CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Xu toàn cầu hóa tác động lan tỏa nhanh chóng đến khắp nước giới Ở Việt Nam vậy, từ gia nhập WTO tất lĩnh vực, ngành nghề có bước chuyển biến lớn Xu tồn cầu hóa tạo hội to lớn cho việc phát triển đồng thời tạo thách thức gay gắt cho nước phát triển nói chung nước ta nói riêng cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa kinh tế xã hội Nhu cầu thực tế việc phát triển, ứng dụng khoa học công nghệ đại lĩnh vực sản xuất, quản lý kinh tê văn hóa đất nước ta to lớn Và việc đáp ứng cách tích cực nhu cầu mang lại đóng góp quan trọng nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, bối cảnh phát triển giới đại Để thực mục tiêu trước tiên phải trọng vào sở, việc phải xây dựng văn phòng quan, tổ chức đủ mạnh văn phòng xem đầu não quan, tổ chức, có vị trí quan trọng quan Trong phải ln trọng vào việc đầu tư xây dựng củng cố việc đại hóa cơng tác văn phòng để khơng ngừng nâng cao hiệu hoạt động văn phòng, đóng góp vào phát triển quan, tổ chức Chính mà thời gian gần thường xuất cụm từ “Văn phòng điện tử”, “Văn phòng khơng giấy”, hay “Cơng nghệ văn phòng” để mơ tả văn phòng đại Như thấy họat động văn phòng đóng vai trò quan trọng kết hoạt động quan, đơn vị, tổ chức Với Công ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech vậy, có vị trí lớn q trình hoạt động phát triển cơng ty Văn phòng tổ chức khoa học, hợp lý, trang bị đầy đủ phương tiên công nghệ đại giúp việc triển khai cơng việc thuận lợi, đem lại lợi ích kinh tế nâng cao chất lượng, hiệu công việc Từ vấn đề cần nâng cao hoạt động văn phòng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech, đồng thời nhận thức tầm quan trọng của vấn đề đại hóa cơng tác văn phòng Trong q trình thực tập công ty em lựa chọn chuyên đề “ Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp em phần mở đầu phần kết thúc gồm có chương: Chương 1: Những lý luận đại hóa cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech Chương 3: Một số giải pháp nhằm đại hóa cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech Trong q trình thực chun đề em hướng dẫn, bảo tận tình giáo hướng dẫn: Thạc sĩ Hồng Thị Hương anh chị cán nhân viên Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến người tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực báo cáo này! CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Sự tồn tất yếu văn phòng Bất kỳ tổ chức tồn hướng đến mục tiêu định Mục tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài tùy thuộc vào tính chất hoạt động lĩnh vực mà tổ chức tham gia môi trường tồn tổ chức Muốn đạt mục tiêu tổ chức cần quản trị khoa học, hợp lí Các nhà quản trị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt yếu tố cấu thành theo cấu định điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề cho tổ chức Như nhà quản trị phải tham gia nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, quy mơ trình độ phát triển tổ chức tăng cường Đề định mục tiêu phát triển điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, quản trị phải có nhiều thơng tin liên quan đến nhu cầu tồn tổ chức, đến tính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm yếu tố có tổ chức tác động mơi trường đến q trình thực mục tiêu Khơng dừng lại chỗ có thơng tin, nhà quản trị cần phải xử lý tổng hợp thông tin thu thập để tạo thơng tin hữu ích cho việc định Đồng thời họ phải chuyển tải thông tin theo yêu cầu quản lý, sử dụng Nếu để nhà quản trị tham gia vào hoạt động thu thập, xử lý tổng hợp thơng tin hội định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung tổ chức Để giúp nhà quản trị có thơng tin đầy đủ, xác kịp thời, tổ chức hình thành máy văn phòng để trợ giúp nhà quản trị việc thu, xử lý, bảo quản, truyền tải sử dụng thông tin đảm bảo cho việc định đảm bảo điều kiện vật chất cho nhà quản trị hoạt động Như văn phòng phận thiếu quan, đơn vị Dù quan, đơn vị có hoạt động lĩnh vực văn phòng cơng cụ trợ giúp đắc lực cho hoạt động điều hành, quản lý Văn phòng đóng vai trò định hoạt động quan, đơn vị nên việc tổ chức văn phòng phải nghiên cức, xếp cho hợp lý Văn phòng tồn tất yếu khách quan theo yêu cầu nhà quản trị Tùy theo tính chất, quy mơ, hoạt động tổ chức mà văn phòng thành lập theo hình thức phù hợp 1.2 Tổng quan văn phòng Khái niệm văn phòng Để phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý quan, đơn vị cần phải có cơng tác văn phòng với nội dung chủ yếu như: Tổ chức, thu thập xử lý, phân phối, truyền tải quản lý sử dụng thơng tin bên ngồi nội bộ, trợ giúp lãnh đạo thực hoạt động điều hành quản lý quan, đơn vị,… Bộ phận chuyên đảm trách hoạt động nói gọi văn phòng Văn phòng hiểu theo nhiều giác độ khác nhau: - Nghĩa rộng: Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo quan, đơn vị Theo quan niệm quan thẩm quyền chung, quan đơn vị có quy mơ lớn thành lập văn phòng ( Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng cơng ty,…) quan, đơn vị có quy mơ nhỏ văn phòng phòng hành tổng hợp - Nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại quan đơn vị - Ngồi văn phòng hiểu phòng làm việc thủ trưởng có tầm cỡ cao như: Nghị sỹ, kiến trúc sư trưởng, … Mặc dù văn phòng hiểu theo cách khác có điểm chung là: + Văn phòng phải máy tổ chức thích hợp với đặc điểm cụ thể quan Ở quan đơn vị có quy mơ lớn máy văn phòng gồm có nhiều phận với số lượng cán nhân viên cần thiết để thực hoạt động; quan đơn vị có quy mơ nhỏ, tính chất cơng việc đơn giản văn phòng gọn nhẹ mức tối thiểu + Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch với sở vật chất định Quy mô yếu tố vật chất phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động cơng tác văn phòng Chức văn phòng Xuất phát từ quan niệm văn phòng cơng tác văn phòng, thấy văn phòng có chức sau đây: Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho cơng tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngoài phận tham mưu văn phòng có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực cơng tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác quý, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng Quy mơ đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn vị chi phí thấp với hiệu cao phương châm hoạt động công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọng Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị Ba chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan tồn văn phòng hiệu hoạt động tổ chức Trong chức tổng hợp chức quan trọng chức khơng thể thiếu hoạt động văn phòng Nhiệm vụ văn phòng Từ chức trên, văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác quan đơn vị, xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần lãnh đạo Mỗi quan, đơn vị có nhiều kế hoạch phận khác xây dựng Song muốn đạt mục tiêu chung quan kế hoạch phải kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp hỗ trợ Văn phòng đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể quan đơn vị đôn đốc phận khác thực Mặt khác văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần ban lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực kế hoạch - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin Hoạt động quan đơn vị cần phải có thơng tin Thơng tin để lãnh đạo đưa định kịp thời, xác Thông tin bao gồm nhiều loại từ nhiều nguồn khác Người lãnh đạo tự thu thập xử lý tất thông tin mà cần phải có phận trợ giúp – văn phòng Văn phòng “ cửa sổ” “ lọc” thơng tin tất thơng tin đến hay thu thập, xử lý, chuyển phát văn phòng - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định, tổng hợp tình hình hoạt động đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất biện pháp phục vụ đạo điều hành lãnh đạo - Thực công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Theo dõi, đôn đốc việc giải văn phận - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn để đảm bảo văn có nội dung đầy đủ, thẩm quyền, quy định Nhà nước - Tổ chức cơng tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức họp, lễ nghi khánh tiết quan - Tổ chức chuyến công tác lãnh đạo, giúp lãnh đạo trì, phát triển mối quan hệ với quan ngành địa phương - Bảo đảm yếu tố vật chất cho hoạt động quan thông qua công việc: Lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ chi phí văn phòng - Lập kế hoạch dự tốn kinh phí hoạt động hàng năm, q (nếu quan khơng có phận tài chun trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước theo định thủ trưởng quan - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn quan Phối hợp với cơng đồn, tổ chức cơng tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán nhân viên quan Trên nhiệm vụ chủ yếu văn phòng quan, đơn vị nói chung Tùy điều kiện cụ thể đặc điểm, tính chất hoạt động quan, đơn vị mà văn phòng thêm, bớt số nhiệm vụ cho phù hợp 1.3 Cơng tác văn phòng Khái niệm Đầu vào cơng tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thơng tin kinh tế, trị, xã hội, hành chính, mơi trường,… theo phương án sử dụng khác nhằm thu đươc kết tối ưu hoạt động quan, đơn vị Ở đầu cơng tác văn phòng hoạt động phân phối,truyền tải, thu thập xử lý thông tin phản hồi nội bên tổ chức theo yêu cầu lãnh đạo Vậy: Công tác văn phòng chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý sử dụng thông tin, liệu để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Ý nghĩa cơng tác văn phòng Từ việc phân tích chức năng, nhiệm vụ cụ thể văn phòng, ta nhận thấy văn phòng phận khơng thể thiếu quan, đơn vị Công tác văn phòng bao gồm việc tổ chức yếu tố vật chất tồn biến đổi theo hoạt động văn phòng Nếu cơng tác văn phòng hoạt động có hiệu mang lại hiệu to lớn Văn phòng phòng hành nhớ thủ trưởng, tai, mắt quan, đơn vị Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học cơng việc quan chạy đều, quản lý hành thơng suốt có hiệu Trong thời đại bùng nỏ thông tin, quan kinh tế, xã hội hay hành quan tâm tới việc thu thập, sử dụng thơng tin để định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu cao cho đơn vị cho xã hội Yếu tố định đến thành bại tổ chức họ có lợi thơng tin coi thơng tin có quan hệ sống đơn vị, tổ chức Hoạt động thông tin lại gắn liền với công 10 Stt Tên thiết bị Số lượng Đơn vị tính Máy vi tính Bộ Máy in Chiếc Máy photo Cái Máy fax Cái Tủ hồ sơ Cái Giá đựng tài liệu Cái Bàn làm việc Cái Ghế 10 Cái Máy điều hòa Chiếc 10 Điện thoại bàn Máy 11 Quạt Chiếc Bảng thống kê dụng cụ, trang thiết bị văn phòng hành ( Nguồn: Phòng tổ chức hành nhân sự) 40 24 Mơi trường làm việc Lãnh đạo công ty nhận thức sức mạnh tập thể người yếu tố thức đẩy phát triển công ty nên tạo điều kiện thuận lợi cán công nhân viên làm việc đạt hiệu cao, sáng tạo, phát huy hết khả cá nhân như: trang bị phần mềm tiên tiến phục vụ cho công việc, thường xuyên cử cán nhân viên học tập chuyển giao công nghệ nước phát triển, tạo điều kiện cho kỹ sư, cử nhân kinh tế tham gia khóa đào tạo văn chuyên ngành kỹ thuật quản lý Bên cạnh cơng ty khơng ngừng chăm lo đời sống tinh thần vật chất cho người lao động Cơng ty có nhiều chế độ lương thưởng phúc lợi xã hội, có chế độ ưu tiên phụ Công ty thường xuyên tổ chức cho cán công nhân viên du lịch, khen thưởng đặc biệt hàng tuần, hàng tháng, hàng q cho cá nhân, nhóm có thành tích làm việc trội; tổ chức tặng quà, thăm hỏi, động viên học sinh em cán nhân viên công ty Công ty chủ trương tạo bầu khơng khí làm việc vui vẻ, hòa đồng nhân viên cơng ty, hạn chế áp lực mối quan hệ cấp cấp dưới, đồng nghiệp với 41 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ĐẦU TƯ CƠNG NGHỆ INTECH Trong nhiều năm hoạt động, mặt cơng tác văn phòng vào chiều sâu Chất lượng tham mưu tổng hợp nâng lên, việc thực quy chế làm việc Chính phủ có tiến bộ, thơng tin báo cáo thực nề nếp, hoạt động ứng dụng công nghệ thơng tin truyền thơng quan tâm, trình độ cán nâng lên bước, công tác văn thư lưu trữ, bảo mật nghiệp vụ hành trọng, công tác hậu cần đáp ứng yêu cầu đề Tuy nhiên, bên cạnh cơng tác văn phòng bộc lộ hạn chế, khuyết điểm cần khắc phục: chưa hoàn thành thật tốt công tác tham mưu tổng hợp, xây dựng thực chương trình cơng tác, cơng tác nghiên cứu, đề xuất chuyên viên nghiên cứu chất lượng chưa cao, chế độ thông tin báo cáo chưa thật nghiêm,… Chính để khắc phục hạn chế em xin đưa số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng ty 3.1 Giải pháp công tác thông tin Trong thời đại khao học kỹ thuật, công nghệ thông tin truyền thông phát triển vũ bão nay, người làm cơng tác văn phòng cần có am hiểu khoa học kỹ thuật để có khả ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông hoạt động nghiệp vụ Đây yêu cầu thiết từ thực tiễn đặt Thơng tin có vai trò to lớn tất lĩnh vực đời sống xã hội Các nhà quản lý nhận thông tin nguồn lực quý báu tổ chức, định thành bại tổ chức Thơng tin liên lạc phương tiện để nhân viên liên lạc với tổ chức nhằm đạt mục đích chung Thơng tin coi hệ thống huyết mạch công ty, thông tin không cung cấp đầy đủ, kịp thời lãnh đạo khơng thể có sở đề 42 định kịp thời, xác hiệu Bởi công ty cần ban hành văn cách rõ ràng, chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin nhanh chóng kịp thời phải nộp văn bản, tài liệu theo quy định, đảm bảo thời hạn Để cơng ty hoạt động hiệu khơng thể tách rời hoạt động phòng ban, phận Sự phối hợp tốt phòng ban phận đảm bảo cho hoạt động công ty thực cách liên hồn có hiệu Vì cơng ty cần tạo phối hợp đồng bộ,chặt chẽ trình thực thi nhiệm vụ phòng ban, phận Lãnh đạo cơng ty kiểm tra, giám sát việc thực chế độ thơng tin phòng ban, phận trưởng phòng ban, phận phải thường xuyên nhắc nhở nhân viên thực nghiêm túc chế độ thơng tin Văn phòng cơng ty cần thu thập thơng tin từ nhiều nguồn khác nhau, sau thông tin phải tập hợp hệ thống theo vấn đề, lĩnh vực định để tránh trùng lặp,chồng chéo xác định xác thơng tin Văn phòng cần phải đưa chế độ bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị văn phòng định kỳ nhằm đảm bảo cho công tác thông tin thông suốt hiệu Hơn hệ thống mạng mà cơng ty sử dụng có chất lượng chưa cao, tốc độ truy cập tầm trung nên cần thay đổi nâng cấp để đáp ứng nhu cầu ngày cao thơng tin Các phòng ban, phận cần tăng cường nghiên cứu hệ thống quản lý chất lượng kiên quan đến công việc đơn vị phụ trách, áp dụng cách hiệu để khai thác triệt để nguồn thơng tin Ngồi cơng ty cần đặt mua loại báo giấy để cán công nhân công ty nắm bắt kịp thời thu thập thơng tin có ích cho cơng việc 43 3.2 Giải pháp việc tổ chức nhân bố trí nhân Hiện phòng tổ chức hành nhân cơng ty có nhân viên kiêm hai nhiệm vụ văn thư lưu trữ mà khối lượng công việc phận lại lớn nên người đảm đương hết việc Do phận bộc lộ nhiều hạn chế từ việc soạn thảo văn bản, xử lý văn đi, đến chậm, công tác lưu trữ chưa đảm bảo quy trình kỹ thuật mà việc lưu trữ lại khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng việc xử lý thông tin Bởi làm tốt công tác tạo điều kiện cho việc sử dụng thơng tin, tài liệu hình thành khứ Do để nâng cao chất lượng, hiệu cơng tác văn phòng nói chung nghiệp vụ văn thư lưu trữ nói riêng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech phòng tổ chức hành nhân cần xin ý kiến ban giám đốc tuyển thêm nhân viên văn thư lưu trữ, sau phân việc cụ thể cho nhân viên đảm nhận Nhân viên tuyển dụng đòi hỏi phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng đại, có trình độ ngoại ngữ, tin học văn phòng để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Vì việc tuyển dụng bố trí nhân vào cơng tác văn thư lưu trữ thực cần thiết 3.3 Giải pháp công tác văn thư lưu trữ 25 Công tác văn thư Để công tác văn thư hồn thiện văn phòng cần tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng, nâng cao trình độ tin học văn phòng Điều giúp nhân viên văn thư rút ngắn thời gian giải công việc mà đem lại hiệu cao Bên cạnh cán văn phòng phải khơng ngừng học hỏi, tích lũy kinh nghiệm làm việc, tạo dựng mối quan hệ tốt, tìm tiếng nói chung trợ thủ đắc lực trưởng phòng Có phối hợp cơng việc đạt kết cao 44 Công ty ban hành thông báo hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, song việc thực bị xem nhẹ, cần phải dán tờ giấy ghi rõ nội quy quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn tất phòng ban, phận để nhân công ty nắm bắt thực theo Ngoài trưởng phận nhận văn trình ký phải xem xét kỹ lưỡng khơng nội dung mà hình thức trình bày văn để hạn chế tối đa việc sai sót hình thức văn 26 Công tác lưu trữ Tại công ty, công tác lưu trữ hò sơ, tài liệu thực theo mơ hình phân tán khơng tập trung, tức phòng ban phận tự lưu hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động tác nghiệp đơn vị Điều gây khơng khó khăn cho nhân viên văn thư phòng ban khác tra cứu để phục vụ cho cơng việc Khơng lưu trữ tập trung nên hồ sơ tài liệu không bảo quản theo tiêu chuẩn kỹ thuật, dễ bị rách nát, mốt mọt, hư hỏng Dó công tác lưu trữ không đảm bảo yêu cầu tính xác, kịp thời dẫn đến hiệu công việc không cao Để giải vấn đề này, cơng ty nên có phòng lưu trữ tập trung để đảm bảo cho công việc bảo quản sử dụng tài liệu Công ty cần ban hành quy định mang tính bắt buộc phòng ban phận việc tự giác nộp tài liệu vào phòng lưu trữ chung theo quy định cơng ty Nhân viên làm công tác lưu trữ cần thực nghiêm quy chế việc bảo quản tài liệu kho lưu trữ Tại phòng lưu trữ chung hồ sơ, tài liệu phân chia thafnhc ác loại như: văn kỹ thuật, kế hoạch, văn kế hoạc tài chính, văn thuộc phạm vi tổ chức hành chính, văn quy phạm pháp luật,… Mỗi loại phải có tủ riêng để lưu trữ loại lại chia thành đơn vị nhỏ đánh dấu số, ký hiệu cụ thể Sau phải lập dnah mục hồ sơ để thuận tiện cho việc 45 tra cứu quản lý hồ sơ, theo dõi xác định vị trí hồ sơ tủ cán lưu trữ cần phải sử dụng sổ riêng để ghi chép việc mượn hồ sơ, tài liệu tránh việc hồ sơ tài liệu bị mát thất thoát Để đảm bảo tốt việc bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, kho lưu trữ cần phải tuân thủ quy định sau: + Đối với tủ đụng hồ sơ, tài liệu: giấy tờ, văn dễ bị hư hỏng, mục nát tác động mơi trường tính chất lý hóa tài liệu Vì cần phải sử dụng tủ đựng hồ sơ có chân cao, nhân viên kho lưu trữ nên thường xuyên dọn dẹp, hút bụi để chống ẩm, chống mối mọt, đảm bảo nhiệt độ phòng ln từ 18-20 độ + Đối với giá đựng hồ sơ: vị trí lắp đặt nơi khơng có ánh sáng mặt trời trực tiếp chiếu vào, phải thường xuyên lau chùi dọn dẹp + Có thiết bị phòng cháy, chữa cháy phòng làm việc để ứng phó kịp thời với tình xấu xảy 3.4 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán cơng nhân viên văn phòng Cơng tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cán lãnh đạo nắm tình hình Cán văn phòng nắm tình hình sai lãnh đạo giải nêu cao tinh thần trách nhiệm, lực công tác giữ bí mật Đội ngũ cán văn phòng phải chọn cán có phẩm chất đạo đức sạch, phải trung thực, phải người có trình độ chun mơn, làm việc có tính chun nghiệp cao, có đủ lực tham mưu phải có khả đạo, điều phối cơng việc có khả sử dụng công nghệ cao Những người làm công tác văn phòng phải bám sát nguyên tắc “Kịp thời, xác hiệu quả” Mục tiêu thời gian tới người làm cơng tác văn phòng nâng cao chất lượng hiệu tham mưu, đề xuất mở rộng phạm vi đổi phương thức lấy ý kiến, 46 huy động tham gia đóng góp ý kiến chuyên gia, nhà quản lý, cán bộ, quan nghiên cứu,… để đề án trình lên có tính khoa học thực tiễn cao Trong cơng ty người yếu tố vơ quan trọng, trình độ chun mơn nghiệp vụ yếu tố định đến suất lao động hiệu làm việc nhân viên văn phòng Trình độ chun mơn nghiệp vụ yếu rào cản cơng việc Vì để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ nhân viên văn phòng cơng ty nên thực số giải pháp: Thứ vấn đề tuyển dụng đầu vào cần thwujc nghiêm túc, cơng ty xảy tình trạng nhân viên tuyển dụng vào không đáp ứng yêu cầu vị trí cần tuyển tình trạng tuyển dụng qua quen biết với cán quản lý công ty Chính điều gây khó khăn cho cơng ty phải bỏ khoản chi phí khơng nhỏ để đào tạo lại cho nhân viên làm quen với cơng việc Để hạn chế tình trạng công ty nên tuyển dụng người đào tạo theo chuyên ngành, có đủ lực phẩm chất cần thiết để đáp ứng với yêu cầu công việc Thứ hai công ty nên cử cán bộ, công nhân viên học lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho phận nhằm nâng cao khả thích ứng cơng việc mà phụ trách Thường xun mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên nghiệp vụ văn thư lưu trữ, lập chương trình kế hoạch cơng tác,… Sau khóa đào tạo văn phòng phải có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán nhân viên sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí cơng việc hợp lí hiệu Thứ ba công ty cần nâng cao ý thức cán nhân viên việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chuyên môn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài 47 liệu, đặc biệt tài liệu chuyên ngành Thường xuyên củng cố kiến thức nhân viên đáp ứng nhiệm vụ trước mắt nhiệm vụ tương lai Văn phòng cửa ngõ quan, nơi tiếp nhận mối quan hệ đối nội đối ngoại cơng ty Vì thái độ phục vụ nhân viên văn phòng quan trọng, nhiệt tình, chu đáo khiến cho khách có ấn tượng tốt đẹp công ty đội ngũ nhân viên Để nâng coa thái độ phục vụ nhân viên, văn phòng nên cho nhân viên tham gia khóa học kỹ giao tiếp Có kỹ giáo tiếp tốt tận dụng mặt tích cực tránh tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến công việc Đồng thời có kỹ giao tiếp tốt giúp cho nhân viên văn phòng có thái độ ứng xử đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp đối tác công ty Thứ tư nâng cao lực sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại công ty, thiết bị phục vụ công việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax, … sử dụng thành thạo Do cán nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết cơng nghệ, học cách sử dụng bảo quản loại máy móc thiết bị dung văn phòng Thứ năm việc nâng cao trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng Đối với ngành nghề kinh doanh cơng ty có nhiều hợp đồng giao dịch với cơng ty nước ngồi trình độ ngoại ngữ nhân viên văn phòng có vai trò khơng nhỏ hoạt động gia dịch Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ hầu hết cán văn phòng cơng ty khơng đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập xử lý truyền đạt thơng tin ngơn ngữ nước ngồi, gây khó khăn chậm trễ công việc Để khắc phục vấn đề công ty nên mở lớp học tiếng anh cho nhân viên vào thời gian hợp lý tạo điều kiện cho họ 48 học Cơng ty cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ cán nhân viên, phòng ban chun mơn thường làm việc trực tiếp với đối tác nước Trình độ ngoại ngữ tốt giúp nhân viên tiếp xúc với tri thức mới, kỹ thuật để ứng dụng vào công việc hàng ngày sống 3.5 Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ nhân viên Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Mơi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nếu môi trường làm việc tốt khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hang say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân Ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ, không tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: + Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống lại tiêu cực có tổ chức + Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết khả Đồng thời phải có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đối với trường hợp muộn sớm không chấp hành nội quy mà công ty đề cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trước tiên nhắc nhở, sai phạm tiếp bị trừ vào lương Ngoài cán nhân viên văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với lực họ cống hiến cho công ty, lãnh đạo phải thường xuyên chủ động động viên khích lệ tinh thần làm việc nhân viên công ty 49 3.6 Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận Cơng ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, khoa học Đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban quan trọng Trên thực tế công ty phối hợp phòng ban chưa thật nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đơn đốc kiểm tra việc thực hiên chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi khơng gặp trở ngại Ví dụ phòng kỹ thuật muốn xem xét tài liệu liên quan đến cơng việc mình, phòng kỹ thuật nhân viên lưu trữ kết hợp khơng có chuyện gây chậm trễ cho phòng kỹ thuật Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp, hội nghị phải lập kế hoạch trước chuyển phòng tổ chức hành nhân sớm tót để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Nếu có thay đổi chương trình phòng ban mà khơng thơng báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh gay tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức, tiền 3.7 Giải pháp công tác tham mưu, tổng hợp Như chương đề cập văn phòng làm cơng tác tham mưu lĩnh vực hành chính, lại hoạt động khác cơng ty phòng ban chun mơn thực Cách thức tham mưu tiết kiệm thời gian chuyển tải thơng tin thơng tin chuyển thẳng từ phòng ban chun mơn tới lãnh đạo cơng ty mà khơng cần phải thơng qua phận văn phòng Mặt khác nội dung thông tin tham mưu cho lĩnh vực hoạt động cơng ty mang tính chuyên sâu, cụ thể Tuy nhiên cách thức tham mưu có 50 nhược điểm làm tarnmajn nội dung thơng tin, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp lãnh đạo công ty Với thực trạng vấn đề em xin đưa số ý kiến khắc phục vấn đề đó: - Thứ văn phòng nên có phận làm tham mưu để trợ giúp lãnh đjao công ty công tác quản lý điều hành - Thứ hai, văn phòng đầu mối tiếp nhân phương án tham mưu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống thống trình lên lãnh đạo cơng ty đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận chun mơn Như văn phòng vừa trung trung tâm công tác tham mưu vừa nơi tiếp nhận, phối hợp với phòng ban chun mơn làm công tác tham mưu cho lãnh đạo công ty Cách thức tổ chức hoạt động tham mưu văn phfng theo hai hướng giúp cho hoạt động công tác thuận lợi đồng thời tăng cường hiệu công tác thông tin với công tác hậu cần tạo thành heejthoosng trợ giúp đắc lực cho lãnh đạo công ty Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng, cụ thể cán văn phòng cán văn thư, lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc Qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề liên quan đến nhiệm vụ tốt Cán nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý Để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho cơng ty 51 Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý, xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc: + Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không hoạt động bị trùng lặp, thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch cấp với cấp + Nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên thể chỗ cán văn phòng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải trước + Nguyên tắc dự phòng: Nguyên tắc đòi hỏi văn phòng phải ý tới yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp Trong trình xây dựng chương trình cơng tác cán văn phòng tn thủ theo ngun tắc có kế hoạch tổng hợp yếu tố như: cụ thể, thiết thực, kịp thời, phù hợp với lực cán công ty, phù hợp với mục tiêu hoạt động, thống biện pháp thực đảm bảo tính khả thi 52 KẾT LUẬN Công ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech thành lập chưa lâu công ty dần khẳng định vị mình, tạo chỗ đứng niềm tin khách hàng đối tác lớn, công ty đà phát triển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Trong trình thực tập công ty , quan tâm, giúp đỡ phòng ban giúp em nắm bắt, củng cố hoàn thiện kiến thức lý thuyết học nhà trường, qua có hội áp dụng vào thực tế văn phòng cơng ty Qua việc phâ tích thực trạng hoạt động cơng tác văn phòng cơng ty mặt: Công tác tham mưu, công tác thông tin, công tác văn thư lưu trữ,… em rút nhận xét, đánh gía kết đạt mặt tồn nguyên nhân Trên sở đề xuất ý kiến nhằm củng cố hồn thiện cơng tác văn phòng cơng ty Tuy nhiên phạm vi đề tài trộng, nội dung mang tính tổng hợp cao mà trình độ chun mơn nhận thức em hận chế nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Bởi em mong nhận góp ý bảo thầy để báo cáo em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO - [1] Khoa Quản lý Kinh doanh Đại học Công nghiệp Hà Nội, Đề cương thực tập quy định thực tập tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2018 - [2] Nguyễn Thành Độ, Quản trị văn phòng, Đại học kinh tế quốc dân Hà Nội, 2013 - [3] Khoa Quản lý Kinh doanh Đại học Công nghiệp Hà Nội, Quản trị văn phòng, 2016 - [4] www.intech.com.vn, trang thơng tin điện tử Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech 54 ... phó văn phòng trưởng, phó trưởng phòng hành nhân ( quan khơng có văn phòng) người trợ thủ đắc lực thủ trưởng cơng tác văn phòng 1.4 Hiện đại hóa cơng tác văn phòng Khái niệm đại hóa cơng tác văn. .. văn phòng Hiện đại hóa cơng tác văn phòng q trình xử lý kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ văn phòng Một văn phòng đại gắn liền với việc áp dụng tiến khoa học vào cơng tác văn phòng. .. khái niệm đại hóa cơng tác văn phòng sau: Hiện đại hóa cơng tác văn phòng việc ứng dụng tiến khoa học công nghệ tiên tiến vào hoạt động văn phòng Đặc biệt việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp