Giáo trình tin học kế toán (NXB hà nội 2004) nhiều tác giả, 49 trang

Chương 1: MƠ ĐÂU Những khái niệm chung - Là chương trình ứng dụng thuộc chương trình Microsoft Office - Là công cụ mạnh để thực bảng tính chuyên nghiệp - Được ứng dụng rộng rãi môi trường doanh nghiệp nhằm phục vụ cơng việc tính tốn thơng dụng cơng thức tính tốn đơn giản, khơng cần phải xây dựng chương trình 1.1 Giới thiệu Microsoft Excel Cách 1: Khởi động ứng dụng từ biểu tượng Desktop Cách 2: Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel Cách 3: Start  Run  excel.exe 1.2 Một số khái niệm Excel Khái niệm wordbook  Là tệp tin chương trình bảng tính Excel  Mỗi Workbook chứa 10000 sheets khác  Quy định số lượng sheet xuất tạo Workbook mục chọn Tools  Options  General, mục Sheet in new workbook chọn số lượng Sheet  Khái niệm wordsheet  Là Sheet, tức bảng tính nằm Worksbook  Mỗi Workbook phải có Worksheet  Có 256 cột (Column) 65536 dòng (Row) giao hàng cột ô (Cell) xác định địa  sheet có 65.536 dòng đánh số -> 65536  Cột chứa tên hàng gọi Row heading, biên trái bảng tính đứng phía trước cột A (dùng để đánh số thứ tự cho dòng)  Mỗi Sheet có 256 cột đánh dấu từ A  IV  Dòng chứa tên cột gọi Column Heading, bảng tính, dùng để đánh số thứ tự cho cột  Ô: Là vi ̣trı́ giao hàng cột, xác định địa ô Địa ô xác định theo tên cột, đến tên hàng Ví dụ : A4, N3, …  Ơ hành : chứa trỏ ô Khi thao tác (nhập liệu gọi lệnh) mà không chọn trước thao tác tác động đến hành  Vùng (Range) : Là tập hợp chọn có dạng hình chữ nhật Địa vùng xác định địa góc trái góc phải  Địa tương đối  Là địa thay đổi q trình chép cơng thức chứa địa ô Khi chép công thức ô nguồn thay đổi tương ứng với khoảng cách vùng nguồn vùng đích  Địa viết dạng: [Cột][Dòng]  Địa tuyệt đối  Là địa không thay đổi chép công thức chứa địa đến địa khác bảng tính  Địa viết dạng: $[Cột]$[Dòng]  Địa hỗn hợp  Là địa theo đổi theo phương (hoặc chiều) khoảng cách chép liệu từ vùng nguồn đến vùng đích  Địa viết dạng: $[Cột][Dòng], [Cột]$[Dòng]  Để chuyển đổi kiểu, nhấn phím F4 Các kiểu liệu  Kiểu chuỗi (Text)  a  z, A  Z,  9, ký tự khác: “, ?, ,  Theo mặc định, kiểu Text canh trái             Những liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số, v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') giá trị tính tốn Kiểu số (Number)   9, dấu +, - , (, *, $  Mặc định, định dạng kiểu General, canh phải ô  Kiếu Number có định dạng sau:  Số chưa định dạng(Gerneral)  Số định dạng theo kiêu số(Number)  Số dạng tiền tệ(Currency)  Số dạng kế toán(Accounting) Số dạng ngày (Date) Số dạng giờ(Time) Số phần trăm %(Percentage) Số dạng chuỗi (Text) Số dạng phân số(Fraction) Số dạng khoa học(Scientific) Số dạng đặc biệt(Special) mã điện thoại, mã vùng… Một số khai báo khác(Custom) Kiểu logic:  Chỉ nhận giá trị TRUE(đúng) FALSE (sai)  Thường dùng phép so sánh để nhận kết logic Kiểu công thức  Bắt đầu dấu (=), (+), (-)  Chứa phép toán hàm Định dạng liệu  Định dạng kiểu số:  Cùng giá trị, kiểu số có nhiều kiểu hiển thị khác  Dữ liệu số định dạng ô phụ thuộc vào thành phần:  Dạng số (Category)  Kiểu định dạng (Format Code) Các định dạng số bao gồm số (Number), số phần trăm (Percentage), tiền tệ (Currency), ngày tháng (Date)  Các kiểu định dạng số:  Cách 1: Sử dụng hộp thoại  Chọn vùng liệu muốn định dạng  Vào menu Format  Cells hoă ̣c ấn tổ hơ ̣p phı́m Ctrl + 1, xuất hộp thoại  Cách 2: Sử dụng công cụ Formating  Thiết lập Font chữ mặc định MS Excel:  Tools  Option, chọn tab General, chọn Font chữ mục Standard Font, chọn kích thước chữ mục Size  Định dạng Font chữ  Chọn vùng liệu muốn định dạng  Vào menu Format  Cells (hoặc kích chuột phải khối chọn nhấn chọn mục Format Cells )  Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc thẻ Font:  Thiết lập Font chữ mặc định MS Excel:  Tools  Option, chọn tab General, chọn Font chữ mục Standard Font, chọn kích thước chữ mục Size  Định dạng Font chữ  Chọn vùng liệu muốn định dạng  Vào menu Format  Cells (hoặc kích chuột phải khối chọn nhấn chọn mục Format Cells )  Trong cửa sổ Format Cells, chọn làm việc thẻ Font:  Định dạng vị trí liệu ô  Dữ liệu ô định dạng mặc định theo kiểu liệu nhập vào Dữ liệu hiển thị canh theo chiều ngang ô (Horizontal), canh theo chiều cao ô (Vertical) trải liệu theo chiều ngang hay chiều dọc (Orientation)  Để định dạng liệu, tiến hành theo bước sau:  Chọn vùng liệu muốn định dạng  Vào menu Format/Cells (hoặc kích chuột phải khối chọn nhấn chọn mục Format Cells ) Các phép toán  Các phép toán số học:  %: Toán tử phần trăm  ^: Tốn tử mũ hay gọi lũy thừa  *, /: Toán tử nhân, chia  +, -: Toán tử cộng, trừ  Phép toán nối chuỗi:  Phép toán nối chuỗi dùng để nối chuỗi thành chuỗi  Phép tốn có dạng: &  Ví dụ: “Đại”&” “&“Học”  Đại Học  Phép toán so sánh:  > lớn < nhỏ  = khác  >= lớn 2,3>2) = FALSE Hàm OR  Cú pháp: OR(logical1, logical2, )  Chức năng: dùng để kiểm tra tính đắn biểu thức  Ví dụ: AND(1>2, 3>2)=FALSE Hàm NOT:  Cú pháp: NOT(logical)  Chức năng: phủ định biểu thức logic  Ví dụ: NOT(1>2) = TRUE Hàm IF  Cú pháp: IF(logial,result1, result2)  Chức năng: Dùng để kiểm tra điều kiện logial trả kết result1 biểu thức điều kiện TRUE trả kết result2 biểu thức điều kiện FALSE  Ví dụ: IF(DIEM>=5, “ĐẠT”,“HỎNG”) Nếu DIEM=5, kết trả “DẠT” Hàm thống kê Hàm MAX:  Cú pháp: MAX(number1, number2, )  Chức năng: trả giá trị lớn danh sách đối số  Ví dụ: MAX(10,20,3) = 20 Hàm MIN:  Cú pháp: MIN(number1, number2, )  Chức năng: trả giá trị nhỏ danh sách đối số  Ví dụ: MIN(10,20,3) = Hàm AVERAGE:  Cú pháp: AVERAGE(number1, number2, )  Chức năng: trả giá trị trung bình cộng đối số  Ví dụ: AVERAGE(10,20,30) = 20 Hàm SUM  Cú pháp: SUM(value1,value2, )  Chức năng: Tính tổng đối số  Ví dụ: SUM(1,2) = Hàm COUNT:  Cú pháp: COUNT(value1, value2, ) COUNT(Range)  Chức năng: dùng để đếm số lượng có giá trị kiểu số  Ví dụ: COUNT(2,ab,5,8) = Hàm COUNTA  Cú pháp: COUNTA(value1,value2, ) COUNTA(Range)  Chức năng: dùng để đếm số lượng có chứa liệu  Ví dụ: COUNTA(2,ab,5,8) = Hàm COUNTBLANK  Cú pháp: COUNTBLANK(Rang)  Chức năng: đếm số lượng ô rỗng vùng Hàm RANK:  Cú pháp: RANK(number,ref,order)  Chức năng: xếp thứ tự số number vùng tham chiếu ref dựa theo cách xếp order order = 0: thứ tự giảm dần order ≠ 0: thứ tự tăng dần  Hàm SUMIF:  Cú pháp: SUMIF(range, criteria, [sum_range])  Chức năng: dùng để tính tổngcác range thỏa mãn điều kiện criteria Range: vùng tính tổng, criteria: vùng chứa điều kiện, sum_range: vùng tính tổng Hàm tra cứu tham chiếu  Hàm COUNTIF  Cú pháp: COUNTIF(Range, criteria)  Chức năng: đếm số lượng ô vùng thỏa mãn điều kiện criteria  Hàm VLOOKUP  Cú pháp: VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])  Chức năng: Hàm dùng để trả giá trị cho ô hành dựa vào lookup_value table_array Excel đem lookup_value dò vào cột bảng dò, tìm thấy trả liệu col_index_num bảng dò phụ thuộc vào cách dò Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; range_lookup = (false) dò xác  Lưu ý:  Bảng dò thường chọn địa tuyệt đối  Có thể lồng hàm khác vào hàm Vlookup  Lỗi #N/A: dò tìm khơng có giá trị  Lỗi #REF: cột tham chiếu khơng tồn bảng dò  Hàm HLOOKUP  Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])  Chức năng: Hàm dùng để trả giá trị cho ô hành dựa vào lookup_value table_array Excel đem lookup_value dò vào hàng table_array, tìm thấy trả liệu row_index_num table_array phụ thuộc vào range_lookup Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; range_lookup = (false) dò xác  Lưu ý:  Bảng dò thường chọn địa tuyệt đối  Có thể lồng hàm khác vào hàm Vlookup  Lỗi #N/A: dò tìm khơng có giá trị  Lỗi #REF: cột tham chiếu khơng tồn bảng dò  Hàm HLOOKUP  Cú pháp: HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])  Chức năng: Hàm dùng để trả giá trị cho ô hành dựa vào lookup_value table_array Excel đem lookup_value dò vào hàng table_array, tìm thấy trả liệu row_index_num table_array phụ thuộc vào range_lookup Nếu range_lookup = 1(true), dò theo khoảng; range_lookup = (false) dò xác  Lưu ý:  Bảng dò thường chọn địa tuyệt đối  Có thể lồng hàm khác vào hàm Vlookup  Lỗi #N/A: dò tìm khơng có giá trị  Lỗi #REF: cột tham chiếu không tồn bảng dò  Hàm MATCH  Cú pháp: MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])  Chức năng: Hàm trả vị trí giá trị tìm kiếm lookup_value vùng tìm kiếm lookup_array dựa vào kiểu tìm kiếm match_type Biểu đồ Biểu đồ (Chart) tập hợp ký hiệu, giá trị hình ảnh nhằm thể mối quan hệ kiện phạm vi bảng tính cho mối quan hệ trở nên dễ hiểu, dễ hình dùng Excel cung cấp nhiều dạng đồ thị thông dụng nhiều thủ tục trình bày đồ thị phong phú Vẽ biểu đồ  Chọn miền liệu vẽ đồ thị, ý chọn tiêu đề hàng tiêu đề cột đồ thị kiểu Column, Line Pie  Bấm nút Chart Wizard Toolbar vào menu Insert/Chart…  Hộp thoại Chart Wizard 10 tiết có liên quan, kích chuột vào biểu tượng công cụ chọn mẫu chứng từ muốn in Xem in sổ sách, báo cáo kế tốn hình danh sách chứng từ phân hệ Tiền lương cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in tác nghiệp nằm bên trái hình VD: Bảng tốn tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương BHXH, Chi tiết công nợ nhân viên NSD xem in sổ sách, báo cáo cách kích chuột vào biểu tượng cơng cụ hình danh sách chứng từ, chọn thư mục Tiền lương, chọn báo cáo cần in 4.8 GIÁ THÀNH 4.8.1 Ý nghĩa Cho phép tính giá thành theo phương pháp: giản đơn, tỷ lệ, hệ số Phân hệ giá thành áp dụng doanh nghiệp sản xuất hàng loạt, sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp xây lắp, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ 4.8.2 Quy trình nghiệp vụ 4.8.2.1 Khai báo thơng tin ban đầu B1: Danh mục vật tư hàng hoá, thành phẩm B2: Yếu tố chi phí Khai báo danh mục khoản chi phí, phục vụ cho việc tính giá thành phân tích chi phí theo yếu tố Vào menu Danh mục\Yếu tố chi phí kích chuột vào biểu tượng Yếu tố chi phí sơ đồ quy trình phân hệ Giá thành B3: Đối tượng tập hợp chi phí Cho phép khai báo cơng trình, đơn đặt hàng, phân xưởng, cơng nghệ sản xuất,… phục vụ cho việc tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm, hạng mục cơng trình Vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí B4: Nhập số dư đầu kỳ tài khoản 154 Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu, Chọn đối tượng tập hợp chi phí, sau nhập giá trị vào cột Dư Nợ Nhấn phím F9 để nhập chi tiết số dư đối tượng tập hợp chi phí theo yếu tố chi phí (nếu cần) 4.8.2.2 Định mức phân bổ Ý nghĩa: Cho phép nhập định mức phân bổ đối tượng tập hợp chi phí trường hợp doanh nghiệp thực phân bổ chi phí sản xuất chung theo tiêu thức phân bổ định mức Thao tác: - Vào menu Nghiệp vụ\Giá thành\Định mức phân bổ, xuất bảng để nhập định mức phân bổ chi phí cho đối tượng tập hợp chi phí theo tài khoản chi phí sản xuất - Sau nhập định mức phân bổ xong nhấn nút để lưu 4.8.2.3 Định mức sản phẩm Ý nghĩa: Cho phép nhập giá thành định mức giá thành kế hoạch cho sản phẩm theo yếu tố chi phí để phục vụ cho việc tính giá thành 35 theo phương pháp tỷ lệ phương pháp hệ số Thao tác: - Vào menu Nghiệp vụ\Giá thành\Định mức sản phẩm, xuất bảng để nhập giá thŕnh định mức giá thành kế hoạch cho sản phẩm - Sau nhập xong nhấn nút để lưu 4.8.2.4 Kỳ tính giá thành Ý nghĩa: Kỳ tính giá thành khoảng thời gian định để doanh nghiệp tiến hành tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Thao tác: - Chọn Khoảng thời gian tính giá thành, sau Chọn đối tượng tập hợp chi phí phục vụ cho việc tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm - Trường hợp tính giá thành theo đơn hàng sản xuất liên tục, chọn Đối tượng tính giá thành (thành phẩm) tương ứng với đối tượng tập hợp chi phí - Sau khai báo xong thông tin, nhấn vào nút Lưu ý: Khi kích chuột vào biểu tượng Kỳ tính giá thành thuộc quy trình tính giá thành chương trình lọc Đối tượng tập hợp chi phí thuộc quy trình tính giá thành 4.8.2.5 Tập hợp chi phí trực tiếp Ý nghĩa: Cho phép tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh kỳ tính giá thành cho đối tượng tập hợp chi phí Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Tập hợp chi phí trực tiếp để thêm Tập hợp chi phí trực tiếp Chọn kỳ tính giá thành chọn khoảng thời gian tính giá thành Khi chương trình vào chứng từ chi phí liên quan đến đối tượng tập hợp chi phí kỳ tính giá (hoặc khoảng thời gian) lựa chọn để tiến hành tập hợp chi phí trực tiếp phát sinh đến đối tượng tập hợp chi phí.Tại đây, NSD tìm đến chứng từ gốc để chỉnh sửa Lưu ý: Khi kích chuột vào biểu tượng Tập hợp chi phí trực tiếp thuộc quy trình tính giá thành chương trình tâp hợp chi phí trực tiếp cho đối tượng tập hợp chi phí chọn khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình 36 4.8.2.6 Phân bổ chi phí Ý nghĩa: Cho phép phân bổ khoản chi phí sản xuất tập hợp chung liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí việc theo tiêu thức định Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Phân bổ chi phí để thêm Phân bổ chi phí Chọn kỳ tính giá thành tiến hành thiết lập phân bổ chi phí cho tài khoản chi phí Trước tiên, chọn tài khoản chi phí gián tiếp (muốn chọn nhiều tài khoản có cách thiết lập phân bổ chi phí rê chuột vào tài khoản (giống bơi đen word) Nếu khơng muốn phân bổ hết chi phí gián tiếp, NSD nhập tay số phân bổ lần vào cột Số phân bổ tương ứng với tài khoản chi phí, số tiền chưa phân bổ tiếp tục phân bổ kỳ tính giá thành quy trình tính giá thành khác Sau đó, chọn đối tượng tập hợp chi phí cần phân bổ, chương trình ln ngầm định đối tượng tập hợp chi phí chọn khai báo kỳ tính giá thành Tuy nhiên, NSD loại bỏ đối tượng không cần phân bổ cách chọn đối tượng nhấn nút Hoặc chọn thêm đối tượng tập hợp chi phí cách nhấn nút để chọn thêm Chọn tiêu chuẩn phân bổ phí cho phù hợp, chọn tiêu thức phân bổ Định mức NSD nhập trực tiếp định mức chi phí cho đối tượng tập hợp chi phí nhấn nút để lấy định mức phân bổ chi phí nhập trước Sau thiết lập phân bổ chi phí cho tài khoản, nhấn nút , chương trình thực phân bổ chi phí cho đối tượng tập hợp chi phí theo tiêu thức chọn hiển thị kết phân bổ Thực phân bổ chi phí xong nhấn nút để kết thúc Lưu ý: Khi kích chuột vào biểu tượng Phân bổ chi phí thuộc quy trình tính giá thành chương trình ngầm định phân bổ chi phí chung cho đối tượng tập hợp chi phí chọn khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình Khi thiết lập phân bổ chi phí, đánh dấu tài khoản thiết lập cách kích chuột phải chọn Đánh dấu phân bổ 4.8.2.7 Kết chuyển chi phí Ý nghĩa: Thực kết chuyển tồn chi phí trực tiếp chi phí sản xuất chung phân bổ kỳ từ tài khoản đầu sang tài khoản 1541 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - theo đối tượng tập hợp chi phí 37 Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Kết chuyển chi phí để thêm Kết chuyển chi phí Chọn kỳ tính giá thành cần kết chuyển chi phí Chương trình sinh chứng từ nghiệp vụ khác để hạch toán nghiệp vụ kết chuyển chi phí từ tài khoản đầu sang tài khoản 1541 theo đối tượng tập hợp chi phí Nhấn nút cơng cụ để lưu chứng từ Lưu ý: Khi kích chuột vào biểu tượng Kết chuyển chi phí thuộc quy trình tính giá thành chương trình kết chuyển chi phí cho đối tượng tập hợp chi phí chọn khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình 4.8.2.8 Đánh giá sản phẩm dở dang Ý nghĩa: Thực đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ để xác định phần chi phí sản xuất sản phẩm dở dang loại trừ khỏi chi phí sản phẩm hồn thành kỳ Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Đánh giá sản phẩm dở dang quy trình tính giá thành phù hợp Nhập giá trị dở dang đối tượng tập hợp chi phí Nhấn nút để kết thúc Lưu ý: Khi kích chuột vào biểu tượng Đánh giá sản phẩm dở dang thuộc quy trình tính giá thành phần mềm thực đánh giá sản phẩm dở dang cho đối tượng tập hợp chi phí chọn khai báo Kỳ tính giá thành thuộc quy trình 4.8.2.9 Nghiệm thu Ý nghĩa: Tính giá trị khối lượng xây lắp nghiệm thu giá trị vụ việc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng Đồng thời, kết chuyển giá vốn cơng trình, vụ việc từ TK 1541 sang TK 632 – Giá vốn hàng bán Chức áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp doanh nghiệp dịch vụ, tư vấn… Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Nghiệm thu quy trình tính giá thành Cơng trình, vụ việc để thêm Nghiệm thu Chọn kỳ tính giá thành, tích chọn đối tượng cần nghiệm thu nhấn nút Chương trình sinh chứng từ nghiệp vụ khác để hạch tốn nghiệp vụ kết chuyển giá vốn cơng trình,vụ việc từ tài khoản 1541 sang tài khoản 632 theo đối tượng tập hợp chi phí Nhấn nút để lưu chứng từ 4.8.2.10 Tính giá thành Ý nghĩa: Xác định tổng giá thành sản phẩm giá thành đơn vị sản phẩm hoàn thành Từ đó, 38 cập nhật giá nhập kho cho thành phẩm nhập kho kỳ tính giá xuất kho cho thành phẩm xuất bán kỳ Chức thực cho doanh nghiệp sản xuất liên tục sản xuất theo đơn đặt hàng Thao tác: Kích chuột vào biểu tượng Tính giá thành để thêm Tính giá thành Chọn kỳ tính giá thành, chọn phương pháp tính giá thành Nhấn nút , nhấn nút , trường hợp NSD chưa nhập giá thành định mức/kế hoạch trước th́ nhập trực tiếp giá thành định mức/ kế hoạch vào bảng Định mức sản phẩm nhấn nút Nhấn nút , chương trình tính tổng giá thành giá thành đơn vị cho sản phẩm nhập kho kỳ theo phương pháp chọn Nhấn nút để cập nhật giá nhập kho cho phiếu nhập kho thành phẩm kỳ Nhấn nút để tính cập nhật giá xuất kho cho phiếu xuất kho thành phẩm kỳ Nhấn nút để lưu Lưu ý: NSD sửa số lượng thành phẩm, sửa Hệ số tính giá thành Tiêu chuẩn phân bổ theo nhu cầu, phần mềm tự tính lại giá thành cho thành phẩm, sửa NSD khơng cần phải nhấn nút Khi kích chuột vào biểu tượng Tính giá thành thuộc quy trình tính giá thành phần mềm thực tính giá thành sản phẩm cho đối tượng tính giá thành thuộc Kỳ tính giá thành quy trình 4.8.3 In báo cáo chứng từ In chứng từ liên quan đến nghiệp vụ hạch toán giá thành cách: hình chứng từ chi tiết có liên quan, kích chuột vào biểu tượng cơng cụ chọn mẫu chứng từ muốn in Xem in sổ sách, báo cáo kế tốn hình phân hệ Giá thành cách kích chọn sổ sách, báo cáo cần in tác nghiệp nằm bên trái hình VD: Thẻ tính giá thành sản phẩm, dịch vụ; Sổ TK theo công việc, Tổng hợp chi phí sản xuất… NSD xem in sổ sách, báo cáo cách kích chuột vào biểu tượng công 39 cụ, chọn thư mục Giá thành, sau chọn mẫu báo cáo, sổ sách cần xem in 4.9 Thuế 4.9.1 Ý nghĩa: Để thuế lên bảng kê mua vào bảng kê bán thực thao tác nhập liệu phân hệ khác có liên quan đến thuế cần lưu ý điền đầy đủ vào thông tin chi tiết phần thuế như: thuế suất, ngày hóa đơn, số hóa đơn, loại hóa đơn Lưu ý: việc khai báo thuế đầu vào cần khai thêm nhóm hàng hóa dịch vụ Nếu chọn loại 1: thuế nhóm (HHDV dùng riêng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT) bảng kê thuế đầu vào Nếu chọn loại 2: thuế nhóm (HHDV dùng riêng cho sản xuất kinh doanh không chịu thuế GTGT) bảng kê thuế đầu vào Nếu chọn loại 3: thuế nhóm (HHDV dùng chung cho SXKD chịu thuế GTGT không chịu thuế GTGT) bảng kê thuế đầu vào Nếu chọn loại 4: thuế nhóm (HHDV dùng cho dự án đầu tư) bảng kê thuế đầu vào 4.9.2 Thao tác: Lập bảng kê đầu vào: Vào phân hệ thuế\ chọn lập bảng kê mua vào\ chọn kìtính thuế (tháng_năm)\ chọn hốđơn cần thể bảng kê mua vào => Cất Lập bảng kê bán ra: Vào phân hệ thuế\ chọn lập bảng kê bán ra\ chọn kìtính thuế (tháng_năm)\ chọn hoá đơn cần thể bảng kê mua vào => Cất Khấu trừ thuế: Vào phân hệ thuế\ chọn khấu trừ thuế\ chọn kì tính thuế (tháng_năm)\ tiếp theo\ khấu trừ thuế Tờ kê khai thuế: Vào phân hệ thuế\ chọn tờ khai thuế\ chọn kì tính thuế(tháng_năm)\ =>cất Nộp thuế: Vào phân hệ thuế\ nộp thuế\ chọn loại thuế cần nộp\ chọn phương thức toán\ chọn ngày chứng từ\ kiểm tra thông tin chi tiết phần hạch toán => thực 4.9.3 In báo cáo 4.10 Hợp đồng 4.10.1 Ý nghĩa 40 Phân ̣ hơ ̣p đồ ng cho phép quản lý và phân tı́ch tiế n trı̀nh toán của từng khách hàng, hiê ̣n thi ̣tấ t cả phát sinh của từng hơ ̣p đồ ng dưới da ̣ng báo cáo, cứ vào báo cáo này người sử du ̣ng có thể theo dõi đươ ̣c tı̀nh hı̀nh thực hiê ̣n hơ ̣p đồ ng 4.10.2 Quy trình nghiệp vụ 4.10.2.1 Hợp đồng mua Ý nghĩa Cho phép lập theo dõi số lượng, tình trạng,cơng nợ hợp đồng mua Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Hợp đồng\Hợp đồng mua  Nhập thông tin Hợp đồng, Bên bán, Giá trị hợp đồng  Tình trạng hợp đồng tài liệu đính kèm (nếu có) Lưu ý Tại giao diện nhập liệu liên quan đến hợp đồng NSD phải chọn cột Hợp đồng để chương trình theo dõi cập nhật thơng tin có liên quan đến hợp đồng 4.10.2.2 Hợp đồng bán Ý nghĩa Cho phép lập theo dõi số lượng, tình trạng,doanh thu, chi phí cơng nợ hợp đồng bán Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Hợp đồng\Hợp đồng bán,  Nhập thông tin Hợp đồng, Bên mua, Giá trị bán  Tình trạng hợp đồng tài liệu đính kèm (nếu có) Lưu ý Tại giao diện nhập liệu liên quan đến hợp đồng NSD phải chọn cột Hợp đồng để chương trình theo dõi cập nhật thơng tin có liên quan đến hợp đồng 4.10.3 In báo cáo chứng từ 4.11 Cổ đông 4.11.1 Ý nghĩa Phân ̣ Quản lý cổ đông cho phép quản lý thông tin cổ đông tấ t cả giao dich ̣ liên quan đế n cổ đông ta ̣i doanh nghiê ̣p, từ lúc phát hành, đăng ký mua cổ phầ n, cấ p sổ cổ đông, giao dich ̣ chủ n nhươ ̣ng tính chi trả cở tức 4.11.2 Quy trình nghiệp vụ 4.11.2.1 Khai báo thông tin ban đầu Loại cổ phần: vào Danh mục\ cổ đông\ loại cổ phần Nhà đầu tư: vào Danh mục\ cổ đơng\ nhà đầu tư Nhóm cổ đơng: vào Danh mục\ cổ đơng\ nhóm cổ đơng 4.11.2.2 Đăng ký mua cổ phần 41 Ý nghĩa Quản lý ̣t phát hành, người đăng ký mua, xét duyê ̣t đăng ký quản lý thu tiề n của cổ đông Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\Đăng ký mua cổ phần  Nhập thông tin để thêm đợt phát hành  Lưu ý: thêm danh sách đăng ký mua cổ phần(nếu có) 4.11.2.3 Sổ cổ đông Ý nghĩa Cho phép lập theo dõi số lượng, tình trạng,cơng nợ hợp đồng mua Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\Sổ sổ đông  Thêm cổ đông khai báo thông tin liên quan đến cổ đơng, chọn cổ đông tổ chức cá nhân  Chọn loại cổ phần mà cổ đơng đăng kí mua Lưu ý Có thể thêm sổ cổ đơng cách chọn từ danh sách đăng kí tạo trước phần đăng kí mua cổ phần 4.11.2.4 Chuyển nhượng Ý nghĩa Theo dõi giao dich ̣ chuyể n nhươ ̣ng cổ phầ n giữ cổ đông giữ cở đơng với những nhà đầ u tư bên ngồi Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Cổ Đông\ Chuyển nhượng  Thêm phiếu chuyển nhượng: chọn cổ đông chuyển đối tượng nhận  Chọn loại cổ phần chuyển nhượng số lượng chuyển 4.11.2.5 Chia cổ tức Ý nghĩa Cho phép tính cở tức phải trả theo dõi tı̀nh hı̀nh thực hiê ̣n chi trả cổ tức Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\cổ đông\chia cổ tức  Nhập thông tin ngày chốt chia cổ tức, tổng tiền cổ tức chia.Sau nhấn vào nút chia cổ tức Lưu ý Sau nhấn chia cổ tức phần mềm tự tính số cổ tức mà cổ đông đườc nhận Nếu công ty trả phần cho cổ đơng đánh số tiền trả vào cột "cổ túc trả" để theo dõi số cổ tức lại doanh nghiệp phải trả 42 4.11.3 In báo cáo chứng từ 4.12 Ngân sách 4.12.1 Ý nghĩa: Dự toán ngân sách MISA SME.NET 2010 phân hệ mang tính chất quản trị, cho phép chi nhánh, văn phòng hay tổng cơng ty theo dõi tình hình lập dự tốn, cấp phát ngân sách tình hình sử dụng ngân sách so với dự toán số cấp phát cấp 4.12.2 Quy trình nghiệp vụ 4.12.2.1 Khai báo Mục chi Là khoản chi phí mà đơn vị chi kỳ Thường doanh nghiệp tạo mục chi để theo dõi khoản chi thường xuyên công ty Muốn khai báo mục chi, có cách:  Vào Danh mục => Khác => Mục chi  Chọn biểu tượng Mục chi phân hệ Ngân Sách Chương trình cho phép tạo nhiều khoản chi nhỏ khoản chi tổng hợp 4.12.2.2 Dự toán chi Ý nghĩa: Dự toán khoản chi thường xuyên khoản chi mua tài sản, chi điện nước, tiền lương…của chi nhánh, văn phòng hay tổng công ty chi tiết theo tháng Thao tác: Chọn biểu tượng "Dự toán chi" phân hệ Ngân sách Nhập số tiền dự toán khoản chi cho tháng, chương trình tự động tổng hợp số tổng cho kỳ Nhập ngưỡng cảnh báo: để xác định số tồn tối thiểu ngân sách chi đến ngưỡng Khi nhập liệu, chứng từ có khoản chi vượt ngưỡng cảnh báo, chương trình có thơng báo khoản chi vượt ngưỡng cảnh báo, cho phép cất giữ chứng từ Chương trình cho phép người dùng nhập nhiều dự tốn cho nhiều năm 4.12.2.3 Cấp phát Ý nghĩa: Dùng để nhập số tiền cấp phát khoản chi tháng vào bảng dự toán lập trước Thao tác: Nhập tay số tiền cấp phát cho khoản mục chi tháng vào cột cấp phát 4.12.2.4 Tình hình sử dụng ngân sách Ý nghĩa: Dùng để xem tình hình sử dụng ngân sách đơn vị, chi nhánh, phòng ban thời điểm Thao tác: Chọn biểu tượng Tình hình sử dụng ngân sách phân hệ ngân sách 43 Chương trình tự động tổng hợp lên số liệu tháng bao gồm khoản dự toán, khoản cấp phát, số thực chi số lại tháng năm Lưu ý: Chương trình tổng hợp chứng từ chọ khoản mục chi tương ứng 4.12.3 In báo cáo chứng từ Bảng dự toán chi Tình hình thực dự tốn chi 4.13 Tổng hợp 4.13.1 Ý nghĩa Là phân hệ cho phép quản lý tất nghiệp vụ liên quan đến chứng từ không thuộc phân hệ Đồng thời phân hệ NSD tiến hành tổng hợp số liệu, kết chuyển lãi lỗ, lập báo cáo tài 4.13.2 Quy trình nghiệp vụ 4.13.2.1 Chứng từ nghiệp vụ khác Ý nghĩa Nhập số liệu quản lý chứng từ kế toán tổng hợp như: xử lý chênh lệch, toán tạm ứng, xác định thuế thu nhập tạm tính, phân bổ chi phí trả trước… Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ nghiệp vụ khác, kích chuột vào chức cơng cụ kích chuột phải chọn Thêm để thêm Chứng từ nghiệp vụ khác  Nhập thông tin chung Diễn giải, Ngày chứng từ, Ngày hạch toán,Số chứng từ; nhập thông tin chi tiết trang Hạch tốn,Thống kê và Th ́(nếu có)  Sau đã điề n đầ y đủ thông tin cầ n thiế t ta nhấ n nút Cấ t 4.13.2.2 Chứng từ ghi sổ Ý nghĩa Cho phép thực việc kết chuyển lãi lỗ vào thời điểm cuối kỳ kế toán Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Chứng từ ghi sổ, kích chuột vào chức cơng cụ kích chuột phải chọn Thêm để thêm Chứng từ ghi sổ  Nhập thông tin chung chứng từ như: Diễn giải, Ngày chứng từ, Số chứng từ; nhấn nút để chọn chứng từ cần lập chứng từ ghi sổ 44  Nế u chứng từ ta đã cho ̣n không phù hơ ̣p ta có thể nhấ n nút Lo ̣ai bỏ để bỏ chứng từ đó  Sau đã khai báo các thông tin cầ n thiế t, ta nhấ n vào nút Cấ t 4.13.2.3 Kết chuyển lãi lỗ Ý nghĩa Cho phép thực việc kết chuyển lãi lỗ vào thời điểm cuối kỳ kế toán Thao tác  Kiể m tra các chứng từ đã nhâ ̣p xem đã ghi sổ toàn bô ̣ hay chưa  Kiể m tra bảng cân đố i tài khoản xem có tài khoản nào bi ̣đinh ̣ khoản sai nguyên tác không (đinh ̣ khoản vào tài khoản tổ ng)  Thực hiê ̣n khấ u hao TSCĐ  Câ ̣p nhâ ̣t giá xuấ t kho  Bảo trı̀ dữ liê ̣u  Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Kết chuyển lãi lỗ, kích chuột vào chức cơng cụ kích chuột phải chọn Thêm để thêm Kết chuyển lãi lỗ  Nhập thông tin chung chứng từ Diễn giải, Ngày hạch toán, Số chứng từ  Kiểm tra chỉnh sửa thông tin trang Hạch tốn Diễn giải, TK Nợ, TK Có, Số tiền… 4.13.2.4 Bù trừ công nợ Ý nghĩa Cho phép NSD thực việc bù trừ công nợ vào thời điểm đối tượng vừa nhà cung cấp vừa khách hàng Thao tác  Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Bù trừ công nợ, xuất hộp hội thoại cho phép NSD thực thao tác bù trừ công nợ  Chọn khoảng thời gian, Loại tiền, Tỷ giá nhấn nút ,khi xuất danh sách đối tượng cần bù trừ  NSD tích chọn đối tượng cần bù trừ công nợ nhấn nút , chương trình sinh chứng từ nghiệp vụ khác có đầy đủ thơng tin, chọn để xem chứng từ 4.13.2.5 Xử lý chênh lệch tỷ giá Ý nghĩa Cho phép NSD thực xử lý chênh lệch tỷ giá tỷ giá giao dịch, tỷ giá xuất quỹ, tỷ giá ghi nhận nợ có nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kỳ Thao tác Vào menu Nghiệp vụ\Tổng hợp\Xử lý chênh lệch tỷ giá, xuất hộp xử lý chênh lệch tỷ giá Chọn tài khoản xử lý chênh lệch lãi lỗ nhập diễn giải Chọn ngày chứng từ, ngày hạch tốn nhập số chứng từ Tích chọn tài khoản cần xử lý chênh lệch, sau nhấn nút Chương trình tự 45 động sinh chứng từ xử lý chênh lệch Chứng từ nghiệp vụ khác 4.13.2.6 Khóa sổ kỳ kế tốn Ý nghĩa Cho phép khóa sổ tồn sổ sách kế tốn kỳ kế toán người dùng lựa chọn Thao tác Vào nghiệp vụ \Khóa sổ kỳ kế tốn Chọn ngày khóa sổ =>Thực Lưu ý Có thể bỏ khóa sổ thấy cần thiết Khi khóa sổ, chương trình không cho phép chỉnh sửa thông tin chứng từ 4.13.3 In báo cáo chứng từ 4.14 Phân tích tài 4.14.1 Ý nghĩa Phân hệ cho biết tổng thể phương pháp sử dụng để đánh giá qua nay, cho phép nhà quản trị biết tình hình doanh nghiệp đưa định kịp thời phù hợp 4.14.2 Các tiêu Hệ số toán Khả toán hành Khả toán ngắn hạn Hệ số toán nhanh Khả toán tức thời Khả toán lãi vay Khả hoạt động Vòng quay hàng tồn kho Vòng quay khoản phải thu Vòng quay vốn lưu động Khả sinh lời Tỷ suất sinh lợi sau thuế doanh thu (ROS) 46 Tỷ suất sinh lợi VCSH (ROE) Tỷ suất sinh lời tài sản (ROA) Tỷ suất sinh lời tổng vốn đầu tư (ROI) Cơ cấu tài tài sản Hệ số nợ Hệ số vốn chủ sở hữu Hệ số nợ vốn chủ sở hữu Cơ cấu tài sản Quản trị liệu kế toán 5.1 Sao lưu liệu Ý nghĩa: Nhằm đảm bảo an toàn liệu cho hệ thống Việc lưu liệu định kỳ việc làm cần thiết đề phòng việc số liệu kế tốn hỏng sở liệu làm việc nhiều nguyên nhân khác Thao tác lưu tạo bảng toàn sở liệu hệ thống cho phép làm giảm tới mức tối thiểu hậu có cố 5.1.1 Sao lưu tay Thao tác:  Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 Tool\ Data management Tool  Menu Sao lưu\ chọn liệu cần lưu\ chọn lưu  Chọn đường dẫn để lưu\ nén tệp liệu sau lưu\ chọn ghi nối tiếp\ nhấn lưu 5.1.2 Sao lưu tự động  Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 Tool\ Data management Tool  Menu Sao lưu\ chọn lưu nâng cao  Chọn liệu cần lưu\ chọn đường dẫn lưu\ ghi nối tiếp  Chọn nén liệu lưu\ chọn lưu hàng ngày\ thực  Sau đó, mở MISA-SME.NET2010\ đăng nhập liệu  Vào menu hệ thống\ tùy chọn\ lưu\ tick chọn tự động lưu kết thúc chương trình\ đồng ý 5.1.3 Lưu ý  Nếu lưu từ máy trạm, chương trình tạo file lưu có dạng TENCSDL.mbk (là file lưu chưa nén)  Khi lưu tự động, lúc tắt MISA, chương trình hỏi Bạn có muốn lưu liệu trước kết thúc không?” =>Chọn Yes  Các file lưu xóa Tốt vào cuối tháng, vào nơi lưu file này, dọn dẹp file lưu lưu lại tháng đến file (chỉ xóa file nén file mbk) 5.2 Phục hồi liệu 47  Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 tool\ Data management tool  Chọn menu Phục hồi\ chọn tệp phục hồi\ đặt lại tên CSDL tệp liệu kế toán\ nhấn phục hồi  Lưu ý:  Nên đặt lại tên CSDL phục hồi, tránh việc phục hồi lên CSDL có sẵn 5.3 Xóa liệu kế tốn  Vào Start\ Programs\ MISA-SME.NET 2010\ MISA-SME.NET 2010 tool\ Data management tool  Chọn CSDL cần xóa\ nhấn nút xóa\ đồng ý Lưu ý : Phải thận trọng thực liệu kế tóan bị xóa hồn toàn khỏi hệ thống 5.4 Phân quyền quản lý người dùng 5.4.1 Quản lý thông tin cá nhân Đổi mật NSD: Ý nghĩa: Phần cho phép NSD đổi mật không muốn sử dụng mật cũ Thao tác: Hệ Thống\Đổi mật Nhập lại mật cũ Nhập mật xác nhận lại mật Sửa thông tin cá nhân: Phần cho phép NSD sửa thông tin cá nhân để hỗ trợ cho việc theo dõi MISA 5.4.2 Quản lý người dùng Thiết lập danh sách người dùng Thiết lập Vai trò quyền hạn Một số tính khác 6.1 Ghi sổ, bỏ ghi sổ theo lơ Thao tác :  Chọn Menu Tiện ích\ ghi sổ, bỏ ghi sổ theo lô  Chọn khoảng thời gian\ tick chọn phân hệ\ ghi sổ (bỏ ghi sổ) 48 Lưu ý : Chức cho phép Ghi sổ\ Bỏ ghi sổ hàng loạt chứng từ hệ thống 6.2 Tìm kiếm Thao tác :  Vào menu tiện ích\ tìm kiếm tick chuột vào biểu tượng tìm kiếm cơng cụ  Trên hộp thoại tìm kiếm, chọn điều kiện tìm kiếm thích hợp  Nhấn nút thêm để thêm điều kiện vào phần điều kiện chọn  Nhấn nút tìm để tìm chứng từ với điều kiện MISASME.NET2010 cho phép tìm nhanh chứng từ nhập vào phân hệ hệ thống 6.3 Định khoản tự động MISASME.NET2010 cung cấp sẵn hệ thống định khoản thường xuyên phát sinh doanh nghiệp Tuy nhiên người sư rdụng tạo thêm định khoản sửa đổi định khoản cho phù hợp với doanh nghiệp Thao tác : Vào Menu Danh mục\ Tài khoản\ Định khoản tự động\ Thực chức thêm, sửa , xóa nghiệp vụ cho phù hợp với đơn vị 6.4 Sao chép chứng từ MISASME.NET2010 cho phép thêm nhanh chứng từ với nội dung tương tự chứng từ khác có sẵn hệ thống Chức có tác dụng trường hợp người sử dụng cần thêm loạt chứng từ loại vào hệ thống Thao tác :  Tại hình danh sách chứng từ\ tick chọn chứng từ cần chép  Tick chuột phải chọn nhân  Chương trình sinh chứng từ có nội dung chứng từ cũ Người sử dụng cần sửa lại thông tin cho phù hợp với chứng từ  Nhấn nút cất để lưu chứng từ 49 ... đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp Đây dùng làm để lập hóa đơn mua hàng sau Thao tác: Nghiệp vụ Mua hàng Đơn mua hàng Lưu ý: Đơn mua hàng dùng làm lập hóa đơn mua hàng, nên nhập xác thông tin Đơn... nghĩa Dùng để lập thông tin báo giá gửi cho khách hàng, đồng thời thơng tin lập thành đơn đặt hàng hóa đơn bán hàng để giảm bớt thao tác sau Thao tác Vào menu Nghiệp vụBán hàngBáo giá Lưu ý Đây... tốn vào sổ kế tốn, chứng từ hỗ trợ công tác bán hàng 4.2.2.2 Đơn đặt hàng Ý nghĩa Cho phép NSD nhập đơn đặt hàng khách hàng gửi tới, nội dung đơn hàngcó thể làm để nhập hóa đơn bán hàng, cung