Bài giảng Chương 2 - Thiết kế và quản lý dự án công nghệ thông tin - PGS.TS Nguyễn Văn Định trình bày những vấn đề liên quan đến CNTT và ứng dụng CNTT, từ đó phân tích những đặc điểm khác biệt của một dự án CNTT cùng với những đặc thù riêng của công tác quản lý dự án CNTT. Mời các bạn cùng tìm hiểu và tham khảo nội dung thông tin tài liệu.
Bài giảng môn học THIẾT KẾ & QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT PGS.TS Nguyễn Văn Định, Khoa CNTT, ĐHNN Hà Nội Chương Thiết kế quản lý dự án Công nghệ Thông tin Mở đầu Dự án Công nghệ thơng tin, trước hết dự án, có tất đặc điểm giai đoạn dự án thông thường Tuy nhiên, dự án CNTT dự án thực lĩnh vực công nghệ thông tin tuân thủ nguyên tắc hoạt động công nghệ thơng tin Dự án CNTT thực theo quy trình sản xuất chế tạo sản phẩm công nghệ thông tin Quản lý dự án công nghệ thông tin bao gồm giai đoạn tuân theo quy tắc quản lý dự án dự án thông thường, từ khâu xác lập dự án, lập kế hoạch, thực kế hoạch, giám sát - đánh giá kết thúc dự án Tuy nhiên, dự án cơng nghệ thơng tin có đặc điểm riêng, việc xác định dự án quản lý dự án có điểm khác biệt cần quan tâm Trong chương này, trình bày vấn đề liên quan đến CNTT ứng dụng CNTT, từ phân tích đặc điểm khác biệt dự án CNTT với đặc thù riêng công tác quản lý dự án CNTT 2.1 Công nghệ thông tin Dự án công nghệ thông tin 2.1.1 Công nghệ thông tin Trước hết ta cần hiểu khái niệm Công nghệ thông tin (CNTT), từ góc nhìn vai trị tổ chức doanh nghiệp Vấn đề nhận thức quan trọng để có phương hướng sách việc đầu tư cho CNTT Công nghệ thông tin công nghệ xử lý thông tin, vậy: - CNTT hệ thống sở hạ tầng - CNTT công cụ Nhiều người có quan điểm (sai) coi CNTT thiết bị, mô đun phần mềm coi cơng cụ thực cơng việc cụ thể Khi tách rời CNTT thành mảnh nhìn nhận mắt người dùng đơn lẻ, mắc sai lầm nghiêm trọng, dẫn đến việc trang bị thiết bị, phần cứng, phần mềm tổ chức, doanh nghiệp cách rời rạc, cốt để “trang sức” cho qui trình làm việc cổ điển, truyền thống khơng phải để tiếp nhận qui trình cơng nghệ làm việc mới, tiên tiến Vì quan điểm coi CNTT công cụ Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 21 nên việc đầu tư thiết bị tùy tiện, doanh nghiệp cần đâu mua đấy, hỏng đâu sửa Điều cần xem xét lại Nếu coi CNTT bút (cơng cụ) để viết mua sắm thay theo ý thích Nếu coi CNTT tòa nhà trụ sở làm việc đại (cơ sở hạ tầng) phải ăn mặc, lại, vệ sinh, sử dụng tiện nghi theo quy định tòa nhà, khác với nhà đất… Công nghệ thông tin tập hợp nhiều công nghệ: - Công nghệ thông tin tổ hợp công nghệ liên quan đến thu thập, lưu giữ, xử lý sử dụng thơng tin máy tính - CNTT bao gồm công nghệ phần cứng, phần mềm, truyền thông, quản trị sở liệu, công nghệ xử lý liệu khác sử dụng hệ thống thông tin dựa máy tính Cơng nghệ Thơng tin - Truyền thơng (CNTT-TT hay ICT: Information and Communication Technology) Đây thuật ngữ mới, nhấn mạnh tách rời cuả CNTT, với công nghệ truyền thông, chủ yếu viễn thông, thời đại “thế giới trực tuyến”, “Net” Viễn thơng CNTT gắn bó hữu đến mức thành phần tách rời CNTT - Cơ quan quản lý Nhà nước Công nghệ Thông tin - Truyền thông Bộ Thông tin Truyền thông (Bộ TTTT, hay Bộ 4T) Các dự án CNTT cấp Nhà nước chịu quản lý Bộ 4T Tin học ngành khoa học CNTT có nhiệm vụ nghiên cứu xử lý thơng tin máy tính Theo phân loại HĐCDGS Nhà nước (Việt Nam) khoa học CNTT bao gồm chuyên ngành sau: - Khoa học máy tính (Computer Science) - Kỹ thuật máy tính (Computer Engineering) - Hệ thống thông tin (Information Systems) - Công nghệ phần mềm (Software Engineering) - Truyền thơng mạng máy tính (Communication and Computer Network) 2.1.2 Hệ thống thông tin Khái niệm: Hệ thống thông tin (HTTT) tập hợp kết hợp phần cứng, phần mềm mạng truyền thông người xây dựng sử dụng để xử lý thông tin (thu thập, tạo, tái tạo, phân phối chia sẻ liệu, thông tin tri thức nhằm phục vụ mục tiêu tổ chức, doanh nghiệp) Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 22 Các thành phần hệ thống thông tin: Một HTTT bao gồm thành phần chính: Phần cứng, phần mềm, mạng truyền thông, liệu người Có thể mơ tả thành phần HTTT sơ đồ đây: Hình 2.1 Các thành phần HTTT Trong sơ đồ này: Phần lõi mô tả trình xử lý thơng tin HTTT, gồm đơn vị chức thực việc nhập liệu vào, xử lý liệu, xuất thông tin Để thực chức này, HTTT cần phải có thành phần tạo nên nguồn lực (resources) mơ tả vịng ngồi sơ đồ, bao gồm: tài nguyên phần cứng, phần mềm, mạng, liệu nhân lực Các phần cứng (Hardware Resources): Gồm thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thơng tin Trong chủ yếu máy tính, thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ nhập vào/xuất liệu Các phần mềm (Software Resources): Gồm chương trình máy tính, phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng, thủ tục dành cho người sử dụng (cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra, v.v…) Các hệ mạng (Network Resources): bao gồm môi trường truyền thông, dịch vụ mạng… để truyền liệu Dữ liệu (Data Resources): - Bao gồm CSDL (khách hàng, hồ sơ nhân viên, hàng hóa, dịch vụ, đối tác… Cơ sở tri thức: Văn pháp luật, luật, sách, nghị định… Con người (People Resources): - Các chuyên gia HTTT: phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy, v.v., Người dùng cuối: tất người sử dụng HTTT doanh nghiệp , từ nhà lãnh đạo, cấp quản lý, nhân viên thừa hành tác nghiệp Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 23 Trong thành phần trên, người thành phần quan trọng người xây dựng nên hệ thống, đặc biệt phầm mềm, liệu, thủ tục Các kết xử lý, đầu HTTT liệu biến đổi, xếp lại, cấu trúc lại, nhằm làm rõ đối tượng ta quan tâm, liệu thơ “chưng cất” thành thông tin Cách sử dụng thông tin thu định hiệu toàn hệ thống Điều không thuộc trách nhiệm phần cứng, phần mềm, liệu, … mà trách nhiệm người Con người có vai trị định không việc sử dụng thông tin thu được, mà cịn tồn khâu hình thành nên hệ thống vận hành 2.1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng CNTT tổ chức, doanh nghiệp nói chung nhằm đạt mục đích sau: - Hỗ trợ việc quản lý giao tiếp, cộng tác toàn tổ chức, doanh nghiệp - Điều khiển tiến trình cơng nghiệp (thí dụ trình chế tạo sản phẩm) - Xử lý cách hiệu giao dịch kinh doanh, quan hệ khách hàng, marketing… Chỉ số ứng dụng Công nghệ thông tin : Theo công bố năm 2010 VCCI Chỉ số ứng dụng CNTT-TT doanh nghiệp Việt nam (đã đăng ký kinh doanh) - Chỉ có 46% doanh nghiệp sử dụng e-mail công việc, - Hơn 50% cho khơng có nhu cầu dùng phần mềm quản lí nhân sự, tiền lương phần mềm quản lí bán hàng… - Ngồi ra, khoảng 20% có website riêng (chủ yếu để giới thiệu hình ảnh, sản phẩm, dịch vụ qua mạng), phần lớn dè dặt với thương mại điện tử cho chưa phải thời điểm để mua bán qua mạng… VCCI cho rằng: Các doanh nghiệp cần phải xem xét hệ thống CNTT phần hạ tầng, cần lựa chọn mơ hình ứng dụng phù hợp để trang bị máy tính, phần mềm văn phịng, kết nối Internet, lập website quảng bá thương hiệu , để dần tiến tới ứng dụng cao phần mềm quản trị dịch vụ khách hàng, sử dụng chứng thư điện tử, lập web bán lẻ trực tuyến… Ngoài ra, để đảm bảo hoạt động an toàn ổn định, cần quan tâm tới ứng dụng biện pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin Các sản phẩm thông tin HTTT bao gồm báo cáo cho lãnh đạo, tài liệu kinh doanh, quảng cáo, tiếp thị dạng văn bản, biểu mẫu, đồ thị, audio, video, thông tin khác Các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng hệ thống thơng tin với nhiều mục đích khác Đối nội: hệ thống thông tin giúp nhà quản lý nắm vững, thơng hiểu tình hình nội tổ chức, doanh nghiệp…nhằm quản lý tốt doanh nghiệp, thống hành động, trì sức mạnh tổ chức, đạt lợi cạnh tranh - Nhân sự, - Tài chính, vật tư Bài giảng mơn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 24 - Kế hoạch công tác… - Quản lý sản xuất, kinh doanh Đối ngoại: Với bên ngồi, hệ thống thơng tin giúp nắm bắt nhiều thông tin đối tác khách hàng cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển - Khách hàng: phát triển, chăm sóc khách hàng - Đối tác kinh doanh - Theo dõi thị trường - Maketting, phát triển thị trường 2.1.4 Dự án công nghệ thông tin Các dự án thuộc lĩnh vực CNTT nhằm đưa CNTT vào ứng dụng quản lý điều hành sản xuất kinh doanh tổ chức doanh nghiệp Khái niệm: Dự án công nghệ thông tin (DACNTT): Dự án Công nghệ thông tin dự án thực lĩnh vực công nghệ thông tin tuân thủ nguyên tắc hoạt động công nghệ thông tin Dự án CNTT thực theo quy trình sản xuất chế tạo sản phẩm công nghệ thông tin Tùy theo mục tiêu việc ứng dụng CNTT, dự án CNTT chia thành loại chính: Dự án HTTT dự án phần mềm Trong chuyên đề chủ yếu nghiên cứu dự án HTTT 2.1.4.1 Dự án Hệ thống thông tin: dự án mà mục tiêu xây dựng HTTT Việc xây dựng HTTT với thành phần (2.1.2) đòi hỏi phải có nhìn hệ thống khơng mặt cơng nghệ, mà cịn tổ chức doanh nghiệp người thực hiện, tầm nhìn xa biện pháp đưa hệ thống CNTT phục vụ cho công việc quản lý, kinh doanh tổ chức hay doanh nghiệp Đó cách nhìn, cách tiếp cận bản: xem xét vật mối tương quan chúng hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu định, gọi tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống Dự án HTTT có sản phẩm (mục tiêu) loại HTTT sau đây: Các HTTT quản lý - cung cấp thông tin dạng báo cáo theo mẫu định sẵn, trình bày chúng cho nhà quản lý chuyên gia khác doanh nghiệp Các hệ thống hỗ trợ định - cung cấp trực tiếp hỗ trợ mặt tính tốn cho nhà quản lý q trình định (khơng theo mẫu định sẵn, làm việc theo kiểu tương tác, theo định kỳ) Các HTTT điều hành - cung cấp thơng tin có tính định từ nguồn khác nhau, nội từ bên ngoài, hình thức dễ dàng sử dụng cho cấp quản lý điều hành Trong trình thiết kế quản lý dự án HTTT, phải đảm bảo thực năm giai đoạn chu trình phát triển HTTT sau: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 25 Khảo sát hệ thống: Giai đoạn việc hoạch định HTTT lựa chọn hội đầu tư Thông thường giai đoạn bao gồm việc phân tích chi phí/ợi ích phần nghiên cứu khả thi Phân tích hệ thống: Phân tích nhu cầu thơng tin người dùng cuối, môi trường doanh nghiệp, tất hệ thống dùng, để đưa yêu cầu chức hệ thống Thiết kế hệ thống: Đưa đặc tả phần cứng, phần mềm, nhân lực, liệu hệ thống, sản phẩm thông tin mong muốn hệ thống Thể (cài đặt) hệ thống: Phát triển mua phần cứng, phần mềm cần cho việc thể thiết kế Kiểm thử hệ thống xây dựng Huấn luyện nhân lực để vận hành sử dụng hệ thống Và chuyển đổi ứng dụng sang hệ thống Bảo trì hệ thống: Xem xét hệ thống sau cài đặt Giám sát, đánh giá thay đổi hệ thống theo nhu cầu Các HTTT khác: Ngồi HTTT trên, cịn kể đến số loại khác sau o Các hệ chuyên gia: Đây hệ thống cung cấp tư vấn có tính chun gia hoạt động chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối Thí dụ: hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, hệ thống chẩn đốn bảo trì o Các hệ quản trị tri thức: Đây HTTT dựa tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức phổ biến kiến thức doanh nghiệp cho nhân viên nhà quản lý tồn cơng ty Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến kinh nghiệm thủ thuật kinh doanh tối ưu, chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải vấn đề khách hàng o Các hệ thống chức doanh nghiệp (hoặc hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất quản lý lĩnh vực chức chủ chốt cơng ty Thí dụ: HTTT hỗ trợ kế tốn, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực o Các HTTT chiến lược: HTTT loại HTTT hỗ trợ hoạt động hỗ trợ quản lý, với mục tiêu cụ thể giúp cho công ty đạt sản phẩm, dịch vụ lực tạo lợi cạnh tranh có tính chiến lược Thí dụ: bn bán cổ phiếu trực tuyến, hệ thống web phục vụ thương mại điện tử (TMĐT), theo dõi việc chuyển hàng (đối với hãng vận chuyển) o Các HTTT tích hợp, liên chức năng: Đây HTTT tích hợp chúng nhiều nguồn thông tin nhiều chức tổng hợp nhằm chia sẻ tài nguyên thông tin cho tất đơn vị tổ chức Cịn gọi hệ thống “xí nghiệp” trợ giúp việc xử lý thơng tin cấp tồn doanh nghiệp Điển hình hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (viết tắt tiếng Anh ERP), quản trị quan hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), số hệ khác 2.1.4.2 Dự án Phần mềm (DAPM): dự án CNTT mà mục tiêu xây dựng phần mềm để giải loại cơng việc thiết bị tính toán Các loại phần mềm mà dự án phần mềm hướng đến là: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 26 o Lớp Phần mềm Hệ thống: Đây mục tiêu công ty đa quốc gia Microsoft, Apple, Oracle …với DAPM lớn - Các Hệ điều hành (HĐH) - Các Hệ quản trị CSDL - Giám sát viễn thông - Phần mềm hỗ trợ hệ thống o Lớp Phần mềm ứng dụng: Đây mục tiêu công ty lớn với DAPM lớn - Xử lý văn - Bảng tính điện tử - Phần mềm viễn thông - Thư điện tử - Đồ họa biểu diễn/Đa phương tiện - Quản trị thông tin cá nhân - Cơng cụ cho Nhóm làm việc o Các phần mềm chuyên dụng: Đây mục tiêu DAPM vừa nhỏ hướng tới - Kế toán, sổ - Tiếp thị, bán hàng - Chế tạo, sản xuất - Tài chính, ngân sách - Tổ chức, vật tư - Quản trị quan hệ khách hàng - Quản lý chuỗi cung ứng - Hoạch định nguồn lực xí nghiệp - Quản trị nguồn nhân lực, … Chú ý: Danh giới DAPM dự án HTTT: Nếu dự án phần mềm (chẳng hạn quản lý vật tư) đồng thời phải thiết kế lại hệ thống sổ sách, xây dựng lại CS liệu, xây dựng thủ tục quản lý, phân quyền cho người sử dụng …thì dự án HTTT Phân biệt dự án CNTT với dự án khác: Một dự án lớn, chẳng hạn xây dựng nhà máy chế tạo phần cứng (máy tính, máy in …) khơng phải dự án CNTT, chứa đựng dự án CNTT phục vụ quản lý sản xuất nhà máy Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 27 2.2 Các giai đoạn phát triển dự án CNTT Mở đầu Cũng giống dự án khác, việc phát triển dự án CNTT bao gồm giai đoạn, từ việc xác định dự án kết thúc dự án Tuy nhiên, giai đoạn, cần ý đến thuộc tính đặc trưng dự án CNTT Các thuộc tính đặc trưng dự án CNTT o Các kết dự án tính hữu hình quen thuộc so với loại dự án khác o Phạm vi dự án khó kiểm sốt o Nhóm dự án thường có kỹ năng, kinh nghiệm, thái độ kỳ vọng trái ngược o Dự án bị căng thẳng để đạt mục tiêu kinh doanh o Dự án kết nối với thay đổi quan trọng tổ chức o Các yêu cầu, phạm vi, lợi nhuận xác khó xác định o Sự thay đổi nhanh chóng cơng nghệ làm cho tảng dự án trở nên lỗi thời (*) (*) Định luật Moore: Gordon Moore (đồng sáng lập hãng Intel) đưa vào năm 1965, cho công suất xử lý tăng gấp đôi sau chu kỳ năm rưỡi Cho đến nay, định luật gần với thực tế, với chu kỳ 60 tháng Tuy nhiên, năm gần đây, ngày nhiều dự báo cho định luật hiệu lực Tốc độ xủ lý tăng lên kỹ thuật điện tử phát triển, cho phép tăng số lượng bóng bán dẫn đơn vị diện tích, kích -9 thước topo bóng bán dẫn giảm xuống đến 5nm (1nm = 10 m) Khi đó, nhiệt độ làm việc chip cao mức theo nguyên lý bất định lượng tử, tất yếu xảy rò rỉ điện tử khỏi xử lý Như việc tăng tốc độ xử lý chíp điện tử có giới hạn Việc xử lý song song công nghệ bóng bán dẫn phân tử (mỗi phân tử đóng vai trị bit trạng thái nhị phân) máy tính lượng tử mang lại công suất lớn cho xử lý, nhờ giúp hỗn lại sụp đổ Định luật Moore, giải pháp sớm hay muộn đạt tới giới hạn Định luật Moore hết hiệu lực vòng 10 năm tới Gordon Moore tiên đốn 2.2.1 Xác định dự án CNTT Giai đoạn thực việc định nghĩa dự án CNTT với tiêu chí tương tự với dự án thơng thường, có lưu ý đến đặc thù dự án CNTT Các nội dung cần xác định gia đoạn là: Bối cảnh, vấn đề, hội: Căn pháp lý để thực dự án, trạng công nghệ thông tin doanh nghiệp trước có dự án, nhu cầu ứng dụng CNTT khách hàng, đặc điểm phạm vi dự án CNTT thực Tên dự án, chủ đầu tư, nhà tài trợ, giám đôc dự án Định nghĩa mục tiêu dự án: Đối với dự án CNTT, việc xác định mục tiêu dự án phải dựa nguyên tắc sau: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 28 Nguyên tắc phải phù hợp với mục tiêu quản lý, kinh doanh tổ chức, doanh nghiệp Doanh nghiệp áp dụng HTTT khác tùy thuộc mục đích ứng dụng, quy mơ hoạt động, điều kiện khác Nhìn chung ứng dụng CNTT, doanh nghiệp nhằm đến mục tiêu từ thấp đến cao sau đây: o Hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp, o Hỗ trợ cho việc định quản lý, o Hỗ trợ việc xây dựng chiến lược nhằm đạt lợi cạnh tranh Để lựa chọn mục tiêu trên, cần phải thực việc khảo sát nhu cầu ứng dụng CNTT tổ chức, doanh nghiệp khảo sát tình trạng tổ chức quản lý thông tin đơn vị Khi xác định mục tiêu dự án, cần phân biệt dự án hay dự án phát sinh dự án CNTT có Nguyên tắc thứ hai đầu tư cho CNTT nên tiến hành theo giai đoạn: Đầu tư CNTT theo gia đoạn theo tiếp cận hệ thống thống Các giai đoạn đầu tư kế thừa nhau, phù hợp phục vụ trực tiếp cho mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp giai đoạn Các chuyên gia đầu tư CNTT có ý kiến tương đối thống giai đoạn đầu tư CNTT doanh nghiệp, tương ứng với ba mục tiêu nêu trên, thêm giai đoạn khởi đầu, chuẩn bị, gọi giai đoạn đầu tư sở Như mơ hình đầu tư CNTT cho doanh nghiệp gồm “4 giai đoạn” : o Đầu tư sở: giai đoạn khởi đầu, chuẩn bị, o Đầu tư nâng cao hiệu suất hoạt động: Hỗ trợ cho hoạt động tác nghiệp đơn vị, o Đầu tư nâng cao hiệu suất quản lý: Hỗ trợ cho việc định quản lý, o Đầu tư để biến đổi doanh nghiệp tạo lợi cạnh tranh Mỗi dự án CNTT bao gồm mục tiêu giai đoạn Mỗi giai đoạn đầu tư có yêu cầu nội dung cụ thể, phù hợp với trình độ quản lý quy mơ doanh nghiệp Đầu tư CNTT đắn thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Thí dụ xác định dự án CNTT: “Dự án đầu tư sở CNTT cho doanh nghiệp” Đầu tư sở muốn nói đến trang bị phần cứng, phần mềm nhân lực Mức độ trang bị “cơ bản” khơng giống cơng ty, nhiên, cần đạt số yêu cầu sau đây: • Về sở hạ tầng cơng nghệ (phần cứng phần mềm): trang bị đủ để triển khai số ứng dụng thường xuyên doanh nghiệp, • Về người: đào tạo để sử dụng hạ tầng vào số hoạt động tác nghiệp quản lý doanh nghiệp Khoảng 10 năm trước đây, việc doanh nghiệp nhỏ trang bị số máy PC văn phòng, với chương trình dùng cho soạn thảo văn bảng tính, với vài nhân viên có Bài giảng mơn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 29 chứng “tin học văn phòng” Trung tâm tin học, xem có mức đầu tư sở CNTT “đủ dùng” Ngày nay, mức đầu tư sở nâng lên, thường có yêu cầu trang bị mạng cục (LAN) nhỏ, với phần mềm phổ cập dùng cơng tác văn phịng (soạn thảo, bảng tính, thư điện tử) Ngồi ra, cần kết nối Internet phần mềm truy nhập Internet tối thiểu (Hình 2.2) Sự nâng cấp mức đầu tư sở chạy theo thời thượng, mà xuất phát từ thực tế có nâng cấp chung môi trường phong cách làm việc, công cụ cho hoạt động tác nghiệp doanh nghiệp (thí dụ thư điện tử, truy nhập Internet, v.v trở nên phổ biến) Hình 2.2 Sơ đồ mạng LAN với ứng dụng văn phòng thư điện tử, Dự án đầu tư sở CNTT công ty Nguyên tắc thứ ba đầu tư phải đem lại hiệu quả, hiệu phải lượng hóa được, tức phải tính tiền Do đặc điểm dự án CNTT sản phẩm tính hữu hình (khó cầm nắm, cân đong đo đếm ) việc tính tốn hiệu đặc biệt quan trọng để thuyết phục chủ đầu tư Nguyên tắc cuối phải tính đến đầu tư cho người đủ khả để sử dụng phát huy đầu tư cho cơng nghệ, vai trị người định Xác định yếu tố thành công: kinh nghiệm, mạnh Phân tích rủi ro, trở ngại: Rủi ro yếu tố tồn hoạt động sản xuất kinh doanh, với dự án CNTT không ngoại lệ Tuy nhiên, với đặc thù riêng mình, nhận diện kiểm soát rủi ro dự án CNTT điều không đơn giản Trong thực tế, nhiều dự án phần mềm bỏ qua kiểm soát rủi ro sơ sài, dẫn đến kết thất bại, khách hàng phàn nàn chất lượng lỗ vốn chi phí tăng cao Đối với dự án CNTT, vấn đề rủi ro cần quan tâm đặc biệt, đặc thù hoạt động sản phẩm lĩnh vực Khi phân tích, giả định rủi ro dự án CNTT, cần lưu ý yếu tố sau: Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 30 o Tính sử dụng được, tính bảo trì o Tính hiệu quả, tính tin cậy o Tính bảo mật Kế hoạch thẩm định: o Mô tả phương pháp kiểm thử, o Xác đinh liệu dùng để thẩm định, o Lịch trình thẩm định hệ thống Kế hoạch bảo trì: o Xây dựng chuẩn yêu cầu hệ thống, o Các điều kiện để bảo trì nâng cấp hệ thống, o Chi phí, nguồn lực cần thiết cho bảo trì Kế hoạch phát triển đội ngũ: o Mô tả kĩ kinh nghiệm cần thiết để vận hành HTTT sau o Lập kế hoạch đào tạo, chuyển giao 2.2.2.2 Kế hoạch chi tiết : Tạo cấu trúc phân chia công việc (WBS) Cấu trúc WBS tạo dựa ràng buộc giả định xác định mô tả phạm vi dự án, phân chia việc xây dựng kết dự án thành đơn vị kiểm soát Chẳng hạn HTTT phân chia thành chức năng, chức lại phân thành cơng việc nhỏ kiểm soát thời gian kết Giai đoạn yêu cầu: Xác định hạng mục (cơng viêc): chia dự án thành nhóm cơng việc nhỏ đủ chi tiết để lập kế hoạch, lên lịch biểu Với hạng mục (công việc) cần xác định: o Tên công việc o Thời điểm thực o Thời gian thực o Địa điểm thực o (Những) người thực o Vật tư máy móc cần dùng o Các chi phí số lượng o Các tiêu (số, chất lượng) dùng đo kết hoàn thành nhiệm vụ Phân bổ nguồn lực cho công việc, bao gồm: o Con người: kỹ năng, lực, kinh nghiệm (human) Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 32 o Cơ sở vật chất (facilities) o Máy móc thiết bị (equipment) o Tài (Money) o Nguyên vật liệu, tài liệu (material) o Thời gian (time) Lên kế hoạch định lịch chi tiết cho dự án hoạch định toàn nhiệm vụ dự án, giải pháp lựa chọn cơng việc quản lý dự án, theo trình tự thời gian khơng gian Giai đoạn điều chỉnh lại mục tiêu xác định đường tới mục tiêu Lập kế hoạch thực dự án hoạt động diễn suốt trình từ bắt đầu thực dự án đến bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhằm hỗ trợ kế hoạch dự án CNTT lịch trình ngân sách 2.2.3 Triển khai dự án Tầm quan trọng o Đảm bảo dự án thành cơng khía cạnh cài đặt, thực o Triển khai dự án CNTT trình phức tạp, lôi nhiều người tham gia huy động nhiều nguồn lực, phải xử lý nhiều tình phát sinh địi hỏi kỹ thuật cơng nghệ cao Xây dựng tiến trình triển khai dự án CNTT gồm bước sau: o Khảo sát phân tích yêu cầu hệ thống o Thiết kế hệ thống o Lập trình o Kiểm thử - Tích hợp o Cài đặt o Bàn giao hệ thống Mỗi nhóm cơng việc lại gồm cơng việc hợp thành, v.v Chuỗi công việc tạo nên tiến trình thực dự án Tiến trình tạo nên khuôn khổ để triển khai hoạt động khác dự án Tùy theo quy mô phức tạp dự án mà tiến trình thực tổ chức theo số cách khác nhau, phù hợp với điều kiện cụ thể Các cách tổ chức tiến trình gọi mơ hình triển khai dự án CNTT Các mơ hình triển khai dự án CNTT o Mơ hình “tuyến tính - tuần tự”: Đây mơ hình kinh điển, có cấu trúc rõ ràng dễ kiểm soát, dẫy bước liên tiếp nhau, bước chuẩn bị cho bước kia, xong bước thực bước kia, thẳng tiến kết thúc dự án Có điều mơ hình yêu cầu bước phải xác định rõ, Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 33 không cho phép quay trở thực lại bước trước đó, chủ dự án phải phát biểu rõ ràng dứt điểm từ đầu yêu cầu mình, phải đợi đến kết thúc tồn tiến trình có kết quả, mà khơng có khả can thiệp vào bước tiến trình Thành thử, khơng cẩn thận, Bạn nhận sản phẩm khơng hồn tồn muốn, chí cịn bi đát đến mức phải “cưa để đánh đu” o Mơ hình “kiểu xốy ốc”: - Mơ hình cho phép lặp lặp lại bước thực hiện, bước sau có tính tiến hóa cao bước trước Mơ hình xốy ốc phù hợp với dự án lớn dự án hệ thống thông tin doanh nghiệp từ đầu người đặt hàng lẫn người thực chưa thể xác định toàn yêu cầu sản phẩm, điều kiện để triển khai toàn dự án - Chủ dự án tham gia nhiều lần vào việc xác hóa u cầu, tiếp nhận dần phương án sản phẩm (các phiên bản) ngày hồn thiện Mơ hình uyển chuyển, địi hỏi trình độ quản lý dự án triển khai cao hẳn mơ hình trước, đặc biệt vấn đề quản lý rủi ro (vì số yếu tố ảnh hưởng ngoại lai đến tiến trình dự án nhiều hơn) - Mơ hình cho phép chủ dự án người thực giao tiếp với nhiều hơn, cần công cụ hỗ trợ cho việc giao tiếp đó,việc hai bên hiểu ý cách kịp thời điều quan trọng số cho thành công dự án CNTT Sự tham gia người dùng vào triển khai dự án Các dự án CNTT cần tham gia người dùng vào trình triển khai dự án, HTTT phát triển theo yêu cầu người dùng Vì vậy, người dùng cần tham gia vào trình xây dựng hệ thống, việc xác định xác hóa u cầu hệ thống, việc kiểm tra, chạy thử sản phẩm Với tư cách người dùng cuối, doanh nghiệp cần tham gia vào kiểm thử hệ thống thông tin cung cấp phát triển Kiểm thử việc đối chiếu xem hệ thống thông tin phát triển có đáp ứng u cầu thiết kế khơng Doanh nghiệp người đặt yêu cầu hệ thống, nên thường tham gia vào giai đoạn kiểm thử vận hành, tức kiểm tra hệ thống tình thực tế Người dùng thường “cố phá cho hệ thống thời gian kiểm thử” Việc kiểm thử cần tiến hành theo kế hoạch kiểm thử có mục tiêu cụ thể, chuẩn bị lập thành tài liệu nghiêm túc Mặt khác, với tư cách chủ đầu tư khai thác hệ thống, người dùng cần nắm vấn đề ảnh hưởng đến việc vận hành sản phẩm dự án CNTT Do vậy, phát triển HTTT, người dùng phải bên tham gia tích cực vào trình xây dựng hệ thống, khơng người nhận sản phẩm cách thụ động Bàn giao hệ thống Sau kiểm thử tích hợp chức HTTT, giai đoạn quan trọng việc triển khai dự án CNTT việc bàn giao đưa hệ thống vào vận hành, phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh tổ chức, doanh nghiệp Cần xác định phương thức chuyển đổi thích hợp từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, để mức độ ảnh hưởng đến hoạt động đơn vị nhất, từ lựa chon phương thức chuyển đổi sau: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 34 o Vận hành hệ thống song song, sau chuyển đổi o Thử nghiệm số chức hệ thống với hệ thống cũ chuyển đổi o Chuyển đổi dần bước (theo giai đoạn): chức cũ chuyển đổi chức o Chuyển đổi theo kiểu "ngắt cứng" (dứt điểm): ngắt tất hoạt động theo hệ thống có lúc khoảng thời gian ngắn - vào ban đêm hay cuối tuần - để đưa hệ thống vào hoạt động Hình 2.3 Bốn dạng thức chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống 2.3.4 Giám sát đánh giá dự án Giai đoạn yêu cầu việc theo dõi, đánh giá kết thực điều chỉnh lại tiến độ khả thực dự án Theo dõi rủi ro thay đổi phát sinh trình thực có đề xuất điều chỉnh kịp thời Giám sát đánh giá việc thực dự án khâu quan trọng trình quản trị dự án Có thể nói, có ảnh hưởng tác dụng trực tiếp tới thành công dự án Vì vậy, địi hỏi tham gia người cương vị quản lý, mà cịn người thực cơng việc dự án, chí tất thành viên tham gia thực dự án Giám sát dự án cần phải thực hiện: Thống phương thức thực công việc giám sát trao đổi thơng tin thích hợp thực tế, cho thành viên tham gia công việc thực dễ dàng, nhanh chóng xác Phát sớm tốt rủi ro tiềm ẩn sai lệch so với kế hoạch nhiệm vụ quan trọng chủ chốt (đối với thành công dự án giai đoạn tồn cục) tìm nguyên nhân sai lệch Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 35 Có biện pháp điều chỉnh thích hợp khả thi để đảm bảo đạt mục tiêu dự án Xử lý vấn đề qua giám sát: Để khắc phục tình trạng lệch lạc thực tế, trước hết phải tính đến biện pháp điều chỉnh đưa dự án trở kế hoạch đặt Tuy nhiên, trường hợp cần thiết, điều chỉnh lại kế hoạch dự án, điểm định, cách hợp lý Những điều chỉnh kế hoạch phải nhằm làm cho trở nên khả thi hơn, hay dự án thu lợi lớn mặt tổng thể, tức trường hợp: o Mục tiêu chủ yếu dự án đạt biện pháp điều chỉnh khác (do tình hình thực tế biến động mạnh) o Việc điều chỉnh lại làm lợi đáng kể cho dự án, giúp giảm thiểu ảnh hưởng xấu rủi ro, xuất Tất biện pháp điều chỉnh lựa chọn thực thi phải lưu giữ lại liệu quan trọng khác dự án Việc nhằm phục vụ cho công việc giám sát tiếp theo, cho việc đánh giá dự án sau làm tài liệu tham khảo cho dự án khác tương lai Đánh giá dự án xác định mức độ “tốt - xấu” thân dự án tạo sở chung để so sánh dự án với Như vậy, đánh giá dự án thực đối với: o Một kế hoạch dự án, nhằm lựa chọn giải pháp tối ưu, o Một dự án hồn thành, nhằm đánh giá thân so sánh với dự án tương tự Mục đích việc đánh giá dự án: nhằm đánh giá cách định lượng: o Hiệu dự án, quy hiệu kinh tế o Mức độ thành công / thất bại dự án thực thi so với kế hoạch dự án o Đánh giá toàn diện mặt khác: xã hội, mơi trường… Quy trình đánh giá dự án: o Xác định tiêu số cần đánh giá, o Xác định phương pháp đánh giá sử dụng, o Kiểm tra nguồn cung cấp liệu đầu vào cần thiết, o Thu thập liệu thực tính tốn, o Đánh giá kết thu rút kết luận cần thiết, o Bổ sung thêm số đánh giá khác, cần Nội dung quy trình tổng quát cho đánh giá dự án nói chung Tuy nhiên, tùy theo yêu cầu cụ thể đặc trưng dự án cần tiến hành phần số nội dung Ngồi tiến hành cơng việc đánh giá giai đoạn định dự án Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 36 2.3.5 Kết thúc dự án Quy trình kết thúc dự án cần lập kế hoạch với ý vào chi tiết giống giai đoạn khác dự án Giai đoạn thực để kết thúc tất hoạt động dự án để thức đóng lại dự án, giải thể tổ chức môi trường dự án sau đạt mục tiêu dự án tất nhiệm vụ kế hoạch hồn thành Quy trình kết thúc dự án cần thực cơng việc sau: Hồn thiện q trình chuyển giao hệ thống Chìa khóa để giai đoạn chuyển giao hệ thống, đưa dự án vào khai thác có giai đoạn ổn định hóa xây dựng tiêu chuẩn chấp nhận thức để người sử dụng chuyển sang dùng hệ thống Giai đoạn ổn định hóa cho ta thời gian để giám sát hỗ trợ chặt chẽ nhằm đảm bảo chuyển tiếp dễ dàng, tạo điều kiện phản hồi vấn đề tồn vấn đề không tái xuất tiếp tục triển khai Tiêu chuẩn chấp nhận thức người sử dụng đảm bảo cộng đồng người sử dụng lãnh đạo họ cơng nhận cách thức hệ thống mới, với chức dịch vụ thoả mãn vượt mức thỏa thuận, việc triển khai toàn hoàn thành Các tiêu chuẩn sử dụng để giải tranh chấp bảo trì trình khai thác, vận hành dự án CNTT Viết báo cáo sản phẩm thực thực đạt dự án, đặc biệt thay đổi so với thiết kế ban đầu Nghiệm thu kỹ thuật giám định sản phảm hệ thống: Thành lập hội đồng nghiệm thu, bắt buộc phải có bên thứ khơng phải chủ đầu tư nhà thầu thực dự án Lưu trữ bàn giao tài liệu liên quan đến dự án cho chủ đầu tư, bao gồm: o Biên nghiệm thu kỹ thuật giám định sản phẩm dự án o Bản đặc tả yêu cầu chức hệ thống o Thiết kế hệ thống giải pháp tích hợp hệ thống o Các tài liệu tra cứu cho người dùng hệ thống: Hướng dẫn sử dụng Hướng dẫn cài đặt hệ thống Thanh toán dự án: tốn chi phí thực dự án (hóa đơn chứng từ, biên kiểm tốn ), toán với đối tác, nhà thầu tham gia thực dự án Báo cáo tổng kết: thành công, tồn học thu vấn đề: o Quản lí dự án: - Phương pháp quản lí, tổ chức, chế đánh giá chúng - Vấn đề chuẩn hoá, sai khác với kế hoạch khác hiệu thực, đánh giá chúng o Đánh giá dự án: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 37 - Đánh giá quản lí vận hành dự án - Đánh giá dự án toàn thể phần dự án o Đánh giá hệ thống mới: - Vấn đề tồn - Biện pháp khắc phục - Bài học kinh nghiệm rút từ dự án Chú ý: Một số ảnh hưởng “tiêu cực” HTTT đưa vào khai thác Người dùng ngại áp dụng áp dụng cách miễn cưỡng hệ thống mới, việc họ cảm thấy bị “mất điều khiển” phải rời bỏ hệ thống cũ thói quen định hình Có thể giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực cách áp dụng quy trình chuyển đổi hợp lý, khuyến khích người dùng lãnh đạo chấp nhận hệ thống, thực việc đào tạo chu đáo, thiết thực Một số ảnh hưởng mang tính xã hội “đạo đức”: Một số vị trí làm việc cũ khơng cịn, điều kiện làm việc xuất hiện, gồm hội lẫn địi hỏi trình độ, kỷ luật lao động…Ảnh hưởng hệ thống thông tin tới sức khỏe, tới riêng tư, tới vấn đề tự cá nhân, v.v Xuất loại tội phạm máy tính thường kèm với việc phổ cập ứng dụng CNTTTT Những vấn đề giải công nghệ, mà phải khoa học nhân văn luật pháp Có điều chắn rằng, CNTT mang lại cho doanh nghiệp cá nhân nhiều họ bị đi, tất người phải thay đổi! Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 38 2.3 Quản trị rủi ro dự án Công nghệ thông tin Mở đầu Rủi ro yếu tố tồn hoạt động sản xuất kinh doanh, dự án CNTT không ngoại lệ Tuy nhiên, với đặc thù riêng mình, việc nhận diện kiểm sốt rủi ro dự án CNTT điều không đơn giản Trong thực tế, nhiều dự án bỏ qua kiểm sốt rủi ro sơ sài, khơng chun nghiệp dẫn đến kết dự án thất bại, chất lượng kém, hiệu kinh tế thấp, lỗ vốn chi phí tăng cao 2.3.1 Rủi ro dự án công nghệ thông tin Khái niệm rủi ro dự án, kể dự án CNTT hiểu qua tính chất sau: “Rủi ro” dùng để hay nhiều kiện chưa xảy có khả xảy tương lai có tác động xấu đến dự án, làm cho dự án không tiến triển theo kế hoạch phá vỡ dự án Rủi ro nhận biết được: thường nhận biết dựa vào số dấu hiệu báo trước, dựa vào kinh nghiệm dự án tương tự trước Rủi ro quản lý được: có kế hoạch nhận biết quản trị sớm, làm giảm thiểu ảnh hưởng xấu rủi ro dự án Vấn đề quản lý rủi ro có vai trị quan trọng tồn tiến trình quản lý dự án Viện Công nghệ Phần mềm Hoa Kỳ (SEI) viện Quản trị Dự án Hoa kỳ PMI xem quản lý rủi ro hoạt động quan trọng trình quản trị dự án Đối với dự án CNTT, vấn đề rủi ro có nhiều nguy thay đổi nhanh chóng cơng nghệ làm cho tảng dự án trở nên lỗi thời, giá thiết bị CNTT giảm nhanh nên chậm hồn thành dự án có nguy thua lỗ nặng nề (định luật Moore) Mặt khác, kết dự án CNTT tính hữu hình quen thuộc so với loại dự án khác việc nhận diện, dự báo kiểm sốt rủi ro khó khăn Mặc dù nhận diện kiểm sốt tốt rủi ro địi hỏi tham gia nhiều thành phần, nhiều người, nhiên người có vai trị trực tiếp quan trọng giám đốc dự án Do đó, tiêu chí bắt buộc giám đốc dự án giỏi khả kiểm soát tốt rủi ro 2.3.2 Quy trình quản lý rủi ro Nhận diện kiểm sốt tốt rủi ro kỹ kinh nghiệm cá nhân khơng chưa đủ, việc kiểm sốt rủi ro phải thực theo quy trình chặt chẽ phù hợp với đặc thù, mục tiêu ngân sách dự án Quy trình quản lý rủi ro bao gồm bước nhận diện rủi ro, phân tích rủi ro kiểm sốt rủi ro Tuy nhiên, q trình giám sát dự án góp phần phát rủi ro trình thực dự án, có liên kết q trình giám sát với quy trình quản lý rủi Có thể mơ tả hoạt động quy trình sau: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 39 Sau nhận diện lựa chọn rủi tiềm ẩn, ta đề xuất (xem rủi ro đáng quan tâm) chuyển qua q trình phân tích rủi ro (khả xuất hiện, mức độ ảnh hưởng đến dự án, thời điểm xuất ) để phân loại chúng, lựa chọn rủi ro “nguy hiểm nhất” (theo nghĩa khả xuất lớn nhất, gây tác hại lớn cho dự án khả xuất sớm nhất) cuối chuyển qua giai đoạn kiểm soát rủi ro (các cách xử lý rủi ro ) Sau lại quay lại giai đoạn giám sát đánh giá (đây công việc đan xen liên tục trình quản lý dự án) Sơ đồ quy trình tổng quát quản lý rủi ro trình bày Hình 2.4 Hình 2.4 Sơ đồ quy trình tổng quát quản lý rủi ro Quy trình kiểm sốt rủi ro chi tiết với mối quan hệ giai đoạn trình bày sơ đồ Hình 2.5 Các kỹ thuật áp dụng sơ đồ trình bày chi tiết phần Hình 2.5: Mối quan hệ trình tự bước quy trình kiểm sốt rủi ro Bài giảng mơn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 40 2.3.3 Nhận diện rủi ro Xác định xác nguồn có khả phát sinh rủi ro điều khơng dễ dàng Cần quan tâm vấn đề sau: 2.3.3.1 Các nguồn tiềm ẩn rủi ro: Tài chính: Ngân sách nguồn tài trợ bị cắt giảm, lãi vay tăng lên, giá tăng Thời gian thực dự án: Khởi đầu chậm so với dự kiến, số công việc bị chậm lại Thay đổi phạm vi yêu cầu dự án: Chủ đầu tư, khách hàng có thêm yêu cầu Khó khăn kỹ thuật Vấn đề liên quan đến nhân lực : số key person nghỉ việc, trình độ tiếng anh kém, Trong kinh doanh : có nhiều biến động giá đầu ra, đầu vào Mơi trường, luật pháp, trị, văn hóa : luật pháp khơng ổn định, có vấn đề trị, văn hóa, tơn giáo , tín ngưỡng Để nhận diện rủi ro, có nhiều kỹ thuật áp dụng Các kỹ thuật giúp cho dự án “khoanh vùng” xác định dấu hiệu xuất rủi ro, vừa giúp tránh bỏ sót dấu hiệu, vừa làm tăng kết độ tin cậy việc nhận diện rủi ro Từng kỹ thuật có ưu điểm hạn chế riêng, việc kết hợp kỹ thuật để có kết tốt cần thiết 2.3.3.2 Các kỹ thuật nhận diện rủi ro Xem xét tài liệu Là cách thức xác định rủi ro bản, đơn giản thông dụng Phương thức thường bao gồm việc xem xét tài liệu liên quan đến dự án: hồ sơ dự án, kế hoạch, giả định rủi ro, cam kết với khách hàng, môi trường dự án, thông tin dự án khác khứ bên liên quan , từ nhận diện yếu tố có khả gây rủi ro cho dự án Động não Phương pháp động não thường sử dụng làm việc theo nhóm (xem 1.4.5) Đây kỹ thuật sử dụng rộng rãi để nhận diện rủi ro Đó đóng góp ý kiến từ nhiều người khác nhau, từ chuyên gia đến thành viên dự án, có liên quan có kinh nghiệm vấn đề xảy dự án Từ ý kiến (có thể nhiều ý trùng nhau, trái chiều), rủi ro định vị nhanh chóng Kỹ thuật Delphi Tương tự kỹ thuật "Động não", khác biệt thành viên tham gia nhau, kỹ thuật thích hợp thành viên xa Ngày kỹ thuật Delphi thực dễ trước trợ giúp email hệ thống hỗ trợ làm việc từ xa Do thành viên “vô danh” nên kỹ thuật hạn chế nhược điểm kỹ thuật "Động não" vài cá nhân (chẳng hạn sếp) có ảnh hưởng đến suy nghĩ thành viên khác Nhóm danh nghĩa Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 41 Nhóm làm việc từ 7-10 người, thành viên ghi ý kiến riêng (thường rủi ro quan trọng nhất) mẫu giấy Các ý kiến sau tập hợp nhóm phân tích đánh giá ý kiến Kết rủi ro quan trọng xếp Kỹ thuật khơng dùng để nhận biết mà cịn để đánh giá rủi ro; khơng loại bỏ hồn tồn người có ảnh hưởng; thực nhanh tốn kỹ thuật Delphi Hỏi ý kiến chuyên gia Thường dùng để hỏi ý kiến cá nhân người có nhiều kinh nghiệm từ dự án tương tự dự án hoàn thành khứ Công cụ sử dụng thường bảng câu hỏi có trả lời sẵn để chọn lựa, để trống cho người hỏi tự ghi ý kiến trả lời Sử dụng phiếu kiểm tra bảng câu hỏi Phiếu kiểm tra bảng câu hỏi thường đúc kết kinh nghiệm từ dự án khứ đặc biệt dự án tương tự, liệt kê rủi ro thường hay gặp Phiếu giúp cho dự án nhanh chóng xác định rủi ro xảy đến cho dự án Kỹ thuật tham khảo kinh nghiệm từ bên ngoài, tham khảo tốt theo cách sử dụng bảng phân loại liệt kê rủi ro thường gặp (Taxonomy-Based Risk Identification) viện Kỹ thuật Phần mềm Hoa Kỳ (SEI), tra cứu địa chỉ: http://www.sei.cmu.edu Sử dụng biểu đồ Sử dụng nhiều dạng biểu đồ khác để phân tích xác định rủi ro, chẳng hạn biểu đồ xương cá (còn gọi biểu đồ nhân quả) sử dụng để liên quan ảnh hưởng yếu tố rủi ro khác nhau, từ xác định rủi ro ảnh hưởng đến dự án Biểu đồ quy trình cho thấy nối tiếp chuỗi kiện, từ xác định yếu tố gây rủi ro cho dự án Hình ví dụ việc sử dụng biểu đồ xương cá để định vị rủi ro Hình 2.6 Định vị rủi ro biểu đồ xương cá Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 42 2.3.4 Phân tích phân loại rủi ro Trong thực tế, rủi ro xảy dự án nhiều, việc giải hết tất rủi ro không cần thiết, làm phá sản ngân sách dự án Việc lựa chọn rủi ro để giải cần dựa phân loại rủi ro thông qua việc phân tích rủi định lượng hóa mức độ trầm trọng (Risk Exposure) rủi ro Việc định lượng giá trị Risk Exposure dựa tổng hợp giá trị score (điểm số) yếu tố cấu thành rủi ro khả xuất (Risk Probability), mức độ tác động (Risk Impact) khoảng thời gian mà rủi ro xuất (Time Frame) Các giá trị score xác định tùy tổ chức, tùy dự án Những giá trị cho mang tính tham khảo minh họa Thơng thường người ta áp dụng nguyên tắc 20/80 để xác định giải rủi ro quan trọng, nguyên nhân gốc có ảnh hưởng lớn đến thành công dự án, chừng mực cân nhắc cẩn thận ngân sách dự án số yếu tố đặc biệt khác Điều dẫn đến việc dự án phải phân tích để chọn rủi ro cần giải Có nhiều kỹ thuật phân tích rủi ro sử dụng, kỹ thuật thường sử dụng bao gồm phân tích sau: 2.3.4.1 Phân tích khả xuất rủi ro (Risk Probability) Có mức để đo lường khả xuất rủi ro, mức độ gán với giá trị (điểm số, tùy dự án đặt ra, giá trị để tham khảo) để ước lượng quan trọng nó: Risk Probability Điểm số Khả xuất rủi ro Thường xuyên Khả xuất rủi ro cao, xuất hầu hết dự án Hay xảy Khả xuất rủi ro cao, xuất nhiều dự án Đôi Khả xuất trung bình, xuất số dự án Hiếm Khả xảy thấp, xảy điều kiện định 2.3.4.2 Phân tích mức độ tác động rủi ro (Risk Impact) Có mức để đo lường mức độ tác động rủi ro, mức độ gán với giá trị (điểm số, tùy dự án đặt ra, giá trị để tham khảo) để ước lượng tác động nó: Risk Impact Điểm số Mức độ tác động rủi ro Trầm trọng Có khả cao làm dự án thất bại Quan trọng Gây khó khăn lớn làm dự án khơng đạt mục tiêu Vừa phải: Gây khó khăn cho dự án, ảnh hưởng việc đạt mục tiêu dự án Khơng đáng kể Gây khó khăn khơng đáng kể cho dự án Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 43 Thí dụ: Phân tích đánh giá mức độ tác động rủi ro dự án Giả sử ta phân tích tác động rủi ro đến tiêu chí quan trọng mà dự án quan tâm: Chi phí, thời gian chất lượng Các đánh giá đưa mức ảnh hưởng: Thấp, Trung bình Cao Các khảo sát đánh giá cho bảng sau: Mức độ tác động rủi ro điểm đánh giá (score) Tác động đến Thấp (điểm 1) Trung bình (điểm 2) Cao (điểm 6) Chi phí Khơng có tác động rõ rệt Tăng khoảng 10% Tăng > 10% tác tác động rủi ro động rủi ro Thời gian Không có tác động rõ rệt Tăng khoảng 10% Tăng > 10% tác tác động rủi ro động rủi ro Chất lượng Khơng có tác động rõ rệt Một số chức Sản phẩm khơng hoạt khơng ổn định động 2.3.4.3 Phân tích thời điểm xuất rủi ro (Time Frame) Có mức để ước lượng thời điểm rủi ro xuất hiện, mức gán với giá trị (điểm số, tùy dự án đặt ra, giá trị để tham khảo) để ước lượng khoảng thời gian mà rủi ro xuất Time Frame Điểm số Thời điểm xuất rủi ro Ngay Rủi ro xuất gần tức khắc Rất gần Rủi ro xuất thời điểm gần thời điểm phân tích Sắp xảy Rủi ro xuất tương lai gần Rất lâu Rủi ro xuất tương lai xa chưa định 2.3.4.3 Phân loại rủi ro Sau phân tích cho điểm (score) yếu tố cấu thành rủi ro, ta tiến hành định lượng mức độ trầm trọng rủi ro (Risk Exposure) công thức: Risk Exposure = Risk Impact *Risk Probability * Time Frame Tiếp theo, rủi ro phân hạng từ cao đến thấp dựa theo giá trị Risk Exposure tính tốn Nói chung, giá trị Risk Exposure cao mức độ ưu tiên kiểm soát rủi ro lớn, trái lại thấp quan tâm, chẳng hạn rủi ro có giá trị Risk Exposure = gần người ta bỏ qua vào thời điểm Tùy theo tổ chức đặc thù dự án, Giám đốc dự án (CIO) xác định rủi ro cần đưa vào kiểm soát, với mức ưu tiên khác 2.3.5 Kiểm soát rủi ro Kiểm soát rủi ro bắt đầu với việc chọn lựa chiến lược phương pháp đối phó rủi ro Có nhiều chiến lược phương pháp đối phó khác nhau, tùy theo tình dự án, môi trường đặc thù rủi ro Trong thực tế, chiến lược phổ biến bao gồm: Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 44 Tránh né rủi ro Dùng “đường khác” để né tránh rủi ro, đường khơng có rủi ro, có rủi ro nhẹ hơn, chi phí đối phó rủi ro thấp Chẳng hạn sử dụng phương pháp: o Thay đổi phương pháp, công cụ thực hiện, thay đổi người o Thương lượng với khách hàng (hoặc nội bộ) để thay đổi mục tiêu Chuyển giao rủi ro Giảm thiểu rủi ro cách chia sẻ tác hại chúng xảy Chẳng hạn sử dụng phương pháp: o Đề nghị với khách hàng chấp nhận chia sẻ rủi ro (tăng thời gian, chi phí ) o Báo cáo ban lãnh đạo để chấp nhận tác động chi phí đối phó rủi ro o Mua bảo hiểm để chia sẻ chi phí rủi ro xảy ra: mua rủi ro chưa xảy Giảm nhẹ rủi ro Thực thi biện pháp để giảm thiểu khả xảy rủi ro giảm thiểu tác động chi phí khắc phục rủi ro xảy Chẳng hạn sử dụng phương pháp: o Cảnh báo triệt tiêu yếu tố làm cho rủi ro xuất o Điều chỉnh yếu tố có liên quan theo dây chuyền để rủi ro xảy có tác động Chấp nhận rủi ro Đành chấp nhận “sống chung” với rủi ro trường hợp chi phí loại bỏ, phịng tránh, làm nhẹ rủi ro lớn (lớn chi phí khắc phục tác hại), tác hại rủi ro xảy nhỏ hay thấp Kế hoạch đối phó là: o Thu thập mua thơng tin để có kế hoạch kiểm sốt tốt o Lập kế hoạch khắc phục tác hại rủi ro xảy Sơ đồ minh họa số chiến lược phương pháp đối phó với rủi ro thường gặp Hình 2.7 Một số chiến lược phương pháp đối phó rủi ro Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 45 2.3.6 Sử dụng định Trong số trường hợp phức tạp, thường khó xác định rủi ro nên đặt ưu tiên cao để kiểm soát, nên chọn chiến lược kiểm soát phù hợp nên người ta thường sử dụng kỹ thuật hỗ trợ định thông dụng quản lý Cây định để tính tốn giá trị đạt thiệt hại xảy thực hành động Cây định biểu đồ dạng có nhiều nút, nút gốc rủi ro cần kiểm sốt Mỗi nút có nhiều nhánh rẽ, nhánh ứng với chiến lược kiểm soát rủi ro, cần phải trả lời câu hỏi “thực hiện” hay “không thực hiện” chiến lược theo mối nhánh Các giá trị cuối nhánh (có thể chi phí hiệu khắc phục rủi ro, xác xuất thành công khắc phục rủi ro) giúp xác định xem nên chọn phương án cho kết tốt Thí dụ: Một rủi ro với khả xảy 80%, thiệt hại xảy từ $10,000 đến $20,000 Có chiến lược kiểm sốt rủi ro X, Y Z Chi phí khả giảm thiểu thiệt hại rủi ro cho chiến lược giai đoạn biểu diễn định hình 2.8 Hỏi nên lựa chọn chiến lược nào? Theo phân tích ảnh hưởng rủi ro khả khống chế thiệt hại rủi ro, theo sơ đồ cho, kết lựa chọn tốt chiến lược Y, sau thực Y1 Hình 2.8 Thí dụ lựa chọn chiến lược kiểm soát rủi ro 2.3.7 Giám sát điều chỉnh Bao gồm hoạt động giám sát để bảo đảm chiến lược đối phó rủi ro lên kế hoạch thực thi chặt chẽ Việc giám sát nhằm mục đích điều chỉnh chiến lược kế hoạch đối phó chúng tỏ khơng hiệu quả, không khả thi, ngốn nhiều ngân sách, để đáp ứng với rủi ro xuất hiện, biến tướng rủi ro nhận diện trước Kết giám sát báo cáo định kỳ đến tất người có liên quan, đến quản lý cấp cao, đến khách hàng cần thiết Trong thực tế, yếu tố liên quan đến dự án thay đổi liên tục, chu trình quản lý rủi ro khơng theo đường thẳng mà lặp lại điều chỉnh liên tục chặng Các rủi ro liên tục điều chỉnh nhận diện mới, chiến lược kế hoạch đối phó ln thay đổi để bảo đảm chúng khả thi có hiệu Đọc thêm: “10 Golden Rules of Project Risk Management” Project Smart co.uk (2000-2010) Bài giảng môn học “Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 46 ... nghiệp Khái niệm: Dự án công nghệ thông tin (DACNTT): Dự án Công nghệ thông tin dự án thực lĩnh vực công nghệ thông tin tuân thủ nguyên tắc hoạt động công nghệ thông tin Dự án CNTT thực theo... đoạn định dự án Bài giảng môn học ? ?Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 36 2. 3.5 Kết thúc dự án Quy trình kết thúc dự án cần lập kế hoạch với ý vào chi tiết giống giai đoạn khác dự án. .. ? ?Thiết kế Quản lý dự án CNTT” – nvdinh@hua.edu.vn 27 2. 2 Các giai đoạn phát triển dự án CNTT Mở đầu Cũng giống dự án khác, việc phát triển dự án CNTT bao gồm giai đoạn, từ việc xác định dự án