Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 5 - Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Bài 5 Phòng chống rủi ro và quản lý lịch trong bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project cung cấp cho các bạn sơ đồ mạng công việc và đường găng, đảm bảo và tối ưu hóa đường găng, xác định rủi ro trên đường găng, quét các nguồn rủi ro, đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro, tính giá trị rủi ro,... Đây là tài liệu tham khảo hữu ích cho các bạn chuyên ngành Công nghệ thông tin.

Quản trị dự án  trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT ­ Đại học Kinh doanh và  Cơng nghệ Hà Nội Lộ trình mơn học  Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu cơng cụ Microsoft Project(MSP)  Bài 3: Quản lý u cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình cơng việc  Bài 5: Phịng chống rủi ro và quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ơn tập và kiểm tra BÀI 5 PHỊNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH Nội dung chính              Luyện tập sơ đồ mạng cơng việc và đường găng Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng Xác định rủi ro trên đường Găng Qt các nguồn rủi ro Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro Tính giá trị rủi ro Xác định chiến lược phịng chống rủi ro Xây dựng file quản lý rủi ro Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro Đánh dấu rủi ro trọng yếu Tính chi phí và nhân lực phịng chống rủi ro Giám sát rủi ro          Xác định số ngày làm việc để hồn thành  dự án Tính ngày kết thúc dự án Nhập ngày tháng trong MSP Các loại lịch MSP Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24  Hours, Night Shifts Tự định nghĩa lịch Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án Đăng ký ngày nghỉ Các thiết đặt lịch của MSP Luyện tập vẽ sơ đồ mạng cơng việc  và tìm đường găng ID Cơng việc Thời gian (h) Trình tự A Làm cọc tre Làm ngay B Vót nan tre  Làm ngay C Chọn mặt bằng Làm ngay D Trồng cọc chuồng thỏ Sau A, C E Đan rào ch. thỏ Sau B F Lót chuồng thỏ Sau D, E G Mua thỏ Sau C H Thả thỏ vào chuồng Sau F, G I Làm máng thức ăn Sau F K Phục vụ khách Sau I Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng  Đường găng chi phối thời gian hồn thành dự án  cơng việc  trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hồn thành dự  án bị ảnh hưởng theo  Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hồn thành dự án   đảm bảo thành cơng các cơng việc trên đường găng giúp dự  án hồn thành đúng hạn nhanh nhất  Tối ưu hóa các cơng việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời  gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của  dự án và tối ưu hóa các nguồn lực  Cơng tác phịng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo  các cơng việc trên đường găng được thành cơng  Cơng tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các  cơng việc trên đường găng  Quy trình phịng chống rủi ro Xác định rủi ro trên đường găng   Thiết lập ma trận các công việc trên  đường găng và nguồn rủi ro Tiến hành xác định rủi ro với từng  nguồn trên mọi công việc thuộc  đường găng # Công việc Thời gian Làm sau Xin cấp đất 1 tuần Chuẩn bị mặt bằng 4 tuần Xây phân xưởng 8 tuần 10 tuần  Lập danh sách các rủi ro Xây nhà làm việc  Tiến hành đánh giá và cập nhật các  thuộc tính rủi ro Lắp đặt thiết bị 6 tuần Lắp đặt hệ thống điện 2 tuần 4, 5 Tính tốn phương án phịng chống  rủi ro Lắp hệ xử lý nước thải 3 tuần Chạy thử 2 tuần Băt đầu sản xuất 2 tuần   Tính tốn chi phí phịng chống rủi ro Ma trận xác định rủi ro Cơng việc Con người Máy móc Vật tư / Tài chính Sai thủ tục Xin cấp đất Thiếu máy ủi Chuẩn bị mặt bằng Xây phân xưởng Tai nạn lao động Lắp đặt thiết bị Sai quy trình Thiếu xi măng Thiếu vật tư Lắp đặt hệ thống điện Chạy thử Băt đầu sản xuất Phối hợp / Khác Chưa quen hệ thống Quá tải do sai  công suất Mất điện Thiếu nhiên liệu Đánh giá rủi ro   Đánh giá khả năng xảy ra  Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo  tình hình dự án và các biện pháp phịng  chống đã thực hiện  Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ:  Cao, Trung bình, Thấp Đánh giá mức độ ảnh hưởng  Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí,  thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra  Thường sử dụng thang mức độ 1­5 hoặc  giá trị: Cao, Trung bình, Thấp Tính giá trị rủi ro Chiến lược xử lý rủi ro Giảm thiểu  Né tránh  Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi cơng nghệ, lịch trình bằng  các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro Chuyển  Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng Chuyển cơng việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực  Chấp nhận   Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà khơng chủ động giảm  thiểu do chi phí “q lớn” hoặc khơng có khả năng giảm  thiểu Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn  rủi ro Lập danh sách rủi ro ID Rủi ro Khả năng Mức độ Giá trị Chiến lược Thiếu xi măng 50% 2.0 Giảm thiểu Phòng chống: Mua dư 20% Khắc phục: Vay bên cạnh Hỏng máy ủi Tính chi phí phịng chống rủi ro  Khai báo thời gian thực hiện các cơng việc phịng  chống  Khai báo các loại chi phí cho phịng chống rủi ro  Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí  Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí  In báo cáo chi phí Xác định số ngày làm việc để hồn thành  dự án Vẽ sơ đồ mạng cơng việc Liệt kê các chuỗi cơng việc từ  khi bắt đầu đến khi kết thúc  dự án Tìm đường găng – chuỗi  cơng việc có số ngày dài nhất  Độ dài đường găng chính là  thời gian làm việc để hồn  thành dự án Tính ngày kết thúc dự án  MSP tính ngày kết thúc từng  cơng việc hay dự án dựa vào  ngày bắt đầu, cộng thêm thời  gian làm việc theo từng loại lịch  khác nhau và có tính đến ngày  nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như  ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh…) Chức năng đăng ký lịch trong MSP  Người quản lý dự án có  thể đăng ký lịch nghỉ và  các ngày lễ theo thực tế  dự án  Các thiết đặt lịch sẽ  được sử dụng làm cơ sở  cho các tính tốn thời  gian trong dự án  Các loại lịch cơ bản bao  gồm lịch làm việc thơng  thường 8h/ngày, làm  suốt 24h hoặc làm đêm Loại lịch Ngày làm việc Tạo lịch mới  tùy chọn Lịch tuần làm  việc thông  thường Danh sách  ngày lễ Ngày nghỉ Ngày lễ Các loại lịch trong Microsoft Project Loại lịch Diễn giải Standard chuẩn truyền thống, bắt đầu từ  thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến  17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h Night Shift được tính bắt đầu từ đêm thứ 2  cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm  đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h 24 Hours khơng có thời gian nghỉ Tạo lịch riêng cho dự án Chế độ làm việc / nghỉ Chọn ngày làm việc  (thứ mấy?) Đăng ký khung giờ  Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ Resource Sheet 1. Click đúp 5. Đặt giờ làm/nghỉ 4. Sửachi tiết định  kỳ 2. Thay đổi  lịch 3. Đăng kýlịch đặc  biệt 6. Đăng ký định kỳ  tuần/tháng/năm Các thiết đặt lịch cho dự án Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc Calendar: Lịch cơ sở cho dự án Các thiết đặt lịch của MSP Chọn menu File \ Options \ Schedule Bài tập thiết đặt lịch # Câu hỏi Nhập cơng việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Khơng thay đổi DURATION, xác định  số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu là :  1/4,   2/4, 3/4,  4/4/2014 Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu  Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thơng thường, thợ 2 làm nửa  ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu  ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3” So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn  tường” bắt đầu ngày 4/4 Đáp án ...  Bài? ?1:? ?Dự? ?án? ?và? ?các quy trình? ?quản? ?lý? ?dự? ?án  Bài? ?2: Giới thiệu cơng cụ? ?Microsoft? ?Project(MSP)  Bài? ?3:? ?Quản? ?lý? ?u cầu? ?dự? ?án  Bài? ?4: Xây dựng? ?lịch? ?trình cơng việc  Bài? ?5:  Phịng? ?chống? ?rủi? ?ro? ?và? ?quản? ?lý? ?lịch. .. Bài? ?5:  Phịng? ?chống? ?rủi? ?ro? ?và? ?quản? ?lý? ?lịch  Bài? ?6: Thiết lập? ?và? ?điều phối nguồn lực  Bài? ?7:? ?Quản? ?lý? ?chi phí? ?dự? ?án  Bài? ?8: Các kỹ thuật giám sát? ?dự? ?án  Bài? ?9: Ơn tập? ?và? ?kiểm tra BÀI? ?5 PHỊNG CHỐNG RỦI? ?RO? ?VÀ QUẢN LÝ LỊCH... Xác định chiến lược phịng? ?chống? ?rủi? ?ro Xây dựng file? ?quản? ?lý? ?rủi? ?ro Xây dựng Custom Field? ?quản? ?lý? ?rủi? ?ro Lọc, sắp xếp? ?và? ?phân nhóm? ?rủi? ?ro Đánh dấu? ?rủi? ?ro? ?trọng yếu Tính? ?chi phí? ?và? ?nhân lực phịng? ?chống? ?rủi? ?ro Giám sát? ?rủi? ?ro