Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì(packexim)

Được nhà trường tạo điều kiện và sự tiếp nhận thực tập tại Công ty cổ phần sảnxuất và xuất nhập khẩu bao bìPackexim, một đơn vị sản xuất trong lĩnh vực bao bì, có kết quả hoạt động sản x

3 Giáo viên hướng dẫn: Th.S Nguyễn Ngọc Dương

4 Thời gian thực hiện: 9/10/2018 - 5/12/2018

- Giải pháp: tìm ra được những điểm đạt được để phát huy và những nguyên nhângây nên những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ, từ đó đưa ra những kiến nghị,giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ tại công ty

6 Nội dung chính của khoá luận gồm 3 chương:

- Chương I: Một số vấn đề lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ hàng hóatrong doanh nghiệp

- Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóatại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì(Packexim)

- Chương III: Đề xuất và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức

dự trữ tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì(Packexim)

7 Kết quả đạt được

- Báo cáo chính thức khoá luận tốt nghiệp

- Bảng tổng hợp kết quả điều tra

- Tổng hợp các ghi chép phỏng vấn

Các kết quả trên đảm bảo tính khoa học, tính logic, tính khách quan, trung thực

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập tại trường Đại học Thương Mại Hà Nội, chuyên ngànhQuản trị kinh doanh, với sự quan tâm hướng dẫn tận tình của thầy cô giáo, em đã tíchlũy được cho mình những kiến thức chuyên môn, chuyên ngành, phục vụ cho quá trìnhcông tác của mình sau này

Được nhà trường tạo điều kiện và sự tiếp nhận thực tập tại Công ty cổ phần sảnxuất và xuất nhập khẩu bao bì(Packexim), một đơn vị sản xuất trong lĩnh vực bao bì,

có kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh khá tốt, đội ngũ nhân sự nhiệt tình, năngđộng, chuyên nghiệp, em đã được mở rộng thêm được tầm hiểu biết, đặc biệt là mốiliên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết trong công tác quản trị, cách giao tiếp ứng xử, kỹnăng văn phòng, điều này giúp em nhiều trong việc hoàn thiện khả năng của mìnhtrước khi ra trường

Đặc biết em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Th.S Nguyễn Ngọc Dương, thầy

đã trực tiếp hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung giúp em hoàn thành tốt bài khóa luận tốtnghiệp

Tuy nhiên, do thời gian, diều kiện có hạn và cách tiếp cận còn nhiều hạn chế vềkiến thức và kinh nghiệm nên bài khóa luận tốt nghiệp của em vẫn còn khiếm khuyết,

em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài khóa luận tốtnghiệp của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

TÓM LƯỢC i

LỜI CẢM ƠN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5.Phương pháp nghiên cứu 4

6 Kết cấu đề tài 5

CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Hàng hóa 6

1.1.2 Dự trữ hàng hóa 6

1.1.3 Kho bãi dự trữ 6

1.1.4 Quản trị dự trữ 7

1.1.5 Tổ chức dự trữ hàng hóa 7

1.1.6 Một số khái niệm khác 7

1.2 Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa 8

1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại 8

1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến QTDT hàng hóa 16

1.3.1 Các yếu tố chủ quan 16

1.3.2 Các yếu tố khách quan 17

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP SX-XNK BAO BÌ( PACKEXIM) 19

2.1 Tổng quan về công ty 19

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 19

2.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 20

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh 21

2.1.5 Tình hình sử dụng lao động 21

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP SX-XNK bao bì(Packexim) những năm gần đây 23

2.2 Phân tích ,đánh giá công tác tổ chức dự trữ tại công ty CP SX-XNK bao bì (Packexim) 24

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 24

2.2.2 Thực trạng công tác theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật 25

2.2.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt giá trị 31

2.2.4.Ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ hàng hóa 32

2.3 Kết luận chung về thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) 32

2.3.1 Những thành công trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) 32

2.3.2 Những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) 33

CHƯƠNG III MỘT SỐ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP SX-XNK BAO BÌ (PACKEXIM) 36

3.1 Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 36

3.2 Quan điểm giải quyết các vấn đề về công tác tổ chức dự trữ hàng hóa 37

3.2.1 Quan điểm giải quyết của công ty 37

3.2.2 Quan điểm giải quyết của cá nhân 37

3.3 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CP SX-XNK bao bì(Packexim) 39

3.3.1 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ 39

3.3.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác QTDT về mặt hiện vật 40

3.3.3 Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác QTDT hàng hóa về mặt giá trị 41

3.3.4.Đề xuất nhằm hoàn thiện công tác ứng dựng tin học trong QTDT hàng hóa 41

3.3.5 Một số kiến nghị 43

KẾT LUẬN 46 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty CPSX-XNK bao bì (Packexim) 20

Bảng 2.1: Bảng số lượng và chất lượng lao động tại Công ty CP SX-XNK bao bì 21

( Packexim) 21

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty CP SX-XNK bao bì ( Packexim) 22 Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP X-XNK bao bì (Packexim) 23

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim): Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập

khẩu bao bì Packexim

XN: Xí nghiệp

NVL: Nguyên vật liệu

XNK: xuất nhập khẩu

CSDL: cơ sở dữ liệu

LỜI MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, để có thể hội nhập kịp với sự pháttriển không ngừng của xã hội và của thế giới.Các quốc gia đang phải từng bướcchuyển mình phát triển, cả về bề rộng lẫn bề sâu.Một doanh nghiệp cũng vậy, muốntồn tại cần rất nhiều yếu tố từ đầu vào đến yếu tố đầu ra của quá trình sản xuất tiêu thụsản phẩm, phát triển thị trường Một sản phẩm đẹp cũng vậy, không thể chỉ kể đến tácdụng mà sản phẩm mang lại cho người tiêu dùng, mà một điều rất quan trọng đối vớinhững người tiêu dùng khó tính đó chính là cái ấn tượng đầu tiên khi nhìn vào bao bìsản phẩm Bao bì sản phẩm tuy chỉ là vật dùng để gói sản phẩm nhưng nó có vai tròquan trọng làm tăng thêm giá trị hàng hóa, thu hút hơn sự chú ý của người tiêu dùng,bao bì đang trở thành một sản phẩm không thể thiếu của cuộc sống con người Nhậnthức được vai trò của bao bì, loại sản phẩm chính do mình sản xuất ra nên ban lãnhđạo và toàn thể công nhân viên của công ty CPSX-XNK bao bì( Packexim)” vẫn ngàyđêm phấn đấu đưa công ty ngày càng phát triển vững mạnh trong nghành sản xuất bao

bì với môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt Công ty CPSX-XNK baobì(Packexim) là một trong những đơn vị được thành lập sớm nhất, là một trong nhữngcon chim đầu đàn trong nghành sản xuất kinh doanh bao bì ở Việt Nam, đây vừa là lợithế đồng thời cũng là một bất lợi của công ty trước các đối thủ cạnh tranh mới, trẻ hơn,năng động hơn và được đầu tư đồng bộ hơn về cơ sở vật chất, máy móc thiết bị vànguồn nhân lực,… đòi hỏi đối với công ty là phải khắc phục những điểm yếu và pháthuy điểm mạnh, tạo lập thêm điểm mạnh cho mình để duy trì và khẳng định được vịthế cạnh tranh của công ty

Qua một thời gian thực tập tại công ty CPSX-XNK bao bì( Packexim) em đã có

sự hiểu biết sơ bộ về tình hình chung và thực trạng công tác tổ chức dự trữ hàng hóacủa công ty Nhận thấy công tác tổ chức dự trữ hàng hóa là một khâu quan trọng ảnhhưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất của công ty, giúp đảm bảo hàng hóa trong kho đủ

về số lượng và đạt yêu cầu về chất lượng, đáp ứng được cơ cấu bán ra của doanhnghiệp, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, tránh ứ đọng hàng hóa,là nhân tốquyết định rất lớn đến thành công và hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty

Qua quá trình đi sâu hơn để tìm hiểu thực trạng của công tác tổ chức dự trữ hànghóa em càng nhận thấy nhiều vấn đề phức tạp nảy sinh và cần nghiên cứu nên em đãquyết định chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công tyCPSX-XNK bao bì( Packexim)”.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Tổ chức dự trữ hàng hóa luôn là nội dung được quan tâm nghiên cứu hàng năm

tại nhiều tổ chức doanh nghiệp do tầm quan trọng của nó đối với sự tồn tại và pháttriển của doanh nghiệp Cho đến nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu, hội thảo,viết luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đề này Mỗi công trình được nghiên cứu, tácgiả có những cách tiếp cận khác nhau và nhìn nhận theo các góc độ khác nhau và đềuđạt được những thành công nhất định

- Vũ Thị Minh Phương(2017) –“ Hoàn thiện công tác quản trị dự trữ hàng hóa tại công ty cổ phần thép miền Bắc”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.

Đề tài đã được tác giả nghiên cứu khá chi tiết và cụ thể về thực trạng cũng như các giảipháp nhằm nâng cao công tác quản trị dự trữ Tuy nhiên do đề tài này phạm vi nghiêncứu khá rộng nên nhiều vấn đề về công tác tổ chức dự trữ chưa được tác giả làm rõ

-Nguyễn Thị Thu Hồng(2012), “ Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ của công ty

CP Black & White”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại Đề tài tập trung

nghiên cứu về thực trạng công tác quản lý hàng hóa về mặt hiện vật, mặt giá trị, sau đó

đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ tại công ty CP Black &

White Tuy nhiên thì trong đề tài nghiên cứu của mình tác giả mới chỉ đưa ra các phântích chung chung mang tính lý thuyết nhiều hơn, chưa đi sau vào thực tế, các giải phápđược đưa ra cũng mang nhiều tính lý thuyết, khó thực hiện

-Trương Đức Khôi(2011), “ Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại

công ty siêu thị Hà Nội”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại Đề tài đã

tìm hiểu được thực trạng công tác quản trị dự trữ một cách khá đầy đủ để từ đó đưa rađược các giải pháp Mặt hạn chế của đề tài là đề tài chưa cho chúng ta thấy được thựctrạng của công tác tổ chức dự trữ đó nó sẽ tác động như thế nào đến hoạt động củacông ty

- Nguyễn Đức Mạnh(2009), “ Một số biện pháp quản trị dự trữ tại siêu thị điện máy Pico tại Nguyễn Trãi-Hà Nội”, luận văn tốt nghiệp trường Đại học Thương Mại.

Đề tài tập trung nghiên cứu kế hoạch quản trị dự trữ tại siêu thị, tổ chức triển khai hoạt

động dự trữ hàng hóa, đánh giá hoạt động dự trữ Trong đó khi nghiên cứu về tổ chứctriển khai hoạt động dự trữ hàng hóa tác giả đi sâu vào phân tích công tác xây dựngmức dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp Từ đó tác giả đưa ra các kiến nghị giúp siêuthị xác định được mức dự trữ tối ưu nhằm đảm bảo hàng hóa phục vụ cho bán hàng vàđảm bảo kinh tế.Tuy nhiên nhiên không đi nghiên cứu hết các khía cạnh của hoạt độngquản trị dự trữ mà chỉ mới tìm hiểu về công tác xác định mức dự trữ và phương phápxác định mức dự trữ tối ưu.

 Nhận xét:

- Thành công: nhìn chung các công trình nghiên cứu nêu trên đều đã làm nổi bật

được vấn đề chính cần nghiên cứu “Hoàn thiện công tác dự trữ hàng hóa”, và các nghiêncứu đã có cái nhìn thực tế về hiệu quả kinh doanh và cũng đưa ra được các giải pháp đốivới doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có định hướng cho hướng đi của mình

- Hạn chế: Các công trình đã đi nghiên cứu cụ thể từng bộ phận liên quan,

nhưng chưa đánh giá chung được hiệu quả tình hình hoạt động sản xuất kinh doanhcủa riêng doanh nghiệp trên toàn địa bàn tỉnh hay thành phố mà doanh nghiệp đanghoạt động

- Khoảng trống cần được nghiên cứu: Thông qua đề tài “Hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tại công ty CPXS-XNK bao bì(Packexim) ” em sẽ đi sâu nghiên

cứu trên các mảng lý luận tới thực tiễn, đưa ra được những mặt thành công mà công tyđạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại Từ đó đưa ra những kiến nghị, giải phápnhằm hoàn thiện , nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ tại công ty

3.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

-Mục tiêu chung: Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức dự trữ

hàng hóa tại công ty CPSX-XNK bao bì( Packexim)

-Mục tiêu cụ thể:

Lý luận: hệ thống hóa những lý luận cơ bản về công tác tổ chức dự trữ trong

doanh nghiệp thương mại

Thực trạng: tìm hiểu, phân tích thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh củacông ty CPSX-XNK bao bì( Packexim), đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức dự trữhàng hóa

Giải pháp: tìm ra những điểm đạt được để phát huy và những nguyên nhân gâynên những hạn chế trong công tác tổ chức dự trữ, từ đó đưa ra những kiến nghị , giảipháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả của công tác dự trữ tại công ty

4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

-Đối tượng: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác tổ chức dự trữ hàng hóa tạicông ty CPSX-XNK bao bì(Packexim)

-Phạm vi nghiên cứu:

Phạm vi thời gian: Tập trung nghiên cứu thực trạng, thu nhập dữ liệu thực tế về

tình hình hoạt động dự trữ hàng hóa của Công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) trong

3 năm gần đây 2015-2107

Phạm vi không gian: Đề tài được nghiên cứu trong phạm vi đơn vị thực tập và

khu vực bảo quản của Công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim) tại cơ sở nhà máy XãTân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên

Phạm vi nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu về công tác tổ chức dự trữ, những

vấn đề còn tồn tại và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác dự trữ tại doanh nghiệp

5.Phương pháp nghiên cứu

Đề tài đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu tài liệu để tìm kiếm dữ liệu,phục vụ cho quá trình nghiên cứu

a, Phương pháp thu thập dữ liệu

Việc thu thập dữ liệu là công việc đầu tiên và quan trọng của quá trình nghiêncứu Phương pháp thu thập dữ liệu là cách thức thu thập dữ liệu và phân loại sơ bộ cáctài liệu chứa đựng các thông tin liên quan tới đối tượng nghiên cứu của đề tài mìnhthực hiện Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, sử dụng phương pháp:

- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: qua các báo cáo kinh doanh, tài liệu

thống kê, các công trình khoa học đã thực hiện, qua mạng internet…

+ Nguồn bên trong công ty: Báo cáo tài chính của Công ty CPSX-XNK baobì(Packexim), cụ thể: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh củacông ty Và cơ cấu nhân viên, tiền lương, thu nhập lấy từ phòng tài chính kế toán vàphòng nhân sự của công ty CPSX-XNK bao bì(Packexim)

+ Nguồn bên ngoài công ty: Các tài liệu đã học ở trường Đại học Thương Mạinhư: giáo trình Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại, và một số tài liệu từ báochí, Website

-Phương pháp quan sát: quan sát, ghi lại thông tin thu thập được trong quá trình

thực tập tại công ty

-Phương pháp phỏng vấn: dưới sự giúp đỡ của lãnh đạo và nhân viên công ty đã

trả lời phỏng vấn, giúp thu thập một số thông tin để đánh giá công tác tổ chức dự trữhàng hóa tại công ty

b, Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu

Với các thông tin sau khi đã thu thập được cần phải chọn lọc xử lý thông tin saocho phù hợp với mục đích của đề tài nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu của mình em

đã tiến hành phân tích dữ liệu bằng các phương pháp sau:

 Phương pháp thống kê

Thông qua các nguồn dữ liệu thu thập được, tiến hành phân tích thống kê, tínhtoán các chỉ tiêu nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh của Công ty Thống kê các dữliệu thu thập được và tiến hành phân tích để lựa chọn những thông tin cần thiết choviệc nghiên cứu, và loại bỏ các thông tin hay dữ liệu không còn phù hợp với tình hìnhhiện tại Từ đó tiến hành phân tích, nhận xét, đánh giá tổng hợp, chi tiết

 Phương pháp so sánh:

Đây là phương pháp chủ yếu dùng trong phân tích hoạt động kinh doanh để xácđịnh xu hướng, mức độ biến động của các chỉ tiêu phân tích, để làm nổi bật vấn đềnghiên cứu Từ dữ liệu thu thập được, tiến hành so sánh qua các năm về mức chênhlệch và tốc độ tăng giảm của các chỉ tiêu

 Phương pháp tổng hợp:

Tổng hợp các vấn đề và kết quả thống kê, so sánh để có những đánh giá về vấn

đề, giúp tìm các giải pháp đúng đắn để giải quyết vấn đề

- Chương III: Đề xuất và kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức

dự trữ tại công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì(Packexim)

CHƯƠNG I MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

HÀNG HÓA TẠI DOANH NGHIỆP.

1.1 Một số khái niệm cơ bản.

1.1.1 Hàng hóa

Hàng hóa là một trong những phạm trù cơ bản của kinh tế chính trị Theo nghĩa

hẹp, hàng hóa là vật chất tồn tại có hình dạng xác định trong không gian và có thể traođổi, mua bán được Theo nghĩa rộng, hàng hóa là tất cả những gì có thể trao đổi, muabán được

(Nguồn-Theo Từ điển Việt Nam) Hàng hóa bao gồm tất cả các loại động sản, kể cả động sản hình thành trong

tương lai; những vật gắn liền với đất đai

(Nguồn-Theo Khoản 2 Điều 3 Luật Thương mại 2005) Hàng hoá là tài sản có thể trao đổi, mua, bán trên thị trường, có khả năng thỏa

mãn nhu cầu của con người, bao gồm các loại động sản và bất động sản

(Nguồn-Theo Luật giá năm 2013)

Hàng hóa: là toàn bộ hàng hóa còn nằm lại trong kho của sản xuất, hàng hóa

đang trên đường, hàng hóa đang nằm trong kho của doanh nghiệp, hàng nằm ở cáctrạm, các cửa hàng, quầy hàng, hàng hóa có thể mang bán ngay, cũng có thể hàng hóaphải chọn lọc, chỉnh lý, bao gói

1.1.2 Dự trữ hàng hóa

Dự trữ hàng hóa: là việc lưu giữ những hàng hoá hay nguyên liệu trong kho của

chính doanh nghiệp nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như nhucầu sản phẩm của khách hàng

1.1.3 Kho bãi dự trữ

Kho bãi dự trữ: được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ

hàng hóa phục vụ hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

+ Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa: là loại kho bãi thường đặt ở nơi

thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa

+ Kho bãi dự trữ: là loại kho dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra

hàng ngày của doanh nghiệp Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại cácđiểm bán hàng

+ Kho bãi trung chuyển: là loại kho bãi phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa

của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiệnvận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

(Bộ môn quản trị doanh nghiệp Đại học Thương Mại-Giáo trình quản trị tác sản xuất-Hà Nội, 2016,trang207).

1.1.4 Quản trị dự trữ

Quản trị dự trữ: là quá trình doanh nghiệp thiết lập một hệ thống theo dõi các

loại hàng hóa dự trữ trong doanh nghiệp và ra quyết định về số lượng, thời gian đặthàng dự trữ nhằm tối ưu hóa hoạt dộng sản xuất kinh doanh

(Bộ môn quản trị doanh nghiệp Đại học Thương Mại-Giáo trình quản trị tác sản xuất-Hà Nội, 2016,trang207).

Quản trị dự trữ: Quản trị dự trữ là tổng hợp các hoạt động xác định nhu cầu dự

trữ, tổ chức dự trữ và đánh giá công tác dự trữ nhằm đảm bảo thực hiện được các mụctiêu của doanh nghiệp Quản trị dự trữ hàng hóa có vai trò quan trọng đối với doanhnghiệp

(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang31).

1.1.5 Tổ chức dự trữ hàng hóa

Tổ chức dự trữ hàng hóa: Bao gồm các hoạt động tổ chức hệ thống kho bãi dự

trữ hàng hóa, tổ chức quản trị hàng hóa về mặt hiện vật và giá trị

(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang32).

1.1.6 Một số khái niệm khác

Tổ chức quản lý dự trữ hàng hóa về mặt hiện vật: là việc giữu gìn hàng hóa về

mặt giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hư hỏng hàng hóa trong kho

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa: là xây dựng, tổ chức các hoạt động của

con người nhằm baỏ đảm nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa: là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hoa

vào danh mục kiểm kê

(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang223,225,229)

Thẻ kho: là công cụ dùng để ghi toàn bộ dữ liệu dự trữ gồm các phần: ghi tên mô

tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu, đơn giá mua hàng, đơn giá từng loại mặt hàng,điểm đặt hàng bổ sung, lượng hàng dự trữ ban đầu, thời điểm cần đặt mua thêm, toàn

bộ số lượng hàng bị hỏng, toàn bộ số lượng hàng mua thêm, toàn bộ số hàng đã đượcbán

Mã số mã vạch: là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt

mà máy móc có thể đọc được.Có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học nhằmnâng cao hiệu quả, công suất trong trong bán hàng

(PGS.TS Lê Quân –PGS.TS Hoàng Văn Hải-Giáo trình quản trị tác nghiệp doanh nghiệp thương mại-Nhà xuất bản thống kê,2010, trang234,235).

1.2 Các nội dung cơ bản của tổ chức dự trữ hàng hóa.

1.2.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp thương mại

1.2.1.1 Tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ

Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ

Kho bãi được hiểu đơn giản là những điều kiện cơ sở vật chất để dự trữ hàng hóaphục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: hệ thống nhà kho, sânbãi, trang thiết bị để chứa đựng bảo quản sản phẩm

Tổ chức quản lý kho bãi bao gồm các công việc chính sau như xác định nhu cầukho bãi, quy hoạch mạng lưới kho bãi, đầu tư cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bịkho bãi

Với doanh nghiệp thương mại, hệ thống kho bãi bao gồm các loại chính sau:

- Kho bãi phục vụ thu mua, tiếp nhận hàng hóa: loại kho bãi này thường đặt ở

nơi thu mua hoặc tiếp nhận hàng hóa

- Kho bãi dự trữ: loại kho này dùng để dữ trữ hàng hóa đáp ứng nhu cầu bán ra

hàng ngày của doanh nghiệp Loại kho này có thể bao gồm nhà kho, bãi hoặc tại cácđiểm bán hàng

- Kho bãi trung chuyển: loại kho bãi này phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa

của doanh nghiệp, thường nằm ở nhà ga, bến cảng để nhận hàng hóa từ phương tiệnvận chuyển này sang phương tiện vận chuyển khác

Kho bãi của doanh nghiệp có thể được chia theo các tiêu chí khác nhau như theo

độ bền (kho kiên cố, kho tạm thời…), theo sở hữu (kho của doanh nghiệp, kho đithuê…), theo tính chất chuyên dụng (kho hóa chất, kho đông lạnh, kho độc hại…),theo quy mô (tổng kho, kho trung bình, kho nhỏ…)

Doanh nghiệp xác định nhu cầu kho bãi cần căn cứ vào định mức dự trữ hànghóa của mình Diện tích cần có thường bao gồm:

+ Diện tích nghiệp vụ chính của kho: Dùng để tiếp nhận và xuất hàng hóa, bảo

quản hàng hóa và xử lý hàng hóa (bao gói lại, đánh mã vạch…)

+ Diện tích khác: Bao gồm diện tích văn phòng kho (nếu cần), diện tích cho bộ

phận bảo vệ, diện tích dừng đỗ xe, diện tích cho lắp đặt và vận hành trang thiết bị

Để xác định nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp có thể sử dụng kết hợp nhiều phươngpháp khác nhau:

- Phương pháp kinh nghiệm:

Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến nhất Doanh nghiệp căn cứ trên địnhmức dự trữ của mình bao gồm định mức dự trữ tối đa, định mức dự trữ bình quân đểxác định nhu cầu kho bãi Để thuận tiện, doanh nghiệp sẽ xác định từng loại diện tích

dự trữ cho từng nhóm hàng, ngành hàng, diện tích nghiệp vụ chính, diện tích hànhchính…Trên cơ sở các loại nhu cầu diện tích cụ thể, doanh nghiệp lên phương án tổngthể và vẽ sơ đồ tổng thể

Phương pháp kinh nghiệm thường áp dụng tính toán các diện tích hành chính,diện tích vận hành kho bãi…

- Phương pháp tính theo tải trọng:

Diện tích tính theo tải trọng áp dụng trong trường hợp kho bãi có sức chứa theotải trọng Phương pháp này thường áp dụng cho các hàng hóa chất xếp trên giá, kệ,chất đống…

Thông thường doanh nghiệp có thể tính toán cân đối ba định mức diện tích:

S tối thiểu: theo định mức dự trữ tối thiểu

S tối đa: theo định mức dự trữ tối đa

S bình quân: theo định mức dữ trữ bình quân

- Phương pháp tính theo thể tích:

Phương pháp này áp dụng cho những hàng hóa chứa đựng và bảo quản theo đơn

vị m3

V= D/vTrong đó V là thể tích cần có và v là hệ số thể tích chứ đựng cần có cho một đơn

vị sản phẩm Tương tự S, V có thể tính theo V tối đa, V tối thiểu, V bình quân

Với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa thường là thành phẩm và có bao bì bảoquản Do đó các thông số về diện tích, tải trọng, thể tích đều có tiêu chuẩn rõ ràng.Mỗi loại hàng hóa có đặc tính riêng về hình dáng, kích thước, tính chất cơ lí hóa,hình thức bao gói, điều kiện bảo quản, thời hạn dự trữ…Do vậy các doanh nghiệp cầnphải lựa chọn các kho dự trữ cho phù hợp với những đặc tính của hàng hóa

Thiết lập hệ thống kho bãi dự trữ.

Căn cứ vào nhu cầu kho bãi, doanh nghiệp triển khai thiếp lập hệ thống kho bãi.Bao gồm các công việc chủ yếu như xác định địa diểm đặt kho bãi, quyết định đầu tưhay đi thuê kho bãi, lên danh mục và triển khai đầu tư và trang thiết bị dự trữ

- Quyết định địa điểm đặt kho bãi Một địa điểm tốt đáp ứng các yêu cầu sau:+ Đáp ứng được nhu cầu kho bãi của doanh nghiệp, đầy đủ về diện tích, giaothông, giá cả, bốc xếp thuận lợi

+ Chi phí kho bãi thấp nhất: gồm chi phí thuê kho và chi phí vận chuyển

+ Thời gian vận chuyển nhanh nhất, đảm bảo không ảnh hưởng đến nhịp độ bán ra.+ Đảm bảo an ninh trật tự, vệ sinh, môi trường

- Quyết định đầu tư hay đi thuê kho bãi

Doanh nghiệp không nhất thiết phải đầu tư kho bãi vì có rất nhiều doanh nghiệpchuyên cung cấp dịch vụ hậu cần kinh doanh kho bãi Do đó nếu đi thuê có thể làm chiphí cố định giảm đi và bài toán chi phí tổng thể sẽ thấp hơn tự đầu tư Doanh nghiệp sẽcân nhắc phương án có lợi để triển khai đáp ứng nhu cầu kho bãi của riêng mình

- Lên danh mục và triển khai đầu tư thiết bị kho bãi:

Hệ thống trang thiết bị tài sản dự trữ bao gồm các tài sản thuộc về các nhóm chủyếu sau :

+ Các bục, kệ , giá ,tủ ….dùng để chứa, đựng hàng hóa dự trữ

+ Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng

+ Hệ thống chiếu sáng

+ Hệ thống điều hòa hút ẩm

+ Trang thiết bị bao gói, nâng hạ

+ Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy

+ Trang thiết bị, tài sản phục vụ quản lý dự trữ …

1.2.1.2 Theo dõi và quản lý hàng hóa về mặt hiện vật

Mục đích là để giữ hàng hóa về giá trị và giá trị sử dụng, tránh làm thất thoát, hưhỏng hàng hóa trong kho Mặt khác tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vậtcòn giúp cho việc chất xếp, xuất – nhập hàng trong kho được dễ dàng, các nhà quản trịluôn nắm được số lượng từng loại hàng trong kho để kịp thời đưa ra quyết định đúngđắn về cung ứng hàng hóa

Tổ chức quản lý hàng hóa dự trữ về mặt hiện vật được bao gồm 4 nhóm côngviệc chính: Tổ chức giao nhận; hàng hóa vào kho; tổ chức theo dõi bảo quản hàng hóa;

tổ chức giao xuất hàng hóa; tổ chức kiểm kê hàng hóa

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho

Tổ chức giao nhận hàng hóa vào kho phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Nhận đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn vàvận đơn…

- Chuyển nhanh hàng hóa từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến

- Cần có kế hoạch phối hợp hoạt động giữa các khâu nhận hàng, bốc xếp, vậnchuyển, bảo quản và chế biến của kho

Mỗi loại hàng hóa có những đặc điểm, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giaonhận có những yêu cầu và quy định khác nhau, cụ thể:

- Tất cả hàng hóa phải có chứng từ hợp lệ theo những quy định hiện hành.

- Tất cả hàng hóa phải được kiểm tra nhận hoặc được kiểm nghiệm

- Khi kiểm nhận, kiểm nghiệm nếu hàng hóa hư hỏng, thiếu hụt hoặc không bìnhthường về bao bì, đóng gói thì phải tiến hành làm thủ tục theo đúng quy định của việcgiao nhận dưới sự chứng kiến các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể

- Khi nhận hàng xong, phải ghi rõ số hàng thực nhập về số lượng, chất lượng củachúng và cùng người giao hàng xác nhận vào chứng từ

Trước khi nhận hàng cần cân, đo, đong, đếm và đối chiếu với số lượng hàngtrong hóa đơn Quá trình này có sự tham gia của các bên giao hàng Đối với hàng nhập

từ các đơn vị vận tải mà không có chủ hàng áp tải thì người nhận hàng cùng với đại

diện của chủ phương tiện tiến hành kiểm tra ngay khi hàng còn trên phương tiện bằngviệc xác định tình trạng bao bì, niêm phong,…

Với doanh nghiệp áp dụng tin học trong quản lý dự trữ, khi nhận hàng có mãvạch, hàng hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu thông qua máy quét Nếu hàng không

có mã vạch, công tác nhập hàng vào kho còn bao gồm cả việc đánh mã vạch cho các lôhàng nhập để tiện theo dõi và quản lý sau này

Một số trường hợp phát sinh cần lưu ý:

- Chứng từ không hợp lệ: hàng hóa không khớp với hóa đơn, vận đơn, chất lượng

hàng hóa theo yêu cầu Cần phải lập biên bản có đại diện đôi bên hữu quan để đề rabiện pháp xử lý kịp thời

- Thiếu hóa đơn: căn cứ vào hợp đồng, kế hoạch nhập hàng, hoặc vận đơn để lập

phiếu nhập hàng Trên phiếu phải ghi rõ “ hàng nhập kho chưa có hóa đơn” , đồng thờitheo dõi “hóa đơn chưa đến”.Khi có hóa đơn, phải kiểm tra đối chiếu lại với số lượngthực nhận và chuyển qua bộ phận nghiệp vụ vào sổ sách

- Trường hợp nhận được hóa đơn mà hàng chưa đến Nếu đã nộp tiền thì bộ phận

nghiệp vụ phải đối chiếu hợp đồng rồi chuyển qua bộ phận kế toán kiểm lại nội dunghóa đơn đề nghị vào sổ “ hàng đang trên đường đi” nếu chưa nộp tiền thì bộ phậnnghiệp vụ ghi sổ theo dõi và giữ hóa đơn đến khi hàng đến

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa

Tổ chức theo dõi và bảo quản hàng hóa thực chất là xây dựng, tổ chức các hoạtđộng của con người nhằm đảm bảo nguyên vẹn giá trị sử dụng của hàng hóa Các hoạtđộng này bao gồm :

- Lựa chọn bố trí sơ đồ sắp xếp hàng hóa Đối với mỗi đơn vị hàng hóa chủngloại cụ thể, được sắp xếp một vị trí cụ thể theo: gian kho, ngăn, ô hoặc thiết bị chứađựng trong kho Cần thiết có dự phòng diện tích khoảng 10-15% để đề phòng sự giatăng trong khi nhập hàng

- Kê lót hàng hóa trong kho Đây là việc làm cần thiết để giữ chất lượng hànghóa, chống lại tác hại của môi trường Mặt khác nếu chất xếp hàng hóa ko có kê lót,hàng hóa sẽ bị đè nén và cọ xát lẫn nhau, không đảm bảo độ thông thoáng Yêu cầu đặt

ra đối với các vật kê lót là không có phản ứng lý hóa gây tác động có hại về cơ học vớihàng hóa, đảm bảo vệ sinh kho và không gây ô nhiễm môi trường

- Chất xếp hàng hóa theo quy định từng loại để đảm bảo tính kỹ thuật và kinh tếcủa hoạt động kho, được phản ánh trên những đặc trưng sau:

+ Tính kỹ thuật biểu hiện ở việc chất xếp đã được quy định cho từng loại hànghóa, chi tiết sản phẩm được quy định số lượng hàng trong một vị trí Khoảng cách giữacác thiết bị chồng hàng với nhau, giữa các chồng hàng với các cấu trúc nhà kho, + Tính kinh tế biểu hiện ở cách sắp xếp hợp lý, khoa học và tiết kiệm thời giancũng như sức người, máy móc…

- Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho Nhiệt độ và độ ẩm ảnh hưởng rất lớn đếncông tác bảo quản, được quy đinh dựa vào tính chất hàng hóa

- Kiểm tra, giữ vệ sinh cho hàng hóa, mục đích của công việc này là phát hiện kịpthời sai xót và tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bảo quản Để từ

đó có những biện pháp xử lý thích hợp hiệu quả Muốn vậy cần phải quy định thànhnhững chế độ nội dung kiểm tra chăm sóc và xử lý hàng hóa và thực hiện một cáchthường xuyên nghiêm túc đối với từng bộ phận nghiệp vụ, từng kho hàng

- Chống côn trùng và các loại gặm nhấm Trong thực tế cho thấy có một số loạihàng hóa như: nông sản, bông, vải sợi, hàng điện tử dân dụng ….dễ bị hư hỏng biếnchất do các loại côn trùng gặm nhấm phá hoại Để hạn chế những thiệt hại này cần chú

ý thực hiện tốt các vấn đề sau: vệ sinh sạch sẽ kho, các thiết bị bảo quản; phải cóphương tiện để ngăn ngừa côn trùng; phải cách ly những sản phẩm đã bị hỏng; dùngnhiệt độ cao, hóa chất để tiêu diệt côn trùng, nhưng phải tùy vào từng loại kho để ápdụng cho phù hợp

Tổ chức giao xuất hàng hóa

Giao hàng là rất quan trọng quyết định đến việc kế hoạch kinh doanh có thànhcông hay không vì thế phải đảm bảo kịp thời yêu cầu của khách hàng Công ty cần làmtốt các yêu cầu sau đây:

- Tất cả hàng hóa xuất phải có phiếu xuất kho hợp lệ và chỉ được theo đúng sốlượng, phẩm chất và quy cách ghi trong phiếu xuất kho Người nhận phải có đầy đủgiấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm quyền khi giao nhận hàng hóa

- Trước khi giao hàng, cán bộ giao nhận, thủ kho phải làm tốt công tác chuẩn bị

- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng, chất lượng, chủng loại ghi trong phiếuxuất kho Nếu phiếu xuất kho không sát với tình hình hàng hóa trong kho, thủ kho phảilàm đề nghị người nhận hàng làm lại phiếu xuất kho khác, không được tự ý sửa chữa

- Căn cứ vào phiếu xuất kho cán bộ giao nhận, thủ kho cùng với người nhận hàngkiểm tra số lượng, chấn lượng hàng hóa nhận và giải quyết các trường hợp phát sinhphải phù hợp với các quy định chung

- Hàng nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau

- Hàng xuất trong nội bộ phải có chữ ký của thủ trưởng trong phiếu lệnh xuấtkho Hàng xuất bán ra bên ngoài phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và chữ ký của

kế toán trưởng

- Tất cả mọi hình thức giao dịch đều phải quy định một thời gian nhất định Nếubên nào không chấp hành đúng thời hạn để lãng phí nhân lực, phương tiện, hư hỏnghàng hóa thì bên đó phải chịu trách nhiệm

- Tất cả những trường hợp hư hoảng, thiếu, kém chất lượng, không đồng bộthuộc lô hàng giao nếu vẫn tiến hàng giao hàng hai bên phải lập biên bản kiểm nghiệmlàm cơ sở pháp lý giải quyết sau này

- Trường hợp giao thiếu hàng nếu khách hàng phát hiện kiểm tra thấy đúng thìthủ kho phải giao đủ, giao đúng cho họ không được dây dưa kéo dài thời gian

Tổ chức kiểm kê hàng hóa

Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hàng hóavào danh mục kiểm kê Kiểm kê hàng hóa giúp nhận thấy: hàng hóa, nguyên liệu dựtrữ có đúng loại hay không?; đủ số lượng hay không?; đảm bảo chất lượng haykhông?; giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong quản lý dự trữ

Có một số loại kiểm kê chính sau:

- Kiểm kê thường xuyên: là hình thức kiểm kê hàng ngày nhằm xác định số

lượng, chất lượng hàng hóa vào cuối ngày

- Kiểm tra đột xuất: hình thức kiểm tra đột xuất không có quy định trước nhằm

kiểm tra về thông tin về dự trữ hàng hóa để đảm bảo quyết định của nhà quản trị dự trữđược chính xác hơn

- Kiểm kê định kỳ: là hình thức kiểm kê được ấn định thời gian tuần, tháng, quý, năm.

1.2.1.3 Theo dõi và quản lý hàng hóa dự trữ về mặt giá trị

 Phương pháp tính theo giá mua thực tế

Hàng hóa dự trữ sẽ được hạch toán theo giá mua vào thực tế Phương pháp nàycho phép tính đúng số vốn còn tồn đọng trong kho, nhưng rất khó thực hiện trên thực

tế, bởi vì không phải lúc nào cũng có thể phân định chính xác hàng hóa dự trữ nàođược mua với giá nào

Phương pháp tính theo giá mua bình quân gia quyền

Phương pháp này được áp dụng trên thực tế bời vì dựa vào sổ sách người ta dễdàng tính được giá mua bình quân gia quyền

Giá mua bình quân gia quyền bằng giá trị hàng hiện có cộng với giá trị hàngnhập kho chia cho tổng lượng hàng tồn kho hiện có và lượng hàng nhập vào

Phương pháp tính theo lô

- Phương pháp “Nhập trước xuất trước”-FIFO (First in First out).

Người ta giả định hàng hóa xuất kho theo thứ tự nhập vào Như vậy hàng hóa dựtrữ sẽ được tính vào những lô nhập sau cùng và được tính theo giá mua vào của lô đó

- Phương pháp “Nhập sau xuất trước”-LIFO( Last in First out).

Theo phương pháp này thì hàng hóa dự trữ thuộc những lô đầu tiên và phải hạchtoán theo giá của những lô đó

Các phương pháp hạch toán hàng hóa dự trữ chỉ liên quan đến vấn đề định giáchứ không liên quan đến mặt hiện vật

Các phương pháp hạch toán “ Nhập trước – Xuất trước” và “ Nhập sau – Xuấttrước” được áp dụng nhiều hơn ở các doanh nghiệp có dự trữ hàng hóa lớn và thời gianlưu kho lâu.Về nguyên tắc nên sử dụng phương pháp LIFO trong thời kỳ lạm phát vàphương pháp FIFO trong thời kỳ giảm phát

1.2.1.4 Ứng dụng tin học trong quản lý dự trữ hàng hóa

Thẻ kho

Thẻ kho là công cụ dùng để ghi toàn bộ dữ liệu dự trữ gồm các phần:

- Ghi tên mô tả từng loại hàng hóa và nguyên liệu

- Đơn giá mua hàng

- Đơn giá từng loại mặt hàng

- Điểm đặt hàng bổ sung

- Lượng hàng dự trữ ban đầu

- Thời điểm cần đặt mua thêm

- Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng

- Toàn bộ số lượng hàng mua thêm

- Toàn bộ số hàng đã được bán

Mã số và mã vạch

- Là sự thể hiện thông tin trong các dạng nhìn thấy trên các bề mặt mà máy móc

có thể đọc được Có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học nhằm nâng cao hiệuquả, công suất trong trong bán hàng Mã số hàng hóa có những tính chất sau:

- Là con số duy nhất đặc trưng cho hàng hóa, mỗi một loại hàng hóa được nhậndiện bởi một dãy số và mỗi dãy số chỉ tương ứng với một loại hàng hóa

- Bản thân mã số chỉ là số đại diện cho hàng hóa không liên quan đến đặc điểmhàng hóa Nó không phải là số phân loại hay chất lượng của hàng hóa, trên mã số cũngkhông có giá cả của hàng hóa

- Hiện nay, thương mại trên toàn thế giới chủ yếu áp dụng hai hệ thống mã sốhàng hóa sau:

+Hệ thống UPC( Universal Product Code) là hệ thống thuộc quyền quản lý củahội đồng mã thống nhất Mỹ UCC, được sử dụng ở Mỹ UCC, được sử dụng từ năm

1970 và hiện vẫn đang sử dụng ở Mỹ và Canada

+Hệ thống EAN ( European Aticle Number) được thiết lập bởi sáng lập viên là

12 nước châu Âu với tên gọi ban đầu là Hội EAN , được sử dụng từ năm 1974 ở Châu

Âu và sau đó phát triển nhanh chóng, được áp dụng ở hầu hết các nước ở trên thế giới

Phần mềm quản trị dự trữ hàng hóa

Nhằm giảm bớt công tác hành chính, nó cho phép nhanh chóng lập và tổng hợpcác loại báo cáo sau:

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng nhập

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hợp hàng xuất

- Báo cáo chi tiết và tổng hợp hàng tồn kho

- Báo cáo giá trị hàng tồn kho

- Kế hoạch bán hàng và mua hàng của doanh nghiệp Kế hoạch bán hàng và

mua hàng là căn cứ quan trọng nhất để xác định nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp.Nhu cầu dự trữ phải đảm bảo đủ hàng hóa phục vụ hoạt động bán hàng Tươngthích với từng loại kế hoạc bán hàng và mua hàng, doanh nghiệp sẽ xác định kếhoạch dự trữ tương ứng

- Chính sách mua hàng của doanh nghiệp Chính sách mua hàng của doanh

nghiệp quan hệ chặt chẽ với nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp ápdụng chính sách mua hàng đúng thời điểm, lượng dự trữ sẽ ở mức thấp nhất ( đi liềnvới mô hình dự trữ đúng thời điểm ) Ngược lại, nếu doanh nghiệp mua hàng theo lôlớn nhằm đầu cơ, tích trữ khai th ác các cơ hội thị trường vì giá cả mua hàng có thểgia thăng , khi đó lượng hàng dự trữ sẽ gia tăng tương ứng

- Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp Nguồn lực tài chính ảnh hưởng tới quy

mô, trình độ dực trữ và điều kiện cơ sở vật chất kho bãi Nếu doanh nghiệp lượng vốnlưu động lớn thì có thể tăng mức dự trữ của mình nhămg bình ổn giá cả đầu vào.Ngoài ra, với nguồn lực tài chính lớn, doanh nghiệp sẽ gia tăng khả năng dự trữ thôngqua đầu tư cơ sở hạ tầng kho bãi

Một số doanh nghiệp có nguồn lực tài chính tốt có thể tiến hành đầu tư vào khâusản xuất Khi đó nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp bao gồm cả dự trữ nguyên vật liệuđầu vào sản xuất và thành phẩm.

-Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi Với rất nhiều loại hàng hóa đòi hỏi phải có cơ

sở vật chất dự trữ chuyên biệt thì yếu tố cơ sở hạ tầng kho bãi đóng vai trò then chốttrong xác định nhu cầu dự trữ Điều kiện cơ sở hạ tầng kho bãi được hiểu là khả năngđáp ứng nhu cầu dự trữ hàng hóa của doanh nghiệp Bao gồm hệ thống cơ sở vật chấtcủa doanh nghiệp và khả năng đi thuê ngoài

-Trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp Trình độ quản lý của doanh

nghiệp bao gồm trình độ của đội ngũ nhân sự tham gia vào quá trình quản trị cung ứnghàng hóa và mức độ tin học hóa của hệ thống quản trị dự trữ của doanh nghiệp Nếudoanh nghiệp có trình độ quản lý cung ứng của doanh nghiệp tốt, lượng hàng dự trữ cóthể giảm thiểu

1.3.2 Các yếu tố khách quan

-Khả năng cung ứng của thị trường: Khả năng cung ứng của thị trường là khả

năng doanh nghiệp được đáp ứng nhu cầu hàng hóa và dịch vụ đảm bảo thực hiện kếhoạch bán ra của mình Trong nhiều trường hợp, hàng hóa trên thị trường khan hiếm,hoặc cung ứng trên thị trường không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp về thờigian, chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm… thì doanh nghiệp phải có phương án giatăng dự trữ dự phòng nhằm tránh rủi ro và gián đoạn hoạt động kinh doanh

-Tình hình biến động giá cả trên thị trường: Nếu giá cả hàng hóa ít có biến động,

doanh nghiệp không cần thiết phải gia tăng mức dự trữ Ngược lại, nếu giá cả có xuhướng gia tăng, doanh nghiệp có lợi hơn khi gia tăng dự trữ nhằm bình ổn giá đầu vàocủa mình

- Quan hệ với nhà cung cấp: Mối quan hệ ràng buộc với nhà cung cấp quyết định

mức dự trữ Doanh nghiệp có quan hệ tốt với nhà cung ứng thì có thể hạ thấp mức dựtrữ Ngược lại, một định mức dự trữ thấp đi với mối quan hệ không tốt và chắc chắnvới nhà cung cấp thì rủi ro gián đoạn hàng dự trữ sẽ rất cao

Nhà cung cấp có thể bán chịu cho doanh nghiệp hoặc đưa ra một số ưu đãi khimua lô lớn thì doanh nghiệp cũng có khả năng tăng khả năng dự trữ

-Tính thời vụ trong kinh doanh: Với hàng hóa có tính thời vụ, doanh nghiệp phải áp

dụng định mức dự trữ thời vụ Cụ thể một số tình huống thời vụ thường xảy ra bao gồm:

+ Nguồn hàng có tính thời vụ, tiêu dùng mang tính ổn định Doanh nghiệp muahàng dự trữ phục vụ bán hàng cho cả thời kỳ sau đó Mức dự trữ do đó là cao nhất.+ Nguồn hàng thời vụ, tiêu dùng thời vụ Mức dự trữ là cao nhất nhưng trongthời gian ngắn.

+ Nguồn hàng ổn định, tiêu dùng thời vụ Mức dự trữ gia tăng dần và đạt caonhất vào thời điểm bắt đầu vào thời vụ riêng

-Các nhân tố khác: Các nhân tố có thể bao gồm các yếu tố thuộc về môi trường

vĩ mô như biến động công nghệ, luật pháp, thuế quan,…

Nếu công nghệ biến đổi nhanh, doanh nghiệp giảm thiểu dữ trữ hàng hóa tránhlạc hậu Ngược lại, nếu công nghệ ổn định, doanh nghiệp có thể nhập khối lượng hànglớn để khai thác các ưu đãi về giá thành mua vào

Trong một số trường hợp, các biến động về pháp luật như cấm hoặc khuyếnkhích kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến mức dự trữ Cácthay đổi về thuế và các rào cản kỹ thuật ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cung ứng vàgiá thành hàng mua Do vậy sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu dự trữ của doanh nghiệp

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC DỰ TRỮ

HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CP SX-XNK BAO BÌ( PACKEXIM).

2.1 Tổng quan về công ty

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì (Packexim) được thành lậpngày 24 tháng 12 năm 1973 Tiền thân công ty là một doanh nghiệp nhà nước trựcthuộc Bộ Thương mại, nay là Bộ Công thương Ngày 19 tháng 11 năm 2004, từ công

ty nhà nước được cổ phần hoá trở thành công ty cổ phần

Tên thường gọi: Công ty cổ phần sản xuất và xuất nhập khẩu bao bì (Packexim).Tên giao dịch: PCKEXIM

Địa chỉ văn phòng: Số 49, ngõ 15 đường An Dương Vương, Phường PhúThượng, QuậnTây Hồ, Thành phố Hà Nội

Địa chỉ nhà máy: Xã Tân Quang, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên

Sau gần 40 năm hoạt động trong lĩnh vực bao bì, công ty chuyên sản xuất cácloại bao bì giấy và nhựa đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa Thương hiệuPackexim đã trở thành địa chỉ quen thuộc của khách hàng trong và ngoài nước từnhiều năm qua

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

Chức năng

-Công ty chuyên sản xuất những sản phẩm liên quan đến thùng carton sóng đựngcác sản phẩm như: tivi, tủ lạnh, thùng đựng sản phẩm mì chính của công ty Miwon,thùng đựng sản phẩm may mặc, và tổ chức sản xuất các loại bao bì chất lượng cao,Carton duplex in và không in, bao bì nhựa đơn và phức hợp, đai nẹp nhựa, băng keocuộn, các loại giấy làm bao bì phục vụ đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa

- Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, hợp tác đầu tư, liên doanh liên kết với các

tổ chức kinh tế trong và ngoài nước

 Nhiệm vụ kinh doanh.

-Công ty CPSX-XNK bao bì( Packexim) hoạt động theo Luật Doanh Nghiệp củaNhà Nước, thực hiện theo các quy định của pháp luật, điều lệ tổ chức của Nhà nướcViệt Nam, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về phí, thuế

-Hàng năm, công ty mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụcho cán bộ nhân viên, nâng cao tay nghề cho công nhân, có chế độ đãi ngộ tốt, thamgia đầy đủ bảo hiểm lao động, có mức lương phù hợp, có trách nhiệm chi trả đầy đủ cổtức và đảm bảo đầy đủ quyền lợi của cổ đông

-Công ty CPSX-XNK bao bì( Packexim) cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụđáp ứng thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng với chất lượng ổn định, giá cả hợp lý

Phòng Kinh Doanh

Phòng

Tổ Chức Hành Chính

Phòng Tài Chính

Kế Toán

PhòngKCS

Phòng Nhân Sự

Phòng Môi TrườngPHÓ GIÁM ĐỐC

-Bộ máy quản lý hoạt động của công ty được bố trí theo chức năng.

-Ưu điểm: Nhiệm vụ được phân định rõ ràng, tuân theo nguyên tắc chuyên mônhóa ngành nghề, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ theo từngchức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo

-Nhược điểm: Chỉ có cấp quản lý cao nhất có trách nhiệm về hiệu quả cuối cùng

của toàn thể công ty, gặp nhiều khó khăn khi cần có sự phối hợp giữa các chức năng

2.1.4 Ngành nghề kinh doanh

- Chuyên tổ chức sản xuất các loại bao bì Carton sóng, Carton duplex in vàkhông in, bao bì nhựa đơn và phức hợp, đai nẹp nhựa, băng keo cuộn, các loại giấylàm bao bì phục vụ đóng gói hàng xuất khẩu và tiêu dùng nội địa

-Công ty đang từng bước mở rộng lĩnh vực hoạt động: tư vấn đầu tư, lập và thựchiện các dự án đầu tư xây dựng, kinh doanh bất động sản,

2.1.5 Tình hình sử dụng lao động

2.1.5.1 Số lượng, chất lượng lao động của công ty

Bảng 2.1: Bảng số lượng và chất lượng lao động tại Công ty

Tỷ trọng (%)

Số lượng

Tỷ trọng (%)

Số lượng

Tỷ trọng (%)

Nhận xét- Nhìn vào bảng số liệu thống kê ta thấy:

-Tổng số lượng của công ty giảm dần qua các năm, giảm từ 370 xuống 335người(2016-2018) Thể hiện rõ nhất là trình độ cao đẳng, trung cấp và trình độ khác.-Tuy nhiên số lượng lao động ở trình độ đại học và sau đại học lại có tăng chậm quacác năm, từ 2016-2018 với trình độ sau đại học tăng 0,75%,trình độ đại học tăng 3,82%

=>Nhìn chung chất lượng lao động của công ty đang dần cải thiện, và có xuhướng tăng

2.1.5.2 Cơ cấu lao động của công ty

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Công ty CP SX-XNK bao bì ( Packexim).

-Nhìn chung tổng số lao động của công ty giảm dần

+ Xét theo giới tính thì số lao động nam cao số hơn lao động nữ, năm 2016 caohơn 4,44%; năm 2018 cao hơn 12,24%

+Xét theo độ tuổi thì số lao động từ trên 25 tuổi có xu hướng giảm dần qua cácnăm,với độ tuổi trên 35 tuổi giảm 6,01% (2016-2018)

=>Công ty có xu hướng thay đổi cơ cấu lao động trẻ hóa, với lực lượng trẻ hóanày sẽ dễ dàng tiếp thu những tiến bộ khoa học công nghệ của máy móc, dây chuyềnsản xuất hơn để hoạt động của công ty ngày càng tốt hơn

2.1.6 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP SX-XNK bao bì(Packexim) những năm gần đây.

Bảng 2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty

So sánh 2016/2015 2017/2016

chính 9.519.855.517 11.206.675.662 15.672.850.198 1,18 1,39Chi phí bán

hàng 3.881.563.268 4.141.523.353 6.054.374.934 1,07 1,46Chi phí quản

thuế 6.285.061.148 7.733.063.701 9.350.370.275

1,23

1,21Lợi nhuận

(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)

Nhận xét- Nhìn vào bảng thống kê ta thấy:

-Qua các năm công ty có tổng doanh thu, tổng chi phí, lợi nhuận đều tăng.Nguyên nhân là do công ty có xu hướng mở rộng hoạt động sản xuất và xuất nhậpkhẩu qua các năm, công ty luôn đặt ra mục tiêu năm sau cao hơn năm trước 30%-40%nên doanh thu tăng.Tuy nhiên để mở rộng hoạt động của công ty, thì đòi hỏi công typhải đầu tư nhiều hơn, khi đó chi phí để hoạt động của công ty sẽ tăng lên, làm chotổng chi phí của công ty tăng theo

+Xét theo tỷ lệ tăng doanh thu của năm 2015-2016 cao hơn so với năm

+Đặc biệt năm 2015 có tổng lợi nhuận âm, do doanh thu thấp hơn chi phí, chứng

tỏ hoạt động sản xuất và xuất nhập khẩu của công ty làm ăn gặp nhiều thất bại.Tuynhiên ngay sau đó 2016, 2017 công ty hoạt động có lại trở lại với và có xu hướng tăng

2.2 Phân tích ,đánh giá công tác tổ chức dự trữ tại công ty CP SX-XNK bao

bì (Packexim).

2.2.1 Thực trạng công tác tổ chức hệ thống kho bãi dự trữ

Xác định nhu cầu kho bãi dự trữ

Hiện nay công ty chia làm 3 xí nghiệp: xí nghiệp in , xí nghiệp nhựa và xí nghiệpsóng với tổng cộng tất cả 6 kho dự trữ với công suất dự trữ là 300 tấn/kho Mỗi xínghiệp gồm 2 kho: kho chính và kho phụ

-Kho chính: dự trữ nguyên vật liệu chính và thành phẩm.

-Kho phụ: dự trữ nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, phế liệu thu hồi và công cụ