SỔ TAY CHẤT LƯỢNG ISO 9001 : 2015

Công ty xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng trongCông ty, công ty có trách nhiệm: a Xác định các yếu tố đầu vào cần thiết và kết quả mong đợi từ c

CÔNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA

Nguyễn Thị Đài Trang Nguyễn T Tuyết Nhung Lê Vương Vũ

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1 Giới thiệu về công ty

2 Tài liệu viện dẫn

3 Thuật ngữ và định nghĩa

4 Bối cảnh của Công ty

4.1 Hiểu Công ty và bối cảnh của Công ty

4.2 Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

4.3 Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

4.4 Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

5 Sự lãnh đạo

5.1 Sự lãnh đạo và cam kết

5.1.1 Khái quát 5.1.2 Hướng vào khách hàng 5.2 Chính sách chất lượng

5.2.1 Thiết lập chính sách chất lượng 5.2.2 Truyền đạt chính sách chất lượng 5.3 Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong Công ty

6.1 H ành động để giải quyết rủi ro và cơ hội

6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt mục tiêu

6.3 Hoạch định sự thay đổi

7 Hỗ trợ

7.1 Nguồn lực

7.1.1 Khái quát 7.1.2 Nhân lực7.1.3 Cơ sở hạ tầng 7.1.4 Môi trường cho việc vận hành các quá trình 7.1.5 Các nguồn lực theo dõi và đo lường

7.1.6 Tri thức của Công ty

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

7.2 Năng lực

7.3 Nhận thức

7.4 Trao đổi thông tin

7.5 Thông tin được lập thành văn bản

7.5.1 Khái quát 7.5.2 Tạo mới và cập nhật 7.5.3 Kiểm soát thông tin được lập thành văn bản

8.1 Hoạch định và kiểm soát điều hành

8.2 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

8.2.1 Trao đổi thông tin với khách hàng 8.2.2 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ8.2.3 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ8.2.4 Các thay đổi yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ8.3 Thiết kế, phát triển sản phẩm và dịch vụ

8.4 Kiểm soát các sản phẩm và dịch vụ do bên ngoài cung cấp

8.4.1 Khái quát

8.4.2 Loại hình và mức độ kiểm soát8.4.3 Thông tin cho đơn vị cung cấp bên ngoài 8.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

8.5.1 Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ8.5.2 Nhận biết và xác định nguồn gốc8.5.3 Tài sản của khách hàng hoặc của nhà cung cấp bên ngoài8.5.4 Bảo toàn

8.5.5 Các hoạt động sau giao hàng

8.5.6 Kiểm soát các thay đổi8.6 Chuyển giao sản phẩm và dịch vụ

8.7 Kiểm soát đầu ra không phù hợp

9 Đánh giá kết quả hoạt động

9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

9.1.1 Khái quát9.1.2 Sự thỏa mãn của khách hàng9.1.3 Phân tích và đánh giá9.2 Đánh giá nội bộ

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

9.3 Xem xét của lãnh đạo

9.3.1 Khái quát9.3.2 Đầu vào của xem xét lãnh đạo9.3.3 Đầu ra của xem xét lãnh đạo

10Cải tiến

10.1 Khái quát10.2 Sự không phù hợp và hành động khắc phục10.3 Cải tiến liên tục

Phụ lục 1: Bối cảnh của tổ chức

Phụ lục 2: Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Phụ lục 3: Bảng mô tả tương tác các quá trình

Phụ lục 4 : Sơ đồ tổ chức

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

1 Giới thiệu về công ty

CÔNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA là một trong những công ty đầu tiên của khu vực phíaNam sản xuất túi xách siêu thị được thành lập.Với tôn chỉ hoạt động vì một môi trường xanh hơn –Sạch hơn công ty đã từng bước đi lên và phát triển

Sự hình thành và phát triển của công ty TNHH Bao Bì SAPHIA

• Tên công ty viết bằng tiếng Việt: CÔNG TY TNHH BAO BÌ SAPHIA

• Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: SAPPHIRE PACKAGING CO., LTD

• Tên công ty viết tắt: SAPHIA

• Địa chỉ: 379 Tỉnh Lộ 835 - Ấp 1 - Xã Long Khê - Huyện Cần Đước – Tỉnh Long An – ViệtNam

• Điện thoại: + 84 (072) 3 723 798 Fax : + 84 (072) 3 723 799

• Eamail: trangnguyen@sapphirevn.com Website: www.sapphirevn.com

• Lĩnh vực sản xuất kinh doanh: Sản xuất, mua bán bao bì nhựa và túi xách siêu thị

• Diện tích: 18000 m2

• Tồng lao động: 300 người

2 Tài liệu viện dẫn

- ISO 9001: 2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu

3 Thuật ngữ và định nghĩa

- Tài liệu: Là thông tin, phương tiện hỗ trợ trong công việc.

- Hồ sơ: là kết quả hay bằng chứng (hồ sơ có thể ở dạng trên giấy hoặc bất kỳ định dạng nào

khác như file điện tử hay hình ảnh)

- Quy trình/ Thủ tục: Cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay quá trình

- Quá trình: Là tập hợp các hoạt động có liên quan lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào

thành đầu ra

- Sản phẩm: Kết quả của một quá trình.

- Mục tiêu: Là kết quả phải đạt được.

- Chính sách: Là các ý định và định hướng của Công ty có liên quan đến chất lượng được lãnh

đạo cao nhất công bố chính thức

- Sự phù hợp: sự đáp ứng một yêu cầu

- Sự không phù hợp: không đáp ứng một yêu cầu

- Hành động khắc phục: hành động để loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp và ngăn ngừa

sự tái diễn

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

- Hiệu lực: Là mức độ thực hiện các hoạt động đã hoạch định và đạt được các kết quả theo như

đã hoạch định

4 Bối cảnh của Công ty

a Hiểu Công ty và bối cảnh của Công ty

Công ty xác định các vấn đề bên ngoài (như: môi trường pháp lý, công nghệ, cạnh tranh, thịtrường, văn hóa, xã hội và kinh tế…) và các vấn đề bên trong (như: văn hóa, kiến thức, kếtquả hoạt động của Công ty…) có liên quan đến mục đích, định hướng chiến lược của Công ty

và gây ảnh hưởng đến khả năng đạt được các kết quả dự kiến của hệ thống quản lý chấtlượng

Công ty theo dõi và xem xét thông tin về các vấn đề bên ngoài và nội bộ định kỳ trong cuộchọp xem xét của lãnh đạo hằng năm

Chi tiết tham khảo:

Quy trình nhận diện – xác nhận và phân tích bối cảnh tổ chức.

b Hiểu nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm

Do có tác động hoặc tác động tiềm ẩn tới khả năng của Công ty trong việc cung cấp nhất quáncác sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu luật định và chếđịnh thích hợp, Công ty xác định:

a) Các bên quan tâm có liên quan đến Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng như: Khách Hàng, TổChức Đánh Giá, nhà cung cấp…

b) Các yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan đến Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Công ty theo dõi và xem xét thông tin về các bên quan tâm và các yêu cầu liên quan định kỳhằng năm trong cuộc họp xem xét của lãnh đạo

Chi tiết tham khảo:

Quy trình nhận diện – xác nhận và phân tích bối cảnh tổ chức.

c Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: Túi xách siêu thị và bao bì PP

• Địa điểm áp dụng: 379 Tỉnh Lộ 835 - Ấp 1 - Xã Long Khê - Huyện Cần Đước - Tỉnh Long An

- Việt Nam

Các quá trình chính của hệ thống chất lượng: tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, thực hiện sảnxuất, kiểm tra sản phẩm, nhập xuất kho, giao hàng, và các biện pháp cải tiến hệ thống quản lý chất lượng

Công ty không áp dụng điều mục 8.3 (Thiết kế và phát triển) theo ISO 9001: 2015 vì công tychỉ thực hiện tạo sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng chứ không có nghiên cứu thiết kế tạo

ra sản phẩm mới

Công ty không áp dụng ISO 9001: 2015 đối với Phòng Kế Toán

Công ty không thuê gia công ngoài

d Hệ thống quản lý chất lượng và các quá trình của hệ thống

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

4.4.1 Công ty thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm

các quá trình cần thiết và các mối tương tác của chúng phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩnISO 9001: 2015

Công ty xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng trongCông ty, công ty có trách nhiệm:

a) Xác định các yếu tố đầu vào cần thiết và kết quả mong đợi từ các quá trình;

b) Xác định trình tự và sự tương tác của các quá trình;

c) Xác định và áp dụng các tiêu chuẩn và phương pháp (bao gồm giám sát, đo lường và chỉ

số kết quả hoạt động liên quan) để đảm bảo hoạt động và kiểm soát các quá trình cóhiệu lực;

d) Xác định các nguồn lực cần thiết cho các quá trình & đảm bảo các nguồn lực này luônluôn sẵn sàng;

e) Xác định trách nhiệm và quyền hạn đối với các quá trình;

f) Nhận diện các rủi ro và cơ hội (xem thêm 6.1), lập kế hoạch và thực hiện các hành độngthích hợp để ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro & quản lý cơ hội;

g) Đánh giá các quá trình và thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết để đảm bảo các quá trìnhđạt được kết quả mong đợi;

h) Cải tiến các quá trình và hệ thống quản lý chất lượng

4.4.2 Tùy theo mức độ phức tạp của các quá trình, và các tương tác của các quá trình, tùy theo năng

lực của nhân viên cũng như yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015

a) Công ty xây dựng, duy trì các tài liệu dạng vãn bản để hỗ trợ hoạt ðộng của các quá trìnhb) Lưu giữ hồ sơ làm bằng chứng của các hành động đã thực hiện

Chi tiết tham khảo:

Bảng tương tác của các quá trình (Phụ lục 1)

5 Sự lãnh đạo

a Sự lãnh đạo và cam kết

i Khái quát

Giám Đốc cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng:

a) Chịu trách nhiệm về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

i) Đảm bảo thiết lập chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng phù hợp với bốicảnh và định hướng chiến lược của Công ty;

b) Đảm bảo các quá trình được xây dựng tuân thủ theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015;

c) Sử dụng các phương pháp tiếp cận quá trình và tư duy dựa trên rủi ro;

d) Đảm bảo sẵn có các nguồn lực cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng;

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

e) Truyền đạt tầm quan trọng của hiệu lực quản lý chất lượng và của sự phù hợp với cácyêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng;

f) Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng đạt được kết quả như dự kiến;

g) Tham gia, chỉ đạo và hỗ trợ những nhân viên đóng góp vào tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

h) Cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng;

i) Hỗ trợ các vị trí quản lý khác có liên quan để chứng minh vai trò lãnh đạo của họ tạicác phòng ban/ bộ phận họ quản lý

Chi tiết tham khảo:

- Chính sách chất lượng

- Mục tiêu chất lượng

ii Hướng vào khách hàng

Giám Đốc cam kết hướng vào khách hàng bằng cách:

a) Xác định & đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, các yêu cầu luật định và các yêu cầuchế định;

b) Nhận diện và xử lý tất cả các rủi ro và cơ hội ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm

và khả năng nâng cao sự hài lòng của khách hàng; (Tham khảo mục 6.1)c) Duy trì nâng cao sự hài lòng của khách hàng

b Chính sách chất lượng

i Thiết lập chính sách chất lượng:

Giám Đốc thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng:

a) Phù hợp với mục đích và bối cảnh của Công ty, hỗ trợ các định hướng chiến lược củaCông ty;

b) Cung cấp khuôn khổ cho việc thiết lập các mục tiêu chất lượng;

c) Bao gồm cam kết thỏa mãn các yêu cầu áp dụng;

d) Bao gồm cam kết cải tiến thường xuyên hệ thống quản lý chất lượng;

ii Truyền đạt chính sách chất lượng:

a) Chính sách chất lượng được làm trên khổ giấy lớn treo ở nhiều nơi: khu vực lối đichung, khu vực xưởng may, ở những nơi dễ nhìn thấy cho tất cả nhân viên trong Công ty và cácbên quan tâm có liên quan (nêu ở mục 4.2) đều có thể đọc được, đồng thời được làm trên khổgiấy cỡ nhỏ để phát cho từng nhân viên;

b) Truyền đạt cho tất cả nhân viên trong Công ty thấu hiểu và áp dụng;

c) Sẵn có cho các bên quan tâm (nêu ở mục 4.2)

Chi tiết tham khảo:

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Chính sách chất lượng

c Vai trò trách nhiệm và quyền hạn trong Công ty

Giám Đốc đảm bảo các trách nhiệm và quyền hạn cho từng chức danh được thiết lập, truyềnđạt và thấu hiểu trong Công ty

Giám Đốc phân công trách nhiệm và quyền hạn:

a) Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015;

b) Đảm bảo các quá trình đạt được kết quả như mục tiêu đề ra;

c) Báo cáo cho Giám Đốc về kết quả thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng, về các

cơ hội cải tiến

d) Đảm bảo thúc đẩy hướng vào khách hàng trong toàn bộ Công ty;

e) Đảm bảo duy trì tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng khi có sự thay đổi

Chi tiết tham khảo:

Bảng mô tả công việc cho từng chức danh

Sơ đồ tổ chức

6 Hoạch định

6.1 Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

6.1.1 Công ty xem xét các vấn đề bên ngoài, bên trong (nêu ở mục 4.1) và các bên quan tâm, các

yêu cầu của các bên quan tâm (nêu ở mục 4.2) đồng thời xác định các rủi ro và cơ hội cần

xử lý khi hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng để:

a) Đảm bảo Hệ thống quản lý chất lượng đạt được các kết quả dự định;

b) Tăng cường các tác động mong muốn

c) Ngăn ngừa, giảm thiểu các tác động không mong muốn ảnh hưởng đến hệ thống quản

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

2) Đánh giá hiệu lực của các hành động xử lý rủi ro và cơ hội

Các biện pháp xử lý rủi ro và cơ hội phải thích hợp với các tác động tiềm ẩn đối với sự phùhợp của sản phẩm

Chi tiết tham khảo:

Quy trình nhận diện rủi ro và cơ hội

6.2 Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

6.2.1 Công ty thiết lập các mục tiêu chất lượng tại các cấp, bộ phận chức năng và các quá trình

cần thiết của Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng

Mục tiêu chất lượng:

a) Nhất quán với chính sách chất lượng;

b) Đo lường được;

c) Liên quan đến các yêu cầu phải áp dụng;

d) Liên quan đến sự phù hợp của sản phẩm và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng;e) Trưởng bộ phận theo dõi hàng tháng thông qua Bảng theo dõi thực hiện mục tiêu; Nếumục tiêu không đạt 2 tháng liền Trưởng Phòng phải điều tra nguyên nhân và đưa rahành động khắc phục

f) Được truyền đạt cho tất cả nhân viên phòng ban / bộ phận mình thực hiện;

g) Được cập nhật khi thích hợp;

6.2.2 Khi hoạch định cách thức đạt được các mục tiêu chất lượng, Công ty xác định:

a) Điều gì phải được hoàn thành;

b) Những nguồn lực cần thiết;

c) Những người chịu trách nhiệm;

d) Khi nào được hoàn thành;

e) Kết quả sẽ được đánh giá như thế nào

Chi tiết tham khảo:

Mục tiêu chất lượng

Bảng theo dõi thực hiện mục tiêu.

6.3 Hoạch định sự thay đổi

Khi Công ty xác định nhu cầu cho các thay đổi đối với Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng, cácthay đổi phải được tiến hành một cách hệ thống và có kế hoạch (xem 4.4)

Công ty xem xét:

a) Mục đích của sự thay đổi và hậu quả tiềm ẩn của những thay đổi;

b) Tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng;

c) Sự sẵn có các nguồn lực;

a) Khả năng và những hạn chế của các nguồn lực nội bộ hiện có;

b) Những gì cần phải có từ các nhà cung cấp bên ngoài

a) Nhà xưởng và phương tiện kèm theo;

b) Trang thiết bị, bao gồm cả phần cứng lẫn phần mềm;

c) Các nguồn lực vận chuyển;

d) Công nghệ thông tin và truyền thông.

Chi tiết tham khảo:

Quy trình bảo trì sửa chữa thiết bị

7.1.4 Môi trường cho việc vận hành các quá trình

Công ty xác định, cung cấp và duy trì môi trường cần thiết cho việc vận hành các quá trình

để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ

Môi trường thích hợp có thể là một sự kết hợp của yếu tố con người và vất chất:

a) Xã hội: không phân biệt đối xử, bình tĩnh, không đối đầu

b) Tâm lý: giảm căng thẳng, phòng ngừa kiệt sức, bảo vệ cảm xúc Thông qua quản lý sắp xếp công việc và thời gian nghỉ ngơi

c) Vật lý: tiếng ồn, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thời tiết, vệ sinh …

Quản lý môi trường kho lưu giữ sản phẩm, lưu giữ hóa chất, đóng gói, xếp dỡ … Trưởng các bộ phận / phòng ban phải thiết lập các tài liệu tương ứng để quản lý môi trường làm việc nhằm đáp ưng yêu cầu sản phẩm

Công ty đảm bảo các nguồn lực được cung cấp:

a) Phù hợp với các loại hình cụ thể của các hoạt động giám sát và đo lường được thựchiện;

b) Được duy trì để đảm bảo phù hợp với mục đích sử dụng

Công ty xác định năng lực của các nhân viên thực hiện hoạt động giám sát và đo lường, đồng thời tiến hành đào tạo và đánh giá năng lực của các nhân viên này, đảm bảo các nhân viên này phải đủ năng lực trước khi thực hiện hoạt động giám sát và đo lường Định kỳ hằng năm, Công ty sẽ thực hiện đánh giá năng lực của các nhân viên này

Chi tiết tham khảo:

Quy trình đào tạo

7.1.5.2 Liên kết chuẩn đo lường

Khi liên kết chuẩn đo lường là một yêu cầu, hoặc công ty xem xét đây là một phần thiếtyếu của việc cung cấp sự tin cậy về tính xác thực của các kết quả đo, thiết bị đo:

a) Được hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận định kỳ hoặc trước khi sử dụng, các tiêuchuẩn phải liên kết với các chuẩn đo lường quốc tế hoặc quốc gia Trường hợp không

có các chuẩn này thì Công ty phải lưu hồ sơ dạng văn bản để làm bằng chứng khi cáccăn cứ được sử dụng để hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận;

b) Được nhận biết để xác định tình trạng hiệu chuẩn/ kiểm định của thiết bị đo;

c) Giữ gìn tránh bị điều chỉnh, hư hỏng hoặc suy giảm có thể làm mất hiệu lực các trạngthái hiệu chuẩn và các kết quả đo lường sau đó

Đối với các kết quả đo trước đó đã bị ảnh hưởng bất lợi khi có thiết bị đo lường được pháthiện là không phù hợp, công ty thực hiện xác định giá trị của các kết quả đo đó và có hànhđộng thích hợp cần thiết

Chi tiết tham khảo

Quy trình hiệu chuẩn thiết bị đo lường.

7.1.6 Tri thức của Công ty

Công ty xác định các tri thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình để đạt được sự phùhợp của sản phẩm

Tri thức của công ty là kiến thức đặc trưng của Công ty, bao gồm:

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

a) Nguồn nội bộ như: sở hữu trí tuệ, kiến thức thu được từ kinh nghiệm; bài học kinh nghiệm từ những dự án thành công – thất bại, ghi lại và chia sẻ các tri thức và kinh nghiệm không thành văn, kết quả của những cải tiến trong quá trình và sản phẩm, … b) Nguồn bên ngoài như: tiêu chuẩn, kiến thức thu thập từ khách hàng hoặc nhà cungcấp…

Công ty duy trì hồ sơ và đảm bảo tính sẵn có của tri thức

Công ty xem xét tri thức hiện có và xác định làm thế nào để có được hoặc tiếp cận nhữngtri thức bổ sung cần thiết và các cập nhật theo yêu cầu để đáp ứng với các nhu cầu và xuhướng thay đổi

Chi tiết tham khảo:

Quy trình quản lý tri thức

7.2 Năng lực

Công ty:

a) Xác định các năng lực cần thiết của tất cả nhân viên làm việc dưới sự kiểm soát củaCông ty có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chấtlượng;

b) Đảm bảo tất cả nhân viên trên có năng lực dựa trên giáo dục, đào tạo, hoặc kinh nghiệm thích hợp;

c) Khi thích hợp, Công ty có những hành động (cụ thể như: tổ chức đào tạo nội bộ hoặc bênngoài, các cố vấn … ) để có được những năng lực cần thiết, và đánh giá tính hiệu lực củacác hành động này;

d) Công ty lưu giữ hồ sơ làm bằng chứng chứng minh năng lực

Chi tiết tham khảo:

Quy trình đào tạo

7.3 Nhận thức

Công ty đảm bảo tất cả nhân viên làm việc dưới sự kiểm soát của Công ty có nhận thức về:

a) Chính sách chất lượng;

b) Các mục tiêu chất lượng liên quan;

c) Các đóng góp của họ đối với tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cảcác lợi ích của việc cải tiến hệ kết quả hoạt động chất lượng;

d) Những tác động của sự không phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Chi tiết tham khảo:

Quy trình đào tạo

7.4 Trao đổi thông tin

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Công ty xác định việc trao đổi thông tin nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lýchất lượng bao gồm:

a) Những gì sẽ trao đổi;

b) Khi nào sẽ trao đổi;

c) Trao đổi với ai;

d) Trao đổi như thế nào;

e) Người trao đổi

Trao đổi thông tin nội bộ thông qua email, điện thoại, các cuộc họp, bảng thông báo nội bộ …Trao đổi thông tin với bên ngoài thông qua email, điện thoại, fax, chuyển phát nhanh (đối vớibưu phẩm dạng văn bản)

Công ty cam kết các phương tiện được sử dụng để trao đổi thông tin như: email, điện thoại …luôn thông suốt để việc truyền đạt thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác

7.5 Thông tin được lập thành văn bản

7.5.1 Khái quát

Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty bao gồm:

a) Các thông tin dạng văn bản (các tài liệu, hồ sơ … ) theo yêu cầu bởi Tiêu chuẩn ISO9001: 2015;

b) Các thông tin dạng văn bản (các tài liệu, hồ sơ … ) mà Công ty xác định là cần thiết đểđảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng;

7.5.2 Tạo mới và cập nhật

Khi tạo mới và cập nhật các thông tin được lập thành văn bản (các tài liệu, hồ sơ, …) Công

ty đảm bảo một cách thích hợp:

a) Việc nhận biết và mô tả (tiêu đề, ngày, người lập, số tham chiếu);

b) Định dạng trình bày (ngôn ngữ, cỡ chữ, font chữ, phiên bản phần mềm, hình ảnh) vàdạng phát hành (giấy, điện tử);

c) Xem xét và phê duyệt sự thích hợp và thỏa đáng;

7.5.3 Kiểm soát thông tin được lập thành văn bản

7.5.3.1 Các thông tin được lập thành văn bản (các tài liệu, hồ sơ, …) của Công ty được kiểm soát

để đảm bảo:

a) Sẵn có và phù hợp cho việc sử dụng, bất cứ khi nào và bất cứ ở đâu khi cần thiết;

b) Được bảo vệ thích hợp (không bị mất tình trạng bảo mật, sử dụng sai mục đích, hoặcmất tính nhất quán)

7.5.3.2 Để kiểm soát các thông tin được lập thành văn bản (các tài liệu, hồ sơ, …) Công ty xác

định các hoạt động sau, khi thích hợp:

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

a) Phân phối, truy cập, thu hồi và sử dụng;

b) Bảo quản, bảo vệ, bao gồm cả đảm bảo mức độ rõ ràng;

c) Kiểm soát các thay đổi (ví dụ như kiểm soát phiên bản)

d) Lưu giữ và hủy bỏ

Công ty bảo quản, nhận biết và kiểm soát các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài

Các thông tin được lập thành văn bản (các tài liệu, hồ sơ, …) mà cần được lưu giữ để làmbằng chứng cho sự phù hợp thì sẽ được bảo vệ khỏi sự thay đổi ngoài ý muốn theo quytrình kiểm soát tài liệu và quy trình kiểm soát hồ sơ

Các báo cáo được chấp nhận để trên máy tính được xem là hồ sơ (bản mềm) Các hồ sơnày được các phòng ban tự kiểm soát phải tuân thủ như sau:

- Lập danh mục

- Tạo thư mục lưu theo dự án hoặc thời gian

- Sắp xếp theo thứ tự của danh mục đã lập

- Phân công nhân viên phụ trách về IT để thực hiện back up định kỳ hàng tuần để tránhmất dữ liệu

- Các file hồ sơ lưu phải ở dạng PDF để tránh sửa được

Chi tiết tham khảo:

- Quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu

- Quy trình kiểm soát hồ sơ

8 Điều hành

8.1 Hoạch định và kiểm soát điều hành

Công ty lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các quá trình (như được nêu trong 4.4), để đápứng các yêu cầu cung cấp các sản phẩm và dịch vụ, và để thực hiện các hành động xác địnhrủi ro và cơ hội (trong 6.1), bằng cách:

a) Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm;

b) Thiết lập tiêu chí cho:

1) Các quá trình;

2) Việc chấp nhận sản phẩm và dịch vụ;

c) Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm

và dịch vụ;

d) Thực hiện kiểm soát các quá trình theo các chuẩn mực;

e) Xác định, duy trì và lưu giữ hồ sơ nhằm:

1) Đảm bảo các quá trình được thực hiện theo hoạch định;

2) Chứng minh sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ theo các yêu cầu;

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG

Công ty không thuê gia công ngoài (Tham khảo 4.3)

Chi tiết tham khảo:

Quy trình mua hàng

Quy trình kiểm soát sản xuất bao PP và túi xách.

8.2 Yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

8.2.1 Trao đổi thông tin với khách hàng

Công ty trao đổi thông tin với khách hàng bao gồm:

a) Cung cấp các thông tin liên quan đến sản phẩm;

b) Xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, bao gồm cả những thay đổi;

c) Thu thập thông tin phản hồi của khách hàng liên quan đến các sản phẩm, bao gồm cảcác khiếu nại của khách hàng;

d) Xử lý hoặc kiểm soát tài sản của khách hàng;

e) Thiết lập các yêu cầu cụ thể cho các hoạt động dự phòng, khi có liên quan

8.2.2 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ

Khi xác định các yêu cầu đối với sản phẩm được cung cấp cho khách hàng, Công ty đảmbảo rằng:

a) Xác định các yêu cầu về sản phẩm, bao gồm:

1) Các yêu cầu luật định, chế định áp dụng, 2) Những yêu cầu được cho là cần thiết do Công ty xác định;

b) Công ty có khả năng đáp ứng các yêu cầu đối với các sản phẩm mà mình cung cấp

8.2.3 Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm và dịch vụ

8.2.3.1 Công ty đảm bảo có khả năng đáp ứng các yêu cầu đối với các sản phẩm và dịch vụ cung

cấp cho khách hàng Công ty tiến hành xem xét trước khi cam kết cung cấp sản phẩm vàdịch vụ cho khách hàng, bao gồm:

a) Các yêu cầu xác định bởi khách hàng, bao gồm các yêu cầu cho việc giao hàng vàhoạt động sau giao hàng;

b) Các yêu cầu khách hàng không đưa ra nhưng cần thiết cho mục đích sử dụng, khi đãbiết;

c) Yêu cầu do Công ty xác định;

d) Các yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm;

e) Các yêu cầu hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác với những gì đã được xác nhận trướcđó