Hệ thống phần mềm bao gồm các chức năng như: Quản lí người dùng, quản lí mật khẩu, quản lí nhân viên, quản lí tiền lương, xuất báo cáo lương theo tháng, theo quý, theo năm.
VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 THIẾT KẾ HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN LÍ TIỀN LƯƠNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NƠNG - LÂM BẮC GIANG Lê Thị Phương Huyền, Trung tâm Ngoại ngữ - Tin học, Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang Ngày nhận bài: 16/4/2019; ngày chỉnh sửa: 03/5/2019; ngày duyệt đăng: 25/5/2019 Abstract: In order to improve efficiency of managing salary at Bac Giang Agriculture and Forestry University, in this article, we first analyze limitations of salary management system Since then, we propose designing a software system with proper salary management functions and finally building a software program instead The software system includes functions such as: user management, password management, employee management, salary management; export monthly, quarterly and yearly salary reports The developing and putting of the salary management software system helps accountants update salary data faster and more accurately through different channels, it also helps accountants can export reports whenever they need to, while making reporting to superiors faster and more convenient Keywords: Salary management, analysis, design, information system, database Mở đầu Ngày nay, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác quản lí triển khai rộng rãi Có nhiều chương trình quản lí thiết kế, xây dựng đưa vào áp dụng nhiều lĩnh vực, giúp cho công việc quản lí nhanh hơn, hiệu thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian, đồng thời xử lí khối lượng thơng tin lớn Trong nhiều năm qua, cơng tác quản lí tiền lương theo ngạch bậc cán viên chức Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang sử dụng phần mềm Excel để lập báo cáo, thống kê Tuy phần mềm Excel đảm bảo xác cơng tác quản lí tiền lương khơng tránh khỏi rườm rà đơi khó theo dõi, tốn thời gian việc tổng hợp, thống kê tiền lương để báo cáo nhân viên kế toán Một hệ thống phần mềm Quản lí tiền lương tổng hợp tất thông tin cần thiết cán viên chức để xuất tiền lương xác tháng mà cán viên chức nhận, đồng thời xuất biểu mẫu lương, biểu mẫu chứng từ nhập - xuất theo lương để báo cáo, giao dịch Ngoài ra, hệ thống phần mềm giúp thống kê tiền lương theo tiêu chí khác nhau: theo đơn vị, theo tháng, quý tùy theo yêu cầu kế tốn viên, nâng cao hiệu cơng tác làm lương báo cáo lương Nội dung nghiên cứu 2.1 Phân tích hệ thống Quản lí tiền lương Hệ thống Quản lí tiền lương cần thực đầy đủ, xác cách tính lương theo quy định hành, đồng thời có tính thiết lập, nhập, lưu trữ, cập nhật thông tin chi tiết nhân viên cách khoa học, linh hoạt, tiện lợi, tăng hiệu công tác làm lương kế tốn viên thay cho quản lí lương tệp định dạng xls theo tháng cách thủ công, rườm rà, khó khăn thống kê dễ nhầm lẫn Hệ thống Quản lí tiền lương cần tuân thủ đầy đủ cơng thức tính lương, khoản phụ cấp, khoản trừ theo lương với sai số chấp nhận từ kế toán viên quy định hành Các cơng thức tính lương bao gồm: * Lương theo hệ số = (Hệ số lương ngạch bậc + Hệ số phụ cấp chức vụ + Hệ số vượt khung + Hệ số độc hại + Hệ số phụ cấp trách nhiệm) × Lương * Lương tháng = Lương theo hệ số − (Trừ Bảo hiểm Xã hội + Trừ Bảo hiểm Y tế + Trừ Bảo hiểm Thất nghiệp + 60% học nước ngoài) * Phụ cấp ưu đãi nghề = Hệ số phụ cấp ưu đãi nghề × Lương theo hệ số * Phụ cấp kiêm nhiệm, cấp ủy: nhập tay số tiền phụ cấp cho cán viên chức khác theo quy chế chi tiêu nội quy chế hành * Phụ cấp trách nhiệm nghề nghiệp: nhập tay hệ số cho cán viên chức khác theo quy chế chi tiêu nội quy chế hành * Phụ cấp ưu đãi khối phòng = 20% × Lương theo hệ số * Phụ cấp thâm niên khối phòng = (Số năm cơng tác /2 × Lương theo hệ số) /100 * Hỗ trợ tiền điện thoại: nhập tay số tiền hỗ trợ theo quy định * Cơng tác phí khốn: nhập tay số tiền hỗ trợ theo quy định 116 Email: huyenltp@bafu.edu.vn VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 * Hỗ trợ tiền ăn trưa: nhập tay số tiền hỗ trợ theo quy định * Thực lĩnh = Lương tháng + Các khoản phụ cấp có * Trừ Bảo hiểm Xã hội = 8% × Lương theo hệ số * Trừ Bảo hiểm Y tế = 1,5% × Lương theo hệ số * Trừ Bảo hiểm Thất nghiệp = 1% × Lương theo hệ số * Trừ 60% học nước ngồi = 60% × Hệ số lương ngạch bậc × Lương Trong đó: * Hệ số lương ngạch bậc: Dựa vào ngạch viên chức bậc lương tương ứng với ngạch viên chức theo quy định * Hệ số phụ cấp chức vụ: Dựa vào chức vụ cá nhân, chức vụ có hệ số tương ứng theo quy định * Hệ số vượt khung: Được áp dụng công chức, viên chức, đạt bậc lương cao ngạch giữ, năm vượt bậc lương tính hệ số 1% * Hệ số chênh lệch bảo lưu: Được áp dụng công chức, viên chức chuyển từ ngạch cũ sang ngạch mà ngạch có bậc lương hành thấp bậc cao ngạch lương cũ, lúc hệ số chênh lệch bảo lưu với mức chênh lệch bậc cao ngạch cũ bậc ngạch * Hệ số thâm niên: áp dụng để tính thâm niên nhà giáo có thâm niên từ năm trở lên, ngồi dùng để tính phụ cấp cho cán khơng phải nhà giáo nhà giáo có thâm niên năm * Hệ số độc hại: áp dụng cho số ngạch viên chức quy định Thông tư số 07/2005/TT-BNV ban hành ngày 05/01/2005 Như vậy, hệ số, thơng tin dùng để tính lương lưu trữ vào sở liệu Khi xuất báo cáo, hệ thống dùng truy vấn để tính tốn liệu lương cán viên chức theo công thức quy định hành Khi cách tính lương thay đổi theo quy định, cần thay đổi lại cách tính lương truy vấn, không cần đến việc thay đổi hay can thiệp tới sở liệu tạo lưu trữ trước 2.2 Thiết kế hệ thống Quản lí tiền lương Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang 2.2.1 Thiết kế tổng quan Về thiết kế tổng quan hệ thống Quản lí tiền lương, chúng tơi sử dụng cách thức mô tả chức hệ thống thông qua dạng biểu đồ khác nhằm thể đầy đủ mối liên hệ chức hệ thống Hệ thống Quản lí tiền lương Quản lí hệ thống Quản lí danh mục Quản lí tài khoản Phòng ban Đổi mật Chức vụ Import danh sách nhân viên Ngạch Export danh sách nhân viên Quản lí nhân viên Hồ sơ nhân viên Tiền ăn trưa Báo cáo lương hợp đồng Báo cáo lương biên chế Bậc Trình độ học vấn Báo cáo khoản phụ cấp Loại hợp đồng Báo cáo lương gửi ngân hàng Tạo liệu tháng Thốt chương trình Báo cáo - Thống kê Các khoản phụ cấp Thống kê tiền lương theo đơn vị Các khoản trừ Thống kê tiền lương theo quý Hình Biểu đồ phân cấp chức 117 VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 Hình Biểu đồ Hình Biểu đồ lớp 118 VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 2.2.2 Thiết kế chi tiết chức Chức Quản lí tài khoản cho phép tạo thêm tài khoản người dùng bao gồm tên, mật phân quyền tài khoản; sửa tên mật tài khoản có; xóa tài khoản người dùng không cần thiết Chức cần đảm bảo tài khoản có quyền Quản trị viên sử dụng Chức Đổi mật cho phép người dùng hành đăng nhập hệ thống thay đổi mật mà không cần Quản trị viên can thiệp, người dùng biết mật tài khoản Chức Import danh sách nhân viên cho phép nhập nhanh thông tin nhiều nhân viên với số thông tin định theo tệp định dạng xls có sẵn Chức hỗ trợ hiệu cho người dùng việc nhập thông tin vào hồ sơ nhân viên họ tên, ngày sinh, phòng ban, chức vụ, học hàm học vị Những thông tin quan trọng việc tính lương hệ số lương, phụ cấp, khoản trừ cần người dùng/kế toán viên điều chỉnh trực tiếp phần mềm nhằm đảm bảo tính xác Chức Export danh sách nhân viên làm lương theo tháng, không tránh khỏi trường hợp nhân quan biến động, lỗi đáng tiếc xảy sở liệu hành Việc sử dụng sở liệu khơng bị lỗi có sẵn từ tháng trước để điều chỉnh cho tháng sau quan trọng Chức Export danh sách nhân viên đảm bảo người dùng/kế tốn viên trích xuất nhanh thơng tin tồn nhân viên tệp định dạng xls để lưu trữ tận dụng lại chuyển giao liệu làm lương cho người Chức Tạo liệu báo cáo tháng: sau tháng, liệu lương cán viên chức cần cập nhật tạo lại sang mới, mục đích lưu lại thay đổi biến động nhân viên, đồng thời tăng thêm biến liệu để phục vụ cho việc thống kê tổng lương theo quý, theo năm thống kê việc tăng giảm lương so với tháng trước, năm trước Chức Quản lí danh mục cho phép người dùng/kế tốn viên/quản trị viên thêm, sửa, xóa danh mục phục vụ cho việc thiết lập thơng tin hồ sơ nhân viên phòng ban, chức vụ, ngạch cán viên chức giữ, tùy vào thay đổi biến động quy định hành quan, đơn vị Chức Quản lí hồ sơ nhân viên cho phép người dùng thiết lập thông tin cán bộ, viên chức từ đến chi tiết form thống khoa học, nhằm đảm bảo xác thơng số cần thiết cho việc tính lương, xuất báo cáo Ngoài ra, form thiết lập đảm bảo cho phép thay đổi, rà sốt thơng tin chi tiết nhân viên cách linh hoạt tiện lợi Chức xuất Báo cáo - Thống kê lương chức quan trọng cần đảm bảo tính xác nhiều hệ thống Các báo cáo, thống kê thiết kế theo mẫu có sẵn, dùng để hiển thị thông tin cần thiết thông qua liệu lưu trữ tính tốn sở liệu tháng tương ứng Có thể trích xuất báo cáo, thống kê tệp định dạng xls để phục vụ cho việc in ấn quản lí Các báo cáo thống kê thay đổi mẫu thay đổi 2.3 Thiết kế sở liệu cho hệ thống Quản lí tiền lương Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang Tất hệ thống phải sử dụng sở liệu riêng mình, sở liệu có sở liệu xây dựng Cũng có hệ thống sử dụng sở liệu cũ Việc phân tích thiết kế sở liệu cho hệ thống tiến hành đồng thời với việc phân tích thiết kế hệ thống tiến hành riêng Vấn đề đặt cần xây dựng sở liệu giảm tối đa dư thừa liệu đồng thời phải dễ dàng việc lưu, khôi phục bảo trì SQL Server hệ quản trị sở liệu quan hệ sử dụng câu lệnh truy vấn SQL để trao đổi liệu máy trạm máy chủ cài SQL Server Một hệ quản trị sở liệu quan hệ bao gồm sở liệu ứng dụng dùng để quản lí liệu phận khác SQL Server tối ưu để chạy mơi trường sở liệu lớn lên đến TeraByte phục vụ lúc cho hàng ngàn tài khoản người dùng Ngồi ra, SQL Server có khả kết hợp với máy chủ khác để tăng khả lưu trữ quản lí liệu Dữ liệu SQL Server lưu trữ dạng bảng Để quản lí liệu, SQL sử dụng thao tác khác bảng lưu trữ liệu SQL phân tích, tổng hợp số liệu từ bảng liệu có sẵn, tạo nên dạng bảng mới, sửa đổi cấu trúc, liệu bảng có Sau thực hay chuỗi lệnh SQL có đủ số liệu để tạo báo cáo theo yêu cầu công việc Đối với chương trình phần mềm Quản lí tiền lương, cần tạo bảng lưu trữ thông tin cá nhân cán viên chức trường Bảng lưu trữ toàn liệu cần thiết nhằm phục vụ cho cơng việc tính lương khoản phụ cấp theo nghiệp vụ thu thập Ngoài ra, số bảng phụ khác dùng để lưu trữ liệu khai báo phụ khác phòng ban, ngạch lương, bậc lương, khoản phụ cấp, khoản trừ theo lương Các bảng tạo có ràng buộc liệu đến nhằm đảm bảo tính liên kết đồng 119 VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 liệu tính lương phần mềm Khi liệu thông tin đối tượng thay đổi, liệu tương ứng đối tượng liên quan thay đổi theo dẫn tới kết báo cáo thay đổi Hình thể số bảng liệu quan trọng dùng để lưu trữ thông tin cần thiết phục vụ cho việc tính lương, xuất báo cáo lương, thao tác thống kê lương phần mềm Hình Quan hệ bảng hệ sở liệu 120 VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 2.4 Giao diện phần mềm hệ thống Quản lí tiền lương Hình Chức Quản lí hệ thống Hình Các chức phân hệ quản lí Danh mục Hình Chức quản lí hồ sơ nhân viên Hình Form nhập thông tin cá nhân cán viên chức 121 VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 Hình Danh mục báo cáo xuất theo yêu cầu Hình 10 Danh mục thống kê lương theo yêu cầu - Trong danh sách cán viên chức nhận phụ cấp 2.5 Đánh giá kết đưa hệ thống vào thực nghiệm ngân sách nhà nước: Kết tương ứng Để đánh giá kết thực nghiệm sử dụng hệ thống, cột nhân viên hai báo cáo hồn tồn chúng tơi so sánh kết báo cáo thực nghiệm với trùng khớp bảng lương thực tế duyệt từ Kế toán trưởng - Trong danh sách cán viên chức nhận phụ cấp Ban Giám hiệu Kết so sánh đối chiếu cho thấy: ngân sách học phí: Kết tương ứng cột - Trong báo cáo lương biên chế ngân sách nhà nhân viên hai báo cáo hoàn toàn trùng nước: Kết tương ứng cột nhân khớp viên hai báo cáo trùng khớp đến 95% 5% chênh - Trong danh sách cán viên chức nhận lương lệch độ làm tròn phần mềm gần với độ phụ cấp gửi ngân hàng: Kết tương ứng làm tròn phần mềm Excel mà kế tốn viên làm cột nhân viên hai báo cáo hồn tồn thực tính cột hệ số thâm niên; vậy, kéo theo trùng khớp cột thành tiền có độ xác chênh lệch so với bảng Ngồi ra, chúng tơi thực vấn 06 lương gốc biên độ từ đến chữ số sau phần thập phân kế toán viên tham gia dùng thử thực nghiệm tổng số tiền lương tồn trường tháng chương trình phần mềm hệ thống Quản lí tiền lương với - Trong báo cáo lương biên chế tự lo: Kết tương bảng câu hỏi chuẩn bị trước Các câu trả lời nhận ứng cột nhân viên hai báo cáo từ phía kế tốn viên nhìn chung đánh giá tốt phần mềm sử dụng hoàn toàn trùng khớp Bảng Các câu hỏi vấn kế toán viên phần mềm hệ thống Quản lí tiền lương TT Câu hỏi Câu hỏi Câu hỏi Câu hỏi Nội dung câu hỏi Anh/chị có hài lòng với cách nhập liệu thông tin nhân viên phần mềm Quản lí tiền lương hay khơng? Anh/chị có hài lòng hình thức báo cáo tiền lương xuất phần mềm Quản lí tiền lương hay khơng? Anh/chị có hài lòng độ xác cột liệu báo cáo tiền lương xuất phần mềm Quản lí tiền lương hay khơng? Anh/chị có hài lòng tính linh động, nhanh chóng hiệu cách nhập thơng tin, liệu phần mềm Quản lí tiền lương hay khơng? 122 Ghi VJE Tạp chí Giáo dục, Số đặc biệt Kì tháng 5/2019, tr 116-123 Câu hỏi Câu hỏi Anh/chị có hài lòng chức thống kê tiền lương theo tháng, theo quý theo đơn vị lựa chọn phần mềm Quản lí tiền lương hay không? Ưu điểm phần mềm Quản lí tiền lương khiến anh/chị cảm thấy hứng thú so với làm lương Excel? Căn vào câu trả lời thông qua vấn, hầu hết kế tốn viên đánh giá cao tính linh động nhập liệu thông tin nhân viên Có 5/6 kế tốn viên hài lòng với cách nhập liệu thông tin; 100% đồng ý phần mềm hệ thống linh động việc nhập liệu Về biểu mẫu báo cáo thống kê tiền lương kết xuất từ phần mềm, hầu hết kế tốn viên hài lòng với mẫu báo cáo xuất Các bảng báo cáo bám sát với mẫu biểu sử dụng Phòng Tài - Kế tốn, dễ quan sát đối chiếu với bảng lương cũ để so sánh, đánh giá tính xác Khoảng 85% kế tốn viên cho phần mềm dễ sử dụng, giao diện đẹp, linh hoạt sử dụng, 15% kế tốn viên lại cho họ thích làm Excel khơng thích thay đổi cách làm việc Tuy nhiên, xét tính linh động thống kê số liệu tổng hợp lương theo tháng, theo quý, theo đơn vị, tất người cho sử dụng phần mềm nhanh xác so với việc phải tổng hợp thủ công nhiều file Excel khác giai đoạn thời gian khác với đối tượng yêu cầu thống kê khác Kết luận Chương trình phần mềm Quản lí tiền lương, áp dụng cơng tác quản lí tiền lương cho cán viên chức Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang phù hợp với cách tính lương, phụ cấp quy định chi tiêu hành trường, cài đặt đưa vào sử dụng Cấu hình máy tính để cài đặt chương trình phần mềm khơng u cầu q cao, máy tính cần có cấu hình phần cứng phần mềm hỗ trợ cài đặt SQL Server 2008 trở cài đặt phần mềm Quản lí tiền lương Ngồi việc cài đặt chương trình phần mềm Quản lí tiền lương để áp dụng cho Phòng Tài - Kế tốn trường Đại học Nơng - Lâm Bắc Giang, phần mềm hồn tồn điều chỉnh, áp dụng cho đơn vị hành nghiệp doanh nghiệp tính linh động linh hoạt chế thiết lập nhập liệu Do đó, sản phẩm chương trình phần mềm thương mại hóa thơng qua chuyển giao Kiến nghị với kế tốn viên, Phòng Tài - Kế tốn lãnh đạo Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang bước áp dụng triển khai sử dụng chương trình phần mềm Quản lí tiền lương nhằm nâng cao chất lượng cơng việc Kiến nghị với Phòng Khoa học Hợp tác Quốc tế lãnh đạo Trường Đại học Nơng - Lâm Bắc Giang hợp thức hóa hình thức thương mại để chuyển giao chương trình phần mềm tới đơn vị có nhu cầu sử dụng nhằm tăng thu nhập cho nhà trường Tài liệu tham khảo [1] Trần Kim Dung (2006) Giáo trình quản trị nguồn nhân lực NXB Thống kê [2] Trần Thế Hùng (2008) Hồn thiện cơng tác quản lí tiền lương ngành điện lực Việt Nam Luận án tiến sĩ Kinh tế, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân [3] Lê Anh Cường - Nguyễn Thị Mai (2005) Hướng dẫn xây dựng thang, bảng lương quy chế trả lương theo chế độ tiền lương NXB Lao động [4] Đặng Văn Được (2006) Chế độ tiền lương NXB Lao động [5] Tạ Đức Khánh (2009) Giáo trình Kinh tế lao động NXB Giáo dục Việt Nam [6] Nguyễn Tiệp (chủ biên) - Lê Thanh Hà (2006) Giáo trình tiền lương tiền cơng NXB Lao động - Xã hội [7] Adetoye Aribisala1 - Kehinde Olusuyi (2014) Design of an Employee Management System (A Case Study of National iron Ore Mining Company, Itakpe) International Journal of Mechanical Engineering and Information Technology, Vol (11), pp 832-841 [8] Lei Xiong (2015) Design of Company’s Salary Management System Proceedings of the 2015 International Conference on Management, Education, Information and Control, pp 219-228 [9] Zhang Hao - Xu Guangli - Zhang Yuhuan - Lei Yilong (2012) Salary Management System for Small and Medium-sized Enterprises International Conference on Applied Physics and Industrial Engineering, Vol 24, Part C, pp 22552260 123 ... 2008 trở cài đặt phần mềm Quản lí tiền lương Ngồi việc cài đặt chương trình phần mềm Quản lí tiền lương để áp dụng cho Phòng Tài - Kế tốn trường Đại học Nơng - Lâm Bắc Giang, phần mềm hồn tồn điều... yêu cầu thống kê khác Kết luận Chương trình phần mềm Quản lí tiền lương, áp dụng cơng tác quản lí tiền lương cho cán viên chức Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang phù hợp với cách tính lương, ... Quản lí tiền lương Trường Đại học Nông - Lâm Bắc Giang 2.2.1 Thiết kế tổng quan Về thiết kế tổng quan hệ thống Quản lí tiền lương, chúng tơi sử dụng cách thức mô tả chức hệ thống thông qua dạng biểu