Quản lý dự án công nghệ thông tin

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TP HỒ CHÍ MINH 3/2010 Mục lục NHẬP ĐỀ Khái niệm chung dự án Dự án Công nghệ thông tin Đặc trưng dự án Phân loại dự án Thế quản lý dự án 10 Các bên liên quan đến dự án 14 Câu hỏi 15 Phần I - Chu trình dự án quản lý theo giai đoạn 16 Chương Tổng quan giai đoạn dự án CNTT 16 1.1 Một cách tiếp cận rõ ràng 16 1.2 Bẩy giai đoạn dự án CNTT 16 1.3 Minh hoạ cho giai đoạn dự án 19 Câu hỏi 22 Chương Giai đoạn xác định 23 2.1 Đề cương dự án 24 2.2 Tài liệu nghiên cứu khả thi 25 2.3 Tài liệu yêu cầu 25 2.4 Danh sách rủi ro 27 2.5 Kế hoạch ban đầu 27 2.6 Đề xuất giải pháp cho người dùng 34 2.7 Kết luận 36 Câu hỏi 36 Chương Giai đoạn phân tích 37 3.1 Mục tiêu 37 3.2 Các công việc phải thực 37 3.3 Viết tài liệu “đặc tả chức năng” 38 3.4 Dàn đặc tả chức 39 3.5 Xem xét lại kế hoạch 41 3.6 Kế hoạch dự án cuối 41 3.7 Thiết kế tổng thể 41 3.8 Kết luận 42 Câu hỏi 42 Chương Giai đoạn thiết kế 43 4.1 Mục tiêu 43 4.2 Các công việc 43 4.3 Một số ý 44 4.4 Đặc tả thiết kế 44 4.5 Một số vấn đề trình thiết kế 46 4.5.1 Đội thiết kế 46 4.5.2 Rà soát lại thiết kế 46 4.6 Vấn đề chấp nhận dự án 46 4.6.1 Phương pháp cổ điển: 46 4.6.2 Phương pháp trình diễn kiểm tra tất chức năng: 47 4.7 Xem xét lại ước lượng 48 4.8 Kết luận 48 Câu hỏi 48 Chương Giai đoạn thực 49 5.1 Nhập đề 50 Thiết kế 50 Cài đặt thực 50 5.2 Tổ chức lập trình module bản; ghép nối hệ thống 50 5.2.1 Những nguyễn tắc quản lý thực cài đặt hệ thống 50 5.2.2 Các công việc chuẩn bị trước tiến hành lập trình, cài đặt 51 5.2.3 Các bước lập trình 52 5.2.4 Các công cụ trợ giúp lập trình 58 5.2.5 Những điểm lưu ý tổ chức công việc lập trình 59 5.3 Mua sản phẩm 61 5.3.1 Tài liệu gọi thầu: 61 5.3.2 Nhận hồ sơ dự thầu: 61 5.3.3 Đánh giá, thẩm định hồ sơ dự thầu: 61 5.3.4 Đàm phán ký hợp đồng 62 5.3.5 Mua sản phẩm 63 5.3.6 Kiểm tra, chấp nhận: 63 5.3.7 Cài đặt tính hợp lệ hệ thống: 64 Câu hỏi 64 Chương Giai đoạn kiểm thử hệ thống 65 6.1 Nhập đề 65 6.2 Kế hoạch kiểm thử hệ thống 66 6.3 Tích hợp hệ thống 67 6.3.1 Thứ tự tích hợp phần mềm: 67 6.3.2 Quá trình tích hợp hệ thống (phần mềm) 69 6.3.3 Một vài giải pháp 70 6.3.4 Thứ tự tích hợp phần cứng 70 6.3.5 Thứ tự tích hợp hệ thống (phần cứng + phần mềm) 70 6.4 Kiểm thử hồi qui 71 6.5 Dữ liệu kiểm thử 72 6.6 Tổ chức trình kiểm thử 72 6.7 Lưu giữ kết kiểm thử 72 6.8 Kiểm thử lần cuối 73 6.9 Các công cụ kiểm thử hệ thống 74 6.9.1 Hệ quản lý mã (Code Management System CMS) 74 6.9.2 Hệ quản lý kiểm thử (Test Manager) 75 6.9.3 Hệ phân tích mã nguồn (Source Code Analyzer) 75 6.9.4 Hệ phân tích bao quát hiệu (Performance Coverage Analyzer) 75 6.9.5 Hệ quản lý Mođun (Module Management System) 75 Câu hỏi 76 Chương Giai đoạn kiểm thử chấp nhận 77 7.1 Nhập đề 77 7.2 Người chấp nhận sản phẩm 78 7.3 Vai trò quản lý dự án giai đoạn kiểm thử chấp nhận 78 7.4 Danh sách bước kiểm tra chấp nhận 78 7.5 Chạy kiểm thử chấp nhận 79 7.6 Kết luận giai đoạn chấp nhận 80 Câu hỏi 80 Chương Giai đoạn vận hành khai thác hệ thống 82 8.1 Nhập đề 83 8.2 Dịch vụ bảo hành 83 8.3 Chào hàng bán sản phẩm, thực dự án tiếp 84 8.4 Bảo trì hệ thống 84 8.5 Hợp đồng đánh giá sau kết thúc dự án 84 8.6 Danh sách công việc giai đoạn vận hành 85 8.7 Kết thúc vận hành 85 Câu hỏi 85 Lời kết phần tài liệu 86 Phần - Các kĩ quản lý dự án 87 Chương ước lượng 87 9.1 Giới thiệu 87 9.2 Kỹ thuật ước lượng 87 9.3 Ước lượng giai đoạn phân tích 95 9.4 Tỉ số 99 9.5 Qui tắc ước lượng theo kinh nghiệm DEC (và công ty lớn khác) 100 9.6 Tiến trình ước lượng 101 9.7 Kết luận ước lượng 103 Câu hỏi 103 Chương 10 Lập lịch 104 10.1 Giới thiệu 104 10.2 Sơ đồ PERT 104 10.3 Cấp phát tài nguyên 109 10.4 Ràng buộc ba 112 10.5 Lịch biểu hay sơ đồ Gantt 115 10.6 Tập trung vào đường găng 117 Câu hỏi 119 Chương 11 Quản lý rủi ro 120 Bước 1: Dự đoán rủi ro 120 Bước Khử bỏ rủi ro nơi 124 Bước 3: Giảm bớt tác động rủi ro lập kế hoạch định giá cho việc bất ngờ 124 Bước Kiểm soát có điều trục trặc 125 Câu hỏi 125 Chương 12 Kiểm soát dự án 126 12.1 Giám sát dự án 126 12.2 Phát giải vấn đề 128 12.3 Kiểm soát thông qua họp định kỳ, họp tổng quan kỹ thuật báo cáo134 Các họp định kỳ 134 Câu hỏi 140 Chương 13 Nhân dự án 141 13.1 Tổ chức dự án 141 13.2 Vai trò GĐ dự án 144 13.3 Vai trò PGĐ kỹ thuật 146 13.4 Vấn đề kiêm nhiệm 147 13.5 Vai trò cán lập trình 148 13.6 Vấn đề uỷ nhiệm 149 13.7 Vai trò Trường phòng chuyên môn 150 13.8 Vai trò phía khách hàng 150 13.9 Tuyển chọn nhân dự án 151 13.10 Tính cách người làm quản lý dự án 152 13.11 Giao việc cho cá nhân 153 13.12 Động thúc đẩy 153 Câu hỏi 155 Chương 14 Đánh giá tài hiệu dự án 156 14.1 Mở đầu 156 14.2 Xác định chi phí dự án 156 14.3 Các phương pháp so sánh phương án 157 14.3.1 Phân tích điểm hoà vốn 157 14.3.2 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản 158 14.3.3 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu: 159 14.4 So sánh theo tiêu chất lượng 159 Câu hỏi 159 Phần III Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án 160 Chương 15 Giới thiệu phần mềm Microsoft Project 160 15.1 Quản lý dự án Microsoft Project 160 15.2 Tạo lập tổ chức lịch biểu 161 15.3 Lập lịch cho nhiệm vụ 164 15.4 Thêm thông tin nhân lực phương tiện vào dự án 165 15.5 Gán chi phí cho nhiệm vụ tài nguyên 167 15.6 Đánh giá vào điều chỉnh lịch biểu 168 15.7 In ấn báo cáo 170 NHẬP ĐỀ Khái niệm chung dự án Dự án hoạt động tạo - cách có phương pháp định tiến, với phương tiện nguồn lực cho - sản phẩm thực tế Theo cách hiểu này, dự án phải có tính cụ thể mục tiêu xác định, nhằm đáp ứng nhu cầu chuyên biệt (của người dùng) Dự án nghiên cứu trừu tượng mà phải cấu trúc nên thực tế chưa tồn trước Mặc dù việc nghiên cứu, thử nghiệm phát triển phần định dự án, đóng vai trò hỗ trợ trình thực mục tiêu cuối dự án mà Do cần phân biệt rõ khác dự án đề tài nghiên cứu triển khai mà quan, đơn vị nghiên cứu thường làm Dự án Công nghệ thông tin Để góp phần thực mục tiêu “Xây dựng móng bước đầu vững cho kết cấu hạ tầng thông tin xã hội có khả đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý nhà nước hoạt động kinh tế xã hội, đồng thời tích cực xây dựng ngành công nghiệp công nghệ thông tin (CNTT) thành ngành công nghiệp mũi nhọn đất nước (Nghị 49/CP ngày 4/8/1996), nhiều dự án CNTT đẫ phát triển Các dự án CNTT tập trung chủ yếu vào nội dung sau: - ứng dụng CNTT hoạt động quản lý nghiệp vụ, trọng tâm Tin học hoá phục vụ điều hành quản lý Nhà nước; Xây dựng hệ thống Cơ sở liệu (CSDL) quốc gia chuyên ngành; Phát triển tiềm lực sở hạ tầng CNTT Nội dung dự án xoay quanh vấn đề phần cứng, phần mềm, tích hợp phần cứng/ phần mềm người Cụ thể hơn, công việc liên quan đến chọn mua hoặc/và phân tích, thiết kế, xây dựng tích hợp hệ thống máy móc, tổ chức thông tin, xây dựng ứng dụng, đảm bảo trao đổi giữ hệ thống đào tạo người sử dụng vận hành Cần xác định rõ thân dự án CNTT tạo công cụ dịch vụ kỹ thuật để hỗ trợ hiệu cho hoạt động nhà lãnh đạo, nhà quản lý đông đảo người dùng xã hội, thay bao quát hết vấn đề nghiệp vụ nơi, chỗ Do vậy, để đưa CNTT vào ứng dụng thực hoạt động nhà nước, đòi hỏi quan phải có hoạt động khác, thực đồng bộ, để hoàn thiện cấu tổ chức, hợp lý hoá hệ thống thông tin liệu, lựa chọn động viên nguồn vốn, hợp lý hoá hệ thống thông tin liệu, lựa chọn động viên nguồn vốn để phát triển hoạt động nghiệp vụ Từ đây, khái niệm dự án giáo trình hiểu dự án CNTT, với tuân thủ khái niệm, định nghĩa chung dự án, với nội dung đặc thù CNTT nêu Đặc trưng dự án 3.1 Mục tiêu dự án Mọi dự án bắt đầu có vấn đề đặt thực tế Kèm theo phải yêu cầu cần giải Mục tiêu dự án giải vấn đề Các mục tiêu dự án thiết phải viết cách rõ ràng từ đầu, không khó hoàn thành Từ mục tiêu chung việc phát triển CNTT nêu trên, dự án CNTT cần phải cụ thể hoá mục tiêu mặt định tính định lượng Trên thực tế nay, điều không đơn giản muốn có mục tiêu cụ thể, phải xác định yêu cầu thật cụ thể Trong đó, có lẽ ứng dụng CNTT công việc tương đối mẻ nước ta, nên nhiều người dùng khó nêu rõ yêu cầu mình, mục tiêu nêu lên chung chung Điều ảnh hưởng không tới thành bại dự án mà phân tích kỹ sau 3.2 Thời gian dự án Đối với dự án phải xác định thời hạn tối đa phải hoàn thành, cụ thể phải có thời điểm bắt đầu thời điểm kết thúc Thời điểm bắt đầu vấn đề giải đặt Thời điểm kết thúc hạn cuối mà dự án phải hoàn thành Thời điểm phải xác định rõ ràng, không dự án không kết thúc Trong thực tế, dự án gặp phải yêu cầu thay đổi gần giai đoạn cuối Nếu thay đổi coi phần dự án, dự án khó mà hoàn thành hạn Vì phải rõ ràng thời điểm kết thúc, đưa yêu cầu thay đổi vào dự án Các dự án CNTT nằm khuôn khổ tổng thể việc phát triển CNTT thường dự án trung hạn, kéo dài vài ba năm Tuy nhiên, để thực bước, ta phân dự án thành dự án nhỏ hoàn thành thời gian từ vai ba tháng đến năm để đáp ứng mục tiêu cụ thể mục tiêu chung dự án lớn 3.3 Kinh phí dự án Tương tự trên, dự án phải xác định kinh phí tối đa, hay nói khác khoản tiền tối đa mà dự án sử dụng Mỗi dự án phát triển CNTT phải xác định tổng dự toán kinh phí cho toàn trình thực hiện, phân bổ theo năm thực Cho đến nay, với dự án CNTT lấy kinh phí từ ngân sách Nhà nước cuối năm có việc xem xét lại kết qủa đạt sở dự trù kế hoạch tài cho năm sau Tuy nhiên, để đạt hiệu cao, đồng tạo thay đổi hoạt động quản lý, kinh tế xã hội, dự án ứng dụng CNTT Bộ ngành địa phương thường đòi hỏi đầu tư lớn mà ngân sách Nhà nước khó đáp ứng cân đối hoàn toàn Do vậy, dự án xác định nguồn vốn khác huy động để đảm bảo kinh phí cần thiết thực dự án 3.4 Nguồn nhân lực Là tất người tham gia vào dự án Mỗi dự án phải xác định danh sách người tham gia, từ mức quản lý dự án đến người thực hiện, triển khai Nhân lực huy động từ bên bên đơn vị, tuỳ theo nội dung công việc dự án Các dự án ứng dụng CNTT thường đòi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ chuyên gia nghiệp vụ chuyên gia tin học Trong tình hình triển khai dự án Tin học hoá quản lý nhà nước năm nay, lực lượng cán tin học đơn vị sở thiếu, nên phối hợp với chuyên gia bên cần thiết 3.5 Kết chuyển giao dự án Là kết dự án hay nói khác sản phẩm cuối dự án Mục tiêu dự án thông thường giải vấn đề việc tạo kết Các kết mục tiêu thiết phải viết rõ ràng, không mục đích dự án không đạt được; tạo kết sai khác không hài lòng Phân loại dự án Dự án thực tế đa dạng, phân loại theo nhiều cách khác nhau: 4.1 Theo tầm cỡ dự án: • Dự án lớn: đặc trưng tổng kinh phí huy động lớn, số lượng bên tham gia đông, thời gian dàn trải, qui mô rộng lớn Chúng đòi hỏi phải thiết lập cấu trúc tổ chức riêng biệt, với mức phân cấp trách nhiệm khác nhau, đề quy chế hoạt động phương pháp kiểm tra chặt chẽ Người quản lý dự án khó sâu vào chi tiết trình thực Nhiệm vụ chủ yếu họ là, mặt thiết lập hệ thống quản lý tổ chức, phân chia dự án thành dự án phận phối kết dự án phận đó, cho phép mức thực tốt trách nhiệm mình; mặt khác đảm nhận mối quan hệ dự án với bên Việc xây dựng hệ thống tin học lớn ví dụ Dự án Tin học hoá hoạt động điều hành quản lý nhà nước Bộ ngành địa phương (gọi tắt dự án THH) xem dứ án lớn nơi Người quản lý dự án phải nhà tổ chức tốt, xác định rõ mục tiêu đặt ra, dự án nhánh cần phải thực theo dõi phối hợp, thúc đẩy trình thực toàn dự án Vai trò địa phương cấp UBND tỉnh, thành • Dự án trung bình nhỏ: không dòi hỏi kinh phí nhiều, thời gian ấn định ngắn, không phức tạp Ví dụ, viết tài liệu nghiên cứu khả thi hay lập trình cho modul đơn coi dự án nhỏ; việc tin học hoá điều hành quản lý VP UBND dự án mức trung bình Người chủ dự án thường kiêm việc quản lý dự án (đối nội) lẫn việc quan hệ với chuyên gia bên Kinh nghiệm nước cho thấy dự án trung bình nhỏ dự án cỡ 15 người năm Đó dự án mà người làm năm, 15 người làm năm Dĩ nhiên, người tham gia việc quản lý dự án đỡ phức tạp • Về lý thuyết, quản lý dự án lớn hay nhỏ theo phương pháp luận Dự án lớn gọi chương trình; chương trình thường phân thành nhiều dự án nhỏ Trong trường hợp tồn nhiều mức quản lý dự án khác nhau, để phân biệt gọi người quản lý tên khác người quản lý chương trình, người quản lý dự án, người điều hành dự án, nhóm trưởng, Thậm chí, người tham gia vào dự án phải biết cách tổ chức quản lý công việc mà giao 4.2 Theo nội dung dự án: Dự án phát triển CNTT phân làm loại chính: • Dự án ứng dụng CNTT công tác quản lý hoạt động nghiệp vụ Ví dụ, dự án Tin học hoá hoạt động quản lý nhà nước Bộ ngành địa phương • Dự án xây dựng sở hạ tầng CNTT có xây dựng sở hạ tầng kỹ thuật dự án Mạng truyền thông liệu quốc gia; xây dựng sở hạ tầng thông tin dự án CSDL quốc gia; phát triển tiềm nhân lực dự án xây dựng khoa CNTT trường đại học nước • Các dự án nhằm thực nhiệm vụ phân công cho Bộ ngành phát triển Công nghiệp Công nghệ thông tin; đảm bảo đủ cán tin học cho đất nước Nội dung dự án bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, liên quan chặt chẽ, hỗ trợ lẫn Ví dụ hạng mục dự án THH văn phòng, xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, đào tạo phục vụ cho dự án 4.3 Theo số người thực dự án: Môt dự án thực người nhiều người Việc quản lý dự án khó khăn có từ hai người trở lên Nên sử dụng số người tối thiểu (và có thời hạn định cho họ) Như nêu trên, dự án CNTT có tầm cỡ khó người thực mà xong Do vấn đề quản lý dự án cách nghiêm túc cần thiết dễ dàng; đặc biệt vai trò phối hợp người quản lý mức dự án định cho thành bại toàn dự án 4.4 Nội hay bên Dự án nội dự án đơn vị tổ chức thực nhằm phục vụ cho yêu cầu tổ chức Dự án bên dự án thực để đáp ứng yêu cầu cho đơn vị nơi khác Ví dụ người ký hợp đồng thực dự án cho đơn vị Như vậy, dự án THH Văn phòng UBND tỉnh VP chủ trì thực dự án nội Văn phòng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Nhưng dự án mà Sở KHCN & MT chủ trì Sở lại dự án bên Thế quản lý dự án 5.1 Khái niệm quản lý dự án bao gồm: • Lập kế hoạch: - Định mục tiêu dự án: kết cuối cần đạt được, thời gian phải hoàn thành, tiêu chuẩn kỹ thuật Xác định phương tiện cần huy động (nhân lực, thông tin, thiết bị, ) tất cần tính vào kinh phí dự án Xác định cách thức tổ chức quản lý thực • Quản lý rủi ro Rủi ro điều xảy làm cho dự án phải kéo dài phí nhiều so với kế hoạch định Vấn đề lường trước vấn đề xảy để đề xuất biện pháp theo dõi hành động kịp thời tốt nhiều so với việc chờ chịu cách bị động • Quản lý nhân sự: Động viên người tham gia, kết phối hoạt động họ, tạo điều kiện khuyến khích họ làm việc tích cực hơn, hiệu 10 Chương 14 Đánh giá tài hiệu dự án 14.1 Mở đầu Khi dự định đầu tư thực dự án xây dựng hệ thống thông tin, ta cần cân nhắc xem có nên thực dự án hay không, trường hợp nên thực số nhiều phương án triển khai dự án nên chọn phương án Để trả lời câu hỏi này, mối quan tâm nhà đầu tư đo hiệu việc thực dự án mang lại định dựa việc so sánh hiệu Như điều quan trọng phải so sánh mối quan hệ chi phí dự án lợi ích dự án mang lại Song cần ý chi phí dự án tính tiền hiệu dự án CNTT mang lại khó đo tiền Để khắc phục khó khăn này, so sánh phương án thực dự án dụng phương pháp hai bước: Đầu tiên dùng đánh giá tài so sánh chi phí dự án Trong số phương án đánh giá tốt bước 1, so sánh tiếp số tiêu chất lượng tiền để chọn phương án thích hợp 14.2 Xác định chi phí dự án Chi phí xây dựng hệ thống thông tin thường bao gồm loại chi phí sau đây: • Chi phí xây dựng hệ thống: Đây chi phí thời gian phát triển hệ thống bao gồm chi phí: - Mua trang thiết bị phần cứng Mua phần mềm Công phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra, cài đặt Chuẩn bị chỗ đặt máy Huấn luyện Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống Chi phí xây dựng hệ thống tập chung chi vài năm đầu 156 • Chi phí tác nghiệp: Sau hệ thống xây dựng vào hoạt động, chi phí tác nghiệp chi phí phục vụ cho hoạt động hàng ngày hệ thống bao gồm: • Thuê phần cứng phần mềm Hợp đồng bảo dưỡng phần cứng phần mềm Chi phí cho nhân lực hàng ngày: vào liệu, quản lý mạng, Thuê chỗ đặt máy tính Các chi phí gián tiếp khác Các chi phí tác nghiệp chi phí gián tiếp xuất hệ thống bắt đầu vào hoạt động Trong trường hợp dự án đem lại lợi ích đo tiền, lợi ích tính chi phí với dấu âm tính gộp tổng chi phí Như phương án ta có bảng chi phí tính theo năm 14.3 Các phương pháp so sánh phương án Như nói phần mở đầu, Các lợi ích dự án xây dựng hệ thống thông tin mang lại tiền,do để đánh giá tài dự án, ta tìm cách so sánh chi phí dự án ta giả định có hệ thống cũ hoạt động, hệ thống suy thoái phí cho hoạt động hệ thống hàng năm tăng dần Hệ thống đem so sánh với hệ thống cũ bao gồm chi phí xây dựng, chi phí tác nghiệp chi phí gián tiếp 14.3.1 Phân tích điểm hoà vốn Phân tích điểm hoà vốn dạng đơn giản so sánh chi phí Điểm hoà vốn điểm hai đường chi phí hệ thống hệ thống cũ cắt Điều có nghĩa thời điểm trở đi, chi phí cho hệ thống chi phí cho hệ thống cũ, ta sử dụng hệ thống ta bắt đầu tiết kiệm kinh phí Chi phí Chi phí xây dựng Điểm hoà vốn Chi phí tác nghiệp Năm Hình 14.1 - Đánh giá tài 157 14.3.2 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản Để so sánh hai hệ thống cũ theo phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản, ta lập bảng so sánh chi phí sau: Chi phí hệ thống Hệ thống cũ Hệ thống - Chi phí xây dựng - Tác nghiệp (ht cũ) - Tác nghiệp (ht mới) Năm thứ Năm thứ a1 a2 b1 a1 Tổng chi phí hệ thống b1+a1 Chênh lệch chi phí d1=b1 (Chi phí hệ thống cũ-chi phí hệ thống Chênh lệch chi phí gộp e1=d1 b2 a2/2 c2/2 b2+(a2+c2)/ d2=a/2-b2c2/2 e2=d1+d2 Năm thứ a3 Năm thứ k ak c3 ck c3 ck d3=a3c3 dk=ak-ck e3=d1+ d2+d3 Ek= d1+ +dk Chênh lệch chi phí gộp lại năm tính cách tính tổng chênh lệch chi phí từ năm thứ tới năm Trong bảng có số giả thiết sau: • Thời gian cần thiết để xây dựng hệ thống la 1,5 năm Trong thời gian hệ thống cũ phải hoạt động , chi phí xây dựng hệ thống mới, 1,5 năm phải cộng chi phí vận hành hệ thống cũ chi phí năm thứ hai tính nửa năm • Bắt đầu từ năm thứ hai, hệ thống đưa vào khai thác, hệ thống cũ không làm việc ta bắt đầu phí cho vận hành hệ thống Khi thời hạn thu hồi vốn giản đơn tính theo công thức: Thời hạn thu hồi vốn giản đơn = Năm cuối chênh lệch chi phí gộp âm + Chênh lệch chi phí gộp năm âm cuối + Trị tuyệt đối chênh lệch gộp năm âm cuối cộng với năm dương Nếu gọi số năm mà e0 e Thời hạn thu hồi vốn giản đơn = i + -e+e 158 14.3.3 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu: Về bản, phương pháp tính thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu giống phương pháp tính thời hạn thu hồi vốn đơn giản, điều khác năm có tính triết khấu theo mức lãi suất thị trường vốn Cách tính phức tạp hơn, song xác có ý đến giá trị tiền tệ theo thời gian 14.4 So sánh theo tiêu chất lượng Sau dùng đánh giá tài để so sánh chi phí phương án thực dự án, ta chọn hai, ba phương án tốt Tiếp theo ta sử dụng vài tiêu chất lượng để tiếp tục so sánh chọn phương án tốt Các tiêu chất lượng là: - Tăng độ xác thông tin (giảm sai sót) - Giảm thời gian sửa sai - Cung cấp thông tin tốt hơn, nhanh - Tăng mức độ an toàn hệ thống - Tăng khả cập nhật thông tin - Tăng hiệu sử dụng người dùng - Câu hỏi Các suy nghĩ bạn khả ứng dụng phương phân tích tài vào dự án tin học hoá quan bạn? 159 Phần III Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Phần mềm hỗ trợ cho việc quản ý dự án có nhiều, từ đơn giản bảng tính, soạn thảo văn đến phần mềm đặc trưng hỗ trợ cho công việc liên qua đến quản lý dự án lập lịch, theo dõi, lưu trữ thông tin Trong phần này, tập trung giới thiệu chức MicroSofft Prọectmột công cụ phần mềm hỗ trợ cho việc phân chỉa công việc, lập lịch, theo dõi tiến độ, điều phối nhân lực Chương 15 Giới thiệu phần mềm Microsoft Project 15.1 Quản lý dự án Microsoft Project Microsoft Project giúp lập kế hoạch, quản lý trao đổi thông tin dự án bạn cách hiệu cách dụng sức mạnh cách lập lịch theo phương pháp đường găng dễ dàng môi trường đồ hoạ Với Microsoft Project, bạn có mềm doẻ kiểm soát cần thiết để tạo lập tổ chức dự án họ Bạn dùng đặc tính đặt thông số riêng Microsoft Project để đáp ứng yêu cầu đặc trưng theo dõi xác thông tin bạn muốn Với khả lập báo cáo đổi Microsoft Project, bạn trao đổi thông tin cách dễ dàng cách tạo, sửa đổi in ấn cáo báo cáo chất lượng cao Thêm vào đó, bạn truyền liệu dễ dàng Microsoft Project chương trình ứng dụng khác, bao gồm Microsoft Excel Microsoft Word 160 Tài liệu nhằm phục vụ cho cán tham gia công tác quản lý dự án muốn tăng hiệu công việc cách sử dụng thành CNTT, cụ thể phần mềm Microsoft Project Tài liệu đề cập đến chức MP Các chức nâng cao tìm thấy tài liệu MP phiên tiếng Anh,, ví dụ user’guide for Microsoft Project for Windows 95 Windows 3.1 Yêu cầu đồi hỏi người dùng sử dụng thành thạo chức Windows 95 hay windows 3.1 Cụ thể thao tác sử dụng bàn phím chuột, thao tác thực lệnh chương trình Windows, thao tác chọn Font, Size chức in ấn, Cách học tốt người sử dụng ngồi trước hình thực thao tác MP theo hướng dẫn tài liệu Trước hết phải biết cách khởi động hệ MP: Khởi động MP Khởi động MP từ windows 95 • Bấm chuột vào phím Start sau trỏ vào MP Khởi động MP từ Windows 3.1 • Bấm đúp chuột vào MP icon Khi biểu tượng ban đầu MP hình khoảng vài giây, sau hình thứ MP Bây bạn bắt đầu làm việc với MP 15.2 Tạo lập tổ chức lịch biểu Một lịch biểu dự án bao gồm danh sách nhiệm vụ hay hoạt động bạn cần làm, khoảng thời gian thực nhiệm vụ MP sử dụng nhiệm vụ, thời gian tiếp diễn, thông tin khác ngày tháng hạn định để lập nên lịch biểu cho bạn mô hình thực tế dự án mà bạn quản lý Tạo lịch biểu Bước việc tạo lịch biểu mở tệp gán ngày bắt đầu, ngày kết thúc dự án Hiệu lập lịch dự án từ ngày MP xác định ngày cuối dựa thông tin đưa vào Nếu ngày đầu tiên, ngày tự động coi ngày dự án Cách đưa vào ngày ngày cuối dự án Chọn new từ thực đơn File Gõ vào máy ngày ngày cuối dự án Chọn phím OK Nhập nhiệm vụ Một dự án thông thường bao gồm dãy nhiệm vụ có liên quan, khối tạo thành lịch biểu bạn Người quản lý dự án phải thực Phân rã cấu trúc công việc để xác định nhiệm vụ dự án cần thực nhằm đạt 161 mục tiêu dự án Một nhiệm vụ có thông tin liên quan độ dài thời gian thực hiện, ngày bắt đầu ngày kết thúc, tài nguyên, chi phí Khi thêm nhiệm vụ vào lịch biểu, MP gán độ dài ngầm định (1d) Cách đưa nhiệm vụ vào sơ đồ Grantt Chuyển nhiệm vụ thành cột mốc Cột mốc nhiệm vụ với độ dài không sử dụng để xác định kiện đặc biệt lịch biểu bạn Khi đưa độ dài không cho nhiệm vụ MP ký hiệu cột mốc lên sơ đồ cột Grantt ngày Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Grantt Trong trường hợp Duration nhiệm vụ ta muốn thay đổi, gõ vào 0d Bấm vào phím nhập hay gõ Enter Đưa vào nhiệm vụ lặp lại Một nhiệm vụ lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm Bạn đặt thời gian lặp lại hay số lần lặp lại Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Gantt Chọn dòng bạn muốn chèn vào nhiệm vụ lặp lại Từ thực đơn Insert chọn Insert Recurring task Từ hộp name gõ vào tên nhiệm vụ Trong hộp Duration gõ vào độ dài xuất đơn nhiệm vụ Tại This Occur, chọn khoảng thời gian mà nhiệm vụ xuất Tại Daily, Weekly xác định tần số nhiệm vụ Tại length, gõ vào ngày bắt đầu hộp From gõ vào ngày kết thúc hộp To hay số lần nhiệm vụ lặp lại hộp For Occurences Chọn phím OK Thay đổi độ dài nhiệm vụ Bạn thay đổi thời gian thực nhiệm vụ cho với thực tế Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Trong trường hợp Duration nhiệm vụ ta muốn thay đổi đọ dài, gõ vào độ dài bạn muốn Bấm vào phím nhập hay gõ Enter Xoá bỏ nhiệm vụ Có thể xoá bỏ hay số nhiệm vụ không cần thiết cách dễ dàng Nếu bạn muốn xoá nhiệm vụ tổng hợp, nhiệm vụ nhiệm vụ bị xoá theo Bạn lấy lại nhiệm vụ vừa xoá cách ấn phím Undo công cụ chuẩn Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ bạn muốn xoá bỏ Thực đơn Edit, chọn Delete Task 162 Hạ mức tăng mức nhiệm vụ Bạn tổ chức nhiệm vụ lịch biểu bạn thành nhiệm vụ tổng hợp nhiệm vụ cách hạ mức tăng mức nhiệm vụ Ngầm định, nhiệm vụ tổng kết in đậm sơ đồ Gantt Hạ mức nhiệm vụ Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ bạn muốn hạ mức Từ thực đơn Tools, chọn Outlining sau chọn Indent Lên mức nhiệm vụ Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ bạn muốn đưa lên mức Từ thực đơn Tools, chọn Outlining sau chọn Indent Sắp xếp lại nhiệm vụ lịch biểu Bạn xếp di chuyển nhiệm vụ để chỉnh lại lịch biểu bạn Khi xếp lại lịch biểu định hình, mối quan hệ nhiệm vụ tổng kết nhiệm vụ bảo toàn Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn Tools, chọn Sort sau chọn tên trường Gấp lại mở lịch biểu định hình Bằng việc gấp lại mở ra, bạn giấu hay nhiệm vụ nhiệm vụ tổng kết Ví dụ, bạn nhiệm vụ mức cùng, sau in để làm báo cáo tổng kết cho dự án bạn Bạn gấp mở phần riêng sơ đồ, rõ hay giấu nhiệm vụ hay nhóm nhiệm vụ mà bạn muốn Bạn gấp hay mở nhiệm vụ tổng hợp cách dễ dàng cách bấm đúp chuột vào nhiệm vụ Gấp lại Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn phần lịch biểu bạn muốn gấp lại Từ thực đơn Tool, chọn Outlining sau chọn Hide Subtask Mở Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ tổng kết bạn muốn mở Từ thực đơn Tool, chọn Ontlining sau chọn Show Subtask Thay đổi ngày làm việc Bạn thay đổi ngày làm việc để lịch thời gian dự án phản ánh thực tế xác Từ thực đơn Tools, chọn Change Working Time Chọn ngày lịch Tại Make Dates, chọn phím tuỳ chọn 163 Nếu bạn chọn tuỳ chọn Working bước thứ 3, Working Time cần gõ vào thời gian bắt đầu kết thúc làm việc Chọn phím OK 15.3 Lập lịch cho nhiệm vụ Có bốn mối quan hệ nhiệm vụ định nghĩa MP Bạn nối nhiệm vụ dự án bạn để phản ánh xác cách thức mà dự án bạn tiến hành Có hai khái niệm sau cần ý: • Một nhiệm vụ cần bắt đầu hay kết thúc trước nhiệm vụ khác bắt đầu gọi nhiệm vụ Predecessor • Một nhiệm vụ phụ thuộc vào bắt đầu hay kết thúc nhiệm vụ diễn trước gọi nhiệm vụ Succesor Các mối quan hệ nhiệm vụ Finish to Start (FS) Một nhiệm vụ bắt đầu nhiệm vụ tiềm nhiệm kết thúc Start to Start (SS) Một nhiệm vụ bắt đầu nhiệm vụ tiếm nhiệm bắt đầu Finish to Finish Một nhiệm vụ kết thúc nhiêm vụ tiềm nhiệm kết thúc (FF) Start to Finish (SF) Một nhiệm vụ kết thúc nhiệm vụ tiềm nhiệm bắt đầu Mối quan hệ nhiệm vụ thường sử dụng lịch biểu dự án Finish to Start (FS)-một nhiệm vụ bắt đầu nhiệm vụ tiềm nhiệm kết thúc Bạn nối nhiệm vụ tổng hợp nhiệm vụ Tạo lập quan hệ nhiệm vụ Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Trong bảng Gantt, chọn hai nhiệm vụ hay nhiều mà bạn muốn nối Trong thực đơn Edit chọn LinkTask Loại bỏ quan hệ nhiệm vụ Trong bảng Gantt, chọn nhiệm vụ bạn muốn nối Trong thực đơn Edit, chọn UnLinkTask Thay đổi kiểu quan hệ nhiệm vụ MP cung cấp dạng uan hệ nhiệm vụ dự án để bạn mô hình hoá dự án bạn cách thực tế Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Bấm chuột đúp vào đường kết nối nhiệm vụ mà bạn muốn thay đổi Trong hộp Type, chọn kiểu quan hệ nhiệm vụ bạn muốn Chọn phím OK 164 Tiến hành song song hay trì hoãn nhiệm vụ Bạn tiến hành nhiệm vụ sau nhiệm vụ bắt đầu trước nhiệm vụ kết thúc Hay bạn trì hoãn bắt đầu nhiệm vụ kế nhiệm sau kết thúc nhiệm vụ tiềm nhiệm Các mối quan hệ tạo bở dùng Lead Lag time • dùng Lead Time để lập lịch thực chồng hai nhiệm vụ cho nhiệm vụ bắt đầu trước nhiệm vụ tiền nhiệm kết thúc • Dùng Lag Time để trì hoản khởi đầu nhiệm vụ kế nhiệm Thêm Lead hay Lag time Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ mà bạn muốn, sau chọn Task Information thực đơn Insert Chọn Predecessor Trong trường hợp Lag, gõ Lead hay Lag time bạn muốn, khoảng thời gian hay phần trăm độ dài nhiệm vụ tiền nhiệm Ví dụ: 1FS-50%: bắt đầu nhiệm vụ sau nhiệm vụ kết thúc nửa 1SS+1d: Bắt đầu nhiệm vụ sau nhiệm vụ bắt đầu ngày 1,2 FF-2d: bắt đầu nhiệm vụ nhiệm vụ kết thúc hoàn thành nhiệm vụ ngày trước kết thúc nhiệm vụ Chọn phím OK Lập lịch nhiệm vụ để bắt đầu hay kết thúc liên quan đến ngày cụ thể Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Chọn nhiệm vụ bạn muốn, sau chọn Task Information thực đơn Insert Chọn Advanced tab Trong Constrain Task chọn kiểu ràng buộc từ danh sách Nếu bạn chọn ràng buộc khác As Late As Possible hay As soon As Possible, đưa vào ngày hộp Date Chọn phím OK 15.4 Thêm thông tin nhân lực phương tiện vào dự án Với MP, bạn gán tài nguyên vào nhiệm vụ dự án bạn sau sử dụng công cụ MP để quản lý tài nguyên Tạo danh sách tài nguyên dự án Để tiết kiệm thời gian sau, bạn tạo danh sách tài nguyên dự án Danh sách tài nguyên dự án bao gồm: • Tên nguồn tài nguyên • Số lớn đơn vị tài nguyên trao đổi cho nguồn tài nguyên Từ thực đơn View, chọn Resource Sheet Từ thực đơn View, chọn Table sau chọn Entry Trong cột Resource Name, gõ tên tài nguyên vào trường trống 165 Nếu bạn muốn gán nhóm nguồn tài nguyên, gõ vào tên cột Group Nếu cần, Max.Unit, gõ số đơn vị nguồn tài nguyên Thay đổi thông tin ngầm định trường lại cho thích hợp Lặp lại bước đến bước nguồn tài nguyên Gán bỏ tài nguyên Bằng cách gán tài nguyên cho nhiệm vụ bạn biết chắn có đủ tài nguyên để hoàn thành nhiệm vụ dự án hay không Gán tài nguyên cho nhiệm vụ Từ thực đơn View chọn sơ đồ Gantt Trong bảng Gantt, chọn nhiệm vụ Chọn Resource Assignment Trong thực đơn Insert Trong cột Name, chọn nguồn tài nguyên bạn muốn gán cho nhiệm vụ Chọn phím Assign Chọn phím Close Bỏ tài nguyên từ nhiệm vụ Trong bảng Gantt chịn nhiệm vụ Chọn Resource Assignment Trong thực đơn Insert Chọn nguồn tài nguyên bạn muốn loại bỏ Chọn phím Remove Chọn phím Close Kiểm soát thời điểm tài nguyên bắt đầu tham gia vào nhiệm vụ Với MP bạn gán thời điểm tài nguyên bắt đầu tham gia vào nhiệm vụ Ví dụ bạn xếp xen kẽ nguồn tài nguyên làm việc nhiệm vụ cách làm chậm thời điểm bắt đầu hay số tài nguyên Kiểm soát tài nguyên làm việc nhiệm vụ Từ thực đơn View chọn sơ đồ Gantt Trong thực đơn Windows chọn Split Trong Gantt chọn nhiệm vụ mà bạn muốn tài nguyên bắt đầu muộn Chọn Task Form kính bên Trong thực đơn Format, chọn Details sau chọn Resource Schedule Nếu không khoảng thời gian cho tài nguyên trường Work, gõ vào khoảng thời gian làm việc vào trường này, sau gõ Enter Trong trường Delay tài nguyên này, gõ vào khoảng thời gian bạn muốn gõ bắt đầu khởi động nguốn tài nguyên Chọn phím OK Từ thực đơn Windows chọn Remove Split Đặt ngày nghỉ làm việc tài nguyên Ngầm định, lịch thời gian chuẩn dự án sử dụng tất tài nguyên Nếu tài nguyên đơn có lịch khác, ví dụ nghỉ hè, 166 vắng mặt hay bảo trì máy móc thường xuyên, bạn thay đổi lịch tài nguyên Từ thực đơn Menu, chọn Change Working Time Trong hộp Fox chọn tài nguyên mà bạn muốn thay đổi lịch Trong lịch chọn ngày bạn muốn thay đổi Có thể thay ngày đầu lịch Chọn phím tuỳ chọn Working, Nơnworking hay Default Để thay đổi làm việc gõ thời gian vào hộp From hay To Chọn phím OK Gán lịch cho tài nguyên Lịc thời gian dự án gán lịch làm việc chung cho tất tài nguyên dự án Bạn tạo lịch thời gian dự án để thể thời gian không làm việc, ví dụ ngày nghỉ công ty, tạo lịch thời gian sở để thông tin tài nguyên chia sẻ thay đổi lịch tài nguyên để thời gian nghỉ phép thời gian ốm Từ thực đơn Menu chọn Resource Sheet Chọn nguồn tài nguyên bạn muốn gán lịch Chọn Resource information từ thực đơn Menu Trong hộp Base Cal chọn lịch mà bạn muốn gán cho tài nguyên Chọn phím OK 15.5 Gán chi phí cho nhiệm vụ tài nguyên Đối với nhiều nhà quản lý dự án, chi phí yếu tố quan trọng việc lập lịch kiểm soát dự án Trong số trường hợp, thành công dự án đo cách xem xét chi phí cuối dự án có gần với chi phí dự trù hay không Bằng cách gán chi phí cho nhiệm vụ tài nguyên, bạn dùng MP để kiểm soát dòng tiền mặt bạn Bằng cách bạn trả lời câu hỏi liên quan đến chi phí thời điểm dự án bạn, ví dụ như: Chí phí tài nguyên cho nhiệm vụ cụ thể bao nhêu? Chi phí tài nguyên cho dự án? Phải chi phí để hoàn thành nhiệm vụ này? Tổng chi phí cho giai đoạn dự án? Chi phí dự án theo kế hoạch bao nhiêu? Gán chi phí cho tài nguyên Các chi phí tài nguyên tiền trả theo cho công nhân hay thiết bị cần để hoàn thành nhiệm vụ hay chi phí cố định theo sử dụng thiết bị Chi phí tài nguyên thường bao gồm chi phí chuẩn chi phí tài nguyên Khi tài nguyên với chi phí chuẩn hay gắn cho nhiệm vụ, nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian kế hoạch, chi phí tài nguyên nhiệm vụ tăng lên Ngoài chi phí sử dụng theo lần tính 167 Gán chi phí sử dụng cho tài nguyên Từ thực đơn View, chọn Resource Sheet Trong trường Std.Rat, Ovt.Rate hay Cost/Use dành cho tài nguyên, gõ vào chi phí sử dụng Bấm chuột vào phím Enter hay gõ Enter Gán chi phí cố định cho nhiệm vụ Khi ta biết xác vật liệu dụng cho nhiệm vụ không gán tài nguyên cho nhiệm vụ đó, nhập vào Chi phí cố định Từ thực đơn Menu chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn Menu, chọn Table sau chọn Cost Trong trường Fixed Cost nhiệm vụ đó, gõ vào chi phí Bấm chuột vào phím Enter hay gõ Enter Kiểm soát chi phí gia tăng Từ thực đơn Menu chọn Resource Sheet Chọn nguồn tài nguyên Chọn resource Information từ thực đơn Menu Trong hộp Accrue At, chọn phương pháp gia tăng Chọn phím OK Xem xét chi phí Trong MP bạn xem xét chi phí tài nguyên bạn muốn xem phải trả tiền cho công việc Bạn xem xét chi phí tổng thể dự án bạn muốn biết chi phí cho dự án có nằm khoảng khinh phí dự trù không Xem phần để có thông tin rõ chức 15.6 Đánh giá vào điều chỉnh lịch biểu Sau tạo lịch biểu, bạn đánh giá điều chỉnh lịch biểu cho hợp với mục tiêu bạn Tốt phân tích lịch biểu dự án tiến hành thay đổi trước tiến hành dự án Nhưng thâm chí sau dự án bắt đầu, bạn kiểm tra lại điều chỉnh cần thiết Một số vấn đề bạn đánh giá như: • Ngày kết thúc lịch biểu • Các nguồn tài nguyên thiết lập • Chi phí dự án tính quan lịch Đánh giá lịch biểu bạn theo cách khác giúp bạn xác định mối quan hệ nhiệm vụ, Slack Time, ràng buộc nhiệm vụ, nguồn tài nguyên cung cấp mức chi phí nhiệm vụ Kiểm tra mối quan hệ nhiệm vụ Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt 168 Bấm chuột Vào nhiệm vụ bảng Gantt mà bạn muốn xem mối quan hệ nhiệm vụ với nhiệm vụ tiếm nhiệm Trong hộp giao thoại Task Information, chọn Predecessor Trong cột Type thấy quan hệ nhiệm vụ Xác định đường găng MP tính toán thời gian kết thúc lịch biểu dự án dựa độ dài nhiệm vụ găng Đường găng xác định dãy nhiệm vụ then chốt liên tiếp lịch biểu bạn Để thay đổi ngày kết thúc dự án, nên tập trung vào điều chỉnh nhiệm vụ then chốt Từ thực đơn View chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn Format, chọn Text Style Trong hộp Item to Change, chọn Critical task Trong hộp Color, chọn mầu co tên nhiệm vụ then chốt Chọn phím OK Tìm Slack lịch biểu bạn Từ thực đơn View chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn View chịn Table sau chọn Schedule Kéo chia (divider bar) sang bên phải để xem cột Free Slack Total Slack Kiểm tra ràng buộc nhiệm vụ Sử dụng ràng buộc điều kiển ngày bắt đầu kết thúc nhiệm vụ quan trọng MP tự động gán ràng buộc sớm tốt bạn đưa vào nhiệm vụ Chỉ cần đặt ràng buộc khác cần thiết ví dụ khách hàng đói hỏi nhiệm cụ bắt đầu hay kết thúc ngày cụ thể Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn View chọn Table sau chọn More Tables Trong hộp Tables, chọn Constraint Dates Chọn phím Apply Kéo chia sang bên phải để xem cột Constraint Date Tìm chi phí nhiệm vụ Khi đánh giá lịch biểu dự án, bạn cần đánh giá tổng chi phí để bảo đảm kinh phí nằm khả tài bạn Nếu tổng chi phí lớn tiến có, bạn xem xét chi phí nhiệm vụ riêng biệt công chi phí cho nguồn tài nguyên để xem xét giảm giá thành không Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt Từ thực đơn View chọn Table sau chọn Cost Kiểm tra trường giá cố định tổng giá để xác định chi phí nhiệm vụ theo giá cố định chi phí nhiệm vụ cho nguốn tài nguyên 169 15.7 In ấn báo cáo Với MP, bạn in thông tin dự án cụ thể để đáp ứng nhu cầu trao đổi thông tin cho người hay nhóm người cụ thể Trong phần trình bày thao tác Các loại báo cáo nội dung Loại báo cáo Báo cáo tổng kết dự án Báo cáo nhiệm vụ mức Hiện sơ đồ Gantt bảng thực thể bỏ lọc nhiệm vụ tổng kết Báo cáo điểm mốc Báo cáo ngày làm việc Hiện sơ đồ Gantt, bảng thực thể lọc tất nhiệm vụ Lịch lọc tất nhiệm vụ Báo cáo sử dụng nhiệm vụ Nội dung Số lượng nhiệm vụ tài nguyên, chi phí dự án, tổng khối lượng công việc, ngày khởi đầu kết thúc dự án Danh sách nhiệm vụ tổng hợp mức cao nhất, ngày bắt đầu kết thúc chúng, phần trăm hoàn thành, chi phí công việc Danh sách giai đoạn dự án thời gian thực hiện, sơ đò cột Gantt thể nhiệm vụ tổng kết Danh sách nhiệm vụ điểm mốc xếp ngày khởi đầu Về thời gian làm việc không làm việc dự án Danh sách nhiệm vụ thời gian công việc, sơ đồ cột Gantt tả mối quan hệ iữa nhiệm vụ nguồn nguyên liên quan Các nhiệm vụ lập lịch khuôn dạng thời gian Danh sách nhiệm vụ tài nguyên gán khối lượng công việc gán cho tài nguyên tuần Sau số thao tác liên quan đến việc in ấn In View Chuyển đến View bạn muốn in Từ thức đơn Menu, chọn Print Chọn tuỳ chọn in mà bạn muốn Nếu muốn xem trước in, chọn phím Print Preview Trong hộp thoại print chọn phím OK hay Print In báo cáo Từ thực đơn View chọn Report Chọn kiểu báo cáo bạn muốn in Chọn phím Select Chọn báo cáo bạn muốn in Chọn phím Select Trong cử sổ trước chọn phím Print Chọn tuỳ chọn in mà bạn muốn Trọng hộp thoại Print chọn phím OK hay Print 170 [...]... của quản lý dự án Mục đích cuối cùng của việc quản lý dự án là nhằm đảm bảo cho dự án được thực hiện thành công Một dự án được đánh giá là thành công nếu như đáp ứng được 4 vấn đề cơ bản sau: • Sản phẩm cuối cùng của dự án thực sự đáp ứng các yêu cầu của người dùng, đảm bảo thời gian và kinh phí không vượt quá 10-20% dự tính ban đầu; • Người dùng hài lòng với quá trình thực hiện dự án, thực sự tham dự. .. góp phần công sức của mình trong các hoạt động của dự án Đặc biệt đối với các dự án ứng dụng CNTT, vai trò của những cán bộ nghiệp vụ trong việc xác định yêu cầu, phân tích quy trình, thông tin tại chính đơn vị của mình là rất quan trọng; • Các cấp quản lý phía trên của dự án (BCĐ CNTT, Bộ Tài chính ) được cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện dự án • Những người thực hiện dự án cũng phấn... luận và kỹ thuật quản lý dự án: Tất cả những vấn đề nêu trên cho thấy cần phải có thái độ hết sức nghiêm túc khi xây dựng và thực hiện một dự án, nhất là các dự án CNTT đòi hỏi có những đầu tư rất lớn của Nhà nước Do vậy việc quản lý dự án đòi hỏi phải có những phương pháp luận khoa học và những công cụ mạnh để hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và theo dõi dự án 11 5.4 Nguyên nhân khiến dự án thất bại: •... quản lý theo dõi dự án, tư liệu hóa ” Tài liệu, sản phẩm đầu ra và các điểm mốc: các tài liệu hoặc sản phẩm cần có sau mỗi giai đoạn Còn các thời điểm mốc (ghi trong ngoặc đơn) là để làm cơ sở xác định xem công việc hay giai đoạn xong 100% hay chưa Công sức quản lý dự án: Công sức của người quản lý dự án được thể hiện ở dòng đồ thị phía trên Ta thấy công việc của người quản lý dự án trong giai đoạn... hiện của dự án - và qua đó xác định thời gian cho toàn bộ dự án b3) Tính giá thành của cả dự án Giá thành của dự án bao gồm giá cố định (để mua bán các thiết bị) và giá công lao động Giá công lao động được ước tính cho mỗi công việc nhỏ trong 30 bảng phân chia công việc, bằng công sức (effort) nhân với giá tiền trung bình chi cho một công lao động; sau đó cộng tất cả lại thành ra tổng giá mà dự án phải... người quản lý dự án có thể viết kế hoạch ban đầu, với các nội dung chính như sau: 1 Giới thiệu về nhóm dự án: Mô tả chi tiết tổ chức của Ban (nhóm) dự án - (không cần nêu tên cụ thể) Hãy chỉ rõ quan hệ thông tin giữa các thành viên, ai báo cáo cho ai, ai trao đổi với ai v.v Nhóm thực hiện (nhóm trưởng, cán bộ kỹ thuật, ) Nguồn nhân lực được cung cấp từ nơi khác Ban quản lý dự án, Điều hành dự án Ban... • Văn bản hoá những sự thỏa thuận tham gia vào dự án của các thành viên (bao giờ, bao lâu ) Thoả thuận là lời hứa của một người rằng họ sẽ thực hiện một điều nào đó Chúng ta cần sự thoả thuận của những người mà ta cần, đặc biệt là từ: Những người trong ban quản lý dự án Trưởng ban quản lý dự án Người điều hành dự án Các thành viên trong Ban quản lý dự án Các nhân viên kỹ thuật Người lãnh đạo nhóm kỹ... 20 Nhân lực PM, KT Ngày công 10 Chi phí Công việc trước 3.7 4.1.1 Ban quản lý, điều hành dự án: quản lý các nhóm dự án, điều hành, động viên Chịu trách nhiệm đối với việc phối hợp, quan hệ bên ngoài, với lãnh đạo cấp trên và tích hợp chung Mục đích chính là làm sao cho dự án thành công (Kế hoạch, theo dõi, dán tiếp) • Nhóm trưởng kỹ thuật: chỉ giám sát các cán bộ kỹ thuật, cán bộ lập trình về các chi... Phần I - Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn Chương 1 Tổng quan về các giai đoạn của dự án CNTT 1.1 Một cách tiếp cận rõ ràng và tuần tự Để lập kế hoạch và kiểm soát dự án, cách tốt nhất là nên phân chia nội dung dự án thành các thành phần cấu thành nhỏ hơn, hoặc theo các công việc mà mọi người phải thực hiện để có thể quản lý được Quá trình xây dựng và thực hiện một dự án CNTT có thể phân ra... Đó là Những nơi quản lý dự án (gián tiếp) ở mức cao: Đó là BCĐ CNTT (của quốc gia và/hoặc bộ ngành, địa phương), Bộ (Sở) Tài chính, Bộ (Sở) Kế hoạch và Đầu tư Thực chất đó là những nơi quản lý dự án, nhưng ở mức cao hơn, có thính chất tổng hợp hơn, vì dự án cụ thể chỉ là một trong những dự án nằm trong một chương trình chung nào đó Để phân biệt, đôi khi có thể gọi đó là những nơi quản lý chương trình ... Khái niệm chung dự án Dự án Công nghệ thông tin Đặc trưng dự án Phân loại dự án Thế quản lý dự án 10 Các bên liên quan đến dự án 14... chưa Công sức quản lý dự án: Công sức người quản lý dự án thể dòng đồ thị phía Ta thấy công việc người quản lý dự án giai đoạn đầu nặng, giảm nhẹ lại trở nên nhiều gần tới lúc kết thúc dự án Công. .. hạng mục dự án THH văn phòng, xây dựng hệ thống thông tin, xây dựng mạng máy tính, đào tạo phục vụ cho dự án 4.3 Theo số người thực dự án: Môt dự án thực người nhiều người Việc quản lý dự án khó