Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Vật tư vận tải xi măng.DOC

Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty Vật tư vận tải xi măng

Lời nói đầu

Tài sản cố định( TSCĐ) là cơ sở vật chất kỹ thuật không thể thiếu đợc trong bất kỳ một nền kinh tế quốc dân nào cũng nh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp TSCĐ không những phản ánh năng lực sản xuất trình độ trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào sản xuất, mà còn phản ánh đợc bộ phận vốn kinh doanh của doanh nghiệp TSCĐ xét về mặt tồn tại thì nó là điều kiện cần có để doanh nghiệp đợc thành lập, xét về mặt phát triển thì nó là điều kiện cần thiết để tiết kiệm sức lao động và nâng cao năng xuất lao động Trong giai đoạn hiện nay khi khoa học kỹ thuật trở thành lực lợng sản xuất trực tiếp thì TSCĐ là yếu tố quan trọng để tạo sức cạnh tranh đối với các doanh nghiệp

Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trờng, các doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có và sử dụng TSCĐ mà điều quan trọng là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo toàn, phát triển và nâng cao hơn nữa hiệu quả sử dụng TSCĐ Muốn vậy các doanh nghiệp phải xây dựng đợc chế độ quản lý khoa học toàn diện để có thể sử dụng hợp lý, đầy đủ phát huy hết công suất của TSCĐ, tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm, thu hồi nhanh vốn đầu t để tái sản xuất trang thiết bị và đổi mới công nghệ Hạch toán

kế toán với chức năng và nhiệm vụ của nó là một công cụ đắc lực của quản lý, cung cấp các thông tin chính xác kịp thời cho quản lý Góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và bảo toàn vốn cho doanh nghiệp Một trong những phần của hạch toán kế toán đó là kế toán TSCĐ Kế toán TSCĐ giúp cho việc hạch toán TSCĐ đợc chính xác và theo dõi tình hình TSCĐ một cách chặt chẽ và đầy đủ.Công ty vật t vận tải xi măng ( tên giao dịch COMATCE ) là một doanh nghiệp nhà nớc cùng hoạt động kinh doanh tự chủ với hành ngàn doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc Từ khi chuyển sang kinh tế thị trờng, TSCĐ của công ty đã và đang từng bớc đợc đổi mới nhằm đáp ứng đợc nhu cầu phục vụ sản xuất Tuy nhiên nhìn chung việc đổi mới công nghệ vẫn còn đang ở mức độ thấp, TSCĐ hầu hết là cũ và lạc hậu so với thời

đại, mặc dù vậy nó vẫn có vai trò hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất của công ty Chính vì vậy việc quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả vốn cố

định thông qua việc hạch toán chính xác TSCĐ vừa đúng chế độ chung vừa phù

gian qua, nhiều ý kiến đóng góp cho vấn đề này đã đợc đa ra bàn luận, nhiều giải pháp đã đợc nghiên cứu vận dụng và tỏ ra có hiệu quả nhất định Tuy nhiên, không phải đã hết những tồn tại vớng mắc, đòi hỏi phải tiếp tục tìm ra phơng h-ớng hoàn thiện Từ thực tế đó, trên cơ sở những kiến thức đã tích luỹ đựợc, với

sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo TS Phan Trọng Phức cùng các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính kế toán thống kê của công ty em đã mạnh dạn lựa

chọn nghiên cứu đề tài “ Kế toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty vật t

vận tải xi măng" Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận, gồm 3

TSCĐHH là những tài sản có hình thái vật chất do doanh nghiệp nắm giữ

để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH

TSCĐ là những t liệu lao động và các đặc quyền có giá trị lớn và thời gian

sử dụng lâu dài Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, TSCĐ bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch dần vào chi phí sản xuất kinh doanh Khác với đối tợng lao động, TSCĐ tham gia nhiều chu kỳ kinh doanh và giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng

- Căn cứ để phân biệt TSCĐ với công cụ lao động nhỏ là giá trị tối thiểu

và thời gian sử dụng tối thiểu của tài sản Mức giá trị và thời gian này

do các cơ quan có thẩm quyền của nhà nớc qui định và các mức này không cố định mà có thể thay đổi cho phù hợp với thời giá trên thị tr-ờng và các yếu tố khác xuất phát từ yêu cầu sản xuất Hiện nay theo tiêu chuẩn qui định TSCĐHH ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng BTC Tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐHH nh sau:

Các TS đợc ghi nhận là TSCĐHH phải thoả mãn đồng thời Tất cả 4 tiêu chuẩn ghi nhậ sau:

- Chắc chắn thu đợc lợi ích kinh tế trong tơng lai từ việc sử dung tài sản đó;

- Nguyên giá TS phải đợc xác định một cách đáng tin cậy;

- Thời gian sử dụng ớc tính trên 1 năm;

- Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành;

Những t liệu lao động thiếu một trong 4 tiêu chuẩn trên thì coi là công cụ dụng cụ nhỏ Tuy nhiên để đáp ứng nhu cầu quản lý đặc thù của mỗi ngành, bộ chủ quản, sau khi đợc sự đồng ý của Bộ Tài chính, có thể qui định những t liệu lao động không đủ các tiêu chuẩn nói trên vẫn đợc coi là TSCĐ và ngợc lại.

- Về mặt giá trị: TSCĐ đợc biểu hiện dới 2 hình thái:

+ Một bộ phận giá trị tồn tại dới hình thái ban đầu gắn với hiện vật TSCĐ (nguyên giá ) Bộ phận giá trị này bị hao mòn dần trong quá trình hoạt động.+ Một bộ phận giá trị chuyển dịch từng phần vào giá trị của sản phẩm, dịch vụ mới tạo ra Khi sản phẩm tiêu thụ thì bộ phận này đợc chuyển thành vốn tiền tệ

1.1.2 Vai trò của TSCĐ và yêu cầu quản lý TSCĐ

• Vai trò của TSCĐ.

Xu hớng hiện nay tỷ trọng TSCĐ là các thiết bị máy móc, đợc đầu t ngày càng nhiều, giá trị ngày càng cao, ngợc lại tỷ trọng các tài sản khác không trực tiếp phục vụ quá trình sản xuất có xu hớng giảm Nh vậy TSCĐ là nguồn tài sản lớn nhất trong mỗi doanh nghiệp TSCĐ tạo cho doanh nghiệp một tiềm lực

để phát triển kinh doanh Tăng cờng đổi mới TSCĐ, nâng cao chất lợng là một trong những biện pháp có tính then chốt để tăng năng suất lao động, tạo ra sản phẩm có chất lợng cao, giá thành hạ, đủ sức cạnh tranh trên thị trờng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển, thực hiện tốt nghĩa vụ với nhà nớc, góp phần cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho ngời lao động

Với vai trò quan trọng nh vậy, nếu quản lý và sử dụng TSCĐ có hiệu quả thì khả năng sinh lời từ nguồn tài sản này rất lớn, ngợc lại sẽ gây ra sự lãng phí, thất thoát rất lớn, làm suy giảm năng lực sản xuất, làm hoạt động của doanh

nghiệp bị bê trễ Do đó yêu cầu quản lý TSCĐ đòi hỏi phải có phơng pháp riêng

để đảm bảo sử dụng TSCĐ có hiệu quả

• Yêu cầu quản lý TSCĐ

Quản lý là một quá trình định hớng và tổ chức thực hiện các hớng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất

Quản lý TSCĐ cũng dựa trên cơ sở này và nó đợc cụ thể nh sau:

- Về đánh giá TSCĐ

Phải tuân theo nguyên tắc đánh giá, theo nguyên giá, giá trị hao mòn luỹ

kế và giá trị còn lại Khi thay đổi nguyên giá TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn luỹ kế của TSCĐ trên sổ kế toán và tiến hành hạch toán theo quy định hiện hành

- Về điều động, nhợng bán, thanh lý TSCĐ

Chỉ đợc điều động, nhợng bán, thanh lý TSCĐ không cần dùng hoặc không dùng đợc khi có quyết định của cấp có thẩm quyền theo đúng chế độ quản lý tài sản hiện hành của nhà nớc và doanh nghiệp phải làm đầy đủ các thủ tục cần thiết, phải căn cứ vào biên bản giao nhận, thanh lý, xử lý tài sản và các chứng từ liên quan để ghi giảm TSCĐ theo quy định tại chế độ kế toán

- Về xử lý tài sản mất, h hỏng

Do nguyên nhân chủ quan của ngời quản lý, sử dụng, doanh nghiệp phải báo cáo rõ cho cơ quan tài chính trực tiếp quản lý, cơ quan chủ quản cấp trên và xác định rõ nguyên nhân, quy kết rõ trách nhiệm vật chất cụ thể và cá nhân có liên quan theo đúng chế độ hiện hành của nhà nớc

- Về quản lý các tài sản là công cụ, dụng cụ lâu bền

Những tài sản có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên hoặc có thời gian sử dụng trên 1 năm mà không coi là TSCĐ thì đợc xếp vào nhóm tài sản công cụ, dụng

cụ lâu bền từ khi xuất ra sử dụng cho tới khi báo hỏng

Mặc dù yêu cầu quản lý TSCĐ đã đợc quy định cụ thể song những yêu cầu quản lý này lệ thuộc vào biến đổi tuỳ theo cơ chế quản lý nền kinh tế quốc dân

trong công tác quản lý Bảo đảm mọi TSCĐ của doanh nghiệp đều có ngời chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo vệ.

Nh vậy, phân loại TSCĐ là sắp xếp TSCĐ thành từng loại, từng nhóm theo những đặc trng về công dụng, tính chất, quyền sơ hữu, nguồn hình thành Để

tổ chức công việc kế toán một cách phù hợp, hiệu quả cao

TSCĐ đợc phân loại theo nhiều cách khác nhau, dựa trên các tiêu thức khác nhau Thông thờng các doanh nghiệp phân loạiTSCĐ theo một số cách sau:

1.1.3.1 Phân loại theo hình thái biểu hiện:

Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ đợc chia thành hai loại: TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình

- Máy móc, thiết bị: Gồm các loại máy móc, thiết bị dùng trong SXKD

- Phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: Bao gồm các phơng tiện vận tải

đờng bộ, đờng không, đờng biển, thiết bị truyền dẫn

- Thiết bị dụng cụ quản lý: Bao gồm thiết bị và dụng cụ sử dụng cho hoạt

động quản lý kinh doanh và quản lý hành chính của doanh nghiệp nh: dụng cụ đo lờng, máy tính, máy điều hoà

- Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: Bao gồm các loại cây gieo trồng và cho sản phẩm trong nhiều năm ở các nông lâm trờng nh

cà phê, cao su và các loại súc vật làm việc, cho sản phẩm

- TSCĐ hữu hình khác: Ngoài các loại kể trên còn có tranh ảnh, tác phẩm nghệ thuật cũng đợc xếp vào TSCĐ hữu hình

1.1.3.2 Phân loại TSCĐ theo quyền sở hữu.

Theo cách phân loại này, TSCĐ chia làm hai loại: TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài

_ TSCĐ thuê tài chính

_ TSCĐ thuê hoạt động

Cách phân loại này cho phép xác định rõ ràng quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với các TSCĐ, từ đó có đợc phơng pháp quản lý đúng đắn đối với mỗi loại TSCĐ, tính toán hợp lý các chi phí về TSCĐ để đa vào giá thành sản phẩm

1.1.3.3 Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành.

Theo cách này TSCĐ gồm có:

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn đợc cấp (Ngân sách cấp trên)

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay.

- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn tự bổ sung của đơn vị (Quỹ phát triển, quỹ phúc lợi )

- TSCĐ nhận góp liên doanh bằng hiện vật

- Cách phân loại này chỉ rõ nguồn hình thành các tài sản, từ đó có kế hoạch bù đắp, bảo toàn các nguồn vốn bằng các phơng pháp thích hợp

1.1.3.4 Phân loại TSCĐ theo mức độ tham gia vào quá trình sản xuất

Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ đợc phân thành hai loại:

- TSCĐ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất: Là các loại máy móc, thiết bị, nhà xởng tham gia vào quá trình tạo nên sản phẩm của doanh nghiệp

- TSCĐ gián tiếp phục vụ cho quá trình sản xuất: Là các TSCĐ dùng cho mục đích quản lý hoặc sử dụng để đảm bảo an toàn, đảm bảo môi tr-ờng, cho quá trình sản xuất Các tài sản này không trực tiếp tạo nên sản phẩm nhng bắt buộc phải có trong quá trình sản xuất

Cách phân loại này cho thấy tỷ trọng của bộ phận TSCĐ trực tiếp và gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất Từ đó, doanh nghiệp có đợc phơng án đầu

t phù hợp tăng tỷ trọng TSCĐ trực tiếp tham gia quá trình sản xuất

1.1.3.5 Phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng.

Theo cách phân loại này, toàn bộ TSCĐ đợc phân thành 4 loại: TSCĐ dùng trong SXKD, TSCĐ dùng trong hành chính sự nghiệp, TSCĐ dùng cho mục

đích phúc lợi, TSCĐ chờ xử lý

- TSCĐ dùng trong SXKD: Là TSCĐ đang thực tế sử dụng trong các hoạt

động SXKD của đơn vị và bắt buộc phải trích khấu hao vào chi phí SXKD

- TSCĐ dùng trong hành chính sự nghiệp: Là những TSCĐ của các đơn

vị hành chính sự nghiệp (Đoàn thể quần chúng, tổ chức y tế, văn hoá )

- TSCĐ cho mục đích phúc lợi: Là những TSCĐ dùng cho nhu cầu phúc lợi công cộng nh nhà văn hoá, nhà nghỉ, câu lạc bộ, nhà trẻ.

- TSCĐ chờ xử lý: Gồm những TSCĐ không cần dùng vì thừa so với nhu cầu sử dụng, do không thích nghi với sự đổi mới qui trình công nghệ, hoặc h hỏng chờ thanh lý TSCĐ loại này cần xử lý nhanh chóng để thu hồi vốn sử dụng cho đầu t TSCĐ

Cách phân loại này giúp ngời quản lý thấy rõ kết cấu tài sản, nắm đợc trình độ trang bị kỹ thuật của mình, tổng quát đợc tình hình sử dụng về số l-ợng,chất lợng TSCĐ hiện có, vốn cố định còn tiềm tàng hoặc ứ đọng, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý TSCĐ và tính khấu hao chính xác, phân tích và đánh giá tiềm lực sản xuất cần đợc khai thác

Nh vậy, trong công tác quản lý và sử dụng TSCĐ ngoài việc phân loại TSCĐ theo các đặc trng nhất định còn phải theo dõi chặt chẽ, chi tiết theo từng TSCĐ cụ thể và riêng biệt với kết cấu độc lập và thực hiện một chức năng nhất

định hoặc có thể là một hệ thống gồm nhiều bộ phận liên kết với bộ phận chính gọi là chính thể, thực hiện một chức năng tổng hợp Trong sổ kế toán, mỗi đối t-ợng ghi TSCĐ đợc đánh một số hiệu nhất định để tiện lợi cho việc ghi chép và quản lý gọi là danh điểm TSCĐ Kết cấu của TSCĐ là tỷ trọng giữa phần nguyên giá của một TSCĐ nào đó so với tổng nguyên giá toàn bộ TSCĐ của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định Vì vậy khi đã phân loại TSCĐ, có thể phân tích kết cấu của nó để có những thông tin cần thiết khác phục vụ quản lý

1.1.4 Đánh giá TSCĐ

1.1.4.1 Nguyên giá TSCĐ.

• Khái niệm :

Nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế đã bỏ ra để có TSCĐ cho tới khi

đa TSCĐ đi vào hoạt động bình thờng nh: Giá mua thực tế của TSCĐ, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí lắp đặt chạy thử, lãi tiền vay cho đầu t TSCĐ khi cha bàn giao và đa tài sản vào sử dụng, thuế và lệ phí trớc bạ (nếu có)

• ý nghĩa của việc tính giá theo nguyên giá.

- Tính giá TSCĐ phục vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán TSCĐ

- Thông qua đó ta có đợc thông tin tổng hợp về tổng giá trị TSCĐ của doanh nghiệp.

- Xác định đợc giá trị TSCĐ để tiến hành khấu hao

- Sử dụng tính giá TSCĐ để phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp

• Các trờng hợp xác định nguyên giá.

- Đối với các TSCĐ hữu hình tuỳ thuộc vào các nguồn hình thành khác nhau, nguyên giá đợc xác định nh sau:

+ Nguyên giá TSCĐ loại mua sắm ( Kể cả mua mới và cũ ) bao gồm: Giá mua thực tế phải trả theo hoá đơn của ngời bán cộng với thuế nhập khẩu và các khoản phí tổn mới trớc khi dùng ( Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí lắp đặt chạy thử, thuế và lệ phí trớc bạ) trừ các khoản giảm giá, chiết khấu mua hàng (nếu có)

Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp khấu trừ thì giá mua là giá cha tính thuế giá trị gia tăng (VAT)

Nếu doanh nghiệp áp dụng phơng pháp trực tiếp trên giá trị gia tăng và TSCĐ sử dụng cho phúc lợi, sự nghiệp, dự án thì giá mua là giá có tính thuế giá trị gia tăng

+ Nguyên giá TSCĐ loại đầu t xây dựng cơ bản ( Cả tự làm và thuê ngoài)

là giá thực tế của công trình xây dựng đợc duyệt y quyết toán theo qui định tại

điều lệ quản lý đầu t và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan và lệ phí trớc bạ (nếu có)

Đối với TSCĐ là súc vật làm việc, súc vật cảnh, và cho sản phẩm, vờn cây lâu năm thì nguyên giá là toàn bộ các chi phí thực tế, hợp lệ đã chi ra cho con súc vật, mảnh vờn đó từ lúc hình thành cho tới khi đa vào khai thác, sủ dụng theo điều lệ quản lý đầu t và xây dựng hiện hành, các chi phí liên quan và lệ phí trớc bạ nếu có

+ Nguyên giá TSCĐ loại đợc cấp và điều chuyển đến:

Nếu là đơn vị hạch toán độc lập: Đó là giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ ở các đơn vị cấp, đơn vị điều chuyển, hoặc giá trị theo đánh giá thực tế

của hội đồng giao nhận và các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt chạy thử, lệ phí trớc bạ (nếu có) mà bên nhận chi ra trớc khi đa máy vào sử dụng.

Nếu điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong doanh nghiệp, nguyên giá TSCĐ là nguyên giá phản ánh ở đơn vị bị điều chuyển phù hợp với bộ hồ sơ TSCĐ đó Đơn vị nhận TSCĐ căn cứ vào nguyên giá , số khấu hao luỹ kế, giá trị còn lại trên sổ kế toán của TSCĐ và phản ánh vào sổ kế toán Các chi phí có liên quan tới việc điều chuyển TSCĐ giữa các

đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc không hạch toán tăng nguyên giá TSCĐ

mà hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ

+ Nguyên giá TSCĐ loại đợc cho, đợc biếu, đợc tặng, nhận vốn góp liên doanh, nhận lại vốn góp, do phát hiện thừa giá trị theo đánh giá của hội đồng giao nhận; các chi phí sửa chữa, cải tạo, nâng cấp, bốc dỡ, lắp đặt ,chạy thử, lệ phí trớc bạ (nếu có) mà bên nhận tài sản phải chi ra trớc khi đa vào sử dụng.Các tài sản đặc biệt ( tài sản vô giá) đợc sử dụng giá qui ớc làm căn cứ ghi

sổ kế toán, nhng không cộng vào TSCĐ của đơn vị Giá qui ớc đợc xác định trên cơ sở giá thị trờng hoặc giá trị các tài sản tơng đơng

1.1.4.2 Giá trị còn lại của TSCĐ.

Giá trị còn lại của TSCĐ là số vốn đầu t hiện còn trong tài sản ở một thời

điểm nhất định Giá trị còn lại phản ánh trên sổ kế toán đợc xác định bằng hiệu

số giữa nguyên giá TSCĐ và số khấu hao luỹ kế TSCĐ tính tới thời điểm xác

định, nó là căn cứ để lập kế hoạch tăng cờng đổi mới tài sản

1.2 kế toán chi tiết TSCĐ.

1.2.1 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ.

Kế toán là hệ thống thông tin phục vụ quản lý nền kinh tế Vì vậy để phục

vụ tốt công tác quản lý, giám đốc chặt chẽ nhằm sử dụng có hiệu quả TSCĐ cần phải tổ chức công tác kế toán TSCĐ Vai trò của kế toán đối với công tác quản

Giá trj còn lại của Nguyên giá Giá trị hao mòn

TSCĐ = tài sản cố định - số đ trích KHTSCĐ ã

- Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu một cách đầy đủ kịp thời

về số lợng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có , tình hình tăng giảm và

- Hớng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị phụ thuộc,thực hiện đúng chế

độ hạch toán TSCĐ, tham gia kiểm kê đánh giá TSCĐ

1.2.2 Thủ tục và hồ sơ:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến

động Để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ phản ánh mọi ờng hợp tăng giảm TSCĐ

tr-Mỗi khi TSCĐ tăng thêm, doanh nghiệp phải lập ban nghiệm thu, kiểm nhận TSCĐ Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện đơn vị giao TSCĐ lập biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản này lập cho từng đối tợng TSCĐ Với những TSCĐ từng loại giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung một biên bản Sau đó phòng kế toán phải sao cho mỗi đối t-ợng một bản để lu vào hồ sơ riêng Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ Phòng kế toán giữ lại để làm căn cứ hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ

Căn cứ vào hồ sơ phòng kế toán mở thẻ để hạch toán chi tiết TSCĐ theo mẫu thồng nhất Thẻ TSCĐ đợc lập một bảng và để lại phòng kế toán để theo dõi, phản ánh diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng Toàn bộ thẻ TSCĐ đợc bảo quản tập trung tại hòm thẻ trong đó chia thành nhiều ngăn để xếp theo yêu cầu phân loại TSCĐ Mỗi ngăn đợc dùng để xếp thẻ của một nhóm TSCĐ chi tiết theo đơn vị sử dụng và số hiệu TS Mỗi nhóm lại đợc lập chung một phiếu tăng, giảm hàng tháng trong năm

Thẻ TSCĐ sau khi lập xong, đợc đăng kí vào sổ TSCĐ Sổ này lập chung cho toàn doanh nghiệp một quyển và cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ mỗi nơi một quyển để theo dõi (từng phân xởng, phòng ban )…

1.2.3 Hạch toán chi tiết TSCĐ

1.2.3.1 Chứng từ kế toán.

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến động Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải phản ánh theo dõi chặt chẽ, đầy đủ mọi trờng hợp tăng giảm TSCĐ và trong mọi trờng hợp đều phải có chứng từ hợp lệ theo chế độ chứng từ kế toán quy định tại quyết định số 1141/ TC/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 về các chứng từ tăng giảm TSCĐ Hệ thống chứng

từ này bao gồm:

a Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01-TSCĐ ): Đợc dùng làm thủ tục giao

nhận TSCĐ giữa các đơn vị kinh tế, làm căn cứ lập thẻ và qui trách nhiệm bảo quản, sử dụng giữa bên giao và bên nhận Biên bản này đợc lập cho từng

đối tợng TSCĐ

Mẫu số 1: Biên bản giao nhận TSCĐ.

ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính

- Ông( Bà) Chức vụ Đại diện bên giao

-Ông( Bà) Chức vụ Đại diện bên nhận

-Ông (Bà) Chức vụ Đại diện

Địa điểm giao nhận TSCĐ:

Xác nhận việc giao nhận TSCĐ nh sau:

Nớc sản xuất, xây dựng

Năm sản xuất

Năm

đa vào

sử dụng

Công suát (diên tích thiết kế)

Tính nguyên giá TSCĐ

Giá

mua (giá

thành SX)

Cớc phí vận chuyể n

Chi phí chạy thử

Nguyên giá

TSCĐ

Tỷ lệ hao mòn

%

Dụng cụ phụ tùng kèm theo

STT Tên qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị

Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời nhận Ngời giao

( Ký, họ tên, đóng dấu) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

b Thẻ TSCĐ (mẫu số 02/TSCĐ ): Dùng để ghi chép kịp thời và đầy đủ các tài

liệu hạch toán có liên quan đến quá trình sử dụng TSCĐ từ khi nhập đến khi thanh lý, chuyển giao

Mẫu số 2: Thẻ TSCĐ.

ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính

Thẻ tài sản cố định

Số:

Ngày tháng năm lập thẻ:

Kế toán trởng ( Ký, họ tên):

Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ số: Ngày tháng năm

Tên, ký mã hiệu, qui cách( cấp hạng) TSCĐ: Số hiệu TSCĐ:

Bộ phận quản lý,sử dụng : Năm đa vào sử dụng:

Công suất ( diện tích) thiết kế:

Dụng cụ phụ tùng kèm theo.

STT Tên qui cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lợng Giá trị

Ghi giảm TSCĐ chứng từ số:…… Ngày tháng năm … … …

Lý do giảm…………

c Biên bản thanh lý TSCĐ ( Mẫu số 03-TSCĐ ): Dùng làm thủ tục thanh lý

TSCĐ h hỏng từng phần hay toàn bộ và làm căn cứ ghi thẻ TSCĐ

d Biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04-TSCĐ ): Dùng làm

thủ tục xác nhận việc giao nhận TSCĐ khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chữa và bên thực hiện sửa chữa, là căn cứ để ghi sổ kế toán

và thanh toán chi phí sửa chữa TSCĐ

e Biên bản đánh giá lại TSCĐ ( Mẫu số 05-TSCĐ ): Biên bản này đợc lập cho

từng đối tợng TSCĐ, dùng để xác định giá trị thực của TSCĐ phù hợp với giá cả hiện hành Công việc bắt đầu từ khâu kiểm kê tính giá lại cho từng TSCĐ theo bảng giá chung của hội đồng định giá, sau đó lập biên bản về

định giá lại TSCĐ để làm căn cứ ghi sổ

Ngoài các chứng từ nêu trên, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm một số chứng từ khác để quản lý và hạch toán TSCĐ

1.1.3.2 Sổ sách kế toán và ghi sổ kế toán TSCĐ.

a Sổ sách kế toán.

Căn cứ để hạch toán chi tiết là dựa vào chứng từ có liên quan đến mỗi đối tợng ghi TSCĐ lập hồ sơ TSCĐ Mỗi đối tợng ghi TSCĐ đợc lập riêng một hồ sơ Căn cứ vào hồ sơ này kế toán lập sổ hoặc thẻ chi tiết cho các đối tợng ghi TSCĐ Có hai hớng mở sổ chi tiết TSCĐ

-Kết hợp trên cùng một sổ chi tiết theo dõi cả loại TSCĐ và nơi sử dụng TSCĐ Phơng pháp này thờng áp dụng đối với đơn vị có ít loại tài sản và tài sản

có tính chất chuyên dùng theo bộ phận

Sổ chi tiết TSCĐ có mẫu chung nh sau:

Mẫu số 3 : Sổ chi tiết tài sản cố định.

Năm

đ-a vào

sử dụng

Số hiệu TS CĐ

NG TS CĐ

khấu hao

Tỷ lệ khấu hao

Mức KH

KH đ ã tính đến khi ghi giảm TSCĐ

Chứng từ

SH NT

Lý do ghi giảm TSCĐ

Mẫu số 4: Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng.

Sổ tài sản theo đơn vị sử dụng

NămTên đơn vị (Phòng, ban hoặc ngời sử dụng)

Ghi tăng TSCĐ và công cụ lao động Ghi giảm TSCĐ và công cụ lao động

Số ợng

l-Đơn giá

Số tiền

Chứng từ

SH NT

Lý do

Số ợng

l-Số tiền

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ sách theo chế độ qui định Sổ kế toán phải mở khi bắt đầu niên độ kế toán và khoá sổ khi kết thúc niên độ kế toán Tuy nhiên , việc sử dụng hình thức sổ nào, có số lợng, kết cấu và quan hệ ghi chép giữa các sổ ra sao là phụ thuộc vào hình thức sổ mà doanh nghiệp áp dụng.

Theo mỗi hình thức tổ chức, kế toán tổng hợp TSCĐ sử dụng hệ thống sổ sau:

1.2.4 Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ:

Quy trình hạch toán chi tiết TSCĐ

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc TSCĐ nh biên bản giao nhận, thanh lý TSCĐ kế toán lập hoặc huỷ thẻ TSCĐ đợc mở cho từng TSCĐ, trên cơ

sở đó kế toán tiến hành vào sổ chi tiết TSCĐ Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ kế toán tiến hành lập sổ tổng hợp tăng giảm TSCĐ và đa ra các báo cáo

Giao nhận TSCĐ (chứng

từ TSCĐ )

Lập thẻ, huỷ thẻ, bảng tính khấu hao, ghi sổ kế

Sổ chi tiết

Tổng hợp tăng, giảm TSCĐ

Báo cáo kế toán

1.3 Hạch toán tổng hợp tăng giảm TSCĐ

TSCĐ của doanh nghiệp tăng do nhiều nguyên nhân nh: tăng do mua sắm, xây dựng cơ bản, cấp phát, góp vốn liên doanh Tơng tự nh vậy TSCĐ giảm cũng do nhiều nguyên nhân nh nhợng bán, thanh lý, góp vốn với đơn vị khác,

do điều chuyển nội bộ để quản lý tốt TSCĐ kế toán cần phải theo dõi chặt chẽ, phản ánh đầy đủ mọi trờng hợp biến động tăng hay giảm TSCĐ Mỗi một TSCĐ đều có một bộ hồ sơ kế toán riêng bao gồm biên bản giao nhận, hoá đơn, giấy vận chuyển, bốc dỡ do phòng kế toán giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ TSCĐ và sổ TSCĐ (Mẫu đã nêu ở phần 1.2.2)

1.3.1 Tài khoản sử dụng.

Để tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ, kế toán sử dụng một số tài khoản chủ yếu sau:

a Tài khoản 211: TSCĐ hữu hình: Dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến

động tăng, giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình theo nguyên giá

Có

Phản ánh các nghiệp vụ làm tăng TSCĐ

hữu hình theo nguyên giá

Phản ánh các nghiệp vụ làm giảm TSCĐ hữu hình theo nguyên giá

D: Nguyên giá TSCĐ hữu hình hiện có

TK211 đợc chi tiết thành 6 tiểu khoản:

2112: Nhà cửa, vật kiến trúc

2113: Máy móc, thiết bị

2114: Phơng tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn

2115 : Thiết bị, dụng cụ quản lý

2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm

2118: TSCĐ hữu hình khác

1.3.2 Trình tự hạch toán.

(4): Trả tiền cho ngời bán.

(5) Thanh toán tiền trực tiếp cho ngời xây dựng ngời lắp đặt …

(6) Giá giao thầu không thuế

(7) Kết chuyển tăng nguyên giá TSCĐ khi hoàn thành bàn giao

(8): Nhận cấp phát, tặng thởng, liên doanh

(9): Kết chuyển nguồn vốn đầu t

(10): Các trờng hợp tăng khác (nhận lại vốn góp, đánh giá tăng tài sản)

(1): Mua thanh toán ngay (kể cả phí tổn mới).

(2): Phải trả ngời bán

(3): Trả tiền cho ngời bán

(4): Phải trả ngời nhận thầu về xây dựng lắp đặt

(5): Thanh toán ngay cho ngời xây dựng lắp đặt

(6): Kết chuyển tăng nguyên giá khi hoàn thành

(7): Nhận cấp phát, tặng thởng, liên doanh

(8): Kết chuyển nguồn vốn đầu t

(9): Các trờng hợp tăng khác (Nhận lại vốn góp, đánh giá tăng tài sản)

Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ hữu hình

TK 331

(1)

(2) (3)

(1): Giá trị hao mòn của TSCĐ giảm do các nguyên nhân.

(2): Giá trị còn lại của TSCĐ giảm do các nguyên nhân

(3): Các chi phí liên quan đến nhợng bán thanh lý

(4): Giá nhợng bán TSCĐ (không thuế) và các khoản thu hồi khác từ thanh lý

(5): Thuế GTGT phải nộp

(6): Giá trị thiệt hại do thiếu mất (Theo giá trị còn lại )

(7): Giá trị vốn góp liên doanh xác nhận

(8): Khoản chênh lệch giữa giá trị còn lại lớn hơn giá trị vốn góp

(9): Trả lại vốn góp liên doanh, vốn cổ phần, vốn cấp phát

1.4 Hạch toán khấu hao TSCĐ.

1.4.1 Tài khoản sử dụng

TK214 : Hao mòn TSCĐ: Dùng để phản ánh giá trị hao mòn của các loại TSCĐ của doanh nghiệp

D: Giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có

Tài khoản 214: Đợc chi tiết thành 3 tiểu khoản

Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản

Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao cơ bản

D Nợ: số vốn khấu hao cơ bản hiện còn

1.4.2 Trình tự hạch toán

a Các phơng pháp tính khấu hao TSCĐ

Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào qui định của nhà nớc về chế độ quản lý tài sản đối với doanh nghiệp và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn phơng pháp khấu hao cho phù hợp với khả năng trang trải chi phí của doanh nghiệp Việc tính khấu hao có thể tiến hành theo nhiều phơng pháp Hiện nay có các phơng pháp sau:

• Phơng pháp khấu hao đờng thẳng.

Số khấu hao của những TSCĐ tăng thêm trong tháng trước

Số khấu hao của những TSCĐ giảm đi trong tháng trước

-=

Theo quyết định số 166/1999/QĐ- BTC ngày 30/12/1999 của Bộ tài chính thì phơng pháp tính khấu hao TSCĐ đợc áp dụng ở các doanh nghiệp là phong pháp khấu hao đờng thẳng Theo phơng pháp này mức khấu hao hàng năm của một TSCĐ đợc xác định theo công thức sau:

Phơng pháp tính khấu hao đờng thẳng là phơng pháp đơn giản, dễ tính toán, mức độ hao mòn của chúng đợc tính đều vào các tháng trong suốt thời gian sử dụng của TSCĐ Việc khấu hao tính theo cách này sẽ làm chậm thời gian thu hồi vốn, chi phí khấu hao tính cho một đơn vị sản phẩm sẽ không đều nhau Để làm giảm bớt mức độ hao mòn vô hình của TSCĐ thì phơng pháp này chỉ nên áp dụng để tính khấu hao cho những TSCĐ giữ nguyên đợc hiện trạng

từ năm này qua năm khác hoặc chỉ tính cho những TSCĐ tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất nh nhà cửa, đất đai Còn đối với những tài sản cơ bản tham gia trực tiếp vào việc tạo ra sản phẩm nh máy móc, thiết bị ta có thể áp dụng các phơng pháp khấu hao khác

Do khấu hao TSCĐ đựoc tính vào ngày 1 hàng tháng (nguyên tắc tròn tháng) để đơn giản cho việc tính toán, quy định những tài sản cố định tăng (hoặc giảm) trong tháng này thì tháng sau mới tính (hoặc thôi tính) khấu hao Vì thế, số khấu hao giữa các tháng chỉ khác nhau khi có biến động (tăng, giảm)

về TSCĐ Bởi vậy, hàng tháng kế toán tiến hành trích khấu hao theo công thức sau:

Mức khấu hao Nguyên giá Tỷ lệ Nguyên giá

TSCĐ

bình quân năm tài sản cố định khấu hao Số năm sử dụng

Mức khấu hao phải trích

bình quân tháng = Mức khấu hao bình quân năm

12

Cần chú ý rằng, với TSCĐ sau khi sửa chữa nâng cấp hoàn thành, mức

khấu hao mới trích hàng tháng đợc tính theo công thức sau:

• Phơng pháp khấu hao theo đơn vị sản phẩm

Theo phơng pháp này ta phải dự kiến đợc số lợng sản phẩm mà TSCĐ sẽ phục vụ, tạo ra trong suốt thời gian hoạt động của nó Từ đó xác định đơn giá khấu hao trên một đơn vị sản phẩm theo công thức:

Phơng pháp này chỉ thích hợp khi tổng khối lợng sản phẩm mà TSCĐ tạo

ra trong những năm sử dụng có thể dự tính đợc với mức độ chính xác, hợp lý Theo phơng pháp này doanh nghiệp muốn thu hồi vốn nhanh, khắc phục đợc hao mòn vô hình phải tăng ca, tăng năng suất lao động để làm ra nhiều sản phẩm

Tuy nhiên theo phơng pháp tính khấu hao này thì mức khấu hao phụ thuộc vào số lợng sản phẩm hoàn thành, do vậy nếu sản phẩm sản xuất ra ít thì thu hồi vốn chậm

• Phơng pháp khấu hao nhanh.

Một số phơng pháp khấu hao có mức khấu hao rất lớn trong những năm

đầu của thời gian hữu dụng của TSCĐ và càng về sau mức khấu hao càng giảm dần Các phơng pháp này gọi là phơng pháp khấu hao nhanh Có hai phơng pháp khấu hao nhanh

- Phơng pháp khấu hao theo số d giảm dần

Mức khấu hao Nguyên giá

Trên 1 ĐV sản phẩm = SL sản phẩm tạo ra theo dự tính

Mức khấu hao phải trích SL sản phẩm thực tế tạo ra Mức khấu hao

1 tháng (quý, năm) = trong tháng (quý, năm) x trên 1 ĐV SP

Mức khấu hao 2 Giá trị còn lại

hàng năm = Số năm sử dụng x của TSCĐ

Mức khấu hao

phải

trích hàng tháng

Giá trị còn lại trước khi nâng cấp + Giá trị nâng cấp

Số năm ước tính sử dụng sau khi sửa chữa x 12

=

Phơng pháp này có khả năng thu hồi vốn nhanh nhng hạn chế là không thu hồi hết giá trị của TSCĐ Để khắc phục nhợc điểm này, đến những năm cuối cùng của TSCĐ ngời ta dùng phơng pháp khấu hao đờng thẳng thay thế.

- Phơng pháp khấu hao theo tổng số năm

b Trình tự hạch toán.

sơ đồ hạch toán tổng quát khấu hao và hao mòn TSCĐ

(1): Giá trị hao mòn của TSCĐ thanh lý, nhợng bán

(2): Trích khấu hao TSCĐ tính vào chi phí kinh doanh từng kỳ

(3): Kết chuyển tăng giá trị hao mòn của TSCĐ tự có khi đợc nhận quyền

sở hữu thuê ngoài

(4): Xác định hao mòn của TSCĐ hình thành từ quĩ

1.5 Hạch toán sửa chữa TSCĐ.

Trong quá trình sử dụng, TSCĐ bị hao mòn và h hỏng cần phải sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lục hoạt động Công việc sửa chữa có thể do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài và đợc tiến hành theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch Tuỳ theo quy mô, tính chất của công việc sửa chữa, kế toán sẽ phản ánh vào tài khoản cho thích hợp

Mức khấu hao 2 x Nguyên giá x (T - t + 1)

1 Trờng hợp sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng

Sửa chữa nhỏ là việc sửa chữa lặt vặt, mang tính duy tu, bảo dỡng thờng xuyên Do khối lợng của công việc sửa chữa không nhiều, quy mô sửa chữa nhỏ, chi phí phát sinh đến đâu đợc tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến

Có TK chi phí (111, 112, 331 ): Tổng số tiền phải trả.…

2 Trờng hợp sửa chữa lớn mang tính phục hồi

Việc hạch toán quá trình sửa chữa lớn mang tính phục hồi đợc tiến hành

nh sau:

• Tập hợp chi phí sửa chữa chi tiết theo từng công trình:

- Nếu thuê ngoài: Phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho ngời nhận

thầu sửa chữa lớn khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao:

Nợ TK 241 (2413): Chi phí sửa chữa thực tế

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng

Nợ TK 241 (2413): Tập hợp chi phí sửa chữa

Có các TK chi phí (111, 112, 152, ).…

• Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành:

Tuỳ theo tính chất sửa chữa, sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào các tài khoản thích hợp:

Nợ TK 335: Giá thành sửa chữa trong kế hoạch

Nợ TK 242: Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch (nếu lớn)

Nợ TK liên quan (627, 641, 642): Giá thành sửa chữa ngoài kế hoạch

Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa

3 Trờng hợp sửa chữa nâng cấp

Sửa chữa nâng cấp là công việc sửa chữa nhằm kéo dài tuổi thọ của TSCĐ hay nâng cao năng suất, tính năng, tác dung của TSCĐ nh cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ xung thêm một số bộ phận của TSCĐ Việc hạch toán sửa chữa nâng cấp đợc tiến hành nh sửa chữa lớn mang tính phục hồi, nghĩa là chi phí phát sinh đợc tập hợp riêng theo từng công trình qua tài khoản 241 (2413) Khi công trình sửa chữa nâng cấp hoàn thành, bàn giao, giá trị nâng cấp

sẽ đợc ghi tăng nguyên giá TSCĐ bằng bút toán (không phân biệt sửa chữa trong hay ngoài kế hoạch)

Nợ TK 211: Nguyên giá (giá thành sửa chữa thực tế)

Có TK 241 (2413): Giá thành thực tế công tác sửa chữa

Đồng thời, kết chuyển nguồn vốn

1.6 Qui trình thực hiện kế toán trên máy tính:

Đối với phần hành kế toán tài sản cố định, có thể khái quát qui trình chung thực hiện công việc kế toán trên máy tính nh sau:

Bớc 1: Xử lý nghiệp vụ

- Phân loại chứng từ, xác định các chứng từ liên quan đến tài sản cố định

- Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Thiết lập bảng mã danh mục tài khoản tài sản cố định, có thể theo dõi chi tiết theo đối tợng, khoản mục, chi tiết

- Chuẩn bị đầy đủ số d đầu kỳ, số lũy kế và số d theo chi tiết của các tài khoản tài sản cố định và các tài khoản có liên quan

Bớc 2: Nhập và xử lý số liệu

- Nhập các dữ liệu cố định: Nhập số d đầu kỳ, số lũy kế cho các tài khoản tài sản cố định và các tài khoản khác có liên quan

- Nhập các dữ liệu phát sinh của kỳ báo cáo

- Nhập thêm dữ liệu mới: xem, sửa, xóa các dữ liệu đã nhập

Bớc 3: Tính toán

- Tiến hành các bút toán tính và phân bổ khấu hao, kết chuyển khấu hao vào chi phí kinh doanh

- Lên cân đối tháng các tài khoản.

Bớc 4: Xem, in ra các sổ, thẻ, báo cáo

- Xem, in ra các thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết tài sản cố định

- Xem, in ra các báo cáo về tài sản cố định theo tháng, quí, năm

Bớc 5: Khóa sổ và chuyển sang kỳ mới

- Chuyển các số phát sinh trong kỳ sang lũy kế trong các danh mục tài khoản, số d cuối kỳ trong các danh mục sang số d đầu kỳ

- Chuyển tháng hạch toán, năm hạch toán sang phần cài đặt thông số sang tháng tiếp theo

- Xóa số phát sinh trong các danh mục tài khoản

Trên đây là toàn bộ các bớc hạch toán tài sản cố định bằng máy Kế toán trên máy giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đợc rất nhiều chi phí hơn nữa đáp ứng

đợc sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp Vì vậy áp dụng kế toán máy đang

là một nhu cầu quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân, nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định nói riêng và hoạt

động của doanh nghiệp nói chung

Và đây cũng là phần kết thúc cho lý luận chung về hạch toán kế toàn tài sản cố định trong doanh nghiệp

phần II Thực trạng tổ chức hạch toán và quản lý TSCĐ

sự hoạt động liên tục đem lại hiệu quả cao trong sản xuất của toàn ngành xi măng Các công việc chủ yếu là:

-Kinh doanh vận tải đờng bộ

- Sửa chữa ô tô

- Khai thác tuyển xỉ thải dùng cho sản xuất xi măng

- Sản xuất vỏ bao cho các doanh nghiệp sản xuất xi măng

Năm 1987 xí nghiệp đợc liên hiệp các xí nghiệp xi măng giao thêm nhiệm vụ trên cơ sở xí nghiệp đã có đủ nhân lực cung ứng các loại vật t

đầu vào cho các nhà máy xi măng ở miền Bắc, nhiệm vụ đợc giao là:

* Vận chuyển xi măng vào các tỉnh phía nam nhằm đáp ứng nhu cầu xây dựng, góp phần làm ổn định giá cả ở các tỉnh khu vực phía nam

• Vận chuyển Clinker vào nhà máy sản xuất xi măng Hà Tiên nhằm tận dụng hết công suất nghiền xi măng của nhà máy, tăng thêm sản lợng, góp phần đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trờng

Đợc sự quan tâm chỉ đạo sâu sát của Liên hiệp các xí nghiệp xi măng cán

bộ nhân viên toàn xí nghiệp đã phấn khởi đón nhận nhiệm vụ mới Đây là một thử thách cho xí nghiệp nhng đồng thời cũng là điều kiện để xí nghiệp vơn lên

hút ngời lao động Đó cũng là khẳng định vai trò vị trí của xí nghiệp đã không ngừng đợc nâng cao và ngày càng vơn lên trong xu thế chung của nền kinh tế n-

ớc ta

Ngày 5/1/1991 công ty vật t vận tải xi măng đợc thành lập trên cơ sở sát nhập xí nghiệp cung ứng vận tải thiết bị xi măng với công ty vận tải - Bộ xây dựng trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp xi măng trụ sở chính đặt tại 21B Cát Linh- Đống Đa HN

Công ty vận tải - Bộ xây dựng là một doanh nghiệp trực thuộc Bộ xây dựng Bớc vào hoạt động theo cơ chế thị trờng, công ty đã tỏ ra kém hiệu quả trong sản xuất kinh doanh do quản lý yếu kém, thiếu năng động, máy móc thiết

bị cũ do thiếu vốn đầu t sửa chữa, đời sống cán bộ công nhân viên thiếu thốn do không đủ việc làm Bộ Xây dựng đã quyết định cho sát nhập công ty này với xí nghiệp cung ứng vận tải thiết bị xi măng, tạo công ăn việc làm cho hơn 400 lao

động

Công ty vật t vận tải xi măng đợc thành lập đồng thời cũng thay đổi một số nhiệm vụ sau:

- Cung ứng vật t cho sản xuất xi măng: Than cám, xỉ Pyrit, vỏ bao, clinker

- Sản xuất vỏ bao xi măng các loại cho các cơ sở xi măng địa phơng

- Sản xuất xỉ tuyển cho các nhà máy sản xuất xi măng

- Kinh doanh vận tải đờng sông đờng bộ

Để đảm bảo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện tốt nhiệm

vụ đợc giao Công ty đã xây dựng một cơ câu tổ chức, quản lý phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới

Dới đây là một số chỉ tiêu cơ bản đã đạt đợc

Biểu 1: Số vốn kinh doanh.

Trích báo cáo kết quả kinh doanh của công ty vật t vân tải xi măng

Nhìn chung hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây có chiều hớng đi lên, mặc dù do tác động của rất nhiều yếu tố khách quan xong công ty vẫn tạo đủ công ăn việc làm cho đa số cán bộ công nhân viên, phát huy đợc tiềm năng, tạo đợc uy tín trên thị trờng

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

Qua sơ đồ trên ta nhận thấy cơ cấu này rất phù hợp với qui mô của công

ty Chế độ một thủ trởng-Giám đốc điều hành một công việc lớn là điều rất khó khăn-bên cạnh sự trợ giúp từ các phòng ban Tuy vậy cơ cấu này rất chặt chẽ trong sự phối hợp thực hiện sau đó ra chỉ thị tới từng chi nhánh tại các địa ph-

ơng để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty và ngợc lại Giám đốc

ra quyết định, các phòng ban phối hợp thực hiện sau đó ra chỉ thị tới từng chi nhánh tại các địa phơng để tiến hành các hoạt động kinh doanh của công ty và

kế toán

Phòn g

kỹ thuật

Phòng

kinh tế

kế hoạch

Phòng

điều

độ

Văn phòng Phòng kinh

doanh vận tải

Phòng kinh doanh

xi măng

Phòng kinh doanh phụ gia

Các chi nhánh tại 12 tỉnh, thành phố trong cả nớc

dựa trên cơ sở thực tế, qua sự xem xét tổng hợp số liệu, so sánh, đánh giá kết quả đạt đợc so với kế hoạch sau đó sẽ trình báo lên giám đốc và lại tiếp tục tiến hành các hoạt động kinh doanh khác.

Ưu điểm của cơ cấu này: Đó là đơn giản, gọn, tổng hợp đợc sức mạnh và

sự đồng lòng của các phòng ban, của công nhân viên toàn công ty, giữa các phòng ban có sự cân đối về trách nhiệm, quyền hạn trong phạm vi của mình và chịu trách nhiệm nh nhau trớc ban quản trị của công ty, điều này giúp công nhân ý thức đợc nhiệm vụ của mình và không đùn đẩy ỷ lại ngời khác

Tuy nhiên bên cạnh đó, cơ cấu này có nhợc điểm đó là số lợng công việc rất lớn mà chỉ có một giám đốc điều hành và chỉ đạo, điều này mang lại không

ít khó khăn, đòi hỏi phải có sự giúp sức đồng lòng của toàn bộ cán bộ công ty

và sự nỗ lực rất lớn của ngời lãnh đạo và công nhân của toàn công ty

2.1.3 Đặc điểm Tổ chức công tác kế toán của công ty.

Là một doanh nghiệp nhà nớc, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty vật t vận tải xi măng cũng nh tất cả các doanh nghiệp khác đã coi hạch toán kế toán là công cụ để quản lý kinh doanh, quản lý tái sản, và thực hiện hạch toán kinh tế Do vậy công tác kế toán ở công ty đã đợc tổ chức tơng đối khoa học và hợp lý, công ty luôn chú trọng nghiên cứu tìm tòi đổi mới để phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tố quan trọng trong việc thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả đóng góp quá trình phát triển chung của nền kinh tế

Với đặc điểm hoạt động của công ty nh đã nêu, hình thức kế toán cũng đã

đợc tổ chức một cách phù hợp Cụ thể là công ty áp dụng loại hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán với hình thức sổ Nhật ký chung Niên độ kế toán áp dụng

từ 1/1 đến 31/12 Đồng Việt Nam là đơn vị tiền tệ áp dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác

Phơng pháp kế toán TSCĐ , công ty trích khấu hao TSCĐ theo quyết định 1062/TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996 của Bộ Tài chính Phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên Phơng pháp tính toán các khoản dự phòng đợc tính theo đúng chế độ qui định

Loại hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán biểu hiện cụ thể nh sau Tại công ty có phòng tài chính kế toán thực hiện các công việc về kế toán của toàn công ty, đồng thời tại các chi nhánh cũng có riêng bộ phận kế toán Tại chi nhánh Phả Lại thực hiện hạch toán phụ thuộc tức là kế toán chi nhánh lên toàn

bộ bảng cân đối và tập trung về công ty còn chứng từ gốc thì lu lại chi nhánh,

đây chính là loại hình kế toán phân tán Còn các chi nhánh chuyên kinh doanh

đầu vào nh chi nhánh Quảng Ninh, Lạng Sơn, Sơn Tây thực hiện hạch toán…báo sổ tức là chứng từ gốc sau khi tập hợp thì chuyển lên phòng kế toán của công ty để phòng kế toán công ty vào sổ , đây là loại hình kế toán tập trung Các chi nhánh kinh doanh đầu ra nh Thái Nguyên, Phú Thọ, Gia Lâm, Vĩnh Phúc, Lào Cai cũng hạch toán báo sổ nh… ng khác ở chỗ là kế toán chi nhánh tự hạch toán, lên cân đối số phát sinh, vào sổ cái sau đó nộp hết sổ sách lên phòng

kế toán của công ty và kế toán công ty chỉ kết chuyển tổng số

Hệ thống kế toán của đơn vị phân theo các phần hành kế toán do vậy có cơ cấu nh sau:

Kế toán trởng trực tiếp chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán thống kê của công ty Tổ chức hớng dẫn công tác hạch toán kế toán , công tác lập báo cáo quyết toán tại văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh định kỳ sáu tháng và một năm theo chỉ đạo của Giám đốc công ty Chỉ đạo công tác lập kế hoạch tài chính và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính cũng nh lập báo cáo nộp ngân sách hàng tháng Xây dựng các qui chế về quản lý tài chính luân chuyển chứng

từ, quản lý hoạt động bán hàng Chỉ đạo công tác kiểm kê định kỳ, đánh giá lại tài sản theo đúng chế độ qui định của nhà nớc Quản lý chi tiêu hàng ngày, trực tiếp ký chứng từ thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các chứng từ khác có liên quan

Kế toán tổng hợp điều hành trong phòng kế toán và họp giao ban khi trởng phòng đi vắng từ hai ngày trở lên Chủ trì đối chiếu và ra thông báo kết quả đối chiếu hàng tháng Xử lý các vấn đề khác có liên quan

Có thể khái quát bộ máy kế toán của công ty qua sơ đồ sau:

Là một công ty có qui mô tơng đối lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều

và khá phức tạp Để góp phần đảm bảo chính xác thông tin kế toán, công ty đã

áp dụng kế toán máy vào công tác quản lý kế toán Bộ phận máy vi tính đợc sử dụng để lên Nhật ký chung và vào sổ cái các tài khoản

Chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của công ty đợc

khái quát nh sau:

• Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng

Trên cơ sở lựa chọn hệ thống tài khoản việc xây dựng nên hình thức sổ sách kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hoá và xử lý thông tin ban đầu Từ đặc điểm hoạt động SXKD của công ty, khối lợng ghi chép lại các nghiệp vụ phát sinh là rất lớn, nên tổ chức hệ thông sổ hợp lý càng

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán bán hàng

Kế toán TSC

Đ

và xây dựng cơ

Kế toán thanh toán tiền

CP vận chuyển

Kế toán các chi nhánh

Thủ quỹ

Nghiệp vụ kinh tế

phát sinh Xử lý nghiệp vụ (định khoản, kiểm tra tính hợp lệ chính xác và phân loại chứng từ Nhập chứng từ

Lên các loại sổ sách báo cáo, nhật ký chung

Sổ cái, các sổ chi tiết Bảng cân đối kế toán Các báo cáo tài chính Khoá sổ chuyển sang

kỳ sau

Với hình thức tổ chức sổ kế toán là Nhật ký chung, các sổ kế toán sử dụng tại công ty đều là những sổ sách theo biểu mẫu qui định trong hình thức Nhật

ký chung Đó là các sổ Nhật ký chung, Bảng tổng hợp chi tiết, Sổ chi tiết, Sổ cái

Trình tự ghi sổ của công ty vật t vận tải xi măng tuân theo trình tự của hình thức sổ Nhật ký chung cụ thể:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc nhận đợc, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ

Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán định khoản ghi vào Nhật ký chung Những chứng từ liên quan đến những đối tợng cần thiết phải hạch toán chi tiết

để ghi vào các sổ chi tiết liên quan Đồng thời căn cứ vào Nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái của các tài khoản Mỗi tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết đều đợc mở riêng một sổ cái

Cuối kỳ căn cứ vào các số liệu trên sổ cái kế toán lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra và theo dõi số phát sinh, số d của các tài khoản đồng thời tiến hành ghi các bút toán điều chỉnh từ đó lấy số liệu để lập các báo cáo kế toán

Khái quát trình tự ghi sổ kế toán tại công ty vật t vận tải xi măng.

Sổ quỹ

Sổ nhật ký

đặc biệt

Trên cơ sở Nhật ký chung và các sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập

ba báo cáo tài chính

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả kinh doanh

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2.2 Đặc điểm về TSCĐ tại Công ty vật t vận tải Xi măng.

2.2.1 Đặc điểm và vai trò của TSCĐ trong sản xuất của Công ty.

Xuất phát từ đặc trng hoạt động của Công ty là cung ứng và vận tải tức là mọi hoạt động của Công ty phần lớn gắn liền với nhà cửa kho bãi và phơng tiện vận tảiCông ty vật t vận tải Xi măng có nhiều chi nhánh, kèm theo là hệ thống kho tàng trải rộng ở các địa phơng khác nhau nh: Hà Nội, Hải Phòng, Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Ninh Bình, Quảng Ninh, Thanh Hoá, vì vậy khả năng quản lý tập trung đối với TSCĐ là rất khó, không thực hiện đợc, mà phải quản lý phân tán.Một đặc điểm nổi bật nữa là TSCĐ của Công ty có quy mô tơng đối lớn, chiếm một tỷ trọng không nhỏ trong cơ cấu tài sản của Công ty Do đó TSCĐ có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của Công ty Chất lợng TSCĐ quyết định chất lợng sản phẩm, dịch vụ, năng suất lao động và qua đó phần nào quyết định sự tồn tại của Công ty trong cơ chế thị trờng Nắm bắt đợc vấn đề đó, Công ty coi việc không ngừng đổi mới TSCĐ là công việc quan trọng, đồng thời coi kế toán là một công cụ đắc lực trong việc giám sát chặt chẽ sự biến động của TSCĐ, quá trình sửa chữa, bảo dỡng, trích khấu hao cơ bản, để tăng cờng quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, để TSCĐ phát huy hết vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty.

2.2.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ của Công ty.

Để phần nào giải quyết các khó khăn trong quản lý và phục vụ việc bảo trì tài sản, Công ty đã phân loại TSCĐ nh sau: Với nguyên giá của TSCĐ năm 2003 là 27.376.369.357 nếu:

- Xét theo hình thái biểu hiện: Toàn bộ TSCĐ của Công ty là TSCĐ hữu hình, không có TSCĐ vô hình

- Xét theo quyền sở hữu: Toàn bộ TSCĐ của Công ty là TSCĐ tự có,

• Xét theo đặc trng kỹ thuật toàn bộ TSCĐ của công ty gồm:

+ Nhà cửa vật kiến trúc: 11.646.267.938 chiếm 42,5%

+ Máy móc thiết bị: 2.066.702.884 chiếm 7.5%

+ Phơng tiện vận tải: 8.048.683.178 chiếm 29.4%

+ Thiết bị quản lý : 5.614.715.357 chiếm 20.6%

• Xét theo nguồn hình thành toàn bộ TSCĐ của công ty gồm:

+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn ngân sách: 5.076.169.136 chiếm 18.5%

+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung: 22.300.200.221 chiếm 81.5%

Trên cơ sở việc phân loại TSCĐ thì toàn bộ TSCĐ của Công ty đợc theo dõi chặt chẽ cả ba loại giá: Nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại nhờ đó phản ánh

đợc tổng số vốn đầu t mua sắm, xây dựng TSCĐ và trình độ trang bị, hiện trạng cơ

sở vật chất kỹ thuật của sản xuất kinh doanh.

Tại Công ty vật t vận tải Xi măng, TSCĐ đợc xác định đúng nguyên giá ngay khi nhận về hay khi xây dựng cơ bản bàn giao, cách xác định giống chế độ hiện hành nh đã trình bày ở phần I, đây là bớc khởi đầu quan trọng giúp Công ty

có thể hạch toán chính xác TSCĐ theo đúng giá trị của nó Mọi TSCĐ đều đợc quản lý theo hồ sơ, ghi chép trên sổ sách kế toán cả về số lợng lẫn giá trị, không chỉ theo dõi trên tổng số mà còn theo dõi riêng theo từng loại, từng thứ thậm chí theo từng tài sản, không chỉ quản lý theo tình hình sử dụng mà còn quản lý theo

địa điểm sử dụng TSCĐ giao cho phòng, trạm hay chi nhánh nào thì nơi đó chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng Bằng những biện pháp này không chỉ mang tính hình thức quản lý số lợng tài sản mà nó thực sự có ý nghĩa trong việc theo dõi,

sử dụng tài sản, bảo dỡng kịp thời theo kế hoạch hay ngoài kế hoạch TSCĐ khi cấp phát hay điều chuyển đều có quyết định Trong khi sử dụng mọi TSCĐ đợc tính và trích khấu hao đầy đủ đa vào giá thành theo tỷ lệ Nhà nớc quy định,

đồng thời xác định mức hao mòn và giá trị còn lại để có kế hoạch đầu t đổi mới Ngoài ra hàng năm Công ty đều tổ chức kiểm kê vào cuối năm, vừa để kiểm tra TSCĐ về mặt hiện vật, vừa xử lý trách nhiệm vật chất đối với các trờng hợp h

2.3 Hạch toán tăng, giảm TSCĐ.

2.3.1 Hạch toán tăng TSCĐ.

TSCĐ của Công ty tăng chủ yếu do mua sắm hoặc điều chuyển nội bộ.

Xuất phát từ nhu cầu của các bộ phận, kế hoạch đầu t đổi mới, Công ty tiến hành mua sắm, trong quá trình hình thành TSCĐ mọi chi phí phát sinh đều

đợc theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn Khi hoàn thành căn cứ vào chứng

từ gốc có liên quan, kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ theo nguồn hình thành để kết chuyển Tất cả thủ tục, giấy tờ trớc khi hoàn thành TSCĐ đợc kế toán tập hợp thành bộ hồ sơ dùng làm căn cứ để ghi vào các loại sổ sách có liên quan

Các trờng hợp tăng TSCĐ hữu hình:

Tr

ờng hợp 1:

TSCĐ hữu hình tăng do công ty tự mua sắm trang bị

Xuất phát từ nhu cầu của các phòng ban trong công ty tiến hành đầu t mua sắm TSCĐ Trong quá trình mua sắm mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi và tập hợp đầy đủ theo hoá đơn Khi hoàn thành căn cứ vào chứng từ gốc có liên quan

kế toán xác định nguyên giá TSCĐ và tuỳ thuộc vào loại TSCĐ đợc mua sắm bằng tiền mặt, TGNH hay còn nợ ngời bán …

Trích số liệu ngày 2/2/2003 công ty cử ông: Huỳnh Trung Hiếu mua một

bộ máy vi tính với giá ghi trên hoá đơn là 16.839.000đ (trong đó VAT 10%))

đ-ợc thanh toán bằng tiền mặt trích từ quỹ đầu t phát triển Kèm theo các hoá đơn chứng từ sau: