Bài Giảng Quản Trị Dự Án Trên Máy Tính

Nội dung chính Các loại hình chi phí  Thiết đặt tiền tệ  Khai báo chi phí các loại  Phân biệt Std.. / Cost.Use  Phân biệt cách tính Prorated / công việc theo chi phí  In bảng tiến

Quản trị dự án trên máy tính

với Microsoft Project

Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ

Hà Nội

Lộ trình môn học

 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)

 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

 Bài 7: Quản lý chi phí dự án

 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

 Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

BÀI 7

QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN

Nội dung chính

 Các loại hình chi phí

 Thiết đặt tiền tệ

 Khai báo chi phí các loại

 Phân biệt Std / Ovt / Cost.Use

 Phân biệt cách tính Prorated /

công việc theo chi phí

 In bảng tiến độ giải ngân

 In các báo cáo tổng hợp chi phí

 Theo dõi chi phí thực tế

 Xây dựng biểu đồ chi phí

 Biểu diễn kế hoạch dự án

 Timeline view

 Đặt task vào timeline

 Tạo milestone

 Đưa milestone vào timeline

 Copy timeline gửi các bên

 Menu format chuẩn

 Format theo resource sheet

 Format theo tracking gantt

 Các dạng format khác

Cái gì là chi phí?

 Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân công làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí thuê ngoài các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng.

 Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi măng, gạch ngói, vôi vữa, giáo hay các máy móc thi công

 Và nếu bạn lên kế hoạch để đi công tác, bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn, công tác phí bổ sung vào chi phí dự án.

Các loại hình chi phí

 Std Rate (Standard Rate)

 Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc trong khung thời gian đã đăng ký

 Ovt Rate (Overtime Rate)

 Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc ngoài khung thời gian đã đăng

 Chi phí cố định gắn với từng công việc

chứ không phải gắn với nguồn lực

Cách tính chi phí

 Prorated

 Tính chi phí theo số giờ hoặc số

đơn vị phát sinh sử dụng cho

công việc dự án Dùng tới đâu

tính tới đó

 Start

 Tính chi phí vào thời điểm bắt

đầu sử dụng nguồn lực Chi phí

Thiết đặt tiền tệ

 Chọn menu File \ Options \

Display để thiết đặt tiền tệ

riêng cho dự án

 Có thể đặt riêng loại tiền, số

chữ số thập phân cũng như

cách viết số tiền cho dự án

 Currency : Loại tiền

 Decimal Digits: Số chữ số sau

dấu thập phân

 Symbol: biểu tượng tiền

 Placement: các viết số tiền

Các thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khác

 Chọn menu File \ Options \ Schedule

Cách tính chi phí Đơn vị tính

Resource Sheet

Giá trong giờ

Giá ngoài giờ

Hướng dẫn thao tác nhập chi phí

1 Nhập mức chi phí theo giờ

cho nguồn lực dạng work

5 Nhập chi phí theo đơn vị

(unit) cho nguồn lực dạng

Bài tập nhập chi phí

1 Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các công

việc:

- In treo băng rôn

- Chương trình văn nghệ 3 ngày

- In treo bản đồ chủ quyền

2 Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rôn”, “In treo bản đồ”

+ Chi phí thiết kế => 500.000 VND

+ Chi phí in ấn => 2.000.000 VND

+ Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h

3 Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: - Tình

nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận

chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ

4 Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2-6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày

Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T2-6 : 2tr / ngày T7-CN: 4tr/ngày

5 Tính tổng chi phí toàn bộ chương trình

6 Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhật

Bài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí

1 Tìm các công việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất

2 Lọc các công việc có chi phí > 2 triệu

3 Đánh dấu các công việc có chi phí từ 1-3 triệu

4 Nhóm các công việc theo chi phí

5 Đánh dấu đỏ các công việc có chi phí vượt quá 3 triệu

6 Lọc các công việc có chi phí còn lại >0

7 Đánh dấu các công việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0

In bảng tiến độ giải ngân

1

2

3

Theo dõi chi phí thực tế

Chọn Table Tracking

Kiểm kê chi phí thực tế từng công việc và nhập vào cột

Act Cost

Các loại báo cáo chi phí

 Báo cáo độ lệch chi phí dự án theo

phương pháp Earned Value

Trình bày kế hoạch dự án trên Timeline

+ Click chuột phải

+ Chọn Add to Timeline

Hướng dẫn thao tác

 Tạo task lặp đi lặp lại

Recurring Task

 Tạo Milestone

 Đưa Milestone vào Timeline

 Copy Timeline gửi các bên liên

quan

 Copy cho E-mail

 Copy cho trình chiếu

 Copy Full-size

 Kết hợp Timeline và Gantt

Chart

Các màn hình Format

Các màn hình Format