DE AN HOACH TOAN CAC NGHIEP VU THANH TOAN GIUA NGUOI BAN VA KHACH HANG doc

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN KHOA KINH TẾ & KẾ TOÁN  ĐỀ ÁN CHUYÊN NGHÀNH TÊN ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN GIỮA NGƯỜI BÁN VÀ KHÁCH HÀNG Học viên thực hiện: Lê Thị Bích Thảo Gi viên theo dõi: Lớp Trần Thị Yến : KTH23PY BÌNH ĐỊNH, Tháng 03 năm 2015 MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU Đứng trước bối cảnh Việt Nam hòa với kinh tế giới, đối mặt với nhiều khó khăn thách thức doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến quan hệ toán vốn người bán khách hàng quan hệ tốn chủ yếu có vị trí quan trọng cơng tác quản trị doanh nghiệp Không phải doanh nghiệp nhận thức tầm quan trọng quan hệ tốn này, có doanh nghiệp mải mê theo đuổi lợi nhuận tìm cách nâng cao doanh thu với sách tín dụng hấp dẫn cho khách hàng nên rơi vào tình trạng khơng có khả tốn nợ kinh doanh có lãi Doanh nghiệp muốn quản lý tốt quan hệ toán vốn người bán khách hàng điều kiện trước tiên phải có hệ thống kế tốn nói chung hệ thống kế tốn cơng nợ nói riêng hồn chỉnh phù hợp với đặc điểm Có thơng tin kế tốn cung cấp tình hình tốn với nhà cung cấp khách hàng đảm bảo xác, kịp thời phục vụ cơng tác quản lý tài doanh nghiệp Với đề tài: Kế toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng” thân mong muốn tìm hiểu rõ vấn đề tốn vốn người bán khách hàng, xin đóng góp số ý kiến nhỏ bé để hồn thiện nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng doanh nghiệp Nội dung gồm phần Phần 1: Cơ sở lý luận kế toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng Phần 2: Hồn thiện kế tốn hạch toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỐN GIỮA NGƯỜI BÁN VÀ KHÁCH HÀNG 1.1 QUAN HỆ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA DOANH NGHIỆP VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm, vị trí tốn với người mua người bán quan hệ toán Nghiệp vụ toán quan hệ doanh nghiệp với khách nợ, chủ nợ, ngân hàng, tổ chức tài đối tác khoản phải thu, phải trả, khoản vay trình hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Phân theo đối tượng tốn có quan hệ tốn chủ yếu sau: - Quan hệ toán doanh nghiệp với khách hàng: quan hệ phát sinh trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ bên ngồi - Quan hệ tốn với nhà cung cấp: mối quan hệ phát sinh trình mua sắm vật tư, tài sản, hàng hóa, dịch vụ - Quan hệ tốn vói Ngân sách nhà nước: trình kinh doanh, doanh nghiệp phải thực nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước thuế khoản khác - Quan hệ toán doanh nghiệp với bên đối tác liên doanh: quan hệ phát sinh doanh nghiệp tham gia liên doanh với doanh nghiệp khác doanh nghiệp đơn vị tổ chức liên doanh - Quan hệ toán nội bộ: mối quan hệ toán phát sinh nội doanh nghiệp Thuộc quan hệ bao gồm quan hệ tốn nội doanh nghiệp với cơng nhân viên chức quan hệ toán doanh nghiệp với đơn vị nội tổng công ty doanh nghiệp với đơn vị cấp cấp - Các quan hệ toán khác: quan hệ toán với Ngân hàng, tổ chức tài khoản tiền vay, quan hệ chấp, ký quỹ, ký cược Trong quan hệ tốn quan hệ tốn với người mua người bán đóng vai trò quan trọng Các nghiệp vụ toán với người mua người bán phát sinh thường xuyên nhất, nhiều doanh nghiệp quy mơ nghiệp vụ tốn chiếm tỷ trọng lớn quan hệ toán phát sinh doanh nghiệp Đặc biệt doanh nghiệp thương mại luồng tiền lưu chuyển hoạt đơng tốn với người mua, người bán chu trình lưu chuyển nguồn vốn kinh doanh 1.1.2 Vai trò tốn với người mua, người bán hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đối với tất doanh nghiệp mà doanh nghiệp kinh doanh thương mại quan hệ tốn với người mua, người bán ln giữ vị trí quan trọng Nghiệp vụ toán phát sinh từ giai đoạn đầu trình kinh doanh doanh nghiệp mua hàng hoá đầu vào nhà cung cấp đến doanh nghiệp bán hàng hoá cho khách hàng kết thúc chu trình kinh doanh Thơng tin quan hệ tốn với người mua, người bán có ý nghĩa việc quản lý cơng tác tài việc luân chuyển vốn kinh doanh công ty Doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định an tồn việc điều tiết quan hệ toán với người mua, người bán quan trọng Mối quan hệ điều tiết sở cân vốn chiếm dụng vốn bị chiếm dụng vừa đảm bảo khả tốn cơng ty vừa sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn vốn bỏ ra, tận dụng nguồn vốn chiếm dụng nhà cung cấp Quan hệ toán với người bán thực chất việc doanh nghiệp chiếm dụng vốn nhà cung cấp phải đảm bảo uy tín cơng ty việc tốn nợ Tạo uy tín nhà cung cấp giúp cơng ty có hàng hố đầu vào với chất lượng tốt, giá ổn định tình hình giá leo thang Hàng hoá đầu vào đảm bảo ổn định tạo lợi cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong quan hệ toán với người mua doanh nghiệp phải đảm bảo giữ khách hàng đồng thời tránh khách hàng chiếm dụng vốn không đảm bảo nguồn vốn quay vòng kinh doanh, giảm hiệu sử dụng vốn Nhìn chung quan hệ tốn với người mua người bán có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài doanh nghiệp Quản lý tốt quan hệ toán giúp doanh nghiệp đảm bảo tình hình tài doanh nghiệp ln ổn định lành mạnh 1.1.3 Đặc điểm nghiệp vụ toán với người mua, người bán doanh nghiệp thương mại nhiệm vụ kế toán 1.1.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ toán với người mua, người bán Khi nghiệp vụ mua, bán hàng hóa phát sinh với điều kiện đặc tính sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ hai bên thỏa thuận điều khoản liên quan đến toán để tránh xảy tranh chấp tương lai Các điều kiện toán thường gồm: điều kiện tiền tệ, phương thức toán, địa điểm, thời hạn toán, chiết khấu toán Các khách hàng nhà cung cấp doanh nghiệp đa dạng gồm khách hàng nước khách hàng nước ngồi lại có khách hàng lâu năm có đối tác Đối tác khác điều kiện tốn khác nhau, đối tượng có đặc thù riêng việc quản lý toán với người mua, người bán ngồi việc phân chia theo nhóm đối tượng doanh nghiệp phải tiến hành quản lý chi tiết đến đối tượng Việc quản lý quan hệ toán thường quy định chặt chẽ liên quan đến vấn đề sống doanh nghiệp Các nghiệp vụ toán phát sinh nhiều thường xuyên liên quan đến tất hoạt động doanh nghiệp Do vậy, quy định quản lý, theo dõi toán phải hướng tới khơng bỏ sót khoản phải thu hay phải trả Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh mà quy định quản lý tài doanh nghiệp có nét đặc thù, phù hợp với đặc điểm quy mô đơn vị 1.1.3.2 Nhiệm vụ kế tốn Để có thơng tin xác, kịp thời tình hình tốn với người mua người bán doanh nghiệp kế tốn đóng vai trò quan trọng Để làm tốt chức thơng tin va kiểm tra kế tốn phải thực nhiệm vụ sau: - Kế toán phải tổ chức ghi chép nhằm theo dõi chặt chẽ khoản phải thu, phải trả chi tiết theo đối tượng, khoản nợ, thời gian, đốn đốc việc toán kịp thời, tránh chiếm dụng vốn lẫn - Đối với khách nợ có quan hệ giao dịch mua, bán thường xuyên có số dư nợ lớn định kỳ cuối niên độ kế tốn, kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu khoản nợ phát sinh, số toán số nợ Nếu cần u cầu khách hàng xác nhận nợ văn - Giám sát việc thực chế độ tốn cơng nợ tình hình chấp hành kỷ luật tốn - Tổng hợp, cung cấp thơng tin kịp thời tình hình cơng nợ loại cho quản lý để có biện pháp xử lý - Kế toán cần tổ chức hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp để phản ánh công nợ phải thu phải trả Đồng thời kế toán cần xây dựng cá ngun tắc, quy trình kế tốn chi tiết, kế toán tổng hợp toán với người bán, người mua cho khoa học hợp lý, phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp mà đảm bảo tuân thủ quy định chế độ 1.2 CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN ÁP DỤNG PHỔ BIẾN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BỘ CHỨNG TỪ SỬ DỤNG Phương thức toán yếu tố quan trọng hoạt động thương mại, thơng thường có giao dịch phát sinh hai bên đồng thời thống phương thức tốn áp dụng cho giao dịch Các phương thức toán mà doanh nghiệp thương mại thường sử dụng chia thành tốn tiền mặt tốn khơng dùng tiền mặt Xu hướng doanh nghiệp tiến tới tốn khơng dùng tiền mặt, hạn chế việc sử dụng tiền mặt lưu thơng vật an tồn, tiết kiệm chi phí doanh nghiệp quản lý việc toán dễ dàng 1.2.1 Phương thức toán tiền mặt Phương thức toán tiền mặt không doanh nghiệp sử dụng nhiều Thanh toán tiền mặt chủ yếu áp dụng cho giao dịch phát sinh số tiền nhỏ, nghiệp vụ đơn giản khoảng cách địa lý hai bên hẹp Phương thức tốn tiền mặt chia thành: - Thanh toán Việt Nam đồng - Thanh toán ngoại tệ - Thanh toán hối phiếu ngân hàng - Thanh toán vàng, bạc, kim khí q, đá q giấy tờ có giá trị tiền 1.2.2 Phương thức tốn khơng dùng tiền mặt Phương thức toán doanh nghiệp sử dụng rộng rãi hoạt động kinh doanh thương mại Các phương thức tốn khơng dùng tiền mặt đa dạng, tùy theo tính chất hoạt động toán mà doanh nghiệp lựa chọn phương thức tốn phù hợp Có thể kể số loại phương thức tốn khơng dùng tiền mặt chủ yếu sau: 1.2.2.1 Phương thức toán ủy nhiệm thu (chi) Phương thức toán ủy nhiệm thu (chi) thường doanh nghiệp sử dụng đối tượng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp từ trước Quốc gia, phương thức tốn có thủ tục đơn giản tiện lợi cho doanh nghiệp Theo hình thức chủ tài khoản ủy nhiệm cho ngân hàng thu (chi) hộ với đối tượng doanh nghiệp định có tài khoản ngân hàng khác ngân hàng Chứng từ tốn xuất phương thức gồm có: Ủy nhiệm thu (chi), Giấy báo Có (Nợ) 1.2.2.2 Phương thức chuyển tiền Phương thức chuyển tiền phương thức tốn người trả tiền u cầu ngân hàng chuyển số tiền định cho người hưởng lợi địa điểm định phương tiện chuyển tiền khách yêu cầu điện (telegraphic – T/T) thư (mail transfer – M/T) Phương thức đơn giản dễ thực nên thực với khách hàng quen biết gặp phải rủi ro người bán không thu tiền hàng trường hợp toán sau không đảm bảo người mua nhận hàng trường hợp toán trước Bộ chứng từ toán phương thức gồm có: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn, Tờ khai hàng hóa nhập 1.2.2.3 Phương thức toán nhờ thu Phương thức nhờ thu phương thức mà người bán sau giao hàng ký phát hối phiếu đòi tiền người mua đến ngân hàng nhờ thu hộ số tiền ghi hối phiếu Phương thức nhờ thu có hai loại: - Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người ký phát hối phiếu nhờ ngân hàng thu hộ số tiền bán hàng ghi hối phiếu từ người mua mà không gửi kèm theo chứng từ Người bán gửi thẳng chứng từ cho người mua lúc với việc gửi hàng hóa Phương thức áp dụng trường hợp người bán người mua tin cậy dạng công ty mẹ công ty chi nhánh Do không đảm bảo quyền lợi cho người bán nên phương thức sử dụng toán quốc tế - Phương thức toán nhờ thu kèm chứng từ: người bán sau giao hàng, ký phát hối phiếu gửi kèm chứng từ gửi hàng để nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua Với điều kiện ngân hàng trao chứng từ cho người mua sau người trả tiền ký chấp nhận toán Phương thức toán khắc phục nhược điểm nhờ thu phiếu trơn khống chế quyền định đoạt hàng hóa người mua Phương thức tốn nhờ thu có nhược điểm khơng khơng chế việc người mua có trả tiền hay khơng Người mua chậm trễ khơng tốn việc trì hỗn nhận chứng từ khơng nhận hàng tốn theo hình thức thường chậm chạp ngân hàng đóng vai trò thu tiền hộ khơng có trách nhiệm đến việc trả tiền người mua Bộ chứng từ sử dụng phương thức toán nhờ thu: Hối phiếu, Hóa đơn, Vận đơn, Bảng kê bao bì chi tiết 1.2.2.4 Phương thức tín dụng chứng từ Phương thức tín dụng chứng từ thỏa thuận ngân hàng mở thư tín dụng (Letter of Credit – L/C) theo yêu cầu người mở thư tín dụng trả số tiền định cho người hưởng lợi chấp nhận hối phiếu người ký phát phạm vi số tiền thư tín dụng người xuất trình cho ngân hàng chứng từ toán phù hợp với quy định đề thư tín dụng Các loại thư tín dụng: − Thư tín dụng hủy ngang: thư tín dụng mà ngân hàng người mua tự ý sửa đổi hủy bỏ lúc mà không cần thông báo trước cho người bán − Thư tín dụng khơng thể hủy ngang: loại thư tín dụng mà ngân hàng mở thưu tín dụng phải chịu trách nhiệm trả tiền cho người bán thời hạn hiệu lực thư tín dụng, khơng quyền sửa đổi, bổ sung hủy bỏ thư tín dụng chưa đồng ý bên liên quan − Thư tín dụng khơng thể hủy ngang có xác nhận: loại thư tín dụng khơng thể hủy ngang ngân hàng đảm bảo trả tiền thư tín dụng theo yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng Ngân hàng xác nhận đảm bảo trả tiền cho người bán ngân hàng mở thư tín dụng khơng trả tiền − Thư tín dụng khơng thể hủy ngang khơng thể truy đòi: loại thư tín dụng khơng thể hủy bỏ mà sau người bán ngân hàng trả tiền sau có tranh chấp chứng từ tốn người bán khơng phải truy hồn lại số tiền nhận Phương thức tốn thư tín dụng sử dụng rộng rãi ưu việt phương thức toán thương mại quốc tế đảm bảo quyền lợi cho hai bên bán mua Trong phương thức ngân hàng không trung gian toán phương thức khác Tuy nhiên áp dụng phương pháp người mua người bán gặp phải rủi ro: Về phía người xuất khẩu, việc tốn không thực chứng từ họ xuất trình khơng phù hợp với quy định L/C Khi nhà xt phải tự chịu chi phí lưu kho bãi, bán đấu giá… vấn đề giải phải chở hàng nước Nhà xuất có khả khơng toán ngân hàng phát hành ngan hàng xác nhận khả tốn Về phía nhà nhập khẩu: ngân hàng toán dựa đầy đủ hợp lệ chứng từ nhà xuất xuất trình Nếu nhà xuất gian lận làm giả chứng từ 10 họ có khả tốn hàng hóa giao cho nhà nhập không đảm bảo chất lượng, số lượng, chủng loại Bộ chứng từ tốn hình thức tốn gồm: Giấy để nghị mở thư tín dụng, Hóa đơn, Vận đơn, Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, Chứng nhận chất lượng hàng hóa… 1.3 KẾ TỐN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA 1.3.1 Nguyên tắc kế toán toán với người mua Để theo dõi kịp thời, xác nghiệp vụ tốn với người mua kế toán cần quán triệt nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu theo đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với khách hàng giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn định kỳ cuối tháng kế tốn phải kiểm tra, đối chiếu khoản nợ phát sinh, số tốn, số phải tốn, có xác nhận văn Đối với khoản phải thu có gốc ngoại tệ phải theo dõi ngun tệ quy đổi theo VNĐ Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế Đối với khoản phải thu phát sinh vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo tiêu giá trị vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế Cần phải phân loại khoản phải thu khách hàng theo thời gian toán theo đối tượng đối tượng có vấn đề để có kế hoạch biện pháp thu hồi nợ Tuyệt đối không bù trừ số dư hai bên Nợ, Có tài khoản 131 mà phải vào số dư chi tiết bên để lấy số liệu ghi bảng cân đối kế toán 1.3.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi khoản toán với khách hàng tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài sản kế tốn sử dụng tài khoản 131 - Phải thu khách hàng Tài khoản dùng để phản ánh khoản nợ phải thu tình hình tốn khoản nợ phải thu doanh nghiệp với khách hàng tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ Tài khoản dùng để phản ánh khoản phải thu người nhận thầu XDCB với người giao thầu khối lượng công tác XDCB hồn thành Tài khoản 131 có kết cấu sau: Bên Nợ: 13 - Mức trích lập dự phòng đói với khoản nợ q hạn tốn: lập dự phòng 30% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ tháng đến năm, 50% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ năm đến năm, 70% giá trị khoản nợ phải thu hạn từ năm đến năm, 100% giá trị khoản nợ phải thu từ năm trở lên Dự phòng nợ phải thu khó đòi lập chi tiết theo đối tượng, loại nợ Đối với khoản nợ phải thu kéo dài vòng nhiều năm mà khơng thu hồi doanh nghiệp tiến hành xóa sổ khoản nợ chuyển sang theo dõi tài khoản 004 “Nợ khó đòi xử lý” Nếu khoản nợ sau xóa sổ mà doanh nghiệp lại thu hồi ghi nhận vào TK 711 “Thu nhập khác”, đồng thời ghi vào bên Có TK 004 Dưới trình tự kế tốn dự phòng nợ phải thu khó đòi Sơ đồ 2: Trình tự hạch tốn dự phòng nợ phải thu khó đòi TK 642 TK 139 Hồn nhập dự phòng TK 131 Xóa nợ TK 642 Trích lập dự phòng Số lập dự phòng Số thiếu Việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị trước đề phòng rủi ro tài xảy khơng thu hồi nợ 1.4 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN 1.4.1 Ngun tắc kế tốn tốn với người bán Để theo dõi kịp thời, xác nghiệp vụ toán với người bán kế toán cần quán triệt nguyên tắc sau: Phải theo dõi chi tiết khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ Đối với nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn định kỳ cuối tháng kế tốn phải kiểm tra, đối chiếu khoản nợ phát sinh, số tốn, số phải tốn, có xác nhận văn 14 Đối với khoản phải trả có gốc ngoại tệ phải theo dõi nguyên tệ quy đổi theo VNĐ Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế Đối với khoản phải trả phát sinh vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo tiêu giá trị vật Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế Cần phải phân loại khoản phải trả khách hàng theo thời gian tốn theo đối tượng để có kế hoạch tốn phù hợp Tuyệt đối khơng bù trừ số dư hai bên Nợ, Có tài khoản 331 mà phải vào số dư chi tiết bên để lấy số liệu ghi bảng cân đối kế toán 1.4.2 Tài khoản sử dụng Để theo dõi khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch vụ, lao vụ, người nhận thầu xây dựng bản, nhận thầu sửa chữa TSCĐ… kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán Tài khoản dùng để phản ánh tình hình tốn khoản nợ phải trả doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế ký kết Tài khoản dùng để phản ánh tình hình tốn khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Tài khoản 331 có kết cấu sau: Bên Nợ: - Số tiền trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp; - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp chưa nhận vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa dịch vụ giao theo hợp đồng; - Chiết khấu toán chiết khấu thương mại người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ khoản nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, phẩm chất kiểm nhận trả lại người bán Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ người nhận thầu xây lắp; 15 - Điều chỉnh số chênh lệch giá tạm tính nhỏ gián thực tế số vật tư, hàng hóa, dịch vụ nhận, có hóa đơn thơng báo giá thức Số dư bên Có: Số tiền phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp Tài khoản có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền ứng trước cho người bán số tiền trả nhiều số phải trả cho người bán theo chi tiết đối tượng cụ thể Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết đối tượng phản ánh tài khoản để ghi tiêu bên “Tài sản” bên “Nguồn vốn” 1.4.3 Phương pháp kế toán toán với người bán Q trình hạch tốn tốn với nhà cung cấp trình bày theo sơ đồ đây: Sơ đồ 3: Trình tự hạch tốn tốn với người bán 16 TK 152,153,156… TK 331 CKTM, GGHB, hàng mua trả lại TK133 TK111,112,311… TK 152, 153,241,211 Mua chịu hàng hóa, vật tư… VAT Trả nợ Ứng trước cho người bán TK 711 TK133 TK142,627,641,642… Phải trả nhận cung cấp dịch vụ TK 413 Xử lý nợ vắng chủ Chênh lệch TGHĐ tăng TK 413 Chênh lệch TGHĐ giảm 1.5 TỔ CHỨC GHI SỔ KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN Sổ kế tốn hình thức biểu phương pháp đối ứng tài khoản, phương tiện vật chất chủ yếu để người làm cơng tác kế tốn ghi chép phản ánh, hệ thống hóa số liệu kế tốn sở chứng từ gốc loại tài liệu khác để cung cấp thông tin phục vụ quản lý Xét theo chức sổ kế tốn gồm: - Sổ nhật kí dùng để ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian - Sổ dùng để tập hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh sổ nhật kí vào tài khoản tương ứng Để phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp sử dụng sổ kế tốn chi tiết tổng hợp Căn vào đặc điểm cụ thể doanh nghiệp đơn vị mở sử dụng bốn hình thức sổ kế tốn sau: − Hình thức kế tốn Nhật kí - Sổ − Hình thức kế tốn Nhật kí chung − Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ − Hình thức kế tốn Nhật kí chứng từ 17 1.5.1 Theo hình thức Nhật kí Sổ Hình thức Nhật kí sổ thường vận dụng doanh nghiệp có quy mơ nhỏ, nghiệp vụ kinh tế phát sinh ít, trình độ cán quản lý cán kế tốn khơng cao Theo hình thức sổ tồn nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian phản ánh vài trang sổ Nhật kí – Sổ Đây sổ tổng hợp Toàn nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng phản ánh Nhật kí số Mỗi chứng từ phản ánh dòng Nhật kí sổ Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ nghiệp vụ tốn với người mua người bán theo hình thức Nhật kí – Sổ Chứng từ tốn Bảng tổng hợp chứng từ loại Sổ quỹ NHẬT KÍ – SỔ CÁI (TK131, 331) Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331 Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.5.2 Theo hình thức Nhật kí chung Hình thức sổ Nhật kí chung phù hợp với doanh nghiệp quy mơ vừa, nhỏ, loại hình hoạt động đơn giản, trình độ cán kế tốn cán quản lý mức độ Dễ vận dụng tin học cơng tác kế tốn 18 Theo hình thức sổ tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phản ánh vào sổ gọi Nhật kí chung, sau số liệu từ Nhật kí chung dùng để vào Số Ngồi Nhật kí chung để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian người ta mở them sổ nhật kí đặc biệt để phản ánh đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng công việc ghi sổ Sơ đồ 5: Trình tự ghi sổ kế tốn nghiệp vụ toán với người mua người bán theo hình thức Nhật kí chung Chứng từ tốn Sổ Nhật kí mua hàng, bán hàng Sổ Nhật kí chung Sổ TK 131,331 Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK131, 331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 1.5.3 Theo hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ vừa lớn với trình độ quản lý trình độ kế toán, phù hợp với kế toán thủ cơng kế tốn máy Căn trực tiếp ghi sổ chứng từ ghi sổ Theo hình thức vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ sau lập xong xếp hàng vào Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng Các Chứng 19 từ ghi sổ sau Đăng kí lấy số hiệu chứng từ gốc đính kèm kế tốn trưởng duyệt ghi Sổ Sơ đồ 6: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ toán với người mua người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ tốn Sổ quỹ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ loại Sổ chi tiết TK 131, 331 Chứng từ ghi sổ Sổ TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131,331 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.5.4 Theo hình thức Nhật kí chứng từ Hình thức thường áp dụng doanh nghiệp có quy mơ lớn, trình độ cán kế toán cao Tuy nhiên việc vận dụng phần mềm hình thức kế tốn khó Theo hình thức nghiệp vụ kinh tế phát sinh tập hợp theo bên Có tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ừng Nợ, đồng thời kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với hệ thống 20 hóa theo nội dung kinh tế hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết sổ kế toán trình ghi chép Sổ sách kế tốn theo hình thức gồm có: − Nhật kí chứng từ − Bảng kê − Bảng phân bổ − Số, thẻ kế toán chi tiết − Sổ Dưới trình tự ghi sổ kế tốn nghiệp vụ toán với người bán, người mua theo hình thức Nhật ký chứng từ 21 Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế tốn nghiệp vụ tốn với người mua theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ tốn với người mua Nhật kí chứng từ số Sổ TK 131 Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sổ chi tiết TK 131 Bảng kê số 11 22 Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ toán với người bán theo hình thức Nhật kí chứng từ Chứng từ toán với người mua Bảng tổng hợp chứng từ loại Sổ chi tiết TK 331 Nhật kí chứng từ số Sổ TK331 Báo cáo tài Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Bảng tổng hợp chi tiết 23 CHƯƠNG : HỒN THIỆN KẾ TỐN CÁC NGHIỆP VỤ VỐN GIỮA NGƯỜI BÁN VÀ KHÁCH HÀNG 2.1 ĐÁNH GIÁ KHÁI QT TÌNH HÌNH KẾ TỐN THANH TỐN VỐN GIỮA NGƯỜI BÁN VÀ KHÁCH HÀNG 2.1.1.Về tổ chức công tác kế toán Về tổ chức máy kế toán: Bộ máy kế toán doanh nghiệp cần tổ chức hợp lý, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho kế tốn phần hành cụ thể Tính chun mơn hóa cao tổ chức cơng tác kế tốn, tạo điều kiện cho công tác đối chiếu kiểm tra thực dễ dàng, đơn giản Các sách kế tốn doanh nghiệp áp dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh doanh nghiệp tuân thủ chế độ kế toán hành Về chứng từ kế toán, kế toán áp dụng đầy đủ chứng từ bắt buộc Bộ tài ban hành theo Quyết định số 15/2006/ QĐ – BTC Quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý hiệu Công tác lưu giữ chứng từ cán phòng kế toán thực cẩn thận hợp lý Về hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế tốn Bộ tài ban hành theo Quyết định 15/2006/ QĐ – BTC áp dụng đầy đủ, việc mở tài khoản chi tiết hợp lý khoa học Về báo cáo kế toán: Các báo cáo tài lập theo mẫu biểu quy định đảm bảo tính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý kinh tế tài quan chủ quản quan quản lý tài Ngồi báo cáo tài bắt buộc theo quy định đội ngũ kế tốn doanh nghiệp lập báo cáo quản trị cung cấp thông tin chi tiết cho người lãnh đạo doanh nghiệp phục vụ quản trị doanh nghiệp 2.1.2.Về tổ chức kế toán toán vốn người bán khách hàng Các kế toán giao nhiệm vụ rõ ràng, phân cách trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt, đội ngũ kế tốn doanh nghiệp có kế tốn cơng nợ riêng, kế tốn tốn riêng, kế tốn kinh doanh kế toán kinh doanh xuất nhập riêng đảm bảo việc hạch toán với người bán người mua doanh nghiệp thực kịp thời, chặt chẽ 24 Phương thức toán áp dụng công ty đa dạng (tiền mặt, chuyển khoản, chuyển tiền điện, toán L/C ), tùy theo đối tượng khách hàng đặc điểm đơn hàng mà công ty áp dụng phương thức toán khách Hạch toán chi tiết toán với người bán, người mua kế toán thực sổ chi tiết công nợ theo khách hàng bảng đối chiếu cơng nợ theo phòng kinh doanh thiết kế phần mềm kế tốn có kết cấu hợp lý, đảm bảo quản lý hiệu tình hình toán với người bán, người mua Kế toán dựa vào thông tin sổ chi tiết để lập Biên đối chiếu cơng nợ giúp theo dõi tình hình toán nhắc nhở khách hàng toán nợ cho cơng ty, thực thu hồi nợ cách có hiệu Các khoản phải thu phải trả báo cáo tài mà báo cáo quản trị chi tiết theo đối tượng nợ, thời hạn nợ, số lượng nợ khả thu hồi nợ 2.2 HỒN THIỆN KẾ TỐN THANH TOÁN VỐN GIỮA NGƯỜI BÁN VÀ KHÁCH HÀNG 2.2.1 Yêu cầu hồn thiện Để thực tốt kế toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng phương hướng biện pháp đưa phải đảm bảo số yêu cầu sau: Hồn thiện cơng tác kế tốn phải thực dựa sở tuân thủ sách kinh tế Nhà nước nói chung chế độ kế tốn, chuẩn mực kế tốn Bộ tài ban hành Nhà nước quản lý kinh tế thông qua cơng cụ kinh tế vĩ mơ, để tồn phát triển doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh phải chấp hành đầy đủ quy định nhà nước ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ sách chế độ kế tốn thơng tin kế toán thống nhất, việc kiểm tra kiểm soát nhà nước thực Kế tốn nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh hoạt động tài doanh nghiệp, khơng để xảy tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị nội công ty đối tượng quan tâm khác Việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời quan trọng khơng mà kế tốn đưa thơng tin thiếu xác Các thơng tin 25 khơng thực có giá trị việc định Do việc hồn thiện cơng tác kế tốn khơng đảm bảo tính kịp thời mà tính xác thơng tin kế tốn Việc hồn thiện kế tốn nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu đạt hiệu cao, hỗ trợ cho công tác quản trị doanh nghiệp nói chung quản lý tài nói riêng 2.2.2 Phương hướng giải pháp hồn thiện Dựa nghiên cứu thực tiễn tình hình tốn vốn người bán khách hàng sở yêu cầu nguyên tắc hoàn thiện kế toán em xin đưa số giải pháp hồn thiện kế tốn tốn vốn người bán khách hàng sau: Thứ nhất: Về tính bảo mật thơng tin kế tốn Kế tốn trưởng doanh nghiệp nên phân quyền sử dụng cho kế toán phần hành Với việc giao quyền rõ ràng giúp cho kế toán trưởng quản lý thơng tin kế tốn doanh nghiệp khơng để lọt thơng tin tài ngồi mà khơng có cho phép kế tốn trưởng đồng thời dễ dàng quy trách nhiệm có gian lận hay sai sót xảy Thứ hai: Về việc áp dụng chiết khấu tốn Để thúc đẩy q trình thu hồi nợ với biện pháp lập riêng phận chuyên biệt có nhiệm vụ thu hồi công nợ phải thu, bán nợ cho doanh nghiệp đòi nợ doanh nghiệp nên áp dụng biện pháp chiết khấu tốn để khuyến khích khách hàng việc toán nợ sớm so với thời hạn thỏa thuận hợp đồng bán hàng Thứ ba : Về việc hạn chế toán tiền mặt Doanh nghiệp nên chuyển dần tất hoạt động tốn sang chuyển khoản, khơng sử dụng tiền mặt để toán với người mua, người bán để hạn chế tối thiểu số tiền mặt tồn két Tiền tồn két cần đủ phục vụ nhu cầu chi tiêu hàng ngày phạm vi doanh nghiệp tiền sử dụng hiệu tránh gian lận mát xảy 26 KẾT LUẬN Kế toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hàng có vị trí quan trọng việc trì hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó thước đo cho lành mạnh mức độ an toàn tình hình tài doanh nghiệp Trong q trình viết đề tài em có hội tìm hiểu kế toán toán vốn người bán khách hàng, sở em nhận thức ưu điểm tồn toán vốn người bán khách hàng Em hy vọng ý kiến em góp phần giúp cơng tác kế toán nghiệp vụ toán vốn người bán khách hảng hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn cô giáo Trần Thị Yến giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình Kế tốn tài - Chế độ kế tốn doanh nghiệp – Quyển - Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển - Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán - Chuyên khảo báo cáo tài lập, đọc, kiểm tra phân tích báo cáo tài – PGS.TS Nguyễn Văn Cơng - Kế tốn thương mại dịch vụ - TH.S Nguyễn Phú Quang - Tạp chí kế tốn - Tạp chí kiểm tốn - Thơng tư 228/2009/TT-BTC - Giáo trình tổ chức hạch tốn kế tốn – TS Trần Thị Cẩm Thanh