Báo cáo thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành

Báo cáo thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành

Lời mở đầu

Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xã hội cũng cần phải có sựtham gia của hoạt động quản lý Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp củaViệt Nam đã và đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý Với thời cơ vàthách thức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản lýcho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng tăng,là một yêu cầu có tầm quan trọng chiến lợc đối với quá trình phát triển lâudài của các doanh nghiệp Việt Nam Hiệu quả hệ thống quản lý tổ chức đợcthể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các hệ thốngnhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo…Hệ thống quảnHệ thống quảnlý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tơng xứng với bộ máy quản lý của doanhnghiệp.

Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trởnên quan trọng trong vai trò quản lý của mình Nhng bộ máy quản lý muốnhoạt động tốt thì trớc hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đólà một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo Bộ máyquản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lợng đội ngũ quản lý cũng phải ngày càngđợc năng cao Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộphải phù hợp với năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy.Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức làmột vấn đề làm đau đầu các nhà lãnh đạo Ngày nay xu hớng chuyển giaoquản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu ttrực tiếp nớc ngoài) tạo ra ảnh hởng lan toả, tích cực góp phần nâng cao nănglực cán bộ và chất lợng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam.

Thấy đợc vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công tyxây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành, đợc sự giúp đỡ của mọi ngời trongcông ty em đã nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty đểhiểu rõ đợc sự tác động của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của côngty, thấy đợc mặt u và mặt còn hạn chế.

Công ty Tân thành đợc thành lập vào ngày 19/06/1999 trên cơ sở làhợp tác xã vận tải Tân Thành Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 1 – phờngHồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh Công ty Tân Thành đợcthành lập dới sự cho phép của sở kế hoạch và đầu t Quảng Ninh – phòngđăng ký kinh doanh và quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh.

2 Hoạt động sản xuất kinh doanh

2.1 Ngành nghề kinh doanh:

 Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp; Thi công các công trình giao thông;

 Thi công các công trình cấp thoát nớc và vệ sinh môi trờng Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật t vật liệu xây dựng. Vận tải hàng hoá đờng bộ

2.2 Đặc điểm hoạt động Công ty

Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng Tuy nhiên côngty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng kỹ thuật Công ty có 3 mảnghoạt động chính đó là: thi công các công trình hạ tầng, thi công các côngtrình cấp thoát nớc, kinh doanh vật t thiết bị và vận tải hàng hoá đờng bộ.Đối với các công trình hạ tầng thì công ty thờng đợc đảm nhận công việc sannền, làm đờng nội bộ, đó là những khâu đầu tiên của một công trình xâydựng, vì vậy một yêu cầu đặt ra là những công trình mà công ty đảm nhậnphải đảm bảo đúng tiến độ Nếu không đúng tiến độ thì sẽ ảnh hởng tới cáckhâu sau này của công trình

2.3 Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua.

2.3.2 Kết quả kinh doanh

Bảng 2: Kết quả kinh doanh

6 Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí (%) 1,05 1,09 1,21

7 Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu (%) 1,04 1,08 1,19Doanh thu của Công ty Tân Thành có sự tăng trởng đều đặn Năm2002, đạt 22.500 triệu đồng; năm 2003, doanh thu đạt 23.069 triệu đồngbằng 102,5% so với năm 2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồngbằng 108,8% so với năm 2003 (tăng 8,8%).

Về lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trớc và đạt 80 – 85%kế hoạch đề ra

Chơng II: phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng phát triển

1) Phòng Tổ chức Hành chính2) Phòng Tài chính kế toán 3) Phòng Kinh tế kế hoạch4) Phòng Thiết bị

5) Phòng Thi công

Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có u điểm là tạo nên tính độc lậpgiữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do mỗiphòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng ngời độclập với nhau.

1.2 Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty

Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều đợc đào tạo và đợc bốtrí công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ

 Độ tuổi của nhân viên

Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty

Giám đốc

Phòng Tổ chức Hành chínhPhòng Tài chính kế toán

Phòng Kinh tế Kế hoạch

Phòng Thiết bị

Phòng Thi công

Phòng Tổ chức Hànhchính

Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của vănphòng công ty và 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòngcông ty Nh vậy, số lao động nam chiếm tỷ lệ tơng đối cao so với nữ phảnánh đặc thù của ngành xây dựng.

1.3 Trang thiết bị văn phòng tại công ty

Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đãảnh hởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng.Nhân viên phải làm việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bịlàm việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công việc của vănphòng

Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm:- Máy vi tính: 12 chiếc

- Máy in: 7 chiếc

- Máy photocopy: 2 chiếc- Máy điều hoà: 10 chiếc- Máy điện thoại: 10 chiếc- Máy fax: 1 chiếc

Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập cha đợc nốimạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa cácphòng ban bị hạn chế Do số lợng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2máy tính phải dùng chung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lýcông việc

Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Thành cha đáp ứngđợc yêu cầu của sự phát triển kinh tế chung của đất nớc Trong xu thế hộinhập kinh tế quốc tế thì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trangthiết bị văn phòng để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, giảm chi phí,tăng khả năng cạnh tranh đứng vững trên thị trờng

1 4 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban1.4.1 Những quy định chung

Quyền hạn và trách nhiệm:

Đợc quyền yêu cầu các phòng có liên quan cung cấp tài liệu, tham giaý kiến trong phạm vi chức năng của phòng đó về các dự thảo văn bản, vấn đềmà giám đốc hoặc phó giám đốc giao cho phòng làm đầu mối

Tham gia ý kiến, cung cấp văn bản, tài liệu của phòng mình cho cácphòng khác theo yêu cầu để thực hiện chỉ đạo của giám đốc.

Xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác của phòng.

Thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ khác do giám đốc, các phó giámđốc giao.

Chơng trình công tác, chế độ hội họp và giao ban

Chơng trình công tác của phòng đợc lập hàng năm, hàng quý và hàngtháng.

Lãnh đạo phòng làm việc theo chơng trình công tác và sự phân công,phân nhiệm do giám đốc phê duyệt

Hàng tuần, tháng, quí, 6 tháng, năm, trởng phòng hoặc phó trởngphòng đợc phân công trong trờng hợp trởng phòng đi vắng tổ chức họpphòng kiểm điểm công tác tuần, kiểm tra tiến độ thực hiện công việc theo kếhoạch công tác phòng theo tháng, quí 6 tháng và năm, phân công công việctrong phòng, đề xuất phơng hớng hoạt động phòng…Hệ thống quảnNội dung các cuộc họpdo trởng phòng quyết định.

Trởng phòng hoặc phó trởng phòng đợc phân công có thể đột xuấttriệu tập họp phòng hoặc một nhóm cán bộ trong phòng Nội dung cuộc họpdo trởng phòng hoặc phó trởng phòng phân công quyết định.

Các cuộc họp phải đợc chuẩn bị kỹ và tiến hành một cách khoa học đểđảm bảo nội dung đa ra đợc trao đổi, thảo luận một các nguyên tắc có hiệuquả.

Nội dung các cuộc họp phòng đều đợc ghi lại trong sổ nhật ký biênbản họp phòng.

Quan hệ công tác

- Đối với các phòng khác:

Quan hệ giữa phòng với các phòng khác tại công ty thực hiện trên cơsở hợp tác tôn trọng và bình đẳng để hoàn thành tót nhiệm vụ đợc giao vàmang lại hiệu quả tốt cho công ty.

Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ.

Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệcủa Nhà nớc để đề xuất, áp dụng và thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt độngcủa công ty.

Phòng tổ chức hành chính: là phòng chuyên môn, tham mu cho giámđốc về công tác: tổ chức sản xuất, quản lý và sử dụng lực lợng cán bộ côngnhân viên, thực hiện các chế độ chính sách đối với ngời lao động, công tácđịnh mức trả lơng sản phẩm Công tác lễ tân tiếp khách Đảm bảo các côngviệc về hành chính quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan.

Nhiệm vụ:

Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng

Soạn thảo và trình ban hành các văn bản, quy trình nghiệp vụ và sổ taynghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ của phòng.

Xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp vụ của phòng

Phối hợp, hớng dẫn các phòng chức năng của công ty, thực hiện cáccông việc trong phạm vi chức trách của phòng

Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạchđào tạo cán bộ trong toàn công ty

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai các nhiệm vụ củaphòng định kỳ; tham mu cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạtđộng của phòng

Lu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của công tyThực hiện các nhiệm vụ khác đợc ban lãnh đạo công ty giao phó.

1.4.3 Phòng Tài vụChức năng:

Phòng Tài vụ: thực hiện các chức năng tham mu cho ban giám đốc vềcông tác tài chính, các chủ trơng chính sách về quản lý tài chính, đảm nhiệmtrọng trách về hạch toán, đảm bảo về vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanhvà các hoạt động khác Xây dựng các hoạt động tài chính, kiểm tra giám sátmọi hoạt động tài chính của công ty giúp giám đốc công ty hoạch định chiếnlợc hoạt động kinh doanh trong tơng lai.

Lu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòngThực hiện các nghĩa vụ khác đợc ban lãnh đạo công ty giao.

1.4.4 Phòng Kinh tế kế hoạchChức năng

Phòng Kinh tế kế hoạch: là phòng chuyên môn nghiệp vụ, có chứcnăng tham mu giúp giám đốc công ty tổ chức, triển khai, chỉ đạo và trịutrách nhiệm về công tác kế hoạch, vật t, thiết bị, đấu thầu.

Phân tích t vấn đầu t và phân tích các hoạt động đầu t của công ty

Nhiệm vụ

Xây dựng các quy trình và sổ tay nghiệp vụ theo chức năng, nghiệp vụđợc giao

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch

Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thực hiện các côngviệc trong phạm vi chức trách của phòng

Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai kế hoạch của phòngđịnh kỳ, tham mu cho Ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động củaphòng

Thực hiện nhiệm vụ thờng trực hoạt động đầu t để giúp Ban lãnh đạocông ty quyết định các phơng án đầu t trong toàn công ty.

Lu trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của phòngThực hiện các nhiệm vụ khác đợc ban lãnh đạo công ty giao phó.

1.4.5 Phòng kỹ thuật thi công

Là phòng kỹ thuật, quản lý thiết kế, thi công có chức năng giúp giámđốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuậttrong thi công xây lắp, khảo sát thiết kế, quản lý công trình Thực hiện côngtác an toàn, bảo hộ lao động.

1.4.6 Phòng quản lý thiết bị

Có chức năng quản lý, hớng dẫn thực hiện việc khai thác có hiệu quả,các thiết bị, xe máy, các dây chuyền công nghệ Tổ chức thực hiện các côngtrình, quy phạm kỹ thuật trong sử dụng máy móc thiết bị.

1.5 Bộ máy quản lý của công ty

Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc Ban giám đốcchịu trách nhiệm quản lý chung toàn công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinhdoanh cho công ty, quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm chămlo đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty

Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc công ty

Giám đốc là ngời đại diện theo pháp luật của công ty là ngời trực tiếpđiều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm tr-ớc pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty.

Quyết định các vấn đề về hoạt động hàng ngày của công tyThay đổi nội dung, phạm vi, thời gian hoạt động của công ty

Liên doanh, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua lại, giải thể công tyBổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật các chức danh thuộc thẩmquyền; tổ chức tuyển dụng lao động.

Đại diện công ty trong quan hệ quốc tế, tố tụng, tranh chấp

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao một cách trung thực, mẫncán vì lợi ích hợp pháp của công ty, không đợc tiết lộ bí mật công ty.

Phó giám đốc là ngời giúp việc giám đốc Phó giám đốc là ngời giúpviệc giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công tytheo phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm trớc giám đốc

Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tại công ty công ty có chức năngtham mu, giúp đỡ cho giám đốc trong việc quản lý, điều hành hoạt động củacông ty và trực tiếp hoạt động kinh doanh.

2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý

Là một Công ty mới thành lập lại là Công ty hoạt động trong lĩnh vựcxây dựng Hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thuận lợi nh-ng cũng đối mặt với nhiều khó khăn Với những kết quả mà Công ty đã đạtđợc trong mấy năm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của toàn thể Công ty đặcbiệt là đội ngũ cán bộ quản lý Tuy nhiên vẫn tồn tại một số vấn đề cần phảixem xét.

2.1 Ưu điểm

Bộ máy quản lý của Công ty đợc tổ chức theo mô hình cơ cấu trựctuyến, mô hình này hoàn toàn phù hợp với Công ty có quy mô nhỏ, cơ cấukhông phức tạp Bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trớc hết phải đảmbảo tính hiệu quả và hợp lý của cơ cấu tổ chức Ưu điểm của cơ cáu này gọnnhẹ linh hoạt cho phép giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chứcnăng nhiệm vụ đợc quy định rõ ràng, ngời lãnh đạo chịu trách nhiệm về các

kết quả hoạt động của ngời dới quyền do vậy đòi hỏi ngời lãnh đạo cũng nhcác cán bộ quản lý phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp.

Độ tuổi trung bình của các nhân viên công ty còn trẻ, các cán bộ trẻluôn giàu lòng nhiệt tình, hăng hái đối với công việc, họ là ngời trực tiếpthực hiện cấc công việc, nhát là các công việc đòi hỏi phải sử dụng máy tính,ngoại ngữ, trong khi đó cán bộ có thâm niên công tác cao thờng bị hạn chếbởi những kỹ năng này Đây chính là thế mạnh của bộ máy quản lý trongCông ty.

Ngoài những nhân tố bên trong thì những tác động của môi trờngxung quanh cũng góp phần làm cho bộ máy quản lý của Công ty hoạt độngtốt Đó chính là điều kiện lao động Hầu hết trong các doanh nghiệp ViệtNam trình độ lao động quản lý của chúng ta cao nhng do môi trờng làm việckhông tốt cho nên đại đa số những ngời quản lý không thể phát huy mọinăng lực kỹ năng của mình Khắc phục nhợc điểm này Công ty Tân Thànhđã cố gắng tạo một môi trờng làm việc tốt cho toàn Công ty nói chung và bộmáy quản lý nói riêng Mỗi cán bộ quản lý đều đợc trang bị một bộ bàn ghếriêng, 1 máy vi tính cá nhân đều đợc kết nối mạng Internet cùng 1 máy điệnthoại Với những trang bị này tạo điều kiện cho các cán bộ làm tốt công việccuả mình, họ cảm thấy đợc sự quan tâm của Công ty, do đó càng cố gắnghơn.

Trong bộ máy quản lý phần lớn là cán bộ trẻ, thâm niên công tác ítcho nên kiến thức về chuyên ngành và khả năng công tác còn nhiều hạn chề.Cơ chế hoạt động, các quy định về quản lý con ngời, quản lý tài chính, quảnlý nghiệp vụ phải xây dựng mới từ đầu, chủ yếu đợc thực hiện trong quátrình hoạt động cho nên việc quy định chức năng, nhiệm vụ cho các chứcdanh trong từng phòng ban còn mang tính rập khuôn Một số cán bộ cha làm