Các loại hình chi phí, thiết đặt tiền tệ, khai báo chi phí các loại, bảng dữ liệu chi phí, lọc, xếp, đánh dấu và nhóm công việc theo chi phí, in bảng tiến độ giải ngân, in các báo cáo tổng hợp chi phí,... là những nội dung chính trong bài 7 Quản lý chi phí dự án thuộc bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project dưới đây.
Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT Đại học Kinh doanh và Cơng nghệ Hà Nội Lộ trình mơn học Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP) Bài 3: Quản lý u cầu dự án Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực Bài 7: Quản lý chi phí dự án Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Nội dung chính Các loại hình chi phí Thiết đặt tiền tệ Khai báo chi phí các loại Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use Phân biệt cách tính Prorated / Start / End Nhập chi phí theo cơng việc Thí nghiệm các tình huống tính chi phí Bảng dữ liệu chi phí Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm cơng việc theo chi phí In bảng tiến độ giải ngân In các báo cáo tổng hợp chi phí Theo dõi chi phí thực tế Xây dựng biểu đồ chi phí Biểu diễn kế hoạch dự án Timeline view Đặt task vào timeline Tạo milestone Đưa milestone vào timeline Copy timeline gửi các bên Menu format chuẩn Format theo resource sheet Format theo tracking gantt Các dạng format khác Cái gì là chi phí? Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân cơng làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí th ngồi các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi măng, gạch ngói, vơi vữa, giáo hay các máy móc thi cơng. Và nếu bạn lên kế hoạch để đi cơng tác, bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn, cơng tác phí bổ sung vào chi phí dự án Các loại hình chi phí Std. Rate (Standard Rate) Ovt. Rate (Overtime Rate) Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc làm việc ngồi khung thời gian đã đăng ký Cost/Use Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc làm việc trong khung thời gian đã đăng ký Chi phí một lần tính theo lần phân cơng sử dụng của nguồn lực Fixed Cost Chi phí cố định gắn với từng cơng việc chứ khơng phải gắn với nguồn lực Cách tính chi phí Prorated Start Tính chi phí theo số giờ hoặc số đơn vị phát sinh sử dụng cho cơng việc dự án. Dùng tới đâu tính tới đó Tính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử dụng nguồn lực. Chi phí trả trước End Tính chi phí vào thời điểm kết thúc sử dụng nguồn lực. Chi phí trả sau Thiết đặt tiền tệ Chọn menu File \ Options \ Display để thiết đặt tiền tệ riêng cho dự án Có thể đặt riêng loại tiền, số chữ số thập phân cũng như cách viết số tiền cho dự án Currency : Loại tiền Decimal Digits: Số chữ số sau dấu thập phân Symbol: biểu tượng tiền Placement: các viết số tiền Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác Chọn menu File \ Options \ Schedule Resource Sheet Đơn vị tính Giá trong giờ Giá ngồi giờ Cách tính chi phí Hướng dẫn thao tác nhập chi phí Nhập mức chi phí theo giờ cho nguồn lực dạng work Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng work Nhập chi phí cố định cho một cơng việc Nhập chi phí thực tế theo một hạng mục Nhập chi phí theo đơn vị (unit) cho nguồn lực dạng material Nhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng material Chi phí cố định Chi phí theo giờ Bảng chi phí Thời gian bắt đầu hiệu lực 5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1 nguồn lực: A, B, C, D, E Khai báo chi phí theo khoảng thời gian Bài tập nhập chi phí # Đề bài Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đơng” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các cơng việc: In treo băng rơn Chương trình văn nghệ 3 ngày In treo bản đồ chủ quyền Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rơn”, “In treo bản đồ” + Chi phí thiết kế => 500.000 VND + Chi phí in ấn => 2.000.000 VND + Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 26 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày. Tiền th Âm thanh, Ánh sáng T26 : 2tr / ngày T7CN: 4tr/ngày Tính tổng chi phí tồn bộ chương trình Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật Hướng dẫn Các dạng bảng nhập liệu của MSP Cost Entry Bảng tổng hợp Tracking Bảng nhập và theo dõi nhân công Summary Bảng nhập và theo dõi lịch Work Bảng kế hoạch ban đầu Schedule Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế Usage Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí # Bài tập Tìm các cơng việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất Lọc các cơng việc có chi phí > 2 triệu Đánh dấu các cơng việc có chi phí từ 13 triệu Nhóm các cơng việc theo chi phí Đánh dấu đỏ các cơng việc có chi phí vượt q 3 triệu Lọc các cơng việc có chi phí còn lại >0 7 Đánh dấu các cơng việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0 Đáp án In bảng tiến độ giải ngân Lập biểu đồ chi phí Theo dõi chi phí thực tế Kiểm kê chi phí thực tế từng cơng việc và nhập vào cột Act. Cost Chọn Table Tracking Các loại báo cáo chi phí Cash Flow Budget Báo cáo các cơng việc có chi phí vượt dự trù Overbudget Resource Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án Overbudget Tasks Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của dự án Báo cáo các nguồn lực có chi phí vượt dự trù Earned Value Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo phương pháp Earned Value Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline + Click chuột phải + Chọn Add to Timeline Hướng dẫn thao tác Tạo Summary Task Tạo task lặp đi lặp lại Recurring Task Tạo Milestone Đưa Milestone vào Timeline Copy Timeline gửi các bên liên quan Copy cho Email Copy cho trình chiếu Copy Fullsize Kết hợp Timeline và Gantt Chart Các màn hình Format Các màn hình Format ... Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực Bài 7: Quản lý chi phí dự án Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Nội dung chính...Lộ trình mơn học Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP) Bài 3: Quản lý u cầu dự án Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch... Các dạng format khác Cái gì là chi phí? Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân cơng làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí th ngồi các đối tác mà