Tài liệu Quản lý dự án công nghệ thông tin P78 doc

9.1 Kĩ năng cần cho người QLDA• Ba miền kĩ năng quản lí dự án • Kĩ năng về ba miền này là bắt buộc có • Thiếu những kĩ năng này, dự án không thể thành công được Kĩ năng miền ứng dụng Kĩ

Quản lí dự án

Công nghệ thông tin

4 Lập kế hoạch dự án

5 Theo dõi và Kiểm soát dự án

9 Kĩ năng quản lí chung

9.1 Kĩ năng cần có của người QLDA 9.2 Kĩ năng lãnh đạo

9.3 Kĩ năng trao đổi và kĩ năng tổ 9.4 Kĩ năng quản lí xung khắc

9.5 Kĩ năng động viên

9.1 Kĩ năng cần cho người QLDA

• Ba miền kĩ năng quản lí dự án

• Kĩ năng về ba miền này là bắt buộc có

• Thiếu những kĩ năng này, dự án không thể thành công được

Kĩ năng

miền ứng dụng

Kĩ năng

quản lí

dự án

Kĩ năng quản lí chung

Kĩ năng miền ứng dụng

• Công nghệ thông tin

• Tri thức kĩ thuật cơ sở về hệ thông tin

• Phát triển hệ thống thông tin

• Tri thức về ngành công nghiệp

– Tri thức về ngành công nghiệp mà hệ thống được áp dụng

• Tri thức ứng dụng

– Tri thức về ứng dụng

– Kế hoạch lịch biểu – Kế hoạch nguồn lực – Kế hoạch tổ chức và nhân viên – Kế hoạch mua sắm

– Kế hoạch chi phí – Kế hoạch đảm bảo chất lượng – Kế hoạch quản lí rủi ro

– Tạo ra tài liệu kế hoạch dự án

Kĩ năng quản lí dự án (tiếp)

Theo dõi và kiểm soát thực hiện

dự án

• Kiểm soát thực hiện dự án

• Điều phối và theo dõi dự án

• Quản lí dự án

• Đánh giá hoàn thành pha

• Báo cáo trạng thái dự án

• Kiểm soát tiến độ

• Quản lí thay đổi

– Quản lí thay đổi – Thủ tục quản lí thay đổi – Chấp thuận thay đổi

Kĩ năng quản lí dự án (tiếp)

• Kĩ năng quản lí chung

– Kĩ năng lãnh đạo (84%) – Kĩ năng trao đổi và tổ (75%) – Kĩ năng quản lí xung khắc (72%) – Kĩ năng động viên (64%)

B.E Posner “What it takes to be a Good Project Manager”

9.2 Kĩ năng lãnh đạo

• Quyền lãnh đạo là gì?

– Quyền lãnh đạo là hành vi xuất hiện bất kì khi nào

một người định ảnh hưởng tới hành vi của một cá

Johnson, “Management of organizational Behavior”

– Quyền lãnh đạo là khả năng làm cho mọi người sẵn

Có đủ tri thức,

Có đủ kinh nghiệm,

Có tri thức quản líKhông có nghĩa là có quyền lãnh đạo

9.2 Kĩ năng lãnh đạo (tiếp)

• Huấn luyện thành viên:

– Người lãnh đạo dự án chịu trách nhiệm nâng cao kĩ năng của các thành viên, tăng năng suất của tổ và huấn luyện các thành viên

– Với người bảo trợ

– Có tầm nhìn

– Chia sẻ tầm nhìn với các thành viên và những người bảo

trợ khác

– Có niềm tin vào thành công

– Phấn đấu thực hiện tầm nhìn của mình

Ng lãnh đạo xác định

Ng lãnh đạo xác định

Ng lãnh đạo tổ chứcĐược xác định bởi hiến chương

đạo dự án)

(3) Các nét và kĩ năng của người

– Ngoại giao và khéo xử – Hùng biện

– Hiểu biết về nhiệm vụ

nhóm

– Có tổ chức (khả năng

hành chính)

– Có sức thuyết phục – Có kĩ năng xã hội

dự án

(4) Mục đích và mục tiêu chung (t)

• Họp khởi động dự án

– Vào lúc bắt đầu dự án

– Mời quản lí cấp cao

– Nhu cầu nghiệp vụ,

• Qui tắc họp

• Qui tắc trao đổi

• Qui tắc leo thang

– Vai trò và trách nhiệm của người lãnh đạo và các thành viên

9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ

(1) Trao đổi

• Trao đổi hàng ngày

– Khả năng trao đổi với mọi người là kĩ năng cơ sở của người lãnh đạo

– Không có kĩ năng trao đổi, người lãnh đạo dự án

không thể lãnh đạo được tổ

– Có khả năng trao đổi để người khác hiểu là yêu cầu bắt buộc với người lãnh đạo dự án thành công

– Chăm chú lắng nghe người khác

– Để thời gian nhận thông báo hơn là gửi

– Biết nghe lời nói bóng của diễn giả

9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ

-trao đổi (tiếp)

• Trao đổi hai chiều

– Tạo thuận lợi cho trao đổi, chuyển trực tiếp ý tưởng người này sang người khác và chấp nhận trực tiếp ý kiến người khác.

– Trao đổi để làm cho mọi người tham dự hiểu lẫn nhau.

– Xác nhận ý tưởng được trao đổi lẫn nhau và đảm bảo việc trao đổi không bị thất bại.

9.3 Kĩ năng trao đổi và tổ

-trao đổi (tiếp)

– Qua trao đổi với các thành viên và người có liên quan trên

cơ sở trực tiếp và cởi mở, mối quan hệ tin cậy lẫn nhau và nền tảng cho việc thúc đẩy dự án có thể được thiết lập.

– Họp trao đổi hàng tuần cần được tổ chức.

– Thu báo cáo viết và có hai cách trao đổi với các thành viên – Không thể phát hiện được vấn đề nếu không có trao đổi hai

chiều.

– Mục đích của họp là để tìm ra rủi ro và vấn đề

– Thảo luận về những rủi ro, vấn đề và thay đổi có thể có và

chia sẻ với các thành viên.

– Có hành động giải quyết vấn đề - năng lực hành vi là quan

trọng nhất cho người lãnh đạo dự án

9.3 Kĩ năng trao đổi

• Tại sao cần có kĩ năng tổ

– “Quản lí là đối với con người Nhiệm vụ của nó là làm cho mọi người có khả năng cùng làm việc, phát huy sức mạnh và giảm đi nhược điểm

– Công việc dự án được thực hiện bởi tổ dự án

– Để dự án thành công, tổ phải làm việc có hiệu quả để đạt tới các mục tiêu dự án

9.3 Kĩ năng trao đổi

-Tổ (tiếp)

• Tại sao cần xây dựng tổ

– Vào lúc dự án bắt đầu, các thành viên tổ được tập

hợp lại và từng thành viên có mối quan tâm khác

nhau, lợi ích khác nhau, thói quen khác nhau v.v Họ không có cùng mục tiêu hay mục đích

– Nếu xây dựng tổ thành công thì tính năng suất của tổ được nâng cao, và dự án đi tới thành công

– Tổ tốt bao giờ cũng là nhân tố thành công quan trọng cho các dự án nổi bật

9.3 Kĩ năng trao đổi và

tổ-Tổ hiệu quả

• Tổ hiệu quả không phải chỉ là

nơi tập hợp con người.

• Xây dựng hiến chương tổ

• Các thành viên hiểu rõ hiến

chương tổ.

• Tổ chức họp đều kì và trao đổi

với các thành viên dự án.

• Giữ tầm kiểm soát trong các

nhóm nhỏ không quá 10 người

• Phân công mục tiêu và trách nhiệm cho từng thành viên tổ.

• Mục tiêu được phân công phải hơi lớn hơn khả năng của họ.

• Khi mỗi người đã có mục tiêu

và trách nhiệm, người đó sẽ phấn đấu để đạt tới mục tiêu đó.

• Uỷ quyền trách nhiệm cho cấp dưới.

• Để việc xây dựng kế hoạch chi tiết cho cấp dưới.

• Nêu rõ mục tiêu cho họ và để

họ tự “thực hiện công việc”

• Dành thời gian lấy ý kiến phản hồi

9.4 Kĩ năng quản lí xung đột

(1) Thương lượng

(1) Thương lượng

– Quản lí dự án và thương lượng: người lãnh đạo dự án cần

thương lượng với mọi người ở mọi pha

– Tại sao cần thương lượng:

• Có nhiều hoàn cảnh phát sinh xung đột giữa những người bảo trợ, vì quyền lợi và mối quan tâm của họ không giống nhau.

• Các yêu cầu mới và yêu cầu thay đổi gây ra xung đột.

• Yêu cầu từ những người bảo trợ đôi khi không chấp nhận được với người lãnh đạo dự án.

– “Thương lượng” là gì?

• Thương lượng không là đánh bại bên kia

• Thương lượng trong QLDA là tiến trình các bên đạt tới việc thoả mãn lẫn nhau, trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tin cậy

Vạch ranh giới phạm vi Vạch ranh giới lịch biểu Vạch ranh giới chi phí Vạch ranh giới chất lượng

Người tài trợ

Chuyển giao

Chi phí

Khách hàng PHẠM VI Chất lượng

Thành viên dự án

Mục tiêu dự án

Đổi vạch ranh giới

Nhà cung cấp Hợp đồng

SOW

9.4 Kĩ năng quản lí xung đột bẩy yếu tố thương lượng

Tính hợp pháp Lấy các giải pháp trong cùng ngành

Tiêu chí

Làm quyết định sau khi thảo luận các tuỳ chọn

Nghĩ tới lợi ích của cả hai bên.

Quan hệ

9.4 Kĩ năng quản lí xung đột

(2) Giải quyết vấn đề

– Vấn đề là lỗ hổng giữa trạng thái nó đáng phải là (như mục

tiêu) và thực tại, cần được giải quyết.

– Mục tiêu không nhất thiết nghĩa là lí tưởng Mục đích nên

được đặt tại điểm đạt được cao nhất.

• Điều tra nguyên nhân

– Để giải quyết vấn đề, phải làm rõ nguyên nhân.

– Điều tra nguyên nhân sâu nhất có thể được để tìm ra

9.4 Kĩ năng quản lí xung đột (3) Ảnh hưởng tới tổ chức

• Cơ chế làm quyết định

– Dùng ảnh hưởng của tổ chức để giải quyết vấn đề trong dự án, cần hiểu rõ cơ chế làm quyết định và

tiếp cận đúng người quyết định

• Tiếp cận tới tổ chức bên ngoài công ti

– Cần được tiến hành bền bỉ sau khi hiểu cấu trúc

quyền lực và cơ chế làm quyết định của tổ chức

• Thu hút sự hợp tác từ những người khác

– Việc thu được sự hợp tác từ những người và tổ chức khác cũng là quan trọng

9.5 Kĩ năng động viên (1) khái niệm động viên

Tình huống động viên

Hoạt động hướng mục tiêu

Hành vi Động cơ

Trông đợi (kinh nghiệm quá khứ)

Mục tiêu Tính sẵn có

9.5 Kĩ năng động viên (2) Phân cấp nhu cầu của Maslow-1

Thể

toàn

(An ninh)

Xã hội

(Tư cách)

Quí trọng

(Thừa nhận)

Tự thể hiện mình

9.5 Kĩ năng động viên (2) Phân cấp nhu cầu của Maslow-2

Khi nhu cầu thể chất được thoả mãn, thì nhu cầu an toàn, an ninh thống trị

Thể

chất

An toàn

(An

(Tư cách)

Quí trọng

(Thừa nhận)

Tự thể hiện mình

9.5 Kĩ năng động viên (2) Phân cấp nhu cầu của Maslow-3

Thể

chất

An toàn

(An ninh)

Xã hội

(Tư

(Thừa nhận)

Tự thể hiện mình

9.5 Kĩ năng động viên (2) Phân cấp nhu cầu của Maslow-4

Khi nhu cầu thuộc vào được thoả mãn, người ta muốn là thành viên của nhóm

Thể

chất

An toàn

(An ninh)

Xã hội

(Tư cách)

Quí trọng

(Thừa

thể hiện mình

9.5 Kĩ năng động viên (2) Phân cấp nhu cầu của Maslow-5

Thể

chất

An toàn

(An ninh)

Xã hội

(Tư cách)

Quí trọng

(Thừa nhận)

Tự thể hiện mình

Lý thuyết sinh thái-động cơ

của Herzberg

luận con người có hai loại nhu cầu khác nhau, nhân tố sinh thái và nhân tố động cơ

• Nhân tố sinh thái: Chính sách công ti, sự giám sát,

điều kiện làm việc, quan hệ liên con người, tiền bạc, an toàn địa vị - không làm tăng khả năng lao động của công nhân

• Nhân tố động cơ: Cảm thấy thành đạt, trưởng thành nghề nghiệp, được thừa nhận, được thăng tiến, công

việc thách thức, hiệu quả tích cực với thoả mãn công

việc, kết quả làm tăng khả năng lao động