III. Thực trang công tác lậpkế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh
2. Nội dung và phương pháp cơ bản của kế hoạch sản xuất
2.3 Kếhoạch chỉ đạo sản xuất (kế hoạch tháng, kế hoạch tuần)
Cán bộ kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch tiêu thụ quý của phòng kế hoạch thị trường để lập kế hoạch sản xuất cho các tháng. Bản kế hoạch này sẽ được chuyển cho phòng kinh doanh thị trường kiểm tra và tham khảo. Sau khi thống nhất được kế hoạch sản xuất với phòng thị trường, kế hoạch chỉ đạo sản xuất sẽ được đưa xuống cho các quản đôcs phân xưởng thực hiện.
Nội dung của bản kế hoạch chỉ đạo sản xuất nêu rõ được sản lượng, chủng loại sản phẩm cần sản xuất trong tháng.
Sau khi kế hoạch tháng hoàn thành xây dựng hoàn chỉnh, các cán bộ kế hoạch bắt tay vào việc lập kế hoạch sản xuất theo tuần. Kế hoạch này được xây dựng căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng, báo cáo tồn kho thành phẩm hàng ngày.
Đơn vị: tấn Năm 2007 KHSX tổng thể 18665 Tháng 1 ... 10 11 12 KH chỉ đạo SX 1845 1989,36 2130,21 Bột canh 1183 1186 1199 Kẹo 98,5 110,3 138,43 Bánh Quy 250 350,3 407,13 Lương khô 124 130 138,4 Kem xốp 180 195,5 227,69 Bánh mềm 9,5 17,26 19,56 (Nguồn Phòng kế hoạch)
Một những đặc điểm nổi bật của thị trường bánh kẹo là mang tính thời vụ. Do đó để kế hoạch chỉ đạo sản xuất tăng thêm tính thuyết phục, nên bổ sung thêm phần phân tích doanh số bán hàng của cả năm theo tháng, theo quý để rút ra tỷ lệ tiêu thụ của từng tháng.
2.4 Kế hoạch nhu cầu sản xuất
Kế hoạch nhu cầu sản xuất dựa vào kế hoạch sản xuất tổng thể, kế hoạch chỉ đạo sản xuất và định mức NVL cho mỗi loại sản phẩm để xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất.
Nhu cầu về lao động.
Việc tính toán chính xác nhu cầu lao động cần phục vụ cho hoạt động sản xuất là cơ sở quan trọng để xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực, từ đó đưa ra những chính sách tuyển dụng phù hợp
Trước tiên để xác định nhu cầu về lao động, các cán bộ kế hoạch xác định tổng giờ công lao động
Tổng giờ công lao động = lượng sản phẩm sản xuất x định mức giờ công Sau đó xác định lượng lao động trực tiếp:
Lượng lao động trực tiếp = tổng giờ công x định mức đơn giá/ một giờ công
Ví dụ: Sản xuất bánh quy Hương Thảo 200g Năng suất máy: 3tấn/ ca (8h)
Số lao động trên 1 ca là 12 người
Tiêu hao lao động (trên máy) là 12 người/ 3 tấn => tiêu hao lao động trên máy để sản xuất 1 tấn sản phẩm là 4 nguời/ tấn
Tiêu hao lao động bao gói 9 công/ tấn
Tiêu hao lao động cơ khí và vận chuyển 1,5 công/ tấn
Như vậy để sản xuất 1 tấn bánh Hương Thảo cần 14,5 công/ tấn=> để phục vụ cho một ca cần 43,5 công / tấn
Do đặc điểm của thị trường bánh kẹo mang tính mùa vụ, vào những ngày cuối năm, đầu năm, tết cổ truyền... nhu cầu về bánh kẹo tăng cao nên công ty sử dụng thêm các lao động bên ngoài (lao động gián tiếp). Tính tại thời điểm năm 2006, tổng lượng lao động gián tiếp là 196 lao động.
Nhu cầu về nguyên vật liệu
Mua sắm nguyên vật liệu ảnh hưởng tới lượng vốn lưu động của công ty, do đó các định nhu cầu mua sắm nguyên vật liệu càng chính xác bao nhiêu thì doanh nghiệp càng chủ động trong việc huy động vốn lưu động và xây dựng kế hoạch về vốn lưu động.
Nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất được phân thành hai loại: nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Nguyên vật liệu chính là những nguyên vật liệu chiếm tỷ lớn trong kết cấu sản phẩm và nó là yếu tố quyết định đến chất lượng của sản phẩm: đường, bột mỳ, dầu bơ, sữa gây, sữa béo, dẩu tinh luyện...; nguyên vật liệu phụ: mùi thơm, phụ gia 0090, phẩm vàng chanh, phẩm cốm, phẩm dâu, bột màu... những loại này thường chiếm tỷ trọng nhỏ trong kết cấu sản phẩm, nó có tác dụng làm tăng tính hấp dẫn của sản phẩm.
Đối với mỗi loại, phương pháp tính có sự khác biệt. Lượng nguyên vật liệu chính cần dùng được tính theo theo công thức:
Lượng NVL cần dùng = định mức NVL cho 1 tấn sản phẩm x khối lượng cần sản xuất
Còn nguyên vật liệu phụ được xác định theo một tỷ lệ so với lượng nguyên vật liệu chính cần dùng. Tỷ lệ này được phòng kỹ thuật và bộ phận nghiên cứu sản phẩm mới cung cấp.
Tổng lượng nguyên vật liệu cần dùng cho kỳ kế hoạch bằng tổng lượng nguyên vật liệu chính cộng với nguyên vật liệu phụ cần dùng đã được xác định như trên.
Cách xác định nguyên vật liệu phụ này tôi thấy chưa khoa học bởi đối mới một sản phẩm tỷ lệ mỗi loại nguyên vật liệu cần dùng là khác nhau. Ví dụ để sản xuất ra một tấn kẹo chew khoai môn 350g cần 7,045 kg phụ gia 0090 cần 0,022 kg phẩm xanh cốm, cần 0,055 kg phẩm màu tím...v..v.. thế nhưng những loại nguyên vật liệu này lại được tính theo cùng một tỷ lệ nhất định so với nguyên vật liệu chính. Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu như vậy dẫn đến một số loại nguyên vật liệu sử dụng không hết, một số loại thiếu dẫn đến gián đoạn sản xuất hoặc làm tăng lượng tồn kho không cần thiết.
Công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng theo định mức nguyên vật liệu cho mỗi loại sản phẩm đã chưa tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng nguyên vật liệu như: chất lượng của nguyên vật liệu sử dụng, trình độ công nghệ... Chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo khiến phân xưởng sản xuất phải dùng quá định mức tiêu dùng lượng nguyên vật liệu để đảm bảo chất lượng sản phẩm. Và đương nhiên sẽ dẫn đến tình trạng thiếu nguyên vật liệu và nếu như công tác cung ứng nguyên vật liệu trậm trễ, làm gián đoạn quá trình sản xuất gây lãng phí các nguồn lực khác.
Nhu cầu nguyên vật liệu, thành phẩm dự trữ
Việc dự trữ nguyên vật liệu, thành phẩm luôn chiếm vị trí quan trọng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường hiện nay, khi mà nhu cầu khách hàng là một ẩn số và việc xác định ẩn số này hoàn toàn là việc dự báo dựa trên những phân tích, những căn cứ hiện tại. Do đó công tác dự báo này không phải lúc nào cũng chính xác, thường thì luôn sai lệch, vấn đề chỉ là mưc độ sai lệch nhiêu hay ít. Có thể nhu cầu dự báo lớn hơn nhu cầu
tiêu thụ thực tế, sản phẩm sản xuất ra không thể tiêu thụ hết buộc doanh nghiệp phải dự trữ. Cũng có thể nhu cầu thị trường tăng đột biến mà doanh nghiệp không thể dự đoán trước được, nhờ có nguyên vật liệu, thành phẩm dự trữ giúp doanh nghiệp đáo ứng kịp thời nhu cầu khách hàng...Do đó dự trữ nguyên vật liệu hết sức cần thiết.
Lượng NVL dự trữ được xác định bằng công thức: NVL dự trữ = NVL cần dùng x 10%
Nguyên vật liệu dự trữ được xác định bằng 10% nguyên vật liệu cần dùng cho cả năm, lượng dự trữ trong kho hàng tháng được xác định bằng cách lấy lượng nguyên vật liệu cần dự trữ của năm (vừa xác định) chia đều cho 12 tháng. Phương pháp tính toán này tỏ ra không khoa học đối với ngành sản xuất bánh kẹo, khi mà sản phẩm của nó có tính chất mùa vụ, nguyên vật liệu khó bảo quản dễ hư hỏng. Dẫn đến tình trạng có tháng lượng nguyên vật liệu dự trữ vượt quá mức cần thiết làm tăng chi phí lưu kho, khiến công tác bảo quản gặp nhiều khó khăn. Nhưng có tháng nguyên vật liệu cháy kho, không đủ để phục vụ cho hoạt động sản xuất, khiến cho quá trình sản xuất bị gián đoạn.
Chưa chỉ rõ được phương pháp tính toán tại sao có được con số 10% mà không phải những số khác 8, 4, 5… chẳng hạn khi xác định nguyên vật liệu, thành phẩm dự trữ.
2.5 Kế hoạch tiến độ sản xuất
Kế hoạch tiến độ sản xuất lấy đơn giao hàng (khối lượng và thời gian giao hàng) làm căn cứ để lập. Nhưng thường công ty xác định bằng phương pháp điều kiện sớm, lịch trình sản xuất sớm nhất được xác định khi đã biết yêu cầu của công việc.
Công ty áp dụng phương pháp điều kiện sớm để xác định thời điểm sản xuất, nó là thời điểm sớm nhất có thể khi đã biết yêu cầu công việc (số lượng đơn hàng, thời gian giao hảng). Áp dụng phương pháp này có thể giúp cho công ty đảm bảo được thời hạn giao hàng, đảm bảo được yêu cầu về sản
lượng. Nhưng lại làm tăng chi phí lưu kho đồng thời khi công ty áp dụng phương pháp này khiến họ không có cách kiểm soát được tiến độ sản xuất gây lãng phí nguồn lực.
Qua tìm hiểu, tôi nhận thấy công tác lập kế hoạch mang trong mình rất nhiều khuyết điểm, công ty cần có những biện pháp để khắc phục được những khuyết điểm đó, đặc biệt là nên chú trọng vào các giải pháp về mặt kỹ thuật khi lập kế hoạch sản xuất.
Công ty chưa xây dựng cho mình một biểu mẫu lập kế hoạch. Công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu chưa theo một khuôn mẫu nhất định. Nếu như đối thủ của họ là công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà Nội đã xây dựng cho mình biểu mẫu lập kế hoạch cụ thể. Thông qua bảng biểu này ta có thể thấy rõ được nội dung của từng kế hoạch, thấy được mối liên hệ giữa các kế hoạch bộ phận, thấy được sự tham gia và trách nhiệm của các phòng ban trong công tác lập kế hoạch. Theo tôi công ty Hải Châu cũng nên xây dựng cho mình khuôn mẫu lập kế hoạch nói chung, trong đó xác định nội dung của kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác lập kế hoạch.
Người thực hiện Trình tự công việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan
Công ty và nhà máy xây
dựng BM- KH- 01- KHNA ( Kế hoạch năm) Phòng thị trường BM-TT.05.03 ( Kế hoạch tiêu thụ) Phòng kế hoạch nhà máy BM-KH.02-KHTH ( Kế hoạch sản xuất quý, tháng) Giám đốc nhà máy
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368
Kế hoạch tổng thể năm Lập kế hoạch tiêu thụ Lập kế hoạch sản xuất quý, tháng Duyệt Lập kế hoạch sản xuất tuần, ngày Duyệt
Phòng kế hoạch nhà máy
BM-KH.03-KHNG ( Kế hoạch sản xuất chi
tiết tuần, ngày) Giám đốc nhà máy
Quản đốc phân xưởng BM-KH.03-KHNG
PX-NM-01; PX-NM-02 ( Bảng xuất nhập nguyên
liệu, bao bì)
(Nguồn: phòng kế hoạch vật tư công ty cổ phần bánh kẹo Hữu Nghị Hà Nội)
Phương pháp tính toán các chỉ tiêu định lượng của kế hoạch sản xuất (tổng sản lượng, nhu NVL cần dùng, NVL cần dự trữ và một số các chỉ tiêu khác) rất mơ hồ, thiếu tính khoa học. Căn cứ chính để xây dựng các chỉ tiêu đó là dựa vào những phân tích định lượng tình hình tiêu thụ của thị trường năm trước năm kế hoạch, kết hợp với kinh nghiệm thực tế của cán bộ kế hoạch, bỏ qua hoạt động “Phân tích, dự báo thị trường năm kế hoạch”, một trong những hoạt động quan trọng bậc nhất giúp công ty có thể thành công khi đưa ra bất kỳ quyết định nào đối với bất kỳ công ty nào. Khi lượng hoá các yếu tố ảnh hưởng đến các chỉ tiêu dựa vào kinh nghiệm của cán bộ. Ví dụ như lượng hoá tác động của các yếu tố: tính không chắc của dự báo, tác động của các nguồn lực trong công ty bằng 10% khi dự báo nhu cầu về năng lực sản xuất từ nhu cầu sản phẩm…
Một công ty có thể tồn tại và phát triển đáp được yêu cầu của thị trường, mọi hoạt động của công ty đều hướng tới phục vụ mục tiêu thoả mãn nhu cầu thị trường. Nhu cầu thị trường luôn luôn biến động, hôm nay khách hàng thích tiêu dung bánh Hương Thảo, nhưng chưa chắc ngày mai họ đã thích tiêu dung nó. Do đó công tác lập sản xuất phải có tính linh hoạt, công ty
kịch bản khác nhau trong đó có những tình huống nhất định có thể xảy ra và cách giải quyết các tình huống đó. Thực tế Hải Châu đã không làm được điều này.