Chức năng kiểm soát trong kinh doanh

Chức năng kiểm soát trong kinh doanh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

MÔN: QUẢN TRỊ HỌC

GVHD: T.S NGUYỄN XUÂN TÙNG

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

LỚP: 96-QTL43B2

NHÓM:

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 3 năm 2019

Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo thì mô hình hoạt động của doanh nghiệp vẫn chưa hoàn chỉnh Kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị, là công cụ quan trọng của nhà quản trị Kiểm soát giúp nhà quản trị có những thông tin phản hồi, khắc phục những nhược điểm của công tác quản trị, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu đã xác định Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động đã diễn

ra, đang diễn ra, mà còn đối với những sự việc sắp xảy ra Điều này đặc biệt quan trọng đối với công tác quản trị trong tổ chức ngày nay Nó giúp cho tổ chức chủ động đối phó với những nguy cơ sắp tới, giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh Chính vì lẽ đó mà các nhà quản trị dù ở cấp bậc nào trong tổ chức phải thực hiện tốt chức năng kiểm soát

I Khái niệm, mục đích, tác dụng của kiểm soát: 1

I.1 Khái niệm: 1

I.2 Mục đích: 1

I.3 Tác dụng: 1

II Nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát: 3

III Quy trình kiểm soát: 4

IV Các hình thức kiểm soát: 7

IV.1 Kiểm soát lường trước (Kiểm tra trước khi thực hiện): 7

IV.2 Kiểm tra trong khi thực hiện: 7

IV.3 Kiểm soát sau khi thực hiện: 8

V Công cụ chủ yếu để kiểm soát: 9

V.1 Ngân quỹ: 9

V.2 Kỹ thuật phân tích thống kê: 9

V.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn: 9

V.4 Quan sát cá nhân: 10

VI TỔNG KẾT: 11

VII Phần câu hỏi: 12

I KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH, TÁC DỤNG CỦA

KIỂM SOÁT:

I.1 Khái niệm:

Sau khi các mục tiêu đã được xác lập, các kế hoạch, cơ cấu tổ chức được xác định và nhân viên được tuyển dụng, đào tạo và khuyến khích làm việc thì sai sót vẫn có thể xảy ra Để đảm bảo cho mọi việc đi đúng hướng, nhà quản trị phải giám sát và đánh giá kết quả công việc Kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những hoạt động cần thiết, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi đúng quỹ đạo Quá trình giám sát, so sánh và hiệu chỉnh là những nội dung của chức năng kiểm soát

Tóm lại, kiểm soát là quá trình đo lường thành quả đạt được trên thực tế

và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp khắc phục sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu

I.2 Mục đích:

Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế hoạch đã định

Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu

Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào, đầu ra

Xác định chính xác, kịp thời các sai xót và trách nhiệm của từng cá nhân,

bộ phận trong tổ chức

Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm

Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp Đúc kết, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị

I.3 Tác dụng:

Kiểm soát là khâu cuối cùng trong khâu hoạch định, cơ cấu tổ chức thực hiện, điều khiển nhân viên và động viên họ Hoạt động kiểm soát rất quan trọng

vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để đảm bảo những công việc nhân viên phải làm, đảm bảo các mục tiêu đặt ra đang được thực hiện

Nhờ có kiểm soát, doanh nghiệp, tổ chức có thể chủ động tránh sai lệch ngay từ đầu, tránh để tình trạng đưa ra một công việc không mang tính khả thi

Kiểm soát trong công việc có tác dụng tháo gỡ kịp thời những vướng mắc, đảm bảo công việc được thực hiện theo đúng kế hoạch và đạt được hiệu quả cao nhất

II.NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM

SOÁT:

 Phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng kiểm soát

 Phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị Kiểm soát là nhằm làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm Vì vậy việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp

 Phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu, những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức Đó là những điểm phản ánh rõ nhất mục tiêu, tình trạng không đạt mục tiêu, đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại, ít tốn kém nhất, tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất

 Phải khách quan Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị, sẽ cho kết quả sai lệch

 Phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức Nếu không sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có

 Phải tiết kiệm và hiệu quả Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định Do vậy phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát tiết kiệm nhất

 Phải đưa đến các hành động Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi nếu có sai lệch thì được tiến hành sửa sai, điều chỉnh Nếu không thì việc kiểm soát trở nên vô nghĩa

III QUY TRÌNH KIỂM SOÁT:

Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn kiểm soát là cơ sở mà dựa vào đó các nhà quản trị tiến hành đánh giá và kiểm định đối tượng bị quản trị Đó là những định mức, những chuẩn mực, những kế hoạch cụ thể Tùy thuộc vào đối tượng cần kiểm soát mà tiêu chuẩn kiểm soát được đặt ra khác nhau

Tiêu chuẩn kiểm soát có thể biểu hiện dưới dạng định tính hoặc định lượng

 Tiêu chuẩn định lượng là những tiêu chuẩn có thể lượng hóa qua các con số cụ thể

Ví dụ: số lượng sản phẩm, chi phí, doanh thu, số giờ làm việc

 Tiêu chuẩn định tính là những tiêu chuẩn khó lượng hóa bằng các con số cụ thể, phải tiến hành đánh giá thông qua yếu tố trung gian

Ví dụ: tâm lý vui lòng của khách hàng, ý thức trách nhiệm, thái độ lao động

Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát cần lưu ý:

 Tránh đưa ra các tiêu chuẩn không đúng, không quan trọng

 Tránh đưa ra các tiêu chuẩn mâu thuẫn

 Mang tính chất hiện thực

 Giải thích về sự hợp lý của các tiêu chuẩn

 Dễ dàng cho việc đo lường

Bước 2: Đo lường thành quả

Tiến hành đo lường khách quan đối với những hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra, hình dung thành quả nhằm phát hiện sự sai lệch và nguy cơ sai lệnh so với những tiêu chuẩn đã đề ra ở bước 1

Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường

Tần số đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra

Ví dụ: Người chủ của một cửa hàng cần thường xuyên giám sát thái

độ phục vụ của các nhân viên bán hàng nhưng chỉ xem xét tình hình cân đối tài sản một tháng hoặc một quý một lần

Đo lường những tiêu chuẩn định lượng đơn giản hơn những tiêu chuẩn định tính

Ví dụ: Người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Quan hệ công cộng trong xí nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp như là thái độ của báo chí và công chúng đối với xí nghiệp, hay

uy tín của xí nghiệp trong xã hội

Bước 3: Điều chỉnh sai lệch

Sau khi đo lường xong, nếu kết quả sai lệch:

 Phân tích nguyên nhân dẫn đến sai lệch

 Tìm biện pháp khắc phục

Điều chỉnh sai lệch bao gồm:

 Điều chỉnh hoạt động thực tế: Nếu nguyên nhân của sự chênh lệch trong kết quả là do công việc chưa thỏa mãn, nhà quản trị cần có sự điều chỉnh Sự điều chỉnh này có thể là thay đổi chiến lược, cơ cấu,

hệ thống lương bổng hoặc chương trình đào tạo, thiết kế lại công việc hay sa thải nhân viên

 Điều chỉnh lại những tiêu chuẩn: Sự sai lệch có thể là kết quả của những tiêu chuẩn không phù hợp với thực tế, có nghĩa là mục tiêu đặt ra quá cao hoặc quá thấp Trong trường hợp này thì tiêu chuẩn là đối tượng cần được điều chỉnh chứ không phải là hoạt động

Ví dụ:

 Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thường xuyên người ta có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận, các sai lệch ngay khi chúng xuất hiện

 Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể báo cáo bất kỳ thời điểm nào về mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiện Nhờ đó người ta biết được kế hoạch được hoàn thành đúng hạn hay bị chậm trễ trong quá trình sản xuất để có những điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết

Một hệ thống kiểm soát tốt và hữu hiệu đối với nhà quản trị phải bao gồm việc kiểm soát mang tính chất dự phòng tức là sự kiểm soát nhằm tiên liệu trước việc sai sót sẽ xảy ra trừ khi phải có biện pháp để điều chỉnh ngay trong hiện tại Vòng phản hồi của kiểm soát được thể hiện qua sơ đồ sau:

Phát

hiện sai

lệch

So sánh với các tiêu chuẩn

Đo lường Kết quả thực tế

Phân tích

nguyên

nhân sai

lệch

Đưa ra chương trình điều chỉnh

Thực hiện

sự điều chỉnh

Kết quả mong muốn

IV CÁC HÌNH THỨC KIỂM SOÁT:

IV.1 Kiểm soát lường trước (Kiểm tra trước khi thực hiện):

Được thực hiện trước khi hoạt động xảy ra, bằng cách tiên liệu những vấn

đề có thể xảy ra để ngăn chặn trước

Mục đích: Giúp cho tổ chức thực hiện kế hoạch chính xác, dự liệu được những vấn đề có thể ảnh hưởng từ thời điểm lên kế hoạch đến lúc thực hiện

Cơ sở: những thông tin mới nhất về môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp để đối chiếu kế hoạch

Kiểm tra lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trường

Ưu điểm:

 Đưa ra những hoạt động trước khi một vấn đề xảy ra

 Là loại hình kiểm tra tốn ít chi phí nhất nhưng hiệu quả cao

 Giúp cho nhà quản trị ngăn chặn vấn đề chứ không phải là khắc phục sau khi những tổn thất đã xảy ra

Nhược điểm:

 Đòi hỏi thông tin chính xác, phải mất nhiều thời gian và khó thu thập được thông tin nên các nhà kiểm soát hay sử dụng 2 loại kiểm soát còn lại

IV.2 Kiểm soát trong khi thực hiện:

Theo dõi trực tiếp những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch Mục đích: Kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại, khó khăn khi thực hiện để đảm bảo tiến độ dự kiến

Cơ sở: Những diễn biến trong quá trình thực hiện kế hoạch

Ưu điểm:

 Với hình thức kiểm tra trực tiếp thì nhà quản trị có thể vừa kiểm tra

 Vấn đề thường được giải quyết trước khi các nguồn lực bị lãng phí hoặc tổn thất lớn

Nhược điểm:

 Chỉ có hiệu quả khi nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thời điểm của môi trường và hoạt động

IV.3 Kiểm soát sau khi thực hiện:

Kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra

Đo lường kết quả thực tế và đối chiếu với kế hoạch ban đầu

Mục đích: Đánh giá lại toàn bộ quá trình thực hiện kế hoạch, rút kinh nghiệm

Ưu điểm:

 Cung cấp cho nhà quản trị thông tin về những hiệu quả nỗ lực trong việc lập kế hoạch cũng như thông tin cần thiết để lập kế hoạch mới

 Cải tiến động cơ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn Cung cấp cho mọi nhân viên những thông tin về việc họ đã thực hiện tốt như thế nào cũng như làm thế nào để nâng cao chất lượng các hoạt động của mình trong tương lai

Nhược điểm:

 Độ trễ về thời gian khá lớn

V CÔNG CỤ CHỦ YẾU ĐỂ KIỂM SOÁT:

V.1 Ngân quỹ:

Ngân quỹ là cách phát biểu kế hoạch cho tương lai theo các quan hệ bằng con số

Các dạng ngân quỹ:

 Ngân quỹ thu và chi

 Ngân quỹ về thời gian, không gian, sản phẩm

 Ngân quỹ dưới dạng vật lý

 Ngân quỹ về tiền mặt

Các kĩ thuật lập ngân quỹ:

 Ngân quỹ biến đổi

 Ngân quỹ cơ sở - Zêrô

 Ngân quỹ lựa chọn

V.2 Kỹ thuật phân tích thống kê:

Dựa vào dữ liệu quá khứ để tổng hợp và phân tích

Giúp nhà quản trị đưa ra những nhận xét:

 Xu thế phát triển của doanh nghiệp

 Mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển

 Độ sai lệch so với tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch

V.3 Báo cáo và phân tích chuyên môn:

Là sử dụng những chuyên gia trong từng lĩnh vực trọng yếu của doanh nghiệp để phát hiện những sai lệch

Công cụ này giúp nhà quản trị kiểm soát một cách toàn diện và chi tiết hơn

so với tiến trình kiểm soát cơ bản (thiết lập tiêu chuẩn, đo lường và các giải pháp điều chỉnh)

Các chuyên gia tiến hành đo lường hoạt động và kết quả hoạt động đã thực hiên trong thực tế, so sánh kết quả đo lường này với các tiêu chuẩn đã được xác lập, rồi xác định và phân tích các nguyên nhân của các vấn đề Sau đó, để thực hiện những giải pháp phù hợp và cần thiết, các nhà quản trị phải đưa ra một loạt các giải pháp và thực hiện những giải pháp đó để đạt tới kết quả mong muốn

V.4 Quan sát cá nhân:

Sử dụng các giác quan để quan sát nhân viên trong quá trình thực hiện công việc và điều chỉnh ngay những sai phạm

Đối với việc đánh giá quan sát cá nhân cần:

 Không được mang tiêu chuẩn của một công việc này sang để áp đặt, đánh giá một công viêc khác

 Loại bỏ những thành kiến và định kiến cá nhân trong quá trình đo lường, đánh giá

 Tiến hành đo lường, đánh giá thường xuyên, đúng yêu cầu, đúng mục đích và quy trình

 Kết quả đo lường phải phù hợp với công việc, chức năng, nhiệm vụ của người thực hiện công việc

 Chỉ ra được sai phạm một cách chính xác và điều chỉnh ngay những sai phạm đó

VI TỔNG KẾT:

Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản trị, là một hệ thống thông tin phản hồi giúp cho việc hoàn thiện công tác quản trị trong doanh nghiệp Quá trình kiểm soát bắt đầu bằng việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát, kế đến là đo lườg kết quả thực tế và cuối cùng là tiến hành điều chỉnh nếu phát hiện sai lệch

Có 3 loại hình kiểm soát: kiểm soát trước công việc, kiểm soát trong công việc, kiểm soát sau công việc Mỗi loại hình kiểm soát có những tác dụng khác nhau đối với quản trị Trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị cần tiến hành đồng bộ 3 loại hình này Tuy nhiên, kiểm soát trước công việc là loại hình kiểm soát ít tốn kém nhưng hiệu quả nhất

Để thực hiện kiểm soát nhà quản trị sử dụng nhiều công cụ khác nhau: lập ngân quỹ, phân tích thống kê, phân tích chuyên môn và quan sát cá nhân Càng lên cấp quản lí cao thì kế hoạch lập ngân quỹ và phân tích thống kê càng quan trọng Cấp bậc quản lí càng xuống thấp thì việc phân tích chuyên môn và quan sát cá nhân càng quan trọng

VII PHẦN CÂU HỎI:

Câu 1: Những phẩm chất cần có ở một người kiểm soát ?

Hoạt động kiểm soát muốn đạt hiệu quả, người được giao trọng trách kiểm soát phải hội tụ được một số phẩm chất quan trọng như sau:

 Phải am hiểu ngành, nghề

Ví dụ: kiểm soát tuân thủ thì phải am hiểu về luật lệ; kiểm soát về tài chính thì phải có chuyên môn kế toán-tài chính hoặc công ty hoạt động về dầu khí thì phải có kiến thức về lĩnh vực dầu khí…

 Phải có tính hoài nghi nghề nghiệp Điều này cũng giống bác sĩ nhìn đâu cũng thấy vi trùng Người làm kiểm soát nhìn đâu cũng phải thấy sai sót, có như vậy mới phát hiện ra sai sót

 Phải khách quan (tôn trọng sự thật) Muốn khách quan thì cần phải độc lập (về kinh tế, quan hệ, công việc…)

Câu 2: Các tiêu chuẩn để xác định một hệ thống kiểm soát hiệu quả ?

Độ chính xác: Hệ thống kiểm soát phải chính xác để đảm nhận công việc

được hữu hiệu Nếu hệ thống cung cấp thông tin sai lầm, hệ thống đó sẽ gây tai hại cho công ty hơn là lợi ích

Kịp thời: Hệ thống kiểm soát kịp thời là cung cấp thông tin khi cần thiết

và đúng lúc Đúng lúc có thể được đo lường theo từng giây trong trường hợp kiểm soát sự di chuyển an toàn của tàu hỏa hoặc máy bay Hoặc theo từng tháng trong việc đánh giá thành tích của nhân viên Hệ thống kiểm soát hiệu quả cung cấp thông tin cho nhà quản trị kịp thời để ngăn ngừa các tác động ảnh hưởng xấu đến kết quả hoạt động của tổ chức

Kinh tế: Việc kiểm soát cần phải có tính kinh tế, tiết kiệm, hợp lý Đây là

tiêu chuẩn rất khó thực hiện trong thực tế Chi phí dành cho hoạt động kiểm tra