Các module áp dụng trong ngành bán lẻ siêu thị:
• Quản lý chuỗi cung ứng: toàn bộ thông tin tồn kho bán lẻ được phân phối đến các tổ chức, điều này hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp quy trình kinh doanh nhanh chóng.
• Quản lý bán hàng: đơn giản hóa các quy trình hoạt động cho nhà bán lẻ bằng cách cung cấp thông tin chính xác về thị trường.
• Quản lý dữ liệu doanh số: cho phép theo dõi mọi thỏa thuận bán lẻ với thời gian nhanh nhất cùng tất cả các thông tin để có thể phân tích, tìm vấn đề và đưa ra kết luận.
• Kiểm soát thứ tự đơn hàng và các đơn hàng hoàn thành: theo dõi đơn đặt hàng của khách hàng, thực hiện các bước để cải thiện số lượng và sự hài lòng của khách hàng.
• Quản lý chất lượng: đáp ứng nhu cầu của thị trường, phù hợp với tiêu chuẩn dịch vụ chất lượng cao.
• Quản lý kế hoạch quảng bá: kiểm soát tốt các chiến dịch quảng cáo, PR và đáp ứng nhu cầu khách hàng.
• Hệ thống quản lý tài chính: sắp xếp chi tiết dòng chảy tài chính hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các chính sách tài chính và kế toán hiệu quả hơn.
• Cơ sở dữ liệu khách hàng: thông tin liên lạc của khách hàng, lịch sử mua hàng và các tài liệu liên quan được lưu lại.
• Quản lý nguồn nhân lực: thông tin của nhân viên bao gồm cả nhiệm vụ và năng suất làm việc.
1.Module “Quản lý bán hàng”
Có thể triển khai toàn bộ chuỗi bán lẻ theo 2 mô hình sau (hoặc kết hợp đồng thời cả 2 mô hình):
• Làm việc online: phù hợp với các chuỗi bán lẻ có tần suất bán hàng thấp, có thể bán hàng không thông qua phần mềm khi đường truyền Internet bị hỏng trong thời gian ngắn mà không gây ảnh hưởng nhiều.
• Làm việc offline: Cần thiết với các chuỗi bán lẻ có tần suất bán hàng cao không thể hoạt động khi không có phần mềm. Trong mô hình này, cửa hàng có thể sử dụng phần mềm để bán hàng một cách bình thường ngay cả khi kết nối Internet bị ngắt.
Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng cho phép khách hàng thực hiện các nghiệp vụ tập trung tại công ty mẹ, để có thể quản lý chặt chẽ hơn các cửa hàng bán lẻ:
• Quản lý hàng hóa
• Khai bao giá bán tập trung cho từng cửa hàng, cho tất cả các cửa hàng tại công ty mẹ.
• Khai báo các chương trình chiết khấu, khuyến mãi cho từng cửa hàng, hoặc cho tất cả các cửa hàng tại công ty mẹ.
• Nhập hàng, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng tập trung tại công ty mẹ.
• Quản lý hội viên, coupon tập trung tại công ty mẹ.
Dưới đây là hình ảnh về quản lý bán hàng:
Module Quản lý bán hàng (OE- Order Entry)Hỗ trợ việc quản lý các hoạt động kinh doanh như xác nhận đơn hàng, giao hàng, phát hành hóa đơn, quản lý việc trả hàng của khách hàng,…
– Tạo, và quản lý các nghiệp vụ liên quan các hoạt động bán hàng như tạo các đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, giao hàng, và hóa đơn. Ngoài ra, còn các nghiệp vụ như trả hàng của khách hàng, và các nghiệp vụ phiếu ghi tăng/ghi giảm.
– Cùng với phân hệ AR, quản lý việc giao hàng tuỳ thuộc vào hạn mức tín dụng của từng khách hàng, và trao quyền xác nhận đơn hàng cho các khách hàng đang quá hạn mức tín dụng.
– Quản lý doanh số bán hàng của các nhân viên bán hàng, tính toán tiền hoa hổng cho từng nhân viên bán hàng.Sage 300 ERP – OE cung cấp các tính năng sau đây
▪ OE cung cấp công cụ để tạo, và quản lý, và tách các hoạt động bán hàng hình thành một cách riêng lẻ, tách bạch, bao gồm các nghiệp vụ: xác nhận đơn hàng (Order Confirmation), giao hàng (Shipment), hóa đơn (Invoice), trả hàng, đặt hàng lại (Backorders) và và các nghiệp vụ phiếu ghi tăng giảm cho kế toán (Credit/Debit Notes).
▪ Có thể thực hiện nghiệp vụ giao hàng trực tiếp cho khách hàng mà không thông qua giai đoạn làm xác nhận đơn hàng.
▪ Một đơn hàng, có thể giao hàng làm nhiều lần – và một lần giao hàng (cho một khách hàng nào đó), bạn có thể giao cho nhiều đơn hàng khác nhau.
▪ Yêu cầu xác nhận (User Name/Password) cho các đơn hàng có giá đặc biệt hoặc các khách hàng vực quá hạn mức tín dụng.
▪ Cung cấp thông tin về Item ngay trên màn hình nhập liệu bao gồm số lượng có thể bán, số lượng chưa giao hàng, và số lượng ở các kho hàng khác.
▪ Ghi nhận thông tin của nhân viên bán hàng để tính hoa hồng cho nhân viên bán hàng.
Các nghiệp vụ của Module Quản lý bán hàng:
- Nhanh chóng tạo và quản lý các xác nhận đơn hàng của khách hàng.
- Với một đơn hàng, bạn có thể giao hàng nhiều lần – và ngược lại, với một lần giao hàng, bạn có thể giao cho nhiều đơn hàng khác nhau với cùng một khách hàng.
- In hóa đơn VAT trực tiếp từ phần mềm Sage 300 ERP.
- Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng trước khi giao hàng, nếu vượt hạn mức tín dụng, hệ thống yêu cầu phải có người xác nhận, mới được giao hàng.
- Hỗ trợ việc thiết lập giá bán cho từng khách hàng dựa trên từng loại mặt hàng (Item).
- Tự động tính thuế VAT 0%, 5%, 10%.
- Hỗ trợ phương thức định nghĩa giá bán một các linh hoat theo khu vực, bán sĩ, bán lẻ, ….
- Thiết lập đơn giá bán cho nhiều loại tiền tệ khác nhau.
- Dễ dàng áp dụng các mức giám giá cho khách hàng như giảm giá theo tỉ lệ, theo-phân loại khách hàng, theo tổng số,…
Các báo cáo:
- Cung cấp cho các nhà quản trị hệ thống báo cáo tình hình bán hàng,và tài chính,… của siêu thị
- Báo cáo thống kê theo thời gian tình hình mua hàng của một khách hàng nào đó
- Báo cáo thống kê theo thời gian tình hình bán hàng theo từ Item nào đó - Báo cáo thống kê doanh số theo thời gian cho từng nhân viên bán hàng - Báo cáo thống kê doanh số theo thời gian cho từng khu vực
- Báo cáo các đơn hàng đã được xác nhận, đơn hàng đã được xác nhận nhưng chưa bao giờ được giao hàng, hoặc giao hàng một phần, hoặc đơn hàng đã thực sự hoàn tất.
- Báo cáo thống kê việc giao hàng trong thời gian sắp tới.
2. Module “Quản lý mua hàng”
Hỗ trợ việc quản lý toàn bộ qui trình mua hàng từ thiết lập yêu cầu đặt hàng, đơn đặt hàng, nhận hàng, trả hàng cho nhà cung cấp, hóa đơn,….
Các nghiệp vụ của kế toán mua hàng
- Dễ dàng và nhanh chóng tạo các đơn đặt hàng cho nhà cung cấp với số lượng, đơn giá
- Tạo các đơn hàng từ các yêu cầu đặt hàng, hoặc từ các đơn đặt hàng của khách hàng, hoặc các tính toán về tồn kho an toàn của hệ thống.
- Khả năng thiết lập giá hợp đồng với các nhà cung cấp theo từng mặt hàng (Item).
- Với một đơn hàng, bạn có thể nhận hàng nhiều lần – và ngược lại, với một lần nhận hàng, bạn có thể nhận từ nhiều đơn đặt hàng khác nhau.
- Với một hóa đơn nhận về, có thể là của nhiều lần nhận hàng khác nhau - Với một lần nhận hàng, bạn có thể có nhiều hóa đơn khác nhau
- Ghi nhận các chi phí phát sinh khi nhận hàng (chi phí bảo hiểm, chi phí vận
chuyển,…) và phân bổ các chi phí vào giá trị của các mặt hàng theo số lượng, giá trị, trọng lượng, hoặc do người dùng chỉ định.
- Bạn có thể in ấn các chứng từ (đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng) trực tiếp từ hệ thống, theo mẫu của doanh nghiệp bạn
Các báo cáo
- Các báo cáo thống kê các đơn hàng theo thời gian, theo nhà cung cấp, hoặc theo mặt hàng
- Báo cáo thông tin các đơn hàng còn đang đợi nhận hàng.
- Báo cáo thông tin về việc nhận hàng với một nhà cung cấp, hoặc các mặt hàng nào đó.
3.Module “Quản lý kho hàng”
Là phân hệ nền tảng cho các hoạt động của doanh nghiệp, cung cấp thông tin về kho cho kế toán mua hàng, và kế toán bán hàng, cung cấp cho các nhà quản trị công cụ chuyên nghiệp để quản trị kho, và các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới việc quản trị kho
- Quản lý hệ thống mã vật tư chuyên nghiệp
- Quản lý các nghiệp vụ, hoạt động liên quan tới việc quản trị kho như nhập hàng, xuất hàng, trả hàng,..
- Quản lý hệ thống giá bán cho khách hàng theo khu vực, theo khách hàng, và hệ thống giá dựa trên số lượng mua hàng
Chức năng của quản lý kho hàng:
- Định nghĩa mã vật tư theo từng phân đoạn, và Sage 300 ERP hỗ trợ đến 10 phân đoạn cho một mã khách hàng với tổng độ dài lên đến 24 ký tự
- Ghi nhận mã mặt hàng tương ứng của khách hàng, và của nhà cung cấp (in mã của nhà cung cấp trên các đơn đặt hàng của module PO, và in mã của khách hàng trên các xác định đơn hàng với khách hàng)
- Tạo, và quản lý các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng, và xuất hàng cho sản xuất, xuất hàng cho nội bộ, Điều chỉnh, và sản xuất theo mô hình lắp ráp
(Assemblies)
- Định nghĩa tồn kho an toàn, tồn kho thấp nhất, điểm đặt hàng lại, số lượng đặt hàng lại cho từng kho, và cho từng mặt hàng
- Cho phép định nghĩa nhiều đơn vị tính, và tỉ lệ qui đổi với đơn vị tính gốc cho từng Item
- Quản lý giá tồn kho cho các Item theo từng kho riêng biệt, và hỗ trợ các cách tính giá tồn kho như: Giá Tiêu Chuẩn, Giá Bình Quân Gia Quyền theo thời điếm, Giá FIFO, Giá FILO, Giá Chỉ Định theo người dùng
- Định nghĩa hệ thống giá bán cho từng khách hàng (hoặc nhóm khách hàng) dựa trên từng sản phẩm riêng lẻ (hoặc nhóm các sản phẩm) và được tính giá
theoo Số lượng hoặc trọng lượng
- Phân loại khách hàng (với Sage 300 ERP, hỗ trợ bạn chia khách hàng mình làm 5 loại khách nhau, và tùy thuộc vào các loại này, sẽ có chính sách giá cả khác nhau)
- -Giảm giá theo tỉ lệ phần tram - Giảm giá theo số lượng
- Giá bán dựa trên giá thành tồn kho, cộng thêm phần trăm lãi suất - Giá bán dựa trên giá thành tồn kho, cộng thêm với một số nhất định - Giá bán cố định
- Giá bán hạn định trong một khoản thời gian nào đó
- Định nghĩa cấu trúc sản phẩm (BOM) với nhiều cấp độ, và quản lý hoạt động sản xuất theo mô hình sản xuất lắp ráp
- Truy vấn ngược thông tin từ các module khác đến IC, và từ IC đi đến các module khác
- Ngoài ra, Sage 300 ERP còn hỗ trợ việc quản trị kho theo số serial và theo lô và IC còn tích hợp với giải pháp quản trị nhà kho Warehouse Management
System.
Các báo cáo
Cung cấp hệ thống báo cáo hoàn chỉnh, hỗ trợ nhà quản trị nhanh chóng nhận được thông tin phản hồi từ các hoạt động của doanh nghiệp
- Báo cáo thẻ kho cho tổng hợp các Item, và chi tiết cho từng Item - Báo cáo nhập, xuất, tồn kho của doanh nghiệp
- Báo cáo nghiệp vụ liên quan cho từng mặt hàng trong kho - Báo cáo thông tin về giá tồn kho cho từng mặt hàng trong kho 4.Module “Quản lý tài chính-kế toán”
Bao gồm các module như:
- Quản lý kế hoạch tài chính - Kế toán tổng hợp
- Quản lý dòng tiền - Kế toán thu/trả
- Quản lý tài sản cố định
Phân hệ quản lý tài chính kế toán bao gồm các phân hệ con như: Quản lý kế hoạch tài chính, Kế toán tổng hợp, Quản lý dòng tiền, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC, Kế toán thuế, Báo cáo tài chính.
Các quy trình quản trị trong kế toán bao gồm quản trị ngân sách, quản lý tín dụng, quản lý vốn và quản lý đầu tư. Các quy trình về ngân sách bao gồm việc theo dõi các dự toán về thu chi và so sánh dự toán với tình hình thu chi trên thực tế. Phân tích ngân sách cũng bao gồm việc so sánh tình hình phân bổ ngân sách của năm này so với các năm trước, và tình hình thu chi giữa năm này với các năm trước. Ví dụ, nhân viên phân tích sử dụng hệ thống này có thể thực hiện so sánh tổng công tác phí của một bộ phận nào đó trong năm nay so với năm trước và phát hiện mức tăng 25% nào đó. Một phân tích khác cho thấy doanh thu tại một khu vực bán hàng nào đó trong năm nay cao hơn nhiều so với các năm trước. Trong cả 2 ví dụ nêu trên, việc phân tích ngân sách có thể đặt ra thêm nhiều câu hỏi để nghiên cứu, tìm hiểu phục vụ tốt hơn cho công việc. Ví
dụ, các giám đốc bán hàng có thể tận dụng các khu vực có tăng trưởng cao bằng cách tăng cường đại diện bán hàng và giới thiệu thêm nhiều sản phẩm đến các khu vực đó.
5.Module “Quản lý nhân sự-tiền lương”
Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương FTS HRM giúp doanh nghiệp giải quyết được những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự tiền lương:
- Giải quyết triệt để bài toán chấm công: Quản lý thời gian làm thêm, quản lý chi tiết từng ca làm việc của từng công nhân, từng phòng ban … Giúp cho doanh nghiệp tránh tình trạng tính công thiếu, sai cho người lao động.
- Quản lý chi tiết thông tin nhân viên, tiến trình lịch sử công tác, quá trình luân chuyên, mức lương qua từng giai đoạn thời kỳ…
- Hệ thống thưởng, phạt chi tiết rõ ràng theo từng tháng, quý, năm.
- Hệ thống tính toán lương tự động, nhanh chóng tránh tình trạng sai sót trong quá trình tính lương. Với sự kết hợp module chấm công, đánh giá, bảo hiểm đảm bảo đồng bộ, xuyên suốt quá trình quản lý nhân sự tiền lương, thướng và chế độ cho nhân viên.
- Hỗ trợ các tiện ích về cảnh báo: Hết hạn hợp đồng, sinh nhật, cảnh báo đến hạn tăng lương, chứng minh thư…
- Hệ thống báo cáo đa dạng, chi tiết theo từng module chức năng trong phần mềm
Khái niệm về quản trị nhân sự:
Kể từ khi hình thành xã hội loài người, con người biết hợp quần thành tổ chức thì vấn đề quản trị bắt đầu xuất hiện. Mỗi hình thái kinh tế xã hội đều gắn liền với một phương thức sản xuất nhất định, xu hướng của quản trị ngày càng phức tạp cùng với sự phát triển ngày càng cao của nền kinh tế xã hội.
Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình. Điều này đòi hỏi phải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thức Marketing
và bán hàng tốt cũng như các quy trình nội bộ hiệu quả. Các doanh nghiệp hàng đầu thường cố gắng để tạo sự cân bằng giữa tính chất nhất quán và sự sáng tạo. Để đạt được mục tiêu này, họ dựa vào một số tài sản lớn nhất của mình đó là “nguồn nhân lực”.
Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng những người tham gia tích cực vào sự thành công của công ty. Các tổ chức trông mong vào các nhà chuyên môn về quản trị nhân sự giúp họ đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn với một hạn chế về lực lượng lao động.
Một trong những yêu cầu chính của quản trị nhân sự là tìm ra đúng người, đúng số lượng và đúng thời điểm trên các điều kiện thỏa mãn cả doanh nghiệp và nhân viên mới. Khi lựa chọn được những người có kỹ năng thích hợp làm việc ở đúng vị trí thì cả nhân viên lẫn công ty đều có lợi.
Khái niệm về nhân lực:
Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viên trong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Vậy, quản trị nhân sự là gì?
Các doanh nghiệp đều có các nguồn lực, bao gồm tiền bạc, vật chất, thiết bị và con người cần thiết để tạo ra hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp đưa ra thị trường.
Hầu hết các doanh nghiệp đều xây dựng các thủ tục và quy trình về cung cấp nguyên vật liệu và thiết bị nhằm đảm bảo việc cung cấp đầy đủ chúng khi cần thiết. Tương tự như vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến qui trình quản lý con người - một nguồn lực quan trọng của họ.
Quản trị nhân sự bao gồm tất cả những quyết định và hoạt động quản lý có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp.
Mục tiêu chủ yếu của quản trị nhân sự là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp.
Quản trị nhân sự là đảm bảo có đúng người với kỹ năng và trình độ phù hợp, vào đúng công việc và vào đúng thời điểm thích hợp để thực hiện mục tiêu của công ty.
Nhưng dù ở bất cứ xã hội nào vấn đề mấu chốt của quản trị vẫn là quản trị nhân sự. Một doanh nghiệp dù có nguồn tài chính dồi dào, nguồn tài nguyên vật tư phong phú, hệ thống máy móc thiết bị hiện đại đi chăng nữa cũng sẽ trở nên vô ích, nếu không biết hoặc quản trị kém nguồn tài nguyên nhân sự.