Báo cáo thực tập Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Từnăm 2006, để mở rộng phạm vi hoạt động theo nền tảng đã có sẵn, công ty đổitên thành Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 0103014241 vớ

Lời mở đầu

Văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quantrọngbao gồm chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành vàchức năng hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhaunhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan,đơn vị Chính vì thế hoạt động văn phòng là một trong nhưng hoạt động khôngthể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức

Sau khi kết thúc các học phần của chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trườngĐại học Công Nghiệp Hà Nội Hiện nay, em đang trải qua thời gian thực tập tạiPhòng Hành chính- Nhân sư của công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư Công nghệIntech Trong thời gian đầu thực tập tại công ty, em đã có cơ hội áp dụng nhữngkiến thức và kỹ năng quý báu mà cá nhân lĩnh hội được trên ghế nhà trường vàothực tế hoạt động của công ty nhằm củng cố kiến thức đã học đồng thời có đượctrải nghiệm thực tế để thay đổi bản thân theo chiều hướng tích cực, hạn chếđiểm yếu phát huy điểm mạnh để bước đầu phát triển kỹ năng nghề nghiệp chochính mình Không chỉ thế, quá trình thực tập tốt nghiệp còn là bược đệm, bướcdạo đầu cho tương lai làm việc của cá nhân em nói riêng và các bạn sinh viênnăm cuối nói chung

Tất nhiên, không quá trình nào có thể thành công nếu không có sự hỗ trợ và giúp

đỡ từ nhiều phía Với long biết ơn sâu sắc, trong những trang đầu tiên của bàibáo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tớinơi em đang học tập – Trưởng Đại học Công Nghiệp Hà Nội đã tổ chức cáckhóa thực tập tốt nghiệp để tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối như em có cơhội trải nghiệp va chạm với thực tiễn và đúc kết cho bản thân những kinhnghiệm quý báu

Em xin cảm ơn tập thể quý thầy cô của Khoa Quản lý kinh doanh trường Đạihọc Công Nghiệp Hà Nội đã dung những tri thức , tình cảm, sự nhiệt huyết củamình để dạy dỗ, chỉ bảo truyền lại cho sinh viên như em những kiến thức, kỹ

năng qua từng con chữ Để ngày hôm nay em có được nhưng kiến thức, kỹ năng

để ứng dụng chúng vào thực tế làm việc

Đặc biệt em xin được gửi lời cảm ơn tới Th.S Lê Thị Khánh Ly người trực tiếphướng dẫn em để hoàn thành bài báo cáo này Em chân thành cảm ơn nhữngkiến thức, những lời chỉ dẫn của cô qua những buổi trò chuyện, thảo luận để emhoàn thiện hơn

Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn quý công ty Cổ phần Tập đoàn đầu tưcông nghệ INTECH , cơ sở nơi em thực tập trực tiếp đã tạo điều kiện thuận lợinhất để em hoàn thành thời gian thực tập đạt kết quả tốt nhất

Bài báo cáo của em bao gồm các phần chính như sau:

Phần 1 : Khái quát chung về đơn vị thực tập

Phần 2 : Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng

Phần 3 : Quản lý, điều hành hoạt động văn phòng

Phần 4 : Kiểm tra hoạt động văn phòng Đánh giá chung và đề xuất lựa chọn đềtài tốt nghiệp Đánh giá chung và đề xuất về lựa chọn đề tài, chuyên đề tốtnghiệp

Bài báo cáo thực tập thực hiện trong khoảng thời gian gần 3 tuần Bước đầu đivào thực tế của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ nên không tránh khỏinhững thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu củaquý Thầy Cô để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn đồngthời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình

Em xin chân thành cảm ơn!

Trân trọng Hà Nội ngày tháng năm 2018

Sinh viên thực hiện(ký và ghi họ tên)

Phần 1 : Khái quát chung về đơn vị thực tập 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

1.1.1 Giới thiệu chung

- Tên công ty

Tên công ty ( bằng tiếng việt): CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN ĐẦU

TƯ CÔNG NGHỆ INTECH

Tên công ty( bằng tiếng anh): INTECH TECHNOLOGY INVESTMENTGROUP CORPORATION

Tên công ty viết tắt: INTECH GROUP.,CORP

Trước đây, Intech hoạt động theo hình thức công ty trách nhiệm hữu hạnvới tên giao dịch là Công ty TNHH thương mại, phát triển và ứng dụng côngnghệ mới (theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102004757 do Phòngđăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 08/03/2002) Từnăm 2006, để mở rộng phạm vi hoạt động theo nền tảng đã có sẵn, công ty đổitên thành Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech (giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh số 0103014241) với hình thức hoạt động là công ty cổ phần.Tám cổ đông cùng liên kết sáng lập và đề ra mục tiêu đưa công ty vững bước,phát triển trong lĩnh vực công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác.

Tính cho đến nay, công ty Intech đã hoạt động được 12 năm với đội ngũcán bộ nhân viên không ngừng tăng lên về số lượng cũng như chất lượng Phạm

vi hoạt động được mở rộng Các đối tác khách hàng cũng rất đa dạng, bao gồm:

hệ thống cơ quan Nhà nước, các tổ chức phi Chính phủ, các công ty tư nhân, cácdoanh nghiệp liên doanh liên kết, các dự án đầu tư, hỗ trợ của nước ngoài tạiViệt Nam…

Với số vốn điều lệ là 10.500.000.000 (mười tỷ năm trăm triệu đồng ViệtNam) và sự góp mặt của 08 cổ đông, nguồn tài lực của công ty Intech khôngphải là nhỏ khi tiến hành đầu tư phát triển về lĩnh vực công nghệ thông tin Từnăm 2002 – nay tổng thu nhập của Intech không ngừng tăng Thuế GTGT hànghoá dịch vụ của Intech đóng góp vào ngân sách nhà nước cũng vì thế mà tăngtheo Năm 2002 thuế GTGT là 118.866.092 VNĐ, tới năm 2005 tăng lên635.987.568 VNĐ, gấp gần 6 lần so với năm 2002 Sự lớn mạnh về tài chính sẽmang lại cho Intech khả năng đứng vững khi lên sàn giao dịch chứng khoántrong thời gian tới và sự chủ động trong đàm phán với các đối tác khác

Càng ngày, Intech càng củng cố và phát huy tốt lĩnh vực kinh doanh vềcông nghệ thông tin, không ngừng mở rộng thị phần trên thị trường tiêu dùng vànâng cao chất lượng phục vụ Ngoài ra, Intech còn phát triển các dịch vụ đi kèmnhư bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng, đẩy mạnh tư vấn về mạng nội

bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN) cho các đối tác khách hàng Trong thờigian tới, Intech sẽ lên sàn giao dịch chứng khoán để thu hút nhà đầu tư Đó cũng

là một xu thế tất yếu trong giai đoạn hiện nay

1.1.3 Một số chỉ tiêu kinh tế cơ bản

Tình hình tài chính của đơn vị

Số liệu kết quả kinh doanh các năm 2015-2017 và số lượng nhân sự

Đơn vị tính: VNĐ

Tổng doanh thu 22.786.627.329 28.076.606.370 55.541.549.658

Lợi nhuận trước thuế 19.895.866 67.125.939 698.014.708

Lợi nhuận sau thuế 1.269.434 28.535.705 557.333.167

Số công nhân viên:

 Nhận xét:

- Tổng doanh thu: doanh thu trong lĩnh vực bán hàng và cung cấp dịch vụcông nghệ thông tin của công ty tăng nhẹ từ năm 2015 đến năm 2016 Tuy nhiên

từ năm 2016 sang năm 2017, doanh thu của công ty tăng mạnh Nhìn vào số liệu

có thể thấy doanh thu tăng gần gấp đôi so với hai năm trước đó tương ứng với tỷ

lệ tăng xấp xỉ 49.1%

- Lợi nhuận trước thuế và lợi nhuận sau thuế cũng tăng lên đáng kể Đặcbiệt là trong giai đoạn 2016-2017, hầu hết các hạng mục đều tăng lên một cáchđột biến Chứng tỏ rằng, công ty đã có một bước phát triển mạnh mẽ trong thời

kỳ hội nhập này

- Nguồn vốn lưu động của công ty có sự tăng trưởng qua các năm Con sốnày là không đáng kể, chỉ chênh nhau 1-2 tỷ một năm.Qua đây có thể thấy rằng,mặc dù tổng vốn lưu động có vẻ không mấy thay đổi thế nhưng tổng doanh thulại tăng một cách vượt bậc cho thấy sự phát triển và đầu tư có hiệu quả các dự áncủa công ty Intech Group.

- Số lượng lao động trong công ty qua 3 năm cũng được tăng lên Từ năm

2015 đến 2017 tăng 12 nhân sự rải đều ở tất cả các phòng ban trong công ty.Bên cạnh đó, trình độ của công nhân viên được cải thiện rõ rệt, số lượng nhânviên có trình độ đại học, cao đẳng ngày một tăng và hạn chế các nhân sự có trình

độ thấp hơn như trung cấp, học nghề Những nhân viên có trình độ thấp hơncũng đã được tạo điều kiện để học hỏi và nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trongquá trình làm việc nên cũng không ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc chung củatoàn công ty

Qua bảng số liệu trên, có thể nhận thấy thành tích đạt được là cả một quátrình cố gắng và nỗ lực của toàn bộ cán bộ nhân viên công ty Sự tăng trưởng vềmọi mặt đã chứng tỏ rằng, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thực sựhiệu quả, doanh thu của năm sau cao hơn nhiều so với những năm trước vànhững hạng mục khác cũng có những bước đột phá đáng kể Mặc dù những nămqua, nền kinh tế thị trường có nhiều biến động ở cả trong nước và ngoài nước,thế nhưng với những gì đã đạt được, Intech đã càng ngày khẳng định giá trị vàlợi thế của mình, càng ngày càng phát triển hơn nữa Với sự phát triển từng ngàycủa xã hội, công nghệ thông tin càng là một ngành được ưu tiên hàng đầu thì đâychính là môt lợi thế lớn giúp cho Intech Group vươn mình và phát triển

1.2 Nhiệm vụ chính và các nhiệm vụ khác của doanh nghiệp

Giai đoạn 5 năm đầu hoạt động (2002 - 2007) Intech tập trung chủ yếu vào việccung cấp máy móc, thiết bị công nghệ thông tin cho khách hàng và dịch vụ bảotrì bảo dưỡng sau bán hàng Từ năm 2006 – 2007 thương mại điện tử phát triển

mạnh mẽ ở Việt Nam, nhu cầu viết website giới thiệu công ty tăng cao, Intechtiến tới mở rộng dịch vụ viết website nhằm phục vụ tối đa yêu cầu khách hàng.Năm 2005, Intech đã đầu tư Server đặt tại trụ sở công ty để duy trì các trang webcủa công ty và website của khách hàng Tốc độ đường truyền cao, ổn định cùngvới chính sách hỗ trợ cao đã thu hút được một số lượng lớn khách hàng sử dụngdịch vụ trực tuyến.

Có thể tóm lại 5 lĩnh vực hoạt động của Intech trong giai đoạn hiện nay như sau:

 Cung cấp máy móc, thiết bị

INTECH GROUP.,CORP là nhà phân phối sản phẩm và đại lý chính thức củacác hãng sản xuất thiết bị Tin học và các hãng thiết bị viễn thông uy tín lớn trênthế giới Các sản phẩm cung cấp cho khách hàng đều là sản phẩm có chứng nhậnnguồn gốc rõ ràng và chất lượng đảm bảo theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất

Là nhà phân phối, cung cấp sản phẩm máy vi tính của các hãng HP, IBM,INTEL, DELL, ACER, ELEAD, CMS… tại Việt Nam, Intech được các hãng hỗtrợ toàn diện về kỹ thuật để thực hiện tốt nhất việc bảo hành máy tính cho kháchhàng Đồng thời Intech còn là đại lý cung cấp máy in Kim, Laser của hãng HP,EPSON các thiết bị mạng của hãng CISCO, 3COM, HP; UPS của hãngSANTAK, UPSELEC,

 Bảo hành

Intech có dịch vụ bảo hành các sản phẩm máy tính và thiết bị ngoại vi, thiết bịviễn thông rất có uy tín tại Việt Nam Được các hãng sản xuất hợp tác về kỹthuật, Intech luôn đảm bảo về thời gian cũng như chất lượng bảo hành cho cácthiết bị nói trên

Ngoài công tác bảo hành các sản phẩm của INTECH GROUP.,CORP bán ra,công ty luôn sẵn sàng hỗ trợ bảo trì các sản phẩm Điện tử - Tin học - Văn phòngkhác của khách hàng Với dịch vụ này các khách hàng luôn an tâm về toàn bộ hệ

thống thiết bị của mình sẽ được bảo trì, sửa chữa và thay thế đúng theo tiêuchuẩn của nhà sản xuất.

 Bảo trì, bảo dưỡng

Về dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng máy tính, Intech đã tiến hành thực hiện được một

số lượng lớn các hợp đồng với một quy trình hợp lý, chặt chẽ và chất lượng dịch

Với phần mềm IPORTAL, phần mềm hỗ trợ quản lý công văn, giấy tờ, điềuhành công việc cho cơ quan Nhà nước, giữa người tiếp nhận văn bản và người

có thẩm quyền giải quyết văn bản đã xây dựng được mối quan hệ chặt chẽ, trong

đó trách nhiệm của các công chức, viên chức được phân chia cụ thể

Sử dụng phần mềm này vào quản lý giấy tờ, người tiếp nhận văn bản có thể rútngắn thời gian quản lý, lưu trữ văn bản và tiện lợi trong tìm kiếm văn bản khicần thiết Tất cả đều được thực hiện qua mạng nội bộ nên phát huy được hiệuquả tối đa của dịch vụ công do cơ quan nhà nước cung cấp

 Cung cấp và lắp đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính, mạng điện

thoại nội bộ cho các cơ quan

Với đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm và trình độ, từ năm 2002 đến nay,Intech đã thực hiện cung cấp và lắp đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính,mạng điện thoại nội bộ cho các cơ quan đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội các tỉnh,thành phố, quận huyện trực thuộc như BHXH Thành phố Hà Nội, BHXH tỉnhPhú Thọ, BHXH huyện Giao Thuỷ, Nam Định …

1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý của INTECH.,CORP

Một trong những nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty Intech đó lànhân lực Với đội ngũ cán bộ nhân viên tuy trẻ nhưng có kinh nghiệm thực tiễn,chuyên môn cao, khả năng nắm bắt và tiếp thu công nghệ mới tốt, Intech luônluôn cập nhật được thông tin mới nhất với những ứng dụng về thành tựu côngnghệ mới nhanh nhất Trong hoạt động cung cấp dịch vụ, các kỹ thuật viên củaIntech luôn làm cho khách hàng hài lòng vì thái độ trung thực, nhiệt tình vàquan trọng hơn cả là sự nhanh nhạy nắm bắt tâm lý khách hàng

Về số lượng: Hiện tại tổng số nhân viên của công ty là 57 người

Về trình độ chuyên môn: Phần lớn cán bộ nhân viên đều có trình độ đại học củacác ngành học phù hợp, đáp ứng được nhịp độ phát triển của Intech trong hoàncảnh mới

Các bộ phận trong công ty hoạt động độc lập nhưng theo sự chỉ đạo thống nhấtcủa lãnh đạo công ty và phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác Chính vì thếvừa phát huy được tối đa khả năng của đội ngũ cán bộ vừa tạo nên sức mạnhtổng thể khi giải quyết các công việc với quy mô lớn

1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần tập đoàn đầu

tưcông nghệ Intech

Là công ty cổ phần, INTECH.,CORP cũng có cơ cấu tổ chức điển hình như cáccông ty cổ phần khác.Đứng đầu bộ máy tổ chức là đại hội đồng cổ đông, hộiđồng quản trị, ban kiểm soát, tổng giám đốc Các bộ phận dưới quyền phân theochức năng, được tổ chức thành 4 phòng ban bao gồm:

+ Phòng kinh doanh

+ Phòng kỹ thuật

+ Phòng hành chính nhân sự

+ Phòng kế toán.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức tại công ty cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

(Nguồn:Phòng hành chính-nhân sự-Công ty CP tập đoàn đầu tư công nghệ Intech)

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận

- Đại hội đồng Cổ đông

+ Trực tiếp tham gia định hướng phát triển cho công ty

Nhân viên

hỗ trợ

kỹ thuật

Kế toán trưởng Trưởng phòng HC-NS

Kế toán nội bộ

Kế toán công nợ

Nhân viên nhân

sự

Nhân viên HC tổng hợp

Cố

vấn

KD

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

+ Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyềnchào bán, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phần.

+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị

+ Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnhvốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phầnđược quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty

+ Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, gây thiệt hại chocông ty và cổ đông công ty

+ Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty

- Hội đồng Quản trị

+ Quyết định giá chào bán cổ phần, quyết định chào bán cổ phần mới trongphạm vi số cổ phần được quyền chào bán trong từng loại, quyết địn huyđộng thêm vốn theo nhiều hình thức khác nhau

+ Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinhdoanh hàng năm của công ty, quyết địn giải pháp phát triển thị trường,tiếp thị và công nghệ…

+ Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giớihạn theo quy định của pháp luật

+ Giám sát, chỉ đạo, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấmdứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lýquan trọng khác trong mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty.+ Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng Cổ đông

- Ban kiểm soát

+ Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc trongviệc quản lý và điều hành công ty

+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trongquản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán,thống kê và lập báo cáo tài chính

+ Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản

lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiếthoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổđông hoặc nhóm cổ đông

+ Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số

cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệkhác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, Ban kiểm soát thực hiện kiểmtra trong thời hạn 7 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu Trongthời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báocáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quảntrị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu

+ Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo tháng, quý, năm

+ Có quyền nghiên cứu, đề xuất với lãnh đạo các chiến lược kinh doanh+ Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư liên doanh, liên kết

+ Tìm kiếm khách hàng mới…vv

+ Tổ chức nghiên cứu thị trường, nắm bắt được xu thế thị trường, nhu cầukhách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng…

+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh định kì của công ty: lập kế hoạch, điều

phối thực hiện, chiến lược marketing, kiểm tra giám sát

+ Liên hệ trực tiếp với từng đối tượng khách hàng trong việc giới thiệu,

chào bán sản phẩm, giao dịch hợp đồng, quan hệ khách hàng…

+ Phối hợp với các phòng ban khác trong việc quản lý, sử dụng sản phẩm

như về số lượng, chất lượng, giá, hình thức phân phối…

+ Phân tích các chỉ số kinh tế, hiệu quả của hoạt động kinh doanh trong kì

của công ty

+ Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để trình lên

Ban giám đốc

+ Đề xuất các biện pháp để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động kinh

doanh ở kì tiếp theo

+ Quản lý sử dụng, sửa chữa, mua sắm thiết bị, máy móc phục vụ hoạt độngsản xuất kinh doanh trong toàn Công ty

+ Xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án, các loạiphương tiện, thiết bị thi công, các sản phẩm khác để tổ chức thực hiện trongtoàn Công ty

+ Kiểm tra, xác định khối lượng, chất lượng, quy cách vật tư, mức hao phílao động trên cơ sở định mức kinh tế kỹ thuật được duyệt; Xây dựng phương

án thi công, phương án an toàn lao động và vệ sinh môi trường đối với cáccông trình lớn trọng điểm; Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập và duyệt

phương án thi công, phương án PCCN, phương án an toàn lao động, vệ sinhmôi trường đối với các công trình nhỏ.

+ Phối hợp cùng với phòng Kinh doanh, lập hồ sơ dự thầu các công trìnhCông ty tham gia đấu thầu

+ Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong quá trình sảnxuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, máy móc thiết bị

và vệ sinh môi trường

+ Hướng dẫn và cùng các đơn vị trực thuộc lập hồ sơ nghiệm thu công trình,phối hợp với chủ đầu tư nghiệm thu bàn giao công trình

+ Quản lý, bảo quản, sửa chữa, điều động toàn bộ xe máy thiết bị thi côngtrong toàn Công ty Lập kế hoạch sửa chữa, mua sắm thiết bị máy móc hàngquý, năm Phối hợp cùng phòng Kinh doanh, phòng kế toán khoán quản ca

xe, máy các loại tại các đơn vị trực thuộc Công ty và các đối tác ngoài Côngty

+ Trực tiếp tổ chức thi công công trình do Giám đốc Công ty quyết định

- Bộ phận Hành chính – Nhân sự:

+ Soạn thảo, trình duyệt, ban hành, hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc báo cáo việcthực hiện các văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban+ Tổ chức thực hiện kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bố trí sử dụng lao độngtheo phân công của Ban giám đốc

+ Thay mặt Công ty làm việc với các cơ quan Bảo hiểm xã hội, cơ quanquản lý lao động có thẩm quyền và báo cáo công việc để Ban giám đốcgiải quyết

+ Chuẩn bị các điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp, tiếpkhách

+ Quan tâm đến đời sống cho cán bộ công nhân viên, thăm hỏi trong các dịp

lễ tết, hiếu, hỉ, đảm bảo thực hiện chế độ trong các ngày này theo quyđịnh của pháp luật và Công ty

+ Thực hiện công tác quản lý hành chính

+ Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

+ Xây dựng, giữ gìn và phát triển mối quan hệ với các cơ quan nhà nước + Tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo theo yêu cầu của Công ty

+ Quản lý, theo dõi các chi phí hành chính của Công ty cấp phát quản lý vănphòng phẩm

+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

+ Tiếp nhận và theo dõi, lưu chuyển công văn, văn bản đi đến

+ Giao nhận tài liệu, thư từ , báo chí cho các phòng, ban trong Công ty

+ Quản lý sử dụng con dấu của Công ty

+ Đánh máy, photo, scan văn bản, công văn giấy tờ liên quan

+ Lưu giữ, bảo mật, quản lý tài liệu, tài sản Công ty

+ Thực hiện công tác quản lý hệ thống thiết bị IT

+ Vận hành hệ thống Website, hệ thống văn phòng điện tử, email

+ Quản trị, đảm bảo sự hoạt động thông suốt hệ thống IT của Công ty

+ Quản lý tổng đài điện thoại, fax của Công ty

+ Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Công ty, đảm bảo anninh trật tự an toàn vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong Công ty+ Quản lý hồ sơ các loại tài sản của Công ty

+ Theo dõi, giám sát, kiểm tra quản lý và sử dụng các loại tài sản của các bộphận Công ty.

+ Phối hợp với các đơn vị bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên

+ Thực hiện công tác an ninh trật tự, an toàn vệ sinh lao động và phòngchống cháy nổ trong Công ty

+ Tổ chức xây dựng và quản lý các loại hình nhà công vụ, điều hành… màCông ty sử dụng

- Bộ phận Kế toán:

+ Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, Vốn chủ sở hữu, nợ phảitrả; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội

bộ của Công ty, đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh

+ Lập kế hoạch tài chính của đơn vị

+ Tham mưu cho lãnh đạo đơn vị chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việcquản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và nội bộ tạiđơn vị

+ Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy

đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh

+ Thực hiện kế toán vốn bằng tiền

+ Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ + Thực hiện kế toán công nợ

+ Thực hiện kế toán doanh thu

+ Thực hiện kế toán chi phí

+ Thực hiện kế toán doanh thu, chi phí hoạt động tài chính

+ Thực hiện kế toán hoạt động khác

+ Thực hiện trả lương công nhân viên

+ Lập báo cáo tài chính, kiểm soát, chi trả phí mua bán, vận chuyển liên quanđến hoạt động công ty

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

1.4.1 Yếu tố bên trong

Văn phòng kiểu cũ hoặc kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc 3 mặt cơ bản là:

- Trang thiết bị kỹ thuật Văn phòng

- Con người làm văn phòng

- Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng

Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trongquá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Đây cũng là 3yếu tố nội hàm tác động một cách trực tiếp đến công tác văn phòng

Giống như các văn phòng của mọi tổ chức,công tác văn phòng tại công ty cổphần đầu tư công nghệ Intech cũng chịu sự ảnh hưởng tác động của 3 yếu tố nêutrên

- Trang thiết bị kỹ thuật văn phòng

Tại INTECH.,CORP các trang thiết bị văn phòng được trang bị khá đầy đủ vàhiện đại Điều này tạo điều kiện thuận lợi không nhỏ cho việc xử lý côngviệc,giúp nhân viên tại văn phòng thao tác nghiệp vụ một cách nhanh chóng,chính xác, chuyên nghiệp hơn

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóngchuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắtcủa nhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử được ứng dụng ngàycàng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợirất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu tữ, hệ thống hoá và tra tìm các

dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngàycàng cao Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax vàcao hơn nữa là Internet cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúpcho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng,thuận lợi Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghimkẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong cáccủa hàng thiết bị văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kểnhờ con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuậttrong hoạt động Văn phòng

Các ngành khoa học- công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính

đã giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyềnthông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước vàgiữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác Tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường văn phòng, làm cho người làm văn phòng làmviệc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công táccao Môi trường văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màutường thích hợp

Là một công ty chuyên về lĩnh vực công nghệ thông tin, lĩnh vực luôn đòi hỏi sựhội nhập và thay đổi nhanh chóng, INTECH.,CORP luôn đề cao , chú trọng việctrang bị các trang thiết bị hiện đại nhất phù hợp với kinh phí doanh nghiệp đểgia tăng sự chuyên nghiệp cho cả một đội ngũ nhân viên

Với hệ thống thiết bị văn phòng tiện nghi như: Máy photocopy, scan, máy in, hệthống điện thoại nội bộ, phần mềm quản lý hồ sơ…vv đã góp phần giảm thiểukhó khăn trong công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ tạiINTECH.,CORP