Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Thành.pdf

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Thành.

Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ng y cũng trở nên quan trọng trong vai trò quản lý của mình Nhưng bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trước hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó l một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo Bộ máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lượng đội ngũ quản lý cũng phải ng y c ng được năng cao Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đ o tạo v sử dụng cán bộ phải phù hợp với năng lực thực sự v yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức l một vấn đề l m đau đầu các nh l nh đạo Ng y nay xu hướng chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước ngo i) tạo ra ảnh hưởng lan toả, tích cực góp phần nâng cao năng lực cán bộ v chất lượng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam

Thấy được vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Th nh, được sự giúp đỡ của mọi người trong công ty em đ nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty để hiểu rõ được sự tác động của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của công ty, thấy được mặt ưu v mặt còn hạn chế

Công ty Tân th nh được th nh lập v o ng y 19/06/1999 trên cơ sở l hợp tác x vận tải Tân Th nh Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 1 – phường Hồng H , th nh phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh Công ty Tân Th nh được th nh lập dưới sự cho phép của sở kế hoạch v đầu tư Quảng Ninh – phòng đăng ký kinh doanh v quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh

2 Hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Ng nh nghề kinh doanh:

• Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị • Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp; • Thi công các công trình giao thông;

• Thi công các công trình cấp thoát nước v vệ sinh môi trường • Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật tư vật liệu xây dựng

2.3 Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua2.3.1 Về giá trị tổng sản lượng

9.900 34,98 9.004 28,93 7.419 22,03

Qua bảng chỉ tiêu chúng ta thấy giá trị tổng sản lượng (GTTSL) của Công ty năm sau cao hơn năm trước: năm 2002 đạt 28.300 triệu đồng bằng 116,7% so với năm 2001; năm 2003 đạt 31.124 triệu đồng bằng 109,9% so với năm 2002; năm 2004 đạt 33.676 triệu đồng bằng 108,2% so với năm 2003 Như vậy mức tăng trưởng giá trị tổng sản lượng h ng năm của công ty v o khoảng từ 10v15% Đây l một th nh công đáng kể đối với một công ty có tuổi đời hơn 6 năm

2.3.2 Kết quả kinh doanh

Bảng 2: Kết quả kinh doanh

Doanh thu của Công ty Tân Th nh có sự tăng trưởng đều đặn Năm 2002, đạt 22.500 triệu đồng; năm 2003, doanh thu đạt 23.069 triệu đồng bằng 102,5% so với năm 2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồng bằng 108,8% so với năm 2003 (tăng 8,8%)

Về lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trước v đạt 80 – 85% kế hoạch đề ra

1) Phòng Tổ chức H nh chính 2) Phòng T i chính kế toán 3) Phòng Kinh tế kế hoạch 4) Phòng Thiết bị

5) Phòng Thi công

Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có ưu điểm l tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng người độc lập với nhau

1.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty

Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều đ−ợc đ o tạo v đ−ợc bố trí công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ

• Độ tuổi của nhân viên

Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty Tuổi nhân viên

Phòng Tổ chức H nh chính

Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của văn phòng công ty v 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòng

1.3 Trang thiết bị văn phòng tại công ty

Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đ ảnh hưởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng Nhân viên phải l m việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bị l m việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc của văn phòng

Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm: v Máy vi tính: 12 chiếc

v Máy in: 7 chiếc

v Máy photocopy: 2 chiếc v Máy điều ho : 10 chiếc v Máy điện thoại: 10 chiếc v Máy fax: 1 chiếc

Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập chưa được nối mạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa các phòng ban bị hạn chế Do số lượng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2 máy tính phải dùng chung 1 máy in điều n y cũng l m giảm tốc độ xử lý công việc

Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Th nh chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển kinh tế chung của đất nước Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế thì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trang thiết bị văn phòng để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh đứng vững trên thị trường

1 4 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.4.1 Những quy định chung

Tham gia ý kiến, cung cấp văn bản, t i liệu của phòng mình cho các phòng khác theo yêu cầu để thực hiện chỉ đạo của giám đốc

Xây dựng v thực hiện kế hoạch công tác của phòng

Thực hiện các quyền hạn v nhiệm vụ khác do giám đốc, các phó giám đốc giao

Chương trình công tác, chế độ hội họp v giao ban

Chương trình công tác của phòng được lập h ng năm, h ng quý v h ng tháng

L nh đạo phòng l m việc theo chương trình công tác v sự phân công, phân nhiệm do giám đốc phê duyệt

H ng tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm, trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng được phân công trong trường hợp trưởng phòng đi vắng tổ chức họp phòng kiểm điểm công tác tuần, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo kế hoạch công tác phòng theo tháng, quí 6 tháng v năm, phân công công việc trong phòng, đề xuất phương hướng hoạt động phòng…Nội dung các cuộc họp do trưởng phòng quyết định

Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng được phân công có thể đột xuất triệu tập họp phòng hoặc một nhóm cán bộ trong phòng Nội dung cuộc họp do trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng phân công quyết định

Các cuộc họp phải được chuẩn bị kỹ v tiến h nh một cách khoa học để đảm bảo nội dung đưa ra được trao đổi, thảo luận một các nguyên tắc có hiệu quả

Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ

Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệ của Nh nước để đề xuất, áp dụng v thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động của công ty

Phòng tổ chức h nh chính: l phòng chuyên môn, tham mưu cho giám đốc về công tác: tổ chức sản xuất, quản lý v sử dụng lực lượng cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, công tác định mức trả lương sản phẩm Công tác lễ tân tiếp khách Đảm bảo các công việc về h nh chính quản trị, bảo vệ v y tế cơ quan

Nhiệm vụ:

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng

Xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp vụ của phòng

Phối hợp, hướng dẫn các phòng chức năng của công ty, thực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng

Xây dựng kế hoạch đ o tạo v tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đ o tạo cán bộ trong to n công ty

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai các nhiệm vụ của phòng định kỳ; tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động của phòng

Lưu trữ, quản lý hồ sơ, t i liệu liên quan đến hoạt động của công ty Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban l nh đạo công ty giao phó

1.4.3 Phòng T i vụ Chức năng:

Phòng T i vụ: thực hiện các chức năng tham mưu cho ban giám đốc về công tác t i chính, các chủ trương chính sách về quản lý t i chính, đảm nhiệm trọng trách về hạch toán, đảm bảo về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh v các hoạt động khác Xây dựng các hoạt động t i chính, kiểm tra giám sát mọi hoạt động t i chính của công ty giúp giám đốc công ty hoạch định chiến lược hoạt động kinh doanh trong tương lai

Lưu trữ v quản lý hồ sơ, t i liệu liên quan đến hoạt động của phòng Thực hiện các nghĩa vụ khác được ban l nh đạo công ty giao

1.4.4 Phòng Kinh tế kế hoạch Chức năng

Phòng Kinh tế kế hoạch: l phòng chuyên môn nghiệp vụ, có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo v trịu trách nhiệm về công tác kế hoạch, vật tư, thiết bị, đấu thầu

Phân tích tư vấn đầu tư v phân tích các hoạt động đầu tư của công ty

Nhiệm vụ

Xây dựng các quy trình v sổ tay nghiệp vụ theo chức năng, nghiệp vụ được giao

Xây dựng v tổ chức thực hiện kế hoạch

Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai kế hoạch của phòng định kỳ, tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động của phòng

Thực hiện nhiệm vụ thường trực hoạt động đầu tư để giúp Ban l nh đạo công ty quyết định các phương án đầu tư trong to n công ty

Lưu trữ, quản lý hồ sơ, t i liệu liên quan đến hoạt động của phòng Thực hiện các nhiệm vụ khác được ban l nh đạo công ty giao phó

1.4.5 Phòng kỹ thuật thi công

1.4.6 Phòng quản lý thiết bị

Có chức năng quản lý, hướng dẫn thực hiện việc khai thác có hiệu quả, các thiết bị, xe máy, các dây chuyền công nghệ Tổ chức thực hiện các công trình, quy phạm kỹ thuật trong sử dụng máy móc thiết bị

1.5 Bộ máy quản lý của công ty

Ban giám đốc: Gồm một giám đốc v hai phó giám đốc Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung to n công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinh doanh cho công ty, quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm chăm lo đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong to n công ty

Nhiệm vụ v quyền hạn của giám đốc công ty

Giám đốc l người đại diện theo pháp luật của công ty l người trực tiếp điều h nh hoạt động kinh doanh h ng ng y của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty

Quyết định các vấn đề về hoạt động h ng ng y của công ty Thay đổi nội dung, phạm vi, thời gian hoạt động của công ty

Liên doanh, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua lại, giải thể công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh thuộc thẩm quyền; tổ chức tuyển dụng lao động

Đại diện công ty trong quan hệ quốc tế, tố tụng, tranh chấp

Thực hiện các quyền v nghĩa vụ được giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của công ty, không được tiết lộ bí mật công ty

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tại công ty công ty có chức năng tham mưu, giúp đỡ cho giám đốc trong việc quản lý, điều h nh hoạt động của công ty v trực tiếp hoạt động kinh doanh

2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý

L một Công ty mới th nh lập lại l Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng đối mặt với nhiều khó khăn Với những kết quả m Công ty đ đạt được trong mấy năm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của to n thể Công ty đặc biệt l đội ngũ cán bộ quản lý Tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề cần phải xem xét

2.1 Ưu điểm

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến, mô hình n y ho n to n phù hợp với Công ty có quy mô nhỏ, cơ cấu không phức tạp Bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trước hết phải đảm bảo tính hiệu quả v hợp lý của cơ cấu tổ chức Ưu điểm của cơ cáu n y gọn nhẹ linh hoạt cho phép giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chức năng nhiệm vụ được quy định rõ r ng, người l nh đạo chịu trách nhiệm về các kết quả hoạt động của người dưới quyền do vậy đòi hỏi người l nh đạo cũng như các cán bộ quản lý phải có kiến thức to n diện, tổng hợp

Độ tuổi trung bình của các nhân viên công ty còn trẻ, các cán bộ trẻ luôn gi u lòng nhiệt tình, hăng hái đối với công việc, họ l người trực tiếp thực hiện cấc công việc, nhát l các công việc đòi hỏi phải sử dụng máy tính, ngoại ngữ, trong khi đó cán bộ có thâm niên công tác cao thường bị hạn chế bởi những kỹ năng n y Đây chính l thế mạnh của bộ máy quản lý trong

Trong bộ máy quản lý phần lớn l cán bộ trẻ, thâm niên công tác ít cho nên kiến thức về chuyên ng nh v khả năng công tác còn nhiều hạn chề Cơ chế hoạt động, các quy định về quản lý con người, quản lý t i chính, quản lý nghiệp vụ phải xây dựng mới từ đầu, chủ yếu được thực hiện trong quá trình hoạt động cho nên việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho các chức danh trong từng phòng ban còn mang tính rập khuôn Một số cán bộ chưa l m đúng chuyên ng nh được đ o tạo, khối lượng công việc phân bổ chưa hợp lý, thời gian l m việc chưa cao

quyết Vì vậy em đ chọn đề t i: “Ho n thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Th nh“ cho luận văn của

em Việc lựa chọn đề t i n y của em cố gắng đ−a ra một bức tranh to n cảnh về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty v mạnh dạn đ−a ra một số kiến nghị để có thể khắc phục các mặt còn hạn chế đó, hy vọng trong thời gian tới công ty sẽ l m ăn khởi sắc