Bài 3: Kỹ năng giao tiếp căn bản

Nội dung chính của tài liệu này trình bày khái quát chung về giao tiếp; tầm quan trọng của giao tiếp; các kiểu giao tiếp phổ biến; một số vấn đề cần lưu ý trong giao tiếp ứng xử; phương pháp kiểm soát cảm xúc trong giao tiếp và Ứng xử trong một số tình huống giao tiếp. Mời các bạn tham khảo!

BÀI 3: KỸ NĂNG GIAO TIẾP CĂN BẢN Nội dung Mục tiêu  Sau kết thúc học, sinh viên trang bị, hướng dẫn về các nội dung:  Hiểu rõ ý nghĩa giao tiếp cơng việc, lợi ích mà giao tiếp tốt mang lại;  Nhận phát huy các điểm mạnh giao tiếp thân;  Phát kiểm soát các điểm yếu giao tiếp;  Chuẩn bị tốt tâm lý cho thân để giao tiếp tốt hơn;  Thực hành các kỹ kỹ thuật giao tiếp       Khái quát chung về giao tiếp; Tầm quan trọng giao tiếp Các kiểu giao tiếp phổ biến; Kỹ giao tiếp hiệu quả; Một số vấn đề cần lưu ý giao tiếp ứng xử; Phương pháp kiểm soát cảm xúc giao tiếp; Ứng xử số tình giao tiếp Hướng dẫn học Đọc kỹ tài liệu nghe giảng để nắm ý tưởng chính;  Thực hành giao tiếp thường xuyên vận dụng kiến thức học vào quá trình giao tiếp  PPH101_Bai3_v1.0018109225 TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Một buổi trưa, đường xuống nhà ăn dùng bữa, nữ thư ký thấy Giám đốc cầm tập tài liệu đứng trước chiếc máy hủy giấy, nét mặt băn khoăn ngơ ngác Cô bước lại gần hỏi ơng có cần giúp đỡ khơng - Có! Giám đốc thở phào nhẹ nhõm - Đây việc quan trọng Vui sướng lấy lòng sếp, thư ký bật máy hủy giấy nhét tập tài liệu vào Khi máy chạy, ơng giám đốc quay lại nói thêm: Khơng cần copy nhiều đâu, đủ Câu hỏi: Câu chuyện xảy ra? PPH101_Bai3_v1.0018109225 Khái quát chung giao tiếp Giao tiếp hoạt động trao đổi thơng tin để tạo lập trì các mối quan hệ người với người nhằm đạt mục đích định  Giao tiếp cách thức người tạo lập mối liên hệ với người khác xã hội;  Giao tiếp cách thức người đối nhân xử thế sống Mục đích giao tiếp trùn tải thông điệp Thông điệp truyền tải qua quá trình phát, nhận phản hồi các thơng tin các bên giao tiếp với Quá trình truyền thông giao tiếp thể sơ đồ: Gửi thông điệp Người nhận Người gửi Hỏi đáp Theo sơ đồ này:  Người gửi muốn truyền ý nghĩa/ý tưởng cho người khác phải mã hóa thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu phi ngôn từ khác (Ký hiệu, ám hiệu…) gọi thông điệp  Thông điệp gửi đến người nhận nhiều kênh khác lời nói, thơng báo, thư, điện thoại  Người nhận muốn hiểu thơng điệp người nói phải giải mã thơng điệp Đây quá trình dễ mắc lỗi tới hiểu sai, hiểu lầm giao tiếp  Người nhận tiếp nhận thơng tin có phản hồi lại Như vậy, quá trình giao tiếp thực thành công người nghe hiểu nội dung mà người nói muốn truyền đạt có phản hồi Một số trở ngại vấn đề giao tiếp:  Thông tin không rõ ràng, mạch lạc;  Lời nói hình ảnh khơng giao tiếp;  Thông tin không chuyển đến;  Người nhận hiểu khơng xác thơng tin chuyển đến Giải tình dẫn nhập Bằng ngơn ngữ thể quan sát mình, thư ký hiểu rằng: Ông giám đốc đứng trước máy hủy giấy, cô đọc thông điệp ông giám đốc cần hủy tài liệu Nhưng mặt chất, ơng giám đốc khơng phân biệt đâu máy hủy giấy, đâu máy photocopy Chính vậy, cần qua câu hỏi không cung cấp thông tin mạch lạc: “Ơng có cần giúp đỡ khơng ạ?”, hai người tự mặc định với “Có” nghĩa ông ta cần phải hủy giấy Trong ơng ta cần photo tập tài liệu Qua đó, thấy việc cung cấp thơng tin, truyền thông điệp không rõ ràng, không mạch lạc dẫn đến hậu khôn lường PPH101_Bai3_v1.0018109225 Tầm quan trọng việc giao tiếp Giao tiếp giữ vai trò quan trọng sống công việc hàng ngày bạn Giao tiếp phương tiện giúp bạn trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe Nếu bạn rèn luyện kỹ giao tiếp tốt bạn có thể:  Phát triển các mối quan hệ với người quan;  Tạo đường cầu nối đến hội mới;  Giải thích làm cho người xung quanh tin vào kết công việc;  Gây niềm tin khuyến khích người làm tốt cơng việc;  Phối hợp tốt với người nhóm để nâng cao hiệu công việc;  Nhận yêu mến, tin tưởng kính trọng đồng nghiệp;  Được người lắng nghe Ví dụ Một đồn khách đối tác công ty X đưa tham quan ăn trưa nhà hàng mà công ty có quan hệ từ lâu Sau ăn xong, số vị khách cảm thấy người khó chịu họ nhận định triệu chứng bị ngộ độc thức ăn mức độ nhẹ Tuy nhiên điều nhiều gây nên tình trạng hoang mang cho tất vị khách đoàn Một số ánh mắt nghi ngờ đổ dồn phía nhân viên nhà hàng người công ty X Trong trường hợp này, người quản lý nhà hàng người có trách nhiệm cơng ty X khơng ứng xử khéo léo nguy đổ vỡ mối quan hệ đối tác công ty dễ xảy Người quản lý nhà hàng phải làm để giữ uy tín với khách hàng? Người có trách nhiệm cơng ty X phải làm để trì mối quan hệ tốt đẹp doanh nghiệp đối tác? Các kiểu giao tiếp phổ biến Trong quá trình giao tiếp, người thường sử dụng phương tiện giao tiếp khác Phương tiện giao tiếp cách thức mà sử dụng để truyền thông điệp đến các đối tượng giao tiếp Giáo sư tâm lý học Albert Mehrabian trường Đại học UCLA cho rằng, tỷ lệ 7% - 38% - 55% tỷ lệ mà người sử dụng giao tiếp Theo ơng: Hình ảnh cử 55%  Chỉ có 7% liên quan đến ngơn từ;  38% liên quan đến ngữ điệu, chẳng hạn âm lượng, giọng nói, diễn cảm cách diễn đạt…  55% trình giao tiếp liên quan đến yếu tố phi ngơn từ Giọng nói 38% Lời từ 7% (Nguồn: Báo Doanh nhân Sài Gòn cuối cuần) Con người thường sử dụng nhiều phương tiện khác quá trình giao tiếp: giao tiếp ngơn từ, giao tiếp phi ngôn từ, giao tiếp văn bản, Trong phạm vi g cần phải không nhượng có lý tranh luận Trong quan hệ người với người, tranh luận điều hết sức bình thường khơng thể tránh Khơng có tranh luận, điều phải trái không phân định nên khơng thể coi tranh luận thói xấu mà hạn chế Tranh luận dẫn đến không thoải mái xảy xung đột Tranh luận đem lại kết tốt nếu tranh luận: Bạn có thái độ thật cơng bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái người Sự phê phán, bình phẩm người khác khơng thể quá giới hạn định, nếu khơng làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có Giọng nói phải mền mỏng, thật lòng Trong tranh luận phải tỏ tơn trọng nhau, cho người tranh luận tin tranh luận thật có ích Trong tranh luận nhiều người thắng không nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà người có thái độ mực chân thực Có mục đích rõ ràng nên xoay quanh điều cần giải quyết PPH101_Bai3_v1.0018109225 16  Tình cần thuyết phục hành động Trong giao tiếp, cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến lời nói, bạn dùng hành động để thuyết phục Thuyết phục hành động mang lại hiệu lớn Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến ta Khi vận dụng phương pháp bạn cần lưu ý: o Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép quy tụ sức mạnh o Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm o Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn PPH101_Bai3_v1.0018109225 17 TÓM LƯỢC CUỐI BÀI Giao tiếp giữ vai trò quan trọng sống công việc hàng ngày người Để giúp học viên nắm rõ giao tiếp có hiệu quả, học đưa các khái niệm về giao tiếp bản, tầm quan trọng cách sử dụng các phương tiện giao tiếp ngơn từ phi ngơn từ Bên cạnh đó, để giao tiếp thành cơng, cần ý các điều nên tránh giao tiếp; nắm các kỹ giao tiếp hiệu quả: từ cách khởi đầu, trì giao tiếp; đến cách tiếp cận, quan tâm, nghe chiến lược lắng nghe Bài học đưa các cách ứng xử số tình giao tiếp cụ thể giúp học viên liên hệ thực tiễn PPH101_Bai3_v1.0018109225 18 BÀI TẬP THỰC HÀNH CÂU HỎI ÔN TẬP Phân tích khái niệm giao tiếp Hoạt động giao tiếp có vai trò thế sống người? Con người cần rèn luyện kỹ để thành công hoạt động giao tiếp? Để thành công giao tiếp, người cần tránh điều gì? Vì sao? Hãy nêu tầm quan trọng giao tiếp phi ngôn từ hoạt động giao tiếp người? Nêu vai trò kỹ lắng nghe? CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Trong quá trình giao tiếp với người khác, nếu người tâm đến lợi ích thân người sẽ: A B C D tạo nhiều thiện cảm với các đối tác tạo uy tín lớn với các đối tác tạo bất tín nhiệm các đối tác tạo dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác Để giao tiếp thành cơng vấn đề xác định cự ly phương pháp giao tiếp nên tiến hành thế nào? A Với người đều sử dụng phương pháp cự li giao tiếp B Không cần xác định cự li hay phương pháp giao tiếp với người với nên tận tình chu đáo C Nên xác định cự ly phương pháp giao tiếp với đối tượng cụ thể để có cách ứng xử phù hợp D Việc giao tiếp với người khác thế tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể nên khơng cần xác định trước Cử đặt “lòng bàn tay lên ngực” nói lên cảm xúc gì? A B C D Thể sức mạnh Thái độ trích, phê phán Thật thà, chân thật Tin tưởng Khơng gian giao tiếp hai người trì khoảng từ 0,5 – 1,5 mét xếp vào vùng nào? A B C D Vùng mật thiết Vùng xã giao Vùng riêng tư Vùng công cộng PPH101_Bai3_v1.0018109225 19 Khi người tiếp xúc với nhau, điểm ý nét mặt người cần: A B C D kiểm soát tâm trạng cảm xúc xác định mặt mạnh mặt yếu chuẩn bị trang phục phù hợp cho bộc lộ cảm xúc tự nhiên PPH101_Bai3_v1.0018109225 20 ĐÁP ÁN CÂU HỎI ƠN TẬP Phân tích khái niệm giao tiếp Hoạt động giao tiếp có vai trò thế sống người?   Giao tiếp hoạt động trao đổi thơng tin để tạo lập trì các mối quan hệ người với người nhằm đạt mục đích định Vai trò hoạt động giao tiếp sống người Giao tiếp giữ vai trò quan trọng sống cơng việc hàng ngày người Giao tiếp phương tiện giúp bạn trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe Con người cần rèn luyện kỹ để thành công hoạt động giao tiếp? Để thành công hoạt động giao tiếp người cần rèn luyện các kỹ giao tiếp bao gồm:    Kỹ giao tiếp hội thoại (Kỹ nói); Kỹ giao tiếp văn (Kỹ viết); Kỹ giao tiếp phi ngôn ngữ Để thành công giao tiếp, người cần tránh điều gì? Vì sao?     Thơng tin khơng rõ ràng, mạch lạc; Lời nói hình ảnh khơng giao tiếp; Thơng tin khơng chuyển đến; Người nhận hiểu khơng xác thơng tin chuyển đến Vì: Quá trình trùn thơng giao tiếp người gửi thông tin người nhận thông tin quan trọng Nếu thông tin mà người gửi truyền bị sai dẫn người nhận hiểu sai, ảnh hưởng xấu đến công việc Hãy nêu tầm quan trọng giao tiếp phi ngôn từ hoạt động giao tiếp người? Các phương tiện giao tiếp phi ngơn từ có vai trò quan trọng việc truyền các thông tin thông điệp cho đối tượng giao tiếp nhằm biểu lộ cảm xúc, tình cảm độ nhạy cảm quá trình giao tiếp Bạn trùn thơng điệp khơng lời, chí khơng cần phải nghĩ về mà người nhận hiểu ý nghĩa cách vơ thức Đồng thời, bạn có mục đích rõ ràng, bạn thường biểu đạt điều thơng qua điệu bộ, cử Một cái vẫy tay, cái nháy mắt biểu đạt ý nghĩ cách hợp lý Đó hình thức giao tiếp phi ngôn từ Tuy nhiên, giao tiếp phi ngơn từ thường kèm với lời nói nhằm làm tăng ý nghĩa, củng cố làm rõ thông điệp Nêu vai trò kỹ lắng nghe  Giúp nâng cao kỹ giao tiếp bạn người xung quanh Với quá trình lắng nghe, bạn nắm bắt vấn đề, thu thập thơng tin qua nâng cao khả tương tác qua lại bạn đối phương PPH101_Bai3_v1.0018109225 21   Tạo liên kết về xúc cảm bạn đối phương Từ tạo thiện cảm với đối phương Lắng nghe giúp bạn chia sẻ cảm thơng với người khác, đồng thời hiểu đối phương Là biện pháp hạn chế cách giải quyết xung đột hiệu Tạo mối quan hệ tốt đẹp, bước đệm để thành công nghiệp sống CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM Đáp án là: tạo bất tín nhiệm các đối tác Vì: Xét về chất, người thích hưởng nhiều lợi ích Tuy nhiên sống xã hội người phải biết cân lợi ích, phải biết đặt lợi ích tương quan với lợi ích khác Nếu người tâm đến lợi ích thân bị coi người ích kỷ khơng đạt tín nhiệm người xung quanh Đáp án là: Nên xác định cự ly phương pháp giao tiếp với đối tượng cụ thể để có cách ứng xử phù hợp Vì: Sống xã hội, người bị chi phối nhiều mối quan hệ từ thân đến sơ Nếu dàn trải thời gian sức lực cho các mối quan hệ, người không đủ khả để vẹn tồn, chu đáo Vì vậy, nên xác định cự ly phương pháp giao tiếp với đối tượng cụ thể để có cách ứng xử phù hợp Đáp án là: Thật thà, chân thật Vì: Bàn tay đưa lên ngực cử biểu chân thật, chân thành Đáp án là: Vùng riêng tư Vì: Vùng riêng tư xác định khoảng cách giao tiếp từ 0,5 đến 1,5 m Khi hai người quen mức độ vừa phải, chưa đến mức mật thiết Đáp án là: kiểm soát tâm trạng cảm xúc Vì: “Xem mặt mà bắt hình dong” Mọi cảm xúc người thường biểu lộ nét mặt, ánh mắt Vì tiếp xúc với nhau, người nhìn vào ánh mắt, nét mặt để đoán biết tâm trạng Những người có kinh nghiệm giao tiếp thường biết kiểm soát tâm trạng cảm xúc để đối tượng giao tiếp không nhận thấy tâm trạng thực PPH101_Bai3_v1.0018109225 22 ... công hoạt động giao tiếp? Để thành công hoạt động giao tiếp người cần rèn luyện các kỹ giao tiếp bao gồm:    Kỹ giao tiếp hội thoại (Kỹ nói); Kỹ giao tiếp văn (Kỹ viết); Kỹ giao tiếp phi... kiểu giao tiếp phổ biến Trong quá trình giao tiếp, người thường sử dụng phương tiện giao tiếp khác Phương tiện giao tiếp cách thức mà sử dụng để truyền thông điệp đến các đối tượng giao. .. phương tiện giao tiếp ngơn từ phi ngơn từ Bên cạnh đó, để giao tiếp thành cơng, cần ý các điều nên tránh giao tiếp; nắm các kỹ giao tiếp hiệu quả: từ cách khởi đầu, trì giao tiếp; đến