SKKN- Công tác lập dự toán thu chi

Do đó công tác lập dự toán thu chi là một nhiệm vụ quan trọng để người kế toán hoàn thành chức năng của mình, đồng thời phục vụ đắc lực cho Hiệu trưởng quản lý tài chánh một cách hữu hi

CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN THU CHI

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS TRẦN VĂN ĐANG :

Nhà trường được khởi công xây dựng từ năm 1968 đến năm 1972 thì tương đối hoàn chỉnh như hiện nay Trong quá trình vừa xây dựng vừa giảng dạy đến năm 1972 trường có các lớp từ lớp 6 đến lớp 11 chính thức đi vào hoạt động và trường mang tên Thánh Giuse thuộc trường tư thục

Sau ngày giải phóng miền Nam năm 1975 , trường được mang tên cấp 1 &2 Nghĩa Hưng gồm các lớp 1 đến lớp 9 Do yêu cầu phân cấp quản lý, đến năm 1984 hệ cấp 1 được chuyển sang trường cấp 1 Bạch Đằng và nhà trường chỉ còn hệ cấp 2 từ lớp 6 đến lớp 9

Ngày 31/3/1986 với quyết định của UBND Quận Tân Bình nhà trường được vinh dự mang tên Anh hùng liệt sĩ TRẦN VĂN ĐANG với loại hình hệ trường công lập và hiện nay trường THCS TRẦN VĂN ĐANG đang tọa lạc trên đường Nghĩa Hoà Phường 6 Q Tân Bình

I ĐẶT VẤN ĐỀ :

Theo quyết định 243/CP của HĐCP, trường phổ thông là đơn vị hành chính sự nghiệp , có ngân sách riêng, có bộ máy quản lý hành chánh và chuyên môn hoàn chỉnh Với tinh thần đó , trường phổ thông là cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân trong mọi hoạt động của nhà trường Công tác quản lý được thực hiện theo chế độ thủ trưởng Trong điều lệ nhà trường phổ thông cũng ghi rõ: “ Hiệu trưởng là thủ trưởng trường học đại diện cho nhà trường về mặt pháp lý, có trách nhiệm và có thẩm quyền cao nhất về hành chánh và chuyên môn trong trường, chịu trách nhiệm trước Bộ Giáo dục về Tổ chức và quản lý toàn bộ hoạt động của nhà trường” Để hoàn thành những trọng trách này, người Hiệu trưởng trường phổ thông cần thiết phải có một đội ngũ cán bộ giúp việc cho mình, trước hết là 2 mảng phần việc lớn: hành chánh + chuyên môn Và một bộ phận không thể thiếu đối với người Hiệu trưởng trong việc quản lý công việc quản trị , đó là hoạt động kế toán trường học

Kế toán trường học là kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách, là phương tiện để quản lý sử dụng kinh phí, quản lý mọi hoạt động thu chi , nhằm bảo đãm sử dụng tiết

kiệm kinh phí , tăng cường công tác quản lý tiền vốn, vật tư, tài sản của đơn vị

Do đó công tác lập dự toán thu chi là một nhiệm vụ quan trọng để người kế toán hoàn thành chức năng của mình, đồng thời phục vụ đắc lực cho Hiệu trưởng quản lý tài chánh một cách hữu

hiệu nhằm đạt được nguyên tắc :“ Phí tổn tối thiểu và hiệu quả tối đa”.

II NỘI DUNG:

1 Khái niệm, nhiệm vụ :

• Khái niệm :

Dự toán là những dự kiến mang tính chất cụ thể , chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng các nguồn lực nhằm mục đích đạt được chỉ tiêu của một năm học Một bản dự toán bao gồm 3 phần :

- Phần trình bày nguyên nhân, mục đích của dự toán ( phục vụ kế hoạch )

- Phần phân tích, diễn giải chi tiết dự toán được thể hiện một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá trị

- Phần kết luận, bao gồm sự nhận xét, đánh giá hiệu quả trên cơ sở kết quả có được từ dự toán

Chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận tài vụ kế toán trong nhà trường là phục vụ cho hiệu trưởng lãnh đạo tập trung thống nhất về công tác tài vụ kế toán nhằm phục vụ tốt cho công tác chuyên môn Chức năng này bao gồm việc lập dự toán thu chi, chấp hành dự toán và quyết toán dự toán

• Vai trò, nhiệm vụ :

Kế toán đơn vị hành chánh sự nghiệp phải thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ được Nhà nước qui định trong chế độ kế toán Cụ thể như sau :

- Phân phối kinh phí,theo dõi ghi chép sổ sách,hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên việc sử dụng tài sản, vật tư, lao động, tiền vốn

- Theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách chế độ, thể lệ và kỷ luật tài chánh

- Lập kế hoạch thu chi theo quí, năm để trình đơn vị dự toán cấp trên duyệt

- Chấp hành nghiêm chỉnh kỷ luật, báo cáo quyết toán và tổ chức quản lý vật tư, tài sản

- Tổ chức thực hiện hạch toán đúng

2. Công tác lập dự toán thu chi :

Lập dự toán thu chi là khâu đầu tiên trong việc quản lý tài chính có

ý nghĩa rất quan trọng : do đó lập dự toán thu chi tài chính phải đi đôi với việc xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn của trường

2.1 Tác dụng của dự toán :

Tác dụng lớn nhất của dự toán là cung cấp thông tin một cách có hệ thống toàn bộ kế hoạch, chương trình hành động của nhà trường Ngoài ra dự toán còn có những tác dụng sau ;

- Xác định rõ các nục tiêu cụ thể làm căn cứ đánh giá thực hiện sau này

- Dự đoán trước những khó khăn có thể xảy ra để có phương án đối phó kịp thời

- Kết hợp toàn bộ các hoạt động của nhà trường thông qua kế hoạch của từng bộ phận khác nhau Nhờ vậy, dự toán đảm bảo cho các kế hoạch của từng bộ phận phù hợp với mục tiêu chung cuả nhà trường

2.2 Nguyên tắc lập dự toán :

Nhà trường có nhiệm vụ lập dự toán trước cấp trên do hiệu trưởng ký tên và đóng dấu cơ quan đơn vị : thì dự toán mới có giá trị pháp lý Dự toán phải tính toán vừa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác chuyên môn vừa tiết kiệm kinh phí một cách tích cực

Dự toán phải được quần chúng tham gia xây dựng, tức là phải xây dựng dự toán từ cơ sở đi đôi với việc xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn của trường

III BI Ệ N PHÁP THỰC HIỆN :

1 Nguyên tắc lập dự toán :

1.1 Căn cứ lập dự toán :

Lập dự toán phải có căn cứ vững chắc , trước hết là :

• Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ và chỉ tiêu kế hoạch công tác được giao cho năm kế hoạch

• Căn cứ vào việc đánh giá sự chi tiêu của kỳ trước có phân tích cụ thể, có rút kinh nghiệm

• Căn cứ vào các chế độ chính sách và định mức chi tiêu để qui định cho mỗi trường

• Căn cứ vào khả năng tài sản, vật tư, lao động ( số phòng lớp học, số học sinh, số giáo viên, CB-CNV , cơ sở vật chất, thiết bị…) và khả năng thực hiện của trường

1 2 Kỳ dự toán :

Kỳ dự toán thay đổi theo thời gian thực hiện kế hoạch, chương trình hành động của nhà trường Thông thường, kỳ dự toán chia làm 3 loại:

- Kỳ dự toán dài hạn, ví dụ như lập dự toán mua sắm trang thiết bị thuộc loại tài sản cố định, xây dựng nhà trường Các kỳ dự toán này đa phần phục vụ cho công tác đầu tư, sửa chữa, xây dựng lớn Thời gian của kỳ dự toán là 5 năm, 10 năm, 20 năm …

- Kỳ dự toán trung hạn, thường là từ 1 năm đến 4 năm Trong đó, kỳ dự toán 1 năm được thưcï hiện đều đặn vì phù hợp với năm tài chính và để tiện cho việc so sánh, đánh giá giữa thực hiện và kế hoạch

Riêng do đặc thù của ngành giáo dục đào tạo ngoài xây dựng dự toán ngân sách theo năm dương lịch thì dự toán thu chi các quỹ ngoài ngân sách như quỹ học phí, quỹ cơ sở vật chất, quỹ phúc lợi thì đơn vị xây dựng theo năm học bắt đầu từ tháng 9 năm nay đến tháng 5 năm sau ( từ bắt đầu năm học đến kết thúc năm học )

- Kỳ dự toán ngắn hạn, là những dự toán có thời gian dưới 1 năm như dự toán quý Dự toán hàng năm đựoc lập trên cơ sở dự toán hàng quý, số liệu quý sau được cộng tiếp số liệu quý trước và mang tính liên tục 4 quý của năm kế hoạch

1.3 Trình tự dự toán :

Công tác dự toán được chuẩn bị từ cấp cơ sở đi lên , được tổng hợp, xét duyệt lần 1 ở cấp trung gian Sau đó, Hiệu trưởng sẽ xét duyệt chung lần cuối, có tính thống nhất cao

Trình tự dự toán như trên có những ưu điểm sau :

- Mọi cấp quản lý từ thấp đến cao đều góp phần tham gia vào công tác dự toán

- Dự toán được lập từ cơ sở nên có độ tin cậy và tính chính xác cao

- Đáp ứng được mục tiêu kế hoạch, chương trình hành động của cấp cơ sở

- Các tổ chuyên môn và bộ phận nghiệp vụ tham gia vào quá trình dự toán sẽ chủ động được trong quá trình thực hiện kế hoạch

Một bản dự toán được xem như là khả thi, phải hội đủ các điều kiện sau :

- Đáp ứng được mục tiêu của dự toán

- Cơ sở để dự toán phải mang tính thực tiễn, gắn với mục tiêu dự toán

- Các số liệu tính toán phải đầy đủ chi tiết và chính xác

- Công tác dự toán phải mang tính trung thực

2 Phân loại dự toán :

2.1 Dự toán ngân sách :

Là dự toán kinh phí do Nhà nước cấp căn cứ theo số lượng giáo

viên,CB-CNV , số học sinh, số phòng lớp, cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ dùng dạy học

Dự toán được lập hàng năm trước 1 tháng của năm sau ( năm kế hoạch ) và hàng quí trước 10 ngày của quí sau

HIỆU TRƯỞNG QUYẾT ĐỊNH

KẾ TOÁN LẬP DỰ TOÁN

CÁC TỔ

CHUYÊN MÔN

CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ

Dự toán được lập theo biểu mẫu qui định của Bộ Tài Chính theo mục lục ngân sách cấp phát

Các biểu mẫu bao gồm :

• Dự toán chi ngân sách năm,quý

• Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí quý

• Bảng đối chiếu tình hình sử dũng hạn mức kinh phí quí

• Quyết toán tổng hợp kinh phí quí

• Quyết toán tổng hợp kinh phí 6 tháng đầu năm

• Quyết toán tổng hợp kinh phí năm

• Thông báo công khai dự toán ngân sách năm kế hoạch

• Thông báo quyết toán dự toán ngân sách năm thực hiện

2.2 Dự toán thu,chi quỹ ngoài ngân sách :

Nhà trường phổ thông cấp 2 là một đơn vị hành chánh sự nghiệp phi sản xuất vật chất ngoài hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp còn là đơn vị có thu học phí , cơ sở vật chất , học phí tin học, các khoản thu nhằm phục vụ nhu cầu học tập của học sinh như ấn phẩm –vệ sinh phí- nha học đường- hoạt động TDTT và từ kinh doanh căntin phục vụ ăn uống cho học sinh

Do đó ngoài xây dựng dự toán ngân sách, kế toán còn có nhiệm vụ lập dự toán thu,chi các quỹ ngoài ngân sách hàng năm căn cứ vào mức độ đóng góp theo qui định của Nhà nước vào tháng 9 khi học sinh bắt đầu nhập học Mức đóng góp này nhằm để bù đắp phần nào hao mòn

cơ sở vật chất , hỗ trợ thêm kinh phí cấp phát của nhà nước chưa đủ để nhà trường hoàn thành nhiệm vụ giảng dạy , hỗ trợ thêm một phần nhỏ bù đắp sức lao động của người thầy trên bục giảng và một phần nộp điều tiết cho ngành giáo dục ( từ năm học 2006-2007 tạm thời không nộp phần điều tiết này )

Dự toán và quyết toán được lập theo từng loại quỹ cụ thể, dự toán được lập vào đầu năm dương lịch, báo cáo quyết toán hàng quý , kiểm tra tài chính 6 tháng đầu và cuối năm dương lịch

• Quỹ học phí : xây dựng theo tỷ lệ qui định của Sở Giáo dục

như sau :

a/ Thu : thu theo mức qui định của nhà nước hàng năm và có

chế độ miễn giảm cho các đối tượng như xoá đói giãm nghèo, thương binh liệt sỹ , gia đình có hoàn cảnh khó khăn

b/ Chi : hiện nay tỷ lệ chi theo tình hình thực tế tại đơn vị

- Hổ trợ thêm đời sống giáo viên 39%

- Phục vụ công tác giảng dạy 6%

- Tăng cường cơ sở vật chất 15%.

- Hỗ trợ tiền lương tăng 40%

• Quỹ cơ sở vật chất : phân bổ nguồn kinh phí tuỳ theo tình

hình trang bị trang thiết bị, đồ dùng dạy học, sửa chữa cơ sở vật chất nhằm tạo điều kiện phục vụ tốt nhất cho nhiệm vụ giảng dạy

a/ Thu : thu theo mức qui định của nhà nước hàng năm và có

chế độ miễn giảm cho các đối tượng như xoá đói giãm nghèo, thương binh liệt sy, gia đình có hoàn cảnh khó khăn

b/ Chi : được lập theo tình hình thực tế tại đơn vị như về tình

trạng cơ sở vật chất cần sửa chữa, trang thiết bị , đồ dùng dạy học cần trang bị thêm hoặc sửa chữa để sử dụng cho việc phục vụ nhu cầu dạy và học

• Quỹ tin học : do yêu cầu dạy tin học đại trà cho tất cả

học sinh

• Quỹ ấn phẩm- vệ sinh phí : phục vụ ấn phẩm và nước uống

của học sinh

• Quỹ nha học đường : khám, chữa răng cho học sinh

• Quỹ hoạt động TDTT : hỗ trợ hoạt động thể dục thể thao

của học sinh

• Quỹ phúc lợi : là nguồn thu từ hoạt động phục vụ ăn uống

cho học sinh , được xây dựng theo số lượng học sinh của từng năm và trích lập như sau :

- Quỹ dự phòng ổn định thu nhập : tăng thu nhập khối CNV

- Quỹ phúc lợi : hiếu hỉ, hoạt động phong trào các ngày lễ

- Quỹ khen thưởng: khen thưởng định kỳ –đột xuất

- Quỹ hoạt động phát triển sự nghiệp : bổ sung CSVC bù đắp sự hao mòn vật chất, nâng cao chất lượng hoạt động sự nghiệp, trợ giúp thêm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nâng cao trình độ-nghiệp vụ, khám sức khoẻ và tham quan học tập

3 Phương pháp lập dự toán :

Kế toán là công việc ghi chép , tính toán bằng những con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động mà trong đó chủ yếu là hình thức giá trị , kế toán là công việc kiểm tra, phản ánh tình hình hoạt động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh

doanh , sử dụng vốn và kinh phí của nhà nước, cũng như của các tổ chức

xí nghiệp

Để đạt được nguyên tắc : “ Phí tổn tối thiều và hiệu quả tối đa” công tác lập dự toán phải nắm chắc tình hình thu chi, tài sản, vật tư, trang thiết bị, đồ dùng dạy học để tiến hành việc lập dự toán theo đúng yêu cầu của cấp trên

Công tác lập dự toán được tiến hành theo các bước sau :

• Bước chuẩn bị :

- Nắm tình hình, phân tích và đánh giá việc chi tiêu và các hoạt động của năm trước

- Nắm phương hướng và những biến động của năm kế hoạch về các chi tiêu cơ bản ( trường học, lớp học, học sinh, giáo viên, CB-NV , CSVC …) theo thứ tự ưu tiên cần thiết

- Các chỉ tiêu về điều kiện ( biên chế, CSVC, tài chính ), các nguồn vốn ( ngân sách nhà nước, sự đóng góp của nhân dân, dịch vụ của trường … )

• Bước tổng hợp dự toán :

- Phải xây dựng được mối quan hệ cân đối giữa yêu cầu và khả năng với tài chính sát với thực tế Nắm vững các chỉ tiêu

cơ bản

- Định mức chi cho từng nhóm, mục

• Bước viết thuyết minh :

- Báo cáo kết quả chấp hành dự toán của năm thực hiện kế hoạch

- Những căn cứ để lập dự toán cần thuyết minh cụ thể : phương hướng nhiệm vụ, chủ trương , chỉ tiêu công tác

- Những nguyên nhân ảnh hưởng đến tăng giảm

- Những biện pháp thực hiện nhiệm vụ dự toán thu chi

 Nội dung dự toán :

Chi tiêu của nhà trường tạm qui thành 4 nhóm sau :

- Nhóm thanh toán cho cá nhân : bao gồm quỹ lương,tiền

công, các khoản phụ cấp theo lương, tiền thưởng, phúc lợi tập thể ( tàu xe đi phép, thuốc chữa bệnh thông thường cho học sinh, nước uống trong giờ làm việc), các khoản đóng góp (BHXH,BHYT,kinh phí CĐ), các khoản thanh toán khác cho cá nhân( trợ cấp tết, tiết kiệm 10% ngân sách để tăng lương)

- Nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn : thanh toán địch vụ công

cộng, vật tư văn phòng, thông tin tuyên truyền liên lạc, hội nghị phí, công tác phí, chi phí thuê mướn, sửa chữa thường xuyên TSCĐ, chi phí nghiệp vụ chuyên môn ngành giáo dục

- Nhóm chi mua sắm sửa chữa : sửa chữa lớn TSCĐ, mua

TSCĐ

- Nhóm chi các khoản khác : nộp ngân sách cấp trên ( theo

quy định ), chi khác ( lập quỹ dự phòng ổn định thu nhập, lập quỹ phúc lợi, quỹ khen thưởng,quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, chi tiếp khách, chi các khoản thu hộ đặc thù của ngành ), chi hỗ trợ nghỉ việc

 Cách tính toán lập dự toán :

 Trước hết phải xác định các số liệu cơ bản như :

 Số học sinh bình quân cả năm

 Số lớp bình quân

 Số cán bộ- giáo viên bình quân

 Cách tính số học sinh bình quân cả năm :

Số HS có mặt _ Số HS có Số HS tăng Số HS giảm

bình quân cảø năm mặt 1/1 b/q cả năm b/q cả năm

( A ) ( B ) ( C ) ( D )

Số học sinh tăng X số tháng tăng

C =

12 tháng

Số học sinh giảm X số tháng giảm

D =

12 tháng

Thí dụ :

- Số học sinh có mặt tháng 1/2007 là : 1.000

- Số học sinh ra trường tháng 6/2007 là : 400

- Số học sinh tuyển thêm tháng 9/2007 là : 450

Sẽ được tính như sau :

Số học sinh giảm : 400 * 6 = 200 học sinh

12

Số học sinh tăng : 450 * 4 = 150 học sinh

12

Số học sinh bình quân cả năm là :

A = B + C - D

= 1.000 + 150 - 200

= 950 học sinh bình quân

Rồi tiến hành tính toán cho từng nhóm chi như sau :

- Nhóm thanh toán cho cá nhân :

• Mục 100 : Lương chính dựa vào thang bậc lương

• Mục 101 : Tiền công

+ Học phí chính khoá

+ Học phí tin học thí điểm

• Mục 102 : Phụ cấp gồm có

+ Phụ cấp chức vụ

+ Phụ cấp trách nhiệm

+ Phụ cấp độc hại, nguy hiểm

+ Phụ cấp đặc biệt của ngành ( PC ưu đãi 30% )

+ Phụ cấp dạy thêm giờ, thêm lớp

+ Phụ cấp chấm bài

+ Phụ cấp GV.TDTT

+ Phụ cấp thâm niên, vượt khung

• Mục 104 : Tiền thưởng

• Mục 105 : Phúc lợi tập thể ( tàu xe đi phép, thuốc chữa bệnh thông thường cho học sinh, nước uống trong giờ làm việc)

• Mục 106 : Các khoản đóng góp BHXH,BHYT,Kinh phí CĐ

• Mục 108 : các khoản thanh toán khác cho cá nhân ( trợ cấp tết, tiết kiệm 10% ngân sách để tăng lương)

- Nhóm nghiệp vụ chuyên môn :

• Mục 109 : Thanh toán dịch vụ công cộng

• Mục 110 : Vật tư văn phòng

• Mục 111 : Thông tin, tuyên truyền liên lạc

• Mục 112 : Hội nghị phí

• Mục 113 : Công tác phí

• Mục 114 : Chi phí thuê mướn

• Mục 117 : Sửa chữa thường xuyên TSCĐ

• Mục 119 : Chi phí nghiệp vụ chuyên môn ngành giáo dục

- Nhóm chi mua săm sửa chữa :