Tìm hiểu quy trình bán hàng tại công ty xăng dầu cà mau

- Kể từ ngày sát nhập về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam này là Tập đoànXăng dầu Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ cung ứng xăng dầu và các sản phẩm hóadầu với tư cách là đại diện của Tập đoàn

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1 : Công ty xăng dầu Cà Mau

Hình 1.2 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Xăng dầu Cà Mau.Hình 1.3 : Biểu đồ tổng doanh thu 2015 - 2017

Hình 2.1 : Bàn làm việc của Chuyên viên

Hình 2.2 : Kho chứa xăng dầu của Công ty

Hình 2.3 : Phòng kinh doanh của Công ty

Hình 2.4 : Nhân viên đang bơm xăng tại cửa hàng

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1: Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu từ 2015 - 2017

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU

CÀ MAU (PETROLIMEX)

1.1 Sơ lược chung về công ty

Tên công ty : Công ty Xăng dầu Cà Mau ( PETROLIMEX CÀ MAU)

Mã số thuế : 2000109850

Nhãn hiệu thương mại công ty:

Trụ sở chính tại : Số 989, đường Lý Thường Kiệt - Phường 6 - Thành Phố

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển

- Công ty Xăng dầu Cà Mau (Petrolimex Cà Mau) tiền thân là Công ty Vật

tư tổng hợp Minh Hải, đucợ thành lập theo Quyết định số 41/QĐ - 76 ngày03.04.1976 của UBND Cách mạng tỉnh Cà Mau Thánh 12 năm 1985 thực hiệnquyết định số 747/VT-QĐ của Bộ trưởng Bộ Vật tư ( nay là Bộ Công Thương) vềviệc chuyển Công ty vật tư tổng hợp Minh Hải về trực thuộc Bộ Vật tư Tháng12/1994 Bộ Thương Mại quyết định chuyển Công ty Vật tư Tổng hợp Minh Hải vềtrực thuộc Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam ( nay là tập toàn xăng dầu ViệtNam) Tháng 7 năm 2000, đổi tên thành Công ty Xăng dầu Cà Mau theo Quyếtđịnh của Bộ Thương Mại

- Kể từ ngày sát nhập về Tổng công ty xăng dầu Việt Nam này là Tập đoànXăng dầu Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ cung ứng xăng dầu và các sản phẩm hóadầu với tư cách là đại diện của Tập đoàn xăng dầu Việt Nam tổ chức kinh doanh vàphục vụ cho nhu cầu địa bàn tỉnh Cà Mau, Công ty hoạt động kinh doanh phục vụtrong điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều bởi vốn kinh doanh luôn được đáp ứng đầy

đủ khổng phải vay của các tổ chức tín dụng, nguồn hàng kịp thời và đầy đủ chomọi thời điểm, nguồn tiền lương và thu nhập người lao động được cân đối và điềuhòa toàn ngành Kết hợp chặt chẽ những yếu tố thuận lợi của ngành với các biệnpháp tổ chức điều hành kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trường xăngdầu địa bàn Cà Mau và khu vực ĐBSCL, tích cực phát triển đầu tư xây dựng hệthống mạng lưới cơ sở kho cảng, cửa hàng kinh doanh khang trang và hiện đại, đổimới lực lượng lao động có chất lượng ngày càng cao, tổ chức bộ máy và mạng lướikinh doanh phù hợp Công ty luôn hoàn thành nghĩa vụ ngân sách nhà nước, quy

mô doanh nghiệp phát triển liên tục; thị trường có sự tham gia cạnh gtranh của cácdoanh nghiệp đầu mối nhập khẩu và kinh doanh xăng dầu khác như: Thươngnghiệp Cà Mau, Mekongpetro, Petro Vietnam, SaigonPetro, Công ty xăng dầuQuân đội nhưng thị phần bán xăng dầu nội địa toàn quốc Tập đoàn xăng dầu ViệtNam chiếm thị phần trên 50%; tại thị trường xăng dầu trên địa bàn Cà Mau, Công

ty chiếm giữ trên 45%

1.2 Ngành nghề - lĩnh vực hoạt động

- Buôn bán nhiên liệu rắn, khí, lỏng và các sản phẩm khác.

- Petrolimex Cà Mau kinh doanh các mặt hàng xăng dầu, các sản phẩm hóa

dầu, gas, vật tư kỹ thuật chuyên dùng, vận tải, hàng thủ công mỹ nghệ, giữ hộ xăngdầu đồng thời, có nhiệm vụ dự trữ quốc gia hàng chiến lược P10 phục vụ cho anninh quốc phòng, phòng chống thiên tai trên địa bản tỉnh Cà Mau

1.3 Cơ cấu tổ chức nhân sự

1.3.1 Sơ đồ tổ chức

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Xăng dầu Cà Mau

1.3.2 Nhiệm vụ các phòng ban

- Ban Giám Đốc:

+ Xác định phương hướng, lập ra kế hoạch sản xuất và tiêu thụ, tínhtoán các định mức kỹ thuật phụ vụ việc xác định giá thành sản phẩm, ký kếtcác hợp đồng

+ Quyết định các biện pháp bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật trựtrong công ty, kiểm tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty

+ Quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lí trong côngty

- Phòng kinh doanh:

Chủ TịchKiêm Giám Đốc

PGĐ

Kỹ Thuật

PGĐKinh Doanh

Phòng

Tổ ChứcHành Chính

Phòng

Kế Toán TàiChính

Phòng

Kinh Doanh

PhòngQuản Lý KỹThuật

+ Lập kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn trình báo Giám đốc xétduyệt, báo cáo tổng hợp tình hình kinh doanh của công ty theo định kỳ

+ Khai thác thị trường tiêu thụ, thương lượng với khách hàng, trựctiếp trả lời những thắc mắc của khách hàng

+ Quản lí các hợp đồng kinh tế kinh doanh trong công ty

+ Soạn thảo văn bản, trình Giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại

và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật của văn bản đó

+ Tổ chức các hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty

+ Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảochính xác, kịp thời , an toàn

+ Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của

cơ quan

+ Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nânglương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước

+ Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ vàđột xuất

+ Phối hợp cùng với phòng Kinh doanh, phòng Phát triển dự án lập hồ

sơ dự thầu các công trình Công ty tham gia đấu thầu

+ Hướng dẫn, giám sát và kiểm tra các đơn vị trực thuộc trong quátrình sản xuất về mặt kỹ thuật, chất lượng, tiến độ, an toàn lao động, máymóc thiết bị và vệ sinh môi trường

+ Nghiên cứu xây dựng kế hoạch, phương án đổi mới công nghệ,trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty.

1.4 Kết quả hoạt động

Năm2015

Năm2016

Năm2017

3 Lợi nhuận trước thuế tr.đ (8.550) 1.665 13.520

4 Lợi nhuận sau thuế tr.đ (8.550) 1.665 10.140

7 Thu nhập bình quân tr.đ 4.800 5.460 6.530

Bảng 1: Tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế chủ yếu từ 2015 - 2017

Hình 1.3 Biểu đồ tổng doanh thu 2015 - 2017

- Qua số liệu trên thể hiện kết quả thực hiện những chỉ tiêu chủ yếu hoạtđộng sản xuất kinh doanh của công ty những năm 2015 đến 2017 ta nhận thấy:Doanh thu xăng dầu công ty trực tiếp bán ra có tăng và có giảm nguyên nhân là dogiá xăng dầu biến động theo giá thế giới

- Kể từ năm 2015 đến năm 2017 lượng xăng dầu bán ra tăng trung bình 7%nguyên nhân là do lượng cửa hàng xăng dầu mở mới liên tục nên lương xăng dầubán lẻ cho khách hàng cố định trên địa bàn Cà Mau tăng lên, nhưng do Công týthực hiện cơ chế giá bán lẻ xăng dầu vùng 2 theo quy định nhà nước, thông thươngxăng cao hơn 200 đồng/lít và diezel cao hơn bình quân 160/lít so với vùng 1 ởKiên Giang là yếu tố cơ bản làm cho lượng xăng dầu bán cho khách hàng vận tảitrên đường quốc lộ 1A giảm đáng kể Tuy nhiên, do tác động của giá xăng dầu liêntục tăng tạo sức ép đẩy giá bán xăng dầu trong nước tăng cao là yếu tố chính làmtăng doanh thu bán hàng và do áp dụng giá bán vùng 2 làm tăng chênh lệch lãi gộpbán hàng và làm tăng lợi nhuận kinh doanh mặt hàng xăng và giảm lổ các mặthàng dầu

*Kết quả 6 tháng đầu năm 2018

- Tổng doanh thu: 540.1 tỷ đồng, trong đó doanh thu xăng dầu là 525.1 tỷđồng, đạt 57% so kế hoạch năm và đạt 122% so với cùng kỳ

- Tổng lợi nhuận kinh doanh: lãi 3.77 tỷ đồng, đạt 88% kế hoạch năm, trong

đó lợi nhuận xăng dầu: 3.34 tỷ đồng, bằng 90% kế hoạch năm và bằng 96% so vớicùng kỳ

1.5 Thuận lợi - Khó khăn

*Thuận lợi:

- Công ty hoạt động kinh doanh phục vụ trong điều kiện thuận lợi hơn rấtnhiều bởi vốn kinh doanh luôn được đáp ứng đầy đủ không vay của các tổ chức tíndụng, nguồn hàng kịp thời và đầy đủ mọi thời điểm, nguồn tiền lương và thu nhậpngười lao động được cân đối và điều hòa toàn ngành

*Khó khăn:

- Công ty xây dựng kế hoạch chiến lược kinh doanh chưa rõ ràng và phù hợp

với xu thế vận động của nền kinh tế thị trường Kế hoạch và chiến lược phát triểncòn lệ thuộc ràng buộc quá lớn vào những quy định ràng buộc của Tập đoàn về cácchỉ tiêu mục tiêu của lĩnh vực hoạt động Chiến lược phát triển kinh doanh còn thụđộng bỏi các chính sách và cơ chế điều hành của chính phủ đối với ngành hàngxăng dầu, trong những năm qua công ty hoàn toàn chưa có những kế hoạch dài hạn

về tổ chức mạng lưới kinh doanh, về đầu tư đổi mới công nghệ Vì thế, đã tạo nênlúng túng và chậm đổi mới của toàn Tập đoàn nói chung và Công ty xăng dầu CàMau nói riêng cũng nằm trong tình trạng đó Sự chậm trễ trong công tác hoạch

định chiến lược phát triển kinh doanh sẽ không tận dụng kịp thời những cơ hội vàhạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, điều đó càng có ý nghĩa trong giaiđoạn nền kinh tế đang chuyển mình và phát triển mạnh mẽ như hiện nay.

1.6 Định hướng phát triển

- Ban giám đốc cùng tập thể lãnh đạo mạnh dạn khởi xướng và thực hiện đổimới sáng tạo trong doanh nghiệp có chủ đề và có chương trình hành động cho từnglĩnh vực cụ thể, áp dụng các biện pháp điều hành thực hiện kế hoạch bằng các quyđịnh và quy chế, chính sách chặt chẽ, phù hợp điều kiện đơn vị Vì vậy, các địnhhướng kế hoạch từng bước được thực hiện và đảm bảo đơn vị phát triển sản xuấtkinh doanh thuận lợi và an toàn; Luôn dành sự quan tâm đặc biệt cho các anh emcòn khó khăn về đời sống: trợ cấp laapk quỹ hỗ trợ, quỹ thưởng thường xuyên, tổchức cho lao động xuất sắc hằng năm đi tham quan học tập các đơn vị bạn ở trongnước và thế giới, động viên cán bộ công nhân viên an tâm trong công tác

CHƯƠNG 2 : KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU CÀU MAU (PETROLIMEX)

2.1 Mô tả về bộ phận thực tập

- Văn phòng được làm việc từ thứ hai đến thứ bảy và thông thường buổisáng bắt đầu làm từ 7h30h đến 11h, buổi chiều lúc 1h30 đến 5h

- Văn phòng làm việc bao gồm :

+ Nguyễn Văn Thể, Trưởng phòng kinh doanh

+ Nguyễn Phước Dư, Phó phòng kinh doanh

+ Phạm Thái Nhuận, Chuyên viên

Nhiệm vụ của từng người

Trưởng phòng :

- Phân tích tình hình kinh doanh xăng dầu, xây dựng kế hoạch, định hướng kinh doanh của công ty và các đơn vị trực thuộc Tham gia xây dựng các định mức liên quan đến kinh doanh như: Tồn kho, hao hụt, công nợ vv

- Trực tiếp kiểm tra và duyệt các loại văn bản như: Dự thảo hợp đồng, Tờ trình giá bán hàng hóa, bảng thanh toán cước vận chuyển, bảng đề nghị sửa chữa, chi phí sữa chữa và chi phí khác

- Năm bắt thông tin về nguồn hàng, có kế hoạch nhập hàng Trực tiếp đàm phán với khách hàng về giá cả, lượng hàng bán ra

- Lập đơn hàng kinh doanh tháng với Tập đoàn và tờ trình duyệt giá bán xăng dầu trình giám đốc quyết định

Phó phòng :

- Trực tiếp phụ trách công tác bán hàng ký duyệt đơn hàng xăng dầu, giải quyết bán hàng và ký duyệt hóa đơn bán hàng theo đúng qui chế bán hàng Theo dõi ký duyệt lệnh xuất kho kiêm điều động, phiếu di chuyển điều động hàng hóa nội bộ và khách hàng đại lý

- Theo dõi quản lý hoạt động kinh doanh của hệ thống đại lý bán lẻ xăng dầuthuộc Công ty như: Theo dõi việc thực hiện giao nhận hàng hóa, thanh toán thù lao, cước vận chuyển xăng dầu, các chính sách khuyến mãi, phải thường xuyên

liên hệ với các đại lý để bán hàng và ghi nhận những ý kiến đóng góp của khách hàng để trình báo lại ban lãnh đạo giải quyết.

- Chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho xăng dầu của cửa hàng

- Thay mặt giải quyết các công việc và các vấn đề trong phòng khi Trưởng phòng đi vắng

Chuyên Viên :

- Thực hiện công tác báo cáo thống kê các hoạt động kinh doanh của Công

ty và lập báo theo qui định của Tập đoàn và cơ quan quản lý Nhà nước

- Lập kế hoạch, đơn hàng kinh doanh xăng dầu hàng tháng và phân tích số liệu tình hình kinh doanh tại các cửa hàng đại lý

Hình 2.1: Bàn làm việc của Chuyên viên

+ Lưu trữ hồ sơ chứng từ xuất nhập hàng hóa, hóa đơn bán hàng, phiếu xuấtkho kiêm vận chuyển nội bộ gọn gàng ngăn nắp

+ Lập báo cáo số liệu nhanh số liệu báo cáo xuất tồn của cửa hàng theo đúngthời gian qui định, lập báo cáo số liệu tại thời điểm tăng giảm giá

2.2 Công việc thực tập tại công ty.

- Đến phòng kinh doanh, gặp gỡ và làm quen anh chị trong bộ phận kinh

doanh để hiểu được môi trường làm việc của công ty, sớm thích nghi với môi trường làm việc của phong kinh doanh

- Được anh chị phổ biến một số nội quy, giờ giấc làm việc:

+ Sáng làm việc từ 8h đến 11h30

+ Chiều làm việc từ 14h đến 17h30

+ Giữ gìn vệ sinh chung trong phòng làm việc

+ Ra vào phải đóng cửa phòng

- Vào kho quan sát các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty, biết được qui mô kho hàng và cách làm việc của các nhân viên ở đó

Hình 2.2: Kho chứa xăng dầu của Công ty

- Vệ sinh dọn dẹp phòng làm việc và các máy tính trên bàn làm việc sạch sẽ,

sắp xếp các giấy tờ tài liệu không liên quan đến công việc vào tủ cất chứa tài liệu Tiếp là để giấy A4 vào máy in sẵn để khi nhân viên thực hiện tác nhanh hơn đỡ phải mất thời gian

Hình 2.3: Phòng kinh doanh của Công ty

- Đọc số liệu đơn hàng cho nhân viên đánh máy ( đối với những đơn hàng ghi chép)

Sau đó là được Trưởng phòng kinh doanh cho đi theo chuyên viên thị trường khảo sát thị trường, ghi lại số liệu tiêu thụ hằng tháng ở các đại lý cửa hàng xăng lẻ

*Quy trình bán hàng ở cửa hàng xăng dầu lẻ : Đầu tiên là nhân viên bán sẽ

hướng dẫn khách hàng vào vị trị, chào hỏi và xác nhận nhu cầu của khách hàng (loại hàng, số lượng) Tiếp đó, khách hàng sẽ được yêu cầu xác nhận màn hình cột bơm đang ở số 0 Sau đó, nhân viên Petrolimex sẽ thực hiện bơm xăng/dầu đúng,

đủ theo yêu cầu của khách hàng Hoàn tất công việc bơm xong, khách hàng sẽ được nhân viên Petrolimex mời xác nhận màn hình cột bơm trước khi thanh toán Cuối cùng là bước nhân viên Petrolimex nhận, xác nhận số tiền và cảm ơn khách hàng

Hình 2.4: Nhân viên đang bơm xăng tại cửa hàng

Việc áp dụng quy trình bán hàng 5 bước trên của Tập đoàn Petrolimex với mục đích công khai minh bạch giao dịch tại các cửa hàng xăng dầu Petrolimex Quy trình này cũng giúp chuẩn hóa phong cách phụ vụ thân thiện, kỹ năng ứng xử

chuẩn mực, văn minh và cũng giúp cũng cố vững chắc niềm tin của người tiêu dùng vào chất lượng dịch vụ của Petrolimex.

* Quy trình nhập hàng của Petrolimex :

- Trước khi xe vào nhập kiểm tra hoá đơn chứng từ, lệnh vận chuyển, phiếu xuất kho, đơn hoá nghiệm chất lượng lô hàng Kiểm tra các điều kiện về an toàn PCCN, kiểm tra mức nhiên liệu hiện có trong Java xe ô tô Sau đó thực hiện các thao tác nhập hàng Cho xe vào vị trí thăng bằng kiểm tra để ổn định mặt xăng, dầu

và lắng tách nước.Tiến hành kiểm tra các vị trí niêm phong hàng hoá: Tình trạng con niêm, đối chiếu số hiệu từng con niêm đã ghi trong hoá đơn chứng từ Con niêm phải nguyên vẹn, đúng số hiệu

- Kiểm tra số lượng hàng hóa: Kiểm tra xác định mức chứa xăng dầu trong xitéc ôtô So với mặt trên của tấm mức Kiểm tra Bazem dung tích xe, so sánh hàngháo thực tế của xe ( lượng ghi trong hóa đơn) Đo tính xác định hàng thực nhận tại Xitéc ôtô Kiểm tra nước trong Xitéc ôtô bằng thuốc thử nước

- Kiểm tra chất lượng Hàng hóa:

+ Bằng cảm quản quan: Quan sát màu sắc, độ trong của nhiên liệu, quan sát mức độ bay hơi của nhiên liệu

+ Bằng phương pháp kỹ thuật: Đo tỷ trọng, nhiệt độ

+ So sánh kết quả kiểm tra với hóa đơn và chứng chỉ phẩm chất

+ Căn cứ vào tỷ trọng xăng, dầu ở 150C kiểm tra, với tỷ trọng ở 150C trong hoá đơn gốc hoặc đơn hoá nghiệm nếu mức chênh lệch D15 không vượt quá ± 0,0012 thì đủ điều kiện nhập hàng

+Xăng dầu trước khi nhập hàng phải tiến hành lấy mẫu và lưu mẫu mỗi khoang 01 lít Mẫu lưu là mẫu đã được đo tính kiểm tra thống nhất các thông số kỹthuật ( Các thông số kỹ thuật trước lúc nhập hàng) Cửa hàng xăng dầu phải mở sổ theo dõi mẫu lưu, ghi đầy đủ các mục trong sổ lưu mẫu Lưu đồng thời đơn hoá nghiệm cùng với chai mẫu

+Mẫu lưu được lưu tại tủ lưu mẫu, tủ lưu mẫu đặt ở vị trí không bị ánh nắng mặt trời tác động trực tiếp vào và phải đảm bảo an toàn tuyệt đối về cháy nổ