ĐỀ TÀI: Phân tích,tìm hiểu module ERP khi triển khai ERP cho công ty giả định trong lĩnh vực bán lẻ,siêu thị

2.Lý do chọn đề tài Với sự phát triển của công nghệ thông tin nói chung và công nghệ phần mềm nói riêng, thì ngày nay đa phần các cơ quan, nhà máy, các công ty đều có nhu cầu áp dụng cô

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- -

BÀI TẬP LỚN

PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ (ERP)

ĐỀ TÀI: Phân tích,tìm hiểu module ERP khi triển khai ERP cho

công ty giả định trong lĩnh vực bán lẻ,siêu thị

Giảng viên HD : Ts Đỗ Mạnh Hùng

Sinh Viên TH : Nhóm 03

Nguyễn Ngọc Tùng Phạm Xuân Toàn Nguyễn Thành Trung Bùi Duy Khánh

Hà Nội_2017

MỤC LỤC

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1

1.Tên đề tài 1

2.Lý do chọn đề tài 1

3.Mục đích 1

4.Bố cục 1

PHẦN II: NỘI DUNG 2

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2

1 Tổng quan về ERP 2

2 Hệ thống ERP 16

3 Khảo sát thị phần ERP 40

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU ERP CHO NGÀNH BÁN LẺ 48

1.Thị trường tại Việt Nam 48

2.Những thách thức và giải pháp 48

CHƯƠNG III: TÌM HIỂU ERP SIÊU THỊ 54

1.Định nghĩa 54

2.Tính chất 54

3.Lợi ích 56

Chương IV: PHÂN TÍCH,TÌM HIỂU VỀ MODULE CHO NGÀNH BÁN LẺ,SIÊU THỊ 57

1.Module “Quản lý bán hàng” 57

2.Module “Quản lý mua hàng” 59

3.Module “Quản lý kho hàng” 61

4.Module “Quản lý tài chính-kế toán” 63

5.Module “Quản lý nhân sự-tiền lương” 64

6.Module “Quản lý khách hàng” 67

CHƯƠNG V: Tìm hiểu về ERP của SAIGON CO-OP 68

1.Giới thiệu qua về SAIGON CO-OP 68

2.Lịch sử hình thành 68

3.Thành tích sau 15 năm hoạt động 70

4.Lựa chọn của nhà cung cấp 70

5.Hệ thống thông tin 71

6.Cấu trúc của hệ thống ERP tại Coopmart 72

7.Lợi ích của việc ứng dụng ERP vào CoopMart 74

8 Vấn đề dự trữ 75

9.Phân phối-thị trường tiêu thụ 78

10.Chính sách khách hàng 79

11.Liên kết với nước ngoài 81

CHƯƠNG VI:KẾT LUẬN 83

PHẦN III: PHỤ LỤC 84

LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh hiện nay, cùng với xu hướng phát triển của thời đại, các doanh nghiệp được sự hỗ trợ đắc lực của các ứng dụng thương mại điện tử như các thiết bị hỗ trợ thanh toán, hay các phần mềm…Buộc các doanh nghiệp phải phản ứng kịp thời trước những chuyển biến mạnh mẽ của thời đại, để tồn tại và phát triển Luôn chủ động đi trước

Một giải pháp hết sức quan trọng đem đến thành công cho doanh nghiệp là: phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh ERP, nó có phần mềm quản lý nội lực của doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí, hình thành hệ thống quản trị doanh nghiệp xuyên suốt, tạo điều kiện cho các nhà quản lý hiệu quả, và khi đã áp dụng thành công thì lợi ích của nó đem lại vô cùng to lớn Đối với Việt Nam thì mấy năm gần đây phần mềm này vẫn còn mới mẻ , chỉ được áp dụng thành công bởi một số doanh nghiệp lớn

Trong suốt thời gian học tập chúng em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ quan tâm của các quý thầy cô trong nhà trường, bạn bè Để hoàn thành báo cáo này chúng em xin chân thành cảm ơn đến trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, khoa CNTT đã tạo điều kiện cho chúng em có thể hoàn thành tốt báo cáo bài tập lớn Đặc biệt chúng em xin chân thành cảm ơn đến tiến sĩ Đỗ Mạnh Hùng, người đã trực tiếp hướng dẫn giúp chúng em hoàn thành đề tài

Do kiến thức của chúng em còn hạn chế nên hệ thống của nhóm chúng em không thể tránh khỏi một số sai sót.Vậy chúng em rất mong được lời góp ý của thầy Đỗ Mạnh Hùng để chúng em có thể hoàn thành bài tập tốt hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN I: MỞ ĐẦU

1.Tên đề tài

PHÂN TÍCH VÀ TÌM HIỂU CÁC MODULE ERP KHI TRIỂN KHAI ERP CHO

CÔNG TY GIẢ ĐỊNH TRONG LĨNH VỰC BÁN LẺ,SIÊU THỊ

2.Lý do chọn đề tài

Với sự phát triển của công nghệ thông tin nói chung và công nghệ phần mềm

nói riêng, thì ngày nay đa phần các cơ quan, nhà máy, các công ty đều có nhu cầu áp

dụng công nghệ vào trong công việc quản lý của mình, việc áp dụng công nghệ vào quản

lý sẽ giúp cho công việc được khoa học hơn và quan trọng nhất là giảm thiểu rủi ro Và

đây chính là lý do chúng tôi muốn áp dụng ERP vào việc quản lý các doanh nghiệp bằng

cách phân tích các moudle trong một doanh nghiệp giả định

• Chương I: Cơ sở lý thuyết

• Chương II: Tìm hiểu về ERP cho ngành bán lẻ

• Chương III: Tìm hiểu ERP cho siêu thị

• Chương IV: Phân tích,tìm hiểu module cho ngành bán lẻ,siêu thị

• Chương V: Tìm hiểu về ERP tại chuỗi siêu thị bán lẻ SAIGON CO-OP

• Chương VI: Kết luận

PHẦN II: NỘI DUNG

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Tổng quan về ERP

1.1 Lịch sử ra đời:

Thuật Ngữ ERP được phát minh vào năm 1990 bởi Gartner nhưng nguồn gốc chính xác của thuật ngữ này bắt nguồn từ thập niên 1960 Vào thời kỳ đó, ý tưởng này chủ yếu được ứng dụng trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho và quy trình kiểm soát trong ngành sản xuất Các kỹ sư phần mềm thời điểm đó đã tạo ra các phần mềm ứng dụng điều khiển quy trình quản ký hàng tồn kho, đối chiếu các khoản dư và tường thuật các trạng thái Tới năm 1970, hệ thống ERP đã mở rộng chức năng của mình thông qua việc tích hợp vào hệ thống Hoạch Định Nhu Cầu Nguyên Vật Liệu ( MRP) nhằm mục đích

lên kế hoạch cho các quy trình sản xuất

Vào thập niên 1980, phần mềm MRP phát triển rộng rãi hơn với mục đích bao trùm các hoạt động trong quy trình sản xuất nhiều hơn trước, khái niệm MRP-II (Hoạch Định Nguồn lực sản xuất) xuất hiện cũng dựa trên ý tưởng trên Đến năm 1990, các hệ thống này đã được phát triển hơn so với các chức năng quản lý hàng tồn kho và quá trình hoạt động khác thành các chức năng back-office như kế toán và nguồn nhân lực, lập ra giai đoạn mới cho sự phát triển ERP được biết đến phổ biến hiện nay

Ngày nay, ERP đã được mở rộng nhằm bao trùm các hoạt động liên quan tới trí tuệ doanh nghiệp (BI) bên cạnh đó hệ thống ERP cũng xử lý các chức năng “Front-office” như “tự động hoá đội ngũ bán hàng (SFA), tự động hóa tiếp thị và thương mại điện tử Với những tiến bộ vượt bậc của sản phẩm kèm theo những câu chuyện thương hiệu thành công nhờ vào hệ thống này, các công ty trong một loạt các ngành công nghiệp, từ phân phối sỉ cho đến thương mại điện tử đều tin dùng giải pháp ERP là sự thật không ai có thể chối cải

1.2 Khái niệm ERP (Enterprise Resource Planning):

Tùy theo quan điểm của mỗi người, có nhiều cách trình bày cũng như những cách hiểu khác nhau về khái niệm ERP: Theo quan điểm của Manager trong một công

ty thì từ được nhấn mạnh là PLANNING (HOẠCH ĐỊNH), ERP tượng trưng cho một tiếp cận phần mềm để hỗ trợ cho những quyết định đi đôi với việc hoạch định và điều khiển Business Đối với người học IT thì ERP là một từ để mô tả một hệ thống phần mềm cho phép tích hợp các chương trình ứng dụng trong các lĩnh vực tài chính, sản xuất, hậu cần, tiêu thụ và tiếp thi, nhân sự và các chức năng khác trong công ty Theo

tạp chí CIO, ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (Finace) và nguồn nhân lực (Human Resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các h như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệkhách hàng) Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (Comprehensive Enterprise Applications).Vậy khái niệm ERP nên hiểu như thế nào? Chúng ta sẽ đi tìm hiểu ý nghĩa của ba ký tự E, R, P để có được cách hiểu khái quát nhất về hệ thống này: E (ENTERPRISE): có nghĩa là Doanh nghiệp, R (RESOURCE):

có nghĩa là Nguồn lực Nguồn lực ở đây bao gồm: tài chính, nhân lực, công nghệ, … Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà

có thể truy cập và sử dụng được.Ứng dụng ERP vào quản trị doanh nghiệp đòi hỏi doanh nghiệp phải biến nguồn lực thành tài nguyên Cụ thể là:

• Phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực

• Phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận

có sự phối hợp nhịp nhàng

• Phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất

• Phải luôn cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời

Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp phải trải qua một thời kỳ

“lột xác”, thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài doanh nghiệp, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn Đây là giai đoạn“chuẩn hóa dữ liệu”, giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP Còn P (PLANNING): có nghĩa là Hoạch định: Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh.Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ Doanh nghiệp lên kế hoạch ra sao?

Như vậy, ERP là một “hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application), dùng để hoạch định nguồn lực và điềuhành tác nghiệp trong một tổ chức, một doanh nghiệp Một hệ thống ERP điển hình là nó bao hàm tất cả những chức năng cơbản của một tổ chức Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợ i nhuận, tổ chức phi chính phủ, v.v… Một phần mềm ERP, nó tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào trong hệ thống duy nhất Thay vì phải sử dụng phần mềm kế toán,phần mềm nhân sự- tiền lương, quản trị sản xuất, …song song, độc lập lẫn nhau thì ERP gom tất cảvào chung một gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng đó có sự liên thông với nhau

Khi triển khai, sử dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công

để có kế hoạch sản xuất, kinh doanh phù hợp với năng lực

Nghiên cứu của Jacobs and Bendoly (2003) xác định ERP giống như là một khái niệm, hệ thống Một khái niệm ở chỗ nó bao gồm sự tích hợp của quy trình kinh doanh bên trong một tổ chức với việc cải tiến quản lý đơn hàng, thông tin chính xác về hàng tồn kho, cải thiện quy trình làm việc, và quản lý chuỗi cung ứng SCM(Supply Chain Management), và tiêu chuẩn tốt hơn về kinh doanh và thực hành tốt nhất Là một hệ thống, hệ thống ERP là về cơ sở hạ tầng công nghệ được thiết kế để cung cấp khả năng chức năng yêu cầu cần thiết để biến các khái niệm ERP thành hiện thực

Còn theo như quan điểm của Hawking et al (2006) ERP được sử dụng để tích hợp tất cả các chức năng kinh doanh cốt lõi vào một hệ thống duy nhất với định nghĩa chuẩn, giao diện người dùng và một cơ sở dữ liệu duy nhất Các nhà cung cấp ERP cũng

mô phỏng các quá trình kinh doanh trong hệ thống của họ dựa trên một số các công ty hàng đầu thế giới cho phép các nhà cung cấp để cho rằng hệ thống của họ phối hợp thực hành tốt nhất Họ tin rằng hệ thống ERP có thể được định nghĩa như những hệ thống thông tin đã được tích hợp và mô-đun, có phạm vi kinh doanh rộng, có chức năng và có trách nhiệm xử lý giao dịch trong môi trường thời gian thực

1.3 Xu hướng phát triển ERP:

Năm 2016 với những tín hiệu đáng mừng của nền kinh tế cùng với việc Việt Nam tham gia nhiều sân chơi quốc tế là một lợi thế lớn để các doanh nghiệp nước nhà

có những cú bứt phát lớn Tuy nhiên cạnh tranh cũng ngày càng trở nên khốc liệt hơn đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những hướng đi đúng đắn Phần mềm ERP được xem

là một trong những chiếc chìa khóa giúp tạo nên thay đổi có tính cách mạng về năng lực quản trị Nhìn nhận đúng xu hướng phát triển của giải pháp, công nghệ giúp nhà quản

trị lựa chọn đúng khi đầu tư xây dựng hệ thống ERP

Sự hồi phục của nền kinh tế và sự gia tăng về số lượng doanh nghiệp mới thành lập cũng phản chiếu lên thị trường ERP, nơi khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp Số lượng dự án ERP những năm 2015 – 2016 tăng và tập trung nhiều nhất trong các lĩnh vực ngân hàng, xây dựng - bất động sản…

Các hệ thống thông tin nói chung và ERP nói riêng đang dần phát triển theo xu hướng công nghệ mới thông minh hơn, hiệu quả hơn Theo xu hướng xã hội, doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng dễ dàng hơn, giúp rút ngắn khoảng cách giữa doanh

nghiệp và khách hàng Xu hướng di động cho phép doanh nghiệp vận hành hệ thống mọi nơi mọi lúc thông qua thiết bị di động Còn xu hướng phân tích, doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng xử lý thông minh của hệ thống để khai thác hiệu quả hơn khối lượng dữ liệu lớn mà doanh nghiệp có được

Giải pháp quả trị doanh nghiệp BRAVO 7 (ERP-VN) được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị trong hoạt động điều hành

Hiện nay, điện toán đám mây đang dần trở thành mô hình được ưa chuộng khi doanh nghiệp quyết định đầu tư hệ thống thông tin, điện toán đám mây giúp doanh nghiệp giảm bớt sự ràng buộc vào các hệ thống phần cứng, phần mềm, và chỉ trả tiền đúng với mức độ sử dụng.Trước khi quyết định lựa chọn một giải pháp ERP phù hợp, khách hàng doanh nghiệp nên xem xét kinh nghiệm thực tiễn và khả năng đáp ứng thông qua tư vấn của đối tác triển khai Hiểu đúng gốc rễ của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn giải pháp đúng đắn nhất

Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho

ngành nghề của mình

➢ ERP phát triển theo hướng chuyên môn hóa

Giá trị lớn nhất mà ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và thao tác nghiệp vụ Không có mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp Vì vậy, mỗi hệ thống ERP được xây dựng sẽ dựa vào yếu tố ngành nghề, các điều kiện đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Bên cạnh đó, đặc thù kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp cũng tạo ra sự khác nhau của ERP Các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn, ERP cần tích hợp với hệ thống quản trị quan hệ khách hàng (CRM) nhằm giúp cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, vận hành hiệu quả các quy trình nghiệp vụ giao dịch với khách hàng từ marketing đến quản lý bán hàng và dịch vụ hỗ trợ Các cơ quan quản lý Nhà nước cũng nên trang bị CRM để tăng cường quản lý các dịch vụ công với nhân dân, doanh nghiệp

và đối tác Ngoài CRM, hệ thống thông tin quản trị (Business Intelligence – BI) cũng là một hệ thống lõi mà hầu hết cơ quan quản lý công cần có để tổng hợp thông tin từ nhiều

cơ sở, khai thác hiệu quả khối dữ liệu lớn có được, lập báo cáo – phân tích và thực hiện công tác quản lý – điều hành vĩ mô Với các doanh nghiệp có quy mô lớn dạng mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống nên phục vụ cho cả hai cấp độ: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên

➢ ERP phát triển theo hướng chuyên ngành

Các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các mối quan hệ trong nghiệp vụ Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc phải xem xét khi một doanh nghiệp muốnứng dụng ERP

Ngành nghề là yếu tố quan trọng hàng đầu cho việc xây dựng một hệ thống ERP Quản trị tài chính là cấu phần lõi trong hầu hết các hệ thống ERP Ví dụ: đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ tài chính như ngân hàng, bảo hiểm, hệ thống ERP bao gồm quản trị tài chính doanh nghiệp tích hợp với hệ thống nghiệp vụ lõi (core banking, core insurance…) Hay đối với các doanh nghiệp thương mại như bán buôn, bán lẻ, hệ thống ERP phải bao gồm quản trị tài chính, quản trị kho hàng, quản trị mua hàng và bán hàng Còn các doanh nghiệp sản xuất sẽ cần thêm phân hệ quản trị sản xuất, quản trị chất lượng, và quản trị nhà xưởng - thiết bị…

Với các doanh nghiệp có mô hình tập đoàn hoặc tổng công ty đa ngành, hệ thống ERP tổng thể cho doanh nghiệp bao gồm hai lớp phục vụ hai mức độ quản trị: lớp quản trị tập đoàn và lớp quản trị đặc thù của các đơn vị thành viên Lớp quản trị tập đoàn gồm những quy trình nghiệp vụ xuyên suốt toàn doanh nghiệp hay hỗ trợ quản trị hợp nhất ở mức độ tập đoàn, ví dụ quản trị tài chính, quản trị nhân sự, và hệ thống báo cáo tổng hợp Lớp quản trị ở các đơn vị thành viên gồm những quy trình nghiệp vụ phù hợp với từng ngành nghề kinh doanh đặc thù như bán hàng, sản xuất, quản lý dự án, quản lý khách hàng…

Một hệ thống ERP tổng thể có thể bao phủ mọi quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp Tuy nhiên, để xây dựng hệ thống như vậy, cần có một lộ trình Ưu tiên làm ERP với cấu phần nào trước, cấu phần nào sau phụ thuộc vào các điều kiện về thuận lợi, khó khăn và kế hoạch kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp Có thể hai doanh nghiệp bán lẻ cùng kinh doanh các mặt hàng giống nhau với quy mô tương tự, song một bên cần ưu tiên quản lý chặt chẽ về tài chính trên toàn chuỗi, bên kia lại đang khó khăn trong việc điều hành trung tâm phân phối Do vậy lộ trình làm ERP của hai doanh nghiệp này không thể giống nhau

ERP cho mỗi doanh nghiệp được xây dựng trên điều kiện nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp đó Hiệu quả hệ thống ERP mang lại phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhà triển khai Năng lực triển khai ERP bao gồm khả năng tư vấn theo ngành nghề, năng

lực công nghệ và năng lực hỗ trợ Vì thế để chọn được đơn vị triển khai ERP phù hợp cho doanh nghiệp mình thì các doanh nghiệp phải luôn cần cân nhắc thật kỹ

1.4 Ưu điểm và nhược điểm ERP:

➢ Ưu điểm

• Hợp nhất số liệu từ các phòng ban

Đầu tiên chúng ta hãy nói đến những phần mềm riêng lẻ được sử dụng trước đây, ví dụ bộ phận kinh doanh dùng phần mềm riêng, bộ phận nhân sự dùng phần mềm riêng Khi có vấn đề xảy ra của bộ phận này thì bộ phận khác cũng không liên quan gì Nhưng với phần mềm ERP thì đây lại là một câu chuyện hoàn toàn khác Một nhân viên khi nhập thông tin vào phần mềm ERP sẽ thấy được đầy đủ thông tin có liên quan đến vấn đề đó Ví dụ như khách hàng của họ đã mua những gì số lượng bao nhiêu, đã thanh toán đầy đủ tiền hay chưa

• Quản lý thông tin tài chính

Ưu điểm phần mềm ERP là tổng hợp thông tin tài chính từ tất cả các bộ phận, người quản lý sẽ không phải đi hỏi các thông tin từ bộ phận khác, tránh được sự nhầm lẫn do tiêu chuẩn đánh giá của từng bộ phận Hơn nữa ưu điểm ERP còn có thể tạo ra các bản báo cáo tài chính một cách chính xác theo tiêu chuẩn của thế giới

• Quản lý kho

Việc này đòi hỏi các nhân viên bên kho bãi cần nhập đầy đủ thông tin lên phần mềm ERP chứ không phải chỉ làm việc bằng việc ghi chép lại các giấy tờ như trước Nếu họ đã nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, ERP sẽ dễ dàng giúp nhà quản lý biết trong kho đang có bao nhiêu hàng, số lượng hàng đang ở đâu, có cần nhập thêm hàng hay không Việc này giúp giảm chi phí, giảm nhân công và tăng hiệu quả công việc

• Quản lý nhân sự

ERP quản lý tất cả mọi việc mà nhân viên làm như giờ làm việc, làm những việc

gì, khối lượng công việc như thế nào Mọi người sẽ nghĩ nhân viên không thoải mái vì

bị kiểm soát quá nhiều, nhưng thực tế ERP sẽ giúp trả lương đúng theo năng lực của từng nhân viên

• Quản lý dự án

Phần mềm ERP có thể tự động giao việc cho từng nhân viên vào những dự án dựa vào thế mạnh của họ đã được lưu tại hệ thống Việc này giúp người quản lý tiết kiệm được khá nhiều thời gian

• Tăng hiệu quả sản xuất và cung cấp dich vụ

Nhờ việc sử dụng một hệ thống duy nhất doanh nghiệp có thể giảm chi phí, tăng năng suất làm việc Hơn nữa phần mềm ERP còn có thể tự động hóa tất cả các quy trình trong sản xuất từ nguyên liệu cho đến khi sản phẩm ra thị trường Đây là một ưu điểm phần mềm ERP khá lớn

➢ Nhược điểm

• Chi phí đầu tư lớn

Hiện nay phần lớn những phần mềm ERP nước ngoài do các công ty của Việt Nam làm trung gian triển khai Và có giá khoảng vài triệu USD cho khoảng 50 người dùng (user) Phần mềm do chính các công ty Việt Nam viết vào khoảng cho vài trăm triệu đến một vài tỷ đồng Mức giá còn tùy thuộc vào số lượng user và các thỏa thuận đi kèm

Trong quá trình ứng dụng ERP, có những khoảng chi phí phát sinh đi kèm Ví

dụ như phần mềm được nâng cấp lên công nghệ mới hơn Doanh nghiệp phải nâng cấp phần cứng, điều hành và các phần mềm liên quan khác để tương thích…

• Thời gian triển khai kéo dài

Quá trình triển khai ERP trải qua nhiều giai đoạn và thường kéo dài từ 1 đến 3 năm Những tập đoàn lớn triển khai cả những công ty con thời gian kéo dài đến 5 năm hoặc hơn

Mức độ ứng dụng ERP vào thực tiễn cũng ở mức tương đối do rào cản của “văn hóa” tại mỗi doanh nghiệp Một số tổ chức phải sử dụng song song nhiều phần mềm ERP cùng lúc để có được sự lựa chọn thích hợp

• Yếu tố con người

Đây là hạn chế lớn nhất mà phần mềm ERP còn gặp phải Việc dùng ERP đòi hỏi người dùng phải thay đổi cách làm cũ Đây

là lý khiến hầu hết các dự án ERP thất bại chứ không phải gặp khó khăn về thiếu hụt tài chính.Nếu bạn chỉ cài phần mềm rồi để đấy không chịu thay đổi cách thức làm việc thì

cũng sẽ chỉ là ” ném tiền qua cửa sổ ” mà thôi Bạn cũng có thể làm chậm đi tiến độ công việc khi thay thế các phần mềm cũ bằng một phần mềm mà không nhân viên nào muốn sử dụng

• Tính minh bạch của phần mềm ERP

Bạn đang thắc mắc tại sao đây lại là nhược điểm phần mềm ERP ? ERP rất minh bạch bởi tất cả đều được quản lý bởi một phần mềm duy nhất và nó cũng làm việc tham nhũng trở nên khó khăn với nhiều người Rất nhiều nhân viên đã từ chối sử dụng phần mềm ERP vì nó làm họ mất đi một phần ” lậu ” của mình

• Bất đồng quan điểm

Những nhà quản lý, giám đốc sẽ nhìn nhận phần mềm ERP dưới góc độ một người kinh doanh và chỉ thị xuống cho bên IT mong muốn của họ Trong khi đó IT lại không thể hiểu được các quy trình làm việc của doanh nghiệp dẫn đến bất đồng quan điểm Điều này làm cho hai bên bất đồng quan điểm và xảy ra nhiều khúc mắc

Để có được một phần mềm ERP hoàn chỉnh là điều rất khó khăn nhưng việc thay đổi tư duy làm việc cũ còn khó khăn hơn nữa Những hạn chế mà phần mềm ERP còn gặp phải đa số đều do yếu tố con người Cần phải giải quyết được những vấn đề đó ERP mới thật sự mang lại lợi ích mà nó vốn có cho doanh nghiệp

1.5 Thuận lợi và khó khăn khi doanh nghiệp triển khai ERP:

➢ Thuận lợi

Chính vì sự phức tạp của các modules chức năng và sự tương tác giữa các modules với nhau nên rất nhiều công ty khi triển khai, nếu không chuẩn bị kỹ thường gặp thất bại Tuy vậy, nếu triển khai thành công hệ thống ERP, sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích cả cho lợi ích tổng thể của doanh nghiệp cũng như lợi ích của từng phòng ban

Cụ thể đối với doanh nghiệp, lợi ích về mặt hệ thống khi triển khai thành công

hệ thống ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp một số lợi ích cơ bản sau:

Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin

• Cung cấp thông tin tức thời

• Tích hợp thông tin thông qua toàn bộ chuỗi cung ứng

• Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time

• Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được mọi vấn đề được giải quyết

dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả

• Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa, không tạo ra giá trị gia tăng

• Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của toàn bộ doanh nghiệp

• Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp

• Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh

• Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp

Dưới góc độ các phòng ban, ERP đem lại rất nhiều lợi ích thiết thực giúp các phòng ban hoạt đông hiệu quả hơn Cụ thể, một số lợi ích có bản đối với 1 số phòng ban như sau:

• Lợi ích đối với bộ phận kinh doanh

✓ Giảm thời gian báo giá, tăng khả năng đáp ứng

✓ Phân tích lợi nhuận dựa trên số liệu thật về: chi phí, doanh thu, sản lượng hàng bán, các khách hàng mục tiêu, thị phần, khuynh hướng của thị trường…

✓ Cho phép tạo ra các kế hoạch tiếp thị, các khung giá khác nhau, các kế hoạch giảm giá linh động…

✓ Dự báo chính xác thời gian giao hàng, kiểm soát chặt chẽ giữa đơn hàng và hàng tồn kho

• Lợi ích đối với bộ phận sản xuât

✓ Tăng năng suất

✓ Gắn kết thông tin đơn hàng và sản xuất: các đơn hàng hiện có và các đơn hàng

dự báo

✓ Theo dõi chính xác lượng hàng có phục vụ cho: bán hàng, phân phôi, quản lý nguyên vật liệu

✓ Giúp cho việc lập kế hoạch sản xuất tốt hơn

• Lợi ích đối với bộ phận kế toán - tài chính

✓ Theo dõi công nợ chặt chẽ, giảm thiểu nợ quá hạn

✓ Tổng hợp bức tranh tài chính tổng thể và chính xác của doanh nghiệp, giảm chi phí lưu trữ sổ sách

✓ Cung cấp thông tin đầu vào chất lượng cao để phân tích đánh giá:

✓ Mối liên kết giữa kết quả điều hành và hiệu ứng về tài chính

✓ Cung cấp cái nhìn nhân quả dễ dàng hơn cho công tác quản lý điều hành

✓ Có sẵn dữ liệu tài chính trợ giúp cho việc ra quyết định tốt hơn

✓ Cho phép tạo ra các số đo cho việc thực hiện các chiến lược

• Lợi ích đôi với bộ phận nhân sự

✓ Tích hợp cơ sở dữ liệu nhân sự

- Lương, chế độ chính sách

- Kế hoạch tuyển dụng

- Chi phí công tác và di chuyển

✓ Thanh toán theo tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế

✓ Xem nhân viên là khách hàng đặc biệt

- Thang bậc phát triển nhân sự

- Điều phối đào tạo,

✓ Chấm công (giờ công, nghỉ phép, trực ca): quan trọng cho việc phân bổ chi phí ngân sách

➢ Khó khăn

Mặc dù ERP nói chung và ERP Việt nói riêng đang là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất và được ứng dụng rộng rãi tại hầu hết tất cả các doanh nghiệp vừa vả nhỏ trong và ngoài nước Tuy vậy, thực tế thì doanh nghiệp vẫn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình triển khai phần mềm ERP này

trong quá trình quản trị doanh nghiệp

Vậy những khó khăn đó là gì, và làm thế nào để doanh nghiệp có thể khắc phục triệt để những khó khăn đó, tạo điều kiện thuận lợi để phần mềm ERP hoạt động hiệu quả nhất, tận dụng được tối đa những chức năng nền tảng, hỗ trợ chủ doanh nghiệp vừa

và nhỏ trong quá trình quản trị doanh nghiệp? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu những thông tin đó dưới đây

• Doanh nghiệp chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thực tế hiện nay, có không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các doanh nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài, hầu như chưa

tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp, hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công

Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, nhiều doanh nghiệp tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong công ty

Để tránh việc lãng phí trong quá trình sử dụng phần mềm ERP, tốt hơn hết doanh nghiệp nên tiến hành khảo sát hiện trạng sử dụng CNTT trong nội bộ doanh nghiệp kỹ càng để đưa ra những phán quyết chính xác

• Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành bài bản

ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những doanh nghiệp không thể tận dụng tốt những ưu điểm mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn hơn so với việc không triển khai ERP

Phần mềm ERP được phát triển dựa trên nền tảng Odoo Chính vì vậy, phần mềm này sở hữu hơn 30 mô – đun cốt lõi và hơn 3000 mô – đun tùy chỉnh Chính vì vậy, để lựa chọn cho doanh nghiệp mình những mô– đun phù hợp, chủ doanh nghiệp cần phải sát sao trong quá trình phân tích hoạt động kinh doanh trước khi triển khai để đảm bảo phần mềm ERP được lựa chọn đáp ứng được đầy đủ nhu cầu và mô hình của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp chưa thực sự biết mình cần gì

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP theo trào lưu mà không có quá trình tìm hiểu kỹ lưỡng về lợi ích và sự phù hợp của chúng, làm thế nào để tận dụng tối

đa được những lợi ích từ phần mềm này

Chính vì thế, doanh nghiệp chưa hiểu mô hình ERP, cũng bị động trong quá trình tìm hiểu về nhu cầu của chính bản thân mình, dẫn tới có thể lãng phí chi phí, thời

gian, nguồn lực mà không đem lại kết quả gì

• Khó khăn trong quá trình truyền đạt thông tin giữa doanh nghiệp và đợ vị cung

ứng

Phần mềm ERP là một mảng khá đặc thù mà hầu hết trước khi tìm hiểu các chủ doanh nghiệp và các nhà quản lý khá mơ hồ về khái niệm của chúng nếu không phải người trong ngành Vì thế, quá trình trao đổi bước đầu giữa đơn vị cung ứng phần mềm

ERP và doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn, rào cản do hai bên chưa thực sự hiểu nhau

Để khắc phục được tình trạng này, phía doanh nghiệp, trước khi tiến hành trao đổi nên tìm hiểu kỹ lưỡng về phần mềm ERP

Đối với đơn vị cung ứng, cần tìm ra những cách diễn đạt tường minh nhất, trực quan nhất, nên sử dụng các hình ảnh và các casestudy để doanh nghiệp có thể hình dung

rõ ràng về phần mềm ERP

Khi xuất hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai, hai bên cần kịp thời thông báo cho nhau để tránh bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng, có thể dẫn đến tư vấn sai hoặc thiết kế cấu hình ERP không tương thích với mô hình doanh nghiệp.

• Chủ doanh nghiệp phải tiết lộ những thông tin quan trọng ra ngoài

Để một mô hình ERP thực sự hoạt động có hiệu quả, chủ doanh nghiệp và đơn

vị cung ứng cần hiểu nhau đến mức tường minh tất cả mọi thứ, kể cả những thông tin tuyệt mật, những bí mật trong kinh doanh Chính vì vậy, đây là điều nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn Vì nếu thông tin bị rò rỉ ra ngoài, doanh nghiệp có thể đánh mất tính cạnh tranh hoặc vị thế của mình, bị sao chép,ăn cắp ý tưởng, giá trị cốt lõi Vì vậy, để tiến hành ERP hiệu quả, chủ doanh nghiệp nên lựa chọn những đối tác cung ứng đáng tin cậy và nên đặt niềm tin cũng như chia sẻ với nhà cung ứng tất cả những thông tin

liên quan để xây dựng hệ thống

• Giá thành triển khai ERP cao

Không ai có thể phủ nhận hiệu quả vượt trội mà ERP đem lại, tuy nhiên phần mềm ERP thực sự không phải ai cũng có đủ tiềm lực để thực hiện Với mức giá khoảng trên dưới 100.000 USD cho một dự án ERP trung bình, chủ doanh nghiệp, đặc biệt là

các chủ doanh nghiệp nhỏ, cần cân nhắc rất nhiều trước khi đưa ra quyết định

• Sự phản đối của các đơn vị cơ sở

Điều này rất quan trọng, vì nếu chủ doanh nghiệp tự ý quyết định mà không thông qua các bộ phận phía dưới, có thể sẽ gặp phải sự phản đối khi các bộ phận đã quen

sử dụng các phần mềm trước đây, giờ phải chuyển sang một phần mềm mới, hiệu quả chưa được kiểm chứng nhưng họ lại mất thêm thời gian để làm quen Trong quá trình

đó, các đầu việc của các bộ phận có thể bị lỡ dở

Không chỉ vậy, nếu trước kia, dữ liệu là tài sản riêng của mỗi phòng ban, các phòng ban khác khi muốn truy xuất sẽ phải “xin” dữ liệu, thì với ERP, mọi thông tin và

dữ liệu được công khai, khiến một số phòng ban cảm thấy mất đặc quyền sở hữu dữ liệu

Một khó khăn khác khi lãnh đạo và nhân viên không thống nhất được quan điểm đó là: quyền lợi của một số cá nhân, phòng ban mâu thuẫn với mục tiêu của dự án, dẫn đến việc họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở triển khai thực hiện dự án Như vậy, điều quan trọng ở đây là: người điều hành doanh nghiệp và mọi nhân viên cần phải có quan điểm chung để có thể sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả và thành công nhất

Chính vì thế, doanh nghiệp cần thống nhất các bộ phận trước khi thực sự tiến

hành triển khai

• Doanh nghiệp không thực sự quyết tâm trong quá trình triển khai

Nhiều chủ doanh nghiệp, sau khi tìm hiểu, nhận thấy rằng dù bỏ ra một số tiền lớn để đầu tư, nhưng lợi nhuận thu về được từ phần mềm này rất lớn, vì thế không ngần ngại bỏ tiền Tuy nhiên, đôi khi, chủ doanh nghiệp khá chủ quan, cho rằng phần mềm ERP dễ thực hiện, chưa hình dung được đầy đủ các khó khăn trong quá trình triển khai

Vì vậy, khi thực sự đưa vào hoạt động, dự án có thể dễ dàng bị ngừng lại giữa chừng

mà không tiếp tục đi đến cuối cùng để hưởng trái ngọt từ những lợi ích mà ERP đem lại

Để khắc phục được tình trạng này, khi tư vấn, nhà cung ứng cần thẳng thắn và trung thực khi chia sẻ những khó khăn trong việc tiến hành triển khai ERP để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhất, chuẩn bị sẵn sàng tinh thần để vượt qua khó khăn

Mặc dù, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ gặp phải một số rào cản nhất định, nhưng không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp ngại khó mà không triển khai Bởi

vì nếu vượt qua những khó khăn và rào cản đó, doanh nghiệp sẽ thu về được nguồn lợi khổng lồ Thực tế, các doanh nghiệp sử dụng thành công phần mềm ERP đã chứng minh được điều đó Điển hình là VMT Group, Thịnh Cường, Sakura Việt Nam, Bà Nà Hills, Sun Group, Viettel,…

2 Hệ thống ERP

2.1 Khái quát các module cơ bản:

2.1.1 Kế toán tài chính

Phân hệ Quản trị Tài chính Kế toán của 1S sẽ tối ưu hóa các quy trình kế toán

và gia tăng khả năng kiểm soát tài chính của doanh nghiệp Với dữ liệu tích hợp, quá trình xử lý giao dịch thông minh, hạch toán tự động, khả năng báo cáo và phân tích mạnh

mẽ, hệ thống cho phép bạn giảm thời gian và công sức trong việc thực hiện các công việc kế toán, đồng thời nâng cao khả năng phân tích tài chính nhằm đưa ra chiến lược phát triển phù hợp cho doanh nghiệp

Quản lý tài chính bao gồm các chức năng:

 Sổ cái (General Ledger)

Sổ cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ

và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu kế toán trên Sổ Cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

Theo thông lệ, không bắt buộc phải mở Sổ cái để thực hiện qui trình Tuy nhiên trên thực tế, việc sử dụng sổ cái có nhiều tác dụng về quản lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ hạch toán Việc ghi Sổ cái giúp tăng cường kiểm soát các hoạt động, làm cho việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ Sổ Cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

− Ngày, tháng ghi sổ

− Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ

− Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

− Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bênNợ hoặc bên Có của tài khoản

 Tài khoản nợ phải trả (Accounts Payable)

Đây là một khoản mục kế toán thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiêp phải trả toàn

bộ số nợ ngắn hạn của mình cho các chủ nợ Trong bảng cân đối kế toán, khoản phải trả được gọi là khoản nợ (liabilities) của doanh nghiệp Cũng giống như tài sản, nợ của doanh nghiệp gồm:

− Nợ ngắn hạn: là các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán trong khoảng thời gian từ 1 năm trở xuống Nợ ngắn hạn bao gồm khoản phải trả (AP) và các khoản nợ dài hạn đến hạn trả

− Nợ dài hạn: các khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính khác mà doanh nghiệp phải trả sau một khoảng thời gian từ một năm trở lên kể

từ ngày lập bảng cân đối kế toán

 Những tài khoản có thể nhận được(Accounts Receivable)

Khoản phải thu là khoản mà khách hàng (cá nhân hay công ty) phải trả cho một doanh nghiệp cho những sản phẩm hay dịch vụ đã được chuyển đến hay đã được sử dụng mà chưa được trả tiền

Các khoản phải thu thường dưới dạng tín dụng và thường trong thời gian ngắn,

từ vài ngày cho đến 1 năm Nếu một công ty có khoản phải thu, điều đó có nghĩa là nó

đã bán hàng nhưng chưa thu được tiền

Hầu hết các công ty đều cho phép một phần lượng bán của mình dưới hình thức trả chậm Hình thức bán hàng này thường được áp dụng cho một số khách hàng thường xuyên hay một số khách hàng đặc biệt được gửi hóa đơn định kỳ, và tránh được những rắc rối về thanh toán khi một giao dịch được thực hiện

Trong các bản cân đối của công ty đại chúng, khoản phải thu thường được ghi như một tài sản bởi nó thể hiện sự ép buộc pháp luật lên khách hàng để hoàn trả khoản

nợ ngắn hạn của mình

 Tài sản cố định(Fixed Assets)

Tài sản cố định thuộc loại tài sản dài hạn (tài sản có giá trị sử dụng, thu hồi vốn

và luân chuyển lớn hơn một kỳ kinh doanh hoặc lớn hơn một năm) Tài sản cố định và tài sản lưu động là 2 loại tài sản chính không thể thiếu trong danh mục tài sản của doanh nghiệp cần phân phối, sử dụng Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp

Là một tài sản cố định phải đảm bảo 3 tiêu chuẩn:

− Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó: Lợi ích kinh tế do tài sản mang lại được biểu hiện ở việc tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng của sản phẩm, dịch vụ khi doanh nghiệp kiểm soát và sử dụng một tài sản nào đó

− Có thời gian sử dụng trên 1 năm trở lên: tiêu chuẩn này nhằm cụ thể hóa tiêu chuẩn thứ nhất của Tài sản cố định Lợi ích kinh tế trong tương lai do việc sử dụng TSCĐ không phải là trong 1 năm tài chính mà ít nhất là 2 năm

− Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy và theo chế độ tài chính Việt Nam hiện hành, TSCĐ phải có giá trị từ 30 triệu đồng trở lên

Có 2 loại tài sản cố định:

− Tài sản cố định hữu hình: Nhà cửa, máy móc, thiết bị, phương tiện, …

− Tài sản cố định vô hình: Quyền sử dụng đất, Bản quyền , Bằng sáng chế , nhãn hiệu, phần mềm,…

 Quản lý tiền mặt(Cash Management)

Quản lý tiền mặt là quá trình thu thập và quản lý tiền mặt của công ty cũng như

sử dụng nó để đầu tư (ngắn hạn)

Đây là một thành phần quan trọng đảm bảo sự ổn định và khả năng thanh toán của công ty Các công ty bảo hiểm doanh nghiệp hoặc các nhà quản lý kinh doanh thường chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tổng thể và các trách nhiệm liên quan để duy trì sự dung hòa

 Lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo(Budgeting, Planning and

Forecasting)

− Ngân sách: Ngân sách (Budget) được lập ra để theo dõi sát sao tình hình doanh thu và chi phí tương ứng trong một quãng thời gian, kiểm soát các chi phí không vượt ra khỏi mức khống chế đã được xác định Một cách ngắn gọn, Ngân sách (Budget) là một tài liệu chính thức được phát hành trong một doanh nghiệp (tổ chức) hướng dẫn cách thức ứng xử của các bộ phận, cá nhân, liên quan đến doanh thu và chi phí của công

ty (tổ chức) trong từng điều kiện cụ thể nhất định và trong một phạm vi thời gian cụ thể Trong một công ty (tổ chức) tại một thời điểm có thể

có nhiều Ngân sách (Budget) được lập Ví dụ: Ngân sách (Budget) cho sản xuất, Ngân sách (Budget) cho quản lý, Ngân sách (Budget) cho đầu

tư mới…

− Lập kế hoạch: Việc lập kế hoạch tài chính rất quan trọng đối với 1 doanh nghiệp vì liên quan tới các mục tiêu tài chính đã xác lập cũng như cách thức sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu này Kế hoạch tài chính về bản chất là tập hợp các mục tiêu tài chính (định lượng và định tính) và các phương pháp sử dụng các nguồn lực (trong và ngoài doanh nghiệp) nhằm đạt được các mục tiêu đó Về mặt hình thức, kế hoạch tài chính sẽ là tập hợp của nhiều báo cáo tài chính khác nhau về cách thức lập và mục đích sử dụng Các báo cáo này thường được trình bày dưới dạng bảng tính, biểu mẫu, sơ đồ…Về mặt thời gian người ta thường phân thành 2 loại: Kế hoạch tài chính ngắn hạn (trong vòng 01 năm, nhiều khi thường được xem là Budget tuy về bản chất là không phải) và

kế hoạch tài chính dài hạn (từ 3 đến 5 năm trở lên)

− Dự báo: Dự báo tài chính là việc dự báo về các chỉ tiêu cơ bản trên báo cáo tài chính của các kì kinh doanh sắp tới, từ đó xác định nhu cầu vốn

bổ sung cho DN Một trong những mục tiêu cơ bản của phân tích báo cáo tài chính là dựa vào số liệu quá khứ để dự báo về tương lai của DN, cùng với các dự báo(định tính ) về triển vọng của DN Dự báo tài chính

có ý nghĩa đối với cả bên trong và bên ngoài DN Đối với bên trong

DN, dự báo tài chính sẽ giúp DN chủ động trong kế hoach tài chính để bảo đảm vốn cho hoạt động kinh doanh Đối với bên ngoài DN, đặc biệt

là đối với các nhà đầu tư và nhà cung cấp tín dụng dài hạn, dự báo tài chính giúp các đối tượng sử dụng báo cáo tài chính đánh giá cụ thể hơn

về triển vọng trong tương lai của DN, từ đó có các quyết định hợp lí để giảm thiểu rủi ro Dự báo tài chính còn là căn cứ quan trọng để xác định giá trị DN

2.1.2 Quản lý mua hàng(Procurement)

Mua nguyên liệu gì, mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, vào thời điểm nào, mua

từ nhà cung cấp nào luôn là những bài toán khó đòi hỏi bộ phận cung ứng phải giải quyết 1S cung cấp đầy đủ tính năng giúp cho bộ phận cung ứng có thể giải các bài toán trên một cách tối ưu nhất để đảm bảo hàng hóa được mua với mức giá tốt nhất tại thời điểm thích hợp nhất Làm được như vậy không chỉ giúp gia tăng hiệu quả quản lý tồn kho và giảm chi phí mua hàng mà còn có tác dụng trực tiếp đến khả năng thỏa mãn nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp

2.1.3 Cung ứng

2.1.4 Quản lý bán hang(Oracle Fulfillment)

2.1.5 Quản lý sản xuất(Manufacturing)

2.1.6 Quản trị nhân sự(Human Resources)

Là tổ hợp toàn bộ mục tiêu, chiến lược và công cụ mà qua đó các nhà quản trị

và nhân viên trong DN dùng làm nền tảng cho cung cách ứng xử để phát triển doanh nghiệp

2.1.7 Quản lý dự án(Project)

2.1.8 Kiểm soát CNTT

2.2 Cơ sở hạ tầng ERP

2.3 Các chuẩn quản lý ERP

2.3.1 Chuẩn quản lý ITIL

 Lịch sử ra đời và phát triển:

ITIL tiền thân được phát triển chính phủ Anh những năm 1980 để phục vụ cho việc quản lý hạ tầng Công nghệ tin ITIL được xây dựng dựa trên chu trình Plan- Do - Check- Act trong việc quản lý, kiểm soát các hoạt động vận hành Phiên bản 1.0 của ITIL được sử dụng từ 1989-1996 Phiên bản 2.0 được xuất bản vào năm 2006 Phiên bản 3.0 cải tiến được xuất bản vào năm 2007

 Khái niệm:

ITIL (Information Technology Infrastructure Library): tập hợp các hướng dẫn thực hành tốt nhất liên quan đến phát triển và quản lý vòng đời của một dịch vụ Công nghệ thông tin giúp cho các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể tạo ra và triển khai các dịch

vụ IT chất lượng với các quy trình, chức năng và hỗ trợ khác cho nhà cung cấp

- Service Strategy ( lập chiến lược cho dịch vụ)

- Service Design (Thiết kế dịch vụ)

- Service Transition (Chuyển đổi dịch vụ)

- Service Operation (Vận hành dịch vụ)

- Continual service improvement (Cải thiện dịch vụ liên tục )

 Service Strategy ( lập chiến lược cho dịch vụ):

Mục đích: Công việc lập chiến lược này nhằm giúp hiểu rõ các mục tiêu của

tổ chức cũng như các nhu cầu của khách hàng trước khi xây dựng dịch vụ để tạo ra các giá trị mới

Các chủ đề:

+ Phát triển thị trường

+ Đặc tính của các đơn vị cung cấp bên trong và bên ngoài, tài sản của dịch vụ

+ Các dịch vụ chính và cách thực thi dịch vụ trong suốt vòng đời

+ Quản lý quan hệ khách hàng, quản lý tài chính và phát triển tổ chức

và rủi ro chiến lược

Sản phẩm đầu ra của quá trình: Chiến lược, Chính sách, Tài nguyên và các ràng buộc, đề xuất thay đổi và quyết định thành lập dịch vụ

 Service Design (Thiết kế dịch vụ):

ITIL Service Design cung cấp các hướng dẫn trong việc thiết kế và phát triển năng lực các dịch vụ và các hướng dẫn thực hành quản lý dịch vụ Quá trình này bao gồm các nguyên lý thiết kế, phương pháp thiết kế để biến những mục tiêu được xây dựng trong chiến lược dịch vụ trở thành các dịch vụ thật sự

Các chủ đề chính mà ITIL Service Design đề cập đến bao gồm:

+ Thiết kế điều phối dịch vụ

+ Quản lý danh mục dịch vụ

+ Quản lý chất lượng dịch vụ quản lý tính sẵn sàng,quản lý tài nguyên, quản lý dịch vụ liên tục

+ Quản lý an toàn thông tin và nhà cung cấp

Sản phẩm đầu ra của quá trình này: Thiết kế giải pháp, kiến trúc, các bộ tiêu chuẩn và các gói thiết kế dịch vụ

 Service Transition (Chuyển đổi dịch vụ):

ITIL Service Transition cung cấp các hướng dẫn cho tổ chức trong việc chuyển đổi từ các dịch vụ hoặc phương thức cũ sang sử dụng các phương thức và dịch vụ mới với các công cụ kiểm soát rủi ro và ra quyết định Quá trình này nhằm đảm bảo rằng các giá trị được tạo ra bởi Service Strategy và thiết kế bởi quá trình Service Design được đảm bảo khi thực hiện chuyển đổi và quá trình chuyển đổi được thực hiện hiệu quả

Các chủ đề chính mà ITIL Service Transition đề cập bao gồm:

+ Lập kế hoạch và hỗ trợ chuyển đổi

+ Quản lý thay đổi, quản lý cấu hình và tài sản dịch vụ

+ Quản lý phân phối và triển khai dịch vụ

+ Đánh giá và kiểm thử các thay đổi trong dịch vụ và quản lý tri thức

Sản phẩm của quá trình : danh sách các dịch vụ mới, thay đổi hoặc kết thúc vòng đời, các giải pháp được kiểm thử kĩ càng, cập nhật kho tri thức dịch vụ, thực thi

kế hoạch chuyển đổi

ITIL Service Operation cung cấp các hướng dẫn trong việc quản lý và hỗ trợ trong việc vận hành dịch vụ nhằm đạt được hiệu quả cao nhất Các hướng dẫn chú trọng tới việc duy trì tính ổn định của dịch vụ ngay cả trong khi thay đổi, mở rộng dịch vụ

Các chủ đề chính mà ITIL Service Operation đề cập đến bao gồm:

+ Quản lý sự kiện

+ Quản lý sự cố

+ Quản lý đáp ứng nhu cầu

+ Quản lý vấn đề

+ Qui trình quản lý truy cập cũng như là quản lý việc hỗ trợ kĩ thuật

+ Quản lý vận hành IT và chức năng quản lý ứng dụng

Sản phầm của quá trình:Vận hành các dịch vụ đang hoạt động

 Continual service improvement (Cải thiện dịch vụ liên tục):

ITIL Continual Service Improvement cung cấp các hướng dẫn để liên tục hoàn thiện chất lượng dịch vụ, hiệu quả vận hành, sự liên tục của kinh doanh ở qui mô ngày càng lớn hơn Các hướng dẫn này chính là điểm kết dính để tạo ra một vòng tròn liên tục cải tiến của 4 pha công việc chính là Service Strategy, Service Design, Service Transition và Service Operation

Các chủ đề chính của ITIL Continual Service Improvement bao gồm:

+ Đo kiểm dịch vụ

+ Biểu diễn chất lượng dịch vụ dưới các thước đo

+ Thiết kế các mốc cơ bản và đánh giá độ trưởng thành của dịch vụ

Đầu ra các của quá trình này: các kế hoạch và hành động thay đổi, hoàn thiện 2.3.2 Chuẩn quản lý COBIT

 Lịch sử ra đời:

COBIT được ra đời lần đầu tiên vào năm 1996 do ISACA và ITGI xây dựng để

hỗ trợ kiểm toán viên tài chính trong việc kiểm toán liên quan đến CNTT

ISACA còn tiếp tục phát triển 2 bộ khung kiểm soát khác đó là Val IT và Risk

IT hỗ trợ tập trung tối đa hoá giá trị của CNTT cho việc kinh doanh và quản lý rủi ro CNTT

 Khái niệm:

COBIT là một chuẩn quốc tế về quản lý CNTT gồm những khuôn mẫu(framework) quản trị và kiểm soát CNTT liên quan về mặt thông tin và công nghệ COBIT được phát hành bởi ISACA (Information System Control Standard), một tổ chức phi lợi nhuận cho quản trị CNTT

 Tại sao cần sử dụng COBIT:

- Hướng các mục tiêu của IT tới các mục tiêu kinh doanh chung

- COBIT được công nhận rộng rãi khắp nơi trên thế giới sẽ đem lại danh tiếng

và uy tín cho doanh nghiệp, tổ chức áp dụng

- Nâng cao sự hài lòng cũng như mức độ tin tưởng của khách hàng

- Tối ưu hóa các lợi ích của IT trong khi khai thác các nguồn tài nguyên của doanh nghiệp một cách hiệu quả

- Quản lý hiệu quả các rủi ro liên quan đến IT

 Lý do cần sử dụng COBIT:

Theo Stolovitsky (2005), các chuẩn mực COBIT đang được chấp nhận ngày càng tăng bởi nhiều công ty như là các thực tiễn tốt nhất (best practices) trong quản lý thông tin, CNTT và rủi ro ITGI (2005) phát biểu rằng COBIT được chấp nhận như là một khung mẫu kiểm soát nội bộ đối với CNTT, trong khi COSO đươc chấp nhận như

là một khung mẫu kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp COSO được phát triển như là một mô hình kiểm soát kinh doanh tổng quát và hường vào quản lý Điều này đưa đến câu hỏi: Tại sao là COBIT? Tại sao không là COSO? Khác biệt chủ yếu giữa COBIT và COSO là trong cách thức định nghĩa về kiểm soát nội bộ, các mục tiêu kiểm soát cũng như đối tượng được hướng đến của chúng Thông tin sau chi tiết một số khác biệt chính,

và tại sao COBIT được chọn để đánh giá (ITGI, 2005; Simmons, 2002)

- Kiểm soát nội bộ:

COBIT tiếp cận CNTT kiểm soát bằng cách nhìn vào tất cả thông tin cần thiết

để hỗ trợ các yêu cầu kinh doanh doanh và kết hợp nguồn lực và quy trình của CNTT

KSNB COSO - Khung mẫu được tích hợp phát biểu rằng KSNB là một quy trình được thiết lập bở một hội đồng quản trị, ban giám đốc, và nhiều nhân sự khác; và được thiết kế để cung cấp đảm báo hợp lý liên quan đến việc đạt được các mục tiêu đã nêu

- Các mục tiêu kiểm soát:

Mục tiêu kiểm soát của COSO tập trung vào tính hữu hiệu, hoạt động hiệu quả, báo cáo tài chính đáng tin cậy, và tuân thủ luật và các quy định

Mục tiêu kiểm soát của COBIT được mở rộng bao gồm chất lượng và các yêu cầu bảo mật trong 7 loại chồng chéo, trong đó bao gồm hữ hiệu, hiệu quả, bảo mật, tính toàn vẹn, tính sẵn sàng, tuân thủ, và độ tin cậy của thông tin

- Đối tượng:

COSO hướng đến việc sử dụng bởi quản lý cấp cao

COBIT hướng đến nhà quản lý, người sử dụng thông tin, và kiểm toán viên Đặc điểm phân biệt cuối cùng của COBIT là nó cung cấp một mô hình kiểm soát toàn diện, thân thiện mà tập trung vào các mục tiêu kinh doanh và; đặc biệt cho các yêu cầu KSNB trong CNTT Do đó, để kết luận tại sao COBIT được chọn, cũng là định nghĩa các lợi thế chính của việc triển khai COBIT như là khung mẫu quản lý thông qua CNTT (ITGI, 2005)

COBIT được chấp nhận rộng rãi trên thế giới, dựa trên các kinh nghiệm thực tiễn và chuyên nghiệp

COBIT tuân thủ với ISO/IEC17799: 2005, và đáp ứng các yêu cầu COSO đối với môi trường kiểm soát CNTT

Chia sẻ hiểu biết giữa tất cả cổ đông dựa trên một ngôn ngữ chung

COBIT là khách quan, nó được liên tục phát triển, và duy trì bởi một tổ chức phi lợi nhuận

COBIT hướng đến quản trị và dễ sử dụng

COBIT có một cách tiếp cận linh hoạt và thích ứng phù hợp với các tổ chức khác nhau, văn hóa và các yêu cầu

The COBIT Framework (CobiT khung mẫu lý thuyết): bao gồm 34 mục tiêu kiểm soát cao mà giải thích các quy trình CNTT chuyển tải thông tin mà doanh nghiệp cần để đạt được các mục tiêu như thế nào Khung mẫu lý thuyết định nghĩa 7 yêu cầu thông tin cũng như nguồn lực CNTT quan trọng đối với các quy trình CNTT để hỗ trợ toàn diện các mục tiêu kinh doanh

The COBIT Control Objectives (CobiT các mục tiêu kiểm soát): cung cấp sự hiểu biết cần để xác định một chính sách rõ ràng thực hành tốt đối với kiểm soát CNTT Bao gồm 314 mục tiêu kiểm soát cụ thể và các báo cáo về kết quả mong muốn nhằm đặt được khi thực hiện các mục tiêu này

The COBIT Implementation Toolset (CobiT bộ công cụ triễn khai): được thiết

kế nhằm hỗ trợ các nhà quản lý dự án để tạo điều kiện thuận lợi triển khai COBIT vào các tổ chức Nó báo gồm nhiều case study, câu hỏi thường gặp (FAQs), nhận thức về quản lý và chuẩn đoán kiểm soát CNTT để có thể giúp giới thiệu COBIT các đối tượng mới mới

The COBIT Management Guidelines (Các hướng dẫn quản trị CobiT): bao gồm các mô hình hoàn thành, các nhân tố thành công quan trọng, các chỉ số mục tiêu, và các chỉ số thành quả Những hướng dẫn này được hướng đến nhằm hỗ trợ các nhà quản lý

có thể đo lường một quy trình kiểm soát CNTT có đáp ứng mục tiêu hay không và so sánh các quy trình này với các chỉ tiêu trong một ngành

The COBIT Audit Guidelines (Các hướng dẫn kiểm toán CobiT): định nghĩa

và đề nghị các hoạt động kiểm soát thực tế nhằm thực hiện tương ứng với mỗi một trong

34 mục tiêu kiểm soát CNTT Ấn phẩm này một công cụ rất giá trị cho các nhà kiểm toán CNTT trong việc cung cấp đảm bảo quản trị và các hướng dẫn để cải tiến

• Thành phần của COBIT:

Nền tảng COBIT đuợc xây dựng với ba thành phần cơ bản:

 IT Resource: Nguồn tài nguyên CNTT

 Business Requirements: Yêu cầu nghiệp vụ

và thực hiện; hỗ trợ và triển khai; kiểm soát và theo dõi 4 quy trình là 4 bước không thể thiếu khi xây dựng bất cứ hệ thống CNTT nào, COBIT dựa trên 4 quy trình này thể hiện

sự gắn kết chặt chẽ của phương pháp quản trị COBIT với HTTT

• Tài nguyên CNTT:

Ứng dụng : có thể hiểu là tổng của các thủ tục hướng dẫn sử dụng và lập trình

Dù là doanh nghiệp nào hay tổ chức nào cũng phải có những thủ tục hay những chương trình ứng dụng để hỗ trợ hoạt động 5

Thông tin: Dữ liệu, chuẩn hóa, bảo mật Nguồn thông tin là những giá trị đầu vào cho mỗi hoạt động, thường chuyển thành dạng dữ liệu trong hệ thống thông tin Thông tin luôn đòi hỏi sự chính xác và nhanh chóng Quản trị tốt thông tin thì mới tạo

ưu thế kinh doanh của doanh nghiệp hay tổ chức đó

Cơ sở hạ tầng: là công nghệ và thiết bị (tức là, phần cứng, hệ điều hành, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, mạng,đa phương tiện Với chiến lược phát triển CNTT người ta thường thấy nhất là phải đầu tư cơ sở hạ tầng nâng cấp các công cụ, hệ thống CNTT

Con người: Nhân viên kỹ năng, nâng cao nhận thức và năng suất để lên kế hoạch, tổ chức, tiếp thu, phân phối, hỗ trợ, giám sát và đánh giá các hệ thống thông tin

và dịch vụ

• Yêu cầu nghiệp vụ:

Effectiveness –Hợp lý:Thể hiện mức độ phù hợp của thông tin đối với hoạt động nghiệp vụ, xét cả vấn đề thời gian, độ chính xác và thông nhất

Efficiency –Tính hiệu quả: Thể hiện mức độ sử dụng tài nguyên CNTT một cách tối đa

Confidentiality –Bí mật:Thể hiện mức độ bí mật & tin cậy của thông tin, không

mức độ chính xác của thông tin

• Phạm vi,yêu cầu,mục tiêu kiểm soát:

COBIT được chia ra thành 4 miền phạm vi chính

 Plan & Organize: Hoạch định và tổ chức

 Acquire & Implement: Tiến trình và ra quyết định

 Deliver & Support: Triển khai và hỗ trợ

 Monitor & Evalute: Kiểm soát và theo dõi

 Plan & Organize: Hoạch định và tổ chức

• Quy trình làm việc của COBIT:

Tùy thuộc vào các yêu cầu nghiệp vụ được đặt ra cho doanh nghiệp mà sẽ được lựa chọn và áp dụng quy trình xử lý tốt nhất dựa vào các nguồn lực CNTT Các quy trình khi được áp dụng xử lý luôn đảm bảo thông tin cũng như dữ liệu bảo mật, sẵn sàng và tuân thủ đúng điều luật

• Các đặc trưng của COBIT:

‾ COBIT đề cập một cách tổng thể, bao quát các hoạt động quản trị CNTT

‾ COBIT được thiết kế dưới góc nhìn của các nhà kiểm toán (Auditor) nhằm phục

vụ hiệu quả cho công tác kiểm toán thông tin và công nghệ

‾ COBIT cần được xây dựng, áp dụng phục vụ cho nhóm đối tượng là các chủ đầu

tư doanh nghiệp

‾ COBIT được thiết kế hướng quy trình, với các mục tiêu kiểm soát cần được thiết lập nhằm quản trị hiệu quả CNTT

• Ưu nhược điểm của COBIT:

• Áp dụng COBIT vào 1 doanh nghiệp:

- Giới thiệu công ty:

Công ty cổ phần đầu tư công nghệ và giải pháp truyền thông InfoWay (http://infomap.vn) Được thành lập từ 2005 sau cuộc thi “Trí tuệ Việt Nam” với sản phẩm chính là phần mềm bản đổ ứng dụng phát triển trên nền Web Ngoài ra công ty 13 còn hoạt động kinh doanh trên các hoạt động khác : Gia công phần mềm, website Với đặc thù là công ty hoạt động chủ yếu dựa vào lĩnh vực CNTT Vì vậy CNTTđã trở thành xương cho sự phát triển của công ty vi thế có một hệ thống kiểm soát thông tin và CNTT

là điều tất yếu mà công ty luôn hướng tới để giúp công ty hoạt động với ít rủi ro nhất và tận dụng tối đa CNTT cũng như các quy trình nghiệp vụ đảm bảo cho sự phát triển của công ty Các phần mềm gia công phần lớn cung cấp cho thi trường Châu Âu vì vậy đòi hỏi một hệ thống quản lý chất lượng được quốc tế công nhận Chính vì những do trên chúng ta sẽ áp dụng COBIT cho doanh nghiệp Trong tình hình phát triển CNTT như vũ bão ở nước ta hiện nay việc củng cố và tạo lợi thế kinh doanh cho công ty là việc làm cấp thiết Đứng trên sự bức bách cần phải thay đổi hệ thống thông tin của doanh nghiệp, cần hiện đại hơn làm việc hiệu quả hơn và chất lượng được nâng tầm cao hơn phù hợp với mức độ trưởng thành hiện nay của doanh nghiệp, buộc lãnh đạo công ty thực hiện triển khai hệ thống thông tin mới cho doanh nghiệp này

- Những khó khăn hiện tại trong hoạt động kinh doanh của công ty InforWay:

Như đã phân tích về cách tiếp cận một chiến lược CNTT thì COBIT yêu cầu khi triển khai xây dựng trước hết phải biết được những khó khăn hiện tại Những khó khăn

sẽ được phân tích, đánh giá để xác định được hiện trạng và đề ra mục tiêu Và những khó khăn cần giải quyết của công ty được tìm hiểu dưới đây Khi được hỏi về tình hình hiện nay của công ty, giám đốc công ty có đưa ra một số khó khăn của công ty và mong muốn giải quyết được những vấn đề đó Cụ thể là doanh nghiệp nhận thấy sự suy giảm lợi nhuận do thu hút khách hàng kém hơn đối thủ cạnh tranh, nguyên nhân xác nhận do quản lý dịch vụ khách hàng chưa tốt, cách thức làm việc còn trị trệ, khả năng tìm kiếm

và thu hút khách hàng mới chưa quản lý rõ ràng, hợp lý Những khó khăn được tổng hợp thành từng ý chính như sau:

 Chưa có một hệ thống quản lý chuẩn cho hoạt động của công ty và chưa thiết lập

hệ thống quản trị CNTT phục vụ cho những hoạt động đó

 Quản lý khách hàng chưa tạo được lợi thế cạnh tranh với đối thủ

 Bị động với các sự cố, sự cố từ yêu cầu khách hàng, sự cố do chậm trễ…

 Bảo mật ở cấp độ thấp

 Giám sát và đánh giá quy trình làm việc không hiệu quả

 Nguồn nhân lực chưa được ổn định, chưa tạo được môi trường làm việc chuyên nghiệp Khi được hỏi về sự đầu tư vào CNTT, giám đốc công ty InforWay cũng khẳng định khả năng sẵn sàng đầu tư xây dựng CNTT nhưng sự hiểu quả kém trong những đầu tư CNTT trước đây đòi hỏi lần triển khai xây dựng chiến lược CNTT này phải quản trị và đánh giá cẩn thận chính xác, tích kiệm

Quá trình thay đổi CNTT trong doanh nghiệp đem lại nhiều biến cố và biến cố con người là một vấn đề của công ty Bởi vậy lựa chọn người tâm huyết có năng lực cũng là khó khăn mà công ty phải vượt qua

- Xác định phạm vi và đánh giá hiện trạng:

Từ những khó khăn trên, cho ta thấy doanh nghiệp cần có chiến lược phát truyển CNTT trong lĩnh vực quản lý quan hệ khách hàng gồm: quản lý yêu cầu khách hàng, quản lý dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi giao hàng, quản lý tìm kiếm và thu hút khách hàng, đối tác; và vấn đề an ninh thông tin về khách hàng; khả năng quản lý giám sát của lãnh đạo Đánh giá về hiện trạng sử dụng hệ thống thông tin hiện nay của công ty: Đánh giá này dựa trên những tiêu chuẩn COBITvà so sánh với những bài học, hệ thống thông tin được đánh giá cao hiện nay Trước hết chúng ta cùng đánh giá cơ sở vật chất và các ứng dụng để tìm ra một hệ thống triển khai cho phù hợp với doanh nghiệp, giải quyết những khó khăn trên So sánh HTTT công ty InforWay với 2 phần mềm tích hợp HTTT chuẩn EFFECT-ERP và VENUS-CRM

Bảng so sánh ở trên chỉ đưa ra để mô tả những thành phần trong hoạt động doanh nghiệp mà công ty InforWay còn thiếu, yếu so với những HTTT chuẩn hiện nay COBIT là phương pháp dựa trên những kinh nghiệm và bài học bởi vậy việc so sánh với những hệ thống chuẩn sẽ đem lại cái nhìn khách quan mà cũng tương đối gần gũi dễ hiểu

- Những chiến lược phát triển CNTT của công ty:

Đầu tiên là xây dựng hệ thống thông tin dựa trên chuẩn của HTTT CRM, nhằm nâng cao dịch vụ quản lý quan hệ khách hàng từ đó quản lý tốt yêu cầu khách hàng Như

là nâng cấp đầu tư phần mềm quản lý khách hàng, quản lý yêu cầu, phản ánh của khách hàng, phần mềm hỗ trợ marketting, phần mềm phân tích, tổng hợp dự báo … Xây dựng

hệ thống tích hợp CRM là một lựa chọn hợp lý Thứ hai là chiến lược đảm bảo cơ sở hạ tầng, các thiết bị đầy đủ giúp các phòng ban trao đổi được liên tục, thông suốt và chính xác Khi đó quy trình dịch vụ hỗ trợ khách hàng sẽ tốt hơn Đảm bảo tìm kiếm thông tin yêu cầu, phản ánh của khách hàng nhanh chóng, khắc phục sự cố được phòng gia công thực hiện chuẩn xác và gửi kết quả đến khách hàng ngay khi hoàn thành… Để làm tốt các vấn đề này thì hệ thống lưu trữ và truy suất cũng cần nâng cao Thứ ba, xây dựng hệ thống an toàn an ninh, kiểm soát chặt chẽ thông tin khách hàng, tránh gây mất khách

hàng và mất lòng tin ở khách hàng Những ứng dụng CNTT cần đảm bảo tính bí mật, toàn vẹn và có độ tuân thủ cao

Thứ tư, có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao năng lực làm việc của cán bộ, công nhân viên Đòi hỏi khả năng thích ứng nhanh với hệ thống thông tin mới, tạo tác phong chuyên nghiệp làm việc hiệu quả, sử dụng CNTT thành thạo, đưa ra kết quả nhanh chóng

- Quản trị và đánh giá:

Doanh nghiệp chú trọng việc phát triển hệ thống thông tin hợp lý và hiệu quả công việc cao bởi vậy cần thiết nhất là phân tích quy trình nghiệp vụ của phòng tạo ra sản phẩm cụ thể là các quy trình thông tin trong quá trình gia công và lập trình ứng dụng phần mềm và có dịch vụ hỗ trợ kĩ thuật, bảo hành sản phẩm Sau khi đã xác định rõ hiện trạng và mục tiêu xây dựng chiến lược CNTT công việc phải làm là bắt đầu từng giai đoạn triển khai Để đảm cho quá trình triển khai xây dựng đạt hiệu quả chúng ta đã

sử dụng phương pháp quản trị, đánh giá là COBIT Sau đây 19 chúng ta sẽ thực hiện triển khai theo 4 domain chính và các quy trình hướng dẫn của phương pháp COBIT

1 Nhận định quy trình hoạt động và hướng triển khai xây dựng CNTT trong

doanh nghiệp

Phải nâng cấp hệ thống dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Nhận định doanh nghiệp cần một hệ thống mang tính quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management) Quản lý tốt quan hệ khách sẽ giúp công ty thực hiện tốt việc khảo sát,