QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP VỀ CẤP ĐIỆN PHA, PHA TỪ LƯỚI ĐIỆN HẠ THẾ CHO KHÁCH HÀNG Phần I: Phân tích Quy trình tác nghiệp I Giới thiệu: Hiện làm Công ty Điện lực Đây Cơng ty Điện lực có địa bàn hoạt động rộng với dân số đông, tốc độ thị hóa nhanh nên nhu cầu sử dụng điện lớn Số lượng khách hàng phát triển nhanh nhiều tiềm lượng Đơn xin lắp đặt công tơ ngày nhiều bị dồn lại không kịp triển khai lắp đặt phục vụ khách hàng Các đơn xin lắp khách hàng bị ứ đọng, việc giải thời gian kéo dài Không chậm việc lắp công tơ mà kể công tơ treo lên rồi, số trường hợp khách hàng sử dụng điện tháng sau có hóa đơn tốn Mặc dù tượng Giám đốc thường xuyên nhắc nhở họp giao ban hàng tuần chưa có dấu hiệu cải thiện Khi nghiên cứu kiến thức hữu ích mơn Quản trị tác nghiệp, tơi muốn phân tích lại quy trình tác nghiệp cấp điện pha, pha từ lưới điện hạ cho khách hàng để hiểu lại có chậm trễ cơng tác lắp đặt công tơ cho khách hàng tình trạng phát hành chậm hóa đơn cho khách hàng phận liên quan làm việc nhiệt tình vất vả II Phân tích tình huống: Mơ tả quy trình: Theo quy định thời gian hồn tất thủ tục ký kết HĐMBĐ đóng điện cho khách hàng khơng q 07 ngày làm việc (trừ trường hợp chậm trễ khách quan), bao gồm bước công việc thể qua lưu đồ sau: Tài liệu TT Bộ phận thực Nội dung công việc Phiếu tiếp nhận hồ sơ đăng ký mua điện; Tổ thiết kế - PKD Khảo sát, Thiết kế Biên thỏa thuận vị trí đặt cơng tơ; Bản thiết kế Bảng tổng hợp dự toán Tổ thiết - PKD Lập Dựkế toán Phương án CPLĐ; Phương án Giấy đề nghị nộp tiền tạm thu phí lắp đặt cấp Khách hàng Tạm thu chi phí lắp đặt, ký HĐMBĐ điện; Phiếu thu; HĐMBĐ Phòng KHVT Cấp cơng tơ, vật tư Tổ TTDVKH - PKD Phiếu xuất VT Lĩnh thiết bị, in Phiếu treo tháo Phiếu treo tháo Đội lắp đặt, Đội Quản lý điện, Tổ Thi công, treo cơng tơ treo tháo Biên treo tháo Phòng Kỹ thuật, Biên nghiệm Đội LĐ, Tổ treo Nghiệm thu thu tháo, Đội QL điện Bảng Tổng hợp Phòng KHVT Tổng hợp tốn vật tư Chi phí LĐ Tổ TTDVKH PKD Nhập số liệu, chuyển thông tin, trả Hợp đồng, toán CP lưu hồ sơ Quyết tốn Phiếu hẹn tốn chi phí lắp đặt cấp điện - Thi công, treo công tơ: phận Đội Quản lý điện, Đội lắp đặt kéo đường điện, đóng hòm Sau treo cơng tơ, Tổ treo tháo phải hoàn thiện Biên treo tháo chuyển Đội lắp đặt ký chuyển Phòng Kỹ thuật tổ chức nghiệm thu - Nghiệm thu có phận: Phòng Kỹ thuật, Quản lý khách hàng, Treo tháo cơng tơ, Đội lắp đặt Đại diện phòng Kỹ thuật Chủ tịch hội đồng nghiệm thu - Sau hoàn thiện hồ sơ, mã hóa hồ sơ HĐMBĐ quản lý phận tiếp nhận đăng ký mua điện Các vấn đề bất cập, nguyên nhân: - Mặc dù công việc phân theo công đoạn cho phận xảy tình trạng hồ sơ bị dồn lại, thời gian lắp đặt cơng tơ cho khách hàng kéo dài có hàng tháng Nguyên nhân chủ yếu chậm trễ việc triển khai phận không liên kết phối hợp chặt chẽ phận: + Trong tồn cần làm rõ trách nhiệm Phòng KHVT cấp cơng tơ: Cơng tơ Cơng ty Điện lực sử dụng lắp đặt cho khách hàng tùy ý lấy thị trường mà phải lấy từ Tổng công ty sản xuất Xưởng công tơ để đảm bảo chất lượng có kiểm nghiệm chặt chẽ Do có nhu cầu Công ty phải đặt kế hoạch xin cấp từ Tổng Với lượng khách hàng tăng nhanh tất địa bàn lượng cơng tơ Tổng phải cấp cho Công ty lớn Lượng công tơ pha (chủ yếu phục vụ sinh hoạt) dự trữ không nhiều, đặc biệt công tơ pha (chủ yếu phục vụ sản xuất, kinh doanh) thường xun phải chờ đợi Phòng Kế hoạch vật tư có liên hệ chặt chẽ với Tổng vào thời gian cao điểm cung ứng vật tư chậm phòng phần ảnh hưởng đến tiến trình lắp đặt + Tổ DVKH nhận Hồ sơ khách hàng lại chưa muốn lấy cơng tơ cấp tồn nhiều có lệnh thi cơng đầy đủ khơng báo cáo Trưởng phòng để báo cáo Giám đốc đạo kịp thời + Tổ treo tháo công tơ: nhận công tơ từ Tổ Dịch vụ khách hàng để đóng số, sau đóng xong khơng phối hợp với Đội lắp đặt mà để dồn lại đợt nên tiến độ bị chậm dần + Việc nghiệm thu lắp đặt cơng tơ pha khó tìm vị trí địa khách hàng thiết kế ghi chung chung khơng có số điện thoại khách hàng + Hồ sơ nghiệm thu Phòng Kỹ thuật giải chậm chủ yếu Phòng phải giải nhiều việc liên quan đến sửa chữa vận hành lưới điện nên việc nghiệm thu chậm tiến độ - Hiện tượng phát hành hóa đơn chậm cho khách hàng lắp công tơ chủ yếu nguyên nhân sau: + Bộ phận treo tháo: không hoàn thiện Biên treo tháo sau treo + Tình trạng chuyển dồn tuần có khoảng 700 hồ sơ từ Phòng Kinh doanh sang Phòng Kỹ thuật có tuần khơng có nên Phòng khơng giải kịp thời Việc hồn thiện hồ sơ sau lắp đặt chậm dẫn đến việc nhập thông tin khách hàng chậm không Tờ cơng ghi số cơng tơ kịp thời nên hóa đơn tháng sau lắp công tơ cung cấp cho khách hàng - Ngoài ra, việc rà sốt hồ sơ chưa chặt chẽ: nhiều hồ sơ lưu thiếu chứng từ, có trường hợp chữ ký Biên treo tháo không thống với Đơn đề nghị khách hàng Bộ phận DVKH thiếu BBTT khơng có ý kiến với Đội Lắp đặt - Công tác nghiệm thu chất lượng chưa tốt, thất lạc vẽ, thiếu chữ ký, tiến độ chậm Biên nghiệm thu trình ký Giám đốc không kẹp hồ sơ cấp điện nên Giám đốc không kiểm sốt thời gian thi cơng Biện pháp giải để cải thiện tình trạng trên: - Phải có Sổ ký nhận bàn giao rõ ràng phận trình luân chuyển, hồ sơ, vật tư, thiết bị - Có quy định rõ ràng số ngày giải phòng, phận, trường hợp chậm tiến độ Giám đốc vào Sổ giao nhận để gắn kết trách nhiệm cho khâu - Phòng KHVT phải có kế hoạch dự phòng lượng vật tư cần thiết để tránh tình trạng gián đoạn thiếu vật tư - Các Tổ DVKH, Tổ treo tháo thuộc Phòng Kinh doanh trực tiếp giao dịch, luận chuyển hồ sơ với Phòng song phải có trách nhiệm báo cáo khó khăn vướng mắc với Trưởng phòng Kinh doanh báo cáo trực tiếp Phó Giám đốc Kinh doanh để đạo giải - Có xếp phân công công việc rõ ràng cá nhân Phòng Kỹ thuật để có phận chun giải vấn đề lắp đặt công tơ không gây ứ đọng hồ sơ nghiệm thu ưu tiên cho công tác vận hành sửa chữa lưới điện - Định kỳ ngày tuần Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật, phòng Kế hoạch vật tư phải có báo cáo văn số liệu cụ thể công tác lắp đặt công tơ với Giám đốc Kinh doanh để đạo đơn vị phối kết hợp với thật nhuần nhuyễn, liên tục Phần II Áp dụng nội dung môn Quản trị tác nghiệp vào công việc Quản trị tác nghiệp chức tổ chức với Maketing tài kế tốn Là người làm cơng tác tổ chức, quan tâm đến việc biết sản phẩm dịch vụ Công ty tạo cán quản lý tác nghiệp cần phải làm Trong cơng việc tơi áp dụng kiến thức quản trị tác nghiệp vào lĩnh vực tổ chức sau: - Phân giao công việc cho phận, đơn vị cho phù hợp chức năng, khơng bỏ sót nhiệm vụ cần thiết quy trình sản xuất với chủ trương phân cơng nhiệm vụ rõ ràng, không chồng chéo, gắn trách nhiệm chặt chẽ thông qua thước đo chất lượng cụ thể (quy định thời gian hồn thành, tiêu chuẩn khơng để xảy sai phạm…) - Phân giao nhiệm vụ cụ thể cho người: phù hợp với khả song phù hợp với chức danh, bố trí người phù hợp với yêu cầu công việc - Phân giao định mức vật tư, lao động phù hợp phận - Tính lương lao động phù hợp - Quy định cách thức phối hợp phòng ban, đơn vị sản xuất trình tác nghiệp nhiệm vụ Công ty Phần III Kết luận: Để kết thúc, cho rằng, người lãnh đạo thực phải có kỹ quản trị tác nghiệp, điều giúp nhà lãnh đạo điều khiển doanh nghệp hướng chiến lược đặt ra, đảm bảo mắt xích máy hoạt động chung doanh nghiệp kết hợp với chặt chẽ thực chức nhiệm vụ - tảng thành cơng doanh nghiệp Tài liệu tham khảo: - Giáo trình học môn Quản trị hoạt động - Bài giảng thầy giáo lớp - Các tài liệu Quy trình Công ty Điện lực .. .1 Mơ tả quy trình: Theo quy định thời gian hoàn tất thủ tục ký kết HĐMBĐ đóng điện cho khách hàng khơng q 07 ngày làm việc (trừ trường hợp chậm trễ khách quan), bao gồm bước... xin cấp từ Tổng Với lượng khách hàng tăng nhanh tất địa bàn lượng cơng tơ Tổng phải cấp cho Công ty lớn Lượng công tơ pha (chủ yếu phục vụ sinh hoạt) dự trữ không nhiều, đặc biệt công tơ pha. .. tin khách hàng chậm không Tờ công ghi số cơng tơ kịp thời nên hóa đơn tháng sau lắp công tơ cung cấp cho khách hàng - Ngồi ra, việc rà sốt hồ sơ chưa chặt chẽ: nhiều hồ sơ lưu thiếu chứng từ,