Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 7 - Quản lý chi phí dự án

Các loại hình chi phí, thiết đặt tiền tệ, khai báo chi phí các loại, bảng dữ liệu chi phí, lọc, xếp, đánh dấu và nhóm công việc theo chi phí, in bảng tiến độ giải ngân, in các báo cáo tổng hợp chi phí,... là những nội dung chính trong bài 7 Quản lý chi phí dự án thuộc bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project dưới đây.

Quản trị dự án  trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT ­ Đại học Kinh doanh và  Cơng nghệ Hà Nội Lộ trình mơn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý u cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Nội dung chính            Các loại hình chi phí Thiết đặt tiền tệ Khai báo chi phí các loại Phân biệt Std. / Ovt. / Cost.Use Phân biệt cách tính Prorated / Start  / End Nhập chi phí theo cơng việc Thí nghiệm các tình huống tính chi  phí Bảng dữ liệu chi phí Lọc, xếp, đánh dấu và nhóm cơng  việc theo chi phí In bảng tiến độ giải ngân In các báo cáo tổng hợp chi phí             Theo dõi chi phí thực tế Xây dựng biểu đồ chi phí Biểu diễn kế hoạch dự án Timeline view Đặt task vào timeline  Tạo milestone Đưa milestone vào timeline Copy timeline gửi các bên Menu format chuẩn Format theo resource sheet Format theo tracking gantt Các dạng format khác Cái gì là chi phí?    Những chi phí  trọng yếu nhất trong bất kỳ  dự án nào đều là chi phí nhân cơng làm  việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và  các chi phí th ngồi các đối tác mà  chúng ta ký hợp đồng Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi  măng, gạch ngói, vơi vữa, giáo hay các  máy móc thi cơng.  Và nếu bạn lên kế hoạch để đi cơng tác,  bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé  máy bay, đi lại, khách sạn, cơng tác phí bổ  sung vào chi phí dự án Các loại hình chi phí  Std. Rate (Standard Rate)   Ovt. Rate  (Overtime Rate)   Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc làm  việc ngồi khung thời gian đã đăng ký  Cost/Use   Chi phí nhân cơng hoặc chi phí máy móc làm  việc trong khung thời gian đã đăng ký Chi phí một lần tính theo lần phân cơng sử  dụng của nguồn lực Fixed Cost  Chi phí cố định gắn với từng cơng việc chứ  khơng phải gắn với nguồn lực Cách tính chi phí  Prorated   Start   Tính chi phí theo số giờ hoặc số đơn  vị phát sinh sử dụng cho cơng việc  dự án. Dùng tới đâu tính tới đó Tính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử  dụng nguồn lực. Chi phí trả trước End  Tính chi phí vào thời điểm kết thúc sử  dụng nguồn lực. Chi phí trả sau Thiết đặt tiền tệ   Chọn menu File \ Options \  Display để thiết đặt tiền tệ riêng  cho dự án Có thể đặt riêng loại tiền, số chữ số  thập phân cũng như cách viết số  tiền cho dự án     Currency : Loại tiền Decimal Digits: Số chữ số sau dấu  thập phân Symbol: biểu tượng tiền Placement: các viết số tiền Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác  Chọn menu File \ Options \ Schedule Resource Sheet Đơn vị tính Giá trong giờ Giá ngồi giờ Cách tính chi phí Hướng dẫn thao tác nhập chi phí Nhập mức chi phí theo giờ cho  nguồn lực dạng work Nhập chi phí một lần cho nguồn  lực dạng work Nhập chi phí cố định cho một  cơng việc Nhập chi phí thực tế theo một  hạng mục Nhập chi phí theo đơn vị (unit)  cho nguồn lực dạng material Nhập chi phí một lần cho nguồn  lực dạng material Chi phí cố định Chi phí  theo giờ Bảng chi phí Thời gian bắt đầu  hiệu lực 5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1  nguồn lực: A, B, C, D, E Khai báo chi phí theo  khoảng thời gian Bài tập nhập chi phí # Đề bài Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đơng” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các cơng  việc: ­ In treo băng rơn ­ Chương trình văn nghệ 3 ngày ­ In treo bản đồ chủ quyền Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rơn”, “In treo bản đồ”  + Chi phí thiết kế => 500.000 VND + Chi phí in ấn => 2.000.000 VND + Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: ­  Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận  chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2­6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày.  Tiền th Âm thanh, Ánh sáng T2­6 : 2tr / ngày  T7­CN: 4tr/ngày Tính tổng chi phí tồn bộ chương trình Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật Hướng dẫn Các dạng bảng nhập liệu của MSP Cost  Entry  Bảng tổng hợp Tracking  Bảng nhập và theo dõi nhân công Summary  Bảng nhập và theo dõi lịch Work  Bảng kế hoạch ban đầu Schedule  Bảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tế Bảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tế Usage  Bảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lực Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí # Bài tập Tìm các cơng việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất Lọc các cơng việc có chi phí > 2 triệu Đánh dấu các cơng việc có chi phí từ 1­3 triệu Nhóm các cơng việc theo chi phí Đánh dấu đỏ các cơng việc có chi phí vượt q 3 triệu Lọc các cơng việc có chi phí còn lại >0  7  Đánh dấu các cơng việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0 Đáp án In bảng tiến độ giải ngân Lập biểu đồ chi phí Theo dõi chi phí thực tế Kiểm kê  chi phí thực tế  từng cơng việc và nhập vào  cột Act. Cost Chọn Table Tracking Các loại báo cáo chi phí  Cash Flow   Budget   Báo cáo các cơng việc có chi phí vượt  dự trù Overbudget Resource   Báo cáo ngân quỹ dự trù của dự án Overbudget Tasks   Báo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của  dự án Báo cáo các nguồn lực có chi phí vượt  dự trù Earned Value  Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo  phương pháp Earned Value Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline + Click chuột phải + Chọn Add to Timeline Hướng dẫn thao tác      Tạo Summary Task Tạo task lặp đi lặp lại Recurring  Task Tạo Milestone Đưa Milestone vào Timeline Copy Timeline gửi các bên liên  quan     Copy cho E­mail Copy cho trình chiếu Copy Full­size Kết hợp Timeline và Gantt Chart Các màn hình Format Các màn hình Format ... Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 7 QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Nội dung chính...Lộ trình mơn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý u cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch... Các dạng format khác Cái gì là chi phí?    Những chi phí  trọng yếu nhất trong bất kỳ  dự án nào đều là chi phí nhân cơng làm  việc cho dự án,  cũng như phí tư vấn và  các chi phí th ngồi các đối tác mà