Tài liệu Quản trị kinh doanh các sự kiện: Đại hội đồng cổ đông

Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để có thể hiểu về “SỰ KIỆN” và nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” một cách chi tiết, bài tiểu luận này đã nghiên cứu một số khái niệm về sự kiện và tổ chức sự kiện, mục đích của Tổ chức sự kiện, vài trò của tổ chức sự kiện Đi sâu vào hơn với sự kiện cụ thể là “Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường Niên Cty Cổ Phần Điện Cơ Năm 2018” chúng ta đã tìm hiểu các quy định và cách thức tiến hành sự kiện Đại Hội Đồng Cổ Đông Tiếp đến là đi sâu vào phân tích, lên kế hoạch tổng hợp cũng như chi tiết của sự kiện trên. Thông qua tiểu luận này, chúng ta đã có một cái nhìn cụ thể và tổng hợp về tổ chức sự kiện

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG o0o QUẢN TRỊ KINH DOANH CÁC SỰ KIỆN ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CTY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ NĂM 2018 SINH VIÊN THỰC HIỆN :NGUYỄN THỊ THANH HUYỀN MÃ SINH VIÊN :A29920 CHUYÊN NGÀNH :DU LỊCH NHÓM :1 HÀ NỘI 2018 MỤC LỤC CHƯƠNG MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Sự kiện 1.2 Tổ chức kiện .1 1.3 Mục đích việc tổ chức Sự kiện 1.4 Những hình thức kiện thường gặp .2 1.5 Vai trò quan trọng tổ chức kiện doanh nghiệp 1.6 Các quy định cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông CHƯƠNG NỘI DUNG SỰ KIỆN 11 2.1 Xây dựng chủ đề kiện .11 2.1.1 Giới thiệu công ty kiện .11 2.1.2 Mục tiêu 13 2.1.3 Ban tổ chức .13 2.1.4 Nhân lực hậu cần 14 2.2 Xây dựng chương trình kiện 14 2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư cổ đông 14 2.2.2 Chuẩn bị hậu cần 16 2.2.3 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên 16 2.3 Kế hoạch chi tiết 16 2.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư cổ đông 17 2.3.2 Chuẩn bị hậu cần 18 2.3.3 Tổ chức Đại hội cổ đông 18 2.4 Lập dự toán ngân sách kiện 20 CHƯƠNG KẾT LUẬN .21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 CHƯƠNG MỞ ĐẦU – LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 1.1 Sự kiện Sự kiện hoạt động quy tụ số lượng lớn công chúng, người tham gia thời gian, địa điểm xác định gọi Sự kiện (sự kiện) người tổ chức hoạt động gọi người làm kiện hay gọi tổ chức kiện 1.2 Tổ chức kiện Tổ chức Sự kiện kiện lên kế hoạch xây dựng triển khai giúp thu hút nhiều người tham gia biết đến theo mục đích người muốn tổ chức kiện Các hình thức Sự kiện chia thành nhóm bao gồm: – Sự kiện doanh nghiệp: Hội nghị, hội thảo, họp cổ đông, lễ khai trương… – Sự kiện khách hàng: họp báo, lễ tri ân, chương trình ca nhạc, giới thiệu sản phẩm – Sự kiện phi lợi nhuận : hoạt động từ thiện, quyên góp tiền, lễ hội… 1.3 Mục đích việc tổ chức Sự kiện Tổ chức Sự kiện giúp quảng bá hình ảnh cơng ty, giúp khách hàng biết đến dịch vụ sản phẩm công ty cung cấp Mở rộng số lượng khách hàng tiềm tăng lượng khách hàng có giúp tăng doanh thu cho cơng ty Mỗi kiện có mục đích chủ đề riêng Do đó, việc trùng lặp ý tưởng kiện khác ảnh hưởng đến chất lượng uy tín buổi kiện Tùy theo quy mô kiện mà bạn lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp, không gian đủ rộng để chứa hết khách mời tham gia kiện, phù hợp với cách trang trí, bố trí thiết bị sân khấu 1.4 Những hình thức kiện thường gặp Đó live show ca nhạc, giải đấu Thể thao, Lễ hội, hội nghị khách hàng, lễ động thổ, buổi lauching, Opening Promotions, buổi thuyết trình đào tạo… Live show Live show thường chương trình biểu diễn ca nhạc sống động, trực tiếp có quy mơ lớn cá nhân doanh nghiệp đầu tư tổ chức Mục đích live show mang lại lợi nhuận quảng cáo, tổ chức chương trình giải trí truyền hình Ngày nay, hình thức live show đa dạng, chủ yếu xuất phát từ ca sĩ muốn “ đánh bóng tên tuổi” Từ ca sĩ tiếng muốn quảng bá hình ảnh nước ngồi đến ca sĩ vơ danh hay nhọc nhằn tìm kiếm danh Điều dẫn đến nhiều ý kiến trái chiều từ cộng đồng tổ chức live show Giải đấu Thể thao Giải đấu thể thao tranh tài nhiều môn thể thao vận động viên quốc gia hay quốc gia khu vực tồn giới, tổ chức quy mô nhỏ, thời gian ngắn giải đấu có kinh phí tổ chức lớn thời gian dài Các giải đấu khơng có vận động viên mà nơi thu hút người đến tham gia hoạt động bên lề, vui chơi, tham quan Mục đích giải đấu thể thao giao lưu vận động viên, rèn luyện sức khỏe để nâng cao tinh thần đồn kết, hòa bình tồn nhân loại Giải đấu thể thao tranh tài nhiều môn thể thao vận động viên quốc gia hay quốc gia khu vực tồn giới, tổ chức quy mô nhỏ, thời gian ngắn giải đấu có kinh phí tổ chức lớn thời gian dài Các giải đấu khơng có vận động viên mà nơi thu hút người đến tham gia hoạt động bên lề, vui chơi, tham quan Mục đích giải đấu thể thao giao lưu vận động viên, rèn luyện sức khỏe để nâng cao tinh thần đồn kết, hòa bình tồn nhân loại Festival Festival kiện lớn có vai trò vô quý giá chuỗi kiện, hoạt động nhằm kiến tạo thương hiệu địa phương Festival, thân đời, phát triển tồn khơng nhắm vào mục tiêu thương hiệu lại chất liệu đắt nhất, xác nhất, hiệu để xây dựng thương hiệu địa phương, vùng quốc gia nơi diễn Festival Lễ hội Lễ hội kiện văn hóa tổ chức mang tính cộng đồng thường có liên quan đến tín ngưỡng, tơn giáo “Lễ” hệ thống hành vi, động tác nhằm biểu tơn kính người với thần linh, phản ánh ước mơ đáng người trước sống mà thân họ chưa có khả thực “Hội” sinh hoạt văn hóa, tơn giáo, nghệ thuật cộng đồng, xuất phát từ nhu cầu sống Lễ hội sinh hoạt văn hóa dân gian có mặt khắp miền đất nước Nhiều lễ hội đời cách hàng nghìn năm đến trì Lễ hội Việt Nam hướng tới đối tượng thiêng liêng cần suy tôn nhân thần hay nhiên thần Đó hình ảnh hội tụ phẩm chất cao đẹp người Giúp người nhớ nguồn cội, hướng thiện nhằm tạo dựng sống tốt lành, yên vui Hội nghị Hội nghị họp có tổ chức nhằm bàn bạc cơng việc cụ thể đó, quốc gia nước giới Vấn đề đặt hội nghị thường kiện mang tính cấp thiết tổng kết kết hoạt tổ chức, quốc gia Các hội nghị quốc tế thường tổ chức thường xuyên người quan tâm định đại hội có ảnh hưởng lớn đến toàn cầu Các vấn đề hợp tác phát triển kinh tế, văn hóa, an ninh nước thành viên với với thành viên đối thoại cộng đồng theo dõi có nhận định, đánh giá hiệu hội nghị Hội chợ, triển lãm Một chiến dịch marketing bao gồm thành tố event, quảng cáo, khuyến mại, truyền thông, hoạt động khác hoạch định sở khái niệm, ý tưởng chủ đề thống trước sau Các hoạt động mắt sản phẩm, kích hoạt, sampling, roadshow hãng lớn nhằm giới thiệu sản phẩm hay xúc tiến bán sản phẩm mình, liên kết hình ảnh, âm ánh sáng, âm nhạc, hiệu ứng sân khấu, người, loại hình nghệ thuật, hành động gây ý cho đám đông Những hoạt động xúc tiến thương mại, công tác tiếp thị tổng hợp, hội chợ triển lãm công cụ ưa thích 1.5 Vai trò quan trọng tổ chức kiện doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp, việc lựa chọn kênh quảng cáo hiệu tốn khó khăn, nên, tốn chi phí đầu tư quảng cáo hiệu thu lại tính tốn kỹ Liệu hiệu quảng cáo mang lại có bù đắp chi phí hay khơng, có làm tăng doanh số bán ra? Sự lan tỏa thương hiệu có đủ mạnh để tới người dùng mục tiêu hay không? Tất câu hỏi cân đo đong đếm kỹ lưỡng Trong thời kỳ kinh tế phát triển, hội nhập nay, tổ chức kiện kênh tiếp cận, giao lưu với khách hàng mục tiêu nhanh chóng, xác Việc tổ chức kiện giúp thúc đẩy, quảng bá đa chiều thương hiệu sản phẩm, đồng thời tăng cường mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Ngồi quảng bá hình ảnh doanh nghiệp xã hội cách trực tiếp, hiệu Nhìn chung, tổ chức kiện có vai trò vô quan trọng phát triển, tồn doanh nghiệp: Giúp gia tăng ý khách hàng mục tiêu thương hiệu Là kênh phát triển dịch vụ, sản phẩm doanh nghiệp Là phương thức bày tỏ lòng cảm ơn với khách hàng, đối tác Là kênh thuyết phục khách hàng tiềm đến với doanh nghiệp Chính lợi ích khơng ngờ đó, mà việc tài trợ kiện, thuê agency để tổ chức kiện, quảng bá thương hiệu xu hướng phổ biến, áp dụng cho nhiều doanh nghiệp 1.6 Các quy định cách thức tiến hành họp Hội đồng quản trị Đại hội cổ đông Ở tiểu luận này, sâu vào vấn đề việc tiến hành họp Hội đồng cổ đông Chuẩn bị cho họp Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) người chịu trách nhiệm điều khiển họp trừ trường hợp ủy quyền cho người khác Người chịu trách nhiệm tiến hành họp có trách nhiệm chuẩn bị phần sau đây: Lên danh sách người dự họp Danh sách cổ đơng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông lập dựa sổ đăng ký cổ đông công ty Danh sách phải lập xong chậm ba mươi ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông Điều lệ công ty không quy định thời hạn khác ngắn Thông báo Thông báo mời họp phải gửi tới cổ đông ủy viên HĐQT để họ biết ngày địa điểm tổ chức họp Điều 100.1 Luật Doanh nghiệp quy định Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cổ đông có quyền dự họp chậm ngày làm việc trước ngày khai mạc Điều lệ công ty không quy định thời hạn Thông báo gửi phương thức bảo đảm đến địa thường trú cổ đông Luật Doanh nghiệp không quy định thời gian gửi thông báo họp HĐQT họp đại hội cổ đông bất thường, quy định điều Điều lệ công ty Tốt nên gửi thông báo trước tối thiểu tuần trước ngày họp để người thu xếp thời gian đến dự Chương trình Theo Điều 99.1 100.2 Luật Doanh nghiệp, chương trình dự kiến tất vấn đề thảo luận họp phải gửi cho ủy viên HĐQT cổ đông, đồng thời với thông báo mời họp Các ủy viên HĐQT cổ đơng phản hồi vấn đề chương trình, chương trình thay đổi tương ứng gửi lại Các tài liệu làm sở Các tài liệu làm sở phải chuẩn bị cho vấn đề chương trình Nó bao gồm thông tin cần thiết để người dự họp hiểu rõ định vấn đề chương trình Nếu được, tài liệu làm sở phải gửi trước tuần so với ngày diễn họp để người dự họp thu thập thêm thơng tin phân tích thơng tin trước họp diễn Bố trí điều kiện cho họp Ngồi việc thu xếp địa điểm họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ đồ uống, sẵn sàng cho họp, đặc biệt họp dự kiến kéo dài tới tiếng đồng hồ Ủy quyền & Giấy ủy quyền Theo quy định điều 100.1 100.2 Luật Doanh nghiệp, trường hợp cổ đông ủy viên HĐQT dự họp được, người có quyền trực tiếp ủy quyền văn cho người khác dự họp Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn theo mẫu công ty phải có chữ ký theo quy định Người ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải nộp văn ủy quyền trước vào phòng họp Giấy ủy quyền ủy quyền cho người đại diện biểu vấn đề cụ thể ủy quyền cho người đại diện biểu vấn đề phát sinh họp Cổ đơng tổ chức có quyền cử người đại diện theo ủy quyền thực quyền cổ đơng theo quy định pháp luật; trường hợp có nhiều người đại diện theo ủy quyền cử phải xác định cụ thể số cổ phần số phiếu bầu người đại diện Họp HĐQT Họp Đại hội đồng cổ đông Những vấn đề cần bàn tới họp HĐQT HĐQT cổ đơng bổ nhiệm đại diện cho cổ đông hoạt động lợi ích cao cổ đơng Các thành viên HĐQT cần phải có kiến thức tồn diện hoạt động công ty Thông thường, họp HĐQT kéo dài nhiều so với họp Đại hội đồng cổ đông thảo luận cách toàn diện chiến lược, khó khăn kế hoạch mở rộng, v.v… cơng ty Đối với cơng ty có nhiều cổ đông, thảo luận họp HĐQT thường bí mật thảo luận họp cổ đơng khơng Quyền nghĩa vụ HĐQT nêu Điều lệ công ty Điều 108.2 Luật Doanh nghiệp, bao gồm: a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn kế hoạch kinh doanh hàng năm công ty 10 b) Kiến nghị loại cổ phần tổng số cổ phần quyền chào bán loại c) Quyết định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền chào bán loại; định huy động thêm vốn theo hình thức khác d) Quyết định phương án đầu tư dự án đầu tư thẩm quyền giới hạn theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty đ) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay hợp đồng khác có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi sổ kế tốn cơng ty tỷ lệ khác nhỏ quy định Điều lệ công ty e) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức giám đốc (tổng giám đốc) cán quản lý quan trọng khác công ty; định mức lương lợi ích khác cán quản lý đó; g) Quyết định cấu tổ chức, quy chế quản lý nội công ty, định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện việc góp vốn, mua cổ phần doanh nghiệp khác h) Trình báo cáo tốn tài hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông; i) Kiến nghị mức cổ tức trả, định thời hạn thủ tục trả cổ tức xử lý khoản lỗ phát sinh trình kinh doanh k) Quyết định giá chào bán cổ phần trái phiếu công ty; định giá tài sản góp vốn khơng phải tiền Việt Nam, ngoại tệ tự chuyển đổi, vàng l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thực thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua định m) Quyết định mua lại không 10% số cổ phần bán loại n) Kiến nghị việc tổ chức lại giải thể công ty o) Các quyền nhiệm vụ khác quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty 11 p) Giám sát, đạo giám đốc tổng giám đốc người quản lý khác điều hành công việc kinh doanh ngày công ty Những vấn đề cần bàn tới họp Đại hội đồng cố đông Những vấn đề cần bàn tới họp cổ đông nêu Điều lệ công ty Điều 96.2 Luật Doanh nghiệp Các quyền nghĩa vụ Đại hội đồng cổ đông gồm: a) Thông qua định hướng phát triển công ty b) Quyết định loại cổ phần tổng số cổ phần loại quyền chào bán; định mức cổ tức năm loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ cơng ty có quy định khác c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát d) Quyết định đầu tư bán số tài sản có giá trị lớn 50% tổng giá trị tài sản ghi báo cáo tài gần cơng ty Điều lệ công ty không quy định tỷ lệ khác e) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ bán thêm cổ phần phạm vi số lượng cổ phần quyền chào bán quy định Điều lệ cơng ty f) Thơng qua báo cáo tài năm g) Quyết định mua lại 10% tổng số cổ phần bán loại h) Xem xét xử lý vi phạm HĐQT, Ban kiểm sốt gây thiệt hại cho cơng ty cổ đông công ty i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty j) Các quyền nhiệm vụ khác theo quy định Luật Doanh nghiệp Điều lệ công ty Những vấn đề xem xét thông qua họp Đại hội đồng cổ đông thường niên bao gồm: - Báo cáo tài năm công ty 12 - Báo cáo HĐQT đánh giá thực trạng công tác quản lý kinh doanh cơng ty - Báo cáo Ban kiểm sốt quản lý công ty HĐQT, giám đốc tổng giám đốc - Mức cổ tức cổ phần loại - Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền 13 CHƯƠNG NỘI DUNG SỰ KIỆN ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN CTY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ NĂM 2018 - Ngày 20/5/2018 2.1 Xây dựng chủ đề kiện 2.1.1 Giới thiệu công ty kiện Được thành lập từ ngày 31/12/1998 theo Quyết định số 88/1998/QĐ-BCN Bộ Công nghiệp, Công ty cổ phần Điện Cơ đơn vị ngành điện thực việc tiến hành cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước Với số vốn điều lệ ban đầu 25 tỉ đồng 37,8 tỉ đồng đóng góp từ 200 cổ đông Công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty kiểm sốt chặt chẽ theo luật định Giới thiệu: Quá trình hình thành phát triển: Công ty CP Điện tiền thân Xí nghiệp Điện thuộc Tổng Cơng ty Điện lực TP Hồ Chí Minh - Doanh nghiệp thành viên Tổng Công ty Điện lực Việt Nam; Ngày 31/12/1998, Bộ Công nghiệp Ban hành Quyết định số 88/1998/QĐ -BCN việc chuyển Xí nghiệp Điện thành Cơng ty CP Điện cơ; Ngày 27/12/1999, Cơng ty thức trở thành Công ty CP theo Giấy chứng nhận ĐKDN số 0301900678 Sở Kế hoạch đầu tư TPHCM cấp lần đầu với vốn điều lệ 25 tỷ đồng; Ngày 10/12/2007, Công ty UBCKNN chấp thuận trở thành Công ty đại chúng; Hiện nay, Công ty hoạt động theo Giấy chứng nhận ĐKDN số 0301900678 Sở Kế hoạch Đầu tư TPHCM cấp thay đổi lần thứ 13 ngày 13/05/2016, với vốn điều lệ 37.802.980.000 đồng; 14 Ngày 22/06/2017, Công ty chấp thuận đăng ký Chứng khoán theo Giấy chứng nhận đăng ký chứng khoán số 128/2017/GCNCP-VSD VSD cấp, số lượng cổ phiếu đăng ký 3.780.298 cổ phiếu; Ngành nghề kinh doanh: Thi công lắp đặt đường dây trạm điện 110KV; Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi điều hòa khơng khí; Thi cơng lắp đặt đường dây, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thơng; lắp đặt máy móc thiết bị cơng nghiệp; lắp đặt hệ thống xây dựng; Thiết kế hệ thống điện cơng trình dân dụng cơng nghiệp; Cung cấp vật tư, thiết bị cho cơng trình đường dây, trạm điện dịch vụ khác có liên quan; Bán bn xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, kính xây dựng, gạch ốp lát, thiết bị vệ sinh, vật liệu, thiết bị lắp đặt xây dựng, đồ điện gia dụng, đèn đèn điện, máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện, thiết bị linh kiện điện tử, viễn thông; Mua bán dây cáp, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thơng; Sản xuất mô tơ, máy phát, biến điện, thiết bị phân phối điều khiển điện; Sản xuất thiết bị điện chiếu sáng; Gia công, chế tạo trụ điện phụ kiện điện, dây điện, cáp điện, thiết bị điện Sản xuất dây cáp, máy móc, trang thiết bị ngành viễn thông; Sửa chữa phục hồi trụ điện phụ kiện điện, dây cáp, cáp điện, thiết bị điện; Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm thiết bị viễn thơng, thiết bị nghe nhìn thiết bị lắp đặt xây dựng; Xây dựng công trình đường sắt đường bộ, cơng trình cơng ích, cơng trình đường dây, trạm điện, xây dưng dân dụng, cơng nghiệp, xây dựng cơng trình kĩ thuật dân dụng; Cho thuê kho, nhà xưởng, văn phòng 15 2.1.2 Mục tiêu Sự kiện Đại hội đồng cổ đông họp cổ đông công ty cổ phần diễn năm lần để tổng kết tình hình hoạt động kinh doanh, biểu chiến lược kế hoạch hoạt động tương lai, giải vấn đề quan trọng liên quan đến đường lối phát triển bầu lại Chủ tịch hội đồng quản trị chủ tịch cũ hết nhiệm kỳ 2.1.3 Ban tổ chức Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt - Ơng Trần Ngọc Thạch Chủ tịch HĐQT - Ông Vũ Huy Chiến Trưởng Ban Kiểm soát - Và Các thành viên HĐQT, Ban kiểm sốt Cơng ty CP Điện Cơ Chịu trách nhiệm đưa đường lối, sách để phận bên thực Ban Giám đốc - Ông Đặng Minh Đại - Ơng Trần Đình Khơi Phó - Ơng Phạm Hồi Phương Giám đốc Cơng ty Giám đốc Cơng ty Phó Giám đốc Công ty\ Trực tiếp chịu trách nhiệm nhận nhiệm vụ từ Hội đồng quản trị, phân công công việc phận có liên quan Phòng hành tổng hợp Lên kế hoạch công việc tiến hành kiện Trực tiếp tham gia vào công việc nói trên, phối hợp với nhân phòng Marketing để tiến hành theo kế hoạch Phòng Marketing Phối hợp với Phòng hành tổng hợp Liên hệ, phối hợp công ty tổ chức kiện, Khách sạn thuê để việc tiến hành cách trơn tru Công ty tổ chức kiện Daehan Tổ chức hoạt động diễn trước sau ngày tổ chức kiện 16 2.1.4 Nhân lực hậu cần Dự trù nhân sự: Tất phòng Hành tổng hợp cơng ty: 10 người Nhân viên phòng Marketing: người Nhân đối tác truyền thông: người Nhân khác nhân viên thuộc công ty: 10 người Công ty tổ chức kiện Daehan: 10 người 2.2 Xây dựng chương trình kiện Thời gian Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư cổ đông 1/5-17/5/2018 Chuẩn bị hậu cần 2/6-19/5/2018 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên 2-/5/2018 2.2.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư cổ đông Chuẩn bị hồ sơ Công việc chuẩn bị hồ sơ Phòng Kế tốn, phòng Hành tiến hành, đạo Giám đốc Công ty Dự thảo Quy chế tổ chức hoạt động Đại hội đồng cổ đông thường niên năm tài 2017 Báo cáo tình hình hoạt động năm 2017 Hội đồng quản trị Báo cáo kết hoạt động Công ty năm 2017 Ban Tổng Giám đốc Kế hoạch kinh doanh năm 2018 Báo cáo thẩm tra hoạt động Công ty năm 2017 Ban Kiểm sốt Tờ trình miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị kiêm Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV (2016 -2020) Danh sách tóm tắt sơ yếu lý lịch ứng cử viên tham gia vào Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV (2016 -2020) Dự thảo Quy chế bầu bổ sung thành viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV (2016 -2020) Tờ trình thơng qua Báo cáo tài năm 2017 kiểm tốn 10.Tờ trình tỷ lệ cổ tức đợt năm 2017 17 11.Tờ trình kế hoạch cổ tức năm 2018 12.Tờ trình phương án phân phối lợi nhuận năm 2017 13.Tờ trình lựa chọn cơng ty kiểm tốn năm tài 2018 14.Tờ trình sửa đổi Điều lệ tổ chức hoạt động Cơng ty 15.Tờ trình sửa đổi Quy chế nội quản trị cơng ty 16.Tờ trình phương án phát hành cổ phiếu cho cổ đông hữu phương án phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho người lao động 17.Dự thảo Nghị Đại hội đồng cổ đơng thường niên năm tài 2017 18.Mẫu đơn ứng cử thành viên Hội đồng quản trị 19.Mẫu đơn đề cử thành viên Hội đồng quản trị 20.Văn thành lập nhóm 21.Giấy xác nhận tham dự/ ủy quyền tham dự Đại hội 22.Mẫu Phiếu biểu 23.Mẫu Thẻ biểu Danh sách Cổ đông Thư ký hội đồng quản trị phận nắm thông tin, đó, bàn giao thơng tin cho Phòng Hành trực tiếp liên hệ Phòng Marketing thiết kế mẫu thư mời Lập danh sách thông báo mời họp đến cổ đơng có quyền dự họp: Danh sách cổ đơng có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đơng lập dựa sổ đăng ký cổ đông cơng ty Khi có định triệu tập phải lập xong chậm 30 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông (trừ trường hợp Điều lệ cơng ty có quy định thời hạn khác ngắn hơn) Thông báo mời họp phải gửi tới địa thường trú cổ đông Thông báo mời họp phải gửi đến tất cổ đơng có quyền dự họp chậm 07 ngày trước ngày khai mạc Đại hội (trừ trường hợp Điều lệ cơng ty có quy định thời hạn khác) Gửi thư cổ đông Thư gửi qua đường bưu điện, Phòng hành trực tiếp liên hệ với Cổ đơng qua điện thoại để xác nhận tham gia Từ lên danh sách cổ đông tham gia, phục vụ cho việc tổ chức lên chi phí cho kiện 18 Tài liệu cổ đông cần chuẩn bị Chương trình họp Tài liệu làm sở Văn ủy quyền (nếu có) 2.2.2 Chuẩn bị hậu cần Chương trình dự kiến tất vấn đề (trình bày dạng tờ trình) thảo luận Đại hội phải gửi cho cổ đông đồng thời với thông báo mời họp Các cổ đơng phản hồi vấn đề chương trình, chương trình thay đổi tương ứng gửi lại Các tài liệu làm sở phải chuẩn bị cho vấn đề chương trình Nó bao gồm thơng tin cần thiết để người dự họp hiểu rõ định vấn đề chương trình Ngồi việc thu xếp địa điểm họp, người chịu trách nhiệm tổ chức cần chuẩn bị thêm đồ ăn nhẹ đồ uống, sẵn sàng cho họp, đặc biệt họp dự kiến kéo dài tới tiếng đồng hồ 2.2.3 Tổ chức Đại hội Đồng cổ đông thường niên 2.3 Kế hoạch chi tiết Bảng phân công công việc, tiến độ thực thể theo bảng 2.3.1 Chuẩn bị hồ sơ, gửi thư cổ đông Thời gian Nội dung Cách thực Ngày 1/5/2018 Họp Ban giám đốc, đưa lịch trình chuẩn bị hồ sơ Tổ chức họp bán giám đốc với Phòng kế tốn Phòng hành tổng hợp liệt kê danh sách văn 19 Người chịu trách nhiệm Ban giám đốc, Phòng kế tốn Ghi Cơng ty thơng báo cho tồn nhân viên kế hoạch chuẩn bị hồ sơ cần chuẩn bị Ngày 210/5/2018 Ngày 11/5/2018 Ngày 1215/5/2018 Ngày 1517/5/2018 Hoàn thiện hồ sơ: Báo cáo tài Từ Báo cáo tài kiểm tốn, Phòng kế tốn đưa hồ sơ cần chuẩn bị Trình ký Trình Giám đốc ký in hồ sơ Phòng kế tốn Cơng ty cần Kiểm toán năm Giám đốc Giám đốc kế toán trưởng duyệt hồ sơ Chuẩn bị slide Office 2016 Chuẩn bị slide trình chiếu cho hồ sơ Phòng Hành chuẩn bị silde trình chiếu Phòng hành Gửi thư mời cổ đơng Từ danh sách cổ đông, tiến hành gửi thư, gọi điện để thơng báo kiện Phòng hành 2.3.2 Chuẩn bị hậu cần Thời gian Nội dung Cách thực 20 Người chịu Ghi trách nhiệm Chi phí cần Tính tốn chi Phòng kế Lên dự trụ phải 2-10/5/2018 phí phát sinh liên tốn, Ban chi phí tính tốn chi quan đến kiện giám đốc tiết Lên sách viên gia Từ khối lượng danh cơng việc cần tổ nhân Phòng chức, lên danh tham sách nhân viên tham gia Danh sách cần phải hợp lý, phụ thuộc hành vào tình hình cơng việc thời phòng ban 10-05-18 Thuê điểm Liên hệ ký hợp địa Phòng đồng với khách sạn Lotte Hợp đồng hành thuê phải đảm bảo thời gian 11/519/5/2018 Ký kết hợp Thuê thiết đồng, trao bị âm thanh, đổi nội dựng sân Liên hệ ký hợp dung cần Phòng hành khấu, chuẩn đồng với Cơng ty chuẩn bị, giá chính, Phòng bọ dụng cụ, tổ chức kiện báo marketing chuẩn bị Daehan cáo lại cho băng rơn, Trưởng MC phòng Marketing 08-05-18 2.3.3 Tổ chức Đại hội cổ đông Thời gian tổ chức: Ngày 20/05/2018 Địa điểm: Khách sạn Lotte Thành phần tham gia: Ban tổ chức, Các cổ đông, với nhân viên phân công 21 Thời gian Người chịu trách nhiệm Nội dung Cách thực 8h-8h30 Đón tiếp cổ đơng khách mời Phòng hành Marketing tổ chức đón tiếp từ cổng vào 8h30-8h45 Tuyên bố lý Giới thiệu Đại biểu khách mời Báo cáo kết kiểm tra tư cách cổ đông tham dự đại hội Giới thiệu biểu thông qua danh sách Chủ tọa đoàn, Thư ký đoàn 8h45-8h55 Chủ tọa đoàn tuyên bố khai mạc đại hội thơng qua chương trình làm việc đại hội 8h55-9h10 Báo cáo HĐQT nhiệm kỳ 2012-2016 9h10-9h40 Báo cáo kết hoạt động SXKD năm 2017 kế hoạch SXKD năm 2018 9h40-10h Chủ tọa đoàn tuyên bố khai mạc đại hội Chủ tịch HĐQT 10h-10h30 Chủ tọa đoàn thơng qua chương trình làm việc đại hội Chủ tịch HĐQT 10h30-11h Nghỉ giải lao 11h-11h20 Báo cáo kết hoạt động SXKD năm 2017 kế hoạch SXKD năm 2018 Phân phối lợi nhuận năm 2017 Ủy quyền HĐQT chọn đơn vị kiểm toán 22 MC Chủ tịch HĐQT thay mặt chủ tọa đoàn tuyên bố khai mạc Chủ tịch HĐQT báo cáo trước đại hội Chủ tịch HĐQT báo cáo trước đại hội Toàn thể đại hội nghỉ giải lao, ăn buffe nhà hàng khách sạn Kế toán trưởng báo cáo Chủ tịch HĐQT Chủ tịch HĐQT Chủ tịch HĐQT MC Kế toán trưởng 11h2011h40 Chấp thuận Chủ tịch Hội đồng quản trị đồng thời Giám đốc Công ty Ủy quyền cho Hội đồng quản trị làm thủ tục đăng ký chứng khoán sàn Upcom Thông qua thời điểm bắt đầu chi cổ tức năm 2014 Thông qua số vấn đề khác Tiếp thu ý kiến của cổ đông phát biểu tổng kết đại hội Thư ký 11h4011h50 Thông qua Biên đại hội Thông qua Nghị đại hội Thư ký 11h50-12h Bế mạc đại hội MC 2.4 Lập dự toán ngân sách kiện Đơn vị triệu đồng Hạng mục Chi phú dự trù Thuê khách sạn Ghi 200 Đã bao gồm tiền buffe Hợp đồng thuê đơn vị tổ chức kiện Tiền in ấn hồ sơ 20 Đã bao gồm tiền mua sắm dụng cụ sân khấu 10 Chi phí hỗ trợ người tham gia 20 Chi phí gửi thư, liên lạc cổ đơng 10 Chi phí hành lang Chi phí ca sĩ Chi phú dự phòng (5%) Tổng 10 10 14 294 23 Mỗi nhân viên 400.000 VND CHƯƠNG KẾT LUẬN Tổ chức kiện khái niệm tương đối mẻ Việt Nam, mà có nhiều cách hiểu khác khái niệm Do đó, để hiểu “SỰ KIỆN” nghề “TỔ CHỨC SỰ KIỆN” cách chi tiết, tiểu luận nghiên cứu số khái niệm kiện tổ chức kiện, mục đích Tổ chức kiện, vài trò tổ chức kiện Đi sâu vào với kiện cụ thể “Đại Hội Đồng Cổ Đông Thường Niên Cty Cổ Phần Điện Cơ Năm 2018” tìm hiểu quy định cách thức tiến hành kiện Đại Hội Đồng Cổ Đông Tiếp đến sâu vào phân tích, lên kế hoạch tổng hợp chi tiết kiện Thông qua tiểu luận này, có nhìn cụ thể tổng hợp tổ chức kiện 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO http://quangcaotruyenhinh.com/to-chuc-su-kien.html http://www.luatdaiviet.vn/xem-tin-tuc/huong-dan-tien-hanh-hop-dai-hoico-dong-hoi-dong-quan-tri Nghệ Thuật Tổ Chức Hội Họp - Nhà sách Lao Động - Nguyễn Đình Hùng Bộ luật dân số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 Luật Doanh Nghiệp số 68/2014/QH13 Hà Nội, ngày 26 tháng 11 năm 2014 25 ... liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thực thủ tục hỏi ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua định m) Quyết định mua lại không 10% số cổ phần bán loại n)... viên Hội đồng quản trị kiêm Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị danh sách ứng cử viên Hội đồng quản trị nhiệm kỳ IV (2016 -2020) Danh sách tóm tắt sơ yếu lý lịch ứng cử viên tham gia vào Hội đồng quản. .. Những vấn đề cần bàn tới họp Đại hội đồng cố đông Những vấn đề cần bàn tới họp cổ đông nêu Điều lệ công ty Điều 96.2 Luật Doanh nghiệp Các quyền nghĩa vụ Đại hội đồng cổ đông gồm: a) Thông qua định