Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Thành

Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần phải có sự tham gia của hoạt động quản lý. Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đã và đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý. Với thời cơ và thách thức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản lý cho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng tăng, là một yêu cầu có tầm quan trọng chiến lược đối với quá trình phát triển lâu dài của các doanh nghiệp Việt Nam. Hiệu quả hệ thống quản lý tổ chức được thể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo…Hệ thống quản lý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tương xứng với bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trở nên quan trọng trong vai trò quản lý của mình. Nhưng bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trước hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó là một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo. Bộ máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lượng đội ngũ quản lý cũng phải ngày càng được năng cao. Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộ phải phù hợp với năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy. Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lãnh đạo. Ngày nay xu hướng chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài) tạo ra ảnh hưởng lan toả, tích cực góp phần nâng cao năng lực cán bộ và chất lượng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam. Thấy được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành, được sự giúp đỡ của mọi người trong công ty em đã nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty để hiểu rõ được sự tác động của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của công ty, thấy được mặt ưu và mặt còn hạn chế.

Báo cáo thực tập tổng hợp Lời mở đầu Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần phải có sự tham gia của hoạt động quản lý. Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đã và đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý. Với thời cơ và thách thức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản lý cho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng tăng, là một yêu cầu có tầm quan trọng chiến lợc đối với quá trình phát triển lâu dài của các doanh nghiệp Việt Nam. Hiệu quả hệ thống quản lý tổ chức đợc thể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo Hệ thống quản lý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tơng xứng với bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trở nên quan trọng trong vai trò quản lý của mình. Nhng bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trớc hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó là một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo. Bộ máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lợng đội ngũ quản lý cũng phải ngày càng đợc năng cao. Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộ phải phù hợp với năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy. Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lãnh đạo. Ngày nay xu hớng chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu t trực tiếp nớc ngoài) tạo ra ảnh hởng lan toả, tích cực góp phần nâng cao năng lực cán bộ và chất lợng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam. Thấy đợc vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành, đợc sự giúp đỡ của mọi ngời trong công ty em đã nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty để hiểu rõ đ- ợc sự tác động của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của công ty, thấy đ- ợc mặt u và mặt còn hạn chế. Đào Tất Thắng - Lớp 620 1 Báo cáo thực tập tổng hợp chơng I khái quát chung về công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành 1. Khát quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Tân Thành trớc đây là hợp tác xã vận tải Tân Thành. Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tốc độ phát triển đô thị một cách nhanh chóng của địa phơng cũng nh các nơi khác, nhu cầu xây dựng hạ tầng cơ sở đang tăng lên, các thành viên sáng lập hợp tác xã đã quyết định thành lập Công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành cùng với việc mở rộng ngành nghề kinh doanh của mình. Công ty Tân thành đợc thành lập vào ngày 19/06/1999 trên cơ sở là hợp tác xã vận tải Tân Thành. Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 1 phờng Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Công ty Tân Thành đợc thành lập dới sự cho phép của sở kế hoạch và đầu t Quảng Ninh phòng đăng ký kinh doanh và quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh. 2. Hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Ngành nghề kinh doanh: Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp; Thi công các công trình giao thông; Thi công các công trình cấp thoát nớc và vệ sinh môi trờng Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật t vật liệu xây dựng. Vận tải hàng hoá đờng bộ Đào Tất Thắng - Lớp 620 2 Báo cáo thực tập tổng hợp 2.2. Đặc điểm hoạt động Công ty Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Tuy nhiên công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng kỹ thuật. Công ty có 3 mảng hoạt động chính đó là: thi công các công trình hạ tầng, thi công các công trình cấp thoát nớc, kinh doanh vật t thiết bị và vận tải hàng hoá đờng bộ. Đối với các công trình hạ tầng thì công ty thờng đợc đảm nhận công việc san nền, làm đờng nội bộ, đó là những khâu đầu tiên của một công trình xây dựng, vì vậy một yêu cầu đặt ra là những công trình mà công ty đảm nhận phải đảm bảo đúng tiến độ. Nếu không đúng tiến độ thì sẽ ảnh hởng tới các khâu sau này của công trình. 2.3. Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua. 2.3.1 Về giá trị tổng sản lợng Bảng 1: Giá trị tổng sản lợng Đơn vị: triệu đồng 2002 2003 2004 TH % TH % TH % Giá trị tổng sản lợng 28.300 100 31.124 100 33.676 100 Xây lắp 18.400 65,02 22.120 71,07 26.257 77,97 Kinh doanh vật t, cho thuê thiết bị 9.900 34,98 9.004 28,93 7.419 22,03 Qua bảng chỉ tiêu chúng ta thấy giá trị tổng sản lợng (GTTSL) của Công ty năm sau cao hơn năm trớc: năm 2002 đạt 28.300 triệu đồng bằng 116,7% so với năm 2001; năm 2003 đạt 31.124 triệu đồng bằng 109,9% so với năm 2002; năm 2004 đạt 33.676 triệu đồng bằng 108,2% so với năm 2003. Nh vậy mức tăng trởng giá trị tổng sản lợng hàng năm của công ty vào khoảng từ 10-15%. Đây là một thành công đáng kể đối với một công ty có tuổi đời hơn 6 năm. 2.3.2 Kết quả kinh doanh Đào Tất Thắng - Lớp 620 3 Báo cáo thực tập tổng hợp Bảng 2: Kết quả kinh doanh Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1. Lợi nhuận (tr.đồng) 234 250 300 2. Vốn sản xuất (tr.đồng) 26.000 27.525 30.138 3. Doanh thu (tr.đồng) 22.500 23.069 25.106 4. Chi phí (tr.đồng) 22.266 22.819 24.806 5. Tỷ suất lợi nhuận theo vốn (%) 0,9 0,91 0,99 6. Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí (%) 1,05 1,09 1,21 7. Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu (%) 1,04 1,08 1,19 Doanh thu của Công ty Tân Thành có sự tăng trởng đều đặn. Năm 2002, đạt 22.500 triệu đồng; năm 2003, doanh thu đạt 23.069 triệu đồng bằng 102,5% so với năm 2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồng bằng 108,8% so với năm 2003 (tăng 8,8%). Về lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trớc và đạt 80 85% kế hoạch đề ra. Đào Tất Thắng - Lớp 620 4 Báo cáo thực tập tổng hợp Chơng II: phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành 1. Tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của công ty 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tại công ty các phòng ban đợc bố trí tách biệt và trởng phòng của mỗi phòng cũng đều có phòng riêng. Tuy nhiên do công ty đợc bố trí tại nơi có vị trí chật hẹp lại chung một khu nhà với một công ty khác cho nên việc tu sửa nâng cấp là rất khó khăn. Công ty có các phòng sau: 1) Phòng Tổ chức Hành chính 2) Phòng Tài chính kế toán 3) Phòng Kinh tế kế hoạch 4) Phòng Thiết bị 5) Phòng Thi công Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có u điểm là tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng ngời độc lập với nhau. Đào Tất Thắng - Lớp 620 5 Báo cáo thực tập tổng hợp 1.2. Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều đợc đào tạo và đợc bố trí công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ. Trình độ nhân viên Bảng 4: Trình độ củanhân viên Bộ phận Tổng Đại học Cao đẳng Trung cấp Phòng Tổ chức Hành chính 14 3 3 4 Phòng Tài chính Kế toán 6 4 0 2 Phòng Kinh tế kế hoạch 8 5 3 0 Phòng Thiết bị 7 3 4 0 Phòng Thi công 13 5 4 4 Tổng cộng 48 20 14 10 Theo bảng 4 tại văn phòng công ty có 20 nhân viên có trình độ Đại học chiếm 41,67% số lao động tại văn phòng công ty, còn lại là lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp, có 4 lao động phổ thông. Ta thấy đa số nhân viên của văn phòng công ty đã đợc đào tạo đáp ứng ngày càng cao của công việc, Đào Tất Thắng - Lớp 620 6 Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh tế Kế hoạch Phòng Thiết bị Phòng Thi công Báo cáo thực tập tổng hợp tuy nhiên trình độ cao đẳng và trung cấp vẫn chiếm tỷ lệ lớn do vậy công ty phải quan tâm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ nhân viên. Độ tuổi của nhân viên Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty Bộ phận Tổng Tuổi nhân viên <30 30-50 >50 Phòng Tổ chức Hành chính 14 5 6 3 Phòng Tài chính Kế toán 6 4 1 1 Phòng Kinh tế kế hoạch 8 6 1 1 Phòng Thiết bị 7 3 2 2 Phòng Thi công 13 7 4 2 Tổng cộng 48 25 14 9 Qua bảng 5 ta thấy: độ tuổi dới 30 có 25 ngời chiếm 52,08% lao động tại văn phòng công ty; nhóm tuổi từ 30-50 có 14 ngời chiếm 29,17% và độ tuổi trên 50 có 9 ngời chiếm 18,75%. Nhìn chung độ tuổi của nhân viên công ty còn trẻ do công ty mới thành lập đợc hơn 6 năm. Chính vì tuổi đời và tuổi nghề của nhân viên còn trẻ nên kinh nghiệm làm việc còn hạn chế do đó ảnh hởng đến hiệu quả công việc. Những cán bộ trên 50 đợc bố trí vào một số vị trí chủ chốt. Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của văn phòng công ty và 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòng công ty. Nh vậy, số lao động nam chiếm tỷ lệ tơng đối cao so với nữ phản ánh đặc thù của ngành xây dựng. 1.3. Trang thiết bị văn phòng tại công ty Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đã ảnh hởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng. Nhân viên phải làm việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bị làm việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công việc của văn phòng. Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm: Đào Tất Thắng - Lớp 620 7 Báo cáo thực tập tổng hợp - Máy vi tính: 12 chiếc - Máy in: 7 chiếc - Máy photocopy: 2 chiếc - Máy điều hoà: 10 chiếc - Máy điện thoại: 10 chiếc - Máy fax: 1 chiếc Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập cha đợc nối mạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa các phòng ban bị hạn chế. Do số lợng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2 máy tính phải dùng chung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lý công việc. Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Thành cha đáp ứng đ- ợc yêu cầu của sự phát triển kinh tế chung của đất nớc. Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế thì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trang thiết bị văn phòng để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh đứng vững trên thị trờng. 1. 4. Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.4.1 Những quy định chung Đào Tất Thắng - Lớp 620 8 Báo cáo thực tập tổng hợp Quyền hạn và trách nhiệm: Đợc quyền yêu cầu các phòng có liên quan cung cấp tài liệu, tham gia ý kiến trong phạm vi chức năng của phòng đó về các dự thảo văn bản, vấn đề mà giám đốc hoặc phó giám đốc giao cho phòng làm đầu mối Tham gia ý kiến, cung cấp văn bản, tài liệu của phòng mình cho các phòng khác theo yêu cầu để thực hiện chỉ đạo của giám đốc. Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác của phòng. Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác do giám đốc, các phó giám đốc giao. Chơng trình công tác, chế độ hội họp và giao ban Chơng trình công tác của phòng đợc lập hàng năm, hàng quý và hàng tháng. Lãnh đạo phòng làm việc theo chơng trình công tác và sự phân công, phân nhiệm do giám đốc phê duyệt Hàng tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm, trởng phòng hoặc phó trởng phòng đợc phân công trong trờng hợp trởng phòng đi vắng tổ chức họp phòng kiểm điểm công tác tuần, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo kế hoạch công tác phòng theo tháng, quí 6 tháng và năm, phân công công việc trong phòng, đề xuất phơng hớng hoạt động phòng Nội dung các cuộc họp do tr ởng phòng quyết định. Trởng phòng hoặc phó trởng phòng đợc phân công có thể đột xuất triệu tập họp phòng hoặc một nhóm cán bộ trong phòng. Nội dung cuộc họp do tr- ởng phòng hoặc phó trởng phòng phân công quyết định. Các cuộc họp phải đợc chuẩn bị kỹ và tiến hành một cách khoa học để đảm bảo nội dung đa ra đợc trao đổi, thảo luận một các nguyên tắc có hiệu quả. Đào Tất Thắng - Lớp 620 9 Báo cáo thực tập tổng hợp Nội dung các cuộc họp phòng đều đợc ghi lại trong sổ nhật ký biên bản họp phòng. Quan hệ công tác - Đối với các phòng khác: Quan hệ giữa phòng với các phòng khác tại công ty thực hiện trên cơ sở hợp tác tôn trọng và bình đẳng để hoàn thành tót nhiệm vụ đợc giao và mang lại hiệu quả tốt cho công ty. Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ. Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệ của Nhà nớc để đề xuất, áp dụng và thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động của công ty. - Đối với tổ chức và cá nhân khác Đặt các quan hệ với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở hợp tác phát triển, vì lợi ích của công ty sau khi đã đợc Giám đốc thông qua nội dung. Cung cấp các thông tin về hoạt động của công ty trong phạm vi theo quy định và phải đợc sự chấp thuận của Giám đốc hoặc Phó giám đốc. 1.4.2 Phòng tổ chức hành chính Chức năng: Phòng tổ chức hành chính: là phòng chuyên môn, tham mu cho giám đốc về công tác: tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng lực lợng cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động, công tác định mức trả lơng sản phẩm. Công tác lễ tân tiếp khách. Đảm bảo các công việc về hành chính quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan. Nhiệm vụ: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng Đào Tất Thắng - Lớp 620 10