Bài giảng quản trị dự án chương 1 tổng quan về dự án

CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN 1.1.Giới thiệu dự án đầu tư • Dự án đầu tư ? • Đầu tư q trình chuyển dịch vốn đến nơi cần thiết với điều kiện bảo tồn vốn mang lại giá trị lợi nhuận lợi ích kinh tế xã hội • Dự án (Project): “Điều người ta có ý định làm” hay “Đặt kế hoạch cho ý đồ, q trình hành động…” Dự án đầu tư gì? tưởng hành động • Dự án bắt nguồn từ ý tưởng • Dự án trình gồm công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, thực nhằm đạt mục mục tiêu đề điều kiện ràng buộc thời gian, nguồn lực ngân sách thực bối cảnh khơng chắn Những đặc trưng dự án • Dự án nhằm đáp ứng nhu cầu đề • Dự án bị khống chế kỳ hạn • Dự án bị ràng buộc nguồn lực • Dự án ln tồn mơi trường khơng chắn Tính thay đổi Trạng thái hệ thống (S) Sh(T k,Y) Sk Khuynh hướng đa phương K1->n Sh (X): vecto đặc trưng hệ thống ban đầu (Y): vecto đặc trưng hệ thống kết thúc Sh(T h,X) T(Thời gian) Th: bắt đầu Tk: kết thúc Đặc điểm dự án • • • • • (1)Mục đích: dự án cĩ đích đến cụ thể, để đạt mục đích cĩ thể phân chia thành mục tiêu cụ thể cần đạt giai đoạn dự án (2)Vịng đời: dự án tạm thời cĩ chu kỳ sống (3)Tính độc (uniqueness ):  ln thay đổi khơng lập lại giống (4)Rủi ro: rủi ro hiển nhiên tồi song hành với dự án (5)Sự xung đột (conflict): dự án chứa đựng nhiều mối quan hệ bên trong, bên ngồi dễ gây nên xung đột CHU KỲ HOẠT ĐỘNG CỦA DỰ ÁN (LIFE CYCLE) % hồn thành Chậm 100% Nhanh Chậm Thời gian Khởi đầu Triển khai Kết thúc Chu kỳ dự án • • • Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu: hình thành sơ sơ ý định đầu tư tư Phân tích lập dự án (design) (design) thẩm định dự án (appraisal)  chọn lựa (selection) Giai đoạn II: giai đoạn triển khai: khai: Hoạch định (planning); lập tiến độ (scheduling); điều hành (organizing); giám sát (monitoring) kiểm sốt (controlling) q trình thực Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá kết thúc dự án:: phân tích thành cơng thất bại dự án án  kinh nghiệm học 1.2.Các giai đoạn dự án • Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc • • • điểm (tính kỹ thuật, thị hiếu, số lượng, chất lượng, …), (3) Cơng việc phải làm, (4) Sự chịu trách nhiệm, (5) Đội dự án Giai đoạn lập kế hoạch: xác định u cầu dự án, bao gồm : (1) Thời gian thực hiện/lịch trình, (2) Ngân sách, (3) Tài ngun/nguồn lực đáp ứng, (4) Mức độ rủi ro/lợi nhuận, (5) Phân cơng nhân Giai đoạn thực dự án: trả lời vấn đề: dự án có thực tiến độ? Có đủ ngân sách hay khơng? Có cần thay đổi khơng? Do đó, cơng việc phải làm giai đoạn bao gồm: (1) lập báo cáo (tiến độ thực hiện, chi phí, giải pháp kỹ thuật), (2) Xác định nội dung cần thay đổi, (3) Xác định chất lượng quản lý dự án, (4) Đưa dự báo Giai đoạn chuyển giao: gồm hoạt động phân phối sản phẩm cho khách hàng (huấn luyện khách hàng) bố tri lại nguồn lực thực dự án cho dự án khác 1.3.Phân loại dự án Cấp DA DA thơng thường Siêu DA Đa dự án Kiểu DA Xã hội Kinh tế Tổ chức Kỷ thuật Hỗn hợp Đầu tư Tổng hợp Loại hình DA GD-ĐT R&D Đổi Thời hạn DA Ngắn(1-2 năm) Trung(3-5 năm) Dài(>5 năm) Phân loại dự án • Đa dự án: chương trình tổ chức tổng thể gồm: thành lập tổ chức danh nghiệp mới, chiến lược phát triển kinh doanh, cải tổ tổ chức quản lý, thiết kế hệ thống quản lý dự án nội doanh nghiệp • Siêu dự án: chương trình tổng thể phát triển kinh tế, phát triển vùng kinh tế trọng điểm,… • Dự án thơng thường: phát triển SXKD, đổi cơng nghệ,… Phân loại dự án • Dự án xã hội: cải tổ hệ thống xã hội, bảo hiểm y • • • • tế, bảo vệ an ninh trật tự, khắc phục hậu thiên tai,… Dự án kinh tế: cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới,… Dự án tổ chức: cải tổ máy quản lý, cấu lại SXKD, tổ chức hội nghị quốc tế, thành lập tổ chức hiệp hội,… Dự án R&D: chế tạo sản phẩm mới, thiết kế phần mềm tự động hóa,… Dự án đầu tư xây dựng: cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, cơng cộng hạ tầng kỹ thuật,… 1.4.Các bên liên quan • Khách hàng • Người ủy quyền • Nhà cung ứng • Các tổ chức tài trợ vốn • Nhà nước quan quản lý nhà nước 1.5.Tổng quan quản trị dự án • (1) Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao • • • gồm: xác định mục tiêu thiết lập cơng cụ để đạt mục tiêu điều kiện giới hạn nguồn lực phải phù hợp mơi trư tr ường hoạt động (2) Tổ chức ( organizing): Quyết định cơng việc đư ợc thực như nào, tức cách thức huy động xếp nguồn lực cách hợp lý để thực kế hoạch (3) Lãnh đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hư hướng dẫn động viên nhân viên, xử lý mâu thuẩn tổ chức (4) Kiểm sốt (controlling): Đánh giá hoạt động hiệu chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo kế hoạch thực theo tiến độ đạt đư ợc mục tiêu dự án Phải xây dựng đư ợc hệ thống thơng tin tốt để thu thập xử lý số liệu liên quan Vai trò quản trị dự án • Liên kết tất cơng việc hoạt động dự án • Gắn kết, liên hệ thường xun nhóm quản lý • • • • với khách hàng nhà cung cấp Tăng cường hợp tác thành viên, rõ trách nhiệm thành viên Phát sớm khó khăn hiệu chỉnh kịp thời thay đổi bất thường Tạo điều kiện đàm phán bên tránh mâu thuẩn Tạo sản phẩm có chất lượng cao Quản trị hoạt động dự án • • • • • • • • Quản trị phạm vi Quản trị thời gian Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực Quản trị thơng tin Quản trị rủi ro Quản trị hợp đồng hoạt động mua bán 1.6.Các yếu tố thành cơng DA • Nhiệm vụ mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu cách thấu đáo  sở • • • • • • • • • tốt cho việc xây dựng kế hoạch & q trình thực dự án  bên cam kết tham gia Sự ủng hộ lãnh đạo: Cạnh tranh nguồn lực yếu tố bất ổn định  đối đầu khủng hoảng cơng ty  Mối quan hệ chặt chẽ PM quản lý cấp cao chất xúc tác cho thành cơng dự án Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể mặt: kỹ thuật, tài chính, kế tốn, lập kế hoạch thơng tin kiểm tra, sửa đổi cập nhật kế hoạch Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể dự án  giúp sửa đổi sai lệch việc chuyển đổi từ mục đích thành cơng việc cụ thể Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án đư ợc khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự án Vấn đề kỹ thuật: thuật : PM thành viên dự án có kỹ nă chun mơn cần thiết Sự chấp nhận khách hàng: Khách hàng ngư người phán xét kết dự án & định chấp nhận hay khơng Kiểm tra dự án: So sánh thực tế kế hoạch đặt ra, PM xác định sai lệch, dự đốn ngun nhân đề biện pháp giải Trao đổi thơng tin: Q trình thơng tin chặt chẽ phòng ban, khách hàng thành viên 10 Xử lý trở ngại: Do dự án ln đối đầu với rủi ro bất ổn định cao nên việc hình thành phương án dự phòng biện pháp tốt để ngă ngăn ngừa rủi ro [...]... • • • • • • Quản trị phạm vi Quản trị thời gian Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực Quản trị thông tin Quản trị rủi ro Quản trị hợp đồng và hoạt động mua bán 1. 6.Các yếu tố thành công của DA • 1 Nhiệm vụ và mục tiêu dự án: cụ thể rõ ràng, hiểu một cách thấu đáo  cơ sở • • • • • • • • • tốt cho việc xây dựng các kế hoạch & quá trình thực hiện dự án  các bên cam kết tham gia 2 Sự... loại dự án • Đa dự án: các chương trình tổ chức tổng thể gồm: thành lập các tổ chức danh nghiệp mới, các chiến lược phát triển kinh doanh, cải tổ tổ chức quản lý, thiết kế hệ thống quản lý các dự án trong nội bộ doanh nghiệp • Siêu dự án: các chương trình tổng thể phát triển kinh tế, phát triển vùng kinh tế trọng điểm,… • Dự án thông thường: phát triển SXKD, đổi mới công nghệ,… Phân loại dự án • Dự án. .. 5 Vấn đề đội ngũ: Nhóm dự án đư được ợc khuyến khích tốt, cam kết rõ ràng với dự án 6 Vấn đề kỹ thuật: thuật : PM và các thành viên dự án có những kỹ nă năng chuyên môn cần thiết 7 Sự chấp nhận của khách hàng: Khách hàng là ngư người phán xét kết quả của dự án & quyết định chấp nhận hay không 8 Kiểm tra dự án: So sánh thực tế và kế hoạch đã đặt ra, PM xác định sai lệch, dự đoán các nguyên nhân và đề... thiên tai,… Dự án kinh tế: cổ phần hóa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuế mới,… Dự án tổ chức: cải tổ bộ máy quản lý, cơ cấu lại SXKD, tổ chức hội nghị quốc tế, thành lập tổ chức hiệp hội,… Dự án R&D: chế tạo sản phẩm mới, thiết kế phần mềm tự động hóa,… Dự án đầu tư xây dựng: các công trình dân dụng, công nghiệp, công cộng và hạ tầng kỹ thuật,… 1. 4.Các... công cộng và hạ tầng kỹ thuật,… 1. 4.Các bên liên quan • Khách hàng • Người được ủy quyền • Nhà cung ứng • Các tổ chức tài trợ vốn • Nhà nước và cơ quan quản lý nhà nước 1. 5 .Tổng quan về quản trị dự án • (1) Hoạch định (planning): Xác định cần phải làm gì, bao • • • gồm: xác định mục tiêu và thiết lập các công cụ để đạt mục tiêu trong điều kiện giới hạn về nguồn lực và phải phù hợp môi trư tr ường hoạt... dự án • Gắn kết, liên hệ thường xuyên giữa các nhóm quản lý • • • • với khách hàng và các nhà cung cấp Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên, chỉ rõ trách nhiệm các thành viên Phát hiện sớm những khó khăn và hiệu chỉnh kịp thời các thay đổi bất thường Tạo điều kiện đàm phán giữa các bên tránh mâu thuẩn Tạo ra sản phẩm có chất lượng cao Quản trị hoạt động dự án • • • • • • • • Quản trị phạm vi Quản. .. đạo (leading): Nhà quản lý biết cách hư hướng dẫn và động viên nhân viên, xử lý các mâu thuẩn trong tổ chức (4) Kiểm soát (controlling): Đánh giá các hoạt động và hiệu chỉnh khi cần thiết nhằm đảm bảo các kế hoạch thực hiện theo đúng tiến độ và đạt đư được ợc mục tiêu dự án Phải xây dựng đư được ợc hệ thống thông tin tốt để thu thập và xử lý số liệu liên quan Vai trò của quản trị dự án • Liên kết tất... ổn định  đối đầu và khủng hoảng trong công ty  Mối quan hệ chặt chẽ giữa PM và quản lý cấp cao là chất xúc tác cho sự thành công của dự án 3 Lập kế hoạch dự án: Lập kế hoạch cụ thể trên các mặt: kỹ thuật, tài chính, kế toán, lập kế hoạch thông tin kiểm tra, sửa đổi và cập nhật kế hoạch 4 Tham vấn với khách hàng: hình thành mục tiêu cụ thể của dự án  giúp sửa đổi các sai lệch trong việc chuyển đổi... các nguyên nhân và đề ra biện pháp giải quyết 9 Trao đổi thông tin: Quá trình thông tin chặt chẽ giữa các phòng ban, giữa khách hàng và các thành viên 10 Xử lý trở ngại: Do dự án luôn đối đầu với rủi ro và bất ổn định cao nên việc hình thành các phương án dự phòng là biện pháp tốt để ngă ngăn ngừa rủi ro ... phán bên tránh mâu thuẩn Tạo sản phẩm có chất lượng cao Quản trị hoạt động dự án • • • • • • • • Quản trị phạm vi Quản trị thời gian Quản trị chi phí Quản trị chất lượng Quản trị nhân lực Quản. .. Giai đoạn III: giai đoạn đánh giá kết thúc dự án: : phân tích thành cơng thất bại dự án án  kinh nghiệm học 1. 2.Các giai đoạn dự án • Giai đoạn xác định dự án: xác định : (1) Mục tiêu, (2) Đặc •... tiêu dự án Phải xây dựng đư ợc hệ thống thơng tin tốt để thu thập xử lý số liệu liên quan Vai trò quản trị dự án • Liên kết tất cơng việc hoạt động dự án • Gắn kết, liên hệ thường xun nhóm quản