Bài giảng quản trị dự án chương 3 tổ chức quản lý dự án

CHƯƠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN Nội dung nghiên cứu  Các hình thức cấu trúc  Ưu – nhược điểm hình thức  Các yếu tố cần xem xét lựa chọn hình thức tổ chức dự án  Các bước lựa chọn Hình thức chức Đặc điểm         Kiểm soát tốt nhờ nhóm gộp Lợi quy mô Phát triển chuyên môn sâu Thống mệnh lệnh Trách nhiệm rõ ràng Thông tin theo chiều dọc Quy định thủ tục Thăng tiến: thâm niên + chuyên môn… Tổ chức dự án theo chức PA PB PC PD Sản xuất Sản xuất Sản xuất Sản xuất Nhân Nhân Nhân Nhân Tài Tài Tài Tài Ưu – nhược điểm Ưu điểm  Năng lực kỹ thuật  Phối hợp chuyên môn  Tập trung mục tiêu CN; dài hạn  Quan hệ dọc rõ ràng  Trách nhiệm rõ ràng  CMH TCH cao  QH ổn định  KK học tập  KS chất lượng  Lợi quy mô  Nhược điểm  Thiếu tổng thể  Khó tích hợp  Mâu thuẫn  Khó cân  Không chịu TN toàn  Kỹ thuật  Thích ứng thay đổi  Thông tin nội khó  QĐ chậm  Khó KS thời gian  Thiếu quan tâm KH… Hình thức dự án túy PM A PM B Sản xuất Sản xuất Nhân Nhân Tài Tài Ưu – nhược điểm  Ưu điểm  Trách nhiệm rõ ràng  QĐ nhanh chóng  Truyền thông nhanh, xác  Hệ thống tích hợp tốt  Liên hệ trực tiếp  Ưu tiên rõ ràng  CL – TG – CP  Định hướng KH  Định hướng HQ  Nhược điểm  Trùng lặp  Tích lũy Know – how  Không ổn định CV  Xu hướng “hy sinh” KT  Dễ phát sinh không quán TC quản lý, sách… Hình thức ma trận Trách nhiệm  Phương diện dự án: tạo kết theo yêu cầu thời hạn với mức chi phí thấp nhất; tương tác với khách hàng nhóm hữu quan  Phương diện chức năng: chịu TN kỹ thuật; quản lý sử dụng hiệu nguồn lực; phát triển tổ chức… Ưu điểm       Dự án tâm điểm Giảm trùng lắp sử dụng nguồn lực Nhân viên lo lắng Linh hoạt; đáp ứng tốt – Nhất quán toàn tổ chức Cân đối nguồn lực tối ưu để đảm bảo: thời gian – chi phí – chất lượng Hạn chế     Dễ xảy tranh chấp PM FM Tranh chấp PM Không muốn kết thúc Phân chia trách nhiệm, quyền hạn PM FM phức tạp  Vi phạm nguyên tắc “thủ trưởng” CHƯƠNG LỰA CHỌN HÌNH THỨC TỔ CHỨC DỰ ÁN Các yếu tố tổ chức  Mức độ sẵn có nguồn lực: định cấu trúc tổ chức dự án  Hệ thống quản lý tổ chức mẹ: liên quan đến thiết lập trì hệ thống thông tin quản lý dự án  Văn hóa tổ chức: hành vi hỗ trợ & cản trở Văn hóa: Hỗ trợ & Cản trở  Thông tin tự  Truyền thông 02 chiều  Khả sẵn sàng QĐ  Linh hoạt  Hợp tác  Sẵn sàng khởi xướng thay đổi  Chia sẻ ý tưởng  Chịu trách nhiệm  Trung thành với DA  Dự án chi phối hành vi  Truyền thông kín  Truyền thông mệnh lệnh  Tiến trình nhiều bước, nhiều người  Cứng nhắc  Mâu thuẫn, xung đột  Thụ động, chờ đợi  “Cấp đúng”  Sợ trách nhiệm  Trung thành với FM  Luật lệ chi phối hành vi Các yếu tố dự án  Tầm quan trọng dự án: Dự án có tầm chiến lược => ưu tiên tổ chức, quản lý, nguồn lực…  Quy mô dự án: Quy mô lớn => DA túy…  Tính nhu cầu đổi DA: DA tiên phong => túy… Nhu cầu tích hợp  Số lượng phận cấu thành  Mức độ khác biệt phận cấu thành  Mức độ phụ thuộc phận => Nhu cầu tích hợp cao  tính độc lập cao Mức độ phức tạp MT  Mức độ quan hệ với bên  Tính bất định bên  Sự phụ thuộc  Sự thân thiện… Ngân sách & Thời gian  Ngân sách hạn hẹp thời gian cấp bách => túy (đơn vị độc lập), vì:      Kết rõ ràng Kiểm soát nguồn lực tốt Mục tiêu thứ tự ưu tiên rõ ràng Tách biệt khỏi can thiệp Nhanh chóng, chất lượng Tính ổn định nguồn lực  Nguồn lực ổn định => dự án túy (độc lập)  Nguồn lực ổn định: ma trận thích hợp Tiến trình lựa chọn  Định nghĩa dự án  Nhiệm vụ then chốt  Sắp xếp nhiệm vụ  Xác định đơn vị thực  Đánh giá bên – bên  Đánh giá mức độ tự chủ mong muốn  QĐ hình thức tổ chức dự án Mức độ tự chủ dự án: Tham số  Vai trò vị trí PM  Kiếm soát nguồn lực PM  Kiếm soát nội dung dự án PM  Mức độ tự chủ hoạt động The End [...]... nhiệm, quyền hạn giữa PM và FM phức tạp  Vi phạm nguyên tắc “thủ trưởng” CHƯƠNG 3 LỰA CHỌN HÌNH THỨC TỔ CHỨC DỰ ÁN Các yếu tố tổ chức  Mức độ sẵn có của nguồn lực: quyết định cấu trúc của tổ chức dự án  Hệ thống quản lý của tổ chức mẹ: liên quan đến thiết lập và duy trì hệ thống thông tin quản lý của dự án  Văn hóa tổ chức: các hành vi hỗ trợ & cản trở Văn hóa: Hỗ trợ & Cản trở  Thông tin tự do... thành với DA  Dự án chi phối hành vi  Truyền thông kín  Truyền thông bằng mệnh lệnh  Tiến trình nhiều bước, nhiều người  Cứng nhắc  Mâu thuẫn, xung đột  Thụ động, chờ đợi  “Cấp trên luôn đúng”  Sợ trách nhiệm  Trung thành với FM  Luật lệ chi phối hành vi Các yếu tố dự án  Tầm quan trọng của dự án: Dự án có tầm chiến lược => ưu tiên tổ chức, quản lý, nguồn lực…  Quy mô dự án: Quy mô lớn... định => dự án thuần túy (độc lập)  Nguồn lực kém ổn định: ma trận thích hợp hơn Tiến trình lựa chọn  Định nghĩa dự án  Nhiệm vụ then chốt  Sắp xếp nhiệm vụ  Xác định các đơn vị thực hiện  Đánh giá bên ngoài – bên trong  Đánh giá mức độ tự chủ mong muốn  QĐ hình thức tổ chức dự án Mức độ tự chủ dự án: Tham số  Vai trò và vị trí của PM  Kiếm soát nguồn lực của PM  Kiếm soát nội dung dự án của...  Dự án là tâm điểm Giảm trùng lắp khi sử dụng nguồn lực Nhân viên ít lo lắng Linh hoạt; đáp ứng tốt trong – ngoài Nhất quán trong toàn tổ chức Cân đối nguồn lực tối ưu để đảm bảo: thời gian – chi phí – chất lượng Hạn chế     Dễ xảy ra tranh chấp giữa PM và FM Tranh chấp giữa các PM Không muốn kết thúc Phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa PM và FM phức tạp  Vi phạm nguyên tắc “thủ trưởng” CHƯƠNG ... phạm nguyên tắc “thủ trưởng” CHƯƠNG LỰA CHỌN HÌNH THỨC TỔ CHỨC DỰ ÁN Các yếu tố tổ chức  Mức độ sẵn có nguồn lực: định cấu trúc tổ chức dự án  Hệ thống quản lý tổ chức mẹ: liên quan đến thiết... với FM  Luật lệ chi phối hành vi Các yếu tố dự án  Tầm quan trọng dự án: Dự án có tầm chiến lược => ưu tiên tổ chức, quản lý, nguồn lực…  Quy mô dự án: Quy mô lớn => DA túy…  Tính nhu cầu đổi... thuật; quản lý sử dụng hiệu nguồn lực; phát triển tổ chức Ưu điểm       Dự án tâm điểm Giảm trùng lắp sử dụng nguồn lực Nhân viên lo lắng Linh hoạt; đáp ứng tốt – Nhất quán toàn tổ chức