Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán tại công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất.pdf

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức công tác kế toán tại công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất

Lời mở đầu

Tài sản cố định (TSCĐ) là một bộ phận cơ bản tạo nờn cơ sở vật chất kỹ thuật của hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) Nú giữ vai trũ đặc biệt quan trọng trong quỏ trỡnh sản xuất tạo ra sản phNm, gúp phần tạo nờn cơ sở vật chất, trang thiết bị kinh tế

Đối với một doanh nghiệp thỡ TSCĐ thể hiện năng lực, trỡnh độ cụng nghệ,

cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như thế mạnh của doanh nghiệp trong việc phỏt triển sản xuất, nú là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động của doanh nghiệp núi riờng và của nền kinh tế đất nước núi chung Đứng trờn gúc độ kế toỏn thỡ việc phản ỏnh đầy đủ, tớnh khấu hao và quản lý chặt chẽ TSCĐ là một tiền đề quan trọng để cỏc doanh nghiệp tiền hành SXKD cú hiệu quả, nú khẳng định vai trũ vị trớ của doanh nghiệp trước nền kinh tế nhiều thành phần hiện nay

Sau một thời gian thực tập, nắm bắt tỡnh hỡnh thực tế tại Cụng ty xe mỏy - xe đạp Thống Nhất, em xin trỡnh bày bỏo cỏo thực tập với cỏc nội dung sau

Ngo i “Lời nói đầu” v “Kết luận” nội dung của báo cáo gồm 4 phần chính:

Phần I: Đặc điểm chung về công ty xe máy - xe đạp thống nhất

Phần II: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xe máy- xe đạp Thống nhất

Phần III: Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất

Phần IV: Công tác kế toán TSCĐ của công ty

Phần I :

đặc điểm chung về công ty xe máy - xe đạp thống nhất

1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất là một Doanh nghiệp Nhà nước hoạt

động trong lĩnh vực sản xuất và lắp ráp xe đạp Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc

tế hiện nay, xe đạp Việt Nam rất khó cạnh tranh được với các loại xe đạp ngoại của Trung Quốc và Nhật Bản Mặc dù vậy, công ty luôn nỗ lực hết mình không ngừng nâng cao chất lượng, cải tiến mẫu mã sản phẩm để khẳng định vị trí của mình trên thương trường Công ty trải qua quá trình hình thành và phát triển trên 40 năm với nhiều biến đổi Tiền thân của công ty là hãng xe đạp Dân Sinh thuộc tập đoàn xe

đạp Sài Gòn Tháng 6/1960, Nhà nước chình thức thành lập Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất thuộc Bộ công nghiệp nặng sau do Bộ cơ khí luyện kim quản lý

Ngày 6/1/1978, Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất tách ra khỏi Bộ cơ khí luyện kim chuyển sang trực thuộc Sở công nghiệp Hà Nội Trong giai đoạn này, các xí nghiệp

xe đạp được tổ chức thành Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Mỗi thành viên trong Liên hiệp không có tư cách pháp nhân và hạch toán nội bộ Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất được giao nhiệm vụ sản xuất khung xe, vành, ghi đông, phô tăng và lắp ráp xe

đạp hoàn chỉnh theo chỉ tiêu quy định của Liên hiệp

Năm 1981, Uỷ Ban Nhân Dân thành phố Hà Nội quyết định thành lập Liên hiệp các xí nghiệp xe đạp Hà Nội gọi tắt là LIXEHA Lúc này, xí nghiệp có tư cách pháp nhân và bắt đầu hạch toán độc lập

Để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của xí nghiệp trong nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, tháng 11/1993, UBND thành phố Hà Nội ban hành quyết định số 338/QĐUB cho phép Xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đổi tên thành Công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất Công ty có mặt bằng sản xuất kinh doanh tập trung tại 198B – Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội Số điện thoại của công ty là (04)8572699

Nhiệm vụ của công ty được điều chỉnh để phù hợp với điều kiện kinh doanh mới Nhiệm vụ chủ yếu của công ty vẫn là sản xuất các bộ phận chính của xe đạp

Quy trình công nghệ sản xuất của công ty gần như khép kín từ đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến lắp ráp xe đạp nguyên chiếc Do đó, công ty mỗi năm cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước khoảng 50000 – 60000 chiếc với hơn 35 mẫu xe các loại Dự tính trong năm tới, sản lượng công ty sản xuất sẽ lên tới 70000

xe Hiện nay, Công ty có một hệ thống các cửa hàng đại lý rải rác khắp 40 tỉnh thành của nước ta Với mục tiêu không để khách hàng phải khiếu nại về chất lượng sản phẩm của mình, Công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất luôn tạo được uy tín với các bạn hàng và người tiêu dùng khắp cả nươc Chiếc xe mang nhãn hiệu Thống Nhất vẫn luôn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng mỗi người dân Việt Nam từ xưa

đến nay

Trong vài năm gần đây, Công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất hoạt động có hiệu quả và đạt được một số thành tựu:

Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2003 Năm 2004 Tổng doanh thu đồng 32247903288 44858006677 Doanh thu thuần nt 32176498779 44718195376 Tổng lợi nhuận trước thuế nt 92138662 177550699

KILOBOOK.COMVốn lưu động nt 8816372163 26253266175

Phần II:

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xe máy xe

đạp thống nhất

Đặc điẻm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất:

Bộ máy quản lý của công ty đ−ợc tổ chức chặt chẽ và khoa học dựa trên sự kết hợp của 2 mô hình quản lý trực tuyến, chức năng nhằm đạt hiệu quả quản lý cao nhất

Việc áp dụng mô hình trực tuyến – chức năng đã phát huy đựoc −u điểm và hạn chế nh−ợc điểm trong việc tổ chức điều hành công ty đảm bảo bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ lại hiệu quả

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất:

Phũng tài vụ

Phũng kinh doanh

TH

Ban kiến thiết

cơ bản

Phũng cụng nghệ

KT

Giỏm đốc

PGĐ tài chớnh

PGĐ

kỹ thuật

PGĐ hành chớnh

PX phụ tựng

PX khung sơn

PX lắp rỏp

PX

cơ dụng

- Giám đốc: Là đại diện pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm mọi mặt hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh

chính, lãnh đạo các phòng ban phối hợp hoạt động của từng bộ phận với nhau

- Phó giám đốc kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu giúp giám đốc, trực tiếp phụ trách khâu sản xuất, nghiên cứu thiết kế chế tạo sản phẩm mới, chất lượng sản phẩm

- Phó giám đốc tài chính: Tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo các hoạt động liên quan đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp, nghiên cứu đề xuất các phương án

đầu tư phát triển công ty

- Phó giám đốc hành chính: Giúp giám đốc giải quyết các vấn đề hành chính

của công ty

- Phòng kinh doanh tổng hợp: Cung cấp vật tư phục vụ sản xuất, nghiên cứu thị trường, định hướng sản xuất kinh doanh, chuẩn bị các hợp đồng kinh tế, tổ chức mạng lưới bán hàng, đề xuất nhu cầu mới của thị trường cho phòng Công nghệ kỹ thuật

- Phòng tài vụ: Tham mưu giúp ban giám đốc quản lý toàn bộ tiền vốn của

công ty Phản ánh đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của công ty, thực hiện đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành của Nhà nước, đề xuất các biện pháp để tăng hiệu quả sử dụng vốn, cùng các phòng ban khác đưa ra phương án đầu tư có lợi nhất cho công ty

- Phòng tổ chức: Có nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên, tuyển dụng lao

động, xây dựng định mức lao động tiền lương, xây dựng quy chế về lao động Tổ chức lao động khoa học hợp lý, tham gia xét khen thưởng và kỷ luật cán bộ công

nhân viên

- Phòng hành chính: Cùng với phòng tổ chức quản lý cán bộ công nhân viên giải quyết các giấy tờ hành chính, sắp xếp lao động phù hợp với trình độ năng lực

của người lao động, tổ chức các hội nghị, hội họp

- Phòng công nghệ kỹ thuật: Theo dõi công nghệ sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm, thiết kế sản phẩm mới, nghiên cứu các đề tài sáng kiến kỹ thuật nhằm giảm định mức kinh tế kỹ thuật của sản phẩm để nâng cao năng suất lao động tiết

kiệm chi phí, bảo dưỡng sửa chữa máy móc

- Ban kiến thức cơ bản: Phụ trách quy hoạch mặt bằng, xây dựng các công

trình nhà xưởng mới, văn phòng cửa hàng cho thuê, giám sát quá trình quyết toán các hạng mục công trình xây dựng cơ bản Cùng với các phòng ban khác đề xuất

phương án đầu tư phát triển doanh nghiệp

Các phân xương sản suất:

- Phân xưởng Phụ tùng: Trên cơ sở vật liệu là thép ống các cỡ, tấm sản xuất ra các loại linh kiện như tuýt, giác co, các loại vành mộc ghi đông môc các loại sản phẩm đạt yêu cầu sẽ chuyển sang phân xưởng mạ

- Phân xưởng Khung sơn: Trên cơ sở các loại linh kiện được chuyển từ các phân xưởng khác sang tiến hành hàn thành khung xe dạng mộc Việc sơn các linh kiện

và khung xe được tiến hành theo công đoạn sau: sơn lót – sấy – sơn phủ – sấy – sơn mầu – sấy (Hiện nay Công ty có tới hơn 20 màu sơn khác nhau)

- Phân xưởng Mạ: tiến hành dánh bóng phụ tùng xe, các linh kiện mộc được mạ theo dây chuyền mạ Crôm hay Niken Phần lớn sản phẩm mạ đạt yêu cầu chuẩn sẽ nhập kho để chuyển sang phân xưởng lắp ráp hoặc bán ra ngoài

- Phân xưởng cơ dụng: Chế tạo các loại khuôn gá để phục vụ quá trình chế tạo sản phẩm, chịu trách nhiệm bảo dưỡng sửa chữa lớn toàn bộ thiết bị máy móc, lắp

đặt và bảo dưỡng đảm bảo an toàn hệ thống điện

- Phân xưởng lắp ráp: Lắp ráp các loại xe hoàn chỉnh theo lệnh của Phòng kinh doanh Trên cơ sở các loại phụ tùng linh kiện từ các phân xưởng khác cùng với một

số phụ tùng mua ngoài thông qua kho của công ty để lắp ráp thành xe hoàn trỉnh Qua bộ phận KCS ở phòng công nghệ công nhận và nhập kho thành sản phẩm Các phòng ban và phân xưởng sản xuất của công ty có mối quan hệ nghiệp vụ mật thiết với nhau Các bộ phận này hỗ trợ cùng nhau hợp sức để xây dựng và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh Điều này giúp cho việc sản xuất – kinh doanh của công ty thuận lợi

Phần III:

Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty xe máy –

xe đạp Thống Nhất

1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập chung Toàn công ty có một phòng tài vụ Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình sản suất kinh doanh của công ty đều được tập hợp về phòng tài

vụ từ khâu lập chứng từ, ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán

Phòng tài vụ của công ty có 7 thành viên trong phòng tài vụ được kế toán trưởng

bố trí phân công công việc hợp lý, phụ trách các phần hành kế toán khác nhau

Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty xe máy – xe đạp Thống Nhất

Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán trong phòng tài vụ cụ thể như sau:

- Trưởng phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ hoạt động hiệu quả Kế toán trưởng trực tiếp chỉ đạo

Kế toỏn TSCĐ, thành phNm, tiờu thụ, cụng nợ và TGNH

Kế toỏn nguyờn vật liệu

Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương

hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ, tiến hành báo cáo định kỳ với ban giám đốc cùng với cơ quan chủ quản

- Kế toán tổng hợp: Tập hợp tài liệu của các kế toán khác lập các bảng kê, bảng phân bố, nhật ký chứng từ Tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo cáo định kỳ

- Kế toán vật liệu: Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình mua vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ Tính giá thực tế vật liệu xuất kho, phân bổ chi phí vật liệu xuất dùng cho các đối tượng có liên quan

- Kế toán thành phẩm, tiêu thụ, theo dõi công nợ, tài sản cố định: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp thành phẩm, xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm, theo dõi các khoản phải thu và quyết toán công nợ với khách hàng Bên cạnh đó phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng giảm tài sản cố định, trích và phân bố khấu hao tài sản cố định cho các đối tượng có liên quan

- Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, thanh toán công nợ với nhà cung cấp và ngân sách nhà nước

- Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Tổng hợp số liệu từ bảng chấm công do các phân xưởng phòng ban gửi lên, phối hợp cùng với các bộ phận khác để tính và thanh toán lương, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên Trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và kinh phí công đoàn theo chế độ quy định Thanh toán với cơ quan bảo hiểm xã hội và công nhân viên

- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cùng với kế toán thanh toán và kế toán tiêu thụ tiến hành thu chi theo dõi các khoản thu chi và tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị

Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt, các nhân viên kế toán trong phòng có thể giúp đỡ nhau tránh đựoc tình trạng ứ đọng công việc Các nhân viên trong phòng tài

vụ đều có trình độ chuyên môn và kinh nghiêm Mỗi năm công ty đều cử người tham dự các lớp học nâng cao nghiệp vụ do các cơ quan cấp trên tổ chức Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến quá trình sản xuất kinh doanh của công

ty đều được tập trung về phòng tài vụ từ khâu ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán

Ngoài những nhân viên kế toán của phòng tài vụ, mỗi phân xưởng xản xuất đểu

có một nhân viên hạch toán Người này có nhiệm vụ theo dõi sản xuất ở phân xưởng mình, chi trả tiền lương đến từng người lao động

2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toỏn ở cụng ty

Cụng ty xe mỏy - xe đạp Thống Nhất là cú niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thỳc vào ngày 31/12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn là đồng Việt Nam (VNĐ)

Cụng ty ỏp dụng hạch toỏn hàng tồn kho theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn, tớnh thuế GTGT theo phương phỏp khấu trừ thuế Phương phỏp tớnh khấu hao tài sản cố định theo thời gian

Kỳ tớnh giỏ thành và xỏc định kết quả kinh doanh của cụng ty là từng thỏng Với số lượng nghiệp vụ phỏt sinh nhiều trong điều kiện kế toỏn thủ cụng, cụng ty

ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ

Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ ỏp dụng tại cụng ty sử dụng cỏc loại sổ sau:

- Nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ được mở hàng thỏng cho một hoặc

một số tài khoản cú nội dung kinh tế giống nhau, cú liờn quan với nhau theo yờu cầu quản lý Nhật ký chứng từ được mở theo số phỏt sinh bờn cú của tài khoản trong Nhật ký chứng từ đối ứng với bờn nợ của cỏc tài khoản cú liờn quan

Trong hỡnh thức Nhật ký chứng từ cú 10 Nhật ký chứng từ được đỏnh số từ

1 đến 10 Hiện nay cụng ty mới chỉ sử dụng Nhật ký chứng từ số 1,2,4,5,9,10

- Sổ cỏi: Là sổ kế toỏn tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dựng cho một tài

khoản, phản ỏnh số phỏt sinh nợ, phỏt sinh cú chi tiết theo từng thỏng và dư cuối năm Số phỏt sinh cú của mỗi tài khoản đú Số phỏt sinh nợ được phản ỏnh chi tiết từng tài khoản đối ứng cú lấy từ cỏc Nhật ký chứng từ cú liờn quan Sổ cỏi ghi một lần vào ngày cuối thỏng hoặc cuối quý sau khi đó khoỏ sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký chứng từ

- Bảng kờ: Được sử dụng trong những trường hợp khi cỏc chỉ tiờu hạch toỏn chi tiết của một số tài khoản khụng thể kết hợp phản ỏnh trực tiếp trờn Nhật ký chứng từ được Số liệu tổng cộng của cỏc bảng kờ chuyển vào cỏc Nhật ký chứng

từ cú liờn quan

Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số từ 1 đến 11 (không có bảng kê số 7) Công ty hiện nay đang sử dụng bảng kê số 1,2,3,11

- Bảng phân bổ: Được sử dụng với những khoản chi phí phát sinh thường

xuyên liên quan đến nhiều đối tượng cần phân bổ Công ty đang sử dụng bảng phân bổ số 1,2,3 cuối tháng dựa vào bảng phân bổ chuyển vào các bảng kê và Nhật

ký chứng từ có liên quan

- Sổ chi tiết: Dùng để theo dõi các đối tượng cần hạch toán chi tiết

Hiện nay, công ty đang sử dụng các sổ chi tiết: sổ chi tiết theo dõi doanh thu tiêu thụ, sổ chi tiết phải thu của khách, sổ chi tiết thanh toán với người bán, sổ ngân hàng, sổ quỹ

Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất áp dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1/11/1995 của

bộ tài chính

Ngoài các báo cáo tài chính theo quy định (bảng cân đối kế toán B01 - DN, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh B02 - DN, thuyết minh báo cáo tài chính B09 - DN, báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03 - DN), công ty còn lập báo cáo quản trị như bảng kê khai nộp thuế, báo cáo tình hình sản suất…

Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất

Chứng từ gốc và các bảng phân bố

:Ghi hµng ngµy

:Ghi cuèi th¸ng

Với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc được tập hợp, phân loại trong các bảng phân bổ Sau đó, số liệu kết quả của bảng phân bổ được lấy ghi vào bảng kê và các Nhật ký chứng từ có liên quan

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái

Cuối tháng, cộng các sổ thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào các sổ thẻ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái

Một số số liệu tổng cộng ở sổ cái, Nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính

Hạch toán tiêu thụ thành phNm tại Công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất có trình tự ghi sổ kế toán như sau: