0. HUONG DAN BIEN SOAN TAI LIEU ISO 9001 : 2015

CƠNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA -      - KHÓA ĐÀO TẠO THỰC HÀNH XÂY DỰNG HTQL SAPHIA “HƯỚNG DẪN BIÊN SOẠN TÀI LIỆU” Người trình bày: LÊ VƯƠNG VŨ Điện thoại: 0904372014 – Email: vuongvu1509@gmail.com Long An, 1/04/2013 4.2 Yêu cầu hệ thống tài liệu Văn Văn bản hóa hóa các tài tài liệu liệu Xây Xây dựng dựng Thực Thực hiện Duy Duy trì trì và Cải Cải tiến tiến TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN Chính sách chất lượng Mục tiêu chất lượng SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Các thủ tục bắt buộc Các hồ sơ bắt buộc Nội Nội dung dung và số số lượng lượng tài tài liệu liệu được quyết định định do: do: a) a) b) b) Quy Quy mô mô và đặc đặc trưng trưng hoạt hoạt động động của Công Công ty ty Sự Sự phức phức tạp tạp và mối mối tương tương tác tác giữa các quá trình trình c) c) Trình Trình độ, độ, năng lực lực của cán cán bộ, bộ, nhân nhân viên viên LÝ SAPHIA Hình Hình thức thức tài tài liệu liệu có thể ở bất kỳ dạng dạng hoặc loại loại phương phương tiện tiện truyền truyền thông thông nào (Giấy (Giấy – – Hình Hình ảnh ảnh – – Vật Vật mẫu mẫu – – File File điện điện tử tử …) …) Các Các tài tài tiệu tiệu và hồ hồ sơ sơ cần cần thiết thiết để để thực thực hiện CÓ CÓ HIỆU HIỆU LỰC LỰC các quá trình trình của Công Công ty ty 4.2 Yêu cầu hệ thống tài liệu MƠ HÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, sổ tay chất lượng Các thủ tục, quy trình, quy định, Hoặc tài liệu có nguồn gốc từ bên Chức nhiệm vụ – Sơ đồ tổ chức phận Mô tả công việc vị trí – Mục tiêu chất lượng, Các hướng dẫn công việc Biểu mẫu, chứng từ (*) QUY CHẾ Là điều quy định thành chế độ để người theo mà thực hoạt động định (tratu.baamboo.com) Là điều định thành chế độ để người, ngành theo mà thi hành (Lạc Việt) Là điều định để nhiều người, nhiều nơi theo mà làm (V.Dict.com) QUY QUY CHẾ CHẾ HOẠT HOẠT ĐỘNG ĐỘNG CÔNG CÔNG TY TY   Quy Quy chế chế Quản Quản lý lý điều điều hành hành   Quy Quy chế chế Lương Lương   Quy Quy chế chế Tài Tài chính   Quy Quy chế chế Khen Khen thưởng, thưởng, kỷ kỷ luật luật  … … (*) SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Là tài liệu cung cấp thông tin tổng quát quán cho nội bên HỆ THỐNG QUẢN LÝ SAPHIA SỔ TAY CHẤT LƯỢNG Nội dung bao gồm: a) Phạm vi áp dụng Hệ thống Quản lý SAPHIA, - Các điều khoản loại trừ lý khơng áp dụng b) Trích dẫn tài liệu chi tiết liên quan bao gồm c) Thể mối tương tác trình hệ thống Cấu trúc bao gồm chương Sổ Sổ tay tay chất chất lượng lượng được biên biên soạn soạn sau sau khi hoàn hoàn thành thành biên biên soạn soạn các quy quy định, định, quy quy trình trình theo theo yêu yêu cầu cầu của Cơng Cơng ty ty  Chương – Q trình hình thành phát triển Cơng ty  Chương – Phạm vi áp dụng  Chương – Các loại trừ  Chương – Hệ thống quản lý chất lượng  Chương – Trách nhiệm lãnh đạo  Chương – Quản lý nguồn lực  Chương – Tạo sản phẩm (*)  Chương – Đo lường, phân tích cải tiến QUY ĐỊNH Là điều định để phải theo, phải thực công việc, hoạt động cụ thể (tratu.baamboo.com) Là tài liệu quy định điều phải theo mà làm việc (V.Dict.com) CÁC CÁC QUY QUY ĐỊNH ĐỊNH THƯỜNG THƯỜNG CÓ CÓ TRONG TRONG CÔNG CÔNG TY TY   Quy Quy định định trao trao đổi đổi thông thông tin tin nội nội bộ   Quy Quy định định thực thực hiện công cơng tác tác an an tồn tồn thiết thiết bị, bị, an an toàn toàn hệ hệ thống, thống, hạ hạ tầng tầng   Quy Quy định định xếp xếp dỡ, dỡ, lưu lưu trữ, trữ, bảo bảo quản quản kho kho  … … (*) THỦ TỤC Là tài liệu mơ tả trình tự phải tn theo để tiến hành cơng việc (tratu.baamboo.com)  Là tài liệu mô tả cách thức cụ thể để tiến hành hoạt động hay trình – từ đầu vào đến đầu – thiết lập theo u cầu quản lý Cơng ty TNHH BAO BÌ SAPHIA Ví Ví dụ: dụ: Thủ Thủ tục tục Tuyển Tuyển dụng dụng Thủ Thủ tục tục Đào Đào tạo tạo Thủ Thủ tục tục Bảo Bảo trì, trì, bảo bảo dưỡng dưỡng MMTB, MMTB, PTVC, PTVC, HTTT HTTT Thủ Thủ tục tục Tiếp Tiếp nhận nhận và triển triển khai khai đơn đơn đặt đặt hàng hàng Thủ Thủ tục tục Lập Lập và triển triển khai khai Kế Kế hoạch hoạch sản sản xuất, xuất, v.v v.v (*) HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC Là tài liệu hướng dẫn chi tiết để thực bước công việc có tính chất phức tạp q trình đó, mà nội dung bước cơng việc khơng thể trình bày hết quy trình mơ tả q trình Ví Ví dụ: dụ: Hướng Hướng dẫn dẫn Bảo Bảo trì, trì, bảo bảo dưỡng dưỡng MMTB MMTB Hướng Hướng dẫn dẫn Bảo Bảo trì trì chi chi tiết tiết tiêu tiêu chuẩn chuẩn Hướng Hướng dẫn dẫn Vận Vận hành hành MMTB MMTB Hướng Hướng dẫn dẫn Hiệu Hiệu chuẩn chuẩn thiết thiết bị bị đo đo lường, lường, v.v v.v (*) BIỂU MẪU Là tài liệu hướng dẫn, quy định nội dung cách thức ghi nhận kết thực hoạt động hay trình Lưu ý: - Form biểu mẫu không quy định phần nội dung phải có phần Header Footer để nhận biết - Biểu mẫu sau ghi nhận trở thành hồ sơ Ví Ví dụ: dụ: Danh Danh mục mục tài tài liệu liệu bên bên ngoài hiện hành hành Danh Danh mục mục hồ hồ sơ sơ Phiếu Phiếu khảo khảo sát sát khách khách hàng, hàng, v.v v.v (*) CÁC TÀI LIỆU KHÁC - Cấu trúc tài liệu khơng thay đổi Tiếp tục rà sốt, hoàn chỉnh nội dung  Đảm bảo phù hợp thực tế khả thi Ví Ví dụ: dụ: Bảng Bảng Mô Mô tả tả công công việc việc Sổ Sổ tay tay thiết thiết bị bị Bộ Bộ Tiêu Tiêu chuẩn chuẩn Bộ Bộ Định Định mức mức Chiến Chiến lược lược chức chức năng của phòng, phòng, ban, ban, phân phân xưởng xưởng (*) - Nội quy Cơng ty có cấu trúc dạng Chương – Điều – Khoản – Mục - Điều lệ hoạt động Công ty, Chiến lược phát triển Cơng ty, Chính sách chất lượng, Sơ đồ HTQL SAPHIA có hình thức trình bày riêng MỘT SỐ NGUYÊN TẮC TRONG SOẠN THẢO TÀI LIỆU Nguyên tắc phù hợp - Luật định, chế định, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Tài liệu phải phù hợp với thực tế khả thi Nguyên tắc cụ thể - Xác định cụ thể mục đích, phạm vi áp dụng - Xác định cụ thể điểm kiểm soát Nguyên tắc quán - Tài liệu cấp không trái hay mâu thuẩn với tài liệu cấp (*) CHU TRÌNH QUẢN LÝ & CẢI TIẾN (14/10/1900 - 20/12/1993) CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ Cấu trúc bao gồm phần QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH I II III IV V Mục đích  WHY Phạm vi áp dụng  WHERE – WHAT Định nghĩa thuật ngữ – Giải thích chữ viết tắt Nội dung  P.D.C.A  WHO – WHAT – HOW … Tài liệu tham khảo  Liệt kê biểu mẫu, phụ lục liên quan Đặc biệt lưu ý mục V NỘI DUNG Hãy đặt câu hỏi với 5W + 1H để xác định nội dung  WHO – Ai thực  Điểm kiểm sốt  WHAT – Điều  WHEN – Khi  Điểm kiểm soát  WHERE – Ở đâu  WHY – Tại  HOW – Thực  Điểm kiểm sốt CÁCH THỨC SOẠN THẢO TÀI LIỆU NỘI BỘ Hình thức trình bày Thủ Tục Dạng văn xuôi Dạng lưu đồ Dạng kết hợp văn xuôi lưu đồ Quy ước ký hiệu trình bày dạng lưu đồ  Đầu vào  Dịng chảy cơng việc  Hoạt động tác nghiệp  Kiểm tra – Xem xét – Xác nhận  Đầu ra/ Lưu trữ hồ sơ Quy ước nhận dạng có sửa đổi nội dung    Thay đổi font – cở chữ – in đậm – in nghiêng … Tăng số lần sửa đổi Dùng trang theo dõi nội dung tài liệu sửa đổi Dấu câu Trâu cày không giết Trâu cày, không giết Trâu cày không được, giết 15 Dấu câu Cho nhà lấy chồng không với chồng cũ Cho nhà lấy chồng mới, không với chồng cũ Cho nhà, lấy chồng không được, với chồng cũ 16 Dấu câu Gia đình có hai vợ chồng hạnh phúc Gia đình có hai vợ chồng hạnh phúc 17 BÀI TẬP (5’) • Hãy xếp từ sau thành câu có nghĩa (được quyền thêm dấu câu tùy thích) TƠI – BẢO – NÓ – KHƠNG – ĐI BÀI TẬP ÁP DỤNG Viết mục đích việc biên soạn tài liệu: Quy định – Quy trình Lập Danh mục hồ sơ đơn vị (*) Rà sốt Quy trình Kiểm sốt tài liệu (*) Câu hỏi & trả lời CÁM ƠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE ! ... hoạt động hay trình Lưu ? ?: - Form biểu mẫu khơng quy định phần nội dung phải có phần Header Footer để nhận biết - Biểu mẫu sau ghi nhận trở thành hồ sơ Ví Ví d? ?: d? ?: Danh Danh mục mục tài tài liệu... NGUYÊN TẮC TRONG SOẠN THẢO TÀI LIỆU Nguyên tắc phù hợp - Luật định, chế định, tiêu chuẩn ISO 900 1: 2008 - Tài liệu phải phù hợp với thực tế khả thi Nguyên tắc cụ thể - Xác định cụ thể mục đích,... trình đó, mà nội dung bước cơng việc khơng thể trình bày hết quy trình mơ tả q trình Ví Ví d? ?: d? ?: Hướng Hướng dẫn dẫn Bảo Bảo trì, trì, bảo bảo dưỡng dưỡng MMTB MMTB Hướng Hướng dẫn dẫn