu bổ sung, chứng từ, và sao kê ngân hàng nào Bên vay không cần phải cung cấp bất kỳ tóm tắt hay tường trình riêng nào cho Ngân hàng hoặc gửi bất kỳ bản sao kê và đối chiếu ngân hàng nào cho Ngân hàng Bên vay cần giữ lại toàn bộ chứng từ gốc, tuy nhiên Ngân hàng chỉ yêu cầu báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán để cập nhật các chi phí
• Chỉ có một báo cáo tài chính và một chu trình báo cáo Kỳ cung cấp báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán như là tài liệu hỗ trợ sẽ giống như đối với các mục đích báo cáo, bất kể việc liệu bên vay có đang sử dụng phương thức hoàn vốn hay tạm ứng cũng như thời gian của chu trình báo cáo như thế nào
Chứng từ Sao kê Chi tiêu
Trang 4032 33
đình chỉ hoặc sau giai đoạn không cho vay;
• khi dự án được thực hiện tại quốc gia đang phải đối mặt với nguy cơ xung đột hoặc đang bị xung đột hoặc sau khi xung đột xảy ra;
• khi dự án đang bị cảnh báo hoặc đang thực sự bị đình chỉ giải ngân;
• khi được đảm bảo bởi quốc gia hoặc các tình trạng dự án khác
97 Khi bên vay sử dụng phương thức hoàn vốn hoặc báo cáo việc sử dụng tiền tạm ứng, Ngân hàng có thể yêu cầu tài liệu hỗ trợ phải bao gồm danh sách các khoản thanh toán theo những hợp đồng phải có sự xét duyệt trước của Ngân hàng Hình thức và nội dung của thông tin này thường được thể hiện dưới dạng tài liệu đính kèm theo thư giải ngân
98 Những yêu cầu chung về việc lưu giữ tài liệu được qui định trong mục ”Tài liệu Hỗ trợ” tại chương III của cuốn sổ tay này
Sử dụng Phương thức hoàn vốn
99 Phương thức hoàn vốn có thể sử dụng cho toàn bộ các loại chi phí hợp lệ mà bên vay đã tài trợ trước từ các nguồn riêng của mình Ngân hàng không áp đặt bất kỳ giới hạn nào về tiền tệ hay loại hình chi phí
100 Nhằm giảm thiểu công việc mang tính giầy tờ và chi phí thực hiện kinh doanh cho cả bên vay và Ngân hàng, Ngân hàng đã đặt ra giá trị tối thiểu đối với các đơn xin hoàn vốn (xem Hướng dẫn Giải ngân, tiểu mục 3.5) Giá trị này được thiết lập cho từng khoản vay trong quá trình thẩm định dự
án và khác nhau phụ thuộc vào kích cỡ khoản vay, bản chất
dự án, loại chi phí sẽ được tài trợ, và các tình trạng của quốc gia Giá trị tối thiểu cho từng Dự án được thể hiện trong thư giải ngân Các chi phí dưới mức giá trị tối thiểu nên được tổng hợp lại cho đến khi đạt mức tối thiểu (chẳng hạn như bằng cách nhóm các chi phí nhỏ, khác nhau đã được tài trợ trước) hoặc được được tài trợ sử dụng vốn trong tài khoản chuyên dùng (xem mục ”Sử dụng Phương thức Tạm ứng”)
101 Nhằm thúc đẩy việc quản lý tốt dự án, các yêu cầu hoàn vốn nên được thực hiện thường xuyên và khi phát sinh chi phí hoặc cùng kỳ với báo cáo tài chính giữa kỳ chưa kiểm toán Các yêu cầu hoàn vốn thường xuyên cũng có thể giúp ngăn chặn nguy cơ mất giá khoản tiền sẽ được hoàn vốn do
sự giao động tỷ giá Bảng 4 đưa ra các bước áp dụng cũng như yêu cầu đối với việc yêu cầu hoàn vốn
Sử dụng Phương thức Tạm ứng
102 Ngân hàng có thể đồng ý cung cấp vốn cho bên vay do vậy Ngân hàng có thể tài trợ những chi phí dự án dự kiến khi những chi phí này phát sinh Bên vay có thể chỉ sử dụng
Phạm vi Áp dụng
Thủ tục Yêu cầu hoàn vốn
Giá trị Tối thiểu Phạm vi áp dụng Lưu giữ Tài liệu
Các Hợp đồng phải
có sự xét duyệt trước
của Ngân hàng