Giáo trình có 68 trang mô tả toàn bộ các thao tác trên excel để người đọc có hình ảnh trực quan và ví dụ cụ thể tất cả các hàm trong excel. CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ EXCEL CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN CHƯƠNG 3: KỸ THUẬT LẬP SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH TRÊN EXCEL
MỤC LỤC CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ EXCEL I GIỚI THIỆU VỀ EXCEL 1 Giới thiệu Microsoft Excel Một số khái niệm Excel .2 II CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Định dạng trang tính và bảng tính .4 Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng .7 Quản lý bảng tính (Workbook) Sử dụng AutoFiler .8 III MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG EXCEL Các hàm Logic Các hàm thống kê 10 Các hàm xử lý chuỗi 11 Các hàm tìm kiếm 12 CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN 14 I THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 14 Thông tin doanh nghiệp 14 Mở danh mục tài khoản 14 II SỐ DƯ ĐẦU KỲ CỦA CÁC TÀI KHOẢN 15 Số dư đầu kỳ tài khoản tài sản 15 Số dư đầu kỳ tài khoản nguồn vốn 15 CHƯƠNG 3: KỸ THUẬT LẬP SỔ KẾ TỐN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH TRÊN EXCEL 22 I NỘI DUNG BÀI TOÁN 22 II CẬP NHẬT CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRONG KỲ 28 III KỸ THUẬT LẬP SỔ KẾ TOÁN MÁY .38 3.1 Lập sổ quỹ tiền mặt 39 .41 3.2 Lập sổ tiền gửi ngân hàng 42 3.3 Lập sổ chi tiết tài khoản 44 3.4 Lập sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa: 45 3.5 Lập sổ chi phí sản xuất kinh doanh 46 3.6 Lập sổ nhật ký thu tiền 47 3.7 Lập sổ nhật ký chi tiền 48 3.8 Lập sổ Nhật ký chung 49 3.9 Lập bảng cân đối tài khoản 49 3.10 Lập Sổ tài khoản 50 i CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ EXCEL I GIỚI THIỆU VỀ EXCEL Giới thiệu Microsoft Excel Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là bảng tính điện tử dùng để tổ chức, tính toán công thức (Formulas) phân tích và tổng hợp số liệu Các nhiệm vụ thực với Excel, là: từ việc viết hóa đơn tới việc tạo biểu đồ 3-D quản lý sổ sách kế toán cho doanh nghiệp Microsoft Excel là chương trình mạnh mẽ việc tính tốn trang văn Vì thế, Excel là sản phẩm văn phòng sử dụng rộng rãi giới Ngày nay, với cơng nghệ thơng tin phát triển phần mềm Microsoft Excel là phần mềm đáng tin cậy nhất, giúp tính tốn cách nhanh chóng, chính xác tới số Vì vậy, khơng làm kế tốn mà lại khơng biết sử dụng phần mềm này Khởi động Excel ta thực theo đường dẫn: Start/ Programs/ Microsoft Excel click chuột vào biểu tượng Microsoft Excel màn hình Desktop Màn hình làm việc Microsoft Excel có dạng sau: Màn hình làm việc Excel có phần chính sau: - Thanh Menu chính (menu ngang chính) liệt kê tên mục lệnh chính Excel Mỗi mục ứng với menu dọc, để mở menu dọc ta cần nháy chuột vào tên mục - Thanh công cụ (Standard): chứa số lệnh thông dụng Excel dạng nút có biểu tượng, lệnh này truy xuất trực tiếp chuột Trên Standard có nút: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Pate, Format Painter… Để tên nút ta cần đặt trỏ chuột lên nút, khơng nháy chuột Nếu chưa có chức này, dùng lệnh Tools/ Customize/ Options, đánh dấu vào ô Show Screen Tips on Toolbars - Thanh định dạng (Thanh Formatting) chứa lệnh dạng nút có biểu tượng để định dạng liệu bảng tính kiểu, loại font, cỡ font, lề,…Trên có ô điều khiển Font, Font Size,… - Thanh công thức (Thanh Formula) gồm ô Name Box ( hiển thị tọa độ ô hành), cancel (hủy bỏ)… Một số khái niệm Excel - Khái niệm tập trang tính: Tập trang tính là tập tin Excel, gọi là Workbook và có phần mở rộng xls Một workbook xem là tài liệu gồm nhiều tờ - Khái niệm trang tính: Mỗi trang tính gọi là sheet, có tối đa 255 sheet, có sheet, sheet đặt theo tên là sheet 1, sheet 2, sheet 3… - Các loại địa ô: là tọa độ 1ô khối sử dụng để tính tốn xử lý liệu + Tọa độ ô sheet mang giá trị chứa ô ứng với cột và hàng Ví dụ: B2 = 600 + Tọa độ khối ô sheet: mang giá trị là danh sách giá trị chứa khối ô và có địa đầu và địa cuối Ví dụ: = A1:A3 + Địa tương đối: là địa tự động thay đổi giá trị địa copy địa biểu thức tính toán tới địa để phù hợp với tính toán vùng Ví dụ: Cơng thức nguồn: = B2*C2 Công thức copy: =B3*C3; =B4*C4; =B5*C5 + Địa tuyệt đối: là địa không thay đổi giá trị copy biểu thức tính toán tới vùng Ấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối Địa tuyệt đối có dạng tổng qt: $cột$hàng Cơng thức nguồn: = B3*C3*$E$2 Công thức copy: =B4*C4*$E$2… Khi chép công thức địa loại này thay đổi thành phần tương đối thành phần tuyệt đối khơng thay đổi - Cell: là khái niệm ô, Excel cell tương ứng với ô - Các phím di chuyển trỏ ô ↑ lên trên, ↓ xuống dưới, → sang phải, ← sang trái - Nhập kiểu số (Number): Gõ số bình thường, dấu phẩy biểu thị số thập phân thay dấu chấm Cách định dạng số liệu thể sau: Khung xem trước Kiểu hiển thị số Số chữ số thập phân Sử dụng ký hiệu ngăn cách hàng nghìn Cách hiển thị số âm Chú giải - Nhập kiểu ngày (Date): Định dạng kiểu ngày theo tiếng Việt là dd/mm/yyyy, để định dạng kiểu ngày: Format/ Cell/ Number/ Date/ chọn kiểu ngày Vietnamies - Nhập liệu kiểu chuỗi: Nhiều lúc văn thể kiểu chuỗi số điện thoại: 0373.868.686; số hiệu tài khoản 111, 112… nhập thơng thường máy nhận dạng kiểu số Để định dạng kiểu chuỗi trước nhập liệu cần nhập dấu nháy (’), sau nhập liệu dạng chuỗi Trường hợp cột dòng chứa liệu dạng chuỗi ta đánh dấu cột dòng thực lệnh: Format/Cell/Number/Text II CÁC THAO TÁC ĐỊNH DẠNG Định dạng trang tính và bảng tính 1.1 Định dạng trang tính * Làm việc với tập trang tính - Chọn sheet làm việc: Click vào tên sheet - Đổi tên sheet: Click chuột phải/ chọn name: đổi thành tên - Chèn thêm sheet: Chọn lệnh Insert/chọn Worksheet - Xóa sheet: Chọn sheet cần xóa -> chọn Delete * Làm việc với trang tính Mỗi sheet xem là bảng tính gồm nhiều hàng, nhiều cột - Row (hàng): có tối đa 65536 hàng, đánh từ đến 65536 - Column (cột): có tối đa 256 cột, đánh theo thứ tự A ,B ,C…AA, AB, AC….AZ….IV… - Ceel (ô): là giao cột và hàng, liệu chứa ô -> sheet có: 65536 x 256 = 16 777 216 (ơ) Cách di chuyển trỏ ô bảng tính: - Sử dụng chuột - Sử dụng bàn phím: ->, OK - Căn chỉnh liệu: Vào Format/ceels/Alignment: chỉnh trái, phải, giữa, chỉnh hai bên: left, right, center, justify, …-> OK - Định dạng phông chữ: Vào Format/ceels/ Fonts: chọn thuộc tính font chữ, cỡ chữ, màu sắc chữ… + Kẻ bảng tính + Định dạng màu * Xử lý liệu trang tính - Sao chép toàn thuộc tính liệu + Chọn vùng liệu nguồn cần chép + Vào menu edit/copy, nhấn tổ hợp phím ctrl + C, click vào nút copy + Di chuyển trỏ đến ô vùng đích + Vào menu edit/ paste; nhấn tổ hợp phím ctrl + V, click vào nút paste - Sao chép có lựa chọn thuộc tính liệu + Chọn vùng liệu nguồn cần di chuyển + Vào menu edit/cut, nhấn tổ hợp phím ctrl + X, click vào nút cut + Di chuyển trỏ đến ô vùng đích + Vào menu edit/ paste; nhấn tổ hợp phím ctrl + V, click vào nút paste 1.2 Định dạng bảng tính * Thay đổi định dạng số - Chọn tất ô phần văn ô cần định dạng - Click chọn kích cỡ chữ hộp Fonsize * Thay đổi màu chữ phông chữ - Click nút lệnh công cụ định dạng Formatting - Click chọn Font hộp Font * Thêm đường viền cho ô Click nút Border và tuỳ chọn Style * Tạo bảng cho ô - Chọn ô cần kẻ bảng - Click nút Borders để kẻ bảng theo kiểu chọn Chú ý: + Để xác định kiểu đường đóng khung khác, chọn Format, Cells, chọn tab Borders và click chọn kiểu đường khung Line- Style + Để bỏ đóng khung chọn, click nút mũi tên kế nút Border và tự chọn * Sao chép định dạng nút Sao chép định dạng từ phạm vi khối ô đến chỗ khác ta làm theo cách sau: - Chọn hay phạm vi khối có định dạng cần chép - Click nút Format paiter - Chọn phạm vi khối ô cần chép định dạng tới Chú ý: Nếu cần chép định dạng đến nhiều vị trí khác click đúp chuột nút Format paiter Khi kết thúc chép định dạng click chuột nút này lần Thay đổi chiều rộng cột và chiều cao hàng 2.1 Điều chỉnh độ rộng cột Giữ và kéo chuột biên, cạnh phải tiêu đề cột (hay địa cột) sang phải để tăng độ rộng cột sang trái để giảm độ rộng cột (khi giữ và kéo trỏ chuột có dạng ) Chú ý: - Ta thay đổi độ rộng cho nhiều cột lúc cách chọn cột cần thay dổi trước thực việc thay đổi độ rộng cột Các cột chọn sau thay đổi độ rộng cột có độ rộng - Click đúp biên, cạnh phải tiêu đề cột (hay địa cột) để làm cho độ rộng cột vừa khít với liệu dài mà cột chứa 2.2 Điều chỉnh chiều cao hàng Giữ và kéo chuột biên cạnh tiêu đề hàng (hay địa hàng) xuống để tăng chiều cao hàng lên để giảm chiều cao hàng (khi giữ và kéo trỏ chuột có dạng ) Chú ý: - Ta thay đổi chiều cao nhiều hàng lúc, trước tiên chọn hàng cần thay đổi giữ và kéo biên cạnh tổng tiêu đề hàng chọn - Click đúp biên cạnh tiêu đề hàng (hay địa hàng) để làm cho chiều cao hàng vừa với nội dung nó, chiều cao tự động chỉnh này phụ thuộc vào kích cỡ chữ lớn chọn hàng Quản lý bảng tính (Workbook) 3.1.Di chuyển bảng tính Ta di chuyển bảng tính hành đến bảng tính khác tập bảng tính sang cửa sổ bảng tính khác - Chọn bảng tính (Sheet) cần di chuyển - Từ Menu Bar vào Edit/ Move or Copy - Before Sheet: cho phép định nơi để di chuyển bảng tính tới - Chọn chức xong, click OK 3.2 Đặt tên bảng tính - Click chọn vào bảng tính (Sheet) nhãn Sheet Tab, nội dung bảng tính hiển thị màn hình - Để đặt tên cho bảng tính, click đúp vào vần đặt tên (được tô đen), sau nhập tên cho bảng tính 3.3 Xố bảng tính - Xoá bảng lệnh: + Từ Menu Bar vào Edit/ Delete Sheet + Click Delete - Xoá chuột: Di chuyển chuột đến Tab Sheet, sau chọn bảng tính cần xoá click chuột phải và chọn Delete Sử dụng AutoFiler Lọc tự động là cách lọc đơn giản và nhanh - Bước1: Mở và kích hoạt tập tin CSDL (mở bảng tính) cần lọc mẫu tin - Bước 2:Từ Menu Bar vào Data/ Filter/AutoFiler - Bước 3: Lọc tự động điều kiện có sẵn + Lệnh All: Dùng để hiển thị lại danh sách sau lọc + Lệnh Top 10: Dùng để lọc mẫu tin lớn và nhỏ Click lệnh này hộp thoại xuất Giải thích thành phần hộp thoại: Khung bên trái: Top: Lọc mẫu tin từ lớn đến nhỏ Bottom: Lọc mẫu tin từ nhỏ đến lớn Khung giữa: cho phép chọn số mẫu tin Khung bên phải: dùng để chọn mẫu tin (lệnh này có tác dụng với liệu kiểu số) - Click OK để lọc, click Cancel để hủy bỏ chế độ lọc - Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc mẫu tin có điều kiện III MỘT SỐ HÀM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG EXCEL Các hàm Logic * Hàm AND - Hàm này trả giá trị TRUE tất đối số với điều kiện, ngược lại cần đối số sai hàm trả FALSE - Cú pháp: = AND (Logicall 1, Logicall 2…) Trong đó: Logicall 1, Logicall 2…) là đối số biểu diễn điều kiện Có thể sử dụng tối đa 30 đối số * Hàm FALSE - Hàm này trả giá trị FALSE - Cú pháp: = FALSE ( ) hàm này khơng có đối số * Hàm IF - Hàm này dùng để lựa chọn 2, kiểm tra điều kiện đối Logical_test trả đối Value_if_true, ngược lại sai trả đối Value_if_false - Cú pháp: = IF(Logical_test, Value_if_true, Value_if_false ) Trong đó: + Logical_test: Là điều kiện cho trước (dạng số hay công thức…), điều kiện này phải trả TRUE hay = FALSE hay = + Value_if_true: Đối số này là (dạng số hay cơng thức…), thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test là (TRUE hay = 1) + Value_if_false: Đối số này là (dạng số hay cơng thức…), thể kiểm tra điều kiện đối Logical_test là sai (FALSE hay =0) * Hàm NOT - Hàm NOT lấy phủ định điều kiện đối Logical và trả kết giá trị Logic TRUE = (đúng) FALSE = (sai) - Cú pháp: = NOT(Logical) Trong đó: Logical là giá trị biểu thức luận lý đánh giá TRUE hay FALSE * Hàm OR - Hàm OR trả hai giá trị TRUE FALSE Hàm này cần đối trả TRUE, tất đối đề sai trả FALSE - Cú pháp: = OR(Logical1, Logical2,…) Trong đó: Logical1, Logical2,…là số hay điều kiện nào là TRUE FALSE Trong hàm này ta sử dụng đến 30 đối số 3.7 Lập sổ nhật ký chi tiền =IF(TKGN=$E$3,SKTM!A3,"") =IF(TKGN=$E$3,SKTM!B3,"") =IF(TKGN=$E$3,SKTM!C3,"") =IF(TKGN=$E$3,SKTM!D3,"") =IF(TKGN=$E$3,SKTM!I3,"") =IF(AND(LEFT(SKTM!E3,3)=NKTT!$E$3,LEFT(SKTM!F3,3)=NKTT!$F$6,STPS,0) =IF(AND(LEFT(SKTM!E3,3)=NKTT!$E$3,LEFT(SKTM!F3,3)=NKTT!$G$6,STPS,0) =IF(AND(LEFT(SKTM!E3,3)=NKTT!$E$3,LEFT(SKTM!F3,3)=NKTT!$H$6,STPS,0) =IF(SUM(F9:H9)>0,0,E9) 10 =IF(I9>0,TKGN,"") 48 3.8 Lập sổ Nhật ký chung [1] [2] [3] [4] =SKTM!A3 =SKTM!B3 =SKTM!C3 =SKTM!D3 [5] [6] [7] =SKTM!E3 =SKTM!F3 =SKTM!I3 3.9 Lập bảng cân đối tài khoản =SUMIF(TKGHICO,A5,STPS [1] =VLOOKUP(A5,BDMTK,3,0) [5] ) [2] =VLOOKUP(A5,BDMTK,7,0) [6] =MAX(C5+E5-D5-F5,0) [3] =VLOOKUP(A5,BDMTK,8,0) [7] =MAX(D5+F5-C5-E5,0) 49 =SUMIF(TKGHINO,A5,STPS [4] ) Ghi chú: Cột số hiệu tài khoản (Cột A): Copy số hiệu tài khoản tài khoản từ 111 đến 911 bên BDMTK sau đặt trỏ ô A5 bảng cân đối tài khoản và Paste 3.10 Lập Sổ tài khoản [1] Tạo list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ập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng tồn kho [1] =VLOOKUP(A5,BDMTK,3,0) [7] =SUMIF(TKGHINO,A5,STPS) [2] =VLOOKUP(A5,BDMTK,4,0) [8] =SUMIF(TKGHICO,A5,SLPS) [3] =IF(K5>0,L5/K5,"") [9] =SUMIF(TKGHICO,A5,STPS) [4] =VLOOKUP(A5,BDMTK,5,0) [10] =E5+G5-I5 [5] =VLOOKUP(A5,BDMTK,7,0) [11] =F5+H5-J5 [6] =SUMIF(TKGHINO,A5,SLPS) Ghi chú: Cột mã hàng (Cột A): Copy số hiệu tài khoản tài khoản phản ánh hàng tồn kho bên BDMTK sau đặt trỏ ô A5 bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn hàng tồn kho và Paste PHỤ LỤC MẪU CÁC SỔ KẾ TOÁN (Xem từ trang sau) 51 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 ... liệu tháng năm Trước thực làm kế toán Excel, kế toán vào ổ D E tạo thư mục Du-lieu -ke- toan; thư mục Du-lieu -ke- toan mở tiếp thư mục năm (Nam2011, Nam2012…) Mở danh mục tài khoản Trước mở danh... số mẫu tin Khung bên phải: dùng để chọn mẫu tin (lệnh này có tác dụng với liệu kiểu số) - Click OK để lọc, click Cancel để hủy bỏ chế độ lọc - Lệnh Custom: Lệnh này dùng để lọc mẫu tin có... hiểu là Match-type =1 13 CHƯƠNG 2: THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP VÀ SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN I THIẾT LẬP THÔNG TIN DOANH NGHIỆP Thơng tin doanh nghiệp Dữ liệu kế tốn doanh nghiệp phải