Tài liệu Quản lý dự án công nghệ thông tin P3 ppt

Dự án hoá: Xây dựng kế hoạch dự án • Với các gộp nhóm chủ chốt, làm rõ mục tiêu, chủ định, kết quả • Chọn cách định lượng sự thành công • Nhận diện / phân tích các giả định • Chuẩn bị kế

Quản lí dự án

Công nghệ thông tin

3 - Tư duy chiến lược về dự án

4 Lập kế hoạch dự án

5 Theo dõi và Kiểm soát dự án

2.9 Tư duy chiến lược về dự án

Tại sao cần tư duy chiến lược về dự án?

Thế giới ngày càng tăng phức tạp, tính không

chắc chắn, xoắn xuýt với nhau

Vấn đề hắc búa hơn và cơ hội lớn hơn

Tăng sức ép chuyển giao tốt hơn/ nhanh hơn/ rẻ hơn

Nhấn mạnh mới vào các dự án, “THẾ GIỚI DỰ ÁN”

Các công cụ tốt hơn cho việc đi từ ý tưởng tới hành động

Tư duy chiến lược về dự án (t.)

Tư duy chiến lược về dự án giúp

Nhận diện ai, cái gì, ở đâu, khi nào và cách nào

thực hiện các nhiệm vụ dự án

Cách tiếp cận

Dựa trên năm khái niệm logic

Công cụ 2: Khuôn khổ logic

2 Dự án hoá: Xây dựng kế hoạch dự án

• Với các gộp nhóm chủ chốt, làm rõ mục tiêu, chủ định, kết quả

• Chọn cách định lượng sự thành công

• Nhận diện / phân tích các giả định

• Chuẩn bị kế hoạch hành động chi tiết, ngân sách nguồn lực

• Tạo ra lịch biểu

• Xây dựng dự án con khi cần

Công cụ 3: Sơ đồ trách nhiệm

3 Tổ chức hoá: Thoả thuận về ai làm gì

– Tạo ra sơ đồ thoả thuận vai trò

– Đảm bảo các vai trò được hiểu / được chấp nhận

– Tích hợp và phối hợp

Khuôn khổ logic

Định lượng Kiểm chứng Giả định

Mục đích - - - Chủ định ********* ********* ********* ********* Kết quả ++++++ ++++++ ++++++ ++++++

-Hoạt động Lịch biểu

Sơ đồ trách nhiệm

Cây mục đích

Công cụ tư duy trực quan giúp

mô tả, phát triển và kiểm thử

chiến lược.

• Cho phép truy nguyên dây

chuyền các mối quan hệ nhân

quả về tới các mục đích cao

Điều bạn có thể làm xảy ra.

Vật chuyển giao, tiến trình vận hành Điều bạn muốn xảy ra sau các kết quả.

* các pha tự nhiên * chức năng hay kỉ luật

* thời kì thời gian * phòng ban / người

* các cột mốc chính * địa lí

* kiểu công việc * chi phí

Nếu đã biết mục đích cao nhất, hãy bắt đầu từ đó

• Động não tập thể để sinh ra danh sách các mục đích

• Tổ chức danh sách này theo các qui tắc logic if-then, với thừa nhận rằng

› Không phải mọi thứ trong danh sách động não tập thể là khớp

về mặt logic

› Một số mục đích có thể là một điều nhưng được nói bằng

những lời khác nhau

› Một số mục đích có thể là cách đo cho các mục đích khác

› Có thể cần thêm các mục đích trung gian nếu “nhảy” quá rộng

• Bằng việc dùng các qui tắc if-then, tiếp tục làm việc đi

xuống cho tới khi đạt tới điểm một tổ/người có thể làm cho các kết quả rời rạc xảy ra

• Tối thiểu hoá lỗ hổng, sự chèn lấp, dư thừa

Xây dựng cây mục đích

gộp nhóm xuống

• Yêu cầu trung tâm hay mục đích cao nhất là gì?

• Mục đích nào tại mỗi mức thấp hơn là cần để đạt tới mục đích

mức cao hơn?

gộp nhóm lên

• Khi các mục đích này được đạt tới, mục đích mức cao hơn có

đạt tới không?

• Có lỗ hổng, sự chèn lấp hay dư thừa nào trong các mục đich ở

bất kì mức nào? (Nếu có, hãy sửa đổi lại)

Kiểm thử logic

• Các mục đích này có phải đều cần thiết để đạt tới mục đích

cao hơn không?

• Cùng nhau, chúng có đủ để đạt tới mục đích cao hơn không?

• Còn cần cái gì khác nữa? (mục đích và/hoặc giả định)

Những câu hỏi lẫy để sinh ra cây

Với mỗi mức mục đích, thường có sự trộn lẫn các mục đích có thể có tại từng mức thấp hơn.

• Hãy hỏi “Tập các X nào sẽ đạt tới Y tốt nhất”?

• Nhận diện và đánh giá kết quả của tập các

phương án dựa trên:

› Chi phí hiệu quả

› Xác suất đạt tới mục đích cao hơn và dung sai rủi ro

› “Tất cả những cái này có cần thiết không? Cùng nhau, chúng có

Mục đích Định lượng Kiểm chứng Giả định

• Dự án là không chắc chắn bởi vì chúng xuất hiện trong

hệ thống phức tạp với nhiều biến mà chúng ta không

hoàn toàn hiêu hết và không thể kiểm soát được.

Giả định = các nhân tố cần cho sự thành công nhưng ở ngoài tầm kiểm soát.

• Việc phát biểu các giả định cần thiết (nội/ngoại) đặt ra khung cảnh cho phân tích rủi ro và làm giảm rủi ro.

• Nhận diện và phân tích các giả định trong khi làm kế hoạch Theo dõi dấu vết / ảnh hưởng tới chúng trong

thực hiện.

Không chắc chắn và giả định

Mục đích là không đầy đủ nếu thiếu việc định lượng sự

thành công

Số lượng bao nhiêu?

Chất lượng tốt thế nào? chuẩn hay đặc tả hiệu năng

nào?

Thời gian trước lúc nào? Trong bao lâu?

Khách hàng ai là khách hàng / người dùng / người được

lợi / nạn nhân?

Chi phí cần nguồn lực nào?

Các biện pháp hợp lệ, kiểm chứng được nên được xác định tại từng mức của mục đích để đạt tới thoả thuận và thiết lập các mục tiêu nhắm tới

Tính định lượng được

Việc định lượng mô tả thêm các mục đích nghĩa là gì.

• Mục đích chưa bao giờ được hiểu đầy đủ hay rõ ràng

chừng nào chúng ta còn chưa xác định cách định lượng

chúng

• Xác định trước các cách định lượng thành công

• bắt buộc làm sáng tỏ thêm về các mục đích mang nghĩa gì

• tạo ra thoả thuận chung về cách sự thành công được xác định

• làm giảm những xung khắc về sau

• cung cấp các mục tiêu nhắm tới

• mài sắc niềm tin vào thiết kế dự án và logic if-then

Định lượng thành công

• Hợp lệ Định lượng tin cậy thâu tóm

• Kiểm chứng Dựa trên bằng chứng, không

khách quan dựa trên ý kiến

Việc định lượng thành công phải là

NHẬN DIỆN TẬP ĐẦY ĐỦ CÁC HOẠT ĐỘNG CẦN

ĐỂ TẠO RA TỪNG KẾT QUẢ GIỮ CÁC HOẠT

Giao phó vai trò cho các thành viên khác

nhau trong từng hoạt động

AI tất cả mọi người tham

• xây dựng công việc tổ

• cải tiến sự điều phối

• làm sâu sắc các bước hoạt động

• nhận diện sự mất cân bằng tải việcLập sơ đồ trách nhiệm

1 Nếu có thể, đưa những người tham dự lại với nhau

2 Vẽ ra ma trận lớn trên bảng đen hay trắng

3 Làm rõ ràng kết quả của nhiệm vụ

4 Liệt kê tất cả các hoạt động theo chiều đứng, liệt kê những người tham dự chủ chốt theo chiều ngang

5 Thảo luận từng hoạt động và xác định vai trò theo

cách mã kí tự sau:

P: Tham dự vào thực hiện A: Phải chấp thuận

C: Có thể được tư vấn

Cách chuẩn bị sơ đồ trách nhiệm

Đọc theo chiều ngang: Chỉ ra bản chất đầy đủ của tất cả

những người tham dự chủ chốt vào hoạt động này

Đọc theo chiều đứng: Chỉ ra những trách nhiệm đặc

biệt của từng người tham dự vào dự án (mô tả công việc)

Dùng sơ đồ này để

• Dịch chuyển, làm cân bằng, điều chỉnh tải công việc

• Nhận diện những khả năng uỷ quyền

• Nhận diện các tổ con theo hoạt động

Đọc sơ đồ trách nhiệm

Thiết kế chung:

1 Động não tập thể để tạo ra danh sách các mục đích dự án.

2 Kiểm điểm các mục đích bằng việc dùng logic if-then và

lựa ra mục đích và kết quả của dự án.

3 Phát triển các cách định lượng thành công theo mức chủ

4 Nhận diện mục tiêu và một số cách định lượng thành công theo mục tiêu.

5 Kiểm điểm kết quả, thấy ra những kết quả khác nào nên

được bổ sung thêm để làm đầy đủ móc nối “nếu kết quả,

thì chủ định”.

Các bước chủ chốt trong việc tạo ra

Thiết kế chung:

6 Lựa cách định lượng cho từng kết quả bao gồm cả chất lượng, số lượng, thời gian.

7 Liệt kê vài hoạt động cho từng kết quả.

8 Nhận diện các giả định quan trọng tại từng mức.

9 Lựa phương tiện kiểm chứng tại tất cả các mức

Thay đổi các cách định lượng không kiểm chứng

Kế hoạch hành động chi tiết:

11 Làm đầy đủ danh sách các hoạt động,

tại mức chi tiết thích hợp.

12 Nhận diện các nguồn lực cần tới.

13 Chuẩn bị lịch dự án.

14 Làm rõ ràng các vai trò và trách nhiệm.

Các bước chủ chốt trong việc tạo ra

Bước 1: Chuẩn bị kế hoạch ý đồ của bạn

Sáu bước tới kết quả thành công

Bắt đầu Vấn đề và mục đích cần đạt tới là gì?

Phân tích vấn đề cốt lõi Cái gì là cơ chế điều khiển và nhân tố

chiến lược

Làm sắc nét mục đích dự án Mục đích, chủ định và kết quả

của dự án là gì?

mục đích của dự án?

việc phát biểu, đánh giá và điều phối các giả định cần thiết?

chính, con người và vật lí nào?

và biến cố chủ chốt là gì và công

cụ lập lịch nào là hữu dụng nhất?

Làm sáng tỏ cấu trúc dự án Dự án được đặt vào tổ chức cấp

trên ở đâu và bằng cách nào?

có thể làm chúng có sinh lực?

nguồn lực mình cần không?

kế hoạch của các tổ khác nhau?

nhau trong từng hoạt động là gì?

Lựa thông tin để điều phối Các cột mốc, các cuộc họp kiểm điểm,

các điểm quyết định chính là gì?

kiểm soát

Nhận diện các mục đích Những câu hỏi và vấn đề đáng quan

và chia sẻ những điều học được?

kế hoạch lại