Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời nói đầu Nn kinh tế VIỆT NAM nÒn kinh tÕ thị tr kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển thỡ đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trò cc kỡ quan trng ¶nh hëng lín tíi sù tån t¹i nỊn kinh tế thị tr phỏt trin doanh nghiệp, Trong thời gian thực tập công ty ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LICOGI 18,em nhận thấy cấu tổ chức quản lý công ty số hạn chế nh,nờn em chn đề tài: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty U T PHT TRIN LICOGI 18 " làm đề tài cho chuyên ®Ị thùc tËp cđa m×nh Víi mong mn t×m hiĨu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty õy đề tài khó, cn hiểu biết sâu rộng lý thuyết v kinh tế thị tr kinh nghiệm thực tế Vì vậy, chắn chuyên ®Ị cđa em cßn nhiỊu thiÕu sãt, rÊt mong đợc ý kiến đóng góp cô để chuyên đề em đợc hoàn thiện hn SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiƯp Ch¬ng 1: lý ln chung vỊ CƠ CẤU TỔ CHC máy quản lý I tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ đà xác định máy quản lý để xếp lực lợng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động nh chỉnh thể có hiƯu lùc nhÊt - C¬ cÊu tỉ chøc: C¬ cÊu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lợng khác nhau, phận thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối u: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống nh hệ thống SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp - TÝnh tin cËy: C¬ cÊu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải ®ỵc tỉ chøc cho chi phÝ bá trình xây dựng sử dụng thấp nhng phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ dới hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hớng tới va đạt đợc Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ đà xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lợng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lợng lao động phơng thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới Cơ cấu tạo ®iỊu kiƯn thn lỵi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é thủ trởng, ngời lÃnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc ngời dới quyền SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Ngời lÃnh đạo Ngời LĐ tuyến Ngời LĐ tuyến Các đối tợng Qlý Các đối tợng Qlý Đặc điểm cấu ngời lÃnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn ngời thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh ngời phụ trách thi hành lệnh ngời mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é mét thđ trëng - Nhợc điểm: Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b Mô hình cấu theo chức Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Ngời lÃnh đạo Ngời LĐ cnăng A Ngời LĐ cnăng B Ngời LĐ cnăngC Đối tợng quản lý1 Đối tợng quản ly2 Đối tợng quản lý3 SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Kiểu cấu hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng Nh khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: ngời lÃnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trởng Mô hình phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp dới lÃnh đạo đờng thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Sơ ®å 3: S¬ ®å c¬ cÊu theo kiĨu trùc tun - chức LÃnh đạo cấp1 Ngời lđ cnăng A Ngời lđ cnăng B Ngời lđ cnăngC LÃnh đạo cấp2 Ngời lđ cnăngA Đối tợng qlý SV: Nguyễn Văn Đăng Ngời lđ cnăngB Đối tợng qlý Ngời lđ cnăngC Đối tợng qlý Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm hai mô hình trực tuyến chức Nó phát huy đợc lực, chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo đợc quyền huy trực tiếp lÃnh đạo cấp cao tổ chức Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức d Mô hình cấu trực tuyến - tham mu Ngời lÃnh đạo lệnh chịu hoàn toàn trách nhiệm ngời thừa hành trực tiếp mình, gặp vấn đề phức tạp ngời lÃnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia phận tham mu giúp việc Kiểu cấu cho phép ngời lÃnh đạo tận dụng đợc tài năng, chuyên môn chuyên gia, giảm bớt phức tạp cấu tổ chức, nhng đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải tìm kiếm đợc chuyên gia giỏi lĩnh vực Sơ đồ 4: Sơ ®å c¬ cÊu theo kiĨu trùc tun - tham mu Ngời lÃnh đạo Tham mu1 Tham mu2 Ngời lÃnh đạo tuyến1 Tham mu1 Tham mu3 Ngời lÃnh đạo tuyến2 Tham mu2 Tham mu1 Các đối tợng qlý Tham mu2 Các đối tợng qlý 2.2 Các nguyên tắc tổ chức máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích hệ thống phơng hớng, mục đích hệ thống chi phèi c¬ cÊu hƯ thèng NÕu mét hƯ thèng cã quy mô mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, nớc) cấu tổ chức phải có quy mô phơng hớng tơng đơng SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Còn có quy mô vừa phải, đội ngũ trình độ tham gia hệ thống phải mức tơng đơng Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá tổ chức máy quản lý có đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh - Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng có đủ quyền hạn để thực đợc nguyên tắc - Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với môi trờng Nguyên tắc đảm bảo việc cải tiến máy quản lý phải đảm bảo cho phân hệ, phận mức độ tự sáng tạo tơng ứng để cấp quản lý thấp phát triển đợc tài để chuẩn bị thay cán quản lý cấp cần thiết - Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải mang lại hiệu cao chi phí bỏ đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển lÃnh đạo Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý: Phân tích nhân tố ¶nh hëng tíi tỉ chøc bé m¸y qu¶n lý nh»m đa mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt đợc hiệu cao công tác tổ chức quản lý từ thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh thị trờng - Nhiệm vụ sản xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp Trong bÊt kú tỉ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty cấu tổ chức thay đổi theo, không thay đổi theo máy quản lý cũ làm cản trở việc phấn đấu đạt đợc mục tiêu đề tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi bắt buộc máy quản lý, song kết nghiên cứu ủng hộ ý kiến máy quản lý cần đợc thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Quy mô mức độ phức tạp doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn, phức tạp hoạt động của doanh nghiệp phức tạp theo Do nhà quản lý cần phải đa SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp mô hình cấu quản lý hợp lý cho đảm bảo quản lý đợc toàn hoạt động doanh nghiệp đồng thời phải để máy quản lý không cồng kềnh phức tạp mặt cấu Còn doanh nghiệp vừa nhỏ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng phân tán địa bàn hoạt động doanh nghiệp có thay đổi xếp lao động nói chung lao động quản lý nói riêng dẫn đến thay đổi cấu tổ chức quản lý Do thay đổi địa bàn hoạt động doanh nghiệp ảnh hởng tới cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp - Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ doanh nghiệp ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý Nếu doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thờng có định mức quản lý tốt, máy quản lý phải đợc tổ chức cho tăng cờng khả doanh nghiệp cần thích ứng kịp thời với thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ phải đảm bảo phối hợp chặt chẽ việc định liên quan đến công nghệ doanh nghiƯp - M«i trêng kinh doanh Tỉ chøc bé máy quản lý hợp lý điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công thơng trờng Do mức độ phức tạp môi trờng kinh doanh có ảnh hởng đến tổ chức máy quản lý Nếu môi trờng biến động biến động nhanh chóng có đợc thành công đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức máy quản lý có mối quan hệ hữu Việc đề định có tính chất phân tán với thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, phòng ban có liên hệ chặt chẽ với - Cơ sở kỹ thuật hoạt động quản lý trình độ cán quản lý Nhân tố có ảnh hởng mạnh đến tổ chức máy quản lý Khi sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, đại, trình độ cán quản lý cao đảm nhiệm nhiều công việc góp phần làm giảm lợng cán quản lý máy quản lý, nên máy quản lý gọn nhẹ nhng đảm bảo đợc tính hiệu quản lý - Thái độ đội ngũ cán công nhân viên Đối với ngời đà qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc họ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lợng công việc lớn làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức máy SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp quản lý dễ dàng hiệu Ngợc lại, với lao động ý thức làm việc, không tự giác dẫn đến số lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lÃnh đạo tổ chức đông lên, việc tổ chức máy quản lý khó khăn Các phơng pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý: Để hình thành cấu tổ chức máy quản lý trớc hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu phơng hớng phát triển hệ thống, sở tiến hành tập hợp yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Việc hình thành cấu tổ chức việc mô tả chi tiết hoạt động đối tợng quản lý xác lập tất mối quan hệ thông tin sau hình thành cấu tổ chức máy quản lý Để có cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào hai phơng pháp chủ yếu sau: a Phơng pháp kinh nghiệm Theo phơng pháp cấu tổ chức đợc hình thành dựa vào việc kế thừa kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trớc có yếu tố tơng tự với cấu tổ chức hình thành để hình thành cấu tổ chức dựa vào cấu tổ chức mẫu nhng có tính đến điều kiện cụ thể đơn vị nh so sánh nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, sở vật chất kỹ thuật để xác định cấu tổ chức thích hợp Do phơng pháp đợc gọi phơng pháp tơng tự Ưu điểm phơng pháp trình hình thành cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích kinh nghiệm quý báu khứ Nhợc điểm: dễ dẫn đến chép máy móc, thiếu phân tích điều kiện cụ thể b Phơng pháp phân tích Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý đợc bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lỡng cấu tổ chức tại, tiến hành đánh giá hoạt động theo tiêu thức định, phân tích chức năng, quan hệ phụ thuộc phận để đánh giá mặt hợp lý cấu hành sở dự kiến cấu sau bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho phận nh cán lÃnh đạo, chuyên viên, nhân viên thừa hành chủ chốt SV: Nguyễn Văn Đăng Lớp: QLKT 49QN Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ưu điểm: Phơng pháp phân tích đợc điều kiện thực tế quan, đánh giá đợc mặt hợp lý cha hợp lý để hoàn thiện cấu hiệu Nhợc điểm: Phơng pháp tốn nhiều thời gian chi phí lớn để thiết kế cấu tổ chức Tuy nhiên hoạt động quản lý để hình thành tổ chức đợc máy quản lý tốt ngời ta không sử dụng hai phơng pháp Mà tuỳ theo tình hình công ty hình thành cấu quản lý theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa kết hợp hai phơng pháp để lợi dụng u điểm chúng II Vai trò cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý Vai trò tổ chức máy quản lý Một tổ chức muốn tồn phát triển ngời hành động riêng lẻ mà cần phối hợp lỗ lực cá nhân để hớng tới mục tiêu chung Quá trình tạo cải vật chất tinh thần nh đảm bảo sống an toàn cho xà hội ngày đợc thực quy mô lớn với tính phức tạp ngày cao đòi hỏi phải có phân công hợp tác ngời tỉ chøc Trong s¶n xt kinh doanh cịng vËy, doanh nghiệp thực mục tiêu định, mà để thực đợc mục tiêu đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn trình sản xuất Đó lực lợng lao động quản lý doanh nghiệp hình thành lên máy quản lý Để đảm bảo thống điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiƯp Ýt nhÊt ph¶i cã mét thđ trëng trùc tiÕp đạo lực lợng quản lý để thực nhiệm vụ: bố trí, xếp nhân viên quản cho phù hợp với nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo phối hợp nhịp nhàng thành viên tổ chức, nhằm khai thác khả chuyên môn sáng tạo thành viên việc thực mục tiêu để thực mục tiêu đề nh tăng suất lao động, hạ giá thành Nh vậy, Trong doanh nghiệp cấu tổ chức máy quản lý lực lợng tiến hành nhiệm vụ quản lý, trình sản xuất đợc thực cấu tổ chức máy quản lý Từ lập luận cho ta thấy rõ vai trò quan trọng cấu tổ chức máy, định toàn trình hoạt động tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu tổ chức giúp cho việc SV: Nguyễn Văn Đăng 10 Líp: QLKT 49QN ... động Công ty Mặt khác Công ty vào hoạt động việc hình thành hoàn thiện máy quản lí việc làm cần thiết bớc đầu định hình thành phát triển Công ty thơng trờng Chơng 2: Thực trạng tổ chức máy quản. .. đợc điều cấu tổ chức máy quản lí có vai trò quan trọng Nó điều kiện đủ định thành công Công ty thơng trờng Cán quản lí Công ty có trình độ lực cao, mà công tác quản lí nhân tố định phát triĨn... lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lÃnh đạo tổ chức đông lên, việc tổ chức máy quản lý khó khăn Các phơng pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý: Để hình thành cấu tổ chức máy quản lý trớc