III. Thực trang công tác lậpkế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh
3. Điều kiện lậpkế của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
3.1 Năng lực cán bộ lập kế hoạch
Phòng kế hoạch là một trong những cơ quan đầu não của công ty, được thành lập ngay từ những ngày đầu thành lập công ty. Phòng đảm nhiện chức năng lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ và cung ứng nguyên vật liệu, đồng thời tham mưu cho ban Giám Đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Hiện nay, phòng có 8 cán bộ kế hoạch, trong đó có 6 cán bộ tuổi đời từ 35 – 50 đã gắn bó với công ty từ lâu, hai cán bộ trẻ mới vào nhận công tác năm 2005. Năm trong số 8 cán bộ tốt nghiệp từ chuyên ngành kinh tế, 3 cán bộ lão thành kế hoạch là những người đã làm việc lâu năm trong công ty (trên dưới 10) cũng được đạo tao qua các lớp chuyên ngành kế hoạch và có kinh nghiệm lâu năm. Trong quá trình thực tập, tôi nhận thấy các cán bộ kế hoạch nói chung là những người có trình độ, họ được đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng trong nước nhưng đối với tiêu chuẩn để trở thành một cán bộ kế hoạch giỏi thì họ chưa đáp ứng được yêu cầu. Một cán bộ kế hoạch giỏi tối thiểu phải là những người có chuyên môn giỏi, có kinh nghiệm, có khả năng tổng hợp cao, có tầm nhìn. Các cán bộ của Hải Châu có thể đáp ứng được yêu cầu về chuyên môn, về kinh nghiệm, thế nhưng khả năng tổng hợp thông tin, tầm nhìn xa chưa đáp ứng được. Điều này thể hiện qua thực tế làm việc của họ, sản phẩm của họ tạo ra mới chỉ có kế hoạch sản xuất hàng năm, chưa có kế hoạch dài hạn (cho năm năm chẳng hạn), sử dụng các thông tin thực tế là chính, thiếu thao tác dự báo khi xác định các chỉ tiêu.
Một khía cạnh nữa mà tôi muốn đề cập đến đó là thái độ làm việc. Hàng ngày, họ đến công ty làm việc theo đúng giờ giấc, làm việc theo yêu cầu, không nhiệt tình trong công việc: vào những thời gian rảnh phần lớn thời gian sử dụng trong ngày là để giải trí, mà không tạo thói quen cập nhật thông tin, nâng cao trình độ.
3.2 Điều kiện về thông tin và tài chính.
Trong nhiều năm qua, việc thu thập thông tin thường xuyên không được Hải Châu chú trọng. Phòng kinh doanh thị trường có nhiệm vụ chức năng kết nối giữa doanh nghiệp với thị trường nhưng hệ thống công nghệ thông tin lại không được chú trọng. Phòng tổng cộng có 12 nhân viên, được trang bị 5 chiếc máy tính bàn, có 2 máy được nối mạng trong đó một máy chuyên dùng của trưởng phòng... Thông tin trong và ngoài nước có được thông qua các cuộc thị sát không thường xuyên của cán bộ nghiệp vụ nên lượng thông tin còn hạn chế.
Công ty đã xây dựng cho mình trang Web để giới thiệu sản phẩm của công ty, xây dựng kênh thông tin liên lạc với khách hàng thông qua phần kiến nghị trên trang Web đó. Đã có kênh thông tin này nhưng Hải Châu chưa khai thác hiệu quả kênh thông tin này, thể hiện ở chỗ công ty chưa có một bộ phận chuyên trách nhiệm vụ phát triển nâng cấp chất lượng trang Web, chưa có bộ phận chuyên trách thu thập thông tin thị trường, thông tin về đối thủ
Hiện nay công cụ chủ yếu phục vụ cho hoạt động lập kế hoạch các cán bộ kế hoạch sử dụng là Word, Exel. Exel giúp ích rất nhiều cho công tác tính toán, xử lý số liệu, nhờ vậy mà công việc tính toán trở nên đơn giản hơn, các cán bộ kế haọch chỉ cần nhập số liệu và những công thức tính toán đơn giản. Thế nhưng nó lại không giúp ích được trong việc lượng hoá các yếu tố (cả định tính và định lượng) tác động đến sản xuất, đến tiêu dùng.
Chi phí hoạt động hàng ngày của phòng (chi phí sử dụng điện, chi phí sử dụng nước, chi phí điện thoại) và các quỹ hoạt động cho các ngày lễ, tết được tính vào chi phí chung của công ty, và đựơc khoán theo một mức độ nhất định. Chi phí phục vụ cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất không có. Không có quỹ khen thưởng riêng cho phòng.
3.3 Điều kiện về tổ chức
Công ty chưa thu hút được sự tham gia đông đảo của các phòng ban trong công tác lập kế hoạch, thông tin thu thập một chiều. Thiếu vắng những buổi các phòng ban ngồi cùng nhau để thảo luận, bàn bạc cùng nhau đưa ra quyết định giải quyết các khúc mắc trong công tác lập kế hoạch, điều này làm hạn chế khả năng thực hiện kế hoạch hơn khi là có sự tham gia của mọi phòng ban trong DN. Bởi khi có sự tham gia của mội thành phần trong DN trong công tác lập kế hoạch tạo nên nhiều lợi ích: giúp cho mỗi thành viên trong công ty hiểu biết sâu sắc hơn về công ty mình, biết được nhiều hoạt động khác trong công ty ngoài lĩnh vực hoạt động của phòng mình, vì vậy họ se nhận thông tin chủ động hơn, việc trao đổi thông tin dễ dàng hơn; Sự tham gia giữa các thành viên trong công tác lập kế hoạch dẫn đến việc thực hiện kế hoạch của công ty rở thành kế hoạch của chính bản thân người lao động, đồng thời phát huy được tính chủ động của người lao động đối với hoạt động của công ty, công ty sẽ có thêm nguồn lực để giải quyết những nhiệm vụ trong tương lai.