III. Thực trang công tác lậpkế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh
2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lậpkế hoạch
2.1 Giải pháp kỹ thuật
Trong thời kỳ kinh tế hội nhập, nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt, bất kỳ một quyết định nào liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh để đạt được hiệu quả cần phải có thông tin. Thông tin thu thập được càng nhiều, càng chính xác bao nhiêu và có được thông tin trước đối thủ càng sớm thì càng nâng cao chất lượng của các quyết định và khả năng thành công bấy nhiêu. Thực tế cũng cho thấy, những doanh nghiệp tồn tại và phát triển là những doanh nghiệp chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu, thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài.
Chi phí để xây dựng một hệ thống thông tin liên tục tương đối tốn kém nhưng về lâu dài thì hiệu quả của nó mang lại thì rất cao. Nếu một DN không có hệ thống thông tin liên tục, họ không thể nắm bắt thường xuyên những biến động cũng như cập nhập những thông tin mới nhất diễn ra hàng ngày. Trong nhiều trường hợp không thể đáp ứng được yêu cầu thông tin để ra quyết định, dẫn đến quyết định bị sai lệch. Nếu DN chỉ tiến hành thu thập thông tin bất thường, chi phí tiến hành thu thập thông tin cao đôi khi còn tốn kém cao mà hiệu quả chưa chắc đã cao.
Hệ thống thông tin hiện đại đem lại rất nhiều lợi ích cho DN. Giúp DN lên kế hoạch sản xuất phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường, giúp DN dễ dàng tìm mua được NVL thuận lợi, giúp DN kết nối trực tiếp với khách hàng... tăng sức cạnh tranh của DN trên thị trường.
Để xây dựng được hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả, công ty nên tập trung đầu tư vào:
- Tiếp tục đầu tư nâng cấp trang Web của công ty, trong trang web này tập trung giới thiệu sản phẩm, thu thập ý kiến của khách hàng, tổ chức đơn vị chuyên môn để giải đáp thắc mắc, kiến nghị của khách hàng.
- Xây dựng hệ thống thu thập thông tin về các nhà cung ứng (những sản phẩm mà họ cung cấp, mặt mạnh của từng nhà cung ứng, khả năng tài chính
của họ…), về hoạt động của đối thủ cạnh tranh (sản phẩm mới của họ, định hướng phát triển, phân tích mặt mạnh và những hạn chế của họ…)
- Xây dựng mạng lưới kết nối thông tin giữa các phòng ban, nâng cao kiến thức tin học cho các cán bộ để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban thuận lợi, nhanh chóng.
Tin học hoá hoạt động lập kế hoạch.
Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các cán bộ kế hoạch đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của năm xây dựng kế hoạch và tiến hành xây dựng kế hoạch cho năm tới (năm kế hoạch). Như vậy có thể hình dung khối lượng công việc khổng lồ mà phòng kế hoạch phải làm trong thời gian ngắn, điều này dẫn các quyết định không được nghiên cứu sâu. Do đó công ty xây dựng cho mình một phần mềm phục vụ riêng cho hoạt động lập và đánh giá thực hiện kế hoạch. Vào cuối mỗi kỳ kế hoạch, các chi nhánh và xí nghiệp báo cáo lại tình hình sản xuất tiêu thụ của mình thông qua các file dữ liệu, công việc của cán bộ kế hoạch lúc này là chạy các file dữ liệu để đưa ra bảng tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, những phân tích chi tiết về tình hình sản xuất của các đơn vị. Như vậy, công ty nên sử dụng các công cụ toán học như sơ đồ, bảng biểu, các phương pháp toán học trong công tác phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất, tiêu thụ của công ty có thể giảm khối lượng công việc cho cán bộ kế hoạch để họ tập trung vào công tác xác định phương hướng sản xuất, các chỉ tiêu, các phương pháp thực hiện cho năm kế hoạch.
Công việc dự báo cũng vô cùng quan trọng trong công tác lập kế hoạch. Nhu cầu của khách hàng được coi là một biến ẩn cần phải tìm hiểu, cần phải dự báo. Dự báo nhu cầu này càng chính xác bao nhiêu thì càng nâng cao hiệu quả của kế hoạch. Song việc dự báo lại tương đối khó khăn, nó chịu ảnh hưởng của nhiều biến số với nhiều dữ liệu: thị hiếu tiêu dùng, tính mùa vụ của
sản phẩm, mức tăng của thị trường... Do đó công ty nên sử dụng mô hình dự báo OLS để lượng hoá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tác động đến sản lượng tiêu thụ thực tế, kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch. Khi kết hợp hai phương pháp này với nhau sẽ hạn chế được nhược điểm của từng phương pháp: cán bộ kế hoạch dựa trên những phân tích định lượng để ra quyết định giúp cho các quyết định của họ có căn cứ vững chắc đồng thời dựa vào kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch, những con số khô khan trở thành những con số biết nói.