Bài giảng: Quản lý các bên liên quan của dự án

(NB)Bài giảng Quản lý các bên liên quan của dự án được trình bày với các nội dung: Nhận dạng các bên liên quan, lập kế hoạch quản lý các bên liên quan, quản lý cam kết của các bên liên quan, kiểm soát cam kết của các bên liên quan. Để nắm vững nội dung chi tiết tài liệu mời các bạn cùng tham khảo tài liệu.

QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN CỦA DỰ ÁN Trình bày: PGS.TS Lưu Trường Văn (Theo tài liệu PMBoK PMI) Nội dung Nhận dạng bên liên quan Lập kế hoạch quản lý bên liên quan Quản lý cam kết bên liên quan Kiểm soát cam kết bên liên quan Tổng quan quản lý bên liên quan 13.1 NHẬN DẠNG CBLQ NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN Nhận dạng bên liên quan trình nhận dạng người, nhóm, tổ chức mà tác động bị bị tác động định, hoạt động, kết dự án, phân tích tư liệu hóa thơng tin tương ứng liên quan đến mối quan tâm, liên đới, phụ thuộc lẫn nhau, ảnh hưởng, tác động tiềm chúng lên thành công dự án 1.1 Nhận dạng bên liên quan: ĐẦU VÀO 1.1.1 Tôn dự án (Project Charter) Tôn dự án cung cấp thơng tin bên liên quan (nội & bên ngoài) với dự án bị ảnh hưởng kết thực dự án, nhà tài trợ vốn, khách hàng, thành viên Ban QLDA, nhóm phận tham gia dự án, người khác tổ chức bị ảnh hưởng dự án 1.1.2 Các tài liệu đầu thầu (Procurement Documents) Nếu dự án kết hoạch động đấu thầu dựa hợp đồng thiết lập, bên hợp đồng bên liên quan cốt lõi (key project stakeholders) Các bên khác, nhà cung cấp (suppliers), nên cân nhắc phần danh mục bên liên quan dự án 1.1 Nhận dạng bên liên quan: ĐẦU VÀO 1.1.3 Các nhân tố môi trường công ty Các nhân tố môi trường công ty mà ảnh hưởng đến q trình nhận dạng CBLQ bao gồm, khơng giới hạn: • Văn hóa cấu trúc tổ chức; • Các tiêu chuẩn cơng nghiệp quyền • Xu toàn cầu, vùng địa phương, thực tế thói quen 1.1.4 Các tài sản q trình tổ chức (Organizational Process Assets) Các tài sản trình tổ chức mà ảnh hưởng đến q trình nhận dạng CBLQ bao gồm, khơng giới hạn • Stakeholder register templates, • Bài học kinh nghiệp từ dự án tương tự, • Stakeholder registers từ dự án tương tự Stakeholder register templates 1.2 Nhận dạng bên liên quan: CÁC CÔNG CỤ & KỸ THUẬT 1.2.1 Phân tích bên liên quan Phân tích bên liên quan kỹ thuật việc thu thập phân tích có hệ thống thơng tin định tính định lượng để xác định mối quan tâm nên đặt thông qua dự án Phân tích bên liên quan nói chung bao gồm bước sau: • Nhận dạng bên liên quan tiềm dự án thông tin có liên quan, vai trò, phận, lợi ích, kiến thức, kỳ vọng mức độ ảnh hưởng họ • Phân tích tác động tiềm hổ trợ bên liên quan phân loại chúng để có chiến lược thích hợp • Đánh giá làm mà CBLQ chủ chốt trả lời phản ứng tình khác nhau, để hoạch định làm ảnh hưởng đến chúng để nâng cao hổ trợ họ giảm nhẹ tác độgn bất lợi tiềm 10 3.3.2 Các yêu cầu thay đổi Quản lý tham gia CBLQ dẫn đến yêu cầu thay đổi cho sản phẩm dự án Nó bao gồm hành động khắc phục phòng ngừa để thân dự án tương tác với bên liên quan bị ảnh hưởngr 3.3.3 KH QLDA cập nhật Các yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn, kế hoạch quản lý bên liên quan Kế hoạch cập nhật yêu cầu bên liên quan thay đổi nhận dạng 35 3.3.4 Các tài liệu dự án cập nhật Các tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn, sổ đăng ký bên liên quan Cái cập nhật thông tin thay đổi CBLQ, bên liên quan xác định, bên liên quan đăng ký khơng tham gia vào bị ảnh hưởng dự án, cập nhật khác cho bên liên quan cụ thể yêu cầu 36 3.3.5 Các tài sản trình tổ chức cập nhật thông báo bên liên quan Thông tin cung cấp cho bên liên quan vấn đề giải quyết, thay đổi phê duyệt, tình trạng dự án chung báo cáo dự án báo cáo dự án thức khơng thức mơ tả tình trạng dự án bao gồm học kinh nghiệm, sổ ghi vấn đề, báo cáo kết thúc dự án, kết khác trình bày dự án Thơng tin thức khơng thức cung cấp nhóm dự án để tất bên liên quan dự án 37 KIỂM SOÁT SỰ THAM GIA CỦA CBLQ 38 Kiểm soát tham gia CBLQ trình theo dõi mối quan hệ tổng thể bên liên quan dự án điều chỉnh chiến lược lập kế hoạch cho tham gia bên liên quan Các lợi ích quan trọng q trình trì tăng cường tính hiệu hiệu hoạt động tham gia CBLQ 39 Sơ đồ dòng liệu kiểm soát tham gia CBLQ 40 4.1 Kiểm soát tham gia CBLQ: Đầu vào 4.1.1 KẾ HOẠCH QLDA Các thông tin sử dụng để kiểm sốt tham gia CBLQ bao gồm, khơng giới hạn: Vòng đời chọn cho dự án q trình áp dụng cho giai đoạn; Làm công việc thực để đạt mục tiêu dự án; Làm nguồn nhân lực yêu cầu đáp ứng, làm vai trò trách nhiệm, báo cáo mối quan hệ, quản lý nhân giải quyết; Một kế hoạch quản lý thay đổi với tài liệu thay đổi giám sát kiểm soát; Nhu cầu kỹ thuật cho giao tiếp bên liên quan 4.1.2 Sổ ghi chép nội dung Sổ ghi chép nội dung cập nhật vấn đề xác định vấn đề giải 41 4.1.3 Dữ liệu thành cơng việc • Các liệu thành công việc quan sát sơ phép đo xác định hoạt động thực để thực thi công việc dự án 42 4.1.4 Các tài liệu dự án Nhiều tài liệu dự án có nguồn gốc từ khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, quy trình kiểm sốt sử dụng hỗ trợ đầu vào cho việc kiểm soát tham gia CBLQ Chúng bao gồm, không giới hạn: tiến độ dự án, đăng ký bên liên quan, Sổ nội dung, Sồ thay đổi, Giao tiếp dự án 43 4.2 Kiểm sốt tham gia CBLQ: Cơng cụ & kỹ thuật 4.2.1 Các hệ thống quản lý thông tin Một hệ thống quản lý thông tin cung cấp công cụ tiêu chuẩn để quản lý dự án để nắm bắt, lưu trữ phân phối thông tin cho bên liên quan chi phí dự án, tiến độ thành 44 4.2.2 Phán xét chuyên gia Để đảm bảo nhận diện toàn diện liệt kê bên liên quan mới, đánh giá lại bên liên quan thực Đầu vào nên tìm kiếm từ nhóm cá nhân có đào tạo chuyên ngành chuyên môn chủ đề 4.2.3 Các họp Cuộc họp đánh giá tình trạng sử dụng để trao đổi phân tích thơng tin bên liên quan tham gia 45 4.3 Kiểm soát tham gia CBLQ: Đầu 4.3.1 Thông tin thành công việc Các thông tin thành làm việc liệu thành thu thập từ trình kiểm sốt khác nhau, phân tích bối cảnh, tích hợp dựa mối quan hệ lĩnh vực Như liệu thành công việc chuyển thành thông tin thành làm việc 4.3.2 Các yêu cầu thay đổi Phân tích hiệu dự án tương tác với bên liên quan thường tạo yêu cầu thay đổi Những u cầu thay đổi xử lý thơng qua: • Đề xuất biện pháp khắc phục có thay đổi mang lại hiệu mong đợi tương lai dự án phù hợp với kế hoạch quản lý dự án; • Đề xuất hành động phòng ngừa làm giảm khả phát sinh tiêu cực tương lai 46 4.3.3 Kế hoạch QLDA cập nhật Khi tham gia CBLQ với dự án, hiệu tổng thể chiến lược quản lý bên liên quan đánh giá Khi thay đổi cần thiết phương pháp hay chiến lược xác định, phần bị ảnh hưởng kế hoạch quản lý dự án cần phải cập nhật để phản ánh thay đổi • • • • • • • • • • • kế hoạch quản lý thay đổi, kế hoạch quản lý thông tin liên lạc, kế hoạch quản lý chi phí, kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, kế hoạch quản lý cung ứng, kế hoạch quản lý chất lượng, kế hoạch quản lý yêu cầu, kế hoạch quản lý rủi ro, kế hoạch quản lý tiến độ, kế hoạch quản lý quy mô, kế hoạch quản lý bên liên quan 47 4.3.4 Các tài liệu dự án cập nhật Các tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn : • đăng ký bên liên quan Cái cập nhật thông tin thay đổi CBLQ, bên liên quan xác định, bên liên quan đăng ký khơng tham gia vào bị ảnh hưởng dự án, cập nhật khác cho bên liên quan cụ thể yêu cầu • Sổ nội dung 4.3.5 Tài sản trình tổ chức cập nhật Các tài sản q trình tổ chức, cập nhật bao gồm, không giới hạn : • • • • • • thông báo bên liên quan báo cáo dự án trình bày dự án hồ sơ dự án Phản hồi từ bên liên quan Bài học kinh nghiệm 48 Click to edit company slogan 49 ... dạng bên liên quan Lập kế hoạch quản lý bên liên quan Quản lý cam kết bên liên quan Kiểm soát cam kết bên liên quan Tổng quan quản lý bên liên quan 13.1 NHẬN DẠNG CBLQ NHẬN DẠNG CÁC BÊN LIÊN QUAN. .. thành công dự án 1.1 Nhận dạng bên liên quan: ĐẦU VÀO 1.1.1 Tôn dự án (Project Charter) Tơn dự án cung cấp thông tin bên liên quan (nội & bên ngoài) với dự án bị ảnh hưởng kết thực dự án, nhà tài... kế hoạch quản lý bên liên quan Lập kế hoạch quản lý bên liên quan trình xây dựng chiến lược quản lý thích hợp để có hiệu cho tham gia bên liên quan suốt vòng đời dự án, dựa phân tích nhu cầu, lợi