Quy trình công tác tuyển dụng nhân sự tại cơ quan nhà nước

Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ, đây là bản thông báo về các vị trí công v

Quy trình công tác tuyển dụng nhân sự tại cơ quan nhà nước

Từ xa xưa để đánh giá vai trò, vị trí của con người trong một tổ chức đã được nhiều người nghiên cứu và khẳng định: Con người là tài sản quan trọng và quý giá nhất, con người là nhân tố quyết định đến thành công hay thất bại của một công việc, hay của một cơ quan, tổ chức Do vậy ở đâu con người cũng được coi là trung tâm của sự phát triển và luôn được quan tâm, chăm lo đào tạo bồi dưỡng cho nên việc sử dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng mức, khuyến khích, động viên kịp thời thì sẽ có được một đội ngũ cán bộ, công nhân lao động vững mạnh

đủ sức hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao

Bất cứ một cơ quan, tổ chức hay công ty nào trong quản trị nguồn nhân lực cũng phải quan tâm tới cả 4 hoạt động cơ bản là: Tuyển dụng; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; đánh giá thực hiện công việc và trả thù lao lao động, cả 4 hoạt động này ở từng thời điểm, từng giai đoạn có vị trí quan trọng khác nhau Song, căn cứ vào tình hình và nghiên cứu kỹ thực tế ở đơn vị, ở bài viết này tôi chỉ đi sâu

phân tích làm rõ một nội dung về công tác tuyển dụng tại cơ quan mà tôi đang

công tác, từ đó rút ra những nhược điểm trong công tác tuyển dụng và đưa ra một

số giải pháp để khắc phục

I MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ LÝ LUẬN VỀ TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC:

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa mãn các nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có Mục tiêu của quá trình là tuyển dụng được nhân viên mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực và động

cơ phù hợp với các đòi hỏi của công việc và các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Công việc tuyển dụng phải trải qua 2 giai đoạn đó là: Tuyển mộ và Tuyển chọn, ta sẽ xem xét 2 giai đoạn này:

1 Tuyển mộ:

1.1 Khái niệm: là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ

lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động đế nhằm

đạt được các mục tiêu của mình Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hội nộp đơn xin việc Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được như các yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu như số lượng người nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn Công tác tuyển mộ có ảnh hường lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức Tuyển

mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như: Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; các mối quan hệ lao động

Tuỳ theo chính sách của đơn vị mà tiến trình tuyển mộ được áp dụng, khi

có nhu cầu tuyển người, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lượng ở bên trong tổ chức cũng như từ thị trường lao động ở bên ngoài Nguồn bên trong thường được

ưu tiên hơn Tuy nhiên trong nhiều trường hợp tuyển mộ từ các nguồn bên ngoài

có ý nghĩa hơn

1.2 Đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức chúng ta có thể sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp thu hút thông qua bản thông báo tuyển mộ, đây là bản thông báo về các vị trí công việc cần tuyển người Bản thông báo này được gửi đến tất cả các nhân viên trong tổ chức.Thông báo này bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển mộ

- Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người

có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh

- Phương pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong: "Danh mục các kỹ năng", mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động, lưu trữ trong phần mềm nhân sự của các tổ chức Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục và đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động cần tuyển mộ

1.3 Đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài chúng ta có thể áp dụng các phương pháp thu hút sau đây

- Phương pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong

tổ chức Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện được những người có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh

- Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như: Trên các kênh của các đài truyền hình, đài phát thanh, trên các báo, tạp chí và các ấn phẩm khác

- Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc làm Đây là phương pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nước ta nhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách về Quản trị nhân lực

- Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm Đây là phương pháp mới đang được nhiều các tổ chức áp dụng Phương pháp thu hút này cho phép các ứng viên được tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khả năng lựa chọn rộng hơn với quy mô lớn hơn

- Phương pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòng nhân sự tới tuyển mộ trực tiếp tại các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề

2 Tuyển chọn:

2.1 Khái niệm tuyển chọn: là quá trình lựa chọn các ứng viên phù hợp nhất với một vị trí nào đó

2.2 Các bước trong quá trình tuyển dụng:

Bước 1: Phân tích công việc:

Phân tích công việc tạo ra bản mô tả công việc trong đó nêu các nhiệm vụ

và trách nhiệm của vị trí cần thiết để thực hiện việc tuyển dụng và bản yêu cầu chuyên môn trong đó qui định những kiến thức, kỷ năng, trình độ cần thiết để đảm

bảo thực hiện tốt công việc Bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn là

hai tài liệu định hướng cho quá trình tuyển dụng, cũng là cơ sở cho việc soạn thảo

ra thông báo tìm người để tuyển

Bước 2: Tìm kiếm các nguồn tuyển dụng:

Tạo tiền đề cho việc tuyển đúng người với thời gian chờ đợi tối thiểu Các biện pháp tìm nguồn tuyển dụng phổ biến gồm:

- Thông báo tuyển dụng nội bộ

- Quảng cáo

- Thông qua internet, đài, báo

- Thành lập hội đồng tuyển dụng

- Tuyển dụng từ nội bộ và các nguồn nhân lực bên ngoài

Bước 3: Sơ tuyển:

Mục tiêu của sơ tuyển là loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu

cơ bản của công việc cần tuyển

Bước 4: Phỏng vấn:

Các ứng viên nào được chọn phỏng vấn dựa trên bản lý lịch và mẫu đơn

xin việc của họ Yêu cầu mà các cuộc phỏng vấn cần tìm kiếm là làm sao thu hút được những nhân viên đảm bảo phù hợp các đòi hỏi đặt ra, loại bớt một số đối tượng không đạt yêu cầu

Bước 5: Tuyển chọn:

Một khi có những thông tin tổng hợp và đánh giá các tiêu chuẩn của tuyển

dụng như trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng giao tiếp

cá nhân, cá tính, mức độ thử thách, khả năng tiếp thu nghề nghiệp, thành thạo ngôn ngữ, động cơ, thái độ đối với công việc v.v… có kết hợp với các yếu tố thực

tế khác như tướng mạo, trí thông minh, kiến thức về sản phẩm, sức khoẻ, các thói quen, bản sắc, tính trung thành, tính tự lực v.v…; Hội đồng tuyển dụng có thể tiến hành sự chọn lựa các ứng viên có tiềm năng tốt nhất, đáp ứng cao nhất cho yêu cầu công việc đặt ra

Bước 6: Thông báo mời nhận việc:

Khi qui trình chọn lựa đã hoàn tất đã tìm ra ứng viên phù hợp, Chủ tịch Hội đồng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và tiếp nhận nhân sự trúng tuyển Đây cũng là bước tiến hành hoàn tất hồ sơ tuyển dụng để tiến đến bố trí, sắp xếp công việc (có thể có giai đoạn làm thử)

Bước 7: Định hướng và theo dõi nhân viên mới:

Phải có định hướng công việc cho nhân viên mới, để đảm bảo nhân viên mới thực hiện tốt công việc được giao

Quá trình định hướng giúp các nhân viên mới hiểu rõ các mục tiêu của đơn

vị, gặp gỡ đồng nghiệp và biết được kỳ vọng của cơ quan, đơn vị như thế nào đối với nhân viên mới trong vị trí được phân công

- Còn quá trình theo dõi thường gắn liền với quá trình thử việc Thời gian

thử việc thường không quá 6 tháng kể từ ngày nhân viên mới thực sự bắt đầu làm việc

SƠ ĐỒ CÁC BƯỚC CỤ THỂ

(Trong qui trình tuyển dụng)

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Bước 5

Bước 6

Bước 7

CHUẨN BỊ TUYỂN DỤNG

THÔNG BÁO TUYỂN DỤNG

THU NHẬN, NGHIÊN CỨU HỒ SƠ

PHỎNG VẤN SƠ BỘ

KIỂM TRA, TRẮC NGHIỆM

PHỎNG VẤN LẦN HAI

XÁC MINH, ĐIỀU TRA

KHÁM SỨC KHOẺ

Bước 8

Bước 9

Bước 10

II THỰC TRẠNG TUYỂN DỤNG TẠI CƠ QUAN NƠI TÔI CÔNG TÁC:

1 GIỚI THIỆU VỀ CƠ QUAN:

Tôi công tác tại UBND huyện Yên Khánh thuộc tỉnh Ninh Bình nằm cách thủ đô Hà nội khoảng 100 km về phí tây nam Huyện tôi công tác có 18 xã và 1 thị trấn, dân số là 142.048 người, mật độ dân số trung bình là 1031 người/km2 địa hình chủ yếu là đồng bằng, nghề sản xuất chính là trồng lúa, đồng thời có thế mạnh về sản xuất mây tre đan xuất khẩu, làng nghề bún, bánh nhân dân cần cù chịu khó đời sống khá Tuy nhiên huyện tôi tốc độ phát triển công nghiệp và dịch

vụ còn chưa cao, tỷ lệ lao động qua đào tạo thấp, chuyển dịch cơ cấu chậm phát triển

Bộ máy các cơ quan chuyên môn giúp việc UBND huyện gồm 12 phòng chuyên môn với chức năng, nhiệm vụ cụ thể sau:

1.1 Phòng Nội vụ: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức

năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng

RA QUYẾT ĐỊNH TUYỂN DỤNG

BỐ TRÍ CÔNG VIỆC

1.2 Phòng Tư pháp: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành

án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác

tư pháp khác

1.3 Phòng Tài chính - Kế hoạch: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch

và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân

1.4 Phòng Tài nguyên và Môi trường: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân

huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ

1.5 Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: Tham mưu, giúp ủy ban

nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp;

an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới

1.6 Phòng Văn hoá và Thông tin: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo chí; xuất bản

1.7 Phòng Giáo dục và Đào tạo: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo

và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

1.8 Phòng Y tế: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ sở;

y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; thuốc

phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm

y tế; trang thiết bị y tế; dân số

1.9 Thanh tra huyện: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

1.10 Phòng Công Thương: Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân huyện thực

hiện chức năng quản lý nhà nước về: công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; xây dựng; phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở

và công sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp, thoát nước; vệ sinh môi trường đô thị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải; bến, bãi đỗ xe đô thị); giao thông; khoa học

và công nghệ

1.11 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Tham mưu, giúp ủy ban

nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã, thị trấn

1.12 Văn phòng Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân: Tham mưu tổng

hợp cho ủy ban nhân dân về hoạt động của ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp ủy ban nhân dân cấp huyện về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục

vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân

Trong nhiều năm qua công tác tuyển dụng công chức viên chức nhân viên hợp đồng tại huyện cơ bản thực hiện tốt theo đúng chỉ đạo của UBND tỉnh và được UBND tỉnh đánh giá hoàn thành tốt nhiệm vụ, song về thực chất cũng còn nhiều hạn chế Tôi xin phép được trình bày thực trạng, những hạn chế, nguyên nhân và 1 số giải pháp khắc phục như sau

2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG Ở CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP HUYỆN HIỆN NAY:

2.1 Hiện nay, tại huyện tôi đang công tác, việc tuyển dụng công chức, viên chức căn cứ vào chỉ tiêu của UBND tỉnh giao trong năm (Thông qua tham mưu của sở Nội vụ)

Hàng năm trước khi giao chỉ tiêu biên chế cho các huyện, thị, thành phố UBND huyện giao phòng Nội vụ chủ trì phối hợp các đơn vị rà soát lại biên chế của đơn vị tổng hợp báo cáo sở Nội vụ….Sở nội vụ vào cuối quý 3 hoặc đầu quý 4 năm trước tổ chức đoàn kiểm tra công tác tuyển dụng và số lượng biên chế của đơn vị Khi kiểm tra xong Sở nội vụ cân đối số lượng thừa, thiếu, phân loại chủng loại, trong mỗi chủng loại phân tích (hiện tại - nhu cầu - thừa, thiếu) sau đó xây dựng kế hoạch tổng thể trình UBND tỉnh UBND tỉnh ra quyết định giao chỉ tiêu biên chế cho các huyện, thị, thành phố, các sở…

2.2 Khi có quyết định của UBND tỉnh UBND huyện giao phòng Nội vụ chủ trì phối hợp với các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn rà soát lại, đối chiếu với nhu cầu hiện tại Sau đó báo cáo UBND huyện, căn cứ vào chỉ tiêu biên chế tỉnh giao, dự thảo kế hoạch xét tuyển công chức, viên chức trong năm Trong

đó chia ra kế hoạch giao chỉ tiêu tuyển công chức, viên chức đối với các phòng chuyên môn, kế hoạch xét tuyển viên chức cấp xã Khi kế hoạch được thông qua phòng Nội vụ tham mưuUBND huyện ra quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng viên chức của huyện Thành phần hội đồng tuyển dụng công chức, viên chức cấp huyện gồm:

+ Chủ tịch - Chủ tịch hội đồng;

+ Các phó chủ tịch UBND huyện – Phó chủ tịch hội đồng;

+ Trưởng, phó phòng Nội vụ, Chánh văn phòng HĐND&UBND - Uỷ viên; + Trưởng các phòng chuyên môn; Chủ tịch UBND các xã, thị trấn có công chức cần tuyển (Chỉ mời thành phần này khi xét tuyển công chức, viên chức của các đơn vị đó)

2.3 Căn cứ quyết định thành lập của UBND huyện, hội đồng xét tuyển công chức huyện tổ chức họp, phân công nhiệm vụ của từng thành viên và giao

cho phòng Nội vụ dự thảo kế hoạch tổ chức xét tuyển công chức, viên chức của các cơ quan chuyên môn của huyện (như kế hoạch xét tuyển giáo viên tiểu học, trung học cơ sở, kế hoạch xét tuyển giáo viên mầm non ngoài biên chế vào biên chế đối với phòng Giáo dục đào tạo; kế hoạch xét tuyển công chức, viên chức cho các phòng chuyên môn của huyện (bao gồm 11 phòng ban còn lại); kế hoạch xét tuyển công chức cấp xã, thị trấn) Sau khi phòng Nội vụ dự thảo xong, hội đồng xét tuyển họp, góp ý thông qua kế hoạch Hội đồng xét tuyển của huyện ban hành

kế hoạch chính thức (đối với huyện chúng tôi thường xây dựng kế hoạch tuyển công chức, viên chức đối với 11 phòng chuyên môn cấp huyện và công chức cấp

xã trong tháng 3 Còn đối với ngành giáo dục & đào tạo có kế hoạch xét tuyển riêng, triển khai làm từ tháng 5 và xong trong quý 3 hàng năm)

+ Kế hoạch được ban hành gửi Sở Nội vụ, Thường trực huyện uỷ để báo cáo Sở Nội vụ tổ chức thẩm định kế hoạch (hàng năm Sở nội vụ đếu có 1 văn bản hướng dẫn các huyện, thị, thành phố về công tác xây dựng kế hoạch xét tuyển công chức, viên chức với những nội dung khá chi tiết về tiêu chuẩn, điều kiện, quy trình xét tuyển…) Sau khi Sở Nội vụ thẩm định, kế hoạch xét tuyển được ban hành chính thức gửi cấp trên và tất cả các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn trong huyện

Song song với việc đó hội đồng xét tuyển có thông báo gửi các cơ quan báo, đài truyền hình của tỉnh thông báo những nội dung: chỉ tiêu cần tuyển, đối tượng, điều kiện tiêu chuẩn, thời gian bán hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ, thời gian xét tuyển, thời gian công bố kết quả và địa điểm công khai

2.4 Tiến hành xét tuyển:

- Hội đồng xét tuyển căn cứ kế hoạch xét tuyển, thành lập tổ giúp việc do phòng Nội vụ chủ trì cùng với các cán bộ công chức được trưng tập chuẩn bị hồ

sơ, tổ chức thông báo và làm các công việc hội đồng giao, bao gồm:

+ Bán hồ sơ;

+ Nhận hồ sơ – niêm phong;

+ Tổng hợp, phân loại hồ sơ theo các chỉ tiêu cần tuyển;

+ Thống kê hiện trạng các loại hồ sơ và kinh phí thu được