Các giai đoạn quản lý dự án công nghệ thông tin

CHƯƠNG CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT I GIAI ĐOẠN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU Mục đích Mục đích giai đoạn có hiểu biết đầy đủ vấn đề, yêu cầu người dùng hình dung đầy đủ vấn đề dự án, ước lượng giá thành thời gian thực Các hoạt động – Tìm hiểu thấu đáo vấn đề người dùng cần thiết để giải vấn đề – Cần phải định có thực hay không thực dự án Ta cần phải biết dự án khả thi có nhiều hội để thành công • Nếu dự án thực được, cần phân tích đánh giá rủi ro xảy chi tiết hoá tất kết cần đạt được, với giá thành • Cũng từ giai đoạn này, ta phải bắt đầu hoạt động quản lý dự án, xem xét, báo cáo tư liệu hoá; tiếp tục tiến hành hoạt động kết thúc dự án Các tài liệu cần phải viết • Đề cương dự án: khởi đầu dự án, để đề đạt lên cấp xem xét ủng hộ cho thực hiện; • Nghiên cứu khả thi: để chứng minh dự án thực mặt kỹ thuật với chi phí chấp nhận so với lợi ích kinh tế mà đem lại; tài liệu phải nhà đầu tư thông qua; • Tài liệu yêu cầu: giúp cho nhóm dự án hiểu rõ yêu cầu người dùng sở đề giải pháp cụ thể thích hợp ước tính giá thành nó; (trong trường hợp cụ thể, tài liệu gọi thầu) Tài liệu phải người dùng thông qua; • Danh sách rủi ro: dự đoán trước trở ngại để chuẩn bị phương án đối phó; • Kế hoạch ban đầu: vạch bước chính, làm sở để ước lượng lập lịch cho dự án Kế hoạch đưa phải nhóm dự án thống nhất; • Đề xuất: giải pháp cho người dùng: ước lượng ban đầu giá thành thời hạn cho dự án Đối với dự án bên ngoài, tài liệu thức trình bày ý định nhóm dự án nhằm cung cấp dịch vụ mà ngươì dùng yêu cầu (tài liệu dự thầu) Điểm mốc cần thiết tài liệu chủ dự án chấp thuận chủ đầu tư định trúng thầu 4 Kết luận Các mốc giai đoạn xác định là: - Quyết định đầu tư hay không đầu tư cho dự án - Hoàn thành tài liệu yêu cầu người dùng thông qua - Lên kế hoạch ban đầu với trí thành viên nhóm dự án - Tài liệu đề xuất giải pháp chủ dự án thông qua để thực II GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH Mục tiêu – Nhằm xác định xác hệ thống thông tin dự định xây dựng “làm gì" cho người sử dụng, hoà nhập vào môi trường người sử dụng nào, nói cách khác, giai đoạn phải xác định yêu cầu, vấn đề đặt mà hệ thống thông tin phải đáp ứng – Mặc dù theo lý thuyết giai đoạn phân tích cần xác định xem hệ thống phải làm Tuy nhiên thực tế, kết thúc giai đoạn người quản lý dự án phải hình dung hệ thống thực chức nào? Các công việc phải thực 2.1 Công việc viết tài liệu xác định chức năng, hành vi hệ thống Tài liệu gọi tài liệu Đặc tả chức (Functional Specifications - FS) 2.2 Sau viết xong Đặc tả chức năng, có hiểu biết đầy đủ hệ thống thông tin cần phải xây dựng so với giai đoạn xác định, cần xem xét lại kế hoạch dự án ban đầu Trên sở xem lại viết Kế hoạch dự án cuối (Final Project Plan FPP) 2.3 Trong trường hợp dự án thực theo phương pháp hai bước kết thúc giai đoạn phân tích kết thúc bước 1, ta cần đề xuất đánh giá thực bước hai Đề xuất thể qua việc viết Tài liệu đề xuất phát triển (Development Proposal - DP) 2.4 Trong giai đoạn phân tích, ta thực phần công việc giai đoạn thiết kế Đó Thiết kế tổng thể (thiết kế mức tổng quát - Top level design - TLD) Như giai đoạn hình dung hệ thống thực chức Viết tài liệu "đặc tả chức năng” • Đặc tả chức tài liệu mô tả toàn hoạt động hệ thống, giao diện người sử dụng Trong tài liệu cần: – Mô tả chi tiết thông tin vào, thông tin ra, yêu cầu thực hiện, thủ tục, quy trình – Giải thích thay đổi môi trường người sử dụng đưa vào hệ thống – Mô tả tất sản phẩm chuyển giao bao gồm phần cứng, phần mềm, đào tạo, tài liệu, đảm bảo bảo hành Đặc tả chức tài liệu nói rõ "cái gì" hệ thống làm cho người sử dụng Tài liệu làm nghiêm túc, cẩn thận giúp cho chúng ta: - Hệ thống hoá ghi nhớ đầy đủ vấn đề, yêu cầu, đặt hệ thống, làm sở pháp lý để giải triển khai giai đoạn sau - Giải nhiều vấn đề phức tạp hệ thống trước thực thiết kế kỹ thuật lập trình, làm cho việc nghiên cứu liệu, chức xử lý mối quan hệ chúng rõ ràng mạch lạc - Tạo điều kiện thuận lợi để nhóm chuyên gia khác kế thừa thực hoàn thiện hệ thống giai đoạn 10 Kết luận Các mốc giai đoạn thiết kế là: – Tài liệu đặc tả thiết kế hoàn thành thông qua – Soạn thảo tài liệu Kế hoạch kiểm tra để chấp nhận – Đánh giá lại ước lượng 26 IV GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN Mục đích: Thiết kế chi tiết cài đặt, ráp nối thành phần, module hệ thống bao gồm phần cứng phần mềm Các công việc • Thiết kế chi tiết module lập trình • Chế tạo phần hệ thống • Dự toán tổ chức mua thiết bị phần cứng/phần mềm • Chỉnh sản phẩm cho phù hợp với yêu cầu thực tế • Kiểm thử phần module, phân hệ • Biên soạn tài liệu 27 Các tài liệu cần hoàn thành • Tài liệu thiết kế chi tiết thành phần hệ thống (Thông qua chuyên môn kỹ thuật) • Tài liệu dự toán/ kế hoạch mua trang thiết bị phần cứng/ phần mềm (Thông qua chuyên môn kỹ thuật) • Kế hoạch kiểm thử hệ thống (Thông qua chuyên môn kỹ thuật) • Biên kiểm thử thành phần (Thông qua chuyên môn kỹ thuật) • Kế hoạch sửa đổi thích nghi sản phẩm có/ mua để phù hợp với yêu cầu (Thông qua chuyên môn kỹ thuật người sử dụng) • Tài liệu người sử dụng (Người sử dụng thông qua sau) 28 Các họp • Rà soát thiết kế chi tiết module kế hoạch kiểm thử module, hệ thống • Rà soát tài liệu người sử dụng 29 V GIAI ĐOẠN KIỂM THỬ HỆ THỐNG Mục đích • Tích hợp tất phần hoạt động kiểm tra cặn kẽ tất phần, mođun theo chức ghi thiết kế bao gồm: phần cứng phần mềm Các công việc • Tích hợp kiểm thử phân hệ ứng với dự án • Tích hợp kiểm thử toàn hệ thống lớn Các tài liệu cần có • Kế hoạch tích hợp kiểm thử hệ thống lập giai đoạn thực theo thứ tự xây dựng phân hệ • Các liệu kiểm thử 30 Các tài liệu cần hoàn thành • Biên kiểm thử phần cứng • Biên bản, tài liệu lưu giữ kết kiểm thử phần mềm (thứ tự kiểm thử, phép thử liệu kiểm thử) • Sản phẩm sau kiểm thử toàn hệ thống làm việc tốt, gỡ lỗi xong • Trong giai đoạn này, quản lý dự án tuý từ khía cạnh kỹ thuật Các nhà quản lý cần phải đôn đốc cho phân hệ cài đặt tiến độ phối hợp nhịp nhàng Các họp: - Xem xét kết kiểm thử 31 Một vài kết luận • Người quản lý dự án phải trực tiếp soạn tiến độ kiểm thử hệ thống, lẽ ảnh hưởng tới thời điểm công bố hệ kiểm thử tích hợp hoàn toàn • Các điểm mốc quan trọng: - Đảm bảo phần hệ thống hoàn toàn lỗi làm việc ăn khớp với Người quản lý dự án ký duyệt khẳng định chuyện ổn thoả công bố hệ thống - Kế hoạch kiểm thử hệ thống phải cập nhật với kết kiểm thử Soạn kiểm thử tiến hành, lý lỗi chi phí hiệu chỉnh chúng Các thông tin đưa để “dọa” người sử dụng, mà dùng để đưa thống kê phục vụ cho việc ước lượng cách xác công sức kiểm thử cho dự án sau 32 - Kế hoạch kiểm thử chấp nhận phải nêu dự kiến trục trặc phát phải sửa - Xác định thời gian địa điểm kiểm thử chấp nhận với người sử dụng 33 VI GIAI ĐOẠN KIỂM THỬ CHẤP NHẬN Mục đích Các công việc giai đoạn để nhằm có xác nhận văn từ phía người sử dụng ê kíp dự án giao nộp sản phẩm giao kèo Các công việc - Trình diễn cho khách hàng, người sử dụng chức hệ thống - Ký nhận người sử dụng - Thực kiểm thử đưa kế hoạch kiểm thử chấp nhận xây dựng giai đoạn kiểm thử hệ thống 34 Các tài liệu cần hoàn thành • Biên xác nhận người sử dụng chức hệ thống chấp nhận đáp ứng yêu cầu đặt hợp đồng Các họp • Cuộc họp khách hàng, người sử dụng người quản lý dự án chức hệ 35 Một số ý: • Người đánh giá chấp nhận sản phẩm đóng vai trò quan trọng then chốt, lần trình diễn sản phẩm với người sử dụng để họ đánh giá xem đạt yêu cầu chưa Do vậy, tiêu chuẩn để mời tìm người tham gia đánh giá chấp nhận sản phẩm có đủ kinh nghiệm để thấy hệ thống có làm việc tốt hay không • Ngoài ra, người có đủ thẩm quyền để ký nhận hệ thống kết mong muốn ghi hợp đồng 36 • Vai trò quản lý dự án giai đoạn kiểm thử chấp nhận: Điều kiện dự trù Sắp xếp lịch trình, thời gian địa điểm để tiến hành kiểm thử chấp nhận Phải kiểm tra, đôn đốc đảm bảo hệ thống cài đặt ổn thoả địa điểm thời gian thích hợp • Các mốc quan trọng: – Kế hoạch kiểm thử chấp nhận hoàn tất – Các chuẩn bị (thời gian, địa điểm, thiết bị, phần mềm, người tham gia) chu đáo – Biên bàn giao 37 VII GIAI ĐOẠN VẬN HÀNH VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG Mục đích • Chuyển giao toàn hệ thống diện rộng cho tất mối cho người sử dụng • Khai thác hệ thống giải toán thực tế Các công việc • Cài đặt hệ thống • Đào tạo người sử dụng • Giúp đỡ tổ chức khai thác hệ thống • Bảo hành • Kiểm toán sau hoàn thành dự án 38 Các tài liệu cần có • Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Tài liệu hướng dẫn bảo trì • Tài liệu đào tạo • Tài liệu khai thác quản lý Các tài liệu cần chuẩn bị • Hồ sơ bảo hành • Giới thiệu khả phát triển tiếp hệ thống: chào hàng bán sản phẩm 39 Danh sách công việc giai đoạn vận hành: Toàn dự án coi kết thúc khi: • Hệ thống xây dựng hoàn chỉnh vận hành trôi chảy • Đã khắc phục điểm yếu hệ thống cũ • Người sử dụng đầu cuối đào tạo hoàn toàn quen thuộc với hệ thống • Đã bảo hành xong Người quản lý phải đảm bảo hứa phải thực đầy đủ • Có bảo cáo tổng kết dự án nêu rõ mục kinh nghiệm có ích cho dự án sau • Trách nhiệm phương pháp bảo trì • (Tuỳ ý) dự án ký kết 40 [...]... đó hay không 24 6 Xem xét lại các ước lượng • Tại thời điểm cuối của giai đoạn thiết kế, chúng ta tiếp tục xem xét lại kế hoạch dự án, đặc biệt là xem xét lại các đánh giá Mặc dù bây giờ chúng ta chỉ đánh giá bốn giai đoạn còn lại, song phần lập trình trong giai đoạn thực hiện có thể là tốn kém thời gian và công sức nhất trong toàn bộ dự án Thiết kế cho chúng ta biết số các môđun và ước lượng độ phức... xong • Trong giai đoạn này, quản lý dự án thuần tuý từ khía cạnh kỹ thuật Các nhà quản lý cần phải đôn đốc sao cho mỗi phân hệ được cài đặt đúng tiến độ và phối hợp nhịp nhàng 5 Các cuộc họp: - Xem xét kết quả kiểm thử 31 6 Một vài kết luận • Người quản lý dự án phải trực tiếp soạn tiến độ kiểm thử hệ thống, bởi lẽ nó ảnh hưởng tới thời điểm công bố hệ đã được kiểm thử và tích hợp hoàn toàn • Các điểm... cả 23 5 Vấn đề chấp nhận dự án • Chấp nhận dự án là việc người sử dụng khẳng định bằng văn bản rằng sản phẩm đã được cung cấp đúng như thoả thuận, và nếu đó là dự án được thực hiện dưới dạng hợp đồng thì cần tiến hành thanh toán hợp đồng Mặc dù chưa đến giai đoạn chấp nhận, song giai đoạn thiết kế là thời điểm tốt nhất để bắt đầu lập kế hoạch cho giai đoạn này • Chính tại giai đoạn chấp nhận, lần đầu... viết kế hoạch dự án ban đầu và rất nhiều hiểu biết đã được bổ sung trong thời gian đó Do đó có điều kiện để đánh giá lại cơ cầu phân việc, các nhiệm vụ, bổ nhiệm người thực hiện, lên lịch và thực hiện • Chú ý vấn đề nhân sự, các rủi ro 12 5 Kế hoạch dự án cuối cùng • Sau khi xem xét lại dự án ban đầu cần viết kế hoạch dự án cuối cùng Về bố cục, kế hoạch dự án cuối cùng giống như kế hoạch dự án ban đầu,... thay đổi 15 7 Kết luận Các mốc chính của giai đoạn phân tích là: • Đặc tả chức năng được hoàn thành, thông qua và ký nhận • Nếu dự án được thực hiện theo phương án hai bước, thì cần viết tài liệu đề xuất phát triển • Kế hoạch dự án ban đầu được xem xét lại và từ đó hoàn thành kế hoạch dự án cuối cùng • Hoàn thành thiết kế mức tổng thể 16 III GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ 1 Mục tiêu Giai đoạn thiết kế nhằm xác... vào các đánh giá Như vậy có thể dễ dàng đánh giá chính xác hơn lượng thời gian cần thiết để lập trình Thống kê đã cho thấy là vào cuối giai đoạn thiết kế, ước lượng thuộc loại lớp A (sai số +/- 10%) 25 7 Kết luận Các mốc chính của giai đoạn thiết kế là: – Tài liệu đặc tả thiết kế được hoàn thành và thông qua – Soạn thảo tài liệu Kế hoạch kiểm tra để chấp nhận – Đánh giá lại các ước lượng 26 IV GIAI ĐOẠN... dụng, mà dùng để đưa ra các thống kê phục vụ cho việc ước lượng một cách chính xác hơn công sức kiểm thử cho các dự án sau 32 - Kế hoạch kiểm thử chấp nhận phải nêu được những dự kiến và những gì trục trặc phát hiện được phải sửa ngay - Xác định thời gian và địa điểm kiểm thử chấp nhận với người sử dụng 33 VI GIAI ĐOẠN KIỂM THỬ CHẤP NHẬN 1 Mục đích Các công việc trong giai đoạn này chỉ để nhằm có được... dụng (Người sử dụng thông qua về sau) 28 4 Các cuộc họp • Rà soát thiết kế chi tiết các module và kế hoạch kiểm thử module, hệ thống • Rà soát tài liệu người sử dụng 29 V GIAI ĐOẠN KIỂM THỬ HỆ THỐNG 1 Mục đích • Tích hợp tất cả các phần cùng hoạt động và kiểm tra cặn kẽ tất cả các phần, các mođun theo các chức năng đã ghi trong bản thiết kế bao gồm: phần cứng và phần mềm 2 Các công việc chính • Tích... thử từng phân hệ ứng với các dự án con • Tích hợp và kiểm thử đối với toàn bộ hệ thống lớn 3 Các tài liệu cần có • Kế hoạch tích hợp và kiểm thử hệ thống đã lập ra trong giai đoạn thực hiện theo thứ tự xây dựng các phân hệ • Các dữ liệu kiểm thử 30 4 Các tài liệu cần hoàn thành • Biên bản kiểm thử phần cứng • Biên bản, tài liệu lưu giữ kết quả kiểm thử phần mềm (thứ tự kiểm thử, các phép thử và dữ liệu... lên các lịch họp và cố gắng đảm bảo các cuộc họp được liên tục 22 b Rà soát lại bản thiết kế • Cần tiến hành các cuộc họp để rà soát lại bản thiết kế trên khía cạnh kỹ thuật Cuộc họp gồm các đại biểu của đội dự án và có thể có thêm các đại biểu từ các nhóm khác • Trong khi rà soát lại cần đảm bảo rằng thiết kế: – Đáp ứng được tất cả các đặc tả chức năng đã đề ra – Được chia thành các thành phần một cách ... giai đoạn thiết kế, tiếp tục xem xét lại kế hoạch dự án, đặc biệt xem xét lại đánh giá Mặc dù đánh giá bốn giai đoạn lại, song phần lập trình giai đoạn thực tốn thời gian công sức toàn dự án Thiết... nhận dự án • Chấp nhận dự án việc người sử dụng khẳng định văn sản phẩm cung cấp thoả thuận, dự án thực dạng hợp đồng cần tiến hành toán hợp đồng Mặc dù chưa đến giai đoạn chấp nhận, song giai đoạn. .. thống thông tin cần phải xây dựng so với giai đoạn xác định, cần xem xét lại kế hoạch dự án ban đầu Trên sở xem lại viết Kế hoạch dự án cuối (Final Project Plan FPP) 2.3 Trong trường hợp dự án thực