Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung bài giảng trình bày đến người học những vấn đề liên quan đến Kỹ năng ra quyết định quản trị, cụ thể như: Kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng ra quyết định, quy trình ra quyết định, phong cách ra quyết định,...
KỸ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 06/22/18 TS Trương Quang Dũng I KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 06/22/18 TS Trương Quang Dũng VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ 1.1. Vấn đề là gì? Sự khác biệt giữa tình trạng mong đợi và tình trạng hiện Nhận thức về một sự khơng hồn hảo của hiện tại với niềm tin về khả năng làm cho nó tốt hơn trong tương lai Khi có một vấn đề nào đó xảy ra, ta thường phân vân khơng biết giải quyết theo hướng nào VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ 1.2. CÁC LOẠI VẤN ĐỀ VẤN ĐỀ ĐƠN GIẢN Được xác định rõ ràng Lặp đi lặp lại Có một nguyên nhân duy nhất Có thể đánh giá được ảnh hưởng của nó đối với vấn đề Giải pháp được quy định VẤN ĐỀ PHỨC TẠP Khơng được xác định rõ ràng Mới lạ Có nhiều ngun nhân Có nhiều giải pháp có thể GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1. Giải pháp 2.1.1. K/niệm Giải pháp là xử lý một vấn đề làm cho vấn đề khơng tồn tại nữa Giải pháp là xử lý một vấn đề sao cho đạt được mục tiêu của vấn đề đó sau khi xử lý Giải pháp bao gồm: Giải pháp chặn đứng và giải pháp xử lý GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1.2. Giải pháp chặn đứng Ngăn ngừa: Không cho vấn đề xảy ra hoặc tái diễn Loại trừ: Giải quyết vấn đề một lần cho dứt điểm. Giảm thiểu: Giảm thiểu mức độ nghiêm trọng của vấn đề GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.1.3. Giải pháp xử lý Tập trung vào hệ quả của vấn đề Xử lý: Sửa chữa thiệt hại do vấn đề gây ra. Có ý nghĩa bổ sung cho giải pháp loại trừ hay giảm thiểu Chấp nhận: Chấp nhận hậu quả của vấn đề và làm quen với nó Tái định hướng: Vấn đề được lái theo hướng khác. Thực chất là tìm xem vấn đề có ưu điểm gì khơng và tận dụng ưu điểm đó GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2. Sáng tạo 2.2.1. K/n Một khả năng: Khả năng tưởng tượng hay sáng chế ra cái mới. Một thái độ: Khả năng chấp nhận những cái mới và thay đổi Một q trình: liên tục cải tiến ý tưởng và giải pháp GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2.2. Mơ hình sáng tạo Chuẩn bị: Thu thập thông tin, tập trung vào vấn đề Ấp ủ: Suy ngẫm về vấn đề, đôi khi vô thức Tia chớp sáng kiến: tại 1 thời điểm bất kỳ trong giai đoạn ấp ủ có thể nảy sinh ý nghĩ độc đáo Kiểm tra: những tia chớp sáng kiến chỉ là ý tưởng ban đầu nên cần được kiểm tra đánh giá GIẢI PHÁP VÀ SÁNG TẠO 2.2.2. Mơ hình sáng tạo Chuẩn bị Ấp ủ Kiểm tra Tia chớp sáng kiến Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu Các mục tiêu cần đảm bảo SMART S Specific M Measurable A R Achievable/ Agreement T Timed 06/22/18 Realistic 58 Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu Mục tiêu phải cụ thể (Specific): cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu. Mục tiêu phải đo lường được (Measurable). Định lượng kết quả cuối cùng bằng các chỉ tiêu có thể đánh giá. Mục tiêu phải có thể đạt được (Achievable). Mục tiêu đề ra cần có sự phấn đấu nhưng nếu đặt mục tiêu cao q thì sẽ khơng có khả năng đạt được. Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu Mục tiêu phải nhất quán (Realistic/Realevant): mục tiêu này không mâu thuẫn với mục tiêu khác. Mục tiêu phải có thời hạn (Timed): Chỉ rõ giới hạn thời gian thực hiện Lưu ý: Các yêu cầu mục tiêu Ví dụ: Mục tiêu smart của Cơng ty chế biến cà phê “Đạt được hiệu suất đầu tư 20% vào trước cuối tháng 12 năm 2012” Specific Hiệu suất đầu tư (lợi nhuận) Measurable Achievable 20% Khả thi? Realistic Thực tế? Timed Cuối tháng 12 năm 2012 06/22/18 61 B3: Các ràng buộc “Ràng buộc” là những gì khó khăn, hạn chế các phương án lựa chọn khi cân nhắc giải pháp cho vần đề ra QĐ Thường các ràng buộc là: Các u cầu của cấp trên Các u cầu của đội, nhóm Thiếu nguồn lực, thời gian (chủ yếu) Hạn chế về quyền hạn, khả năng B3: Các ràng buộc Ví dụ: Hiệu trưởng Trường ĐH cơng lập X nhận ra rằng do lương thấp nên các giảng viên chỉ giảng hết nghĩa vụ rồi đi dạy cho Trường khác. Lương thấp mà ra chính sách u cầu giảng viên làm việc nhiều có vẻ khơng khả thi nên Ơng nghĩ cần có thêm phụ cấp cho giảng viên. Khi trao đổi, trưởng phòng tài vụ có ý kiến rằng trường có tiền để phụ cấp nhưng cơ chế tài chính của nhà nước khơng cho phép B4: Thu thập thơng tin Thu thập thơng tin cần thiết cho việc ra QĐ B5: Đánh giá giải pháp B1. Liệt kê tồn bộ các giải pháp Đã liệt kê hết các giải pháp chưa? Có xuất hiện thêm giải pháp nào khả thi nữa khơng? B5: Đánh giá giải pháp B2. Đánh giá tính khả thi Đối với dự án, chương trình lớn phải nghiên cứu khả thi để xem: Phương án có thể thực hiện được khơng? Có đáp ứng được các u cầu đặt ra khơng? Hậu quả gián tiếp của nó là gì? Tính khả thi được xem xét trên 3 khía cạnh: kỹ thuật, xã hội và kinh tế B5: Đánh giá giải pháp B2. Đánh giá tính khả thi Đối với dự án nhỏ, khơng cần nghiên cứu khả thi nhưng cũng cần xem xét một số vấn đề: Những ảnh hưởng của QĐ đến con người? Những tác động của cơng nghệ? Những ảnh hưởng của QĐ đến chi phí và lợi nhuận? Những ảnh hưởng của QĐ đến mơi trường B6: Ra quyết định Nếu đã vượt qua 5 bước: ra QĐ Nếu vẫn gặp khó khăn, thì khó khăn thường là: Có nhiều phương án tốt như nhau Khơng có phương án nào đạt u cầu Lúc này cần xem lại phần đánh giá giải pháp. Đơi khi phải thêm hoặc hạ bớt tiêu chuẩn lập phương án 3. PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH V.Vroom và P.Yeston đã phân biệt 5 kiểu ra QĐ: Kiểu 1: Nhà QT tự quyết định dựa trên thơng tin họ có Kiểu 2: Nhà QT thu thập thơng tin từ cấp dưới rồi tự quyết định Kiểu 3: Nhà QT trao đổi với cấp dưới mà khơng tập hợp họ lại rồi ra quyết định. Quyết định có hoặc khơng bị ảnh hưởng bởi ý kiến của cấp dưới 3. PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Kiểu 4: Nhà QT trao đổi với tập thể để lấy ý kiến chungï, rồi ra quyết định. Quyết định có hoặc khơng có các ý kiến đề nghị của tập thể trong đó Kiểu 5: Nhà QT trao đổi, thảo luận với tập thể, căn cứ vào ý kiến của tập thể để ra quyết định 3. PHONG CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH Ưu nhược điểm của các kiểu ra QĐ: Kiểu 1 và 2 Ưu: Thời gian ra quyết định ngắn; tiết kiệm chi phí, thời gian Nhược: Khơng tận dụng được suy nghĩ của người khác. Kiểu 3,4 và 5 Ưu: Tận dụng được kiến thức và kinh nghiệm của người khác. Đặc biệt cần nếu đó là vấn đề phức tạp và mang tính chiến lược. Nhược: Tốn thời gian; khuynh hướng nhượng bộ, thỏa hiệp; trách nhiệm cá nhân khơng rõ. Những vấn đề cần lưu ý khi ra QĐ Q tin tưởng vào kinh nghiệm bản thân cũng như đánh giá nó q cao Mang tính thỏa hiệp và nhiều lúc bỏ qua những vấn đề chính Dựa trên những ấn tượng hoặc cảm xúc cá nhân Q cầu tồn Thơng tin chưa đầy đủ ...I KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 06/22/18 TS Trương Quang Dũng VẤN ĐỀ VÀ CÁC LOẠI VẤN ĐỀ 1.1. Vấn đề là gì? Sự khác biệt giữa tình trạng mong đợi... Đưa ra nhiều câu hỏi tại sao: tìm ra những định nghĩa, phương án khác nhau… 06/22/18 21 TIẾN TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 4.2. Phát biểu vấn đề 4.2.4. Xác định và phân tích ngun nhân Xác định các ngun nhân có thể có: Tìm tất cả ngun ... nhân, sau đó chọn những ngun nhân có khả năng Tìm ra ngun nhân thực sự: ngun nhân có khả năng 06/22/18 22 Liệt kê tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định BẰNGPHƯƠNG PHÁP “SƠ ĐỒ ung