Báo cáo thực tập Công ty Cổ phần tập đoàn đầu tư công nghệ Intech

Lời mở đầu Văn phòng đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức quan trọngbao gồm chức tham mưu tổng hợp, chức giúp việc điều hành chức hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị Chính hoạt động văn phòng hoạt động thiếu quan, tổ chức Sau kết thúc học phần chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội Hiện nay, em trải qua thời gian thực tập Phòng Hành chính- Nhân sư cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư Công nghệ Intech Trong thời gian đầu thực tập cơng ty, em có hội áp dụng kiến thức kỹ quý báu mà cá nhân lĩnh hội ghế nhà trường vào thực tế hoạt động công ty nhằm củng cố kiến thức học đồng thời có trải nghiệm thực tế để thay đổi thân theo chiều hướng tích cực, hạn chế điểm yếu phát huy điểm mạnh để bước đầu phát triển kỹ nghề nghiệp cho Khơng thế, q trình thực tập tốt nghiệp bược đệm, bước dạo đầu cho tương lai làm việc cá nhân em nói riêng bạn sinh viên năm cuối nói chung Tất nhiên, khơng q trình thành cơng khơng có hỗ trợ giúp đỡ từ nhiều phía Với long biết ơn sâu sắc, trang báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nơi em học tập – Trưởng Đại học Công Nghiệp Hà Nội tổ chức khóa thực tập tốt nghiệp để tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối em có hội trải nghiệp va chạm với thực tiễn đúc kết cho thân kinh nghiệm quý báu Em xin cảm ơn tập thể quý thầy cô Khoa Quản lý kinh doanh trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội dung tri thức , tình cảm, nhiệt huyết để dạy dỗ, bảo truyền lại cho sinh viên em kiến thức, kỹ qua chữ Để ngày hơm em có kiến thức, kỹ để ứng dụng chúng vào thực tế làm việc Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tới Th.S Lê Thị Khánh Ly người trực tiếp hướng dẫn em để hoàn thành báo cáo Em chân thành cảm ơn kiến thức, lời dẫn qua buổi trò chuyện, thảo luận để em hồn thiện Bên cạnh đó, em xin chân thành cảm ơn quý công ty Cổ phần Tập đồn đầu tư cơng nghệ INTECH , sở nơi em thực tập trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành thời gian thực tập đạt kết tốt Bài báo cáo em bao gồm phần sau: Phần : Khái quát chung đơn vị thực tập Phần : Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng Phần : Quản lý, điều hành hoạt động văn phòng Phần : Kiểm tra hoạt động văn phòng Đánh giá chung đề xuất lựa chọn đề tài tốt nghiệp Đánh giá chung đề xuất lựa chọn đề tài, chuyên đề tốt nghiệp Bài báo cáo thực tập thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế em hạn chế nhiều bỡ ngỡ nên khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu q Thầy Cơ để kiến thức em lĩnh vực hoàn thiện đồng thời có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức Em xin chân thành cảm ơn! Trân trọng Hà Nội ngày tháng năm 2018 Sinh viên thực (ký ghi họ tên) Phần : Khái quát chung đơn vị thực tập 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech 1.1.1 Giới thiệu chung - Tên công ty Tên cơng ty ( tiếng việt): CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN ĐẦU TƯ CƠNG NGHỆ INTECH Tên cơng ty( tiếng anh): INTECH TECHNOLOGY INVESTMENT GROUP CORPORATION Tên công ty viết tắt: INTECH GROUP.,CORP - Địa trụ sở Số 1, đội Đình Thơn, Phường Mỹ Đình 1, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam - Điện thoai: 04.62511742 Fax: 04.62511743 Email: webmaster@intech.com.vn Website: www.intech.com.vn 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech cơng ty hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin Với xu phát triển chung của đất nước thời kỳ hội nhập mới, Intech luôn ý thức thay đổi hoạt động nội cơng ty để bắt kịp với tốc độ phát triển, đồng thời có khả trụ vững môi trường cạnh tranh khốc liệt kinh tế thị trường Trước đây, Intech hoạt động theo hình thức cơng ty trách nhiệm hữu hạn với tên giao dịch Công ty TNHH thương mại, phát triển ứng dụng công nghệ (theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102004757 Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 08/03/2002) Từ năm 2006, để mở rộng phạm vi hoạt động theo tảng có sẵn, cơng ty đổi tên thành Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103014241) với hình thức hoạt động cơng ty cổ phần Tám cổ đông liên kết sáng lập đề mục tiêu đưa công ty vững bước, phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin lĩnh vực khác Tính nay, cơng ty Intech hoạt động 12 năm với đội ngũ cán nhân viên không ngừng tăng lên số lượng chất lượng Phạm vi hoạt động mở rộng Các đối tác khách hàng đa dạng, bao gồm: hệ thống quan Nhà nước, tổ chức phi Chính phủ, cơng ty tư nhân, doanh nghiệp liên doanh liên kết, dự án đầu tư, hỗ trợ nước Việt Nam… Với số vốn điều lệ 10.500.000.000 (mười tỷ năm trăm triệu đồng Việt Nam) góp mặt 08 cổ đông, nguồn tài lực công ty Intech nhỏ tiến hành đầu tư phát triển lĩnh vực công nghệ thông tin Từ năm 2002 – tổng thu nhập Intech không ngừng tăng Thuế GTGT hàng hố dịch vụ Intech đóng góp vào ngân sách nhà nước mà tăng theo Năm 2002 thuế GTGT 118.866.092 VNĐ, tới năm 2005 tăng lên 635.987.568 VNĐ, gấp gần lần so với năm 2002 Sự lớn mạnh tài mang lại cho Intech khả đứng vững lên sàn giao dịch chứng khoán thời gian tới chủ động đàm phán với đối tác khác Càng ngày, Intech củng cố phát huy tốt lĩnh vực kinh doanh công nghệ thông tin, không ngừng mở rộng thị phần thị trường tiêu dùng nâng cao chất lượng phục vụ Ngoài ra, Intech phát triển dịch vụ kèm bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị văn phòng, đẩy mạnh tư vấn mạng nội (LAN) mạng diện rộng (WAN) cho đối tác khách hàng Trong thời gian tới, Intech lên sàn giao dịch chứng khoán để thu hút nhà đầu tư Đó xu tất yếu giai đoạn 1.1.3 Một số tiêu kinh tế Tình hình tài đơn vị Đơn vị tính: VNĐ Năm Tổng tài sản 2015 20.482.059.10 2016 20.186.432.208 2017 28.008.130.596 Tổng nợ 8.909.7794.14 8.585.622.542 15.849.996.763 Giá trị tài sản ròng 11.572.264.961 11.600.800.666 Tài sản ngắn hạn 20.482.059.10 20.186.423.208 12.158.133.833 28.008.130.596 Nợ ngắn hạn 8.909.794.143 8.585.622.542 15.849.996.763 Vốn lưu động 11.572.264.961 11.600.8000.666 12.158.133.833 (Nguồn: Thông tin từ bảng cân đối kế tốn năm 2015-2017 cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech- Phòng kế tốn- Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech) Số liệu kết kinh doanh năm 2015-2017 số lượng nhân Đơn vị tính: VNĐ Năm Tổng doanh thu Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế Số công nhân viên: 2015 22.786.627.329 19.895.866 1.269.434 2016 28.076.606.370 67.125.939 28.535.705 2017 55.541.549.658 698.014.708 557.333.167 - Số lượng 40 45 57 - Trình độ 30 đại học 35 đại học 40 đại học cao đẳng cao đẳng cao đẳng trung cấp trung cấp trung cấp (Nguồn: Thông tin từ bảng báo cáo kết kinh doanh- Phòng kinh doanhCơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intechvà báo cáo nguồn nhân lực phòng Hành chính-Nhân sự)  Nhận xét: - Tổng doanh thu: doanh thu lĩnh vực bán hàng cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin công ty tăng nhẹ từ năm 2015 đến năm 2016 Tuy nhiên từ năm 2016 sang năm 2017, doanh thu cơng ty tăng mạnh Nhìn vào số liệu thấy doanh thu tăng gần gấp đơi so với hai năm trước tương ứng với tỷ lệ tăng xấp xỉ 49.1% - Lợi nhuận trước thuế lợi nhuận sau thuế tăng lên đáng kể Đặc biệt giai đoạn 2016-2017, hầu hết hạng mục tăng lên cách đột biến Chứng tỏ rằng, cơng ty có bước phát triển mạnh mẽ thời kỳ hội nhập - Nguồn vốn lưu động cơng ty có tăng trưởng qua năm Con số không đáng kể, chênh 1-2 tỷ năm.Qua thấy rằng, tổng vốn lưu động không thay đổi tổng doanh thu lại tăng cách vượt bậc cho thấy phát triển đầu tư có hiệu dự án công ty Intech Group - Số lượng lao động công ty qua năm tăng lên Từ năm 2015 đến 2017 tăng 12 nhân rải tất phòng ban cơng ty Bên cạnh đó, trình độ cơng nhân viên cải thiện rõ rệt, số lượng nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng ngày tăng hạn chế nhân có trình độ thấp trung cấp, học nghề Những nhân viên có trình độ thấp tạo điều kiện để học hỏi nâng cao chuyên môn nghiệp vụ q trình làm việc nên khơng ảnh hưởng đến hiệu làm việc chung tồn cơng ty Qua bảng số liệu trên, nhận thấy thành tích đạt trình cố gắng nỗ lực tồn cán nhân viên cơng ty Sự tăng trưởng mặt chứng tỏ rằng, hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thực hiệu quả, doanh thu năm sau cao nhiều so với năm trước hạng mục khác có bước đột phá đáng kể Mặc dù năm qua, kinh tế thị trường có nhiều biến động nước ngồi nước, với đạt được, Intech ngày khẳng định giá trị lợi mình, ngày phát triển Với phát triển ngày xã hội, công nghệ thông tin ngành ưu tiên hàng đầu mơt lợi lớn giúp cho Intech Group vươn phát triển 1.2 Nhiệm vụ nhiệm vụ khác doanh nghiệp Giai đoạn năm đầu hoạt động (2002 - 2007) Intech tập trung chủ yếu vào việc cung cấp máy móc, thiết bị cơng nghệ thơng tin cho khách hàng dịch vụ bảo trì bảo dưỡng sau bán hàng Từ năm 2006 – 2007 thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ Việt Nam, nhu cầu viết website giới thiệu công ty tăng cao, Intech tiến tới mở rộng dịch vụ viết website nhằm phục vụ tối đa yêu cầu khách hàng Năm 2005, Intech đầu tư Server đặt trụ sở cơng ty để trì trang web công ty website khách hàng Tốc độ đường truyền cao, ổn định với sách hỗ trợ cao thu hút số lượng lớn khách hàng sử dụng dịch vụ trực tuyến Có thể tóm lại lĩnh vực hoạt động Intech giai đoạn sau:  Cung cấp máy móc, thiết bị INTECH GROUP.,CORP nhà phân phối sản phẩm đại lý thức hãng sản xuất thiết bị Tin học hãng thiết bị viễn thơng uy tín lớn giới Các sản phẩm cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chứng nhận nguồn gốc rõ ràng chất lượng đảm bảo theo tiêu chuẩn nhà sản xuất Là nhà phân phối, cung cấp sản phẩm máy vi tính hãng HP, IBM, INTEL, DELL, ACER, ELEAD, CMS… Việt Nam, Intech hãng hỗ trợ toàn diện kỹ thuật để thực tốt việc bảo hành máy tính cho khách hàng Đồng thời Intech đại lý cung cấp máy in Kim, Laser hãng HP, EPSON thiết bị mạng hãng CISCO, 3COM, HP; UPS hãng SANTAK, UPSELEC,  Bảo hành Intech có dịch vụ bảo hành sản phẩm máy tính thiết bị ngoại vi, thiết bị viễn thơng có uy tín Việt Nam Được hãng sản xuất hợp tác kỹ thuật, Intech đảm bảo thời gian chất lượng bảo hành cho thiết bị nói Ngồi cơng tác bảo hành sản phẩm INTECH GROUP.,CORP bán ra, công ty sẵn sàng hỗ trợ bảo trì sản phẩm Điện tử - Tin học - Văn phòng khác khách hàng Với dịch vụ khách hàng an tâm tồn hệ thống thiết bị bảo trì, sửa chữa thay theo tiêu chuẩn nhà sản xuất  Bảo trì, bảo dưỡng Về dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng máy tính, Intech tiến hành thực số lượng lớn hợp đồng với quy trình hợp lý, chặt chẽ chất lượng dịch vụ hoàn hảo  Dịch vụ viết phần mềm, website phát triển thương mại điện tử - Phần mềm Năm 2006, phòng Phần mềm tích hợp hệ thống Intech tiến hành triển khai viết phần mềm cung cấp cho quan Nhà nước để tối ưu hố quy trình tiếp nhận văn bản, giấy tờ quan Với phần mềm IPORTAL, phần mềm hỗ trợ quản lý công văn, giấy tờ, điều hành công việc cho quan Nhà nước, người tiếp nhận văn người có thẩm quyền giải văn xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, trách nhiệm công chức, viên chức phân chia cụ thể Sử dụng phần mềm vào quản lý giấy tờ, người tiếp nhận văn rút ngắn thời gian quản lý, lưu trữ văn tiện lợi tìm kiếm văn cần thiết Tất thực qua mạng nội nên phát huy hiệu tối đa dịch vụ công quan nhà nước cung cấp  Cung cấp lắp đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính, mạng điện thoại nội cho quan Với đội ngũ kỹ thuật viên có kinh nghiệm trình độ, từ năm 2002 đến nay, Intech thực cung cấp lắp đặt thiết bị cho hệ thống mạng máy tính, mạng điện thoại nội cho quan đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố, quận huyện trực thuộc BHXH Thành phố Hà Nội, BHXH tỉnh Phú Thọ, BHXH huyện Giao Thuỷ, Nam Định … 1.3 Cơ cấu máy tổ chức quản lý INTECH.,CORP Một nhân tố quan trọng tạo nên thành cơng cơng ty Intech nhân lực Với đội ngũ cán nhân viên trẻ có kinh nghiệm thực tiễn, chuyên môn cao, khả nắm bắt tiếp thu công nghệ tốt, Intech luôn cập nhật thông tin với ứng dụng thành tựu công nghệ nhanh Trong hoạt động cung cấp dịch vụ, kỹ thuật viên Intech ln làm cho khách hàng hài lòng thái độ trung thực, nhiệt tình quan trọng nhanh nhạy nắm bắt tâm lý khách hàng Về số lượng: Hiện tổng số nhân viên cơng ty 57 người Về trình độ chun mơn: Phần lớn cán nhân viên có trình độ đại học ngành học phù hợp, đáp ứng nhịp độ phát triển Intech hồn cảnh Các phận cơng ty hoạt động độc lập theo đạo thống lãnh đạo công ty phối hợp nhịp nhàng với phận khác Chính vừa phát huy tối đa khả đội ngũ cán vừa tạo nên sức mạnh tổng thể giải công việc với quy mô lớn 1.3.1 Cơ cấu tổ chức máy quản lý công ty cổ phần tập đồn đầu tưcơng nghệ Intech Là cơng ty cổ phần, INTECH.,CORP có cấu tổ chức điển cơng ty cổ phần khác.Đứng đầu máy tổ chức đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, ban kiểm soát, tổng giám đốc Các phận quyền phân theo chức năng, tổ chức thành phòng ban bao gồm: + Phòng kinh doanh + Phòng kỹ thuật + Phòng hành nhân + Phòng kế tốn Sơ đồ cấu tổ chức cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech 10 ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG 1.5 Đặc điểm văn phòng đơn vị thực tập Văn phòng doanh nghiệp có đặc điểm nét bật riêng Nét riêng thể rõ cách bố trí văn phòng, nơi làm việc doanh nghiệp 1.5.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng Tại Intech, văn phòng bố trí theo ngun tắc tối ưu hóa chí phí tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên Cụ thể, văn phòng Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech, trang thiết bị bố trí gần lối lại, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên phòng ban sử dụng theo nhu cầu Các phòng ban bố trí theo trình tự khoa học.Ví dụ phòng hành nhân bố trí gần lối vào – nơi thực hoạt động tiếp khách tiếp nhận giấy tờ Phòng làm việc Giám đốc thiết kế nơi yên tĩnh bị làm phiền 1.5.2 Hình thức bố trí văn phòng Tại Cơng ty cổ phần đầu tư cơng nghệ Intech, văn phòng bố trí theo hình thức văn phòng kín truyền thống, tức phòng ban phân chia ,ngăn cách rõ ràng qua tường ngăn cách có cửa vào … Nhưng đươc đại hóa theo hình thức “ Văn phòng kín kiểu mới”, phòng ban ngăn cách độc lập.Trong văn phòng cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech có thâm khu vực để nhân viên nghỉ ngơi, pha cà phê thời gian làm việc Một ví dụ điển hình cho bố trí văn phòng Intech: Sơ đồ xếp vị trí thiết bị văn phòng phòng HC_NS 24 Cửa vào Tủ tài liệu Gh ế Bàn uống nước Gh ế Khu vực nước tự phục vụ Máy photo Điều hòa Gh ế Gh ế Bàn làm việc( dấu, điện thoại thoại) Gh ế Bàn làm việc(các thiết bị văn phòng Gh ế Bàn làm việc(các thiết bị văn phòng) Gh ế Gh ế 1.6 Đặc điểm nhân văn phòng đơn vị thực tập Một nhân tố quan trọng tạo nên thành công cơng ty Intech nhân lực Với đội ngũ cán nhân viên trẻ có kinh nghiệm thực tiễn, chuyên môn cao, khả nắm bắt tiếp thu công nghệ tốt, Intech luôn cập nhật thông tin với ứng dụng thành tựu công nghệ nhanh Trong hoạt động cung cấp dịch vụ, kỹ thuật viên 25 Intech ln làm cho khách hàng hài lòng thái độ trung thực, nhiệt tình quan trọng nhanh nhạy nắm bắt tâm lý khách hàng Từ năm 2002 – nay, nhờ sách đãi ngộ nhân viên có lực khả đánh giá công sức mà Intech thu hút đội ngũ đơng đảo nhân lực có tay nghề cao Để nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên, Intech tạo điều kiện cho kỹ thuật viên tham gia vào khố học cơng nghệ thơng tin như: 03 người tham gia khoá học CCNA (Cisco Certified Network Associate) Cisco; 05 người tham gia chứng MCSA (Microsoft Certified System Administrator) tập đoàn Microsoft số khoá học trực tuyến cho phận kế toán, phận kinh doanh Tất khoá học cơng ty tài trợ 100% Về trình độ chuyên môn: Phần lớn cán nhân viên có trình độ đại học ngành học phù hợp, đáp ứng nhịp độ phát triển Intech hồn cảnh Các phận cơng ty hoạt động độc lập theo đạo thống Lãnh đạo công ty phối hợp nhịp nhàng với phận khác Chính vừa phát huy tối đa khả đội ngũ cán vừa tạo nên sức mạnh tổng thể giải công việc với quy mô lớn  Nguồn nhân lực văn phòng ( phòng Hành chính- Nhân sự) - Số lượng: người gồm + Trưởng phòng HC_NS : người , trình độ đại học + Nhân viên nhân : 02 người trình độ cao đẳng + Chuyên viên hành tổng hợp: 02 người, trình độ cao đẳng Nhìn chung nguồn nhân lực văn phòng cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm việc xử lý nghiệp vụ văn phòng nghiệp vụ phát sinh khác.Tuy nhiên số lượng công việc nhiều, khối lượng tài liệu giấy tờ nghiệp vụ phát sinh ngày 26 lớn đồng thời nhân viên phải kiệm nhiệm nhiều việc: Nhân viên lưu trữ kiêm xây dựng hợp đồng kinh doanh, làm báo cáo thầu…vv yêu cầu lực nhân viên phải không ngừng tăng lên có hiểu biết rộng rãi 27 Phần 2: Hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng Hoạch định hoạt động quan trọng quản trị nói chung Hoạch định q trình đề mục tiêu chiến lược, xác định phương pháp tổ chức thực hiện.Là bước xây dựng kế hoạc, xác định phương hướng cho tổ chức tương lai Hoạch định tiền đề cho hoạt động doanh nghiệp, tổ chức quan Tổ chức bước hoạch định,là cách để thực hóa tư tưởng, mục tiêu, kế hoạch phương án cụ thể Tổ chức bao gồm phân chia công việc thực công việc Đối với công tác văn phòng, hoạch định tổ chức coi móng để cơng tác văn phòng ngày lên Tại cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư công nghệ Intech công tác hoạch định tổ chức hoạt động văn phòng xác định rõ ràng trọng thực 2.1 Mục tiêu cơng tác hoạch định, tổ chức hoạt động văn phòng 2.1.1 Mục tiêu cơng tác hoạch định tình hình hoạch định cơng tá văn phòng INTECH.,CORP Hoạch định văn phòng bao gồm việc thu thập thơng tin, xử lý thông tin sử dụng chúng, triển khai bước hành động - Mục tiêu hoạt động hoạch định phụ thuộc vào loại hoạch định  Với hoạch định chiến lược, mục tiêu xác định ưu tiên, tập trung nguồn lực, củng cố hoạt động vận hành, nhằm bảo đảm cho nhân viên tổ chức bên có liên quan khác hướng đến mục tiêu chung, đạt thống kết dự kiến, đề kế hoạch tổng quát dài hạn ( vòng năm)  Hoạch định tác nghiệp hoạch định liên quan đến việc triển khai chiến lược tình cụ thể thời gian ngắn (thường tháng hay năm) Nội dung chủ yếu hoạch định 28 tác nghiệp định chương trình hoạt động ngắn hạn, sử dụng nguồn lực phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ đề - Tình hình cơng tác hoạch đjnh cơng ty INTECH.,CORP Tại INTECH.,CORP mục tiêu chiến lược đề ra: Về nhân lực: Tăng cường chất lượng nguồn nhân lực văn phòng Đến năm 2030, nguồn nhân lực văn phòng cơng ty 100% đạt trình độ đại học(tại chức quy) Về trang thiết bị: Thực hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng 2.1.2 Mục tiêu cơng tác tổ chức văn phòng tình hình tổ chức văn phòng INTECH.,CORP - Mục tiêu tổ chức hoạt động văn phòng Để thực hóa hoạt động, mục tiêu đề trình hoạch định hoạt động tổ chức thực vô cần thiết.Sau xác định mục tiêu khâu hoạch định cơng tác văn phòng, đến bước tổ chức thực cơng tác văn phòng bao gồm xác định nguồn lực thực hiện, phận thực hiện, cần yếu tố nào… Tất tạo điều kiện thuận lợi để hoàn thành kế hoạch cách tốt nhất, giảm thiểu rủ ro tiết kiệm chi phí cho q trình thực - Tình hình tổ chức hoạt động văn phòng INTECH.,CORP Với mục tiêu hoạch định cơng tác văn phòng đề ra, INTECH.,CORP triển khai tổ chức hoạt động văn phòng Về tổ chức nhân lực: Tổ chức máy văn phòng phòng Hành bao gồm phận thực chức hành tổng hợp, văn thư lưu trữ…vv Trưởng phòng HC: + Quản lý hoạt động diễn phòng hành cơng ty + Lên kế hoạch thực nhiệm vụ giao + Kiểm tra, giám sát trình thực nhân viên… - Nhân viên lưu trữ + Thực ghi chép lưu giữ văn đi, đến công ty + Sắp xếp, phân loại loại tài liệu + Lưu giữ dấu cơng ty… - Chun viên hành tổng hợp 29 + Thực đa số công việc văn phòng ( Tiếp nhận hồ sơ, đánh máy,scan văn bản…) + Hỗ trợ phòng kinh doanh việc soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động…vv Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, INTECH đưa số phương án triển khai thực sau: + Tuyển dụng nhân :Muốn có nguồn nhân lực tốt phải khâu sang lọc tuyển chọn Tuyển chọn từ nguồn cung cấp nhân lực uy tín nhưc trường đại học, quan, đơn vị khác… Bên cạnh cử nhân viên đào tạo huấn luyện nâng cao nghiệp vụ - Về trang thiết bị: + Xác định nguồn kinh phí dự trù + Xác định trang thiết bị cần thay mới, nâng cấp + Tìm hiểu giá cả, ngun lý hoạt động máy móc thiết bị văn phòng phù hợp với tình trạng cơng ty 30 Phần 3: Quản lý điều hành hoạt động văn phòng Quản lý điều hành hoạt động văn phòng Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech thực thường xuyên, liên tục Chủ yếu thực quản lý, điều hành qua biện pháp sau  Giao việc: Giao việc nhiệm vụ người quản lý nhằm giảm bớt phần việc tạo hội để nhân viên thể lực phát triển kỹ Ở cơng ty INTECH.,CORP, để thực cơng tác văn phòng cách đầy đủ, xác mang lại hiệu Trưởng phòng hành nhân khơng thể làm hết tất việc thế, việc giao việc cho cá nhân hoạt động phổ biến Giao việc đơn phân chia công việc cho phận cá nhân đó, mà trưởng phòng nhân phải cân nhắc xem xét lwujc nhân viên, nắm điểm mạnh điểm yếu để gia người, việc Ví dụ việc viết báo cáo tình hình hoạt động hành chính, báo cáo tài liệu văn bản… phải giao cho nhân viên văn thư lưu trữ… Cụ thể với phòng hành hính nhân cơng việc chia sau: 02 Nhân viên Hành tổng hợp, văn thư lưu trữ: + Tiếp nhận văn bản, thư đi, thư đến công ty + Lưu, xếp hồ sơ, lập danh mục hồ sơ + Soạn thảo văn + Trình ký văn + Các công việc khác phân công Ban giám đốc Công ty + Công tác lễ tân 31 + Một số cơng việc hành khác theo phân công Ban Giám đốc Công ty + Phân tích, tổng hợp, làm báo cáo + Quản lí lưu trữ hồ sơ.Soạn thảo công văn, hợp đồng cho công ty + Nghiệp vụ hành văn phòng khác (đóng dấu, …) 02 nhân viên nhân sự: + Chấm công + Làm bảng lương + Lên kế hoạch nhân + Báo cáo tình hình nhân sự…vv  Ủy quyền: Ủy quyền người nhờ người người ủy quyền thay mặt giải công việc Người ủy quyền sau nhận lời ủy quyền có quyền hạn giống người ủy quyền, đồng thời chịu hồn tồn trách nhiệm thực cơng việc ủy quyền Ví dụ: Trưởng phòng HC ủy quyền sử dụng dấu cho nhân viên hành tổng hợp trưởng phòng hành vắng mặt cơng ty  Động viên khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên Để điều hành quản lý cách có hiệu cần kết hợp yếu tố động viên, khuyến khích tinh thần làm việc nhân viên để tạo thiện cảm, kích thích nhiệt tình tâm huyết nhân viên công việc Điển hình cơng ty cổ phần đầu tư cơng nghệ Intech, việc quan tâm động viên, khuyến khích nhân viên làm việc coi yếu tố then chốt để điều hành quản lý thành công 32 Chia sẻ với trưởng phòng hành nhân cơng ty INTECH.,CORP bà Trần Thị Thái ( trưởng phòng hành nhân sự) cho hay “ Đa số nhân viên văn phòng công ty nữ giới có gia đình Đứng cương vị người đứng đầu phòng ban, người chị, người bạn chị em phòng, nghĩ thấu hiểu cảm thông nên đặt lên hàng đầu Đôi giữ chân người lao động lương cao, phúc lợi tốt mà chia sẻ cảm thông…” Hàng năm, công ty thường tổ chức du lịch cho nhân viên vào dịp lễ Quốc khánh, Quốc tế lao động, giám đốc trưởng phòng thường xuyên quan tâm, hỏi han nhân viên tạo điều kiện giới hạn để nhân viên hồn thành công việc Chế độ thưởng cách để khuyến khích nhân viên làm việc nhiệt huyết hơn… 33 Phần 4: Kiểm tra hoạt động văn phòng Kiểm tra q trình so sánh mục tiêu tiêu kế hoạch với kết thực tế đạt khoảng thời gian bảo đảm cho họat động thực tế phù hợp với kế hoạch đề Ở tổ chức từ quan nhà nước đến doanh nghiệp tư nhân, để đảm bảo hoạt động diễn đoạt kết mong muốn thi hoạt động kiểm tra vô quan trọng giúp phát kịp thười ngăn chặn lỗi sai sửa chữa kịp thời Tại INTECH.,CORP hoạt động kiểm tra cơng tác văn phòng thực theo chu kỳ hàng ngày Kiểm tra trước, sau thực công tác văn phòng 4.1 Nội dung hoạt động kiểm tra - Kiểm tra hồ sơ tài liệu - Kiểm tra thời hạn lưu trữ - Kiểm tra văn mang tính pháp lý đảm bảo với quy định pháp luật công ty - Kiểm tra người: Kiểm tra lực để kịp thời bồi dưỡng, bổ sung, thay nhân lựuc - Kiểm tra trang thiết bị: Kịp thời phát hỏng hóc, thiếu sót để sửa chữa, bổ sung để đáp ứng nhu cầu hoạt động văn phòng Nhiệm vụ kiểm tra hoạt động hành văn phòng cơng ty Intech thông qua kiểm tra phải phát sai lệch thực tế so với mục tiêu, từ đề biện pháp thích hợp kịp thời để cải tiến, hồn thiện q trình xây dựng kế hoạch tổ chức thực kế hoạch Đánh giá chung đề xuất lựa chọn chuyên đề, đề tài tốt nghiệp  Đánh giá chung hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư công nghệ Intech Sau thời gian khoảng tuần thực tập trực tiếp công ty cổ phần đầu tư công nghệ Intech cho em kiến thức mẻ, học nhiều kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng Nhìn chung, cơng tác văn phòng công ty hoạt động ổn định Nhân lực văn phòng Ưu điểm: 34 + Nguồn nhân lực có trình độ kinh nghiệm thực tiễn + Tinh thần nhiệt huyết với công việc, nỗ lực cố gắng để hồn thành cơng việc + Kết hợp với phận khác xử lý công việc Nhược điểm : + Trình độ nhân viên văn phòng thấp ( trung cấp,cao đẳng chủ yếu ) + Kiêm nhiệm nhiều công việc nên để lộ nhiều khiếm khuyến kiến thức từ giải cơng việc khơng đạt hiệu tốt + Kỹ giáo tiếp chưa tốt Cơ sở vật chất Các trang thiết bị đầy đủ, hỗ trợ nhân viên văn phòng thực nghiệp vụ nhanh chóng Kết hợp với phần mềm kiểm tra, quản lý giúp công tác văn thư lưu trữ công ty dễ dàng rút ngắn thời gian thực Các nghiệp vụ văn phòng cơng ty mang hướng truyền thống, chủ yếu công việc liên quan đến xử lý văn giấy tờ bên cạnh kèm thèo nghiệp vụ phát sinh liên quan đến lĩnh vực kính tế, nhân đòi hỏi trình độ, khả cao từ phía nhân viên hành văn phòng phản ứng nhanh nhẹn, linh hoạt tình Sau thực tập thực tế công ty, thân em nhận thấy nguồn nhân lực văn phòng trung tâm hoạt động văn phòng.Các yếu tố khác trang thiết bị văn phòng, nhân tố khách quan kinh tế, trị, pháp luật yếu tố thứ yếu xoay quanh người để hỗ trợ giúp thực cơng tác văn phòng cách hiệu Trong kinh tế thị trường nay, thứ cần phát triển để tồn khơng bị bỏ lại phía sau.Cơng tác văn phòng khơng ngoại lệ, hoạt động văn phòng ngày khơng đơn việc soạn thảo,sắp xếp, lưu trữ hồ sơ tài liệu mà mở rộng lĩnh vực nhân sự, kinh tế Nhân vien văn phòng ngồi trình độ chun mơn phải có kỹ cần thiết kỹ giao tiếp, kỹ giải tình huống…vv 35 Chính thế, nhân lực văn phòng cần khơng ngừng nâng cao trình độ, lực để đáp ứng nhu cầu chung xã hội đáng ứng yếu cầu doanh nghiệp, quan tổ chức nơi làm việc Xuất phát từ vấn đề trên, em lựa chọn đề tài “Thực trạng biện pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực văn phòng Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech” làm đề tài chuyên đề báo cáo tốt nghiệp TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu tham khảo tiếng Việt: [1] Khoa Quản lý kinh doanh Đại học Công nghiệp Hà Nội, Đề cương thực tập quy định thực tậ tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng, Hà Nội, 2018 [2] PGS TS Nguyễn Hữu Tri, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng – lý luận thực tiễn, Hà Nội, 2005 [3] Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 36 [4] Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư công nghệ Intech, Giấy phép đăng ký kinh doanh năm 2002 [5] Phòng kế tốn- Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech, Báo cáo tình hình tài kết kinh doanh năm 2015,2016,2017 37 38 ... quý cơng ty Cổ phần Tập đồn đầu tư cơng nghệ INTECH , sở nơi em thực tập trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành thời gian thực tập đạt kết tốt Bài báo cáo em bao gồm phần sau: Phần :... viên thực (ký ghi họ tên) Phần : Khái quát chung đơn vị thực tập 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech 1.1.1 Giới thiệu chung - Tên công ty Tên công ty. .. tin từ bảng cân đối kế tốn năm 2015-2017 cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech- Phòng kế tốn- Cơng ty cổ phần tập đồn đầu tư cơng nghệ Intech) Số liệu kết kinh doanh năm 2015-2017 số