skkn công tác lập dự toán thu chi ngân sách “ tại trường THCS

Kế toán trường học là kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp là kế toán chấphành ngân sách, là phương tiện để quản lý sử dụng kinh phí, quản lý mọi hoạtđộng thu chi, nhằm bảo đảm sử dụng tiết kiệm kinh phí , tăng cường công tácquản lý tiền vốn, vật tư, tài sản của đơn vị

Do đó công tác lập dự toán thu chi là một nhiệm vụ quan trọng để người kếtoán hoàn thành chức năng của mình, đồng thời tham mưu cho Hiệu trưởng quản

lý tài chính một cách hữu hiệu nhằm đạt được nguyên tắc :“Phí tổn tối thiểu vàhiệu quả tối đa” Xuất phát từ vấn đề trên, bản thân là kế toán của đơn vị trườngTHCS Phước Thạnh tôi đã chọn và nghiên cứu đề tài “ Công tác lập dự toán thuchi ngân sách “ tại trường THCS Phước Thạnh.

II PHẠM VI ĐỀ TÀI

Đề tài được nghiên cứu và áp dụng trong công tác kế toán và quản lý tàichính tại trường THCS Phước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh.

III ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU :

Tập thể cán bộ - giáo viên – công nhân viên và học sinh trường THCSPhước Thạnh, Huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh trong năm học 2014-2015.

B PHẦN NỘI DUNG:I THỰC TRẠNG :

- Dự toán là những dự kiến mang tính chất cụ thể , chi tiết chỉ rõ cách huyđộng và sử dụng các nguồn lực nhằm mục đích đạt được chỉ tiêu của một nămhọc Một bản dự toán bao gồm 3 phần :

- Phần trình bày nguyên nhân, mục đích của dự toán ( phục vụ kế hoạch ) - Phần phân tích, diễn giải chi tiết dự toán được thể hiện một cách có hệthống dưới dạng số lượng và giá trị

- Phần kết luận, bao gồm sự nhận xét, đánh giá hiệu quả trên cơ sở kết quảcó được từ dự toán

- Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận tài vụ kế toán trong nhà trường làtham mưu cho Hiệu trưởng lãnh đạo tập trung thống nhất về công tác tài vụ kếtoán nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn Chức năng này bao gồm việclập dự toán thu chi, chấp hành dự toán và quyết toán dự toán

Kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp phải thực hiện đầy đủ những nhiệm vụđược Nhà nước qui định trong chế độ kế toán Cụ thể như sau :

- Phân phối kinh phí,theo dõi ghi chép sổ sách, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốcthường xuyên việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn

- Theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách chế độ, thể lệ và kỷ luật tàichính

- Lập kế hoạch thu chi theo quí, năm để trình đơn vị dự toán cấp trên duyệt - Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, báo cáo quyết toán và tổ chức quản lý vậttư, tài sản

- Tổ chức thực hiện hạch toán đúng

1 Công tác lập dự toán thu chi :

Lập dự toán thu chi là khâu đầu tiên trong việc quản lý tài chính có ý nghĩarất quan trọng: Do đó lập dự toán thu chi tài chính phải đi đôi với việc xây dựngkế hoạch công tác chuyên môn của trường

Tác dụng của dự toán :

- Tác dụng lớn nhất của dự toán là cung cấp thông tin một cách có hệ thốngtoàn bộ kế hoạch, chương trình hành động của nhà trường Ngoài ra dự toán còncó những tác dụng sau ;

- Xác định rõ các mục tiêu cụ thể làm căn cứ đánh giá thực hiện sau này.- Dự đoán trước những khó khăn có thể xảy ra để có phương án đối phó kịpthời

- Kết hợp toàn bộ các hoạt động của nhà trường thông qua kế hoạch của từngbộ phận khác nhau Nhờ vậy, dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phậnphù hợp với mục tiêu chung cuả nhà trường.

- Nhà trường có nhiệm vụ lập dự toán trước cấp trên do Hiệu trưởng ký tênvà đóng dấu cơ quan đơn vị: thì dự toán mới có giá trị pháp lý

- Dự toán phải tính toán vừa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyênmôn vừa tiết kiệm kinh phí một cách tích cực

Dự toán phải được quần chúng tham gia xây dựng, tức là phải xây dựng dựtoán từ cơ sở đi đôi với việc xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn của trường.

II BIỆN PHÁP THỰC HIỆN :1 Nguyên tắc lập dự toán :

1.1 Căn cứ lập dự toán :

Lập dự toán phải có căn cứ vững chắc , trước hết là :

- Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch công tác đượcgiao cho năm kế hoạch

- Căn cứ vào việc đánh giá sự chi tiêu của kỳ trước có phân tích cụ thể, córút kinh nghiệm

- Căn cứ vào các chế độ chính sách và định mức chi tiêu để qui định cho mỗitrường.

- Căn cứ vào khả năng tài sản, vật tư, lao động ( số phòng lớp học, số họcsinh, số cán bộ - giáo viên – công nhân, cơ sở vật chất, thiết bị…) và khả năngthực hiện của trường.

- Kỳ dự toán trung hạn, thường là từ 1 năm đến 4 năm Trong đó, kỳ dự toán1 năm được thực hiện đều đặn vì phù hợp với năm tài chính và để tiện cho việc sosánh, đánh giá giữa thực hiện và kế hoạch

Riêng do đặc thù của ngành giáo dục đào tạo ngoài xây dựng dự toán ngânsách theo năm dương lịch thì dự toán thu chi các nguồn ngoài ngân sách nhưnguồn học phí, nguồn thu hai buổi/ngày, nguồn đề thi giấy thi, nguồn nước uống,nguồn thu cho thuê tài sản ( căn tin – xe đạp ) thì đơn vị xây dựng theo năm họcbắt đầu từ tháng 9 năm nay đến tháng 5 năm sau ( từ bắt đầu năm học đến kếtthúc năm học ).

- Kỳ dự toán ngắn hạn, là những dự toán có thời gian dưới 1 năm như dựtoán quý Dự toán hàng năm được lập trên cơ sở dự toán hàng quý, số liệu quý sauđược cộng tiếp số liệu quý trước và mang tính liên tục 4 quý của năm kế hoạch

1.3 Trình tự dự toán :

Công tác dự toán được chuẩn bị từ cấp cơ sở đi lên, được tổng hợp, xét duyệtlần 1 ở cấp trung gian Sau đó, Hiệu trưởng sẽ xét duyệt chung lần cuối, có tínhthống nhất cao

Trình tự dự tốn như trên cĩnhững ưu điểm sau :

- Mọi cấp quản lý từ thấp đến cao đều gĩp phần tham gia vào cơng tác dựtốn

- Dự tốn được lập từ cơ sở nên cĩ độ tin cậy và tính chính xác cao

- Đáp ứng được mục tiêu kế hoạch, chương trình hành động của cấp cơ sở - Các tổ chuyên mơn và bộ phận nghiệp vụ tham gia vào quá trình dự tốn sẽchủ động được trong quá trình thực hiện kế hoạch

- Một bản dự tốn được xem như là khả thi, phải hội đủ các điều kiện sau :- Đáp ứng được mục tiêu của dự tốn.

- Cơ sở để dự tốn phải mang tính thực tiễn, gắn với mục tiêu dự tốn - Các số liệu tính tốn phải đầy đủ chi tiết và chính xác

- Cơng tác dự tốn phải mang tính trung thực, mang tính tiết kiệm và số dựtốn về thực hiện hoạt động bằng hoặc thấp hơn số thực hiện năm trước

2 Phân loại dự tốn :

2.1 Dự tốn ngân sách :

HIỆU TRƯỞNG QUYẾT ĐỊNH

KẾ TỐNLẬP DỰ TỐN

CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ

Là dự toán kinh phí do Nhà nước cấp căn cứ theo số lượng cán bộ - giáoviên – công nhân viên, số học sinh, số phòng lớp, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồdùng dạy học

Dự toán được lập hàng năm trước 1 tháng của năm sau ( năm kế hoạch ) vàhàng quí trước 10 ngày của quí sau

Dự toán được lập theo biểu mẫu qui định của Bộ Tài Chính theo mục lụcngân sách cấp phát

Các biểu mẫu bao gồm :

 Dự kiến phân bổ dự toán ( mẫu 01b) Phục lục 01

 Phương án thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với đơn vịsự nghiệp công lập.

 Mẫu 01 dự toán thu chi của các nguồn

 Mẫu 02 dự toán thu chi phí, lệ phí và các hoạt động dịch vụ Qui chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.

 Thuyết minh dự toán thu chi

2.2Dự toán thu,chi nguồn ngoài ngân sách :

Nhà trường phổ thông cấp 2 là một đơn vị hành chánh sự nghiệp phi sảnxuất vật chất ngoài hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấpcòn là đơn vị có thu phí ( học phí), thu sự nghiệp ( thu hai buổi/ngày, nghề), thuhộ ( tiền đề thi, giấy thi, thu nước uống) và thu thuê mặt bằng từ hoạt động căntin- xe đạp phục vụ ăn uống và giữ xe cho học sinh.

Do đó ngoài xây dựng dự toán ngân sách, kế toán còn có nhiệm vụ lập dựtoán thu, chi các nguồn ngoài ngân sách hàng năm căn cứ vào mức độ đóng góptheo qui định của Nhà nước vào tháng 9 khi học sinh bắt đầu nhập học Mứcđóng góp này nhằm để bù đắp phần nào hao mòn cơ sở vật chất , hỗ trợ thêm kinhphí cấp phát của nhà nước chưa đủ để nhà trường hoàn thành nhiệm vụ giảngdạy , hỗ trợ thêm một phần nhỏ bù đắp sức lao động của người thầy trên bụcgiảng và một phần nộp điều tiết cho ngành giáo dục ( từ năm học 2006-2007 tạmthời không nộp phần điều tiết này ).

Dự toán và quyết toán được lập theo từng loại nguồn cụ thể, dự toán đượclập vào đầu năm dương lịch, báo cáo quyết toán hàng quý , kiểm tra tài chính 9tháng đầu và cuối năm dương lịch

Nguồn học phí : xây dựng theo qui định của Uỷ Ban Nhân Dân Huyện và

Phòng Giáo Dục Huyện như sau :

a/ Thu : Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dụcvà đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễngiảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sỉ, gia đình cóhoàn cảnh khó khăn

b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Hỗ trợ thêm đời sống giáo viên 30%

- Tăng cường cơ sở vật chất và hỗ trợ hoạt động chuyên môn 30%.- Hỗ trợ tiền lương tăng 40%

Nguồn hai buổi/ngày:

a/ Thu :Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dụcvà đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễngiảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sỉ , gia đình cóhoàn cảnh khó khăn đây là nguồn thu thoả thuận

.b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% sau khi trừ chi phí liên quan để bổ sung cải cách tiền lương( 8%)

- Chi 7% hỗ trợ hoạt động chuyên môn

- Chi 85% chi cho giáo viên trực tiếp giảng dạy và các bộ phận có liên quan.

Nguồn thu nghề:

a/ Thu :Văn bản số: 7427/UBND – GDĐT ngày 27/9/2013 của Uỷ Ban

Nhân Dân Huyện Củ Chi về thu, sử dụng học phí và thu khác của cơ sở giáo dụcvà đào tạo công lập từ năm 2013- 2014 đến năm 2014 – 2015 và có chế độ miễn

giảm cho các đối tượng như xoá đói giảm nghèo, thương binh liệt sĩ , gia đình cóhoàn cảnh khó khăn đây là nguồn thu thoả thuận

b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% sau khi trừ chi phí liên quan để bổ sung cải cách tiền lương( 8%)

- Chi 2% nộp lệ phí cho đơn vị câp trên ( Trung Tâm Kỹ Thuật HướngNghiệp)

- Chi 90% chi cho giáo viên trực tiếp giảng dạy.

Nguồn đề thi giấy thi : phục vụ ấn phẩm của học sinh

Nguồn nước uống: chi mua nước uống phục vụ cho học sinhNguốn căn tin – xe đạp:

a/ Thu : : Thu theo hợp đồng số: /HĐ – PT ngày 17/9/2012 giữa nhà trường

và chủ trúng thầu căn tin – xe đạp.

.b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Chi 40% chi hỗ trợ tăng lương sau khi trừ chi phí liên quan ( 8%)

- Sau khi hỗ trợ tăng lương phần còn lại bổ sung quỹ phát triển sự nghiệp.

2.4 Phương pháp lập dự toán :

Kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng những con số dưới hình thứcgiá trị, hiện vật và thời gian lao động mà trong đó chủ yếu là hình thức giá trị , kếtoán là công việc kiểm tra, phản ánh tình hình hoạt động của các loại tài sản, quátrình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của nhànước, cũng như của các tổ chức xí nghiệp

Để đạt được nguyên tắc : “ Phí tổn tối thiều và hiệu quả tối đa” công tác lậpdự toán phải nắm chắc tình hình thu chi, tài sản, vật tư, trang thiết bị, đồ dùng dạyhọc để tiến hành việc lập dự toán theo đúng yêu cầu của cấp trên

Công tác lập dự toán được tiến hành theo các bước sau :

 Bước chuẩn bị :

- Nắm tình hình, phân tích và đánh giá việc chi tiêu và các hoạt động củanăm trước

- Nắm phương hướng và những biến động của năm kế hoạch về các chi tiêucơ bản ( trường học, lớp học, học sinh, cán bộ - giáo viên- công nhân viên, cơ sởvật chất …) theo thứ tự ưu tiên cần thiết

- Các chỉ tiêu về điều kiện ( biên chế, cơ sở vật chất, tài chính ), các nguồnvốn ( ngân sách nhà nước, sự đóng góp của nhân dân, dịch vụ của trường … ).

 Bước tổng hợp dự toán :

- Phải xây dựng được mối quan hệ cân đối giữa yêu cầu và khả năng với tàichính sát với thực tế Nắm vững các chỉ tiêu cơ bản.

- Định mức chi cho từng nhóm, mục

 Bước viết thuyết minh :

- Báo cáo kết quả chấp hành dự toán của năm thực hiện kế hoạch

- Những căn cứ để lập dự toán cần thuyết minh cụ thể: phương hướng nhiệmvụ, chủ trương , chỉ tiêu công tác

- Những nguyên nhân ảnh hưởng đến tăng giảm

- Những biện pháp thực hiện nhiệm vụ dự toán thu chi

 Nội dung dự toán :

Chi tiêu của nhà trường tạm qui thành 4 nhóm sau :

- Nhóm thanh toán cho cá nhân : bao gồm quỹ lương,tiền công, các

khoản phụ cấp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể ( tàu xe đi phép, thuốcchữa bệnh thông thường cho học sinh, nước uống trong giờ làm việc), các khoảnđóng góp (Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thấtnghiệp), các khoản thanh toán khác cho cá nhân( tăng thu nhập).

- Nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn : thanh toán dịch vụ công cộng, vật tư

văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc, hội nghị phí, công tác phí, chi phí thuêmướn, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định, chi phí nghiệp vụ chuyên mônngành giáo dục

-Nhóm chi mua sắm sửa chữa : sửa chữa lớn tài sản cố định, mua tài sản

cố định

-Nhóm chi các khoản khác : nộp ngân sách cấp trên ( theo quy định ), chi

khác ( lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, lập quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng,

quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, chi tiếp khách, chi các khoản thu hộ đặc thùcủa ngành ), chi hỗ trợ nghỉ việc

Số học sinh tăng X số tháng tăngC =

Sẽ được tính như sau :

Số học sinh giảm : 198 * 6 = 99 học sinh 12

Số học sinh tăng : 234 * 4 = 78 học sinh 12

Số học sinh bình quân cả năm là :A = B + C - D

= 834+78-99

= 813 học sinh bình quân

Rồi tiến hành tính toán cho từng nhóm chi như sau :

- Nhóm thanh toán cho cá nhân :

 Mục 6000 : Lương chính dựa vào thang bậc lương  Mục 6050 : Tiền công

 Mục 6100: Phụ cấp gồm có + Phụ cấp chức vụ

+ Phụ cấp trách nhiệm.

+ Phụ cấp độc hại, nguy hiểm.

+ Phụ cấp đặc biệt của ngành ( Phụ cấp ưu đãi 30% )+ Phụ cấp thâm niên, vượt khung.

+ Phụ cấp thâm niên nhà giáo. Mục 6200 : Tiền thưởng

 Mục 6250 : Phúc lợi tập thể ( tàu xe đi phép, thuốc chữa bệnhthông thường cho học sinh, nước uống trong giờ làm việc). Mục 6300 : Các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp.

 Mục 6400 : các khoản thanh toán khác cho cá nhân

- Nhóm nghiệp vụ chuyên môn :

 Mục 6500 : Thanh toán dịch vụ công cộng Mục 6550: Vật tư văn phòng

 Mục 6600 : Thông tin, tuyên truyền liên lạc  Mục 6650: Hội nghị phí

 Mục 6700 : Công tác phí

 Mục 6750 : Chi phí thuê mướn

 Mục 6900: Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định.

 Mục 7000 : Chi phí nghiệp vụ chuyên môn ngành giáo dục.

- Nhóm chi mua sắm sửa chữa :

 Mục 9050 : Mua sắm tài sản cố định

- Nhóm chi khác :

- Mục 7750 : Nộp ngân sách cấp trên ( theo quy định)- Mục 7950 : Chi khác

 Lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập Lập phúc lợi

 Lập quỹ khen thưởng

 Lập quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp.

 Chi các khoản khác : tiếp khách, thu hộ chi hộ.- Mục 8000 : Chi hỗ trợ nghỉ việc

-Tổ chức theo dõi thực hiện các khoản thu, chi – tài vụ kết hợp với các bộphận quản lý chặt chẽ các khoản chi có định mức Nắm vững được tình hình tiếtkiệm , hoặc điều chỉnh kịp thời những khoản chi còn dư tiền

- Phải đảm bảo tiến độ chi tiêu, phải đi đôi với tiến độ thực hiện công tácchuyên môn

- Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ chính sách, sử dụng minh bạch cácnguồn vốn, vốn nào đi vào vốn ấy không được sử dụng lẫn lộn

Thí dụ : Quản lý chi các khoản mua sắm sửa chữa không được sử dụng

lẫn vào vốn sửa chữa lớn Hoặc khoản chi về đời sống giáo viên của nguồn họcphí thì không được sử dụng vào mua sắm sửa chữa tài sản cố định

- Nhà trường đã có kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất nhà trường, dự trù muasắm và sửa chữa tài sản cố định Trên cơ sở đó mà cấp phát và đôn đốc thực hiệncác bản dự trù đã được duyệt