Bài viết này giới thiệu kết quả ứng dụng biểu đồ kiểm soát Shewhart trong việc đánh giá tính ổn định của quy trình cấp phát thuốc nhằm giúp Bệnh viện (BV) Quận 6 Thành phố Hồ Chí Minh kiểm soát và dần giảm thiểu các sai sót trong khâu cấp phát thuốc tại bệnh viện, đây là định hướng ứng dụng cho các bệnh viện khác có thể tham khảo nhằm nâng cao chất lượng bệnh viện.
Trang 1ỨNG DỤNG BIỂU ĐỒ SHEWHART ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH
CẤP PHÁT THUỐC TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 6 – TP HỒ CHÍ MINH
Võ Công Nhận*, Phạm Đình Luyến**, Đỗ Quang Dương**, Huỳnh Văn Hóa**
TÓM TẮT
Mục tiêu: Hoạt động quản lý và sử dụng thuốc tại các bệnh viện càng ngày càng được quản lý chặt chẽ từ
những chủ trương của Bộ Y tế Bài báo này giới thiệu kết quả ứng dụng biểu đồ kiểm soát Shewhart trong việc đánh giá tính ổn định của quy trình cấp phát thuốc nhằm giúp Bệnh viện (BV) Quận 6 Thành phố Hồ Chí Minh kiểm soát và dần giảm thiểu các sai sót trong khâu cấp phát thuốc tại bệnh viện, đây là định hướng ứng dụng cho các bệnh viện khác có thể tham khảo nhằm nâng cao chất lượng bệnh viện
Phương pháp: Đánh giá quy trình cấp phát thuốc bằng biểu đồ kiểm soát Shewhart dựa vào kết quả khảo sát
6.950 đơn thuốc BHYT ngoại trú trong 25 ngày tại BV Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh
Kết quả: Qua khảo sát 6.950 đơn thuốc, tỷ lệ sai sót liên quan đến việc cấp phát thuốc phát sinh trong thời
gian khảo sát là: Cấp phát thuốc sai tên người bệnh (0,03%), Cấp phát thuốc sai số lượng (0,76%), Cấp phát sai tên thuốc (0,04%), Cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng (0,33%), Cấp phát thuốc sai dạng bào chế (0,09%) Với việc áp dụng biểu đồ Shewhart p cho thấy quy trình cấp phát thuốc tại BV Quận 6 chưa được kiểm soát Tuy nhiên, sau khi áp dụng một số can thiệp có liên quan, kết quả đề xuất đã giúp BV kiểm soát được quy trình cấp phát thuốc tốt hơn trước
Kết luận: Qua kết quả nghiên cứu, sau khi áp dụng phương pháp phân tích bằng biểu đồ Shewhart quy
trình cấp phát thuốc tại BV Quận 6 được đánh giá một cách khoa học và chính xác Dựa vào kết quả đánh giá, BV
đã có những can thiệp hiệu quả và chính xác hơn nhằm kiểm soát quy trình cấp phát thuốc tại BV
Từ khóa: Biểu đồ kiểm soát Shewhart, quy trình cấp phát thuốc, sai sót thuốc
ABSTRACT
APPLY SHEWHART CONTROL CHART IN EXAMINING
THE MEDICATIONS DISPENSING PROCESS IN HOSPITAL OF DISTRICT 6 - HCMC
Vo Cong Nhan, Pham Dinh Luyen, Do Quang Duong, Huynh Van Hoa
* Y Hoc TP Ho Chi Minh * Supplement of Vol 20 - No 2 - 2016: 38 - 43
Objectives: The management and use of drugs in hospitals have been increasingly strictly managed by
policy of the Vietnam Ministry of Health This paper introduced an application of Shewhart control chart in examining the stability of the medication dispensing process The study results help the hospital imposing significant solutions to gradually reduce medication errors in the dispensing processand could be the reference for other hospitals in order to improve the quality of hospital activities
Material and Methods: Reviewing the medication dispensing process using Shewhart control charts based
on surveying 6,950 prescriptions in 25 days
Results: After evaluating the 6,950 prescriptions, the proportion of errors related to medication dispensing
incurred during the survey were: incorrect patient name (0.03%), incorrect drug quantity (0.76%), incorrect
*Bệnh viện Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh
**Khoa Dược, Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh
Tác giả liên lạc: DS Võ Công Nhận ĐT: 0908 154 980 Email: pharnhan@gmail.com
Trang 2drug name (0.04%), incorrect drug concentration and drug strength (0.33%), incorrect dosage form (0.09%) With the application of the Shewhart p control chart for examining, it was obviously that the medication dispensing process in Hospital of District 6 had not been controlled However, after applying some relevant solutions, medication dispensing processes could be controlled better
Conclusion: After applying analytical methods using Shewhart control chart, the medication dispensing
process in Hospital of District 6 were examined scientifically and accurately Based on the study results , the hospital has imposed and implemented some effective and more precise solutions to control the medication dispensing process
Key words: Shewhart control chart, dispensing process, medication errors
ĐẶT VẤN ĐỀ
Môi trường y tế là nơi có áp lực công việc rất
lớn, các sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào
từ khâu chẩn đoán cho đến điều trị Ở nước ta,
một số sự cố y khoa không mong muốn xảy ra
gần đây gây sự quan tâm theo dõi của toàn xã
hội đối với ngành y tế Những sai sót liên quan
đến thuốc tại bệnh viện là những sai sót có thể
phòng tránh được thông qua hệ thống kiểm soát
hiệu quả liên quan đến dược sĩ, bác sĩ, điều
dưỡng, nhân viên y tế, người bệnh Sai sót
trong dùng thuốc có thể xảy ra trong tất cả các
hoạt động: kê đơn, cấp phát, sử dụng thuốc và
viện (BV) Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh đã
áp dụng nhiều biện pháp nhằm ngăn ngừa sai
sót thuốc, tuy nhiên sai sót thuốc vẫn diễn ra và
cần có sự kiểm tra chặt chẽ để phát hiện và ngăn
chặn Bài báo này giới thiệu kết quả ứng dụng
giá tính ổn định của quy trình cấp phát thuốc
nhằm giúp BV Quận 6 kiểm soát và dần giảm
thiểu các sai sót trong khâu cấp phát thuốc tại
bệnh viện
Biểu đồ Shewhart là loại biểu đồ thống kê
được dùng phổ biến trong kiểm soát quy trình
sản xuất, không những để phát hiện sự dịch
chuyển của giá trị trung bình mà còn giúp theo
dõi sự biến thiên của giá trị trung bình trong
phạm vi 2s - 3s Một quy trình được kết luận là
"được kiểm soát" khi tất cả các thông số trọng
yếu của quy trình đều ổn định Nếu một vài
thông số trọng yếu chưa được kiểm soát, cần
phải xem xét lại quy trình Biểu đồ Shewhart là
một trong những công cụ để đánh giá nhằm chứng minh quy trình có được kiểm soát về mặt thống kê hay không Biểu đồ Shewhart có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý vì đã thống kê, đánh giá và kiểm soát quy trình và như vậy thúc đẩy việc nâng cao chất lượng dịch vụ mà cụ thể
là cho phép nhà quản lý hiểu biết và giám sát quy trình một cách tường tận hơn từ đó đề ra các biện pháp cải tiến chất lượng không ngừng, thúc đẩy mọi người tham gia cải tiến liên tục quy trình bằng cách cố gắng tìm ra những nguyên nhân đặc biệt để loại bỏ chúng và từng bước làm giảm các biến thiên ngẩu nhiên
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đánh giá sai sót trong quy trình cấp phát thuốc theo quy chế kê đơn của Bộ Y tế, mẫu khảo sát là các đơn thuốc BHYT ngoại trú tại BV Quận 6 làm dữ liệu đầu vào cho biểu đồ Shewhart p Đánh giá quy trình cấp phát thuốc bằng biểu đồ kiểm soát Shewhart dựa vào kết quả khảo sát 6.950 đơn thuốc trong 25 ngày Các sai sót có thể gặp trong cấp phát thuốc: cấp phát thuốc sai tên người bệnh; cấp phát thuốc sai số lượng (thừa hoặc thiếu thuốc); cấp phát sai tên thuốc; cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng; cấp phát thuốc sai dạng bào chế Sau khi đánh giá quy trình cấp phát thuốc bằng biểu đồ Shewhart p (quy tắc biện luận trong Bảng 1), nghiên cứu đã đưa ra các giải pháp và áp dụng các giải pháp để nâng cao chất lượng của quy trình cấp phát nhằm chuẩn hoá quy trình Sau 3 tháng áp dụng các giải pháp cải tiến quy trình cấp phát thuốc, nghiên cứu khảo sát đợt 2 với
Trang 36.950 đơn thuốc nhằm đánh giá lại các giải pháp
đã thực hiện
Bảng 1: Quy tắc biện luận biểu đồ Shewhart p (quy
trình được kiểm soát)
trung tâm
4a
Không được có 2 trên 3 điểm nằm trong vùng +
2s đến + 3s Không được có 3 trên 7 điểm nằm trong vùng +
2s đến + 3s Không được có 4 trên 10 điểm nằm trong vùng +
2s đến + 3s
KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN
Qua khảo sát 6.950 đơn thuốc, tỷ lệ sai sót
liên quan đến việc cấp phát thuốc phát sinh trong thời gian khảo sát là: Cấp phát thuốc sai tên người bệnh (0,03%), Cấp phát thuốc sai số lượng (0,76%), Cấp phát sai tên thuốc (0,04%), Cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng (0,33%), Cấp phát thuốc sai dạng bào chế (0,09%) Với việc áp dụng biểu đồ Shewhart p cho thấy quy trình cấp phát thuốc tại BV Quận 6 chưa được kiểm soát (không đạt quy tắc 1a trong biện luận biểu đồ Shewhart) (Hình 1)
-0.015
-0.01
-0.005
0
0.005
0.01
0.015
0.02
0.025
0.03
0.035
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Ngày
+ 3s + 2s
- 2s
- 3s
Cấp phát thuốc sai số lượng
-0.01 -0.005 0 0.005 0.01 0.015 0.02 0.025 0.03 0.035
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Ngày
+ 2s
- 2s
- 3s
Cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng
Hình 1: Biểu đồ Shewhart đánh giá sai số lượng và nồng độ, hàm lượngtrong quy trình cấp phát thuốc
Tại BV Quận 6, kết quả phân tích cho thấy
các nguyên nhân dẫn đến sai sót bao gồm:
Cấp phát thuốc sai tên người bệnh: Cấp phát
thuốc là một hoạt động rất bận rộn và phức tạp
Nguyên nhân cấp phát sai tên người bệnh là do
tên người bệnh giống nhau, lượng người bệnh
quá đông tập trung vào buổi sáng do đó việc
kiểm tra, đối chiếu kỹ thông tin người bệnh bị bỏ
sót Ngoài ra với áp lực về quá tải người bệnh
vào giờ cao điểm, thường là buổi sáng từ 9 đến
11 giờ, dẫn đến khối lượng công việc quá lớn,
nhân viên cấp phát thuốc không kiểm tra hết tên
người bệnh trước khi cấp phát thuốc hoặc người
bệnh không tập trung khi gọi tên nhận thuốc
nên cũng dẫn đến sai sót này Sai sót này ít xảy
ra và thường được phát hiện ngay sau khi cấp
phát thuốc cho người bệnh mà người bệnh trước
lấy nhầm thuốc và khắc phục kịp thời
Cấp phát thuốc sai số lượng: Đây là sai sót
thường gặp nhất trong công tác cấp phát thuốc, nguyên nhân là kho thuốc cấp phát lẻ
có nhiều thuốc có quy cách đóng gói theo chai,
lọ chứa nhiều đơn vị thuốc (viên, hoàn) nên công tác đếm và kiểm tra thuốc có sai sót khi thực hiện ra lẻ thuốc Sai sót này có thể do nhân viên cấp phát thuốc không tập trung khi làm việc, số loại thuốc và số lượng thuốc cấp trong một đơn thuốc nhiều
Cấp phát sai tên thuốc: Trường hợp này xảy ra
do các thuốc dễ nhầm lẫn như tên thuốc gần giống nhau, hình thức nhìn gần giống nhau, dán nhãn tương tự nhau dễ tạo điều kiện cho sai sót xuất hiện
Cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng: Sai sót
này xảy ra khi cấp phát đối với những thuốc có tên đọc và hình thức nhìn gần giống nhau nhưng nồng độ, hàm lượng khác nhau nên nhân
Trang 4viên cấp phát thuốc nhầm lẫn dẫn đến cấp phát
sai nồng độ, hàm lượng Sai sót này thường xảy
ra ở nhóm thuốc kháng sinh, tim mạch, tiêu hóa
và tiểu đường Nhân viên cấp phát thuốc mệt
mỏi, không tập trung nên không kiểm tra kỹ
trước khi cấp phát thuốc cũng dẫn đến cấp phát
sai nồng độ, hàm lượng
Cấp phát thuốc sai dạng bào chế: Sai sót này
thường xảy ra đối với những thuốc có tên gọi
giống nhau nhưng có dạng bào chế khác nhau
Nguyên nhân do nhân viên cấp phát thuốc đọc
không kỹ đơn thuốc, không kiểm tra kỹ dạng
bào chế của thuốc, một số lượng đơn quá lớn,
thời gian dành cho từng đơn thuốc rất ít, không
kiểm tra lại thuốc đã cấp là những lý do dẫn đến
sai sót này Sai sót này thường xảy ra với những
nhóm thuốc giảm đau, tiểu đường, tim mạch,
huyết áp và kháng sinh
Sau khi đánh giá các nguyên nhân gây ra
sai sót, dựa vào thực trạng của BV, nghiên cứu
đã đưa ra các giải pháp và áp dụng các giải
pháp để nâng cao chất lượng của quy trình
cấp phát bao gồm:
Ứng dụng Công nghệ thông tin: Đã thực hiện
duyệt đơn thuốc trên phần mềm trước khi cấp
phát thuốc giúp giảm bớt các sai sót trong quy
trình cấp phát thuốc
Đối với nhân viên khoa dược
Đã và đang cải tiến, đổi mới, bổ sung và
hoàn thiện các qui trình từ khâu cấp phát thuốc,
đến khâu tư vấn hướng dẫn và sử dụng thuốc
cho người bệnh Tổ chức làm việc nhóm hiệu
quả, nhóm làm việc gồm: dược sĩ kiểm tra y lệnh
hoặc đơn thuốc, chuẩn bị thuốc để cấp phát,
kiểm giao thuốc, tư vấn thuốc
Tập huấn kiến thức hướng dẫn sử dụng
thuốc cho nhân viên khoa dược, bộ phận cấp
phát thuốc các kỹ năng tư vấn, hướng dẫn và
kiến thức về thuốc để họ có thể tự tin thực hiện
tốt nhiệm vụ của mình Người phụ trách chương
trình đào tạo là dược sĩ đại học chuyên khoa
dược lâm sàng lên kế hoạch đào tạo dược liên
tục cho nhân viên dược sĩ trung học trong khoa (ba tháng một buổi)
Đã triển khai hoạt động dược lâm sàng tại bệnh viện, có dược sĩ tham gia giám sát điều trị bằng thuốc Sẵn sàng cung cấp thông tin về thuốc cho bác sĩ và điều dưỡng
Tiến hành sắp xếp lại khu vực cấp phát thuốc gọn gàng, sạch sẽ và tránh gián đoạn khi chuẩn
bị Các thuốc đọc giống nhau, nhìn giống nhau
đã được sắp xếp và thay đổi như đề xuất
Khi kiểm tra đơn thuốc có sai sót xảy ra, dược sĩ khoa dược sẽ thông báo cho bác sĩ kê đơn Tất cả các sai sót phát hiện được đều được ghi chép theo mẫu để phân tích tìm nguyên nhân và có biện pháp khắc phục
Đối với hội đồng thuốc và điều trị:
Hội đồng thuốc và điều trị xem xét hạn chế lựa chọn những thuốc quy cách đóng gói theo chai, lọ chứa nhiều đơn vị thuốc (viên, hoàn ) nhằm hạn chế sai sót khi thực hiện ra lẻ thuốc
Quy trình sau cải tiến: Song song với việc
phân tích các nguyên nhân gây ra sai sót, đề xuất, áp dụng các biện pháp để nâng cao chất lượng của quy trình kê đơn, bệnh viện cải tiến quy trình cấp phát thuốc gồm các bước sau: Người bệnh lấy số thứ tự tại máy lấy số tự động, ghi số thứ tự trên đơn thuốc và nộp đơn thuốc vào kho cấp phát thuốc BHYT
Nhân viên kho tiếp nhận đơn thuốc
Kiểm tra và duyệt đơn thuốc trên phần mềm
Chuẩn bị thuốc theo đơn thuốc cấp phát Kiểm tra thuốc theo đơn thuốc, dán nhãn thuốc đối với những thuốc ra lẻ
Gọi người bệnh theo số thứ tự trên hệ thống gọi số tự động
Kiểm tra tên người bệnh, kiểm tra thuốc theo đơn thuốc
Giao thuốc và tư vấn sử dụng thuốc
Sau khi áp dụng các giải pháp vào thực tế, kết quả đánh giá được thể hiện trong Bảng 2
Trang 5Bảng 2: So sánh kết quả trước và sau áp dụng các giải
pháp cải tiến quy trình cấp phát thuốc
STT Sai sót trong quy
trình cấp phát
thuốc
Trước cải tiến quy trình
Sau cải tiến quy trình
Số sai sót
Biểu đồ Shewhart
Số sai sót
Biểu đồ Shewhar
t
tên người bệnh
số lượng
thuốc
đạt
nồng độ, hàm lượng
đạt
dạng bào chế
Từ kết quả khảo sát (Bảng 2), có thể thấy các
sai sót đã giảm và quy trình cấp phát đã được
kiểm soát đối với: Cấp phát thuốc sai tên người
bệnh, Cấp phát thuốc sai số lượng, Cấp phát thuốc sai
dạng bào chế Mặc dù đã có những giải pháp cải
tiến nhưng sai sót về Cấp phát sai tên thuốc và Cấp
phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng (giảm đáng kể số
trường hợp sai sót từ 23 còn 6 sai sót) chưa đạt khi xét về tính ổn định của quy trình (biểu đồ
Shewhart) Tuy nhiên, tỉ lệ sai sót về Cấp phát sai
tên thuốc trước và sau cải tiến quy trình cấp phát
thuốc tăng do sự chủ quan của nhân viên cấp phát thuốc khi đọc đơn thuốc và chuẩn bị thuốc nên nhầm lẫn những thuốc có tên đọc và hình thức gần giống nhau như Gastrolium và Gastropugid; Vastarel và Vashasan…
So sánh biểu đồ Shewhart về sai sót cấp phát thuốc sai số lượng trước và sau khi áp dụng các giải pháp cải tiến quy trình được trình bày tại Hình 2
So sánh biểu đồ Shewhart về sai sót cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng trước và sau khi
áp dụng các giải pháp cải tiến quy trình được trình bày tại Hình 3
-0.015
-0.01
-0.005
0
0.005
0.01
0.015
0.02
0.025
0.03
0.035
Ngày
-0.01 -0.005 0 0.005 0.01 0.015 0.02 0.025 0.03 0.035
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Ngày
Hình 2: So sánh biểu đồ Shewhart về sai sót cấp phát thuốc sai số lượng trước và sau cải tiến quy trình
-0.01
-0.005
0
0.005
0.01
0.015
0.02
0.025
0.03
0.035
Ngày
-0.01 -0.005 0 0.005 0.01 0.015 0.02 0.025 0.03 0.035
1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25
Ngày
Hình 3: So sánh biểu đồ Shewhart về sai sót cấp phát thuốc sai nồng độ, hàm lượng trước và sau cải tiến quy trình
Trang 6KẾT LUẬN
Như vậy với những yếu tố đã được kiểm
soát, BV sẽ tiếp tục theo dõi và duy trì sự ổn định
với những giải pháp cải tiến đang áp dụng Đối
với những yếu tố chưa được kiểm soát, sẽ phải
tiếp tục tìm ra nguyên nhân vì sao chưa được
kiểm soát và cố gắng tìm ra những giải pháp để
có thể kiểm soát những yếu tố này trong tương
lai Tiếp tục thực hiện một số giải pháp đề nghị
cải tiến vẫn chưa thực hiện được để làm giảm
các sai sót Tiếp tục tìm nguyên nhân của những
sai sót trong hai quy trình chưa được kiểm soát
để đưa ra những giải pháp nhằm kiểm soát được
quy trình Đề nghị mở rộng ứng dụng của biểu
đồ Shewhart trong lĩnh vực chăm sóc sức khoẻ
như: kiểm soát chất lượng phòng xét nghiệm,
quy trình tiêm ngừa vắc xin…
TÀI LIỆU THAM KHẢO
http://www.asq.org/learn-about-quality/data-collection-analysis-tools/overview/control-chart.html
liệu đào tạo liên tục an toàn người bệnh, Nhà xuất bản y học, Hà
Nội, tr 37 – 59
Production Data Using Quality Control Charts”, Pharmaceutical
Process Validation (Berry, R I & Nash, A R Eds.), 2nd Ed., Marcel Dekker Inc, Newyork, pp 532 – 540
Ed., Prentice-Hall Inter Inc., pp 257 – 273, 620 – 629, 635 – 637,
650 – 653
edition, pp 384 – 405
Elsevier Butter Worth Heinemann, United Kingdom
Ngày phản biện nhận xét bài báo: 20/11/2015 Ngày bài báo được đăng: 20/02/2016