Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18

Lời nói đầu

Nền kinh tế VIỆT NAM hiện nay l nền kinh tế thị trà nền kinh tế thị tr ờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thỡ đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó

Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò cực kỡ quan trọng và ảnh hởng rấtlớn tới sự tồn tại v phỏt trià nền kinh tế thị tr ển của mỗi doanh nghiệp, Trong thời gian thực tậptại cụng ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18,em nhận thấy cơ cấu tổ chức

quản lý tại cụng ty một số hạn chế nhất định,nờn em chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI

18 " làm đề tài cho chuyên đề thực tập của mình Với mong muốn tìm hiểu và

đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty

Đõy là một đề tài khó, cần sự hiểu biết sâu rộng về lý thuyết v kinh nghiệmà nền kinh tế thị trthực tế Vì vậy, chắc chắn chuyên đề của em còn rất nhiều thiếu sót, rất mong

đợc ý kiến đóng góp của cô để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn

Chơng 1: lý luận chung về CƠ CẤU TỔ CHỨC bộ

máy quản lý.

I tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý.

- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng,nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực l ợng, bố trí về cơcấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệphoạt động nh một chỉnh thể có hiệu lực nhất

- Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộphận nhỏ theo những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó thựchiện những chức năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thựchiện mục tiêu chung của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khácnhau, nhng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí theo từng khâu, từng cấpquản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năngquản lý xác định

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảmbảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc

thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát vàphục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng

thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nhngoài hệ thống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính

xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợpnhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trongdoanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho

chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạthiệu quả cao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc

hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thứcnào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây làcác nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hớngtới va đạt đợc Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộcvào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác

định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hainội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan

hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệthống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có môhình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu vàcác kiểu phối hợp giữa chúng

- Xây dựng lực lợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quymô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình

độ của lực lợng lao động và phơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý,vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng,vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp

d-ới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng,

ng-ời lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngng-ời dới

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là ngời lãnh đạo thực hiện tất cả cácchức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách.Còn ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một ngời phụ trách và chỉ thihành lệnh của ngời đó mà thôi

- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiệnchế độ một thủ trởng

- Nhợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàndiện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia

có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổchức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng.

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năngnhất định

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Ng ời lãnh đạo

Ng ời lãnh đạo

Ng ời LĐ cnăng A Ng ời LĐ cnăng B Ng ời LĐ cnăngC

Đối t ợng quản lý1 Đối t ợng quản ly2 Đối t ợng quản lý3

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá,chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa cácthành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng.

Nh vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngời lãnh đạo chia bớt côngviệc cho ngời cấp dới

Ưu điểm: Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụngtốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặngcho ngời lãnh đạo

Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởngkhác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trởng Mô hình này phùhợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chứcnăng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữacấp dới và lãnh đạo là một đờng thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làmnhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt

động của các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phảithờng xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chứcnăng

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chứcnăng Nó phát huy đợc năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng,

đồng thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổchức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh

đạo tổ chức phải thờng xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phậntrực tuyến với bộ phận chức năng

d Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu.

Ngời lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngời thừahành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngời lãnh đạo phải thamkhảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mu giúp việc Kiểu cơ cấu này chophép ngời lãnh đạo tận dụng đợc những tài năng, chuyên môn của các chuyêngia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhng nó đòi hỏi ngời lãnh đạophải tìm kiếm đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục

đích hệ thống phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống.Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, cả n-ớc) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phơng hớng tơng đơng

Ng ời lãnh đạo

Ng ời lãnh đạo tuyến2

Ng ời lãnh đạo tuyến1

Tham m u2

Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ởmức tơng đơng Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộmáy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinhdoanh.

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phâncông, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyênmôn ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn đểthực hiện đợc nguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo chomỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tơng ứng để các cấpquản lý thấp hơn phát triển đợc tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản

lý cấp trên khi cần thiết

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quảcao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ

về tác động điều khiển của các lãnh đạo

3 Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý:

Phân tích các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đa ramột mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất trong công tác tổchức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăngsức cạnh tranh trên thị trờng

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh vàcơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụsản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếukhông thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt đ-

ợc mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải baogiờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi vềnhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máyquản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đ-

ợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của

mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý đợc toàn bộ hoạt

động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồngkềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì

bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hìnhsản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều

có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng

do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bànhoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức quản lý củadoanh nghiệp

- Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới tổ chức bộmáy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thờng có địnhmức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho tăng cờng khả năngcủa doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanhchóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ vàphải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đếncông nghệ của doanh nghiệp

- Môi trờng kinh doanh.

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thànhcông trên thơng trờng Do vậy mức độ phức tạp của môi trờng kinh doanh có

ảnh hởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trờng luôn biến động và biến

động nhanh chóng thì có đợc thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổchức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tínhchất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệchặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.

Nhân tố này có ảnh hởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở

kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lýcao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lợng cán bộquản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhng vẫn

đảm bảo đợc tính hiệu quả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Đối với những ngời đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thứclàm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lợng công việclớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy

quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngợc lại, với những lao động không có ýthức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lợng lao động quản lý gia tăng, làmcho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khănhơn.

4 Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việcxác định mục tiêu và phơng hớng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiếnhành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lạigiữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việcmô tả chi tiết hoạt động của các đối tợng quản lý và xác lập tất cả các mốiquan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào hai phơng phápchủ yếu sau:

a Phơng pháp kinh nghiệm

Theo phơng pháp này cơ cấu tổ chức đợc hình thành dựa vào việc kếthừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơcấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tơng tựvới cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì cóthể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhng có tính đến các điều kiện cụ thể của

đơn vị mới nh so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, cơ sở vậtchất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phơngpháp này còn đợc gọi là phơng pháp tơng tự

Ưu điểm của phơng pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chitiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quákhứ

Nhợc điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điềukiện cụ thể

b Phơng pháp phân tích.

Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại

đ-ợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành

đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tíchcác chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá nhữngmặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó

bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt

động cho từng bộ phận cũng nh đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, cácnhân viên thừa hành chủ chốt

Ưu điểm: Phơng pháp này phân tích đợc những điều kiện thực tế của cơ

quan, đánh giá đợc các mặt hợp lý và cha hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mớihiệu quả hơn

Nhợc điểm: Phơng pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết

kế cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức đợc một bộmáy quản lý tốt ngời ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phơngpháp trên Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lýtheo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phơng pháp trên để lợi dụng

u điểm của chúng

II Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản

lý

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời không thể hành

động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hớng tới những mụctiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảocuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn vớitính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của nhữngcon ngời trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiệnnhững mục tiêu nhất định, mà để thực hiện đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải

có lực lợng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lợng lao

động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảmbảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp

ít nhất phải có một thủ trởng trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiệncác nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ

cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổchức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trongviệc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng suấtlao động, hạ giá thành

Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý thì không có một lực lợng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, vàkhông có quá trình sản xuất nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổchức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu

tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc

thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngợc lạinếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéonhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải

đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lýkhông chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức màphải có một tập thể mạnh với những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thựchiện các chức năng nhiệm vụ đợc giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại củachính doanh nghiệp đó Nó nh chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lạivới nhau theo sự thống nhất, có phơng hớng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt

động của doanh nghiệp ổn định, thu hút đợc mọi ngời tham gia và có tráchnhiệm với công việc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quátrình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết cácchức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyênmôn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời có trình độ caotrong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán

bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phùhợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máyquản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý cáchoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợinhuận Nhng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhàquản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thốngphải thờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạnthảo phơng án kinh doanh tối u sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệuquả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triểncủa hệ thống Mà để thực hiện đợc công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từmột bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý lànhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, khôngngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lợc kinh doanh của tổ chức.

Hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực:

Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanhtrong cơ chế thị trờng khắc nghiệt nh hiện nay cũng nh để phát huy đợc hết vaitrò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanhcủa hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ làmột tất yếu

Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hớng chuyên tinh nghĩa là thờngxuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết,thành phần không rờm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệulực thể hiện khả năng đi đến kết quả, đợc mọi ngời thực hiện một cách nghiêmchỉnh

Bộ máy quản lý là lực lợng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý

Nó chỉ phát huy đợc sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, cònkhông thì nó lại trở thành lực lợng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức.Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoànthiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứngvới mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp

Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, một doanh nghiệp muốn tồn tại vàphát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoànthiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tínhhiệu lực vẫn cao

2.3 Đối với Công ty đầu t phát triển LICOGI 18

Nh bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất củaCông ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ởCông ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt

nh hiện nay

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh caotrên thị trờng cả về chất lợng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng Và để

đạt đợc điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng Nó

là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thơng trờng

Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tácquản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Dovậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì

đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện

bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuấtkinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.

Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành

và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bớc đầu quyết định sựhình thành và phát triển cả Công ty trên thơng trờng

Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của công TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18

I.QUÁ TRèNH HèNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CễNG TY

II Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của Công ty

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty.

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyếnchức năng với chế độ một thủ trởng đợc miêu tả nh sơ đồ Theo sơ đồ nàyTGĐ đợc sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanhnên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã đợc thực hiệnnhanh chóng và có hiệu quả hơn Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có nhữnghạn chế nh bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí nh vậy là cha hợp

lí

HĐQT

TGĐ

Cố vấnTrợ lý nhân sự

Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

Bộ phận vật t

2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:

2.1 Khối cơ quan Công ty.

2.1.1 Ban giám đốc.

Biểu 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc

Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo chuyên môn

+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lợng

+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm,cách chức các chức danh quản lý của công ty

b Giám đốc điều hành:

- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật t và chỉ đạo giámsát nhà máy

- Nhiệm vụ chính:

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật t, dự toán giá thành

+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật t, tiến độ và chuyểngiao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinhdoanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật t và thầu phụ

+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lợng các công việc đã hoànthành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng

+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện

dự án

+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lợng sản phẩm và an toànlao động

+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờcông hực hiện các công việc khác theo chỉ đạo củaTGĐ.

- Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho TGĐ và chịu

sự giám sát của TGĐ

- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:

+ Quan hệ với bên ngoài CEC: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng

về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đợc phòngkinh doanh bàn giao; Quan hệ với các trng tâm nghiên cứu, trờng học nhằmcập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đàotạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề

+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ vớikhách hàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việctriển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu củakhách hàng; Cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên

kế hoạch kinh doanh

+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếpcho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng củaphòng kỹ thuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiếnhành phê duyệt thầu phụ

+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám

đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khốilợng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật t để triển khai hợp

đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lợng công việc hoàn thành củanhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng

c Quản đốc Nhà máy.

- Nhiệm vụ:

+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp

đặt theo thông số kỹ thuật và khối lợng đợc giao vào số hợp đồng kiểm tra dữliệu thông tin đến

+ Kiểm tra, giám sát về chất lợng và thực hiện tiến độ các đầu công việccủa nhà máy theo kế hoạch đợc giao

+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máytheo kế hoạch đợc giao

+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sởhợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn

đề phát sinh, các công việc xởng không thực hiện đợccần thuê thầu phụ

+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuấtcủa kế toán, kiêm hành chính nhà máy.

+ Quản lý thiết bị trong xởng: Lập hồ sơ bảo dỡng, sửa định kỳ các máymóc công cụ, thiết bị đo lờng và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiếtbị

+Quản lý kho vật t và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật t theo đúngyêu cầu phòng kỹ thuật đa ra

+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm,lập hồ sơ thủ tục giao hàng

+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao

động

+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lợng sản phẩm theo yêu cầucủa Giám đốc điều hành

+ Tổng hợp khối lợng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành

hồ sơ về khối lợng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành vềnhững vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy

+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành

- Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy

+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báocáo Giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lợng, chất l-ợng hàng nhập kho

+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo

về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹthuật để trỉên khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lợng công việc hoàn thành trìnhGiám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng

2.1.2 Phòng kinh doanh:

- Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng; nghiêncứu xu hớng phát triển thị trờng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hớngphát triển công nghệ

+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt:Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của CEC trình TGĐphê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thịphần, lợi nhuận, mức độ tăng trởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác;Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinhdoanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tờng ngời nhằm làmcăn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng ngời.

+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thựchiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng nh việc triểnkhai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốtnhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thốngbáo cáo cho các cơ quan có liên quan nh: chủ quản, chính quyền

+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giábán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàmphán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ

+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc kháchhàng

+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàngcho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuậtthi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp

đồng

+ Trợ lý TGĐ về các vấn đề chiến lợc, tổ chức, quản lý và điều hànhcông ty Hỗ trợ TGĐ trong các quan hệ đối ngoại, quan hệ với chính quyền sởtại cũng nh các hoạt động cộng đồng

+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinhdoanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy đợc năng lực

và chuyên môn của từng ngời

+ Quyết định các khoản chi theo định mức đợc phê duyệt

+ Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thơng mại theo kế hoạchkinh doanh đã đợc phê duyệt

+ Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lợngtriển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng đợctriển khai đúng kế hoạch.

+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phíphát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng

- Mối quan hệ trong nội bộ Công ty:

+ Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh

dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanhtoán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ với phòng kế toán tiến hành nhập khẩu trangthiết bị

+ Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộphận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lợng công việc và giá thành Saukhi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai Kết hợpvới bộ phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng; Phốihợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập

kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu

+ Với Nhà máy: Chuyển giao hàng nhập khẩu cho giám đốc Nhà máy;Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh

Biểu 5: Cơ cấu phòng kinh doanh:

anh

3 Bộ phận xuất nhập khẩu 1 Đại học Kế toán TC B

Kết cấu phòng nh vậy là tơng đối gọn nhẹ, nhng trởng phòng phải kiêmquá nhiều việc Tất cả các nhân viên trong phòng đều ở trình độ đại học, cóchuyên môn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngoài ra còn đợc trang bị thêmcác kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing Kỹ năng giaotiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phầnmềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, cácphần mềm hệ thống và internet Về độ tuổi, cả bốn ngời trong phòng đều có

độ tuổi dới 30 tuổi, chiếm 100% Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thành tốtcông việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp đợc sự năng

động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng nh kinh nghiệm trong công tác lâu năm.Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng cha đ-

ợc phân công rõ ràng, còn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và

đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nớc

+ Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngânhàng và đơn vị bạn

+ Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định

+ Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của công ty và kiếnnghị cho TGĐ để có các quyết định kinh doanh hợp lý

+ Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt độngcần thiết

+ Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanhtoán và tính toán giá thành sản phẩm

+ Nghiên cứu các phơng hớng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống,phơng pháp quản lý trong lĩnh vực kế toán, các lĩnh vực khác có liên quan

+ Tham khảo chiến lợc và các chính sách tài chính, kế toán trong công

ty nh: dự án tài chính đầu t mới, dự án tài chính mở rộng sản xuất, quy chế và

+ Tham gia bồi dỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến kinh nghiệmtrong công tác quản lý hoặc biên soạn các tài liệu bội dỡng kiến thức chuyênmôn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực kế toán cho viên chức chuyên môn nghiệp vụ

+ Đa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn.+ Xây dựng các định mức tài chính.

- Về hành chính văn phòng:

+Tổ chức thực hiện các hoạt động thờng xuyên nh hội họp, tiếp khách,trực điện thoại, điều xe, soạn thảo và gửi nhận các loại công văn giấy tờ giữacác bộ phận trong công ty với các cơ quan bên ngoài

+ Tổ chức mua sắm văn phòng phẩm, quản lý và cấp phát cho các đơnvị

+ Tổ chức mua sắm các máy móc thiết, dụng cụ văn phòng, bảo dỡng

và sửa chữa nếu cần thiết

và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lợng và giá trị theo đúng pháplệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản

lý kinh tế, tài chính

Biều 6: Cơ cấu phòng tài chính kế toán

STT Chức năng nhiệm vụ Số lợng Trình độ Chuyên môn

3 Thủ quỹ 1 _ _

Qua bảng trên ta thấy phòng tài chính kế toán có 5 ngời Trong đó sốlao động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 2 ngời chiếm 40%,dới 30 tuổi có 3 ngời chiếm 60% Về trình độ đào tạo thì cả phòng đạt 100%

có trình độ đại học, và chuyên ngành đào tạo đúng công việc, đặc biệt Văn th

đợc đào tạo từ trờng đại học ngoại ngữ nên rất thuận lợi trong công việc nhất

là một Liên doanh nh Công ty Phòng cha có những nhân viên chịu tráchnhiệm về tài chính và tín dụng ngân hàng, do vậy công việc của kế toán trởngcòn nặng nề cha đạt hiệu quả cao trong công tác tài chính kế toán của Côngty

4 Phòng kỹ thuật:

- Nhiệm vụ chính:

Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật t, cung cấp toàn bộthông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xởng; Lập kế hoạch thuê thầu phụ; Cungcấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hànhnhập khẩu; Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lợng sản phẩm;Thiết kếsản phẩm, dự tính định mức vật t, dự toán giá thành, lập quy trình chế tạo vàkiểm tra chất lợng sản phẩm

Trởng phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân công kỹ s phụ trách dự ántheo đúng chuyên môn và năng lực của họ; Tiến hành thực hiện các hợp đồngthầu phụ theo chỉ đạo của Giám đốc điều hành; Chịu trách nhiệm quản lý và

điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môi trơng làm việc lành mạnh vàphát huy đợc năng lực và chuyên môn của từng ngời; Ngoài ra thực hiện cáccông việc khác của TGĐ và Giám đốc điều hành

- Chức năng:

Báo cáo các vấn đề có liên quan đến chất chất lợng, tiến độ và an toàntrong các dự án phụ trách; Tiếp xúc trực tiếp với khách hàng khi triển khai dự

án

- Các mối quan hệ của phòng:

+ Quan hệ với phòng Kinh doanh: Cung cấp thông tin giá thành và thiết

kế sơ bộ theo yêu cầu của khách hàng cho phòng kinh doanh; Cung cấp cácthông tin bóc tách vật t để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu

+ Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất cả các yêu cầu kỹthuật, khối lợng công việc, thời gian hoàn thành định mức tiêu thụ vật t đểtriển khai hợp đồng ( hồ sơ thực hiện dự án), quy trình chế tạo sản phẩm

+ Quan hệ với phòng kế toán: Hoàn thiện hồ sơ kỹ thuật khối lợng côngviệc, triển khai hợp đồng chuyển cho phòng kế toán nhằm thanh lý hợp đồng,cung cấp cho phòng kế toán các thông tin về định mức vật.

Biểu 7: Cơ cấu phòng kỹ thuật

STT Chức năng nhiệm vụ Slợng Trình độ Chuyên môn Độ

Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng kỹ thuật nh vậy là rất hợp lý

Đội nhân viên trong phòng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học,trình độ đào tạo đúng chuyên môn Về độ tuổi thì cả phòng đạt 100% độ tuổidới 30, độ tuổi nh vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng, thểhiện sự năng động sáng tạo trong công việc Với tuổi trẻ và trình độ đào tạocao nh vậy phòng đã từng bớc đáp ứng đợc những yêu cầu ngày càng khắt khecủa khách hàng trong và ngoài nớc

+ Lập kế hoạch mua vật t và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật

t cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị vàthực trạng vật t dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vàokhả năng cung ứng và các điều kiện thị trờng để tiến hành để xuất lập kế hạchmua vật t và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác

+ Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật t thiết bị phù hợp với chínhsách mua sắm vật t, thiết bị của công ty

+Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ.+ Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ

- Chức năng:

+ Lập kế hoạch mua vật t

+ Tham mu cho TGĐ và Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn nhàcung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi đợc uỷ quyền.

+ Tham gia thơng thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với TGĐ vàGiám đốc điều hành

+ Ký các đơn hàng mua vật t, thiết bị và dụng cụ đợc uỷ quyền

- Mối quan hệ bên trong Công ty:

+ Phối với kế toán để làm các thủ tục mua vật t thiết bị, cung cấp chonhà cung cấp

+ Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêucầu về vật t, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này

Hiện nay phòng Vật t và thiết bị chỉ do một cán bộ đảm nhận Cán bộnày có trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật t và thiết bị cho toàn Công ty Cán

bộ này là kỹ s cơ khí, có khả năng làm việc với cờng độ cao, năng động, sángtạo và quyết toán trong công việc Phòng vật t và thiết bị này còn gặp nhữngkhó khăn và vớng mắc trong công việc nhập kho, phân phối vật t và giúp cán

bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật t và cung cấp vật t cho Nhà máy làmhạn chế đến quá trình sản xuất và chất lợng sản phẩm

Ngoài các phòng ban trên Công ty còn có thêm hai bộ phận nữa, đó là

bộ phận trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn trong đó:

* Trợ lý nhân sự với chức năng: Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện

các phơng án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dỡng,tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp lý thực hiện đúng đắn các chế độ chínhsách đối với cán bộ công nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và pháttriển của Công ty Còn nhiệm vụ của trợ lý nhân sự gồm:

+ Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng l

-ơng giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lý chính sách lao động tiền l-ơng cũng

nh các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên

+ Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện phápgiải quyết đơn th khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết