Bài giảng quản trị dự án trên máy tính bài 1 đh kinh doanh và công nghệ hà nội

 Thu thập yêu cầu dự án Ước lượng thời gian, chi phí, nhân công, khối lượng... Khái niệm dự án Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm đạt các kết quả và mục tiêu nhất đ

Quản trị dự án trên máy tính

với Microsoft Project

Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội

Lộ trình môn học

 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án

 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)

 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án

 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc

 Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

 Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực

 Bài 7: Quản lý chi phí dự án

 Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án

 Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

BÀI 1

DỰ ÁN VÀ CÁC QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Thu thập yêu cầu dự án

 Ước lượng thời gian, chi phí, nhân công, khối lượng

Khái niệm dự án

 Dự án là một khối lượng công việc cần thực hiện nhằm

đạt các kết quả và mục tiêu nhất định trong giới hạn

về quy mô, phạm vi, giới hạn về thời gian, chi phí, tài

nguyên cho trước.

 Dự án có tính duy nhất, tính tạm thời và tính bất định,

đòi hỏi phải được quản lý sát sao liên tục để đảm bảo

thành công

 Việc đạt các kết quả và mục tiêu được đánh giá dựa trên

các tiêu chí chất lượng gắn với các yêu cầu đặt ra.

Hãy cho ví dụ về dự án?

 Dự án 1: <tên dự án>

 Mục tiêu:

 Sản phẩm/công trình:

 Quy mô/phạm vi:

 Giới hạn thời gian:

 Quy mô/phạm vi:

 Giới hạn thời gian:

 Giới hạn chi phí:

 Giới hạn tài nguyên khác:

Ý nghĩa của dự án

 Là công cụ để thực hiện những công việc mang tính duy nhất, bất định và tạm thời

 Tăng cường khả năng quản lý các gói công việc

có rủi ro cao đạt được mục tiêu trong giới hạn thời gian và tài nguyên

 Là cơ sở để liên kết các bên liên quan trong quá trình thực hiện công việc

 Thẩm định, cấp vốn

 Xin phép đầu tư, nhập khẩu, vay vốn

 Giám sát, đánh giá hiệu quả

Lộ trình dự án

Tổng quan về quản lý dự án

 Mục tiêu

 Đảm bảo dự án đạt mục tiêu, kết quả, đạt yêu cầu chất lượng

trong giới hạn thời gian, chi phí, tài nguyên cho trước

 Nội dung thực hiện

 Là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm/dịch vụ bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép

 Áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật để lập kế

hoạch, điều phối, giám sát dự án đạt mục tiêu

Các mục tiêu của quản lý dự án

Chủ đề thảo luận

 Đi chợ có phải là một dự án?

 Thế nào là người đi chợ giỏi?

 Thế nào là người quản lý dự án giỏi?

 Những yếu tố cần để ý khi đi chợ?

 Những yếu tố cần quản lý trong dự án?

 Tại sao phải quản lý dự án?

Mô hình quản lý dự án

Quản lý

dự án

Các lĩnh vực cần quản lý trong dự án

Các quy trình cho quản trị dự án

1 Quản lý yêu cầu dự án

2 Lập kế hoạch dự án

3 Xác định rủi ro và phòng chống rủi ro

4 Giám sát và điều chỉnh dự án

5 Đóng dự án

Quy trình quản lý yêu cầu dự án

1. Xác định các bên liên quan đến dự án

 Khách hàng, người sử dụng

 Nhà đầu tư, tài trợ

 Các cơ quản lý

2. Tìm hiểu yêu cầu

 Tìm hiểu nhu cầu, mong đợi, ràng buộc của bên liên quan

 Lập danh sách yêu cầu

 Phân thứ tự ưu tiên thực hiện các yêu cầu

 Quản lý trạng thái thực hiện yêu cầu

 Quản lý các thay đổi yêu cầu

 Kiểm soát sự ăn khớp giữa kế hoạch dự án với các yêu cầu

Quy trình lập kế hoạch dự án

1. Xác định các yêu cầu bằng quy trình quản lý yêu cầu

2. Thiết kế sản phẩm, dịch vụ, công trình sẽ thực hiện

3. Phân rã công việc, ước lượng công việc cần làm

4. Xác định nhân công, chi phí, vật tư, cơ sở vật chất cho dự án

5. Xây dựng lịch trình dự án:

 phân công ai làm việc gì với vật tư, chi phí như thế nào

6. Xác định các rủi ro có thể có bằng quy trình quản lý rủi ro

7. Cập nhật kế hoạch dự án để phòng chống rủi ro

8. Xác nhận kế hoạch, lấy cam kết với các bên liên quan

9. Tiến hành khởi động dự án

Quy trình quản lý rủi ro dự án

1. Xác định các nguồn rủi ro (con người, môi trường, vật

tư, công cụ, công nghệ, phối hợp, yêu cầu, sản phẩm)

2. Xác định các rủi ro gắn với từng nguồn

3. Đánh giá rủi ro: Khả năng xảy ra? Mức độ ảnh hưởng?

4. Lựa chọn chiến lược xử lý rủi ro

1. Chuyển / Tránh / Giảm nhẹ / Chấp nhận

5. Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục

6. Thực hiện cập nhật kế hoạch dự án để thực hiện kế

hoạch phòng chống rủi ro

Quy trình giám sát và điều

chỉnh

1. Theo dõi các vấn đề phát sinh về công việc, nhân công,

công nghệ, vật tư…

2. Thu thập các số liệu về sản phẩm làm được, nhân công bỏ

ra, chi phí đã tiêu hao, thời gian thực hiện

3. Tiến hành đối chiếu với kế hoạch để xác định sai lệch

4. Tiến hành phân tích các vấn đề của dự án

5. Tiến hành kiểm soát tình trạng nguồn lực dự án

6. Thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu

dự án

7. Báo cáo tình hình dự án cho các bên liên quan

8. Giám sát và cập nhật rủi ro dự án

Quy trình đóng dự án

1. Thống kê các sản phẩm hoàn công

2. Thống kê các vấn đề chất lượng

3. Thống kê nhân công, chi phí, thời gian đã bỏ ra

4. Phân tích lợi nhuận trên cơ sở đối chiếu với kế hoạch

5. Xem xét mức độ đạt mục tiêu cấp 1, cấp 2

6. Rút ra bài học kinh nghiệm

7. Tiến hành các thủ tục nghiệm thu, bàn giao

8. Giải phóng các nguồn lực cho dự án

Dự án đi xe máy xuyên Việt

 Mục tiêu dự án

 Du lịch

 Quảng bá về tiết kiệm năng lượng

 Các bên liên quan

 Điện lực Việt nam

 Xí nghiệp bóng đèn-phích nước Rạng Đông

 Sinh viên lớp….

Xác định yêu cầu dự án

 Điện lực Việt nam

 Nâng cao nhận thức cộng đồng về tiết kiệm năng lượng

 Cổ vũ phong trào sử dụng đèn compact

 Xí nghiệp Rạng Đông

 Quảng cáo cho đèn compact Rạng Đông

 Đảm bảo hơn 10.000 dân tại các thành phố lớn dọc quốc lộ 1A biết đến đèn Rạng Đông

 Đoàn xe máy gây chú ý bằng, áo, mũ, cờ đồng phục

 Tuân thủ luật giao thông, đi ban ngày

Thiết kế lộ trình

 Lập lộ trình các cung đường

 Chặng 1: Hà Nội – Hải Phòng – Thái Bình – Nam Định

 Chặng 2: Nam Định – Ninh Bình – Thanh Hóa - Vinh

 Chặng 3: Vinh – Hà Tĩnh – Quảng Bình – Quảng Trị

 Chặng 4: Quảng Trị - Quảng Ngãi – Huế - Đà Nẵng

 Chặng 5: Đà Nẵng – Quy Nhơn – Nha Trang – Phan Thiết

 Chặng 6:Phan Thiết – Vũng Tàu – TP Hồ Chí Minh

 Ước lượng ‘khối lượng’ - độ dài đường:

 Ước lượng ‘năng suất’ – tốc độ đi:

 Ước lượng ‘thời gian’ – thời gian chạy:

ID TG Công việc Thời

Lịch trình & rủi ro

Thảo luận

 Nhận xét lịch trình và kế hoạch trước và sau khi thực hiện phòng chống rủi ro?

 Ý nghĩa của việc phòng chống rủi ro?

 Ngân quỹ và tài nguyên cho phòng chống rủi ro?

 Tính biến động của rủi ro?

 Có thu lợi nhuận khi phòng chống rủi ro?

 Thời gian đã quan

 Các vấn đề phát sinh trên đường

 So sánh với kế hoạch trước đó, tìm sai lệch

 Tiến hành điều chỉnh kế hoạch các chặng tiếp theo, giải quyết sai lệch

Điều chỉnh dự án

 Hãy tiến hành giám sát điều chỉnh dự án theo các tình

huống sau:

 Ngày 1: Mưa tầm tã phải dừng 1h, đi chậm -10km/h trong 3h

 Ngày 2: Thủng lốp xe, mất 1 tiếng sửa

 Ngày 3: Chủ quán xinh, nghỉ uống nước thêm 1h

 Ngày 4: Ăn trưa bị đau bụng, chiều chạy chậm -10 km/h

 Ngày 5: Tắc đường chỉ chạy được 20km/h trong 2h

 Ngày 6: Công an bắn tốc độ, nộp phạt 500K

 Ngày 7: Bị trúng gió nghỉ mất 1h

Đóng dự án

 Tổng kết dữ liệu gì ở Sài gòn?

 Các yêu cầu đã hoàn thành

 Khối lượng thực tế so với kế hoạch

 Nhân công thực tế so với kế hoạch

 Thời gian thực tế so với kế hoạch

 Chi phí thực tế so với kế hoạch

 Việc tốt cần phát huy, việc xấu cân tránh

 Những bài học kinh nghiệm cần rút ra?

Thảo luận kết thúc bài 1

 Liệu có cần sự hỗ trợ của máy tính để quản lý dự án? Lý do?

 Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp ích

những gì?

 Ưu và nhược điểm của việc quản lý trên máy?