NHỮNG NGUYÊN tắc cơ bản và SAI lầm THƯỜNG mắc PHẢI TRONG đàm PHÁN

Chính vì vậy, để đạt được một cuộc đàm phán thành công, các bên đàm phán cần phải nắm vững bản chất của đàm phán, các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải, từ đó vận dụng v

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM

KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH

- -Bộ môn: ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

Đề tài :

NHỮNG NGUYÊN TẮC CƠ BẢN VÀ SAI LẦM THƯỜNG MẮC PHẢI TRONG

ĐÀM PHÁN

Nhóm 1 Lớp HP:

GVHD : Lừng Thị Kiều Oanh

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1

Mục lục

Lời mở

đầu 4

I - Khái niệm đàm phán trong kinh doanh quốc tế 5

II - Các nguyên tắc đàm phán cơ bản 6

III - Những điểm cần lưu ý và những sai lầm cần tránh trong đàm phán 8

1 Những điểm cần lưu ý 8

2 Những sai lầm cần tránh trong đàm phán 11

IV - Kỹ năng đàm phán 13

1 Những điểm cơ bản để tránh lỗi thông thường 13

2 Những nguyên tắc dẫn đến thành công trong đàm phán 14

3 Những điều cần tránh để đàm phán không thất bại 17

Phần kết luận 19

LỜI MỞ ĐẦU

Trong cuộc sống hằng ngày, mỗi người chúng ta dù muốn hay không muốn cũng vẫn là một nhà đàm phán Nhưng để trở thành một nhà đàm phán giỏi thì không đơn giản Muốn thành nhà đàm phán giỏi phải có khả năng, có kiến thức, có kinh nghiệm, phải học tập và phấn đấu không ngừng

Kinh doanh là một lĩnh vực kinh tế, xã hội xuất hiện từ rất lâu đời Việc kinh doanh luôn là một thử thách hấp dẫn nhiều người Câu nói: “ phi thương bất phú” là động lực cho nhiều người, chỉ có kinh doanh mới nhanh giàu, mới mang lại những lợi nhuận hấp dẫn, tiền bạc và của cải Đối với những người làm kinh doanh cần rất nhiều

kỹ năng cần thiết để thành công, không ngừng rèn luyện để nâng cao trình độ bản thân Bởi thương trường là chiến trường và hằng giờ vẫn có rất nhiều người tài giỏi dấn thân vào con đường khốc liệt này Đặc biệt trong điều kiện hiện nay, khi hội nhập

và toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, kinh doanh quốc tế trở thành một tất yếu khách quan đối với mọi quốc gia thì việc đàm phán là một hoạt động không thể thiếu và có vị trí quan trọng đặc biệt

Kỹ năng đàm phán trong kinh doanh đóng một vai trò quan trọng với công việc làm ăn Chính vì vậy, để đạt được một cuộc đàm phán thành công, các bên đàm phán cần phải nắm vững bản chất của đàm phán, các nguyên tắc cơ bản và những sai lầm thường mắc phải, từ đó vận dụng vào đàm phán để đạt được mục tiêu thỏa mãn nhu cầu các bên tham phán Hôm nay, nhóm 1 sẽ nghiên cứu về đề tài “ Đàm phán là gì ? Nguyên tắc vầ sai lầm khiến một cuộc đàm phán thành công, đàm phán thất bại? ” để hiểu rõ hơn những vấn đề về đàm phán

Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thiện đề tài, nhưng cũng khó tránh khỏi thiếu sót Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến từ giáo viên để đề tài hoàn thiện hơn

I KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH QUỐC TẾ

Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận

và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia Francois de Cailere, một nhà đàm phán, thương thuyết nổi tiếng của Pháp ngay từ năm 1716 đã khẳng định: "Một nhà đàm phán kinh doanh giỏi phải là người mềm dẻo như ngọn cỏ và cũng phải cứng rắn như một khối

đá Người đó phải có phản xạ ứng xử nhanh nhậy và phải là người biết lắng nghe, lịch

sự và có thể đem lại cảm giác dễ chịu cho đối tác Song đồng thời cũng phải biết tranh luận, thuyết phục bằng cách biết hé lộ, đưa ra những thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác Nhà đàm phán giỏi cũng phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là

bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan.”

Trong môi trường kinh doanh quốc tế, việc triển khai quá trình đàm phán và việc các bên nhận thức như thế nào về mối quan hệ là điểm mấu chốt Quá trình đàm phán trong kinh doanh quốc tế chịu sự tác động của nhiều yếu tố từ bên ngoài quá trình này Sự khác biệt văn hóa hiện diện trên các cấp độ khác nhau là một trong những yếu tố quan trọng nhất: Trên cấp độ quốc gia, đó là sự khác biệt của văn hóa dân tộc; Trên cấp độ tổ chức, bên cạnh sự tác động của văn hóa dân tộc là sự tác động của văn hóa tổ chức; Trên cấp độ cá nhân, mỗi cá nhân tham gia vào quá trình đàm phán đều có những đặc điểm văn hóa khác nhau; Những đặc điểm đó không chỉ phụ thuộc vào văn hóa dân tộc, văn hóa tổ chức mà nhà đàm phán đại diện, mà còn được quyết định bởi tính cách cá nhân, trình độ văn hóa, kinh nghiệm nghề nghiệp của nhà đàm phán Trong đàm phán kinh doanh quốc tế, những khác biệt về văn hóa tao nên một thách thức lớn cho các nhà đàm phán, đòi hỏi phải có sự hiểu biết và tính mềm dẻo thì mới có thể vượt qua Khả năng đánh giá được các khác biệt văn hóa và điều khiển được đúng cách là yếu tố quan trọng giúp cuộc đàm phán trong kinh doanh quốc

tế thành công Các bên càng hiểu và thích ứng với nhau thì bầu không khí đàm phán càng thuận lợi, các bên càng thấy rõ lợi ích chung và càng sẵn lòng hợp tác để cùng chiến thắng

Vậy, đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong

đó các bên, có nền tảng văn hóa khác nhau, tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất.

II CÁC NGUYÊN TẮC ĐÀM PHÁN CƠ BẢN

1 Muốn đàm phán thành công phải xác định rõ mục tiêu đàm phán một cách khoa học, phải kiên định, khôn ngoan bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời phải biết ứng phó một cách linh hoạt, sáng ạo trong từng trường hợp cụ thể

Đàm phán là quá trình bàn bạc, thỏa thuận giữa các bên, nhằm đi đến ý kiến thống nhất, nên đàm phán là quá trình các bên đưa ra yêu cầu, tiếp nhận, phân tích yêu cầu của đối tác, đồng thời tiếp nhận, phân tích các lập luận, lý lẽ của họ trên cơ sở đó

sẽ nhượng bộ đối tác hoặc chấp nhận sự nhượng bộ của họ, nếu thành công sẽ ký hợp đồng, đạt được lợi ích cho cả hai bên, chứ không phải quá trình mỗi bên khăng khăng bảo vệ lợi ích của riêng mình Chính vì vậy, muốn đàm phán thành công thì phải chuẩn bị công phu, kỹ lưỡng, xây dựng các mục tiêu đàm phán khoa học, chuẩn bị những lập luận vững chắc để thuyết phục đối tác, kiên định bảo vệ mục tiêu của mình, đồng thời phải nhanh nhạy, linh hoạt, phân tích và phát hiện ra những phương án hay của đối tác, đem lại lợi ích lớn hơn cho các bên, trong trường hợp này, nên khôn khéo thay đổi, chấp nhận phương án của đối tác, để cuộc đàm phán thành công tốt đẹp

2 Phải biết kết hợp hài hòa giữa bảo vệ lợi ích của phía mình với việc duy trì và phát triển mối quan hệ với các đối tác.

Đàm phán là quá trình thảo luận, thuyết phục giữa các bên mà giữa họ có những điểm chung đồng thời lại có những điểm bất đồng Để dần mở rộng phần chung, thu hẹp dần phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất Nếu quan niệm lợi ích của các bên đàm phán là “ một tổng không đổi”, và mỗi bên chỉ cố gắng bảo vệ lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích phía bên kia thì sẽ không bao giờ có được hợp đồng Đàm phán thành công - ký hợp đồng, tức vừa giữ được mối quan hệ, vừa đảm bảo lợi ích các bên, nên đàm phán là quá trình thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn “ hợp tác” và “ xung đột” Trong đàm phán phải tránh khuynh hướng: đàm phán theo kiểu quá “ mềm”, chỉ chú trọng gìn giữ mối quan hệ giữa hai bên, mà không quan tâm bảo vệ lập trường của mình, hậu quả là bị đối phương dồn ép, phải đi từ nhượng

bộ này tới nhượng bộ khác, cuối cùng tuy ký được hợp đồng nhưng phải gánh chịu mọi thiệt thòi Ngược lại, cũng phải tránh khuynh hướng đàm phán theo kiểu quá

“cứng”, khăng khăng bảo vệ lập trường của mình làm cho đàm phán tan vỡ, không ký được hợp đồng hoặc ký được hợp đồng nhưng đối phương bị ép quá không thực hiện nổi Đàm phán theo kiểu nguyên tắc chính là phương án tối ưu giúp đồng thời thực hiện được cả hai mục đích: bảo vệ lợi ích của mình và duy trì, phát triển mối quan hệ với các đối tác đàm phán

3 Đảm bảo nguyên tắc “ Đôi bên cùng có lợi”.

Người đàm phán cần bảo vệ lợi ích của phía mình, trong phạm vi đã được xác định có thể tìm được lợi ích càng nhiều càng tốt, mặt khác, bất cứ nhà đàm phán nào cũng phải thỏa mãn nhu cầu thấp nhất của đối tác Nếu không làm được điều đó, cuộc đàm phán sẽ tan vỡ

4 Đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại không phải là lấy việc thực hiện mục tiêu của một bên nào đó làm tiêu chuẩn duy nhất, mà phải sử dụng một loạt các tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp.

- Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu: Đây là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá một cuộc đàm phán thành công hay thất bại Muốn đánh giá kết quả của một cuộc đàm phán, cần xem xét: kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu xác định ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp?

- Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành - chi phí thấp nhất: tiến hành một cuộc đàm phán phải có những chi phí nhất định, thông thường, trong đàm phán hợp đồng ngoại thương có 3 loại chi phí sau: chi phí cơ bản, chi phí trực tiếp của đàm phán, chi phí cơ hội

- Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên

5 Đàm phán là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật.

Trước hết đàm phán là một khoa học, khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách có hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên tham gia Tính phân tích nhằm giải quyết vấn đề trong đàm phán được thể hiện trong suốt quá trình đàm phán Tính hệ thống đòi hỏi phải có sự nhất quán trong suốt quá trình đàm phán Với tư cách là một khoa học đúng nghĩa của nó, đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác, như luật, kế toán- tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa học, nghệ thuật giao tiếp nhằm giúp nhà đàm phán tìm ra được phần chung của các bên đàm phán, trên cơ sở đó dự báo được kết quả đàm phán và tìm được hướng đi thích hợp cho quá trình đàm phán

Đồng thời, đàm phán luôn là một nghệ thuật, Với tư cách là một nghệ thuật, đàm phán là chuỗi thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao tiếp, trình bày, thuyết phục , chấp nhận sự thuyết phục, dẫn dắt vấn đề, khả năng sử dụng các kỹ xảo đàm phán một cách khéo léo, đúng lúc, đúng cách, mang lại hiệu quả cao

Nếu chỉ đến thế kỷ XX đàm phán mới được công nhận là một khoa học, thì ngay từ thời tiền trung cổ, khi giữa các bộ lạc người xuất hiện nhu cầu giao lưu và trao đổi hàng hóa, đàm phán đã xuất hiện như một nghệ thuật Muốn đạt đến trình độ nghệ thuật thì nhà đàm phán phải nỗ lực học hỏi, rèn luyện, phấn đấu không ngừng

III NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý VÀ NHỮNG SAI LẦM TRONG ĐÀM PHÁN

1 Những điểm cần lưu ý.

“ If you are going to play a game properly you’d better know the rule”

( The Essence of negotiation - Jean M Hiltrop and Sheila Udall)

1.1 Đàm phán là một việc tự nguyện

Đàm phán đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của tất cả các bên liên quan Các bên tham gia đàm phán vì họ muốn vấn đề nhanh chóng được giải quyết và tin rằng đàm phán có thể giúp họ đạt nhiều lợi ích hơn “ Cùng có lợi” là một yếu tố cốt lõi trong cuộc đàm phán Nhưng một số người đàm phán cho rằng, mục tiêu quan trọng nhất của họ vẫn là lợi dụng những sơ hở của đối tác hoặc luôn muốn mình chiến thắng trong cuộc đàm phán, nếu làm như vậy thì họ sẽ bị thất bại ngay từ lúc bắt đầu

vì nếu quyền lợi của bên còn lại không được quan tâm thì chắc chắn họ sẽ rút lui để không bị ảnh hưởng trong cuộc đàm phán đó

Ví dụ:

Tình huống 1: Chung và cuộc đàm phán với người nhân viên xuất sắc Chung hiểu rằng công ty của anh đang phát triển thuận lợi là nhờ vào những nhân viên cốt cán của công ty Một trong những nhân viên đó là Đức, cánh tay đắc lực của anh Gần đây, Chung nghe được thông tin có một công ty khác đang săn đón Đức với mức lương hấp dẫn Nếu Đức chuyển đi, công ty sẽ phải tuyển người thay thế Điều này chắc chắn sẽ gây thiệt hại vì ngoài việc phải chi phí một khoản lớn để tuyển chọn người mới, công ty còn mất đi một nhân viên đầy triển vọng Chung đang nghĩ đến một cuộc thương lượng với Đức để đưa ra những thoả thuận thuyết phục Đức ở lại tiếp tục đóng góp cho công ty (nguồn Internet)

Tình huống 1 cho thấy cuộc thương lượng giữa Chung và Đức là vì lợi ích chung, đôi bên cùng có lợi, về phía Chung thì công ty của anh vẫn sẽ tiếp tục phát triển hơn nữa khi Đức quyết định vẫn sẽ ở lại đóng góp cho công ty, còn về phía Đức thì anh sẽ thăng tiến hơn trong công việc hay nhận được những điều kiện tốt khi anh

đã thoả thuận với Chung trước đó

Tình huống 2: Thành và cuộc đàm phán đòi bồi thường.

Thành sang Trung Quốc để yêu cầu công ty của Fang bồi thường một khoản tiền về lô hàng xe đạp không đúng theo đơn hàng mà công ty của Thành đã đặt trước Tuy biết có nhiều nhà cung cấp khác sẵn sàng cung cấp sản phẩm xe đạp cho công ty mình nhưng Thành không muốn xáo trộn tuyến cung cấp ổn định được thiết lập từ 3 năm nay với công ty của Fang Trong khi đàm phán, Fang cho biết, công ty của cô không có khả năng bồi thường bằng tiền mặt cho công ty của Thành, cô chỉ có thể đổi lại những chiếc xe không đúng theo yêu cầu của đơn đặt hàng mà thôi Thành cho rằng nếu, Fang không bồi thường bằng tiền mặt thì công ty của anh không phục hồi được uy tín trước những khách hàng đã mua phải xe đạp bị lỗi Khi nghe Fang giải trình về tình trạng bế tắc của công ty, Thành đã không giấu được vẻ mặt thất vọng Sau đó anh bực bội rời khỏi phòng đàm phán và ngay lập tức ra sân bay về nước Fang rất bối rối nhưng vì sợ mất thể diện nên cô đã không mời Thành quay lại Sự hợp tác của hai công ty chấm dứt ngay sau sự đổ vỡ trong cuộc đàm phán này (nguồn

Internet)

Tình huống 2 cho thấy việc đàm phán đòi bồi thường của Thành thì anh đã không đạt được ý nguyện (lose) và Fang đã thắng (win) vì công ty của Fang làm sai hợp đồng mà vẫn không phải bồi thường Vì vậy, Thành đã chủ động rút lui vì quyền lợi của anh trong cuộc đàm phán này không được quan tâm dẫn đến cuộc đàm phán này bị thất bại

1.2 Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thoả thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thoả thuận mới thoả mãn cả đôi bên.

Đàm phán không phải là một sự kiện mà phải là một quá trình Nếu muốn đạt được kết quả đàm phán như mong muốn, người đàm phán phải đầu tư thời gian và công sức Đàm phán cũng chú ý đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhưng vẫn chú trọng đến lợi ích của bản thân và có tính đến lợi ích của đối tác Nhà đàm phán phải xây dựng được các phương án mang tính thay thế vừa phù hợp với lợi ích của mình, vừa phù hợp với lợi ích của bên đối tác khiến hai bên từ đối kháng đi đến điều hòa Trong quá trình đàm phán, nếu như một bên muốn thay đổi một thoả thuận hiện tại bằng một thoả thuận mới tốt hơn mà các bên tham gia đàm phán vẫn đạt được lợi ích nhất định thì khi đó việc đàm phán mới có thể bắt đầu một lần nữa để có thể thoả mãn nhu cầu của đôi bên

1.3 Chỉ xảy ra khi các bên cùng hiểu rằng sự việc chỉ được quyết định khi có thoả thuận chung, còn nếu sự việc chỉ có thể quyết định đơn phương thì không cần xảy ra đàm phán.

Đàm phán là quá trình thảo luận, thuyết phục giữa các bên, mà giữa họ có những điểm chung nhưng đồng thời cũng có những điểm bất đồng, để dần mở rộng phần chung, thu hẹp dần phần bất đồng nhằm đi đến ý kiến thống nhất Nếu quan niệm lợi ích của các bên đàm phán là “ một tổng không đổi” mà mỗi bên chỉ cố gắng bảo vệ quan điểm của mình và nhanh chóng đưa ra quyết định mà không quan tâm đến những ý kiến của bên còn lại, thì cuộc đàm phán sẽ không thể nào diễn ra như ý muốn Vì vậy, mỗi bên tham gia cần phải hiểu rằng, để có được một cuộc đàm phán thành công thì cần phải có sự thống nhất về quyết định của tất cả các bên tham gia

1.4 Thời gian là những yếu tố quan trọng trong đàm phán

Thời gian và thời hạn có thể giúp bất kỳ bên nào trong đàm phán - thương lượng tùy theo hoàn cảnh và trường hợp Sau đây là một số lưu ý cho việc đàm phán - thương lượng, có thể dùng trong việc tranh thủ thời gian , để tạo lợi thế cho mình :

Đầu tiên là phải biết kiên nhẫn và bình tĩnh , không được nóng vội,việc quyết định vấn đề thường xảy ra ở 1/5 thời gian cuối cùng của tổng số thời gian trong đàm phán -thương lượng Nếu như một việc giải quyết nhanh một cuộc đàm phán -thương lượng mang lại một lợi ích tốt thì ta cần giải quyết nhanh không nên dây dưa và kéo dài

Trong đàm phán -thương lượng bạn nên biết thời hạn của bên kia, tức là họ dự tính thời gian cuối cùng họ sẽ quyết định là bao giờ, nhưng lại không được để cho bên kia biết được thời hạn quyết định của bạn Khi biết được thời hạn của bên kia thì bạn

sẽ thấy càng đến gần thời hạn thì mức độ "sốt sắng" của bên kia càng lên cao và họ dễ nhượng bộ

Ví dụ: Một người thế chấp một miếng đất cho ngân hàng để vay tiền kinh doanh Hạn trả lại tiền là 2 năm Miếng đất trị giá theo thị trường là 80 "cây" nhưng ngân hàng chỉ định giá trị là 60"cây" Người kia làm ăn thua lỗ, mất tiền nên phải tính bán đất trả nợ Anh ta đòi tới 80 "cây" Nhưng chỉ còn hai tháng nữa là đến hạn ngân hàng lấy đất Vào những ngày cuối anh ta phải chịu bán với giá 70 cây để còn dư 10 cây khi ngân hàng lấy đất

Luôn luôn nhớ rằng, thông thường thì bạn khó có được kết quả nhanh chóng trong đàm phán -thương lượng Nếu bạn dự định cố gắng đạt được kết quả trong một thời hạn nào đó mà không đạt được, thì nên bền chí và kiên nhẫn kéo dài thời gian

1.5 Cuộc đàm phán thành công là cuộc đàm phán có các bên cùng đạt được mong muốn tong phạm vi nào đó

- Trong việc đàm phán các bên phải theo đuổi lợi ích của mình vừa điều chỉnh lợi ích để đi đến sự nhất trí của hai bên