Nghiệp vụ kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai.DOC

Nghiệp vụ kế toán tại Công ty Khoá Minh Khai.

Phần I

“tìm hiểu chung về công ty khoá Minh Khai”

I Qúa trình hình thành và phát triển của công ty khoáMinh Khai

Công ty khoá Minh Khai đợc thành lập theo quyết định số 562/BKT

ngày 05/05/1972 của Bộ trởng Bộ kiến trúc (nay là Bộ Xây Dựng) với tên gọiban đầu là nhà máy khoá Minh Khai Cuối năm 1973 nhà máy mới bắt đầu sảnxuất thử Đầu năm 1974 , nhà máy chính thức đi vào sản xuất hàng loạt Ngày05/05/1993 , theo Qyết định số 163A/BXD-TCLĐ của Bộ trởng Bộ Xây Dựng

“Nhà máy khoá Minh Khai” đợc thành lập lại vẫn tên gọi “Nhà máy khoá MinhKhai” nhng trực thuộc Liên hịêp các xí nghiệp cơ khí xây dựng , Bộ Xây Dựng

Ngày 7/3/1994 , Thủ tớng Chính phủ ra quyết định số 90/TTG về việc tiếptục sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nớc , Liên hiệp các xí nghiệp cơ khí xây dựngđợc tổ chức thành Tổng công ty cơ khí xây dựng và Nhà máy khoá Minh Khaiđợc đổi tên thành Công ty khoá Minh Khai Công ty đợc tổ chức và hoạt độngtheo Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Cơ khí Xây do Bộ trởng Bộ XâyDựng phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty khoá Minh Khai dohội đồng quản trị Tổng công ty Cơ khí xây dựng phê chuẩn theo quyết định số189/HĐQT ngày 17/02/1998 của chủ tịch hội đồng quản trị

Công ty khoá Minh Khai hiện nay có tên giao dịch và trụ sở làm việc nhsau:

- Tên công ty : Công ty khoá Minh Khai

- Tên giao dịch quốc tế : Minhkhai lock company

- Trụ sở của công ty : 125D Minh Khai – Hai Bà Trng – Hà Nội - Điện thoại : 04.8663035

- Fax : 04.6240714

Lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty hiện nay là :

+ Sản xuất thiết bị , máy móc cho ngành xây dựng , vật liệu xây dựng vàcông trình đô thị ;

+ Sản xuất phụ tùng phụ kiện bằng kim loại ; + Kinh doanh các sản phẩm cơ khí xây dựng ;

+ Lắp đặt máy móc thiết bị hệ thống điện nớc cho công trình xây dựng côngnghiệp và dân dụng , trang trí nội ngoại thất ;

+ Xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng và công trình kỹ thuật hạ tầng.

II.Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức quản lý củacông ty

Để đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động năng động sáng tạo , nhạy béntrong tổ chức và điều hành sản xuất kinh doanh , thích ứng với cơ chế thị tr ờng ,có giải pháp tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp , đem lại hiệu quả kinh tếcao , đồng thời tạo môi trờng thuận lợi vho mọi hoạt động quản lý của Giám đốcđợc chủ động sáng tạo , phù hợp với yêu cầu của cơ chế mới , trên cơ sở quyền ,

nghĩa vụ , trách nhiệm trớc cơ quan chủ quản cấp trên và pháp luật , bộ máyquản lý của công ty khoá Minh Khai đợc tổ chức theo mô hình sau :

Sơ đồ bộ máy công ty

Ban giám đốc

Phòng kế hoạch

đầu t

Phòng kỹ thuật công nghệ

Phòng

KCS Phòng kinh doanh

Phòng tài vụPhòng

tổ chức hành chính

Xínghiệpcơ khí I

Phân ởngbóng ,mạ , sơn

Phân ởng lắp khoá

x-Chức năng , nhiệm vụ của mỗi bộ phận , phòng ban nh sau :- Ban giám đốc gồm Giám đốc và 3 phó giám đốc

Giám đốc công ty , trực tiếp điều hành và quản lý mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty , chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinhdoanh trớc nhà nớc và tập thể cán bộ công nhân viên (từ huy động vốn , đảm bảosản xuất kinh doanh có lãi , đảm bảo đầy đủ công ăn việc làm và thu nhập chocông nhân viên đến việc phân phối thu nhập và nghĩa vụ đối với Nhà n-ớc ) Giám đốc công ty giao nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho các phòng banthực hiện trách nhiệm và quyền hạn đợc giao , đồng thời yêu cầu các phòngPhân x

ởng cơ khí – cơ điện

Phân x ởng kết cấu thép

ban , phân xởng , xí nghiệp phải thực hiện nghiêm chỉnh và có chế độ báo cáothờng xuyên , định kỳ cho giám đốc

Phó giám đốc công ty gồm :

+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật + Phó giám đốc phụ trách kinh doanh + Phó giám đốc phụ trách sản xuất

Phó giám đốc là ngời giúp việc cho Giám đốc , mỗi phó giám đốc điềuhành các hoạt động trong một lĩnh vực hoạt động của công ty , chịu trách nhiệmtrớc giám đốc và trớc pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công

- Các phòng ban chức năng theo yêu cầu quản lý sản xuất kinh doanh chịusự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và giúp đỡ chỉ đạo các hoạt động sảnxuất kinh doanh

+ Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ bố trí sắp xếp lao động trongcông ty về số lợng , trình độ nghiệp vụ , tay nghề phù hợp với từng phòng ban ,từng bộ phận sản xuất , xây dựng kế hoạch đào tạo cho cán bộ công nhân viên ,tập hợp các định mức lao động , tổ chức ký kết các hợp đồng lao động …

+ Phòng kế hoạch vật t : có chức năng xây dựng các kế hoạch cho sảnxuất , tiêu thụ ngắn hạn và dài hạn , đảm bảo cung cấp đầy đủ , kịp thời , cân đốicác mặt vật t , lao động và máy móc thiết bị để quá trình sản xuất đợc hoạt độngliên tục

+ Phòng kinh doanh : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng , tìm và phát hiệnnhu cầu , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờng … nhằm cungcấp cho các nhà quản lý những thông tin cập nhật giúp cho việc ra quyết định

+ Phòng kỹ thuật công nghệ : có nhiệm vụ kết hợp với phòng kế hoạch vậtt xây dựng các định mức kinh tế kỹ thuật , tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm , thiếtkế các khuôn mẫu sản phẩm , thiết kế các bản vẽ kỹ thuật … tham gia sửa chữalớn máy móc thiết bị

+ Phòng KCS : có chức năng kiểm tra giám định chất lợng sản phẩm trớckhi nhập kho thành phẩm

+ Phòng tài vụ : có nhiệm vụ thu thập , xử lý và đa ra các thông tin tàichính giúp cho việc quản lý và giám sát một cách thờng xuyên , liên tục , có hệthống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

-Các phân xởng sản xuất và xí nghiệp cơ khí 1 : hoàn thành kế hoạch sảnxuất do công ty giao cho , tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến ,

cải tiến kỹ thuật , hợp lý hoá sản xuất , nâng cao chất lợng sản phẩm , tiết kiệmvật t

Cùng với hoạt động quản lý của các phòng ban chức năng , ở các phân x ởng , tổ đội sản xuất có các quản đốc phân xởng và các tổ trởng tổ đội trực thuộclà ngời chịu trách nhiệm chung trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trongnội bộ của bộ phận mình

-Nh vậy , mỗi phòng ban bộ phận trong công ty đều có chức năng nhiệmvụ riêng song giữa chúng có mối liên hệ chặt chẽ , phối hợp đồng bộ với nhau d-ới sự điều hành của ban giám đốc nhằm đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanhcao nhất

III- Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinhdoanh ,lĩnh vực kinh doanh, quy mô sản xuất của côngty

Sản phẩm của công ty có nhiều loại , mỗi loại có quy trình công nghệ sảnxuất riêng nhng quy trình chế tạo một sản phẩm thờng bao gồm 3 giai đoạn :giai đoạn chế tạo phôi , giai đoạn gia công cơ khí và cuối cùng là giai đoạn lắpráp hoàn chỉnh sản phẩm Trong mỗi giai đoạn này nguyên vật liệu đợc chếbiến thành nửa thành phẩm và đợc chuyển sang giai đoạn sau ở các phân xởngkhác theo các quy trình sau :

- Giai đoạn chế tạo phôi có nhiệm vụ tạo ra các chi tiết , các bộ phận sảnphẩm dới dạng thô (phôi) , sau đó phôi đợc chuyển sang giai đoạn gia công cơkhí hoặc có thể bán ra ngoài dới dạng bán thành phẩm

- Giai đoạn gia công cơ khí là giai đoạn chủ yếu để chế tạo ra các chi tiếtbộ phận sản phẩm có tính năng tác dụng nhất định để lắp ráp thành sản phẩm

- Giai đoạn lắp ráp và hoàn thiện sản phẩm là giai đoạn cuối cùng củacông nghệ sản xuất sản phẩm , giai đoạn này các sản phẩm đợc mài dũa để đạtkích thớc theo yêu cầu , đợc sửa chữa nếu hang và đợc lắp ráp để trở thành sảnphẩm hoàn chỉnh hơn Khâu cuối cùng đóng gói sản phẩm cũng ở giai đoạn này.

Xuất phát từ đặc điểm chung của quy trình công nghệ , hiện nay công tykhóa Minh Khai tổ chức sản xuất thành các phân xởng với chức năng , nhiệm vụcủa từng phân xởng nh sau :

- Phân xởng cơ khí – cơ điện : gồm 2 bộ phận

+ Bộ phận cơ khí : có nhiệm vụ tạo phôi ban đầu nh dập định hình ra cáckhuôn mẫu (phôi , ke , khoá) , đúc tay năm nhôm , đúc đồng thỏi để tiện lõikhoá … Đối với một số sản phẩm đơn giản , ít công đoạn nh bản lề , then cài ,chốt cửa , … thì bộ phận cơ khí có thể hoàn chỉnh từ A đến Z Thuộc bộ phậnnày gồm các tổ : khuôn , dập , nguội , khoan , giàn giáo , …

+ Bộ phận cơ điện : nhiệm vụ của bộ phận này là sửa chữa thờng xuyên ,trung đại tu máy móc thiết bị trong công ty kể cả phần cơ và phần điện Bộ phậnnày chịu trách nhiệm đảm bảo cho các phân xởng khác hoạt động liên tục ,không bị gián đoạn do ảnh hởng của nguyên nhân máy móc thiết bị hay so ảnhhởng của nguồn điện …

Ngoài ra bộ phận cơ điện còn có nhiệm vụ chế tạo mẫu khuôn đúc ke ,bản lề , khoá Nhiệm vụ này rất quan trọng và phức tạp vì nó đòi hỏi độ chính

xác cao để đảm bảo khi đúc các chi tiết có thể lắp ráp đợc với nhau Thuộc bộphận này có các tổ : phay , điện , sửa chữa , gia công cơ …

- Phân xởng bóng mạ sơn : có nhiệm vụ chủ yếu là tạo mạ quai khoá , bảnlề , chốt cửa , cremôn , … Công nghệ mạ đòi hỏi phải có kỹ thuật cao theo quytrình công nghệ nghiêm ngặt để đảm bảo sản phẩm có độ bền và độ bóng cao Thuộc phân xởng này có các tổ : bóng , mạ , sơn

- Phân xởng lắp khoá bao gồm các tổ : lắp 1 , lắp 2 , lắp 3 , lắp 4 , lắpkhoá … có nhiệm vụ lắp ráp các chi tiết rời do các phân xởng khác tạo ra thànhsản phẩm hoàn chỉnh

- Phân xởng kết cấu thép : nhiệm vụ của phân xởng là sản xuất các mặthàng kết cấu thép nh giàn giáo , cửa chip , cửa hoa …

Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm

Nguyªn vËt liÖu

PX bãng m¹ s¬n

PX l¾p kho¸PX c¬ khÝ

VÝ dô : Quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt kho¸ :

Thµnh phÈm hoµn chØnh

Kho nguyªn

vËt liÖu Gia c«ng chi tiÕt thµnh phÈm1Kho b¸n L¾p æ khãa

NhËp kho thµnh phÈm

L¾p kho¸ hoµn chØnh

Kho b¸n thµnh phÈm 2

S¬n kho¸ m¹

Kho b¸n thµnh phÈm 2

IV- Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trongnhững năm gần đây

Công ty khoá Minh Khai là đơn vị kinh tế độc lập , bình đẳng với cácloại hình doanh nghiệp khác Công ty có t cách pháp nhân , có con dấu riêng ,hạch toán độc lập ; sản xuất vì mục đích lợi nhuận và mục tiêu phát triển kinh tếxã hội Trong những năm qua , Công ty khoá Minh Khai đã phát huy sức mạnhtổng hợp nhằm khai thác triệt để những lợi thế và tiềm năng nội lực , từng bớckhắc phục khó khăn thách thức Do vậy , công ty đã đợc những thành tích đángkhích lệ : liên tục trong nhiều năm là đơn vị giỏi của ngành Sản phẩm của côngty đã có thơng hiệu và chỗ đứng trên thị trờng , đợc nhiều ngời tiêu dùng tínnhiệm , giành đợc nhiều huy chơng vàng trong các Hội chợ triển lãm hàng côngnghiệp và hàng tiêu dùng , đạt tiêu chuẩn hàng Việt Nam chất lợng cao Đời

sống của công nhân viên đợc đảm bảo về cả vật chất lẫn tinh thần Công ty đãđạt đợc chứng chỉ ISO 9001:2000 Đặc biệt , năm 2003 nhận huân chơng laođộng hạng ba Công ty vẫn đang tiếp tục phấn đấu và duy trì , nâng cao chất l -ợng sản phẩm hơn nữa Điều đó đợc thể hiện qua các chỉ tiêu sau :

Đơn vị : 1.000đ

1 Tổng nguyên giá TSCĐ 9.668.091 9.870.000 9.987.4502 Nguồn vốn kinh doanh 4.153.009 4.270.021 4.380.4633 Doanh thu tiêu thụ 31.245.977 38.407.026 44.890.053

5 Nộp ngân sách 1.221.124 1.466.037 1.590.230

* Những thuận lợi , khó khăn của công ty

Công ty khoá Minh Khai sau một thời gian dài hình thành và pháttriển vẫn còn một số tồn tại sau :

- Về thị trờng tiêu thụ : hiện nay công ty có 98 đại lý trong nớc tập trungnhiều nhất ở phía Bắc đặc biệt là khu vực Hà Nội , còn phía Nam chỉ có 2 đại lýđặt tại Thành phố Hồ Chí Minh Công ty cha mở rộng đợc thị trờng miền Nam

Công ty luôn phải đối đầu với sự cạnh tranh rất cao trên thị trờng nội địa Hiện nay , khoá Việt Tiệp có thể coi là đối thủ cạnh tranh tầm cỡ của công ty ,

với sự trang bị công nghệ hiện đại hơn hẳn , một mạng lới đại lý rộng khắp trêntoàn quốc Bên cạnh đó cùng với nhu cầu sính ngoại của ngời tiêu dùng các mặthàng khoá ngoại cũng đang ngày càng đợc a chuộng Trong đó hàng TrungQuốc với mẫu mã đa dạng lại đợc bán với giá thấp đang tràn ngập thị trờng Đây chính là những khó khăn lớn nhất đối với công ty trong quá trình mở rộngthị trờng tiêu thụ nội địa và tìm chỗ đứng trên những thị trờng mới Về phíacông ty , cha có biện pháp tìm hiểu thị trờng , tiếp xúc thăm dò thị hiếu của ngờitiêu dùng Mặt khác , việc tiếp thị sản phẩm mới chỉ dừng lại ở các phơng tiệntruyền thông , ở vùng nông thôn , tỉnh lẻ cha đợc đầu t quy mô

- Về nhân sự : mức thu nhập của ngời lao động còn thấp so với mặt bằngcủa các ngành khác Tỷ lệ công nhân bậc thấp , thiếu kinh nghiệm vẫn cònchiếm khá cao

- Về máy móc thiết bị : phần lớn máy móc thiết bị của công ty đều cũ kỹlạc hậu , đợc Ba Lan trang bị từ khi mới thành lập và chủ yếu là các loại máy :máy dập , máy tiện , máy bào … do khả năng vốn đầu t có hạn , giá cả thị trờngbiến động làm cho số tiền khấu hao của công ty không đủ tái sản xuất giản đơnvà tái sản xuất mở rộng tài sản cố định Bởi vậy , hiện nay tình trạng kỹ thuậtcủa máy móc thiết bị nói chung còn lạc hậu , cha đáp ứng đợc nhu cầu sản xuấtngày càng phát triển của công ty

Bên cạnh đó công ty cũng có rất nhiều mặt thuận lợi :

Công ty khoá Minh Khai có thể xem là một trong những công ty đầu ngànhtrong lĩnh vực sản xuất khoá , đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trờng , cómột thị trờng tiềm năng rộng lớn ở Châu Âu ( đặc biệt là Pháp )

Hiện nay công ty đang tiến hành quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp , đãtích cực kiện toàn bộ máy tổ chức quản lý sản xuất , cải tiến kỹ thuật , nâng caonăng suất lao động , tìm kiếm đợc nhiều hợp đồng từ nớc ngoài … nhờ đó côngty đã làm tròn nghĩa vụ với Nhà nớc và hạch toán có lãi , thu nhập của ngời laođộng cũng ngày một nâng cao

V Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất kinh doanh , đặc điểm tổ chức quản lý sảnxuất kinh doanh , công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung vàđợc sắp xếp rất hợp lý để có thể cung cấp kịp thời các thông tin kế toán cho lãnhđạo công ty Cụ thể bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo sơ đồ sau :

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

KÕ to¸n tr ëng

KÕ to¸n tiÒn l

KÕ to¸n thanh

KÕ to¸n vËt t

KÕ to¸n dù ¸n

®Çu t

KÕ to¸n tiªu thô kiªm kÕ to¸n tæng

hîpKÕ to¸n

TSC§ kiªm thñ quü

* Phòng tài vụ công ty gồm :

- Kế toán trởng : chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác kế toán và tài chínhcủa công ty ; tổng hợp các thông tin kinh tế tài chính kế toán và cung cấp đểphục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty ;đồng thời kế toán trởng còn là ngời hớng dẫn , chỉ đạo , kiểm tra công việc củacác nhân viên kế toán cũng nh thực hiện các giao dịch với bên ngoài

- Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ mở sổ theo dõi thu ,chi bằng tiền mặt phát sinh trong từng ngày Ngoài ra còn phải theo dõi tìnhhình tăng giảm tài sản cố định , tình hình tính và trích lập khấu hao

- Kế toán thanh toán : có nhiệm vụ lập và theo dõi phiếu thu , phiếu chi ,mở sổ theo dõi tình hình thanh toán với ngân hàng , thanh toán với ngân sách

Nhà nớc , theo dõi các khoản phải thu , phải trả và tình hình huy động vốn củacán bộ công nhân viên

- Kế toán vật t : là ngời có trách nhiệm theo dõi tổng hợp chi tiết tình hìnhnhập , xuất , tồn kho của từng loại vật t Mở sổ theo dõi vật t theo từng nhóm ,cả về hiện vật và giá trị

- Kế toán tiêu thụ thành phẩm kiêm kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợpchi phí sản xuất phát sinh làm cơ sở tính giá thành cho từng loại thành phẩm Đồng thời phải theo dõi tình hình nhập , xuất , tồn kho thành phẩm , theo dõitình hình tiêu thụ Hàng tháng lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêucầu của cấp trên

- Kế toán dự án đầu t có nhiệm vụ theo dõi và tổng hợp về nguồn vốn đầut và hình thành , về vấn đề sử dụng và quyết toán vốn đầu t , kiểm tra việc quản

lý , sö dông c¸c lo¹i vËt t tµi s¶n , t×nh h×nh chÊp hµnh kû luËt thanh to¸n , chÊphµnh dù to¸n

Phần II

“ Nghiệp vụ kế toáN ”

I- Tìm hiểu chung về các mặt nghiệp vụ kế toán

Công ty khoá Minh Khai là một đơn vị sản xuất có quy mô vừa , có độingũ cán bộ kế toán với trình độ vững vàng , từ năm 1996 cho đến nay Công tyđã áp dụng hình thức Nhật ký chung , nhng do vẫn chịu ảnh hởng của Nhật kýchứng từ (trớc đây công ty áp dụng ) nên sổ sách kế toán vẫn còn các bảng kê ,nhật ký chứng từ chủ yếu dùng cho việc hạch toán vật t và dùng để đối chiếu sosánh

H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung gåm c¸c lo¹i sæ s¸ch sau :- Sæ nhËt ký chung

Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc nhËt ký chung nh sau :

Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chung

Chứng từ kế toán

Sổ Nhật ký

đặc biệt Sổ Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiết

chi tiếtSổ quỹ

Ghi hàng ngày

Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) Đối chiếu , kiểm tra

* Chế độ kế toán áp dụng tại công ty

Chế độ kế toán áp dụng tại công ty theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKTngày 1/11/1995 của Bộ trởng bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toándoanh nghiệp.

- Niên độ kế toán : bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12

- Kỳ lập báo cáo : công ty tiến hành lập báo cáo tài chính theo quý , năm

- Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyênBảng cân đối

số phát sinh

Báo cáo tài chính

- Công ty khấu hao TSCĐ theo phơng pháp đờng thẳng - Công ty nộp thuế theo phơng pháp khấu trừ

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : đồng Việt Nam

- Hệ thống tài khoản sử dụng : áp dụng theo chế độ kế toán , chuẩn mực kế toán…

- Công ty lập cả bốn báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán , báo cáo kết quảkinh doanh , báo cáo lu chuyển tiền tệ , thuyết minh báo cáo tài chính ) theoquyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ trởng bộtài chính.

Hiện nay , công ty đã đa phần mềm kế toán AcPro (Accountinh ForProfessional) của Công ty tin học xây dựng là kết quả của sự hợp tác giữa nhómtác giả xí nghiệp phát triển phần mềm quản lý thuộc Công ty tin học xây dựng